Zapytanie ofertowe dot. wykonania szeregu

Transkrypt

Kraków, dn. 06.09.2016
Instytut Kościuszki – Instytut Integracji Europejskiej
Ul. Feldmana 4/9-10
31-130 Kraków
tel. 12 632 97 24
e-mail: [email protected]
NIP 6751302992
Zapytanie ofertowe dot. wykonania szeregu usług związanych z organizacją
międzynarodowych konferencji CYBERSEC 2016 oraz CYBERSEC 2017.
Instytut Kościuszki - Instytut Integracji Europejskiej z siedzibą w Krakowie, ul.
Feldmana 4/9-10, 31-130 Kraków, wpisanym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa –
Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru
Sądowego do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i
zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego
Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000145838, NIP 6751302992, Nr
REGON 35668376 zaprasza do zaprasza do złożenia oferty na wykonanie
szeregu usług związanych z organizacją międzynarodowych konferencji w
ramach projektu „CYBERSEC in MAŁOPOLSKA - sieć zintegrowanych działań
wspierających i promujących małopolskie firmy sektora ICT i budujących
cyberbezpieczeństwo regionu” współfinansowanego ze środków Unii
Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Małopolskiego na lata 2014-2020, Oś priorytetowa „Przedsiębiorcza
Małopolska”, działanie „Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarski”,
poddziałanie „Promocja gospodarcza Małopolski”. Celem projektu jest budowa
silnego sektora produktów i usług ICT w obszarze cyberbezpieczeństwa, w
którym specjalizować się będą MŚP (w tym start-upy) z Województwa
Małopolskiego.
1. Szczegółowe dane dotyczące przedmiotu zamówienia:
Realizacja wymienionych poniżej usług związana jest z przygotowaniem,
organizacją oraz obsługą dwóch międzynarodowych konferencji dotyczących
tematyki cyberbezpieczeństwa – CYBERSEC 2016 oraz CYBERSEC 2017. Pierwsza
z nich odbędzie się w Krakowie w dniach 26-28 września 2016, druga we
Wrześniu 2017 roku (także 3 dni kalendarzowe, dokładny termin zostanie
doprecyzowany już po podpisaniu umowy). Każda z konferencji planowana jest
na około 600 uczestników.
CYBERSEC 2016:
W dniach 26-27 Września odbędzie się rejestracja gości, Panel Otwierający, 8
Breakout Session, Sesja Specjalna, 4 Panele Dyskusyjne, 4 Keynote Speaches
oraz szereg wydarzeń towarzyszących. Konferencja opiera się na 4 zasadniczych
ścieżkach tematycznych: PAŃSTWO, WOJSKO, BIZNES, PRZYSZŁOŚĆ. W ramach
projektu „CYBERSEC in MAŁOPOLSKA - sieć zintegrowanych działań
wspierających i promujących małopolskie firmy sektora ICT i budujących
cyberbezpieczeństwo regionu” zapewniona zostanie realizacja określonych
działań wpisanych głównie w ramy ścieżki PRZYSZŁOŚĆ. W dniu 28 września
odbędzie się ponadto tourne inwestorów po małopolskich centrach związanych
z innowacjami ICT.
CYBERSEC EU 2017:
W ramach dwóch pierwszych dni konferencji odbędzie się rejestracja gości,
Panel Otwierający, panele Breakout Session, Panele Dyskusyjne, Keynote
Speaches oraz szereg wydarzeń towarzyszących. Konferencja opierać się
będzie na 4 zasadniczych ścieżkach tematycznych: PAŃSTWO, WOJSKO, BIZNES,
PRZYSZŁOŚĆ. W ramach projektu „CYBERSEC in MAŁOPOLSKA - sieć
zintegrowanych działań wspierających i promujących małopolskie firmy sektora
ICT i budujących cyberbezpieczeństwo regionu” zapewniona zostanie realizacja
określonych działań wpisanych głównie w ramy ścieżki PRZYSZŁOŚĆ. W trzecim
dniu konferencji odbędzie się ponadto tourne inwestorów po małopolskich
centrach związanych z innowacjami ICT.
Szczegółowy opis wymaganych usług:
1. Projekt, wykonanie, montaż oraz demontaż scenografii oraz techniki wizualnej
a) Scena:
- ekran główny
- 2 ekrany boczne
- prompter
- logotyp CYBERSEC w formie GOBO rzucony na lewą lub/i prawą ścianę lub podłogę.
Możliwość wyświetlania projekcja animowanej grafiki na podłodze sceny w postaci np. obwodu
drukowanego, po którym przechodzą impulsy elektryczne
- ekran diodowy pod ekranem głównym
- urządzenia do zarządzania reżyserką,
- minimum dwie kamery do nagrywania i transmitowania przebiegu konferencji.
b) Pozostałe elementy scenografii:
- flaga duża 180x1400 wewnętrzna – podwieszona przy suficie ICE
- flagi zewnętrzna typu winder 330x80 – 30 szt.
- reklama zewnętrzna w formie balonu helowego o średnicy około 3 m.
- ścianki konferencyjne 2x3 – 4-5 szt.
- 5 lub 6 ekspozytorów ze zdjęciami/grafikami dotyczącymi konferencji
- 12 monitorów/wyświetlaczy używanych do wyświetlania: agendy poszczególnych sal,
logotypów partnerów, relacji na żywo z Sali plenarnej, infografik zw. z konferencją
- 2 ekrany 65” lub 70” do wykorzystania w salach
- naklejka reklamowa przezroczysta na drzwi szklane, ok. 4x2 m.
- GOBO z logotypem CYBERSEC
(Podczas dwóch edycji konferencji – 2016 oraz 2017 roku)
* Po uzgodnieniu z Instytutem Kościuszki dopuszczalna jest zmiana scenografii podczas
CYBERSEC 2017
2. Catering
Przerwy kawowe, lunche, woda dla prelegentów (2 dni konferencji/600 osób)
a) Przerwy kawowe (8:00 – 19:00):
- kawa, mleko, herbata, herbata smakowa, cytryna, cukier, woda, soki co najmniej 3 rodzaje bez ograniczeń
- croissanty – 3 sztuki na osobę
- babeczki lub muffiny – 2 sztuki na osobę
- ciastka, przekąski słodkie – 120 gram na osobę
- w godzinach 8.00 – 9.30 dodatkowo tartinki co najmniej 4 rodzaje – 4 sztuki na osobę
- w godzinach 16.30 – 16.45 dodatkowo 2 rodzaje deserów – 2 sztuki na osobę
- podczas drugiego dnia konferencji w godzinach 17:30-18:30 dodatkowo owoce, ciasto
czekoladowe, Brownie lub tiramisu, mus z owoców i bitej śmietany – około 1 sztuka na osobę
b) Lunch (12:00 – 13:00) w formie bufetu:
- zupa krem
- danie z wieprzowiny
- danie z drobiu
- danie wegetariańskie
- ryż na sypko lub kopytka
- zapiekanka ziemniaczana
- 2 rodzaje sałatek
c) Woda dla prelegentów – 100 osób/ 1 butelka 500 ml na osobę
* Po uzgodnieniu z Instytutem Kościuszki dopuszczalana jest zmiana menu podczas CYBERSEC
2017
3. Wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego
2 stanowiska podczas konferencji
4. Realizacja tłumaczenia symultanicznego
2 tłumaczy podczas konferencji
5. Produkcja wydarzenia
działania organizacyjne oraz logistyczne niezbędne do realizacji to m.in, adaptacja powierzchni
konferencyjnej pod konferencję, EXPO, catering, recepcję; określenie zapotrzebowania na usługi
podwykonawców, podpisanie umów z podwykonawcami, realizacja zapisów umów, rekrutacja
pracowników, koordynacja pracy pracowników i obsługi podczas konferencji, organizacja wydarzenia
towarzyszącego Uroczystej Gali, organizacja pobytu i transferu oraz transportu gości, usługa
mailingu zaproszeń dla uczestników - wysyłka 2000 sztuk zaproszeń, zakup bazy danych do wysyłki
zaproszeń/
6. Ochrona konferencji
Usługa ochrony fizycznej centrum konferencyjnego podczas dwóch dni konferencji
600 osób/planowane zagospodarowanie trzech poziomów obiektu konferencyjnego
7. Koszt tłumaczenia i proofreeadingu materiałów konferencyjnych, broszur konferencyjna
(pl-en)
Przetłumaczenie broszury konferencyjnej zawierającej informacje o konferencji, program konferencji,
biogramy panelistów, informacje o partnerach w tym MŚP i start upy ICT, informacje praktyczne i
logistyczne - ok. 100 stron
8. Wydruk broszury konferencyjnej
600 sztuk x ok. 100 stron / A4, papier kredowy, okładka ok. 250 gram/folia
9. Projekt, oraz realizacja, wydruk identyfikatorów konferencyjnych
Przygotowanie graficzne, wynajem sprzętu, wydruk/ 600 sztuk
10. Transportu inwestorów z branży ICT podczas cyber invest tournée
Wynajem 2 busów dla 2 grup inwestorów (jedna grupa 10 osób) – cały dzień, trasa w granicach
Małopolski
11. Zapewnienie wyżywienia inwestorów z branży ICT podczas cyber invest tournée
Wyżywienie dla 2 grup inwestorów (w sumie 20 osób): jedna przerwa na ciepły lunch (danie ciepłe +
napoje), oraz przerwa kawowa (kawa, herbata, słodkie przekąski)
12. Rejestracji video konferencji
Dwóch operatorów kamery i dźwiękowcy - rejestracja przebiegu konferencji, praca z dziennikarzami,
zapewnienie ekipy przeprowadzającej wywiady z uczestnikami,
dwa dni konferencji
13. Przygotowania stoisk promocyjnych dla 7 wybranych MŚP z Małopolski
Produkcja oraz transport stanowisk wystawienniczych dla 7 MŚP
14. Zaprojektowanie oraz stworzenie i kolportaż pakietów konferencyjnych – teczki
konferencyjne i notesy
Około 600 sztuk pakietów: Teczki + notesy + gadżety
15. Dostarczenie i udostępnienie aplikacji mobilnej
dostarczenie aplikacji konferencji CYBERSEC zawierającej informacje o konferencji, program
konferencji, biogramy panelistów, informacje o partnerach w tym MŚP i start upy ICT, informacje
praktyczne i logistyczne, możliwości networkingowe dla uczestników
16. Wydruk katalogu promocyjnego CYBERSEC EXPO
Wydruk katalogu promocyjnego CYBERSEC EXPO - 2000 sztuk/ok. 25 stron, A4, papier kredowy,
okładka ok. 250 gram/folia
17. Wynajem komputerów do obsługi konferencji
Wynajem dostatecznej ilości komputerów zapewniających obsługę konferencji.
18. Spot promujący konferencję
Stworzenie materiału audiowizuazlnego promującego tematykę konferencji.
19. Usługa transferu gości konferencji
Koszt obejmuje transfery na trasie
Lotnisko/ dworzec – hotele w Krakowie / około 100 osób
hotele w Krakowie – Centrum konferencyjne / około 100 osób
Centrum konferencyjne – Miejsce wieczornej Gali (Wieliczka) /około 300 osób
*Po uzgodnieniu z Instytutem Kościuszki dopuszcza się ewentualne zmiany tras podczas
CYBERSEC 2017
Szczegółowy opis usług opcjonalnych premiowanych przy ocenie oferty:
20. Usługa obsługi technicznej
obsługa techniczna niezbędna dla zrealizowania zadania
Liczba dodatkowych punktów: 1
- w zakres działań osoby wchodzi obsługa techniczna
konferencji:
- obsługa audio przestrzeni konferencyjnych
- obsługa techniczna sprzętu wykorzystywanego przez
uczestników
konferencji – komputery/rzutniki
- Obsługa techniczna przestrzeni wystawienniczych
(Podczas dwóch edycji konferencji – 2016 oraz 2017
roku)
21. Zapewnienie personelu do obsługi rejestracji
gości i recepcji konferencyjnej
obsługa logistyczna niezbędna dla zrealizowania zadania
- w zakres
działań osoby wchodzi obsługa rejestracji gości i recepcji
konferencyjnej, w tym transportu i zakwaterowania
- Rejestracja oraz pomoc w zakwaterowaniu gościu
- Obsługa systemu rejestracji oraz wydawanie materiałów
konferencyjnych
- Pomoc w wypadku problemów proceduralnych
Osoby zatrudnione muszą posiadać znajomość języka
angielskiego,
nienaganną aparycje oraz kompetencje międzykulturowe.
roku)
22. Obsługa szatni
Cztery osoby odpowiedzialne za obsługę szatni, Zadania:
- odbiór nakryć wierzchnich oraz ewentualnych bagaży
od uczestników konferencji. Wymagania: znajomość
języka angielskiego
roku)
Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych obejmujących jedynie
wybrane wymagane usługi (Lp. 1-19).
Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela Pan Robert
Siudak pod numerem telefonu 0048 694 259 682 oraz za pośrednictwem emaila [email protected]
2. Termin wykonania zamówienia:
Usługi związane z konferencją CYBERSEC 2016:
Usługa nr. 1 – realizacja w dniach 26-27.09.2016, zakończenie obsługi do dnia
07.10.2016
Usługa nr. 2 - realizacja w dniach 26-27.09.2016, zakończenie obsługi do dnia
07.10.2016
07.10.2016
07.10.2016
Usługa nr. 5 - realizacja od dnia podpisania umowy, najpóźniej do 15.10.2016
07.10.2016
Usługa nr. 10 - realizacja w dniu 28.09.2016, zakończenie obsługi do dnia
07.10.2016
Usługa nr. 11 - realizacja w dniu 28.09.2016, zakończenie obsługi do dnia
07.10.2016
07.10.2016
Usługa nr. 14 - realizacja od dnia podpisania umowy, najpóźniej do 27.09.2016,
zakończenie obsługi do dnia 07.10.2016
Usługa nr. 15 - realizacja od dnia podpisania umowy, najpóźniej do 27.09.2016,
zakończenie obsługi do dnia 07.10.2016
07.10.2016
Usługa nr. 19 – realizacja w dniach 24 – 28.09.2016
Usługi związane z konferencją CYBERSEC 2017: Wszystkie usługi związane z
CYBERSEC 2017 zostaną wykonane w okolicach września 2017, szczegółowy
terminarz zostanie ustalony w toku współpracy, już po podpisaniu umowy.
Instytut Kościuszki zastrzega sobie prawo możliwości zmiany terminu CYBERSEC
2017.
3. Płatność oraz rozliczenia
Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN.
Zapłata wynagrodzenia nastąpi po zakończeniu usługi na podstawie protokołu
zdawczo-odbiorczego, a następnie na podstawie dokumentu księgowego, w
terminie do 30 dni od daty jego otrzymania przez Zleceniodawcę. Płatność
nastąpi przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na dokumencie
księgowym.
Zleceniodawca przewiduje dwa okresy rozliczeniowe:
1) CYBERSEC 2016 – Wrzesień oraz Październik 2016
2) CYBERSEC 2017 – Wrzesień oraz Październik 2017
4. Opis sposobu przygotowania oferty:
Prosimy o złożenie oferty na załączonym do niniejszego zapytania wzorze
oferty. Oferta powinna zawierać: datę sporządzenia, dane oferenta (nazwa,
adres, dane kontaktowe, numer NIP), cenę usługi, oświadczenie o posiadaniu
przez oferenta kompetencji do wykonania usługi, okres związania ofertą,
termin wykonania usługi.
Miejsce i termin składania ofert:
Oferty prosimy przesyłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres
[email protected], poczty tradycyjnej na adres Zamawiającego, kuriera
lub doręczyć osobiście do siedziby Instytutu.
Termin składania ofert upływa 14.09.2016 o godzinie 21.00 Oferty, które
wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed
terminem składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 15.09.2016. Oferenci zostaną poinformowani o
wyborze oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej.
5. Kryterium wyboru:
a. Cena (0 - 10 pkt.)
b. Premiowane usługi opcjonalne (0 – 3 pkt.)
6. Informacje dotyczące zakresu wykluczenia:
W związku z potrzebą dochowania wszelkich wymogów zasady
konkurencyjności wyłączone z możliwości postępowania ofertowego są osoby
powiązane osobowo lub kapitałowo z beneficjentem, w tym wypadku
Instytutem Kościuszki, w momencie ogłoszenia zapytania ofertowego.
Powiązania takie definiowane są według „Podręcznika kwalifikowania
wydatków objętych dofinansowaniem w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. Wytyczne
programowe instytucji zarządzającej RPO WM 2014-2020” Rozdział 6.6.3,
Podpunkt 8.
Załączniki:
Wzór formularza ofertowego

Zapytanie ofertowe dot. wykonania szeregu

Transkrypt

Podobne dokumenty

Pobierz PDF z częściami

() - Linki - Italy Racing

UWAGA: Osoby, które przeszły pozytywnie proces weryfikacji, a nie

Pobierz PDF z częściami