Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo

Strona 1
Instrukcja obiegu i kontroli
dokumentów finansowo-księgowych
w projekcie „Kadry dla Gospodarki”
realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 2
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
Poznań 2010
I. Postanowienia ogólne
1.
Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w
projekcie
„Kadry
dla
Gospodarki”
(KdG),
realizowanym
na
Uniwersytecie
Ekonomicznym w Poznaniu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni.
2.
W przedmiocie „Instrukcji...” maja zastosowanie następujące akty prawne i dokumenty:
− Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 694 ze
zm.),
− Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104,
ze zm.), Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. nr 54,
poz. 535 ze zm.)
− Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2005 nr 164 poz. 1365, ze. zm.),
− Ustawa Prawo zamówień publicznych ((Dz. U. z 2010, nr 113 poz. 759 ze zm.).),
− Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego: Zasady finansowania Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 21 grudnia 2010 r.,
− Zarządzenie nr 4/2005 Rektora Akademii Ekonomicznej w Poznaniu z dnia 1 lutego
2005r. w sprawie wprowadzenia i stosowania Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
Akademii Ekonomicznej w Poznaniu,
− Zarządzenie nr 42/2010 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 15
listopada 2010 roku w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu zamówień
publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu.
3.
Podstawa zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt
dokonania operacji gospodarczych. Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z
rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, powinny być
kompletne i bez błędów rachunkowych.
3.1. Dowód księgowy powinien zawierać:
− nazwę i adres wystawcy i odbiorcy dowodu księgowego (określenie stron operacji
gospodarczej),
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 3
− NIP wystawcy i odbiorcy w przypadku faktur i rachunków wystawianych przez
przedsiębiorców niebędących płatnikami VAT,
− datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której
dowód dotyczy,
− nazwę operacji gospodarczej oraz jej wartość, ilość i cenę jednostkową – jeżeli jest to
możliwe – w jednostkach naturalnych,
−
podpis wystawcy i/lub odbiorcy dowodu:
rachunek wystawiony przez przedsiębiorcę niebędącego płatnikiem VAT musi być
podpisany przez wystawcę,
rachunki do umów cywilnoprawnych wymagają podpisu obu stron,
faktury nie muszą być podpisane przez żadną ze stron.
− numer dowodu księgowego,
− potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez
nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazanie miesiąca księgowania, a także
kont księgowych, na których dokonano zapisów.
3.2. Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach źródłowych
zewnętrznych – obcych i własnych - można korygować tylko innym dokumentem
zawierającym sprostowanie.
3.3. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dowód księgowy
dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym, może być wystawiony w
języku obcym, jednak opis dowodu powinien być w języku polskim.
3.4. Zakupy rzeczowych składników majątkowych powinny być udokumentowane
wyłącznie fakturami lub rachunkami. Dowody zapłaty, wpłaty do kasy lub inne
dokumenty nie mogą być uważane za dowody księgowe i nie stanowią podstawy do
zaksięgowania zakupu.
II. Postanowienia szczegółowe
Obieg dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w projekcie „Kadry dla
Gospodarki” uzależniony jest od sposobu realizacji zamówienia. Występują
dwa rodzaje zamówień: zamówienia standardowe realizowane w ramach zamówień
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 4
ogólnouczelnianych oraz zamówienia celowe wynikające ze specyfiki projektu.
Procedura obiegu dokumentów przebiega według następujących etapów.
A. Zakupy standardowe realizowane w ramach zamówień ogólnouczelnianych,
takich jak np. materiały biurowe, sprzęt komputerowy, inne usługi itp.
1.
Pracownik stwierdzający brak niezbędnych do realizacji zadań materiałów wypełnia
zapotrzebowanie na druku przygotowanym dla projektu KdG, który jest dostępny na
stronie internetowej projektu [www.kdg.ue.poznan.pl]. Pracownik dokonuje opisu
przedmiotu zamówienia ze wskazaniem parametrów technicznych, technologicznych i
standardów jakościowych oraz szacunkowych kosztów zakupu. W kwestii opisu ww.
parametrów pracownik kontaktuje się ze specjalistami z odpowiednich komórek UEP
uprawnionych do dokonania zakupów. Pracownik składający zapotrzebowanie
zobowiązany jest nadzorować obieg dokumentacji związanej z realizacją
zamówienia.
2.
W przypadku materiałów biurowych standardowych zapotrzebowanie musi być
wypełnione co najmniej 14 dni przed planowanym wykorzystaniem materiałów. W
przypadku materiałów niestandardowych zapotrzebowanie musi być wypełnione i
przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania co najmniej 21 dni przed planowanym
wykorzystaniem materiałów.
3.
Wypełnione zapotrzebowanie zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania,
który dokonuje akceptacji składając podpis pod zapotrzebowaniem oraz wskazuje nr
zadania i nazwę pozycji w budżecie.
4.
Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez koordynatora zadania zapotrzebowanie
zostaje przekazane do sprawdzenia pod względem finansowym do specjalisty ds.
finansowych, który potwierdza zgodność składając parafkę na dokumencie.
5.
Po potwierdzeniu zgodności wydatków z planem finansowym projektu zapotrzebowanie
zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi projektu. Koordynator projektu
dokonuje akceptacji poprzez złożenie podpisu pod zapotrzebowaniem.
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 5
6.
Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez Koordynatora projektu następuje przekazanie
dokumentu do odpowiednich komórek UEP uprawnionych do dokonania zakupów.
7.
Komórka UEP uprawniona do dokonywania zakupów wydaje opinie, dokonuje
weryfikacji wartości i składa propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z
uzasadnieniem. Opinia zostaje opatrzona datą, pieczątką i podpisem.
8.
Zapotrzebowanie przekazywane jest do głównego specjalisty ds. zamówień publicznych.
Nie dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane w ramach już rozstrzygniętych
postępowań lub na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli
zostało to pisemnie stwierdzone poprzez komórkę uprawnioną na formularzu
zapotrzebowania.
9.
Wydanie opinii przez głównego specjalistę ds. zamówień publicznych i opatrzenie jej
datą, pieczątką i podpisem (w przypadku zamówień powyżej kwot określonych w
przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. –
Prawo zamówień publicznych również opinia członków Komisji Przetargowej). Nie
dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane w ramach już rozstrzygniętych
postępowań lub na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli
zostało to pisemnie stwierdzone poprzez komórkę uprawnioną na formularzu
zapotrzebowania.
10. Przekazanie zapotrzebowania do rektora, prorektora lub kanclerza.
11. Akceptacja zapotrzebowania przez rektora, prorektora lub kanclerza.
12. Realizacja zakupu przez komórkę uprawnioną.
13. Wystawienie faktury przez wykonawcę – faktury potwierdzające zakupy finansowanie z
budżetu projektu „Kadry dla Gospodarki” mogą zawierać wyłącznie towary lub usługi
wynikające z realizacji projektu; faktury te nie mogą zawierać towarów i usług
finansowanych ze środków ogólnouczelnianych i/lub innych.
14. Odbiór faktury od wykonawcy zewnętrznego przez komórkę uprawnioną.
15. Odbiór faktury przez pracownika składającego zapotrzebowanie, który dokonuje
sprawdzenia zgodności otrzymanych materiałów z zapotrzebowaniem. Na odwrocie
dokumentu finansowego (faktury) dokonuje adnotacji o sprawdzeniu zgodności
otrzymanych produktów z zapotrzebowaniem i przekazuje fakturę specjaliście ds.
finansowych.
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 6
16. Specjalista ds. finansowych dokonuje opisania faktury zgodnie z wytycznymi
dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dokonuje akceptacji pod
względem formalnym – poprzez złożenie podpisu na dokumencie i wpisanie daty
zdarzenia.
17. Specjalista ds. finansowych przekazuje fakturę do akceptacji koordynatorowi projektu,
który dokonuje akceptacji merytorycznej wydatku i składa podpis na fakturze oraz
wpisuje datę zdarzenia.
18. Po dokonaniu akceptacji przez koordynatora projektu specjalista ds. finansowych lub
osoba wyznaczona przez koordynatora projektu przekazuje dokument do Działu
Finansowego UEP.
19. Kontrola formalno-rachunkowa przez upoważnionego pracownika Działu Finansowego
UEP.
20. Zatwierdzenie do zapłaty przez kanclerza, kwestora.
21. Dokonanie zapłaty – Dział Finansowy.
22. Dekretacja, księgowanie faktury.
23. Odbiór kopii kompletnej faktury przez pracownika składającego zamówienie i
dostarczenie łącznie z podpisaną umową (jeśli wystąpiła) do BP KdG.
B. Zakupy celowe dla
realizowanego projektu „Kadry
dla
Gospodarki”
przewidziane we wniosku o dofinansowanie i określone co do specyfikacji
przedmiotu
przedmiotu
zamówienia,
dostawcy
i
ceny,
np.
usługi
szkoleniowe,
przygotowanie strony internetowej itp.
W przypadku zakupów celowych przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, które
wykraczają poza kompetencje komórek wymienionych w Zarządzeniu nr 42/2010 Rektora
UEP, komórką uprawnioną do realizacji zamówień publicznych w ramach projektu jest Biuro
Projektu „Kadry dla Gospodarki” (BP KdG).
1.
Pracownik stwierdzający konieczność zamówienia usług przewidzianych we wniosku o
dofinansowanie wypełnia zapotrzebowanie na druku przygotowanym dla projektu KdG,
który jest dostępny na stronie internetowej projektu [www.kdg.ue.poznan.pl]. Pracownik
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 7
dokonuje opisu przedmiotu zamówienia podając również szacunkowy koszt zakupu. W
kwestii opisu przedmiotu zamówienia pracownik kontaktuje się ze specjalistami z
odpowiednich komórek UEP. Pracownik składający zapotrzebowanie zobowiązany
jest nadzorować obieg dokumentacji związanej z realizacją zamówienia.
2.
W przypadku realizacji zamówień celowych zapotrzebowanie musi być wypełnione i
przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania co najmniej 21 dni przed planowanym
terminem rozpoczęcia funkcjonowania przedmiotu zamówienia.
3.
Wypełnione zapotrzebowanie zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania,
który dokonuje akceptacji składając podpis pod zapotrzebowaniem oraz wskazuje nr
zadania i nazwę pozycji w budżecie.
4.
Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez koordynatora zadania zapotrzebowanie
zostaje przekazane do sprawdzenia pod względem finansowym do specjalisty ds.
finansowych, który potwierdza zgodność składając parafkę na dokumencie.
5.
Po potwierdzeniu zgodności wydatków z planem finansowym projektu zapotrzebowanie
zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi projektu. Koordynator projektu
dokonuje akceptacji poprzez złożenie podpisu pod zapotrzebowaniem.
6.
Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez Koordynatora projektu następuje przekazanie
dokumentu do głównego specjalisty ds. zamówień publicznych. Nie dotyczy to
zapotrzebowań, które będą realizowane na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo
zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez BP KdG na
formularzu zapotrzebowania.
7.
Wydanie opinii przez głównego specjalistę ds. zamówień publicznych i opatrzenie jej
datą, pieczątką i podpisem (w przypadku zamówień powyżej kwot określonych w
przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. –
Prawo zamówień publicznych również opinia członków Komisji Przetargowej). Nie
dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo
zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez BP KdG na
formularzu zapotrzebowania.
8.
Przekazanie zapotrzebowania do rektora, prorektora lub kanclerza.
9.
Akceptacja zapotrzebowania przez rektora, prorektora lub kanclerza.
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 8
10. Realizacja
zakupu.
Za realizację zakupu
odpowiedzialny jest zainteresowany
zamówieniem pracownik. Osoba ta zobowiązana jest również do przygotowania umowy
między UEP a dostawcą towarów lub usług. Przygotowanie umowy odbywa się przy
współpracy z radcami prawnymi oraz specjalistą ds. zamówień publicznych.
11. Wystawienie faktury przez wykonawcę – faktury potwierdzające zakupy finansowanie z
budżetu projektu „Kadry dla Gospodarki” mogą zawierać wyłącznie towary lub usługi
wynikające z realizacji projektu; faktury te nie mogą obejmować towarów i usług
finansowanych ze środków ogólnouczelnianych i/lub innych.
12. Odbiór faktury od wykonawcy zewnętrznego przez pracownika odpowiedzialnego za
realizację
zakupu
zapotrzebowaniem.
oraz
Na
sprawdzenie
odwrocie
zgodności
dokumentu
otrzymanych
finansowego
materiałów
(faktury)
z
osoba
odpowiedzialna za realizację zakupu dokonuje adnotacji o sprawdzeniu zgodności
otrzymanych produktów z zapotrzebowaniem i przekazuje fakturę specjaliście ds.
finansowanych.
13. Specjalista ds. finansowych dokonuje opisania faktury zgodnie z wytycznymi
dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dokonuje akceptacji pod
względem formalnym – poprzez złożenie podpisu na dokumencie i wpisanie daty
zdarzenia.
14. Specjalista ds. finansowych przekazuje fakturę do akceptacji koordynatorowi projektu,
który dokonuje akceptacji merytorycznej wydatku i składa podpis na fakturze oraz
wpisuje datę zdarzenia.
15. Po dokonaniu akceptacji przez koordynatora projektu specjalista ds. finansowych lub
osoba wyznaczona przez koordynatora projektu przekazuje dokument do Działu
Finansowego UEP.
16. Kontrola formalno-rachunkowa przez upoważnionego pracownika Działu Finansowego
UEP.
17. Zatwierdzenie do zapłaty przez kanclerza, kwestora.
18. Dokonanie zapłaty – Dział Finansowy.
19. Dekretacja, księgowanie faktury.
20. Odbiór kopii kompletnej faktury przez pracownika składającego zamówienie i
dostarczenie łącznie z podpisaną umowa (jeśli wystąpiła) do BP KdG.
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl
Strona 9
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, tel. 061 854 37 22, www.kdg.ue.poznan.pl