Lista obecności spotkania grupy roboczej ds

Załącznik nr 1 do SIWZ
OP-IV.272.120.2013.WIR
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
na organizację cyklu dwudziestu spotkań w powiatach ziemskich województwa
lubelskiego oraz konferencji podsumowującej kampanię edukacyjno-informacyjną
,,Bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego”
1. Informacje ogólne
W ramach kampanii edukacyjno – informacyjnej pt.: ,,Bezpieczeństwo energetyczne
województwa lubelskiego” planujemy zorganizowanie cyklu otwartych, w każdym z 20
powiatów ziemskich spotkań z udziałem ekspertów z dziedziny niekonwencjonalnych źródeł
energii, skierowanych do społeczności lokalnych. Spotkania odbędą się z udziałem lokalnych
władz samorządowych (radnych, wójtów oraz mieszkańców z terenu danego powiatu). Jedno
spotkanie będzie obejmowało maksymalnie 50 uczestników. Tematem spotkań będzie
szeroko rozumiane bezpieczeństwo energetyczne, w tym możliwość wykorzystania
niekonwencjonalnych źródeł energii w kontekście uwarunkowań prawnych, środowiskowych i
społecznych.
Informacja o spotkaniach zostanie wywieszona w miejscach widocznych na terenie
poszczególnych gmin i powiatów oraz zamieszczona na stronie internetowej Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego (www.lubelskie.pl, zakładka: Ekologia
i ochrona środowiska).
Projekt sfinansowany jest ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Lublinie.
Etap nr 1 – Zorganizowanie 20 spotkań wg. harmonogramu.
Miejsce realizacji - 20 powiatów
2. Warunki ogólne:
 Liczba uczestników spotkania – do 50 osób;
 Proponowany termin realizacji spotkań ma zawierać harmonogram
 Zalecany czas trwania spotkania – od 1,5 do 3 godzin
 Miejsce rozpoczęcia i zakończenia spotkań, sala zapewniona przez Wykonawcę;
3. Zakres tematyczny:
Tematyka spotkań będzie dotyczyć bezpieczeństwa energetycznego województwa
lubelskiego.
AGENDA (projekt)
1) Bezpieczeństwo energetyczne w oparciu o odnawialne źródła energii
2) Oddziaływanie prac wiertniczych na środowisko przy poszukiwaniu gazu
łupkowego
4. Zakres prac: Zapewnienie kompleksowej organizacji i obsługi 20 spotkań
społecznych na temat ,,Bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego”,
w tym:
- zapewnienie sali
- przygotowanie, organizacja i obsługa
Szczegółowa tematyka zostanie określona na co najmniej 10 dni przed planowanym
terminem spotkań.
Ilość uczestników: maksymalnie 50 uczestników na jednym spośród 20 spotkań.
Lokalizacja: do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego.
Porządek spotkania:
- Rejestracja uczestników
- Otwarcie spotkania
- Sesja
- Dyskusja i podsumowanie
Wymagania organizacyjne:
1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem:
 zapewnienie obiektu do przeprowadzenia spotkań, położonego w granicach
administracyjnych danego powiatu;
 wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy – sala
konferencyjna, ustawienie krzeseł – teatralne;
 stół prezydialny oraz krzesła dla 4 – 5 osób (stół prostokątny osłonięty do
podłogi);
 mównica;
 nagłośnienie i sprzęty audio-video:
 1 mikrofon bezprzewodowy dla uczestników i prowadzących, z podstawkami
+ 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku;
 projektor multimedialny z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym
 ekran projekcyjny
 laptop do prezentacji.
 Ponadto wykonawca zapewni:
- zaplecze techniczne (sprzętu itp.),
- zaplecze sanitarne (toalety damskie i męskie),
- szatnię dla 50 osób,
- na stole prezydialnym soki, paluszki i wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l na
osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę
i uzupełnianie w trakcie konferencji,
 Ponadto Wykonawca zapewni:
1) Recepcja – ewidencjonowanie uczestników na listach; udzielanie informacji
dotyczącej spraw organizacyjnych konferencji; potwierdzanie delegacji służbowych
uczestników spotkania. Wykonawca zapewni personel do obsługi recepcji - min.
1 osobę;
2) Lista obecności – Wykonawca zobowiązany jest przygotować na konferencję listę
obecności i zebrać podpisy uczestników spotkań. Lista powinna zawierać informacje:
numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę jednostki, e-mail, miejsce na
własnoręczny podpis. Lista powinna być opatrzona w tytuł Kampanii, nazwę i dane
teleadresowe Zamawiającego, logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Lublinie opis w postaci: „Spotkanie sfinansowane
ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
w Lublinie”;
3) Przygotowanie przez Wykonawcę, w porozumieniu z Zamawiającym, wzoru i treści
pisma do starostów oraz zaproszenia radnych i wójtów na spotkania:
 Opracowanie graficzne i wydrukowanie pisma oraz zaproszeń wraz z agendą
(programem) i terminem spotkania. Plakat informujący o spotkaniach będzie
załączony do pisma;
 Zapewnienie przez Wykonawcę kopert i umieszczenie w nich zaproszeń;
zaadresowanie kopert;
W oparciu o otrzymane informacje Wykonawca rozpocznie proces zapraszania władz
lokalnych.
4) Dojazd Wykonawcy we własnym zakresie.
5) Wysyłkę pism do starostów oraz zaproszeń zapewni Zamawiający
OP-IV.272.120.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Strona 2 z 6
Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć (pobrać od Zamawiającego) na spotkania
społeczne:
 2 szt. roll-up
 plakaty zapraszające na spotkania
 ulotki
6) Oznaczenie pomieszczeń plakatem informującym o spotkaniach;
7) Załadowanie i odwiezienie, po zakończeniu wszystkich spotkań, na miejsce
wskazane przez Zamawiającego roll-upów;
8) Udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów
zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 5 dni po zakończeniu wszystkich
spotkań. Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu wszystkich spotkań
społecznych i zgra prezentacje prelegentów;
9) Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny – 1 osoby);
10) Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie po zakończeniu wszystkich
spotkań;
11) Przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę, w ciągu 5 dni po spotkaniu,
krótkiego raportu z przebiegu realizacji zamówienia. Załącznikami do raportu będą:
 pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, nazwy
firm/instytucji i podpis uczestników spotkań;
 dokumentacja fotograficzna.
Termin realizacji: do 22 listopada br.
zgodnie z harmonogramem przygotowanym i dostarczonym przez Wykonawcę
w porozumieniu z Zamawiającym z określeniem miejsca i daty spotkania.
Etap nr 2 – Zorganizowanie konferencji podsumowującej Kampanię edukacyjno –
informacyjną ,,Bezpieczeństwo energetyczne województwa lubelskiego” w terminie do
końca listopada br.
Miejsce realizacji – Lublin



5. Warunki ogólne:
Liczba uczestników konferencji – do 250 osób;
Proponowany termin realizacji konferencji: do 30 listopada 2013 r.
Miejsce rozpoczęcia i zakończenia konferencji, Lublin – sala zapewniona przez
Wykonawcę;
6. Zakres tematyczny:
Konferencja będzie miała na celu podsumowanie wszystkich działań, które miały miejsce
podczas realizacji całej kampanii. Konferencja skierowana zostanie do 250
przedstawicieli
samorządów,
przedsiębiorców
i
mieszkańców
województwa
zainteresowanych tematyką niekonwencjonalnych źródeł energii. Uczestnicy otrzymają
materiały konferencyjne w postaci teczki, długopisu, notatnika oraz ulotek promocyjnych
dotyczących niekonwencjonalnych źródeł energii.
7. Wymogi w stosunku do Wykonawcy:
Organizacja konferencji.
W ramach zamówienia Wykonawca zapewni w dniu konferencji (data do ustalenia
z Zamawiającym) do 30 listopada 2013 r.
Tematyka: zostanie określona na co najmniej 20 dni przed planowanym terminem
konferencji.
Ilość uczestników: do 250 uczestników.
OP-IV.272.120.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Strona 3 z 6
Lokalizacja: do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego.
Czas trwania:
9.30 – 10.00 Rejestracja przybywających uczestników konferencji
10.00 – 10.30 Otwarcie konferencji
10.30 – 12.00 Sesja
12.00 – 12.30 Przerwa kawowa
12.30 – 14.00 Sesja
14.00 – 14.30 Zakończenie konferencji
14.30 – 15.30 Lunch
Wymagania organizacyjne:
12) Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem:
 zapewnienie obiektu do przeprowadzenia konferencji, położonego w granicach
administracyjnych miasta Lublina;
 wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy – sala
konferencyjna, ustawienie krzeseł – teatralne;
 stół prezydialny oraz krzesła dla 8 – 10 osób (stół prostokątny osłonięty do
podłogi);
 mównica;
 klimatyzacja;
 dostęp do Internetu;
 nagłośnienie i sprzęty audio-video:
 3 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników i prowadzących, z podstawkami
+ 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku;
 projektor multimedialny wraz z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym;
 ekran projekcyjny,
 laptop do prezentacji.
 Ponadto wykonawca zapewni:
- zaplecze techniczne (miejsce do przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu
itp.),
- zaplecze sanitarne (toalety damskie i męskie oraz minimum jedna toaleta dostosowana dla
potrzeb osób niepełnosprawnych),
- szatnię dla maksymalnie 250 osób
 obiad dla 250 uczestników w dniu konferencji w formie bufetu szwedzkiego, w tym
2 rodzaje zupy, 2 rodzaje mięsa, ryba, ziemniaki / ryż lub frytki, warzywa gotowane,
3 rodzaje surówek, danie wegetariańskie, deser, napoje;
 podanie 1 powitalnego serwisu kawowego (kawa rozpuszczalna, parzona i z ekspresu,
herbata czarna, owocowa i zielona, soki min 3 rodzaje, woda mineralna gazowana (w
ilości co najmniej 0,25 l/os.) i niegazowana (w ilości co najmniej 0,25 l/os.), cukier,
słodzik, cytryna, serwetki, śmietanka do kawy, ciastka kruche – min. 3 rodzaje) dla 250
uczestników konferencji;
 Wysyłka zaproszeń wraz z informacją, iż konferencja będzie odbywała się w języku
polskim; Listę zaproszonych gości Wykonawca otrzyma od Zamawiającego.
 Odebranie od Zamawiającego i dowóz gotowych materiałów promocyjnych na
konferencję promocyjną (spakowanie notatników, długopisów i ulotek, biuletynów oraz
dostarczonych przez Zamawiającego do toreb papierowych).
13) Zapewnienie sali na lunch oraz catering:
Menu zostanie ustalone z Zamawiającym;
 Ponadto Wykonawca zapewni:
- na stole prezydialnym soki, paluszki i wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę
wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę
i uzupełnianie w trakcie konferencji,
OP-IV.272.120.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Strona 4 z 6
- wszystkie naczynia do posiłków szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku,
- wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe, stoły
prostokątne,
- obsługę kelnerską wszystkich posiłków.
Szczegółowe menu na konferencję będzie ustalane z Zamawiającym 10 dni przed dniem
konferencji. Zamawiający dopuszcza modyfikację menu.
14) Recepcja – ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, wydawanie
materiałów promocyjno – informacyjnych; udzielanie informacji dotyczącej spraw
organizacyjnych konferencji; potwierdzanie delegacji służbowych uczestników
spotkania. Wykonawca zapewni personel do obsługi recepcji – min. 3 osoby, osoby
obsługujące recepcję powinny być ubrane w elegancki strój w stonowanych kolorach;
15) Lista obecności – Wykonawca zobowiązany jest przygotować na konferencję listę
obecności i zebrać podpisy uczestników konferencji. Lista powinna zawierać
informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę jednostki, e-mail,
potwierdzenie odbioru materiałów promocyjno - informacyjnych, miejsce na
własnoręczny podpis. Lista powinna być opatrzona w tytuł Kampanii, nazwę i dane
teleadresowe Zamawiającego, logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Lublinie i opis w postaci: „Konferencja sfiinansowana ze
środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
w Lublinie”.
16) Przygotowanie przez Wykonawcę, w porozumieniu z Zamawiającym, wzoru i treści
zaproszenia na konferencję:
 Opracowanie graficzne zaproszeń oraz wydrukowanie zaproszeń dla 250
uczestników konferencji wraz z agendą
 Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy najpóźniej 15 dni
od ustalonej daty konferencji następujących dokumentów:
- treści zaproszenia na konferencję wraz z agendą,
- listy adresowej potencjalnych uczestników konferencji,
 Zapewnienie przez Wykonawcę kopert i umieszczenie w nich zaproszeń.
 Wysyłka zaproszeń drogą elektroniczną przez Wykonawcę
W oparciu o otrzymane informacje Wykonawca rozpocznie proces zapraszania 250
uczestników konferencji, w tym: wyśle zaproszenia, przeprowadzi rozmowy telefoniczne
mające na celu informowanie uczestników m.in. o terminie, miejscu, zakresie tematycznym
konferencji oraz zbierze ustne deklaracje uczestników potwierdzające ich udział
w konferencji.
Na 14 dni przed rozpoczęciem konferencji Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia
Zamawiającemu raportu (w składzie: imię i nazwisko, instytucja, data kontaktu, uczestnictwo
- TAK/NIE) z całego procesu zapraszania uczestników.
17) Konfekcjonowanie przez Wykonawcę akcesoriów konferencyjnych i innych
materiałów informacyjno - promocyjnych w pakiety konferencyjne dla wszystkich
uczestników konferencji.
18) Oznaczenie pomieszczeń - Oznakowanie w języku polskim obiektu, w którym
odbywać się będzie konferencja plakat - jeden w foyer obiektu, drugi przy wejściu do
budynku wraz z „drogowskazem” gdzie odbywa się konferencja). Wykonawca jest
zobowiązany odpowiednio oznaczyć salę konferencyjną – dostarczyć i ustawić 2 rollupy w sali konferencyjnej. Agenda spotkania zostanie umieszczona na drzwiach sali
konferencyjnej, drogowskazy do sali konferencyjnej.
19) Załadowanie i odwiezienie, po zakończeniu wydarzenia, na miejsce wskazane przez
Zamawiającego pozostałych materiałów informacyjno-promocyjnych oraz innych
przedmiotów (roll-upy, wizytowniki itp.) przeznaczonych do zagospodarowania
konferencji, a następnie ich rozładowanie.
20) Udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów
zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 5 dni po zakończeniu konferencji.
Wykonawca wykona co najmniej 50 zdjęć z przebiegu konferencji oraz zgra
prezentacje.
OP-IV.272.120.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Strona 5 z 6
21) Sprawowania nadzoru nad całością przebiegu konferencji - oddelegowanie min 1
osoby do obsługi na czas trwania konferencji, która będzie pozostawała w ciągłym
kontakcie z Zamawiającym.
22) Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny – 2 osoby).
23) Uczestnicy będą przybywać na konferencję własnym transportem.
24) Zamawiający zapłaci Wykonawcy za rzeczywiście poniesione koszty realizacji
konferencji.
25) Przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę, w ciągu 5 dni po konferencji,
krótkiego raportu z przebiegu realizacji zamówienia. Załącznikami do raportu będą:
 rozliczenie z zestawów materiałów konferencyjnych,
 pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, nazwy
firm/instytucji i podpis uczestników konferencji;
 dokumentacja fotograficzna + prezentacje.
OP-IV.272.120.2013.WIR
Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Strona 6 z 6