Poradnik Beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia zaliczki

Poradnik Beneficjenta w zakresie prawidłowego rozliczenia zaliczki oraz aktualizacji harmonogramów rzeczowo – finansowych część 3b
(plan finansowy / harmonogram Płatności)
Uwagi ogólne:
WAŻNE dotyczące faktur zaliczkowych (wykazywanych we wnioskach o płatność) oraz protokołów odbioru
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka,
2007-2013 4.3 (Podrozdział 3 –Warunki przejrzystości i dokumentowania wydatków kwalifikowalnych) Kwalifikowalność poniesionych
wydatków oceniana jest poprzez weryfikację opłaconych faktur, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej lub innych
dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, zaakceptowanych przez IZ, albo zestawienia faktur lub dokumentów, przedstawianych przez
beneficjenta w celu otrzymania dofinansowania. Sprawdzeniu podlegają w szczególności następujące kwestie:(…)
e) czy prace/usługi/dostawy, w związku z realizacją których wydatek został poniesiony, zostały faktycznie wykonane (weryfikacja dokonywana
jest m.in. na podstawie dokumentów.
Zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Zarządzającej IZ w sprawie rozliczania zaliczek wypłaconych wykonawcom (rozliczenia zaliczek na
podstawie faktur zaliczkowych wystawionych przez wykonawców) istotą zastrzeżeń jest brak powiązania zaliczki przekazanej na rzecz
wykonawcy przez Beneficjenta z rzeczową realizacją projektów. Konsekwencją powyższego, jest brak możliwości rozliczania faktur
zaliczkowych przedkładanych we wnioskach o płatność, pomimo niezrealizowania przez beneficjenta działań w projekcie (brak protokołów
odbioru, potwierdzających wykonanie usługi/dostaw/robót).
W związku z powyższym IW każdorazowo bada powiązanie rozliczanych wydatków ponoszonych w projekcie na podstawie faktur
zaliczkowych z rzeczowym zaawansowaniem / stanem realizacji projektu oraz przedstawionymi dokumentami. Weryfikacja rzeczowej realizacji
projektu odbywa się m.in. na podstawie analizy przedłożonych dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania, lub
1
na podstawie częściowych odbiorów poszczególnych etapów zleconego do realizacji przedsięwzięcia. Oznacza to, iż w przypadku wypłacenia
przez Beneficjenta działania 8.3 / 8.4 zaliczki, która podczas rozliczenia (wykazania jej we wniosku o płatność) nie będzie miała pokrycia w
realizacji konkretnego działania / wykonania konkretnego etapu projektu potwierdzonego odpowiednią dokumentacją w tym np. protokołem
odbioru uznana zostanie każdorazowo za wydatek niekwalifikowalny.
W przypadku wystąpienia w umowie zawartej między Beneficjentem PO IG a wykonawcą zapisów dotyczących zaliczek, informujemy, iż
zapisy umowy dotyczącej usług/dostaw robót, realizowanych w ramach projektu zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą nie są wiążące
dla Instytucji Wdrażającej (IW). Dotyczy to także harmonogramów płatności. IW nie jest stroną tego typu umów. Nie zatwierdza również ich
zapisów. Pozostają one w gestii Beneficjenta i jego obowiązkiem jest skonstruowanie ich w sposób zgodny z zasadami rozliczania wydatków w
projektach, w tym w szczególności z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (pkt. 4.3). Obowiązkiem IW jest natomiast weryfikacja czy spełnione zostały wszystkie warunki konieczne
do uznania wydatków za kwalifikowalne.
Harmonogramy Rzeczowo-Finansowe 3A/ 3B– sposób przygotowania.
1. Wnioski sprawozdawcze wykazujemy w harmonogramie 3b jako kwota 0,00 (w wierszu środki wnioskowane w formie refundacji).
Beneficjent zobowiązany jest pod rygorem rozwiązania Umowy z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia, do przedkładania do
Instytucji Wdrażającej wniosku o płatność pośrednią. Wniosek ten zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie powinien być składany co 3
miesiące licząc od momentu podpisania Umowy w terminie 30 dni od zakończenia danego okresu sprawozdawczego, określonego w
Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu stanowiącego załącznik do Umowy o Dofinansowanie. Brak wydatków po stronie
Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji Projektu
(częścią sprawozdawczą),
2. Na Beneficjencie działania 8.3 oraz 8.4 ciąży obowiązek prawidłowego rozliczenia zaliczki. Jej terminy oraz wysokości zapisane są w
najbardziej aktualnym i zaakceptowanym przez IW harmonogramie rzeczowo – finansowym część 3b stanowiącym załącznik do umowy o
dofinansowanie. Należy również pamiętać, iż zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie dla naborów i umów podpisanych do 2013r.
kwota dofinansowania w formie dotacji celowej, o której mowa w § 4 ust. 1 lit. b przekazana w formie zaliczki powinna być wykorzystana
2
zgodnie z art. 150 ustawy o finansach publicznych do: 31 grudnia danego roku kalendarzowego, a nie rozliczoną część zaliczki
Beneficjent zobowiązany jest zwrócić na rachunek budżetu państwa wskazany przez Instytucję Wdrażającą w terminie do dnia 15 stycznia
następnego roku kalendarzowego. Jednocześnie, zaznacza się, iż Beneficjenci do 15 stycznia mogą zwrócić jedynie 15% części
budżetowej niewykorzystanej części zaliczki. Pozostałe 85% (niewykorzystanej części zaliczki) pochodzących z EFRR-u Beneficjent może
pozostawić na koncie projektowym. IW zwrócone 15% wypłaca automatycznie na początku kolejnego roku budżetowego, co oznacza, iż nie
ma obowiązku składania dodatkowego wniosku o płatność obejmującego wyłącznie 15% części dotacji celowej. WAŻNE: należy
pamiętać, iż środki pozostałe na koncie projektowym (w wys. 85% nierozliczonej zaliczki) nie mogą być wydatkowane do momentu
ponownego przekazania przez IW części dotacji celowej (stanowiącej 15% zwróconej zaliczki). W związku z powyższym, dla
zachowania przejrzystości rozliczeń, IW zaleca dokonywania zwrotów 100% niewykorzystanej części zaliczki.
3. Zgodnie z § 4 ust 11 działania 8.4 „Ostateczny termin rozliczenia całości Płatności zaliczkowej, w częściach wymienionych w ust. 6 lit a)
czyli płatności z budżetu środków europejskich przekazywanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w proporcji 85% i b) czyli dotacji
celowej pochodzącej z publicznych środków krajowych w proporcji 15%, upływa w dniu 10 grudnia roku, w którym została przyznana
zaliczka.
4. Przy składaniu wniosków o płatność należy zwrócić uwagę na terminy wynikające z § 16 (dla działania 8.4, w działaniu 8.3 nr paragrafu
może ulec zmianie) postanowienia końcowe umowy o dofinansowanie gdzie dla naborów do 2012r. obowiązywał zapis:
 Strony ustalają, że: dzień złożenia dokumentów w Instytucji Wdrażającej przyjmuje się dzień ich wpływu do odpowiedniej Instytucji;
Dla naborów od 2012 obowiązuje zapis:

Strony ustalają, że: dzień złożenia dokumentów w Instytucji Wdrażającej przyjmuje się dzień jego nadania;
3
Przykład 1:
Prawidłowe rozliczenie zaliczki w kontekście zasady zwrotu niewykorzystanych do końca roku kalendarzowego środków.
O pierwszą transzę zaliczki w wysokości 100 000 PLN Beneficjent zawnioskował w październiku 2013r. z uwagi na niewydatkowanie jej w
bieżącym roku obrachunkowym pod koniec grudnia zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie zwrócił 15%, które to w styczniu zostały
ponownie wypłacone przez IW na konto projektowe, bez konieczności ponownego wnioskowania ze strony Beneficjenta. Jednocześnie z uwagi
na wymóg sprawozdawczości w styczniu obowiązkowo złożył wniosek sprawozdawczy. Całość zaliczki została rozliczona w kwietniu 2014r.
Razem
Etapy projektu
realizacja
1001 500,00
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
marzec
kwiecień
luty
styczeń
listopad
grudzień
wrzesień
październik
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
2015
15 000,00
100 000,00
0,00
0,00
100 000,00
Wnioski złożone
w celu
rozliczenia
zaliczki
Środki
wnioskowane w
formie refundacji
luty
15 000**
styczeń
listopad
październik
wrzesień
lipiec
sierpień
czerwiec
maj
kwiecień
grudzień
15 000,0*
Zwroty środków
2014
100 000,00
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki
luty
2013
marzec
2007-2010
styczeń
Zaliczka /
refundacja
4
*- zwrot dotyczy 15% dotacji celowej z budżetu Państwa,
**- wypłata dotyczy 15% dotacji celowej z budżetu Państwa.
Przykład 2:
Przysunięcie rozliczenia zaliczki w kontekście jej prawidłowego rozliczenia:
Beneficjent zgodnie z pierwotnie zaakceptowanym harmonogramem przewidział wnioskowanie o dwie transze zaliczki w styczniu i maju 2014r.
rozliczenia miały nastąpić w kwietniu oraz sierpniu 2014r. Jednakże z uwagi na opóźnienia w trakcie realizacji projektu złożył aktualizację
harmonogramów. Aktualizacja wpłynęła w pierwotnym terminie rozliczenia zaliczki czyli w kwietniu 2014r. w związku z czym nie będą
naliczone odsetki jak dla zaległości podatkowych. W harmonogramie Beneficjent przewidując stopień zaawansowania prac rozbił rozliczenie
pierwszej jak i drugiej transzy zaliczki na dwa oddzielne wnioski o płatność.
Przypominamy:
Każdorazowo wniosek o płatność końcową musi stanowić minimum 5% wartości dofinansowania oraz stanowić wniosek refundacyjny.
5
200 000,00
Zwroty środków
0,00
200 000,00
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
2014
Środki
wnioskowane w
formie refundacji
0,00
100 000,00
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
2013
100 000,00
100 000,00
Wnioski złożone
w celu
rozliczenia
zaliczki
2007-2010
100 000,00
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki
marzec
Zaliczka /
refundacja
luty
styczeń
2015
Razem
Pierwotny harmonogram:
Etapy projektu
realizacja
6
200 000,00
Zwroty środków
0,00
200 000,00
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
2014
Środki
wnioskowane w
formie refundacji
0,00
85 000,00
20 000,00
100 000,00
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
2013
50 000,00
50 000,00
Wnioski złożone
w celu
rozliczenia
zaliczki
2007-2010
100 000,00
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki
marzec
Zaliczka /
refundacja
luty
styczeń
2015
Razem
Zaktualizowany harmonogram.
Etapy projektu
realizacja
7
Przykład 3:
Zwroty niewykorzystanej części zaliczki, przysunięcie rozliczenia zaliczki aktualizacja harmonogramów.
Sytuacja wyjściowa jak w przykładzie 2.
Zmiany:
Beneficjent przewidując, iż nie rozliczy w pierwotnym terminie całości otrzymanej zaliczki zaktualizował w kwietniu harmonogram oraz w tym
samym miesiącu zwrócił 25 000,00 PLN tym samym w pierwotnym terminie rozliczył całość pierwszej transzy zaliczki w związku z
powyższym nie będą naliczane odsetki. Analogiczna sytuacja miała miejsce podczas rozliczania drugiej transzy zaliczki. Beneficjent
każdorazowo najpóźniej w miesiącu w którym miała być rozliczana zaliczka (z wyprzedzeniem) aktualizował harmonogramy czym ustrzegł się
od naliczania odsetek. W grudniu z uwagi na niewydatkowanie pozostałej części zaliczki zwrócił wymaganą do rozliczenia 100% kwotę.
Przypominamy:
Każdorazowo wniosek o płatność końcową musi stanowić minimum 5% wartości dofinansowania oraz stanowić wniosek refundacyjny.
8
200 000,00
Zwroty środków
0,00
200 000,00
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
2014
Środki
wnioskowane w
formie refundacji
0,00
100 000,00
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
2013
100 000,00
100 000,00
Wnioski złożone
w celu
rozliczenia
zaliczki
2007-2010
100 000,00
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki
marzec
Zaliczka /
refundacja
luty
styczeń
2015
Razem
Pierwotny harmonogram
Etapy projektu
realizacja
9
155 000,00
20 000,00
40 000,00
45 000,00
200 000,00
100 000,00
Środki
wnioskowane w
formie refundacji
10
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
2014
0,00
Wnioski złożone
w celu
rozliczenia
zaliczki
20 000,00
25 000,00
2013
20 000,00
Zwroty środków
75 000,00
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
sierpień
lipiec
czerwiec
maj
kwiecień
2007-2010
100 000,00
Środki
wnioskowane w
formie zaliczki
marzec
Zaliczka /
refundacja
luty
styczeń
2015
Razem
Zaktualizowany harmonogram
Etapy projektu
realizacja
Przypadki najczęściej popełnianych błędów skutkujących naliczeniem odsetek oraz zwrotem dofinansowania
Przykład 1



100 000,00 PLN – styczeń 2014 - wypłacona zaliczka,
100 000,00 PLN – kwiecień 2014 - termin złożenia rozliczenia zaliczki,
100 000,00 PLN – maj 2014 – faktyczny termin złożenia rozliczenia zaliczki,
W ww. przykładzie Beneficjent złożył wniosek o płatność na kwotę lecz nie w terminie wynikającym z harmonogramu 3b. Naliczone zostaną
odsetki jak dla zaległości podatkowych. Sytuacji (naliczenia odsetek) można było uniknąć w przypadku złożenia w kwietniu 2014r.
aktualizacji harmonogramów.
Przykład 2




100 000,00 PLN – styczeń 2014 - wypłacona zaliczka,
100 000,00 PLN – kwiecień 2014 - termin złożenia rozliczenia zaliczki,
80 000,00 PLN – kwiecień 2014 – faktyczny termin złożenia rozliczenia zaliczki,
20 000,00 PLN – maj 2014 – zwrot pozostałej części zaliczki
W ww. przykładzie Beneficjent złożył wniosek o płatność w terminie ale nie na kwotę wynikającą z harmonogramu 3b. Naliczone zostaną
odsetki jak dla zaległości podatkowych od kwoty 20 000,00 PLN od momentu wypłaty zaliczki do momentu dokonania zwrotu. Sytuacji
(naliczenia odsetek) można było uniknąć w przypadku złożenia w kwietniu 2014r:


aktualizacji harmonogramów polegającej na przeniesieniu rozliczenia kwoty 20 000,00 PLN na miesiąc maj.
zwrocie niewykorzystanej części zaliczki w kwocie 20 000,00 PLN w miesiącu kwietniu.
Przykład 3



100 000,00 PLN – styczeń 2014 - wypłacona zaliczka,
100 000,00 PLN – kwiecień 2014 - termin złożenia rozliczenia zaliczki,
50 000,00 PLN – maj 2014 – faktyczny termin złożenia rozliczenia zaliczki,
11

50 000,00 PLN – czerwiec 2014 – zwrot pozostałej części zaliczki
W ww. przykładzie Beneficjent nie złożył wniosku o płatność w terminie oraz na kwotę wynikającą z zaakceptowanego harmonogramu 3b.
Naliczone zostaną odsetki jak dla zaległości podatkowych. Sytuacji (naliczenia odsetek) można było uniknąć w następujących przypadkach:


złożenia w kwietniu 2014r. aktualizacji harmonogramów polegających na zmianie terminu oraz kwoty rozliczenia zaliczki na miesiąc
maj oraz czerwiec.
zwrocie niewykorzystanej części zaliczki w miesiącu kwietniu oraz złożeniu wniosku o płatność rozliczającego pozostała część zaliczki.
Kwalifkowalność poniesionych wydatków a brak aktualizacji harmonogramów
Informujemy, iż w przypadku przekroczenia wartości kosztów kwalifikowalnych w ramach danej kategorii w ramach rozliczanego wniosku o
płatność Beneficjent nie przedłoży we wcześniejszym terminie stosownej aktualizacji harmonogramów rzeczowo – finansowych w tym w
szczególności części 3a wraz z tabelą przesunięć zamieszczoną na internetowej stronie WWPE wydatki w ramach wniosku o płatność zostaną
zakwalifikowane wyłącznie do wartości kategorii z ostatniego zaakceptowanego harmonogramu.
Jednocześnie WWPE przypomina iż środki przekazane w ramach umowy o dofinansowanie mogą być poniesione jedynie na wydatki
kwalifikowane związane z realizacją projektu, które zostały zaakceptowane we Wniosku o Dofinansowanie stanowiącym załącznik do
umowy.
Działanie 8.4 - Dokonywanie zapłaty z konta zaliczkowego w odpowiednich proporcjach + przykład.
Stosunkowo częstym błędem Beneficjentów działania 8.4 jest nieprawidłowe wydatkowanie środków w proporcji dofinansowanie a wkład
własny. Beneficjenci przyjmują nieprawidłowy sposób regulowania płatności projektowych, gdyż wydatki przedstawione do rozliczenia są
pokrywane w 100% z zaliczki, a wkład własny wnoszony jest dopiero przed złożeniem do IW wniosku rozliczającego zaliczkę. Należy pamiętać,
12
że wkład własny należy przelewać na konto projektowe przed dokonaniem płatności za poszczególne wydatki, tak aby każda płatność była
realizowana zgodnie z umową, czyli proporcjonalnie w podziale na dofinansowanie i wkład własny.
Przykład:
Beneficjent działania 8.4 z 70% wartością dofinansowania.
1. Beneficjent dnia 10 stycznia 2014r. otrzymał dofinansowanie w formie zaliczki w wysokości 100 000,00 PLN.
2. Dnia 14 stycznia 2014r. odebrał wykonaną usługę co potwierdzała dokumentacja oraz protokół odbioru.
3. Tego samego dnia 14 stycznia 2014r.wystawiona została faktura na kwotę netto 100 000,00 PLN plus podatek VAT co sumarycznie dało
kwotę 123 000,00 PLN.
4. Dnia 15 stycznia 2014r. dokonał przelewu z konta firmowego na konto projektowe wkład własny stanowiący 30% wkładu kosztów
kwalifikowalnych oraz pozostałą część wydatków niekwalifikowalnych jaką stanowi podatek VAT:
 30 000,00 PLN – wkład własny wydatków kwalifikowalnych,
 23 000,00 PLN – podatek VAT
Sumarycznie 53 000,00 PLN
5. 17 stycznia 2014r. dokonał płatności na rzecz usługodawcy z konta projektowego:
 70 000,00 PLN – wartość dofinansowania,
 53 000,00 PLN – wkład własny uwzględniający koszty niekwalifikowalne.
Wskaźniki produktu i rezultatu w kontekście Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
Beneficjent zawierający z IP II Umowę o dofinansowanie zobowiązuje się do przestrzegania postanowień tejże Umowy, z której wprost wynika
z § 2 ust. 6, iż to Beneficjent zobowiązany jest do przekazywania IW/IP II stopnia lub podmiotom przez nią upoważnionym, na każde ich
wezwanie, informacji i wyjaśnień na temat realizacji Projektu, w tym także do przedkładania dokumentów lub ich poświadczonych kopii, w
terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. Zgodnie z § 7 ust. 2 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany przekazać do Instytucji
Wdrażającej / Instytucji Pośredniczącej II stopnia wraz z wnioskiem o płatność dokumenty potwierdzające wykonanie rzeczowe Projektu, w
13
zakresie wynikającym z Harmonogramu rzeczowo – finansowego Projektu. Ponadto § 7 ust. 5 Umowy, IW/IP II stopnia monitoruje realizację
Projektu, a w szczególności osiąganie wskaźników Projektu w terminach i wielkościach określonych w Umowie lub we wniosku o
dofinansowanie. Beneficjent ma obowiązek przedkładania na żądanie IW/IP II stopnia informacji o osiągniętych wskaźnikach w okresie
trwałości Projektu. Zgodnie z § 9 ust. 1 Umowy, WWPE posiada uprawnienia w zakresie przeprowadzania kontroli Projektu. To Beneficjent
zobowiązany jest do dochowania standardów, a tym samym do umożliwienia przeprowadzenia kontroli i weryfikacji realizacji Projektu. Zgodnie
z powyższym, Beneficjent zobowiązany jest także do przekazywania informacji o beneficjentach ostatecznych. Co więcej zgodnie z
przedłożonym oraz zaakceptowanym wnioskiem o dofinansowanie. Przekazane do WWPE informacje o realizacji projektu służą wyłącznie w
celu kontroli jego poprawności jak również wydatkowania środków publicznych w tym tych pochodzących z środków budżetu UE.
WWPE prowadzi ochronę danych osobowych oraz wrażliwych zgodnie z przyjętymi wysokimi standardami. Oczywiście zachowując przy tym
możliwą przejrzystość wykorzystania środków publicznych z UE na realizację Projektów. Równocześnie zaznaczyć należy, że WWPE ma
wdrożoną Politykę Bezpieczeństwa Informacji.
Nadmienić należy, że przyjmuje się aby w przekazywanej przez Beneficjenta dokumentacji zawierającej dane wrażliwe usunięte zostały
dane osobowe. Poprawną praktyką jest aby ci Beneficjenci, którzy jako wskaźnik mają założone podpisane umowy każdorazowo numerowali je
tak aby przy ukrywaniu danych osobowych oraz wrażliwych nie zachodziło podejrzenie, iż przedstawiany jest jeden tylko wzór umowy.
Niemniej jednak IW upoważniona jest do kontroli na miejscu realizacji projektu wszelkiej dokumentacji bezpośrednio związanej z działaniami
objętymi umową o dofinansowanie w tym również umów zawartych pomiędzy Beneficjentem a osobami objętymi oraz wpisanymi jako
Beneficjenci Ostateczni projektu.
14