Zapytanie ofertowe na dostawę i wdrożenie

Kraków, 10 lipca 2011
Zapytanie ofertowe na dostawę sprzętu komputerowego oraz zakupu i wdrożenie technologii
teleinformatycznych
w ramach projektu pt.
„Stworzenie systemu B2B umożliwiającego integracje z dostawcami oprogramowania i urządzeń IT
oraz firmą kurierską”, nr umowy UDA-POIG.08.02.00-12-019/10-00.
I. Wstęp
Firma NKK System Nowak, Kukułka, Kornijasz Spółka Jawna zaprasza do złożenia pisemnych ofert w
zakresie dostawy sprzętu komputerowego oraz zakupu i wdrożenia technologii teleinformatycznych
niezbędnych do realizacji projektu „Stworzenie systemu B2B umożliwiającego integracje z dostawcami
oprogramowania i urządzeń IT oraz firmą kurierską” na bazie wymagań firmy NKK System
wyspecyfikowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
II. Informacje podstawowe
1.Charakterystyka firmy NKK System Sp. J.
Firma funkcjonuje na rynku od 1990 r. – początkowo jako Spółka Cywilna prowadzona przez trzech
wspólników: Artura Nowaka, Stanisława Kukułkę oraz Piotra Kornijasza. W 2001 r. zmieniła formę
prawną ze Spółki Cywilnej na wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego – Spółkę Jawną. Od tego
czasu funkcjonuje na rynku pod nazwą NKK System Nowak, Kukułka, Kornijasz Spółka Jawna. W
2003 r. siedziba firmy została przeniesiona na ul. Tatarską 5 w Krakowie do lokalu będącego
własnością jej wspólników.
Od początku swojej działalności firma zajmuje się sprzedażą oraz serwisowaniem sprzętu
komputerowego i oprogramowania czołowych producentów. W początkowym okresie rozwoju
posiadała w swojej ofercie także sprzęt telekomunikacyjny. Obecnie skoncentrowała się wyłącznie na
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
sprzedaży i serwisowaniu szeroko rozumianego sprzętu IT i oprogramowania. W jej ofercie znajduje się
także: odzyskiwanie danych, budowa sieci komputerowych, naprawa laptopów, ochrona antywirusowa,
czyszczenie i konserwacja sprzętu IT. Wymienionymi zagadnieniami zajmuje się dział serwisu i
montownia. Nad zadowoleniem klientów pracuje w firmie łącznie pięć działów. Ponieważ firma
specjalizuje się zwłaszcza w stałej obsłudze przedsiębiorstw i instytucji publicznych w 2000 r. powstał
dział przetargów ściśle współpracujący z działem handlowym. Wśród stałych klientów firmy znajdują
się m.in. Politechnika Krakowska, Akademia Wychowania Fizycznego w Krakowie, Uniwersytet
Jagielloński, Oknoplast, Instal Kraków, Chemobudowa. Oprócz tradycyjnych kanałów sprzedaży, firma
posiada także dział Allegro oraz własny sklep internetowy NKK24.pl. Dzięki czemu rozszerzyła obszar
swojej działalności z lokalnego do całej Polski.
2. Lokalizacja projektu
Projekt będzie zlokalizowany w siedzibie firmy NKK System przy ulicy Tatarskiej 5 w Krakowie. W
nim zostaną umieszczone wszystkie zakupywane w projekcie środki trwałe oraz wartości niematerialne
i prawne.
Lokal jest w pełni zaadaptowany pod działalność firmy – znajduje się w nim magazyn (200 m2),
serwerownie (10 m2), montownia (60 m2), dział handlowy, dział serwisu, biura zarządu oraz zaplecze
socjalno-sanitarne.
Serwerownia wyposażona jest w 2 serwery do obsługi programu sprzedaży i sklepu internetowego.
Firma posiada do własnego użytku 2 łącze internetowe (4 Mb, 20 Mb).
Stan techniczny, wyposażenie i infrastruktura tych pomieszczeń są wystarczające do zrealizowania
wszystkich koniecznych działań w ramach niniejszego projektu.
3. Ogólny opis projektu
Przedsięwzięcie ma na celu zakup systemów odpowiednio dostosowanych do modułów integrowanych
przedsiębiorstw tj. system ujednolicający bazy produktowe, analizujący optymalny zakup, system do
wymiany danych, kontrolno-finansowy oraz obsługi serwisowej. W wyniku jego wdrożenia zostaną
zautomatyzowane następujące procesy biznesowe: zamówienia towarów handlowych (oprogramowania
i sprzętu IT) od dystrybutorów, monitoring zamówień produktów kierowanych od dostawcy
bezpośrednio do klientów końcowych oraz zamówień rzadkich, finansowe rozliczenia zamówień,
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
dostawy produktów do kontrahentów firmy NKK, obsługa serwisowa. Wszystkie te działania prowadzą
do przyśpieszenia procesu obsługi klienta zwiększając jego satysfakcję, jak również obniżenia kosztów
związanych z logistyczną obsługą firmy czego wynikiem jest konkurencyjna cena końcowa produktów i
usług.
Projekt będzie się składał z pięciu etapów rozłożonych w czasie:
I etap projektu (3 miesiące): będzie miał charakter przygotowawczy (przygotowanie infrastrukturalne
i personalne). Osoby zaangażowane w realizację projektu ze strony Wnioskodawcy otrzymają zakresy
czynności i rozpoczną wykonywanie swoich obowiązków. Zostaną wybrane zewnętrzne firmy –
dostawcy rozwiązań informatycznych, sprzętu, świadczące usługi doradcze.
W dalszej kolejności zostanie zakupiony serwer podstawowy do instalacji systemu B2B oraz
oprogramowanie systemowe. Serwer ma zapewnić prawidłową pracę systemów B2B, jak również
odpowiednie parametry transmisji danych z pozostałymi serwerami (u Wnioskodawcy i partnerów).
Oprogramowanie systemowe zostanie tak dobrane, by zapewnić prawidłową pracę tworzonego systemu
(będzie w wersji 64 bit, by wykorzystać pełną moc czterech procesorów w wersji 64 bit). Zostaną także
zakupione 2 laptopy niezbędne do pracy przedstawicieli wybranej firmy zewnętrznej świadczącej usługi
w projekcie. Etap zakończą testy współpracy sprzętowej pomiędzy serwerami oraz sprawdzenie
szybkości pracy sprzętowej przy różnych obciążalnościach.
II etap projektu (4 miesiące): w ramach II etapu zostanie zakupiony system ujednolicający bazy
produktowe (SUBP) oraz system analizujący optymalny zakup (SAOZ). System ujednolicający bazy
produktowe pozwoli zapewnić pełną kompatybilność baz towarowych sklepu internetowego NKK24.pl,
systemu sprzedaży Subiekt oraz systemów sprzedaży partnerów. Systemy zostaną zainstalowane i
skonfigurowane. Etap kończyć będzie dostosowanie zakupionych systemów do systemów
integrowanych przedsiębiorstw oraz testowanie poprawności działania na zdarzeniach próbnych (w tym
zakresie skorzystamy z zewnętrznych usług doradczych).
III etap (4 miesiące): w jego ramach zostanie zakupiony system do wymiany danych (SWD) oraz
system kontrolno-finansowy SKF (kolejne 2 istotne elementy tworzonego systemu B2B). Systemy
zostaną zainstalowane i skonfigurowane. Podobnie jak wyżej etap zakończy dostosowanie systemów do
systemów integrowanych przedsiębiorstw (tworzenie oprogramowania dodatków, poprawek i patchy
niezbędnych do prawidłowego działania pomiędzy firmą a partnerami) oraz testowanie poprawności
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
działania na zdarzeniach próbnych (w tym zakresie ponownie skorzystamy z zewnętrznych usług
doradczych).
IV etap (4 miesiące):
zostanie zakupiony, zainstalowany i skonfigurowany ostatni z systemów
stanowiących trzon tworzonego rozwiązania tj. system obsługi serwisowej (SOS). Podobnie, jak w
przypadku pozostałych systemów, zostanie on następnie dostosowany do systemów integrowanych
przedsiębiorstw oraz będą miały miejsce testy poprawności działania na zdarzeniach próbnych.
V etap (4 miesiące): zostanie zakupiony i zlokalizowany serwer back-up odpowiedzialny za
bezpieczeństwo danych przetwarzanych w ramach tworzonego systemu B2B oraz oprogramowanie do
zdalnego back-upu. W ramach ostatecznego przygotowywania infrastrukturalnego zostaną zakupione
zestawy komputerowe oraz drukarki sieciowe (istnieje konieczność wymiany na sprzętu na taki, który
będzie miał parametry kompatybilne z tworzonym rozwiązaniem; przetestowanie systemu na
zdarzeniach rzeczywistych będzie wymagało użytkowania sprzętu o odpowiednich parametrach).
VI etap (3 miesiące): obejmie testowanie systemu na zdarzeniach rzeczywistych i pełne wdrożenie
systemu. System będzie posiadał wszystkie zakładane funkcjonalności. Etap zakończy szkolenie
pracowników z obsługi stworzonego systemu (liczba przeszkolonych osób - 7).
W efekcie realizacji projektu: zakupione i odpowiednio dostosowane systemy zostaną zintegrowane z
dotychczasowymi systemami Wnioskodawcy (system sklepu internetowego, system sprzedaży Subiekt)
oraz systemami partnerów: systemem sprzedaży, obsługi serwisowej, systemem firmy kurierskiej,
systemem finansowo-księgowym dostawców/dystrybutorów
III. Przedmiot oferty
Na przedmiot oferty składają się elementy z czterech części, dotyczy to etapu II, III, IV i VI projektu
B2B:
Część I (etap II):
a) zakup systemów:
- zakup systemu ujednolicającego bazy produktowe (SUBP)
System pozwalający ujednolicić bazy towarowe wielu firm po kodach, producentach, nawie i cenie
produktu, eliminujący błędy np. w nazwach, kodach produktowych. Umożliwiający
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
również
wprowadzenie e-faktur do systemu sprzedaży (dzięki któremu możliwe będzie rozpoznanie towaru np.
po opisie w sytuacji braku kodu na fakturze). Całość oparta o relacyjny model danych SQL. Tworzący
dla każdego dostawcy odrębny zbiór danych, który poprzez relacje, będzie wiązał wspólną bazę
produktową.
- zakup systemu analizującego optymalny zakup (SAOZ))
Pozwalający dokonać automatycznego sprawdzenia parametrów poszczególnych zamówień u
dostawców włączonych w system B2B: dostępność, cenę, koszty transportu, czas dostawy, sposób
dostawy, sposób płatności. Przy każdorazowym zamówieniu weryfikujący stany magazynowe,
pozwalający określić bieżące zapotrzebowanie ( ilość sztuk do domówienia). Odpowiadający za
optymalizację zamówień.
b) usługi doradcze:
- usługi doradcze o charakterze informatycznym dotyczące dostosowania zakupionych
systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw – 50 godzin
Część 2 (etap III):
a) zakup systemów:
- zakup systemu do wymiany danych (SWD)
System ma pozwolić na: wprowadzanie nowych produktów dostawcy/dystrybutora do systemu sklepu
internetowego, automatyczne dokonywanie aktualizacji cen i dostępności katalogu produktów
dostawcy/dystrybutora ( dostawca może bezpośrednio wprowadzać aktualne dane dotyczące bazy
produktów), automatyczne wprowadzanie e-faktur z systemu informatycznego dostawcy do systemu
sprzedaży, automatyczne przesyłanie do systemu dostawcy danych do wysyłki ( w przypadku kiedy
dostawa ma trafić bezpośrednio do ostatecznego odbiorcy firmy).
- zakup systemu kontrolno – finansowego (SKF)
Pozwalający na monitoring zamówień towarów, które dostawca kieruje bezpośrednio do ostatecznych
odbiorców firmy. Umożliwi wykrywanie sytuacji krytycznych i podejmowanie odpowiednich działań
(generowanie komunikatów błędów dostawcy, informacja na temat działań korygujących). System
powinien również automatycznie zliczać płatności pobraniowe dokonane przez klientów na rzecz
dostawcy i informować o zaliczeniu dokonanych płatności pobraniowych na rzecz ewentualnych
zobowiązań Wnioskodawcy na rzecz dostawcy ( na rzecz zapłaty konkretnych faktur). System powinien
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
także automatycznie dokonywać sprawdzenie salda partnerów ( w celu regulowania zobowiązań i
należności) i w sytuacji błędów przekazywać odpowiednie komunikaty do systemu księgowości obu
partnerów . Pozwoli również śledzić proces dostaw wszystkich przesyłek: automatycznie generować
listy przewozowe, przesyłać dane do wysyłki do systemu firmy kurierskiej, przesyłać informacje o
nieodebraniu przesyłek, pozwalać na weryfikację dokonanych płatności pobraniowych z fakturami.
b) usługi doradcze:
- usługi doradcze o charakterze informatycznym dotyczące dostosowania zakupionych
systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw – 50 godzin
Część 3 (etap IV):
a) zakup systemów:
- zakup systemu obsługi serwisowej (SOS)
System pozwoli na wprowadzenie do bazy e- WZ pochodzących bezpośrednio z systemu dostawcy,
numery seryjne z e-WZ przypisze do faktury zakupu i wygeneruje e-gwarancję. Będzie w pełni
zintegrowany z systemem sprzedaży oraz z systemem obsługi serwisowej dostawcy. Z systemu będą
automatycznie wysyłane zgłoszenia serwisowe do dostawcy. Pozwoli wprowadzać informacje zwrotne
na temat statusu zgłoszenia serwisowego przesłanego dostawcy.
b) usługi doradcze:
- usługi doradcze o charakterze informatycznym dotyczące dostosowania zakupionych
systemów do systemów integrowanych przedsiębiorstw – 25 godzin
Część 4 (etap VI):
a) usługi doradcze:
- usługi doradcze o charakterze wdrożeniowym (testowanie systemu na zdarzeniach
rzeczywistych) – 400 godzin
b) usługi doradcze:
- szkolenie personelu z obsługi dedykowanego systemu B2B – 100 godzin
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
Wszystkie zakupione systemy powinny być zgodne ze standardem EDI.
Oferty powinny zawierać koszty dostawy i dostosowania zakupionych systemów. Prosimy o
wyszczególnienie ilości godzin na wdrożenie i usługi doradcze oraz stawkę za godzinę.
IV. Warunki postępowania ofertowego
1.
Informacje ogólne
Firma NKK System Spółka Jawna zaprasza wszystkie zainteresowane firmy, które posiadają
odpowiednią wiedzę i doświadczenie we wdrażaniu projektów tego typu i są władne do złożenia oferty
w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami:
a) NKK System zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji tego projektu jednemu dostawcy w
całości, lub kilku dostawcom oddzielnie w wyspecyfikowanych obszarach tematycznych
dotyczących oprogramowania i wdrożenia, oraz infrastruktury sprzętowej.
b) Dopuszcza się możliwość złożenia oferty częściowej, jednakże obejmującej całość danego obszaru
tematycznego.
c) Firma NKK System zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji projektu dostawcy / dostawcom
najlepiej spełniającym wymagania biznesowe firmy.
d) Firma NKK System zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego
uznania.
e) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do
firmy NKK System.
f) Firma NKK System zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia
od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych
elementów.
2. Kryteria oceny ofert
Firma NKK System dokona oceny otrzymanych ofert kierując się następującymi kryteriami:
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
Kryteria oceny ofert:
a) Cena - (waga 60%)
b) Doświadczenie na rynku wg wzoru:
c) Ilość
zrealizowanych
3.
ż ń
wdrożeń
ż ń ś ó o
podobnym
ó ś ó charakterze
ó do
- (waga 20%)
B2B
wg
wzoru:
- (waga 20%).
Konsultacje, udzielanie wyjaśnień
W przypadku zainteresowania niniejszym zapytaniem, informacji merytorycznych i technicznych
udziela pan Stanisław Kukułka kontakt: tel. +48 12 431-93-50 e-mail: [email protected] lub w siedzibie firmy
NKK System w Krakowie przy ulicy Tatarskiej 5.
4. Przygotowanie, ważność i termin składania ofert
Oferty należy przygotować w języku polskim. Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto.
Ceny powinny być wyrażone w PLN.
Oferty można składać w formie papierowej pod adres:
Pan Stanisław Kukułka
NKK System Spółka Jawna
ul. Tatarska 5
30-103 Kraków
lub
e-mail: [email protected]
Termin i miejsce składania ofert z II, III, IV i VI etapu
Siedziba firmy NKK System Sp. J. ul. Tatarska 5, 30-103 Kraków
Pani Beata Zalewska do dnia 31 października 2011 do godz. 1100
Rozstrzygnięcie: 15.11.2011
Podpisanie umowy: 22.11.2011
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”
Termin realizacji II etapu:
Zakup systemu: 16.01.2011
Usługi doradcze: do 27.01.2011
Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia do 30.01.2012
Termin realizacji etapu III:
Zakup systemu: 15.05.2011
Usługi doradcze: 25.05.2012
Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia 30.05.2012
Termin realizacji etapu IV:
Zakup systemu: 20.09.2012
Usługi doradcze: 27.09.2012
Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia 28.09.2012
Termin realizacji etapu VI:
Usługi doradcze o charakterze wdrożeniowym: od 1.02.2013 do 11.04.2013
Szkolnie personelu: od 12.04.2013 do 30.04.2013
Protokół zdawczo-odbiorczy i faktura muszą być wystawione do dnia 31.04.2013
PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ
ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA
„Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”