Wrocław, 28.12.2016 r. EZD PUW w UMWD – raport z pilotażu

Wrocław, 28.12.2016 r.
EZD PUW w UMWD – raport z pilotażu
Początek
Listem intencyjnym z dnia 17 lipca 2015 r. w sprawie realizacji System EZD PUW w jst między
Ministrem Administracji i Cyfryzacji oraz wojewodą podlaskim i marszałkiem województwa
dolnośląskiego zapoczątkowano prace przygotowawcze urzędu marszałkowskiego do wdrożenia
nowego systemu teleinformatycznego klasy EZD autorstwa PUW w Białymstoku. W okresie pilotażu
do 31 grudnia 2016 r. prace toczyły się na wielu płaszczyznach m.in. organizacyjnej, merytorycznej,
finansowej, szkoleniowo-edukacyjnej, proceduralnej oraz techniczno-wdrożeniowej.
Płaszczyzna organizacyjna
Dotyczyła głównie ukonstytuowania się gremium, które miało wypracować scenariusz wdrażania EZD.
Zarządzeniem Marszałka WD nr 17/2015 z dnia 23 listopada 2015 r. powołano Zespół ds.
przygotowania UMWD do wdrożenia EZD, który przeistoczył się następnie w Zespół ds. wdrożenia
systemu EZD na podstawie zarządzenia nr 31/2016 Marszałka WD z dnia 10 marca 2016 r. Zespół
rozbudowany został z 10 do 26 osób i zyskał charakter interdyscyplinarny. Opracował on
harmonogram prac, zasady obiegu dokumentacji, diagnozę i identyfikację procesów, przygotował
grunt pod niezbędne zmiany organizacyjno-prawne oraz szkolenia, a co najważniejsze dokonał
wyboru wariantu wdrażania EZD PUW w UMWD. Innym istotnym zadaniem było zawarcie umowy w
II. połowie br. pomiędzy UMWD a PUW na nieodpłatne korzystanie z programu EZD PUW, a także
wytypowanie kilkudziesięciu liderów na szczeblu departamentów i wydziałów. Łącznikiem między
nimi a zespołem został koordynator zespołu ds. wdrożenia EZD w UMWD.
Płaszczyzna merytoryczna
Wynikała z prac zespołu, który w toku dyskusji i narad – zgodnie z postawionym zadaniem –
opracował kilkunastostronicowy raport dotyczący możliwych scenariuszy wdrażania EZD wraz z
analizą funkcjonujących rozwiązań rynkowych. Pod koniec stycznia 2016 r. dokument został
zaprezentowany i przedłożony Zarządowi Województwa na posiedzeniu roboczym. Z analizowanych
wariantów i możliwości zarekomendowano wdrażanie aplikacji autorstwa PUW w formule etapowej
(stopniowej). Istotnym novum było objęcie pilotażem jednostki organizacyjnej w formie jednostki
budżetowej, tj. Biura Obsługi Urzędu (dalej: BOU). W raporcie wskazano na potencjalne ryzyka i
bariery co zostało odzwierciedlenie w Zarządzeniu nr 20/2016 Marszałka WD z dnia 29 stycznia
2016 r.1. W I fazie zespół rekomendował wdrożenie z dniem 2 stycznia 2017 r. systemu
teleinformatycznego wspomagającego tradycyjny obieg dokumentacji. W tym wariancie EZD PUW
zastąpi dotychczas stosowany Intradok2. Przyjęto opcję odwzorowania cyfrowego dokumentów
(pisma przewodniego lub koperty) wraz z wyłączeniami ze względu na treść i format, ale bez
uruchamiania w 2017 r. składów chronologicznych.
1
Zarządzeniu nr 20/2016 Marszałeka WD z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie przyjęcia raportu i rekomendacji
dot. Koncepcji wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie.
2
Intradok będzie utrzymany przez 2017 r. w celu: rezerwacji sal, wypisywania urlopów i ze względu na bark
integracji systemów dziedzinowych np. KSAT, eZP, CRU z EZD PUW. Z dniem 1 stycznia 2018 r. Intradok
zostanie wygaszony i będzie stanowił swoiste repozytorium/archiwum spraw.
Płaszczyzna finansowa
Wymagała zabezpieczenia niezbędnych środków finansowych na dwa zadania: przebudowę kancelarii
ogólnej (zwiększenie powierzchni do 75 m kw z jednoczesną budową składów chronologicznych) i
zakup sprzętu komputerowego niezbędnego do uruchomienia EZD. Na cele te uchwałą SWD nr
XXII/671/16 z dnia 25 maja 2016 r. w sprawie zmian w budżecie Województwa Dolnośląskiego na rok
2016 przeznaczono 350 000 zł. Oba zadania zrealizowano do końca listopada 2016 r.
Płaszczyzna szkoleniowo-edukacyjna
W ciągu II półrocza 2016 r. prowadzono cykl szkoleń dedykowanych dla urzędników i kadry
kierowniczej. Przygotowane one były własnym sumptem. Intensywnie szkolono koordynatorów (ok.
70 osób), którzy wspierać będą proces wdrożeniowy w UMWD. W ostatnich tygodniach 2016 r. grupa
ta prowadziła cykl szkoleń skierowanych do pracowników w poszczególnych departamentach oraz
informowała koordynatora zespołu o postępach, problemach, etc. Nie zapomniano o rozmaitych
działaniach informacyjnych w formie m.in. zakładki EZD w Intranecie, konkursów, rebusów, czy
innych inicjatyw promocyjnych.
Płaszczyzna normatywna
W Zarządzeniu nr 115/2016 Marszałka WD z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie powołania
koordynatorów EZD w UMWD usankcjonowano i dookreślono role i zadania liderów
departamentowych i wydziałowych. Poza instruktażem, koordynatorom wyznaczono tzw. pierwszą
linię wsparcia pracowników na etapie wdrażanie produkcyjnego EZD. Wraz z administratorami
merytorycznymi (II linia) i technicznymi (III linia) stanowią oni zespół wsparcia od 2 stycznia 2017 r.
Z kolei w drugim najważniejszym Zarządzeniu nr 122/2016 Marszałka WD z dnia 30 grudnia 2016 r.
w/s pilotażowego wdrożenia jednolitego systemu teleinformacyjnego do elektronicznego zarządzania
dokumentacją w UMWD określono czynności i zadania w systemie teleinformatycznym m.in.
rejestracja, odwzorowanie cyfrowe 1 strony pisma lub koperty, zakładanie sprawy, pozostałe
czynności w Intradoku, etc.
Płaszczyzna wdrożeniowo-techniczna
Realizowana była w dwóch etapach: wdrożenia testowego i produkcyjnego. W pierwszym, jakie miało
miejsce na przełomie marca/kwietnia br. dokonano instalacji na zasobach Centrum Przetwarzania
Danych UMWD. Następnie dokonano implementacji niezbędnych danych takich jak: baza
teleadresowa, JRWA, cennik pocztowy, szablony pism, e-mail, wydruków, zwrotek oraz importu
struktury urzędu i wykazu pracowników z odpowiednimi danymi. Te ostatnie czynności przysporzyły
nam najwięcej problemów ze względu na ciągłe zmiany organizacyjne i konieczność pozyskania
danych z trzech odrębnych systemów, gdzie IT nie było gestorem danych. Następnym krokiem było
stworzenie odpowiednich grup oraz ról organizacyjnych i nadanie uprawnień poszczególnym
pracownikom Urzędu. Po pół-roku testów, w listopadzie br. przystąpiono do II etapu tj. instalacji
wersji produkcyjnej, którą zdecydowano się wdrożyć na osobnych serwerach zostawiając
jednocześnie wersje testową. Decyzja ta podyktowana była chęcią utrzymania środowiska testowego
dla celów szkoleniowych. Na koniec roku rozdysponowano dedykowany sprzęt. W kancelariach oraz
oddziałach zamiejscowych zostały zainstalowane i uruchomiane skanery dokumentów, drukarki
kodów kreskowych oraz czytniki kodów kreskowych. Pozostałe punkty - sekretariaty departamentów,
otrzymały drukarki oraz czytniki kodów kreskowych. Nadmienić należy, iż w Intranecie zamieszczono
„Podręcznik użytkownika systemu EZD PUW” . Administratorom merytorycznym został udostępniony
„Podręcznik Administratora”.
Ocena zrealizowanych prac – podsumowanie Przewodniczącego Zespołu ds. wdrożenia EZD w
UMWD
Rok 2016 r. był okresem intensywnego przygotowania jednostki do wdrożenia EZD. Był to trudny czas
ze względu na ponadstandardowe i wielowątkowe zadania związane z EZD. Ciężar prac przejął zespół
pod moim kierownictwem, który wytyczał zadania, etapy, harmonogram działania. Można śmiało
stwierdzić, iż zlustrowaliśmy organizację w celi określenia procesów jakie w niej zachodzą, a także –
mówi Sekretarz Województwa Maciej Sznel – wskazać potencjalne ryzyka i bariery. Największą
przeszkodą był brak integracji systemów dziedzinowych typu KSAT, CRU, EZP z EZD co sprawiło, iż
zespół przyjął ewolucyjną II-stopniową ścieżkę wdrażania i odroczył w czasie wdrożenie EZD w BOU.
Do właściwego wejścia w EZD zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną przygotujemy się organizacyjnie i
merytorycznie przez cały 2017 r. Niewykluczone, iż w pierwszej połowie przyszłego roku pilotażowo
sprawdzimy obieg dokumentów na wybranych hasłach i symbolach JRWA w wybranych komórkach
organizacyjnych. Sporo udało się zrobić ale przed nami rok dalszych intensywnych prac.