Zalecenia pokontrolne

Łódź, dnia r.
WOJEWODA ŁÓDZKI
PS-III.431.8.2014
Pani
Aneta Duda
Kierownik Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej
w Jeżowie
Uprzejmie informuję, że w wyniku kontroli doraźnej przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku
Pomocy Społecznej w Jeżowie w dniach 13, 21, 27 maja oraz 1 lipca 2014 r. stwierdzono,
że Gminy Ośrodek Pomocy Społecznej w Jeżowie spełniania wymogi określone w przepisach
ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 182 ze zm.)
– dalej: ups. – dotyczące liczby zatrudnionych pracowników socjalnych oraz wymogów
kwalifikacyjnych tych pracowników i kierownika jednostki. Natomiast w zakresie
prawidłowości przyznawania świadczeń z pomocy społecznej sposób realizacji zadania
oceniono negatywnie stwierdzając następujące nieprawidłowości i uchybienia:
1. W części spraw ujętych w protokole pokontrolnym stwierdzono, że treść wywiadów
środowiskowych nie wskazywała okoliczności uzasadniających formę, rozmiar i rodzaj
przyznanej pomocy, co stanowi naruszenie przepisu art. 3 ups.).
2. W dniu 27 sierpnia 2012 r. GOPS w Jeżowie wypłacił osobie nieuprawnionej kwotę
370 zł zasiłku stałego, co stanowi naruszenie przepisu art. 5, art. 37 ups.
3. Rozpatrywano wnioski o udzielnie pomocy w niepełnym zakresie zgłoszonych potrzeb,
co stanowi naruszenie przepisu art. 16 ups.
4. Dokonywano zmiany treści wywiadów środowiskowych poprzez zamazywanie
korektorem, przeprawianie i naklejanie, co stanowi naruszenie przepisu art. 71 kpa.
w związku z art. 14 ups.
5. Informacje zawarte w prowadzonej dokumentacji indywidualnej osób i rodzin
korzystających z pomocy zwierały schematyczne i lakoniczne zapisy, w części spraw
1
nie było wpisów dotyczących niezbędnych działań pomocowych z zakresu pracy
socjalnej, co stanowi naruszenie przepisu art. 45 ups.
6. Brak wywiadów przeprowadzonych u osób, o których mowa w art. 103 ups.
7. W niektórych przypadkach decyzja kierownika nosiła datę wcześniejszą niż data
przeprowadzenia wywiadu środowiskowego, co stanowi naruszenie przepisu art. 106
ups.
8. Nie wszystkie skontrolowane wywiady środowiskowe, o których mowa w art. 107 ust.
4 ups. zostały przeprowadzone w wymaganych ustawowo terminach, co stanowi
naruszenie ww. przepisu.
9. Dokumentacja prowadzonych postępowań nie zawierała wszystkich wymaganych
w danej sprawie zaświadczeń lub oświadczeń dotyczących sytuacji osobistej, rodzinnej,
dochodowej i majątkowej osoby lub rodziny, co stanowi naruszenie przepisów art. 107
ust.5a-5c ups. W postępowaniach, w których przyznano pomoc w formie rzeczowej
lub niepieniężnej nie wykazano okoliczności, w tym okoliczności o których mowa
w art. 11 ups. uzasadniających udzielenie pomocy. W kontrolowanych aktach nr 4,
w wywiadzie środowiskowym z dnia 15 stycznia 2014 r. stwierdzono, że pracownik
socjalny w tym samym postępowaniu ustalił dochody rodziny w różnej wysokości
(str. 6 protokołu). Udostępniony do wglądu po zakończeniu czynności kontrolnych
dniu 31 października 2014 r. przez kierownika GOPS w Jeżowie wywiad środowiskowy
i oświadczenie strony postępowania zawierało jedynie kwotę 1755 zł. Kwestia ustalenia
przyczyn błędnego naliczenia dochodów przez pracownika socjalnego oraz różnic
w dokumentach kontrolowanych i znajdujących się w posiadaniu kierownik ośrodka
wymaga odrębnego wyjaśnienia przez osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie
tej jednostki.
10. Część decyzji nie spełniała wymogów określonych w art. 107 kpa., w szczególności
w zakresie
art. 107 § 3 kpa., co w
związku z art. 14 ups. stanowi naruszenie
ww. przepisu.
11. W niektórych kontrolowanych sprawach brak jest potwierdzenia doręczeń decyzji
administracyjnych, bądź doręczenia te nie spełniają wymogów określonych przepisami
109 kpa.
12. Nie dokumentowano sprawienia pogrzebów przez GOPS w Jeżowie. Fakt pokrycia
kosztów pogrzebów za 3 osoby, po jednym pochówku w latach 2011, 2012 i 2013
2
nie znalazł potwierdzenia w rocznych sprawozdaniach resortowych Ministerstwa Pracy
i Polityki Społecznej (MPiPS-03) z ww. lat.
13. Nieprawidłowo dokumentowano przyznanie i odbiór świadczeń w postaci zasiłku
celowego z przeznaczeniem na zakup posiłku, żywności albo świadczenia rzeczowego
w postaci produktów żywnościowych w ramach programu wieloletniego „Pomoc
Państwa w zakresie dożywiania”.
Odpowiedzialność za występujące nieprawidłowości ponosi Kierownik Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej oraz osoby pełniące funkcję kierownika w okresie jej nieobecności.
Jednym z głównych celów pomocy społecznej jest udzielanie wsparcia znajdującym się
w trudnej sytuacji życiowej osobom/ rodzinom, które nie posiadają własnych możliwości
zasobów lub uprawień do zaspokojenia niezbędnych potrzeb. Zadaniem pomocy społecznej
jest także zapobieganie takim sytuacjom.
Podstawowym dokumentem służącym do
ustalenia sytuacji osoby/rodziny i określenia
rozmiaru, formy i rodzaju świadczenia, odpowiadającego celom i możliwościom pomocy
społecznej,
jest
wywiad
środowiskowy.
Sporządzenie
wywiadu
środowiskowego,
udokumentowanie sytuacji rodziny zgodnie z art. 107 ustawy z dnia 12 marca 2004 r.
o pomocy społecznej oraz rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca
2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego, a także określenie zasobów,
możliwości i uprawnień osoby ubiegającej się o świadczenia z pomocy społecznej
(sporządzenie wywiadów u osób o których mowa w art.103 ups.) jest zatem niezbędnym
warunkiem prawidłowego przebiegu postępowania administracyjnego o udzielenie pomocy
społecznej. Przyczyną powstawania wskazanych nieprawidłowości jest brak znajomości
obowiązujących przepisów, w szczególności ww. art. 103 i 107 ups. i aktów wykonawczych,
niestaranność w sporządzaniu wywiadów środowiskowych przez pracowników socjalnych
oraz brak właściwego nadzoru nad wykonywaniem tych zadań przez osobę kierująca
jednostką.
W związku z powyższym, na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r.
o pomocy społecznej (ups.) zalecam niezwłocznie:
3
1. Przeprowadzać wywiady środowiskowe, o których mowa w art. 107 ust. 4 ups.
zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego MPiPS
z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego
(Dz. U. z 2012 r. poz.712). Potwierdzać w treści wywiadów środowiskach ustalenia
przyjęte jako podstawa do określenia formy, rozmiaru i rodzaju pomocy. Uzasadniać
przyznanie pomocy w formie niepieniężnej.
2. Dokonać zwrotu wypłaconego osobie nieuprawnionej w dniu 27 sierpnia 2012 r.
kwoty 370 zł zasiłku stałego.
3. Rozpatrywać wnioski o udzielnie pomocy w pełnym zakresie zgłoszonych potrzeb.
4. W przypadku konieczności naniesienia skreśleń i poprawek w prowadzonej
dokumentacji dokonywać ich w sposób przewidziany w art. 71 kpa.
5. Prowadzić pracę socjalną i dokumentować z uwzględnieniem wymaganych elementów
metodycznego postępowania w pracy socjalnej. Środowiska dotknięte zachowaniami
patologicznym prowadzić zgodnie z zasadą wzmacniania funkcjonowania rodziny,
szczególnie w wykonywaniu funkcji opiekuńczo-wychowawczych.
6. Przeprowadzać i załączać do dokumentacji wywiady u osób, o których mowa
w art. 103 ups.
7. Decyzje administracyjne o przyznaniu pomocy wydawać po przeprowadzeniu
wywiadu środowiskowego i zgromadzeniu kompletnej dokumentacji w danej
sprawie.
8. Załączać do dokumentacji wymagane zaświadczenia lub oświadczenia dotyczące
ustalania sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej osoby lub rodziny
- na dokumentach wpisywać datę ich wpływu. W sprawie zakończonej decyzją
GOPS.8211.1.2014.O z dnia 21.01.2014 r. ustalić prawidłową kwotę zasiłku
okresowego w oparciu o rzeczywiste dochody rodziny wyliczone zgodnie z art. 8 ups.
W przypadku stwierdzenia wadliwości ww. decyzji dokonać jej zmiany w sposób
przewidziany prawem.
9. Stosować formularze oświadczeń majątkowych, zgodnie z art. 107 ust. 5 a i 5 c.
10. Wydawać decyzje administracyjne zgodnie z wymogami określonymi w art. 107 kpa.
11. Potwierdzać
doręczenia
decyzji
administracyjnych,
określonymi w przepisach kpa.
4
zgodnie
z
wymogami
12. Rzetelnie sporządzać sprawozdania z realizacji świadczeń z pomocy społecznej.
13. Prawidłowo przyznawać i dokumentować realizację programu wieloletniego „Pomoc
Państwa w zakresie dożywiania”.
14. Zapewnić właściwy nadzór i wsparcie merytoryczne dla pracowników socjalnych
sporządzających wywiady środowiskowe i prowadzących pracę socjalną.
Jednocześnie informuję, iż zgodnie z art. 128 ust. 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r.
o pomocy społecznej kontrolowanej jednostce przysługuje w terminie 7 dni od dnia
otrzymania zaleceń pokontrolnych prawo zgłoszenia do nich zastrzeżeń. W przypadku braku
zastrzeżeń jednostka kontrolowana obowiązana jest w terminie 30 dni od dnia otrzymania
niniejszych zaleceń powiadomić Wojewodę Łódzkiego o sposobie ich realizacji przesyłając
informację na adres: Wydział Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
w Łodzi, ul. Żeromskiego 87, 90-502 Łódź.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Agnieszka Łukomska -Dulaj
Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej
5