Zapytanie ofertowe

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/02/2014
Warszawa, dn. 14.02.2014 r.
Zapytanie ofertowe
I.
Nazwa i adres Zamawiającego:
CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa.
II.
Nazwa przedmiotu zamówienia:
Realizacja działań promocyjnych na meczach klubu przed własną publicznością.
III.
Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja działań promocyjnych na meczach klubu przed
własną publicznością.
2. Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do końca 2014 r.
3. Zakres działań promocyjnych, będących przedmiotem zamówienia obejmuje następująco:
1)
logo na stronie internetowej klubu - zakładka sponsorska i baner na stronie głównej;
2)
informacje spikera podczas meczów domowych;
3)
logo na telebimie podczas meczów domowych i prezentację (film);
4)
1 naklejkę na boisku w strefie okołoboiskowej (powierzchnia reklamy: 1 x 3 m = 3 m2);
5)
ekspozycję na banerach i roll-upach w hali meczowej w dniu meczu - 3 banery 3 x 1 m
oraz roll-upy w holu hali).
4. Wykonawca na własny koszt wyprodukuje materiały promocyjne/ekspozycyjne.
5. Zamawiający dostarczy odpowiednie projekty graficzne po zawarciu umowy.
IV.
Wymagania związane z wykonaniem:
Sposób realizacji przedmiotowej usługi określają istotne postanowienia umowy, zawarte
w część V zapytania ofertowego.
V.
Istotne postanowienia umowy:
§1
1. Przedmiotem umowy jest realizacja działań promocyjnych na meczach klubu przed własną
publicznością.
2. Zakres działań promocyjnych, będących przedmiotem zamówienia obejmuje następująco:
1)
logo na stronie internetowej klubu - zakładka sponsorska i baner na stronie głównej;
2)
informacje spikera podczas meczów domowych;
3)
logo na telebimie podczas meczów domowych i prezentację (film);
4)
1 naklejkę na boisku w strefie okołoboiskowej (powierzchnia reklamy: 1 x 3 m = 3 m2);
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
5)
ekspozycję na banerach i roll-upach w hali meczowej w dniu meczu - 3 banery 3 x 1 m
oraz roll-upy w holu hali).
3.
Wykonawca na własny koszt wyprodukuje materiały promocyjne/ekspozycyjne.
4.
Zamawiający dostarczy odpowiednie projekty graficzne po zawarciu umowy.
§2
Wykonawca zobowiązuje się do:
1)
wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1, przy zachowaniu należytej
staranności i odpowiedzialności przed Zamawiającym za poprawność wykonanych na jego
rzecz działań;
2)
ochrony interesów Zamawiającego wobec osób trzecich przy wykonywaniu przedmiotu umowy,
o którym mowa w § 1;
3)
dostarczenia po każdym meczu dokumentacji fotograficznej z realizacji przedmiotu umowy,
o którym mowa w § 1 ust. 3, do siedziby Zamawiającego.
§3
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy określonego w § 1 w terminie od dnia
zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2014 r.
§4
1. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do świadczenia usługi
będącej przedmiotem niniejszej umowy.
2. Wykonawca w trakcie realizacji umowy ma prawo powierzyć wykonanie zamówienia lub jego
części podwykonawcom, za czynności których ponosi odpowiedzialność jak za czynności własne.
§5
1. Zamawiający
zobowiązuje
się
przekazać
Wykonawcy
materiały
graficzne
niezbędne
do wykonania niniejszej umowy, w postaci elektronicznej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy.
2. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty za wykonaną poprawnie usługę zgodnie
z zapisami § 6.
§6
1. Za zrealizowanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości łącznej
………………… zł netto (słownie złotych:……………………...………..) + stawka VAT 23%, tj. kwota
………............. zł (słownie złotych:…………………………..……… ), co stanowi łącznie kwotę brutto
w wysokości ………………... zł (słownie złotych:…………………………………..…………………….).
2. Wynagrodzenie zostanie wypłacone Wykonawcy w czterech częściach, po wykonaniu usługi,
o której mowa w § 1 ust. 2 na każdym z czterech meczów zgodnie z następującym podziałem:
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
1)
część I, płatna po pierwszym meczu po zawarciu umowy, stanowiąca 40% łącznego
wynagrodzenia, tj. wynagrodzenie w wysokości ……….…… zł netto (słownie złotych:…………..)
+ stawka VAT 23%, tj. kwota ………....... zł (słownie złotych:……………………… ), co stanowi
łącznie kwotę brutto w wysokości …………..….. zł (słownie złotych:……………………………....);
2)
część II, płatna po ostatnim meczu fazy play-off, stanowiąca 20% łącznego wynagrodzenia,
tj. wynagrodzenie w wysokości ………… zł netto (słownie złotych:………………………………..)
+ stawka VAT 23%, tj. kwota ……........ zł (słownie złotych:……………………………………… ),
co stanowi łącznie kwotę brutto w wysokości ……….. zł (słownie złotych:…………………….….);
3)
część III, płatna po pierwszym meczu sezonu 2014/2015, stanowiąca 30% łącznego
wynagrodzenia, tj. wynagrodzenie w wysokości ………… zł netto (słownie złotych:……………..)
+ stawka VAT 23%, tj. kwota …........... zł (słownie złotych:……………………………………… ),
co stanowi łącznie kwotę brutto w wysokości ……….. zł (słownie złotych:………………….…….);
4)
część IV, płatna po ostatnim meczu w roku kalendarzowym 2014, stanowiąca 10% łącznego
wynagrodzenia, tj. wynagrodzenie w wysokości ………… zł netto (słownie złotych:……………..)
+ stawka VAT 23%, tj. kwota …...... zł (słownie złotych:………………………………………… ),
co stanowi łącznie kwotę brutto w wysokości ……….. zł (słownie złotych:………………….…….).
3. Strony postanawiają, że rozliczenie wykonania przedmiotu zamówienia odbędzie się na podstawie
faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę po zakończeniu każdego etapu realizacji zamówienia.
Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy na podstawie
prawidłowo wystawionych faktur VAT. Termin zapłaty wynagrodzenia nastąpi każdorazowo
w terminie do 14 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury za realizację usługi, potwierdzonej
protokołem odbioru, o którym mowa w ust. 4.
4. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru, zawierający zwięzły opis podjętych
działań wraz z materiałami dokumentującymi ich wykonanie (zdjęcia, wycinki prasowe, materiały
poligraficzne, itp.), potwierdzający prawidłową realizację umowy, zgodnie z § 1 ust. 2, na każdym
z meczów oddzielnie, podpisany przez przedstawiciela CEZAMAT PW Sp. z o.o.
5. Za dzień zapłaty Strony przyjmują datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego kwotą
płatności.
§7
1.
Osobą do kontaktu ze strony Zamawiającego jest ……………………………………………………
nr tel. …………………………..…. e- mail: ……………………….…………………………………….
2.
Osobą do kontaktu ze strony Wykonawcy jest ………………………………………………………..
nr tel. …………………………..…. e- mail: ……………………………………………………….…….
§8
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca
nie będzie wykonywał obowiązków określonych w § 2 umowy.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
2. Wykonawcy przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Zamawiający
nie dostarczy materiałów, o których mowa w § 5 ust. 1 umowy.
§9
Strony zastrzegają prawo dochodzenia kar umownych. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę
umowną:
1) w wysokości 10% wartości brutto umowy za odstąpienie od umowy z przyczyn, za które ponosi
odpowiedzialność Wykonawca;
2) za niedotrzymanie terminu realizacji umowy, o którym mowa w § 3 - 0,3% wartości brutto umowy
za każdy dzień zwłoki;
3) w wysokości 2% wartości brutto umowy za każde naruszenie przez Wykonawcę postanowień
umowy.
§ 10
Jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody Strony mogą dochodzić odszkodowania
uzupełniającego na zasadach ogólnych.
§ 11
1. Zmiana postanowień zapisów umowy może nastąpić w następujących przypadkach:
1) w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody
(np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz
niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów
pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi
przewidzianych w zapytaniu ofertowym, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach
uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo
dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;
2) w przypadku, kiedy realizacja działań, o których mowa w § 1 ust. 2 okaże się niemożliwa
w terminie przewidzianym w § 3 z przyczyn niezależnych od działania lub zaniechania
Wykonawcy.
2. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla
Wykonawcy i jeden dla Zamawiającego.
3. W razie sporów związanych z realizacją umowy Strony będą dążyć do ich polubownego
rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie
sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
4. Podstawą prawną zawarcia umowy jest art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, który
stanowi, że ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
VI.
Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:
1. Cena – 100%
VII.
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: [email protected],
w terminie do dnia 19 lutego 2014 r. do godziny 1200 na „Formularzu oferty”. W przypadku braku
możliwości wykonania przedmiotowej usługi również Zamawiający zwraca się z prośbą
o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego.
VIII.
Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika
Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: [email protected].
Mariusz Wielec
/-/
Prezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
Jacek Kossut
/-/
Wiceprezes Zarządu ds.
Organizacji i Współpracy Zewnętrznej
CEZAMAT PW Sp. z o.o.