Procedura zapoznawania się z dokumentami sprawy

Proces {3857}
10/04/14 19:43
{3857} Procedura zapoznawania się z dokumentami sprawy (niezbędna do właściwego załatwiania spraw
oraz przy sporządzaniu pism)
akt. 2014-04-03-21:38 przez a.binder
W celu właściwego ustalenia biegu sprawy oraz w celu wykonywania działań w kierunku osiągnięcia celu sprawy konieczne jest zapoznanie się z
dotychczasowymi dokumentami. Zapoznanie się z dokumentami umożliwia zbudowanie właściwego pisma z odniesieniem się do konkretnych informacji
wcześniej zgromadzonych oraz zapobiega wykonywaniu czynności wcześniej już wykonanych.
Dla optymalnego zapoznawania się z dokumentami sprawy stosujemy zasadę:
-przeglądania struktury spraw powiązanych (nadrzędnych/podrzędnych/równoległych)
-przeszukiwania pism i dokumentów do sprawy oraz spraw powiązanych (za pomocą funkcji przeszukiwania w dzienniku pism umożliwiających wyszukiwanie
dokumentów po numerze sprawy głównej/nadrzędnej/i tak dalej... )
-przeszukujemy historię prowadzenia sprawy oraz adnotacji dla referentów (za pomocą funkcji historia rekordu sprawy)
1. Odnajdź rekord w rejestrze spraw dotyczący danej sprawy oraz zapoznaj się z jego założeniami opisem
oraz historią prowadzenia {3858}
W tym celu wejdź do zakładki z Projektami i wykonaj niżej wymienione instrukcje
Użyte zasoby:
Projekty (Menu
dostepu do systemu
Projektow/Spraw/Zadan).
Uruchom zakładkę dla przeglądania spraw i projektów [2367]
Czyść filtr
(Funkcja/przycisk
umozliwiajaca
wyczyszczenie filtrow
wyszukujacych).
Dla bezpieczeństwa
wyczyść ewentualne
filtry w celu
umożliwienia
wyszukania nowych danych. [2374]
Firmy powiązane (Komorka zawierajaca nazwe powiazanej firmy z zadaniem zgodnie z obiegiem dokumentow. Kazda sprawa
jest powiazana z jakims podmiotem zewnetrznym. W tym miejscu moze sie znajdowac rowniez okreslenie grupy podmiotow np Abonenci, Abonenci z zadluzeniami itp itd, jest to kryterium ustalania czy dane zagadnienie bedzie dotyczyc danej sprawy.).
W kolumnie M_DISTRIBUTOR możesz wprowadzić informacje dotyczącą firmy/kontrahenta, z którym powiązana może być ta
sprawa. Nazwe nadawcy nalezy wprowadzic do kolumny M_DISTRIBUTOR w postaci umozliwiajacej latwe jej wyszukanie. Np
jezeli pismo przyszlo do firmy Przedsiebiorstwo Handlowe ZUTEX Michal Radny , to warto w polu M_DISTRIBUTOR wyszukac
informacji poprzez podanie klucza %ZUTEX% - w ten sposob system znajdzie wszystkie sprawy powiązane ze słowem
ZUTEX . Jeżeli będzie się pokazywać zbyt wiele spraw, można stosować inne klucze np : %ZUTEX%radny% - w ten sposób
wyeliminujemy rekordy, które nie będą zawierać informacji o firmach ZUTEX bez zawartości słowa RADNY. W przypadku
pisma z Sadu Rejonowego, możemy zabezpieczyć się przed wpisaniem znaku polskiego SĄD lub SAD, poprzez podanie
znaku "_" w miejsce litery A. Czyli wyszukamy sprawy powiązanej z "Sądem Rejonowym Gdańsk-Południe w Gdańsku wydział
II Karny" poprzez zastosowanie klucza : "%S_D%REJ%GDA%" . Możesz także korzystać z wpisywania wyrazów - system
będzie wyszukiwać dowolnych konfiguracji tych wyrazów. [2380]
Opis sprawy (Opis teczki projektu).
W tym polu warto wyszukać zawartości merytorycznej sprawy. Tutaj , jak w polu M_DISTRIBUTOR(Firma Powiązana) możemy
zawęzić poszukiwania poprzez używanie znaków wieloznaczności "%" lub . W kolumnie M_DIST_DESC (Opis Sprawy) warto
wyszukiwać nazwy sprawy. [689]
Nr (Numer sprawy/projektu).
https://biuro.biall-net.pl/SE/se-dev-pl/procesy5.php?task=PROCES_VIEW_LIST&id_proces=3857&HIDE_PANEL=1&show_big_img=1
Page 1 of 6
Proces {3857}
10/04/14 19:43
Numer sprawy, jaki aktualnie odnajdujemy (który znajduje się w kolumnie ID), będzie naszym numerem, na którym powinniśmy
pracować w ramach ZAŁATWIANIA niniejszej SPRAWY. [763]
Obcy nr sprawy (Numer sprawy po stronie Dostawcy lub nasz numer referencyjny w przypadku gdy sprawa dotyczy sprzedaży
usług na rzecz firmy zewnętrznej.).
Jeżeli znamy numer sprawy po stronie firmy/jednostki, z którą jest związana dana sprawa, możemy go wyszukać w tym polu.
Należy zawsze używać tego znaku przy wysyłaniu pism jako (wpisujemy te oznaczenie w nagłówku pisma OBCY ZNAK). Takie
oznaczanie pism wychodzących usprawnia pracę po stronie adresata i z pewnością przyśpiesza załatwienie naszej sprawy.
[2444]
1.1. Sprawdź historę prowadzenia sprawy oraz adnotacje poprzednich referentów {3859}
W tym kroku wchodzimy do historii rekordu prowadzenia sprawy i skrupulatnie analizujemy jakie pola były aktualizowane w ramach prowadzenia niniejszej
sprawy. W tym celu realizujemy niżej opisane kroki.
Użyte zasoby:
Przycisk HISTORIA (Przycisk znajdujacy sie w pierwszej kolumnie tabeli (pod lupa) w
ksztalcie kola ze strzalka).
Kliknij w przycisk HISTORIA, aby sprawdzić statusy sprawy oraz jej historię
zmian/aktualizacji. [2306]
1.2. Zapoznaj się z powiązanymi dokumentami w Elektronicznym Dzienniku Korespondencji {3860}
Po przełączeniu się na Elektroniczny Dziennik Korespondencji należy wyszukać powiązane pisma do danej sprawy. System umożliwia wyszukiwanie pism także
po sprawie nadrzędnej dla danej sprawy, przez co można wyszukiwać korespondencje powiązaną z daną sprawą oraz ze sprawami blisko powiązanymi.
Użyte zasoby:
Korespondencja (MENU dziennika korespondencji ).
Kliknij na menu dziennika korespondencji [2168]
Zawartość (Komorka zawierająca informacje o zawartości pisma korespondencji, zarejestrowanej pod danym numerem.
Ogólnie opisuje przedmiot zawartości, w przypadku np. pisma jest to ogólna zawawartość pisma : np wezwanie do zapłaty.
Uwaga nie należy wpisywać tytułu np. pismo, email itp - gdyż nic to nie mówi o zawartości. Musi być to pole wypełnione w
sposób umożliwiający zbudowanie wiedzy o zawartości tego pisma, aby w wykazie pism po tym opisie można było szybko
zorientować się jaka jest zawartość sprawy, jaki ma bieg.).
Możesz ograniczyć szukanie do konkretnej zawartości pisma. A w przypadku znalezienia rekordów zwracaj uwagę na
zawartość. [1256]
znak (Znak pisma
szeroki, zawierający
informacje o
strukturze spraw, do
której dane pismo
przynależy. Umozliwia
lepsze i szybsze
wyszukanie pisma
zarówno po sprawie,
jak i po sprawach
wyżej
sklasyfikowanych.).
Możesz wyszukać po
kawałku oznaczenia znaku naszego pisma. Korzystaj z numeru sprawy nadrzędnej w celu znalezienia pism należących do
spraw powiązanych. [13009]
Nr Sprawy (Numer powiązanego z danym rekordem dziennika korespondencji sprawy/projektu, jakiego dotyczy.).
https://biuro.biall-net.pl/SE/se-dev-pl/procesy5.php?task=PROCES_VIEW_LIST&id_proces=3857&HIDE_PANEL=1&show_big_img=1
Page 2 of 6
Proces {3857}
10/04/14 19:43
Możesz wyszukiwać po konkretnym numerze sprawy. [1260]
Nadawca / Odbiorca (Nazwa zewnętrznego nadawcy pisma lub wewnętrznego odbiorcy oraz nadawcy w jednym polu.).
Możesz ograniczyć wyszukiwanie do konkretnego nadawcy/odbiorcy pisma. Jednocześnie możesz odczytywać do kogo dane
pismo było kierowane. [1254]
Status (Status rekordu w dzienniku korespondencji).
Odczytaj lub wyszukaj stan załatwienia rekordu pisma. Pamiętaj, że pisma niezałatwione oczekują na sporządzenie lub ich
wysłanie. W przypadku konieczności sporządzenia pisma staraj się wykorzystać zajęty wcześniej specjalnie na tą okoliczność
numer pisma. [2384]
Status inf. (Dodatkowe informacje dotyczące statusu rekordu w dzienniku korespondencji).
Odczytaj opis statusu. [4129]
Kierunek (Rodzaj - kierunek korespondencji - wychodząca, przychodząca, może być wewnętrzna etc.). [1249]
Rodzaj koresp. (Oznaczenie typu korespondencji przychodzącej lub oczekiwanego typu korespondencji wychodzącej. Pismo
może być dostarczone OSOBIŚCIE, POLECONYM,ZWYKŁYM, POLECONYM PRIORYTETEM, POLECONYM ZA
POTWIERDZENIEM ORAZ KURIEREM. Pismo może też zostać odebrane EMAIL-em i zostać dodatkowo wprowadzone do
systemu, jeżeli jego waga była istotna. W przypadku tworzenia pism na zewnątrz również należy ustalić ten typ, w nawiązaniu
do tego pola osoba załatwiająca wysyłkę korespondencji powinna w odpowiedni sposób dostarczyć tą przesyłkę. ). [1250]
Data dokumentu (Data dokumentu w przesylce. W to pole należy wprowadzić jaka jest data oryginału przesyłki/pisma/faktury.
Jest to data, jaka widnieje na dokumencie w widocznym miejscu ( z reguły u góry po prawej stronie), która tyczy się daty
stworzenia dokumentu. Datę wprowadzamy w postaci YYYY-MM-DD , gdzie YYYY to cztery cyfry roku, MM- to dwie cyfry
miesiąca z zerem wiodącym (np 03 dla miesiąca marzec) , DD to dwie cyfry dnia miesiąca z zerem wiodącym (np. należy
wprowadzić 09 dla dnia 9 danego miesiąca) . Przykładowy dzień 8 marca 2012 roku powinien zostać tak wprowadzony w to
pole : 2012-03-08 .).
Data otrzymanej korespondencji może być przydatna przy ustalaniu chronologii pism. [1253]
Data dostarczenia (Data odbioru/wysylki korespondencji. W to pole należy wprowadzić datę faktycznego odbioru
przesyłki/pisma. Jest to moment , w jakim dany dokument został przekazany oficjalnie do firmy. Czyli w przypadku osobistego
odbioru faktury zakupu za sprzęt prawdopodobnie data odbioru faktury będzie taka sama jak data wystawianego dokumentu. W
przypadku odbioru pisma poleconego, będzie to data , kiedy listonosz dostarczył nam daną korespondencję. Datę
wprowadzamy w postaci YYYY-MM-DD , gdzie YYYY to cztery cyfry roku, MM- to dwie cyfry miesiąca z zerem wiodącym (np 03
dla miesiąca marzec) , DD to dwie cyfry dnia miesiąca z zerem wiodącym (np. należy wprowadzić 09 dla dnia 9 danego
miesiąca) . Przykładowy dzień 8 marca 2012 roku powinien zostać tak wprowadzony w to pole : 2012-03-08 . ).
Pole daty fizycznego dostarczenia/odebrania korespondencji jest ważne w wielu sytuacjach, zwłaszcza takich, kiedy mija
termin udzielenia odpowiedzi na pismo. [1251]
Obcy nr koresp. (Obcy, zewnętrzny numer referencyjny.).
Jeżeli znasz obcy numer korespondencji, wyszukaj po tym numerze. [1252]
Utworzył (Autor utworzenia rekordu w dzienniku korespondencji).
Autor utworzenia rekordu przydaje się w ustalaniu osoby tworzącej konieczność sporządzenia pisma wychodzącego lub
rejestrującej pismo przychodzące [3921]
Data stworzenia rekordu (Data utworzenia rekordu w dzienniku korespondencji).
Data utworzenia rekordu przydaje się w ustalaniu daty faktycznego jego stworzenia [3920]
Aktualizował (Autor ostatniej aktualizacji rekordu w dzienniku korespondencji).
Autor ostatniej aktualizacji rekordu wskazuje na osobę, która ostatnio zajmowała się danym rekordem. [3923]
Aktualizowano (Data ostatniej aktualizacji rekordu w dzienniku korespondencji).
Data aktualizacji wskazuje na datę ostatniej akcji na danym rekordzie. [3922]
1.2.1. W przypadku chęci sprawdzenia zawartości konkretnego dokumentu uruchom funkcje dostępu do
danego pliku {3861}
Każdy rekord w dzienniku korespondencji powiązany do sprawy posiada w systemie odpowiednie miejsce, gdzie są składowane pliki (każdy rekord dziennika
posiada osobne miejsce składowania plików - podkatalog). Aby zapoznać się z plikami oraz dokumentami do danego pisma należy użyć funkcji do przeglądania
plików zgodnie z poniższą instrukją
Użyte zasoby:
Menu edycji plików
Uruchom tą funkcję, aby wyświetlić powiązane dokumenty w postaci plików elektronicznych gotowych do przeglądania
lub/i ściągnięcia. Należy nacisnąć przycisk dostępu do funkcji przy rekordzie interesującej pozycji dziennika korespondencji.
[1952]
LISTA_POWIAZANYCH_FOLDEROW (System pokazuje powiazane foldery sieciowe do danego rekordu w bazie ).
Po uruchomieniu funkcji system pokaże lokalizację fizyczną folderu, w którym przechowywane są dokumenty dla danego
rekordu dziennika korespondencji. W zależności od systemu operacyjnego przyciśnięcie na adres tego folderu powinno
przenieść nas bezpośrednio do danego folderu sieciowego i umożliwić dostęp poprzez sieciowy system plików. [2385]
https://biuro.biall-net.pl/SE/se-dev-pl/procesy5.php?task=PROCES_VIEW_LIST&id_proces=3857&HIDE_PANEL=1&show_big_img=1
Page 3 of 6
Proces {3857}
10/04/14 19:43
LISTA_POWIAZANYCH_PLIKOW (Lista powiazanych plikow, zawierajaca informacje o Nazwie, WIelkosci. Kazdy plik posiada
LINK URL do sieciowego serwera plików oraz obok link do ściągnięcia/otwarcia dokumentu bezpośrednio w przeglądarce
WWW. ).
Zwróć uwagę na miejsce, w którym system pokazuje listę dokumentów powiązanych z danym rekordem dziennika
korespondencji. Te dokumenty możesz albo ściągnąć/otworzyć w oknie przeglądarki lub możesz od razu przejść
bezpośrednio do nich poprzez sieciowy system plików w zależności od wybranej ikony. [2386]
1.2.2. W przypadku konieczności dostępu do oryginału dokumentu należy sprawdzić zawartość w polach
dotyczących lokalizacji oraz wykonać fizyczny dostęp do dokumentu {3862}
W ramach procedur związanych z przyjmowaniem pism oraz ich załatwianiem jest konieczne ich archiwizowanie zgodnie z procedurą, w ramach której są
oznaczane pola dotyczące lokalizacji, rodzaju zasobu oraz konkretnemu oznaczeniu urządzenia(szafki), w której dane pismo zostało umieszczone. W przypadku
braku oznaczenia tych danych przy konkretnym rekordzie dziennika korespondencji oznaczeniem właściwym do lokalizacji dokumentu są ustalenia tych samych
pól z teczki sprawy.
Użyte zasoby:
Nr zasobu (Oznaczenie numeru zasobu, w jakim znajduje sie aktualnie dany dokument w danej lokalizacji).
Może być pomocne dla odnalezienia miejsca spoczynku oryginału ustalenie rodzaju zasobu, w którym się on znajduje. [3863]
Nr Lokalizacji (Oznaczenie numeru lokalizacji z tabeli TELBOXES).
Jeżeli chcesz szybko odnaleźć dany oryginał gdzie się znajduje, w tym polu możesz go odszukać. [3862]
Lok. dokł. (Dokładne miejsce (Nr urządzenia/wyposażenia), w którym dany dokument się znajduje.).
W przypadku umieszczania oryginału w jakimś konkretnym miejscu to pole może być przydatne. [11901]
1.3. Zapoznaj się z zawartością elektronicznej teczki brudnopisów, zanim zaczniesz przygotowywać nowe
dokumenty albo szukać rozwiązania dla sprawy {3863}
Procedury kancelaryjne zobowiązują osoby prowadzące sprawy wyłącznie do trzymania dokumentów we właściwej teczce sprawy. Należy mieć na uwadze
sposób dotychczas gromadzonych dokumentów, jaki został przyjęty dla danej sprawy lub grupy spraw - każda ze spraw może mieć sprawy podrzędne
szczegółowe, które posiadają dokumenty dla danego zagadnienia. Dla tego należy w ramach załatwiania danej sprawy korzystać z dokumentów powiązanych dla
danej sprawy oraz ewentualnie ze spraw podrzędnych/nadrzędnych. W celu wyświetlenia dokumentów dla pożądanej sprawy należy w odnalezionym rekordzie
sprawy skorzystać z funkcji dostępu do plików. Jest też możliwe wykonanie dedykowanej procedury dostępu do elektronicznej teczki sprawy poprzez sieciowy
system plików, w celu lepszego przeglądania zawartości teczki sprawy przez sieciowy system plików.
Użyte zasoby:
Projekty (Menu
dostepu do systemu
https://biuro.biall-net.pl/SE/se-dev-pl/procesy5.php?task=PROCES_VIEW_LIST&id_proces=3857&HIDE_PANEL=1&show_big_img=1
Page 4 of 6
Proces {3857}
10/04/14 19:43
Projektow/Spraw/Zadan).
Upewnij się, że jesteś
w menu
projektów/spraw
[2367]
Menu edycji plików
Uruchom funkcję pokazywania powiązanych plików [1952]
LISTA_POWIAZANYCH_FOLDEROW (System pokazuje powiazane foldery sieciowe do danego rekordu w bazie ).
Jeżeli chcesz chcesz mieć dostęp poprzez sieciowy system plików prosto do danej teczki sprawy, spróbuj uruchomić dostęp
sieciowy do teczki sprawy poprzez kliknięcie linku pokazującego adres elektronicznej teczki. [2385]
LISTA_POWIAZANYCH_PLIKOW (Lista powiazanych plikow, zawierajaca informacje o Nazwie, WIelkosci. Kazdy plik posiada
LINK URL do
sieciowego serwera
plików oraz obok link
do
ściągnięcia/otwarcia
dokumentu
bezpośrednio w
przeglądarce WWW.
).
Przeszukaj zawartość
funkcji pokazującej
pliki pod kątem
interesującego Ciebie
dokumentu, który
możesz podejrzeć.
[2386]
— Przejdź do procesu {2918} i wróć po jego zakończeniu: Procedura dostępu do elektronicznego folderu powiązanego ze sprawą za pomocą interfejsu otoczenia sieciowego SAMBA
[wykonywać za każdym razem podczas pracy na teczce sprawy oraz zwłaszcza w czasie tworzenia brudnopisu pisma].
1.3.1. W razie chęci fizycznego dostępu do teczki danej sprawy zweryfikuj dane odnośnie jej lokalizacji {3864}
W ramach instrukcji kancelaryjnej istnieje konieczność ustalania lokalizacji oraz miejsca umieszczenia teczki danej sprawy - gdzie są gromadzone dla danej
sprawy dokumenty. Jest to bardzo ważne w szybkim i efektywnym wyszukiwaniu fizycznej teczki sprawy.
Użyte zasoby:
Bezpieczna Szafa Sejf na Teczki Spraw (Szafa powinna być zlokalizowana w siedzibie/biurze podmiotu, w sposób taki, aby
była dostępna dla Referentów Administracyjnych. Szafa powinna mieć zamek cyfrowy lub/i sejfowy i powinna być zamykana
poza godzinami pracy.).
teczki projektu w ramach prowadzonego rozdziału dokumentów na sprawy, zwykle znajdują się w tym zasobie. Wyszukaj po
typie sprawy odpowiednią lokalizację dokumentu. [1152]
https://biuro.biall-net.pl/SE/se-dev-pl/procesy5.php?task=PROCES_VIEW_LIST&id_proces=3857&HIDE_PANEL=1&show_big_img=1
Page 5 of 6
Proces {3857}
10/04/14 19:43
Nr lokalizacji (Oznaczenie lokalizacji teczki - gdzie się ona fizycznie znajduje - w jakiej lokalizacji).
W tym polu odczytasz oznaczenie lokalizacji, w którym znajduje się dana teczka. [3925]
Lok.Zasob. (Oznaczenie numeru zasobu, w którym dana teczka się znajduje w środku. ).
W tym polu wyszukasz, w jakim rodzaju zasobu znajduje się dana teczka. [3926]
ID_DEVICE
W tym polu może być oznaczone dokładne urządzenie, w którym znajduje się teczka sprawy. [13011]
.
https://biuro.biall-net.pl/SE/se-dev-pl/procesy5.php?task=PROCES_VIEW_LIST&id_proces=3857&HIDE_PANEL=1&show_big_img=1
Page 6 of 6