Regulamin dla Wystawców Strefa EXPO II

Regulamin dla Wystawców
Strefa EXPO II Międzynarodowego Zlotu CABRIO POLAND 2017
5-6 sierpnia 2017 r.
I. Postanowienia ogólne
§1
Niniejszy regulamin obowiązuje wszystkich Wystawców (dalej „Wystawca”) podczas
Strefy Expo II Międzynarodowego Zlotu CABRIO POLAND 2017 (dalej „Expo”).
§2
Organizatorem Expo jest Commercial Communications Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością, spółka komandytowa., z siedzibą w Gnieźnie (62-200), przy ul. Rynek
Bednarski 3/4a (NIP: 7842494466, REGON: 361139296 wpisana do rejestru
przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gnieźnie XIII – Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem KRS 0000550927 (dalej „Organizator”).
II. Termin i miejsce wystawy
§3
Strefa Expo będzie funkcjonowała 5-6 sierpnia 2017 roku w ramach II Międzynarodowego
Zlotu CABRIO POLAND 2017.
§4
Miejscem Expo jest przestrzeń w GOSiR – Stadion Miejski w Gnieźnie, znajdujący się na ul.
Strumykowej 8, 62-200 Gniezno.
§5
Expo będzie udostępnione dla osób zwiedzających w godzinach:
5 sierpnia 2017 r. – 10:00 – 20:00
6 sierpnia 2017 r. – 10:00 – 18:00
§6
Wystawca zobowiązuje się stawić podczas montażu, zatowarowania i demontażu stoisk,
które odbędą się w dniach i godzinach podanych przez Organizatora (tj. w dniach
funkcjonowania Expo wymienionych w §5). Zatowarowanie i gotowość stoisk pod rygorem
braku dopuszczenia do wystawy muszą być zakończone minimum na godzinę przed
otwarciem Biur II Międzynarodowego Zlotu CABRIO POLAND 2017 dla uczestników II
Międzynarodowego Zlotu CABRIO POLAND 2017 oraz zwiedzających.
§7
Wystawca jest zobowiązany do stawienia się/opuszczenia stoiska w kolejności oraz
czasie podanym przez Organizatora w scenariuszu montaży/demontaży, przesłanym
wystawcy najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
III. Zgłoszenie i warunki uczestnictwa dla Wystawców
§8
Zgłoszenie uczestnictwa podczas Expo dokonywane jest poprzez wypełnienie formularza
rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej II Międzynarodowego Zlotu CABRIO
POLAND 2017 pod adresem www.cabriopoland.com w zakładce: Expo
§9
Wypełnienie formularza jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego
Regulaminu.
§ 10
Ostateczny termin zapisów do uczestnictwa w Expo upływa 04.07.2017 r.
§11
Odpowiedź Organizatora nastąpi najpóźniej 18.07.2017 r. O przydziale powierzchni i/lub
stoiska na terenie Expo, bądź odmowie, Organizator poinformuje Wystawcę drogą
mailową, na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
§ 12
Warunkiem uczestnictwa w Expo, jest uiszczenie opłaty za wynajem stoiska, zgodnie z
jego wielkością i specyfikacją, oraz dodatkową indywidualną ochronę, w
nieprzekraczalnym terminie 22.07.2017 r. Numer konta zostanie podany drogą mailową po
decyzji Organizatora o zaakceptowaniu udziału Wystawcy w imprezie.
§ 13
W przypadku posiadania własnego stoiska, na którego wykorzystanie podczas Expo zgodę
wyrazi Organizator, Wystawca ponosi jedynie koszty za wynajem przestrzeni bez
dodatkowej zabudowy. Cennik wynajmu przestrzeni znajduje się w Rozdz. V § 19.
§ 14
Organizator ma prawo do selektywnego wyboru zgłoszeń Wystawców i odmowy
uczestnictwa bez podania przyczyn. Zgłoszenia będą weryfikowane według rodzaju
ekspozycji oraz asortymentu, zapotrzebowania na powierzchnię stoiska i zapotrzebowania
na prąd oraz innych informacji wymaganych w zgłoszeniu.
IV. Odwołanie uczestnictwa
§ 16
Odwołanie uczestnictwa w Expo przez Wystawcę następuje poprzez kontakt drogą
telefoniczną lub mailową z Koordynatorem Expo, po zatwierdzeniu tej decyzji.
§ 17
Odwołanie uczestnictwa po terminie uiszczania kwoty za wynajem przestrzeni lub
dodatkową zabudowę skutkuje utratą uiszczonej opłaty.
V. Najem powierzchni wystawienniczej
§ 18
Wystawca dokonuje zamówienia powierzchni wystawienniczej (stoiska) określając w
formularzu zgłoszeniowym wielkość wynajmowanej powierzchni. Wystawca nie wybiera
konkretnej lokalizacji stoiska. Stoiska rozmieszczone będą na Stadionie Miejskim GOSiR,
mieszczczącym się przy ul. Strumykowej 8, w niebiletowanej Strefie Expo CABRIO
POLAND 2017.
§ 19
Za wynajem przestrzeni Expo Organizator pobiera opłatę w wysokości 150 zł netto za
każdy metr kwadratowy udostępniony Wystawcy. Organizacja dodatkowej zabudowy
stoiska stanowić będzie oddzielną, dodatkową wycenę, która zostanie przesłana
Wystawcy po dokładnym określeniu zapotrzebowania. Zapotrzebowanie Wystawca będzie
mógł określić na podstawie katalogu dodatkowej zabudowy znajdującym się na stronie
www.cabriopoland.com
§ 20
Na koszt wynajmu przestrzeni Expo bez dodatkowej zabudowy składają się: usługa
wynajmu przestrzeni, pobór prądu, ochrona stoiska na czas Expo, parking techniczny dla
maksimum jednego pojazdu Wystawcy oraz serwis sprzątający w trakcie Expo i po jego
zakończeniu.
VI. Zasady użytkowania stoiska
§ 21
Prawo do reklamowania swojego stoiska obowiązuje jedynie w jego granicach po
wcześniejszym ustaleniu elementów ekspozycji z koordynatorem Expo. Oferta stoiska
wystawcy nie może naruszać regulacji prawa polskiego.
§ 22
Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty
znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
§ 23
Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia
niebezpiecznych przedmiotów.
§ 24
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie przedmioty pozostawione na
stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.
§ 25
Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do bezpłatnego lub
płatnego użytkowania całości lub części wynajmowanego stoiska.
VII. Montaże, demontaże i zatowarowanie stoiska
§ 26
Wszelkie koszty związane z montażem i demontażem dodatkowej zabudowy stoiska
ponosi Organizator. Zatowarowanie pozostaje w gestii Wystawcy.
§ 27
Wszelkie dodatkowe instalacje, uzgodnione uprzednio z Organizatorem, Wystawca
wykonuje na stoisku samodzielnie i na własny koszt.
§ 28
Montaż, demontaż oraz zatowarowanie stoisk może się odbywać tylko w wyznaczonych
przez Organizatora godzinach. Dokładne informacje dotyczące montaży i demontaży oraz
zatowarowania stoisk zostaną przesłane wystawcom najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem
targów.
§ 29
W dniu odbywania targów Wystawcy mogą przebywać na terenie Expo do 3 godzin przed
otwarciem dla zwiedzających i do 2 godzin po ich zamknięciu.
§ 30
Opuszczenie przez Wystawcę terenu Expo po zakończeniu imprezy jest możliwe po
oddaniu stoiska z zabudową dodatkową oraz przestrzeni w stanie identycznym jak zostało
przekazane Wystawcy.
§ 31
Wywóz przedmiotów lub demontaż stoiska przed zakończeniem Expo jest zabroniony.
VIII. Przepisy porządkowe
§ 32
Wystawca winien niezwłocznie poinformować Organizatora o zakłóceniach porządku na
terenie targów lub o innych niebezpiecznych sytuacjach, które mogą mieć miejsce.
§ 33
Zaopatrzenie stoiska w prąd i pozostałe media będzie odbywało się na podstawie
zgłoszonego wcześniej Organizatorowi zapotrzebowania. Podłączenie będzie
wykonywane przez elektryków z uprawnieniami, działających z ramienia Organizatora.
§ 34
Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z prowizorycznej instalacji
elektrycznej, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz wyjść i
dróg ewakuacyjnych.
§ 35
Teren Expo będzie chroniony w czasie trwania targów, montaży i demontaży, a także w
godzinach zamknięcia dla zwiedzających.
§ 36
Organizator umożliwi Wystawcy zamówienie indywidualnej ochrony stoiska. Indywidualna
ochrona będzie płatna dodatkowo.
§ 37
Nie ma możliwości zapewnienia własnej ochrony stoiska w czasie określonym w § 35.
§ 38
Pod groźbą wydalenia Wystawcy z Expo zabrania się sprzedaży i promocji z
nieoznakowanych pudeł kartonowych. W miejscu stoiska pudła kartonowe nie mogą
pozostawać na widoku.
§ 39
Podczas Expo pod groźbą wydalenia Wystawcy obowiązuje zakaz rozdawania ulotek oraz
innych gadżetów promocyjnych, nie ustalonych uprzednio z Organizatorem.
IX. Odwołania
§ 40
Rozstrzyganie wszelkich kwestii spornych nieuwzględnionych w Regulaminie należy do
kompetencji Organizatora.
§ 41
Wszelkie spory, które wynikną na tle stosowania Regulaminu, będą rozstrzygane przez
właściwe polskie sądy powszechne.
§ 42
Istnieje możliwość odwołania od decyzji organizatora. Odwołanie należy przesłać na
adres: [email protected] w ciągu tygodnia od otrzymania decyzji.
X. Postanowienia końcowe
§ 43
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub
czasowego skrócenia terminu odbywania się targów, wynikających z przyczyn
niezależnych od Organizatora. W tym przypadku nie przysługuje zwrot lub zmniejszenie
wniesionej uprzednio opłaty.
§ 44
W przypadku odwołania Expo z winy Organizatora, Wystawca otrzymuje pełny zwrot
kosztów poniesionych za wynajem stoiska oraz ochrony.
§ 45
Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji postanowień niniejszego
Regulaminu.
§ 46
W sprawach nieuregulowanych w Umowie uczestnictwa i niniejszym Regulaminie
zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
§ 47
Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których
będzie informował Wystawców drogą mailową.