Ps-01 - Urząd Miasta Jedlina

URZĄD MIASTA
JEDLINA- ZDRÓJ
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I
ZAPISAMI
TYTUŁ PROCEDURY:
INDEKS
Ps-01
EDYCJA
1
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI
Opracował:
Pełnomocnik ds. Jakości
Imię i nazwisko:
Elżbieta Klisz
Podpis:
Wydał:
Burmistrz Miasta
Imię i nazwisko:
Leszek Orpel
Data wydania:
1.09.2004 r.
PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 1.10.2004 r.
EGZEMPLARZ NR:
Podpis:
STRONA
1
URZĄD MIASTA
JEDLINA- ZDRÓJ
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I
ZAPISAMI
INDEKS
Ps-01
EDYCJA
1
STRONA
2
KARTA ZMIAN
Nr
Zmiany
Data
wprowadzenia
zmiany
Rodzaj wprowadzonej zmiany
Podpis osoby
zatwierdzającej
zmiany
Podpis osoby
przyjmującej
zmiany(właściciela
procedury)
1
2
3
4
5
URZĄD MIASTA
JEDLINA- ZDRÓJ
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I
ZAPISAMI
INDEKS
Ps-01
EDYCJA
1
STRONA
3
1. CEL I ZAKRES
1.1. Cel
Celem procedury jest określenie zasad nadzorowania, rozpowszechniania i aktualizowania
dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju, w tym
prowadzonych zapisów dotyczących jakości.
1.2. Zakres
Nadzór prowadzony jest nad dokumentami i zapisami S.Z.J. tj.: Polityką Jakości Urzędu Miasta
Jedlina-Zdrój, Księgą Jakości, procedurami systemu, nad aktami prawa materialnego oraz
miejscowego, a także nad dokumentami pochodzenia zewnętrznego i formularzami.
2. PODSTAWA I DEFINICJE
2.1. Podstawa
Norma PN-EN ISO 9001:2001
Norma PN-EN ISO 9000:2000
Księga Jakości
2.2.Definicje
dokument – informacja i przekazujący ją nośnik; instruuje, określa zasady postępowania,
podlega zmianom.
zapis – materialne potwierdzenie przeprowadzonych działań; dowód wykonania określonych
działań, nie podlega zmianom.
właściciel procesu – osoba monitorująca i nadzorująca przebieg procesu i mająca kompetencje
do proponowania Pełnomocnikowi zmian w procedurze.
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za:
➢
opracowanie (z wyłączeniem kompetencji opisanych poniżej), rozpowszechnienie i
aktualizację dokumentacji SZJ,
➢
wyznaczenie osób odpowiedzialnych za aktualizację procedur wymaganych przepisami
normy i procedur operacyjnych oraz instrukcji i sporządzenie nowych wynikających ze
zmiany wymagań,
➢
zatwierdzanie zmian w KJ i procedurach pisemnych.
Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za:
➢
przegląd Polityki Jakości pod katem jej aktualności,
URZĄD MIASTA
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I
ZAPISAMI
JEDLINA- ZDRÓJ
➢
INDEKS
Ps-01
EDYCJA
1
STRONA
4
zatwierdzanie każdej edycji KJ i procedur systemowych i operacyjnych.
Kierownik Referatu lub pracownik na samodzielnym stanowisku pracy jest odpowiedzialny za:
➢
inicjowanie
i
proponowanie
oraz
przedkładanie
do
zaopiniowania
i
akceptacji
Pełnomocnikowi ds. Jakości projektów nowych dokumentów SZJ dotyczących procesów
realizowanych, których są właścicielami lub zmian tych dokumentów,
➢
prowadzenie właściwego nadzoru nad dokumentacją systemu oraz aktami prawnymi
przekazywanymi do referatu oraz nad dokumentami zewnętrznymi oraz produktami referatu,
➢
opracowanie celów jakości dla ich komórki organizacyjnej i przedstawienie Pełnomocnikowi
do akceptacji.
4. OPIS POSTĘPOWANIA
Pierwotny, wzorcowy egzemplarz dokumentacji SZJ nie podlega zmianom i przechowywany jest w
Rejestrze Zarządzeń i posiada on Nr “0”. Egzemplarz Nr 1 dokumentacji SZJ zawierający takie
dokumenty jak: Księga Jakości, Polityka Jakości, mapę procesów, schemat organizacyjny,
procedury systemowe i operacyjne pisemne oraz instrukcje wraz z ewidencją wszystkich ich zmian
jest przechowywany przez Pełnomocnika ds. Jakości. Każdy z dokumentów posiada kartę ewidencji
zmian (wzór karty stanowi załącznik do niniejszej procedury), która zamieszczona jest po stronie
tytułowej dokumentów. Na niej Pełnomocnik dokonuje ewidencji wszelkich zmian w dokumencie.
4.1. Tworzenie nowych dokumentów
Nowe dokumenty SZJ są opracowywane przez wyznaczone przez Pełnomocnika osoby. Projekt
przygotowanego dokumentu jest weryfikowany przez Pełnomocnika co do zgodności z
wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001. Pełnomocnik ocenia także spójność projektów z
pozostałymi dokumentami systemu. Zweryfikowany projekt dokumentu podlega akceptacji
Pełnomocnika, który wpisuje nowy dokument do dokumentacji składającej się na system
zarządzania jakością.
4.2. Wprowadzanie zmian do dokumentów SZJ
Wprowadzenie zmiany do dokumentów SZJ może następować na wniosek Pełnomocnika, lidera
procesu, który uzna, że zmiana przyczyni się do poprawy funkcjonowania systemu. Redagowanie i
akceptacja zmian przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku tworzenia nowych dokumentów.
Wszystkie zmiany są ewidencjonowane przez Pełnomocnika na karcie zmian.
URZĄD MIASTA
JEDLINA- ZDRÓJ
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I
ZAPISAMI
INDEKS
Ps-01
EDYCJA
1
STRONA
5
4.3. Rozpowszechnianie dokumentów systemu jakości
Burmistrz Miasta akceptuje jeden komplet dokumentacji SZJ, który ma nadany Nr “0” i jest
wzorcowy i jako taki nie podlega zmianom, jest przechowywany w Rejestrze Zarządzeń.
Komplet Dokumentacji, któremu nadano Nr 1 jest przechowywany przez Pełnomocnika i jest
udostępniany wszystkim pracownikom i klientom Urzędu.
Kolejne kopie dokumentów systemu z nadanymi kolejno kolorowym atramentem numerami
ewidencyjnymi są dostarczane zainteresowanym komórkom organizacyjnym wg sporządzonego
rozdzielnika. Przy ustalaniu rozdzielnika dokumentu Pełnomocnik kieruje się zasada, że powinien
go otrzymać każdy kierownik komórki organizacyjnej lub samodzielne stanowisko pracy, której
pracę reguluje dokument. Kierownicy referatów lub pracownicy na samodzielnych stanowiskach
pracy potwierdzają odbiór dokumentów parafą.
4.4. Rozpowszechnianie zmian do dokumentów
Pełnomocnik wymienia zmienione strony we wszystkich egzemplarzach dokumentacji, a na karcie
zmian, znajdującej się w każdym egzemplarzu rejestruje wprowadzone zmiany. Pracownicy zostają
zapoznani z rodzajem zmiany i potwierdzają ich przyjęcie na karcie zmian. Wymieniona
nieaktualna strona ulega zniszczeniu. Jedynie w egzemplarzu z Nr 1 Pełnomocnik przechowuje
nieaktualne strony i dopina się je po stronie końcowej dokumentu z adnotacją “nie aktualne” oraz
zakreśleniem miejsca, w którym dokonano zmian.
4.5. Nadzór nad aktami prawnymi
Dla zapewnienia aktualności stosowanych aktów prawa funkcjonuje w Urzędzie program
komputerowy Lex, który jest co miesiąc aktualizowany. Są to dokumenty o charakterze zmiennym i
dlatego ich wykaz nie jest włączony do KJ. Każda komórka organizacyjna posiada wykaz aktów
prawnych regulujących realizację procesów, wynikających z obszaru działania poszczególnych
komórek organizacyjnych. Ponadto pierwsze strony Dzienników Urzędowych, Monitorów,
Dzienników Ustaw, przychodzących regularnie do Urzędu są dekretowane przez Sekretarza do
odpowiednich komórek organizacyjnych i kserowane przez Pracownika BOK. Po otrzymaniu kopii
tej strony Pracownik ma obowiązek zapoznać się z aktualnym aktem prawnym. Pracownik
przekreśla bez zbędnej zwłoki pierwszą stronę nieaktualnego przepisu z adnotacją “nieaktualne od
dnia ...”.
4.6. Nadzór nad formularzami
Formularze należy przechowywać wraz z aktami prawnymi i spisem spraw w tematycznych
URZĄD MIASTA
JEDLINA- ZDRÓJ
NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I
ZAPISAMI
INDEKS
Ps-01
EDYCJA
1
STRONA
6
segregatorach Zmiana formularza również wymaga akceptacji Pełnomocnika. Nieaktualne
formularze oznaczamy notatką “nieaktualne od dnia...”. Przechowywany jest ostatni nieaktualny
formularz. Wykaz formularzy i ich zmian prowadzony jest w BOK-u.
4.7. Nadzór nad zapisami systemu zarządzania jakością
1. Wymagane zapisy są określone w procedurach, schemacie postępowania przy procedurach
ustnych i Księdze Jakości.
2. Zapisy są nadzorowane i przechowywane wraz z dokumentami dotyczącymi danego procesu
przez pracownika będącego właścicielem tego procesu w tematycznych segregatorach, w
sposób zapobiegający ich uszkodzeniu i utracie.
3. Formy zapisu i osoby odpowiedzialne za ich sporządzenie są określone w procedurach
pisemnych oraz w schemacie postępowania przy procedurach ustnych z wymaganymi
punktami kontrolnymi, będącego załącznikiem Nr 8 do Księgi Jakości.
4. Zapisy są przechowywane zgodnie z zasadami Instrukcji kancelaryjnej i zasadami
archiwizacji dokumentów.
5. Zapisami mogą być :
➢
F – formularz, na którym przedstawia się wyniki przeprowadzonych działań
➢
R – raport, sprawozdanie
➢
P – zapis dokonywany na dokumencie źródłowym (parafa, adnotacja)
➢
N – inne formy zapisu
5. ZAPISY
1. Nieaktualne dokumenty są przechowywane przez Pełnomocnika przez okres 4 lat.
2. Zapisy dotyczące zmian do dokumentów są zamieszczane na tych dokumentach i
przechowywane wraz z nimi.
3. Rozdzielnik i zapisy potwierdzające odbiór i przyjęcie do stosowania dokumentów są
przechowywane przez Pełnomocnika ds Jakości przez okres 4 lat.
6. WYKAZ FORMULARZY
1. Karta zmian.