Dialog techniczny 2

Informacja dotycząca przebiegu dialogu technicznego w ramach zamówienia na
uruchomienie i obsługę Systemu bonów szkoleniowych dla osób indywidualnych oraz
stworzenie narzędzia informatycznego wspierającego obsługę Systemu bonów
szkoleniowych
Dialog techniczny w zakresie planowanego zamówienia na uruchomienie i obsługę
Systemu bonów szkoleniowych dla osób indywidualnych oraz stworzenie narzędzia
informatycznego wspierającego obsługę Systemu bonów szkoleniowych ogłoszono 23 marca
2016 roku na stronie internetowej WUP Kraków.
Dialog był prowadzony w formie spotkań indywidualnych oraz korespondencji drogą
elektroniczną. W trakcie dopuszczono również możliwość prowadzenia dialogu w formie
rozmów telefonicznych. Dialog techniczny rozpoczął się 30.03.2016 a zakończył 06.04.2016.
Deklarację uczestnictwa w dialogu technicznym złożyły następujące firmy:






BonCard Polska Sp. z o.o. – w dniu 23.03.2016;
Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S. A. – w dniu 24.03.2016;
Sodexo Benefits & Rewards Services Polska Sp. z o.o. – w dniu 24.03.2016;
Bonus Systems Polska Spółka Akcyjna – w dniu 24.03.2016;
Edenred Polska Sp. z o.o. – w dniu 25.03.2016;
Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. – w dniu 29.03.2016.
Wszystkie wymienione powyżej podmioty zostały dopuszczone do dialogu technicznego.
Do firm, które zgłosiły chęć udziału w dialogu przesłano materiał pn. Założenia
podmiotowego Systemu Finansowania szkoleń dla osób indywidualnych w ramach projektu
„Kierunek Kariera” będący podstawą do dyskusji w ramach dialogu technicznego. Stanowi on
Załącznik nr 1 do Informacji.
W dniach 30.03.2016, 31.03.2016, 01.04.2016, 04.04.2016 w Wojewódzkim Urzędzie Pracy
w Krakowie odbyły się spotkania indywidualne z uczestnikami dialogu, natomiast w dniu
05.04.2016 rozmowa telefoniczna z jedną z firm, podczas których omówiono kwestie
przedstawione w ww. materiale oraz inne, wynikłe w trakcie rozmów.
Poniżej przedstawiono zagadnienia, które podlegały dialogowi technicznemu (opis
zagadnienia WUP i odniesienie się do niego przez poszczególne podmioty – w formie
przytoczonej odpowiedzi lub uwag). W komentarzach zamieszczono informację na temat
decyzji WUP Kraków w sprawie wykorzystania lub nie propozycji uczestników dialogu.
W związku z zastrzeżeniem przez jedną z firm tajemnicy przedsiębiorstwa w zakresie
proponowanej koncepcji systemu bonów szkoleniowych, nie została ona ujawniona
w niniejszym materiale.
Zagadnienia w ramach dialogu technicznego:
WUP:
W ramach obsługi Systemu bonów szkoleniowych przez operatora finansowego założono
funkcjonowanie Telefonicznego Biura Obsługi Klienta spełniającego następujące warunki:
1) TBOK będzie udzielało informacji osobom indywidualnym i usługodawcom (za
pośrednictwem komunikatu elektronicznego lub osobowego), co najmniej w zakresie:
 ogólnych informacji dotyczących podmiotowego systemu finansowania usług
realizowanego w projekcie „Kierunek Kariera”;
 informacji o możliwym wsparciu dla osób indywidualnych w ramach systemu;
 informacji dla osób indywidualnych związanych z zakupem i rozliczaniem
bonów;
 informacji dla usługodawców dotyczących rozliczania bonów.
2) TBOK będzie dostępne dla klientów systemu co najmniej w dni robocze w godzinach
10.00-18.00.
3) TBOK będzie prowadzone pod wydzielonym na potrzeby obsługi klientów systemu
bonowego numerem telefonu.
4) Połączenie i rozmowa z TBOK będą opłacane przez osobę dzwoniącą zgodnie
z cennikiem operatora sieci telefonicznej.
5) Po połączeniu z TBOK klient usłyszy powitanie, z którego będzie jasno wynikało, że
dodzwonił się do TBOK systemu bonowego. Klient dzwoniący poza godzinami pracy
TBOK usłyszy komunikat dot. tego, że dodzwonił się do TBOK systemu bonowego i w
jakich godzinach TBOK pracuje. W przypadku, gdy linia będzie zajęta klient usłyszy
komunikat, że wszystkie linie są zajęte i należy oczekiwać na połączenie z
Operatorem finansowym. W przypadku, gdy czas oczekiwania na połączenie
przekroczy 1 minutę, klient
usłyszy powiadomienie o przewidywanym czasie
oczekiwania.
6) W ramach TBOK utworzony zostanie adres e-mail dedykowany do użytkowników
Systemu bonów szkoleniowych.
Jakie są inne możliwe sposoby komunikowania się użytkowników systemu z Operatorem
finansowym. Proszę o odniesienie się do powyższej propozycji.
Odpowiedź nr 1:
Realizacja opisanych założeń jest możliwa. Rekomendowane jest jednak ograniczenie
zakresu udzielanych informacji do działań operacyjnych związanych z obsługą systemu
bonowego (bez ogólnych informacji dotyczących podmiotowego systemu finansowania usług
realizowanego w projekcie „Kierunek Kariera” oraz informacji o możliwym wsparciu dla osób
indywidualnych w ramach systemu).
Z komentarzem [BS1]: Z uwagi na kosztochłonność tego
elementu zamówienia zrezygnowano z tworzenia profesjonalnego
call center na rzecz obsługi telefonicznej i mailowej użytkowników
systemu w zakresie realizowanych przez Operatora działań
operacyjnych.
WUP:
Głównym założeniem Zamawiającego w odniesieniu do bonów wykorzystywanych
w projekcie „Kierunek Kariera” jest spełnienie poniższych warunków:
a) zabezpieczenie bonów przed sfałszowaniem oraz defraudacją;
b) umożliwienie identyfikacji osób korzystających ze wsparcia w projekcie przez
usługodawcę;
c) umożliwienie usługodawcy bieżącego monitoringu zrealizowanej ilości godzin
szkoleniowych;
d) umożliwienie przekazania płatności za zrealizowane usługi po dokonaniu rozliczenia
przez Operatora finansowego;
e) zabezpieczenie środków publicznych przed nadużyciami ze strony uczestników
projektu oraz usługodawców.
Powyższe założenia systemu oparto na doświadczeniach WUP Kraków w realizacji projektu
pilotażowego pn. „PFK – Podmiotowe Finansowanie Kształcenia”, w ramach którego
wykorzystywano bony papierowe. Proszę o przedstawienie innych alternatywnych do bonów
papierowych systemów bonów elektronicznych spełniających ww. warunki i możliwych do
zastosowania w projekcie „Kierunek Kariera”. Jednocześnie proszę o analizę, które z nich są
najbardziej optymalne pod względem prostoty funkcjonowania systemu, czasu wdrożenia
oraz kosztochłonności.
Odpowiedź nr 1:
Rekomendujemy zastosowanie systemu bonów elektronicznych z wykorzystaniem specjalnie
oznakowanej karty identyfikującej klienta, zawierającej kod kreskowy, który służy do
zalogowania się do aplikacji, w której można pomniejszyć kwotę za zrealizowaną ilość
godzin szkoleniowych (przy założeniu, że 1 godzina = 15 zł, w systemie pomniejszana byłby
wielokrotność tej kwoty odpowiadająca ilości zrealizowanych godzin). To zamknięty system
elektroniczny, tylko dla określonej sieci akceptantów. W umowie dofinansowania można
wskazać nr karty służący do identyfikacji klienta. Karta byłaby aktywowana po dokonaniu
przez uczestnika wpłaty wymaganego wkładu własnego. Istnieje możliwość dostosowania
funkcjonującego obecnie w firmie systemu informatycznego do obsługi bonów
elektronicznych do potrzeb projektu „Kierunek Kariera”.
2
Z komentarzem [BS2]: W wyniku dialogu technicznego, w
ramach planowanego zamówienia dopuszczono realizację wszystkich
dostępnych na rynku systemów bonowych (papierowych i
elektronicznych), pod warunkiem, że spełnią one wymagania
Zamawiającego określone w OPZ. Stopień spełnienia wymagań przez
Wykonawców będzie podlegał ocenie, zgodnie z kryteriami oceny.
W związku z założeniem Zamawiającego dotyczącym możliwości zamawiania bonów przez
uczestnika w dwóch transzach, istnieje możliwość doładowania karty, ale jest ono
nieopłacalne. Lepiej jest, przy zawarciu drugiej umowy przekazać kolejną kartę. Czas
niezbędny do doprodukowania kart wynosi od 14 do 21 dni.
Odpowiedź nr 2:
Rekomendujemy stosowanie w ramach projektu „Kierunek Kariera” bonów papierowych.
Bony elektroniczne niosą ze sobą różnego rodzaju zagrożenia takie jak: możliwość nadużyć
ze strony usługodawców, którzy mając dostęp do systemu elektronicznego mogą ściągać
z niego dowolną ilość godzin lub po szkoleniu na „chybił trafił” ściągać pozostałe na kartach
godziny szkoleniowe; możliwość omyłkowego obciążania konta innego użytkownika.
Systemy elektroniczne wykorzystujące kody alfanumeryczne nie są bezpieczne i dlatego nie
zalecamy ich. Ponadto, w przypadku bonów elektronicznych, czas jaki usługodawca musi
poświęcić na obsługę karty, aplikacji (ściągnięcie bonów z systemu) jest dłuższy niż
w przypadku bonów papierowych. Koszt obsługi bonów elektronicznych w stosunku do
bonów papierowych daje oszczędność rzędu ok. 100 tys. zł rocznie.
Odpowiedź nr 3:
W ofercie naszej firmy są zarówno bony papierowe, jak i elektroniczne. W ramach projektu
zdecydowanie rekomendujemy wykorzystanie bonów elektronicznych z kodami
alfanumerycznymi, które są rozwiązaniem tańszym od bonów papierowych (m. in. eliminuje
się koszty przesyłek z bonami), szybszym i w 100% bezpiecznym. Każdy bon posiada swój
jednorazowy kod składający się z kombinacji dwunastu cyfr, który się waliduje i stanowi jego
zabezpieczenie. Uczestnik otrzymuje tyle kodów, ile bonów zamówił. Przekazanie bonów
może odbywać się na różne sposoby, w tym: sms-em, e-mailem w formie plików pdf, które
można wydrukować, za pomocą QR Code lub kodów kreskowych. Dwa ostatnie rozwiązania
(QR Code, kod kreskowy) wymagają infrastruktury w postaci czytników. Kody przypisane są
do konkretnej osoby, która identyfikowana jest za pomocą imienia, nazwiska i nr PESEL.
Uczestnik posiada swoje konto, na którym zapisane są kody. W momencie wprowadzenia
danego kodu przez usługodawcę bon na koncie zostaje „spalony” (dezaktywowany).
W celu ograniczenia ilości kodów przesyłanych uczestnikowi jednorazowo proponujemy, aby
wkład własny wpłacany był w częściach np. przed zakupem 10 bonów wpłata dotycząca tej
konkretnej ilości bonów.
WUP:
W Systemie bonów szkoleniowych założono, że bony papierowe wykupione,
a niewykorzystane na realizację usług podlegają zwrotowi do Operatora finansowego.
Uczestnik, który zwróci niewykorzystane bony najpóźniej w ostatnim dniu trwania umowy
dofinansowania, otrzyma od Operatora zwrot wpłaconego wkładu własnego. Uczestnik, który
zwróci niewykorzystane bony po terminie obowiązywania umowy, nie otrzyma zwrotu
wpłaconego wkładu własnego.
Proszę o omówienie
elektronicznym.
procesu
rozliczania
niewykorzystanych
bonów
w
Z komentarzem [BS3]: Rozmowa podczas dialogu z firmą, która
zaproponowała takie rozwiązanie w ramach projektu nie
potwierdziła takiego zagrożenia. Przeciwnie wykazano, że system
jest całkowicie bezpieczny. Jego minusem jest natomiast duża ilość
kodów przekazywanych jednorazowo uczestnikowi.
Z komentarzem [BS4]: W umowie z Operatorem Zamawiający
zastrzegł, że proponowany przez Wykonawcę system bonowy nie
może generować dodatkowych kosztów po stronie uczestników oraz
usługodawców.
Z komentarzem [BS5]: Nie skorzystano z tego rozwiązania, w
związku z tym, że jest ono niezgodne z podstawowym założeniem
systemu dotyczącym wpłaty wkładu własnego w kwocie określonej
w umowie dofinansowania na wszystkie zamówione bony a nie na
ich część.
systemie
Odpowiedź nr 1:
W przypadku systemu bonów elektronicznych (monitorowanych na bieżąco w systemie
informatycznym) problem nie występuje. Po upływie terminu ważności bonów (1,5 roku od
zawarcia umowy) niewykorzystane bony z automatu podlegają rozliczeniu tj. operator zwraca
uczestnikowi wkład własny z tytułu zakupu tych bonów.
Odpowiedź nr 2:
W przypadku systemu bonów elektronicznych problem nie występuje. Niewykorzystane bony
są rozliczane automatycznie po upływie określonego terminu. W związku z tym, że
w systemie bonów elektronicznych nie ma procesu fizycznego zwrotu bonów, w przypadku
osób, które będą chciały odzyskać wpłacony wkład własny z tytułu niewykorzystania bonów
przed upływem tego terminu, konieczne będzie przesłanie do Operatora dokumentu
3
Z komentarzem [BS6]: Opis Przedmiotu Zamówienia
uzupełniono o wskazaną przez Wykonawców procedurę dla bonów
elektronicznych.
(deklaracji zwrotu), na podstawie którego będzie można rozliczyć wpłacone przez uczestnika
środki.
WUP:
W projekcie założono, że pomoc de minimis udzielana jest przez Dysponenta środków oraz
przez Operatora finansowego, działającego w imieniu Województwa Małopolskiego –
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, zgodnie z podziałem zadań w systemie bonów
szkoleniowych. Dysponent udziela pomocy de minimis na etapie kwalifikowania osób
indywidualnych do systemu bonowego (wystawia zaświadczenia o udzielonej pomocy de
minimis, przekazuje sprawozdania w aplikacji SHRiMP), natomiast Operator finansowy na
etapie rozliczania zrealizowanych bonów szkoleniowych (wystawia korekty zaświadczeń
o pomocy de minimis, przekazuje sprawozdania w aplikacji SHRiMP).
Z komentarzem [BS7]: Opis Przedmiotu Zamówienia
uzupełniono o wskazaną przez Wykonawcę procedurę dla bonów
elektronicznych.
Proszę o odniesienie się do powyższej propozycji zadań Operatora finansowego w zakresie
pomocy de minimis.
Odpowiedź nr 1:
Nie mamy doświadczeń w tym zakresie.
Odpowiedź nr 2:
Realizacja opisanych założeń jest możliwa.
WUP:
Założono, że jednym z zadań Operatora finansowego będzie dostarczanie zamówionych
bonów do uczestników poleconą przesyłką pocztową lub kurierską, której jednorazowy koszt
wynosi maksymalnie 10 zł. Wysyłka bonów następuje po otrzymaniu od Dysponenta
środków informacji o zawarciu umowy dofinansowania usług szkoleniowych oraz dokonaniu
wpłaty wkładu własnego przez uczestnika.
Z komentarzem [BS8]: Założenia w zakresie pomocy de
minimis nie uległy zmianie.
Proszę o przedstawienie procedury dostarczania bonów w systemie bonów elektronicznych.
Odpowiedź nr 1:
W celu ograniczenia kosztów systemu, karty można dostarczyć do Zamawiającego jedną
przesyłką a następnie przekazywać je uczestnikom wraz z zawieraną umową
dofinansowania szkoleń. Aktywowanie kart odbywałoby się po dokonaniu wpłaty wkładu
własnego.
Odpowiedź nr 2:
W proponowanym przez nas systemie bonów elektronicznych powyższe koszty nie
występują.
WUP:
Założono, że jednym z zadań Operatora finansowego będzie pokrywanie kosztów
poleconych przesyłek pocztowych lub kurierskich z dokumentami rozliczeniowymi od
usługodawców takimi jak: rachunek/faktura VAT,
kopia zaświadczenia o ukończeniu
szkolenia, kopia dokumentu potwierdzającego zdanie egzaminu lub – w przypadku nie
zdania egzaminu – kopia dokumentu potwierdzającego przystąpienie do egzaminu.
Jednorazowy koszt przesyłki wynosi maksymalnie 10 zł. Usługodawca może nadać
przesyłkę do Operatora finansowego (na którą Operator zawarł stosowną umowę) nie
częściej niż 2 razy w miesiącu.
Proszę o informację, czy powyższe założenie jest możliwe do realizacji? Proszę
o przedstawienie innych alternatywnych sposobów odbierania dokumentów od
usługodawców.
Odpowiedź nr 1:
Realizacja powyższych założeń jest jak najbardziej możliwa. Mamy podpisaną umowę
z operatorem pocztowym i na bieżąco monitorujemy kto, kiedy i gdzie nadał przesyłkę,
w związku z tym nie jest możliwe nadużywanie wysyłek na koszt Operatora, a
w konsekwencji na koszt Zamawiającego.
4
Z komentarzem [BS9]: Nie skorzystano z możliwości takiego
rozwiązania z uwagi na fakt, że emitentem bonów jest Wykonawca i
to on odpowiada za skuteczne dostarczenie karty do uczestnika oraz
jej poprawne działanie. W przypadku problemów, wszelkie procesy
reklamacyjne z automatu byłyby kierowane do Zamawiającego,
zamiast do Wykonawcy.
Odpowiedź nr 2:
Rekomendujemy przesyłanie dokumentów przez usługodawców nie w wersji papierowej lecz
wyłącznie w wersji elektronicznej. Jeśli rozwiązanie to nie jest możliwe, wówczas
proponujemy ograniczyć ilość przesyłek wysyłanych na koszt operatora do jednej przesyłki
w miesiącu lub w ogóle przenieść koszty związane z przekazywaniem dokumentów
rozliczeniowych na usługodawców (wysoki koszt obsługi systemu przez Operatora związany
z odbiorem tych dokumentów wynika z dużej ilości przesyłek tj. ok 24 000).
Odpowiedź nr 3:
W proponowanym przez nas systemie bonów elektronicznych powyższe koszty nie
występują. Dokumenty przesyłane są elektronicznie (w formie skanów) w systemie bonów
elektronicznych.
WUP:
Założono, że wśród zadań Operatora finansowego będzie:
1) Przyjmowanie od uczestników bonów papierowych niewykorzystanych w okresie
realizacji umowy dofinansowania (1,5 roku) i/lub w okresie obsługi systemu przez
Operatora wyłonionego w niniejszym przetargu i zwracanie wkładu własnego z tytułu
zakupu tych bonów.
2) Przyjmowanie od uczestników bonów papierowych zniszczonych na skutek czynników
zewnętrznych lub opieczętowanych przez usługodawcę (np. w przypadku realizacji
szkolenia, które nie zostało zakończone i w związku z tym nie może zostać rozliczone)
oraz wymiana bonów. Warunkiem wymiany bonów jest możliwość odczytania ich
numerów seryjnych. Koszt wysyłki wymienionych bonów ponosi uczestnik.
3) Unieważnianie bonów papierowych zgłoszonych przez uczestników jako
zaginione/skradzione oraz informowanie o unieważnionych bonach wszystkich
usługodawców, którzy są w Systemie bonów szkoleniowych.
4) Informowanie Dysponenta środków, o bonach papierowych zwróconych przez
uczestników.
Z komentarzem [BS10]: Z uwagi na kosztochłonność tego
elementu zamówienia zrezygnowano z pokrywania kosztów
przesyłek z dokumentami rozliczeniowymi w ramach projektu.
Założono, że koszt ten będzie ponoszony przez usługodawców. W
związku z powyższym nie jest też zasadne ograniczanie możliwej
liczby wysyłek.
Z komentarzem [BS11]: Opis Przedmiotu Zamówienia
uzupełniono o wskazaną przez Wykonawców procedurę dla bonów
elektronicznych.
Proszę o przedstawienie analogicznych procedur dla bonów w systemie elektronicznym.
Odpowiedź nr 1:
ad 1)
W przypadku systemu bonów elektronicznych (monitorowanych na bieżąco w systemie
informatycznym) problem zwrotu bonów nie występuje. Po upływie terminu ważności bonów
lub w okresie obsługi systemu przez Operatora (na wniosek uczestnika) istnieje możliwość
zwrotu wkładu własnego od niewykorzystanych bonów.
ad 2)
Prawdopodobieństwo zniszczenia karty jest dużo mniejsze niż w przypadku bonów
papierowych, natomiast istnieje ryzyko ściągnięcia w systemie przez usługodawcę błędnej
ilości jednostek. W takiej sytuacji jest możliwe dokonanie korekty, po uprzednim kontakcie
z klientem i ustaleniu stanu faktycznego.
Ad 3) i 4)
W systemie bonów elektronicznych problem nie występuje.
Odpowiedź nr 2:
W systemie bonów elektronicznych opisane procedury nie występują.
WUP:
W przypadku bonów papierowych założono, że uczestnik przekazuje bony szkoleniowe
przedstawicielowi usługodawcy, nie rzadziej niż raz dziennie na zakończenie dnia
szkoleniowego.
Proszę o przedstawienie procedury właściwej dla bonów w systemie elektronicznym.
Z komentarzem [BS12]: Założenia w zakresie częstotliwości
przekazywania bonów usługodawcy nie uległy zmianie.
5
Odpowiedź nr 1:
Nie ma przeciwwskazań, żeby w systemie bonów elektronicznych usługodawca pomniejszał
zrealizowane jednostki każdego dnia, analogicznie, jak w przypadku bonów papierowych.
Odpowiedź nr 2:
W proponowanym przez nas systemie również istnieje możliwość „spalania” kodów na
zakończenie każdego dnia szkoleniowego.
WUP:
Proszę o odniesienie się do założeń w zakresie stworzenia narzędzia informatycznego
wspierającego obsługę Systemu bonów szkoleniowych oraz wskazanie, które z elementów
narzędzia są najbardziej kosztochłonne.
Odpowiedź nr 1:
Bezpośrednio nie zajmujemy się tworzeniem narzędzi informatycznych i nie jesteśmy
zainteresowani tą częścią zamówienia.
Odpowiedź nr 2:
Dużym minusem założeń w zakresie narzędzia informatycznego jest konieczność pracy na
istniejącym już kodzie źródłowym. Dużo łatwiej zrobić nowe narzędzie niż wpasować się w to
co już jest. Ponadto zasadne byłoby przygotowanie specyfikacji technicznej do
przedstawionych założeń.
Najbardziej kosztochłonnymi elementami narzędzia są następujące funkcjonalności:
kalendarz dla doradców zawodowych, przypisywanie uczestnika przez usługodawcę do
konkretnego szkolenia, monitorowanie zdawalności i wymagania wydajnościowe,
wymagania w zakresie utrzymania narzędzia (24 godzinna asysta techniczna, czas reakcji
na zgłoszenie w ramach gwarancji wynoszący 2 godziny) oraz możliwość audytu kodu
źródłowego przez specjalistyczną firmę.
Odpowiedź nr 3:
W systemie informatycznym obsługującym bony elektroniczne mamy gotową funkcjonalność
do wprowadzania ofert dla klientów. Istnieje możliwość udostępnienia jej na potrzeby
zamieszczania ofert szkoleniowych przez usługodawców i firmowania przez Państwa.
Wówczas nie byłoby konieczne przebudowywanie karty usługi na stronie
www.bonyszkoleniowe.pl. Ponadto, zasadne byłoby udostępnienie przez Państwa założeń
technicznych dotyczących strony www.bonyszkoleniowe.pl.
Odpowiedź nr 4:
W przedstawionej specyfikacji brak informacji na temat założeń technologicznych
dotyczących istniejącej już strony www.bonyszkoleniowe.pl.
WUP:
W związku z Państwa doświadczeniem w produkcji druków zabezpieczonych proszę
o informację na temat optymalnych zabezpieczeń bonów, które nie ograniczają rynku (są
możliwe do przygotowania przez wszystkich potencjalnych Wykonawców zajmujących się
produkcją bonów papierowych). Ponadto, proszę o opinię dot. przewagi bonów papierowych
nad bonami elektronicznymi?
Odpowiedź nr 1:
Najbardziej charakterystycznymi zabezpieczeniami bonów są:
1) Zabezpieczenia w papierze:
a) znak wodny – jest to rysunek widoczny w świetle przechodzącym składający się
z jaśniejszych i ciemniejszych linii. Efekt taki można uzyskać wyłącznie
w specjalnym procesie produkcji papieru poprzez zróżnicowanie grubości masy
papierniczej w określonych fragmentach rysunku. Istnieje prosty sposób na
stworzenie „ala” znaku wodnego – w grafice na papierze offsetowym poprzez
6
Z komentarzem [BS13]: Nie skorzystano z rekomendacji w
związku z tym, że Zamawiający nie posiada odpowiednich zasobów
kadrowych, finansowych i czasowych do przygotowania takiego
dokumentu.
Z komentarzem [BS14]: Zgodnie z sugestią zmniejszono
wymagania wydajnościowe.
Z komentarzem [BS15]: Nie skorzystano z możliwości takiego
rozwiązania, z uwagi na planowaną w projekcie zmianę operatorów i
potrzebę uniezależnienia narzędzia od jednego Wykonawcy.
Z komentarzem [BS16]: Opis Przedmiotu Zamówienia
uzupełniono o informacje techniczne dotyczące strony
www.bonyszkoleniowe.pl.
Z komentarzem [BS17]: W związku z dopuszczeniem
możliwości realizacji w ramach projektu różnych systemów
bonowych, które mogą posiadać różnorodne, specyficzne dla danego
systemu zabezpieczenia, zrezygnowano z określania w OPZ
szczegółowych wymagań w tym zakresie. Poziom zabezpieczeń
będzie podlegał ocenie, zgodnie z kryteriami oceny.
odpowiednie zastosowanie kolorów (cieni), które obrazują zgrubienia, ale nimi nie
są. Znak wodny powinien być dedykowany wyłącznie danemu Wykonawcy;
b) włókna zabezpieczające – umieszczane są w strukturze papieru, widzialne
w świetle dziennym lub aktywne w świetle UV.
2) Zabezpieczenia w druku:
a) hologram – optyczny znak zabezpieczający, który w odczycie daje dwa
niezależne od siebie obrazy przestrzenne. Na rynku istnieje wiele maszyn
holograficznych i firm które produkują hologramy. Jednak właściwym
zabezpieczeniem są tylko te hologramy, które są zindywidualizowane
tj. charakterystyczne i zastrzeżone tylko dla danego Wykonawcy. Istotne jest,
żeby hologram zabezpieczający bon nie był dostępny w hurtowni, w której każdy
może go kupić i wykorzystać do sfałszowania bonów.
b) gilosze – wielobarwny rysunek powstały z cienkich przecinających się linii.
Ponadto, w procesie produkcji bonów niezwykle ważne są procedury bezpieczeństwa druku
obowiązujące u danego Wykonawcy.
Weryfikacja bonów i ich zabezpieczeń możliwa jest na kilka sposobów:
a) okiem
b) za pomocą prostych urządzeń np. lupa, czytnik lub lampa z promieniami UV;
c) za pomocą przyrządów laboratoryjnych.
Najważniejszym elementem decydującym o przewadze bonu papierowego nad bonem
elektronicznym jest poczucie klienta, że otrzymując bony dostaje pieniądze stanowiące
konkretną i realną pomoc materialną.
Przy dużych zamówieniach istnieje możliwość druku bonów partiami. Przy partiach
wynoszących ok 1 mln sztuk druk ten nie powoduje różnicy w cenie.
Czas niezbędny do przygotowania indywidualnego znaku wodnego wynosi ok. 1 miesiąca.
WUP:
Co wpływa na bardzo wysokie koszty obsługi systemu bonów szkoleniowych przedstawione
na etapie szacowania wartości zamówienia.
Odpowiedź nr 1:
Na wysokie koszty obsługi systemu wpływają m. in.: założenia dotyczące funkcjonowania
Telefonicznego Biura Obsługi Klienta, konieczność archiwizacji dokumentów rozliczeniowych
przez Operatora, konieczność wysyłania przesyłką pocztową różnego rodzaju dokumentów
projektowych takich jak: korekty zaświadczeń o pomocy de minimis, noty księgowe itp. oraz
pokrywanie kosztów przesyłek z dokumentacją rozliczeniową od usługodawców. Ponadto,
koszty obsługi generują: wysokość kar umownych, krótkie terminy na realizację
poszczególnych etapów systemu bonowego (np. standardowy termin na dokonanie
rozliczenia i przesłanie płatności to 21 dni a w założeniach projektu 5 dni) oraz w przypadku
braku środków na rachunku bankowym Zamawiającego możliwość wydłużenia terminu
płatności dla Operatora do 60 dni.
Załączniki:
1. Założenia Podmiotowego Systemu Finansowania szkoleń dla osób indywidualnych
w ramach projektu pn. „Kierunek Kariera”.
Sporządziła: Beata Sikora, 08.04.2016 r.
Zatwierdził: Kierownik Projektu – Małgorzata Dudziak, 08.04.2016 r.
7
Z komentarzem [BS18]: Zmieniono założenia dot. TBOK.
Z komentarzem [BS19]: Przeniesiono ten koszt na
usługodawców.
Z komentarzem [BS20]: Wydłużono termin na rozliczenie
bonów do 10 dni roboczych.