Treść zapytania ofertowego nr 1 w pdf

FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
ZAPYTANIE OFERTOWE
Usługi objęte przedmiotowym zapytaniem ofertowym są współfinansowane ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy UDA-POIG.06.01.0012-021/13-00 z dnia 03.06.2014 r
I. ZAMAWIAJĄCY
Organizatorem postępowania zakupowego jest firma: PROMEXPO Marcin Mus, ul. Kordiana
58A/14, 30-653 Kraków, NIP 678 155 01 57, Regon 122694732 (dalej : PROMEXPO).
II.
INFORMACJE OGÓLNE
1. Niniejsze postępowanie zakupowe prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego i w
oparciu o przepisy kodeksu cywilnego.
2. W wyniku postępowania będzie wybrany jeden oferent.
III. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA
Przedmiot zapytania ofertowego dotyczy wdrożenia Planu Rozwoju Eksportu firmy
PROMEXPO. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 1 do
Zapytania ofertowego.
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia będzie realizowany sukcesywnie do dnia 20.12.2015 r.
Szczegółowy harmonogram wykonania prac zawarty jest w załączniku nr 1
do Zapytania ofertowego.
V. OFERENCI
1
2
3
4
Oferty mogą składać Oferenci spełniający wymagania określone przez Zamawiającego,
prowadzący działalność gospodarczą, w formach przewidzianych prawem.
Oferenci nie mogą tworzyć pomiędzy sobą powiązań ani też udzielać sobie nawzajem
podzleceń w ramach realizacji zamówienia, objętego niniejszym postępowaniem.
Wszyscy Oferenci traktowani będą na równych prawach, z zachowaniem zasady
uczciwej konkurencji.
Z udziału w niniejszym postępowaniu będą wykluczeni następujący Oferenci:
1) nawiązujący kontakt z innymi Oferentami w celu ograniczenia konkurencji,
1
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
5
2) Oferenci, w odniesieniu do których wszczęto postępowanie upadłościowe, naprawcze
lub którzy pozostają w stanie likwidacji;
3) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie
skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie
zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową,
przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub
inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za
przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo
związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
4) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na
podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny
zabronione pod groźbą kary;
Wykluczenie Oferenta z postępowania jest równoznaczne z odrzuceniem oferty
wykluczonego Oferenta.
VI. OFERTA
1
2
Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim.
Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę. Koszty przygotowania i przedłożenia
oferty pokrywa oferent.
Oferta powinna składać się z wypełnionego Formularza Oferty stanowiącego Załącznik
nr 2 do Zapytania ofertowego.
Formularz oferty zawiera oświadczenie oferenta o znajomości warunków postępowania i
przyjęciu ich bez zastrzeżeń, oraz oświadczenia potwierdzające, że oferent:
(1) jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami
ustawowymi,
(2) znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
(3) oraz, że nie zachodzą okoliczności wykluczające oferenta z ubiegania się o
zamówienie
3
4
5
6
Każdy dokument wchodzący w skład oferty lub będący dodatkowym oświadczeniem lub
załącznikiem winien być podpisany.
Oferty, które nie spełniają warunków określonych w niniejszej specyfikacji mogą zostać
odrzucone.
Odrzucona zostanie oferta jeżeli:
(1) jej treść nie odpowiada wymaganiom Zamawiającego określonym w dokumentacji
postępowania;
(2) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
(3) zawiera oczywiste omyłki, na poprawienie których Oferent nie wyraził zgody.
Składający ofertę pozostaje nią związany przez 14 dni, od dnia przesłania oferty.
2
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
7
Przed upływem terminu związania złożoną ofertą, Zamawiający może zwrócić się do
Oferentów o przedłużenie terminu o czas oznaczony.
VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy złożyć lub przesłać w formie papierowej na adres zamawiającego tj. ul.
Kordiana 58A/14, 30-653 Kraków lub pocztą elektroniczną w formie na adres e-mail tj:
[email protected]. Niniejsze zapytanie ofertowe zamieszczono również na stronie
internetowej i w siedzibie firmy.
2. Termin wysyłania ofert upływa w dniu 04.07.2014 r. godz. 18:00 (liczy się data wpływu do
siedziby Zamawiającego).
3. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane przez Zamawiającego.
4. Zamawiający może przedłużyć termin wysyłania ofert w celu umożliwienia Oferentom
uwzględnienia w przygotowanych ofertach zmian warunków postępowania.
5. Przedłużenie terminu wysyłania ofert może nastąpić tylko przed jego upływem.
6. O ewentualnym przedłużeniu terminu Oferenci zostaną poinformowani poprzez stronę
www.promexpo.pl.
7. Zmiany albo wycofanie oferty dokonane przez Oferenta przed upływem terminu do
składania ofert są skuteczne.
8. Za dostarczenie oferty niekompletnej lub nie w pełni odpowiadającej warunkom
określonym w niniejszej specyfikacji pełne ryzyko, włącznie z odrzuceniem oferty ponosi
Oferent.
VIII.
WADIUM
Zamawiający nie wymaga wpłacenia wadium.
IX. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA
1
2
3
4
Postępowanie jest niejawne dla Oferentów.
Każda z ofert zostanie sprawdzona, czy zawiera wymagane dokumenty oraz czy spełnia
wymogi formalne, o których mowa w niniejszej specyfikacji.
W toku dokonywania oceny złożonych ofert, PROMEXPO może żądać udzielenia przez
Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert i może w powyższym
zakresie kontaktować się z Oferentami, nie wyłączając koniecznych spotkań.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji
cenowych z wybranymi Oferentami. W takim wypadku poszczególni Oferenci dostaną
zaproszenie od Zamawiającego zawierające datę i miejsce spotkania. Ustalenia
poczynione na spotkaniu negocjacyjnym będą brane pod uwagę przy wyborze dostawcy.
X. KORESPONDENCJA W TRAKCIE TRWANIA POSTĘPOWANIA
3
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
1. W trakcie trwania postępowania oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, pytania oraz
informacje mogą być również przekazywane drogą elektroniczną na podany adres poczty
elektronicznej – [email protected] lub pod numerem telefonu 517 898 038.
2. Każda ze Stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania
korespondencji przekazanej drogą elektroniczną.
XI. WYNIK POSTĘPOWANIA
1. Kryteria i sposób oceny ofert:
O wyborze najkorzystniejszej oferty, spośród ofert spełniających wymagania określone w
zapytaniu, decydować będzie kryterium ceny – waga 100%. Za oferowaną cenę przyjmuje
się kwotę netto zadeklarowaną w ofercie.
2. Zawiadomienie o wyborze oferty, określające termin zawarcia umowy zostanie doręczone
wybranemu Oferentowi. Do spisania umowy wymagane będą następujące dokumenty:
a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub
zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3
miesiące przed upływem terminu składania ofert;
b) zaświadczenie o nadaniu numeru REGON;
c) zaświadczenie o nadaniu numeru NIP.
Zamawiający może żądać dodatkowych dokumentów potwierdzających wiarygodność
oferentów.
3. Umowę uważa się za zawartą w momencie podpisania umowy przez umocowanych
przedstawicieli obu stron.
4. W szczególności za zawarcie umowy nie uważa się skierowania do Oferenta
zawiadomienia, o którym mowa w pkt. 2.
5. W przypadku unieważnienia postępowania Oferenci zostaną o powyższym bezzwłocznie
poinformowani.
XII. INFORMACJE O DOFINANSOWANYM PROJEKCIE
Usługi objęte niniejszym zapytaniem ofertowym dofinansowane są w ramach Działania 6.1.
„Paszport do eksportu” osi priorytetowej 6 Polska gospodarka na rynku międzynarodowym
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 prowadzonego na podstawie
przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 kwietnia 2012 r. w
sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w
ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (Dz.U. z 2012 r. poz.
438 z późn. zm.). Tytuł projektu: Wdrożenie Planu rozwoju eksportu dla firmy PROMEXPO
Marcin Mus.
4
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
XIII. INFORMACJE KOŃCOWE I ZASTRZEŻENIA
1
2
3
4
PROMEXPO zastrzega sobie prawo do zmiany warunków postępowania jak również
unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w każdym czasie – w takim
przypadku nie przysługują Wykonawcom żadne roszczenia z tytułu udziału w
postępowaniu.
Zobowiązuje się Oferentów do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji otrzymanych
od PROMEXPO w związku z zaproszeniem do wzięcia udziału w niniejszym
postępowaniu i wykorzystania ich tylko dla celów złożenia oferty w ramach niniejszego
postępowania, nie ujawniania ich w jakikolwiek sposób osobom trzecim bez uprzedniej
zgody PROMEXPO wyrażonej na piśmie.
Wykonawcom nie przysługują żadne środki odwoławcze.
Lista załączników do niniejszej specyfikacji:
1) Załącznik Nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
2) Załącznik Nr 2 – Formularz oferty
Marcin Mus
PROMEXPO
5
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
Załącznik nr 1
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Dotyczy zadania:
Wdrożenia Planu Rozwoju Eksportu firmy PROMEXPO
Rynki docelowe:
Francja, Belgia, Szwajcaria
1 Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych
Wykonanie usług doradczych w zakresie określenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia
wiarygodności grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert
współpracy oraz negocjacji handlowych na rynku francuskim, belgijskim i szwajcarskim.
Działanie będzie wykonane w oparciu o przygotowaną przez Zamawiającego bazę firm.
Działania do wykonania:
- weryfikacja istnienia firmy i danych zawartych w bazach;
- telefony ponawiane aż do momentu rozmowy z osobą decyzyjną;
- telefoniczne przedstawienie oferty współpracy i przesłanie maila prezentacyjnego;
- ponowny kontakt telefoniczny promujący firmę, weryfikujący zainteresowanie ofertą i
potencjał kontaktu (czy jest zainteresowanie współpracą i w jakim zakresie, informacje o
wymaganiach klientów oraz doprowadzenie do nawiązania współpracy pomiędzy
PROMEXPO a potencjalnymi klientami z rynków docelowych);
- promocja firmy PROMEXPO i reprezentowanie firmy (na życzenie Zamawiającego) w
kontaktach z potencjalnymi klientami w trakcie trwania usługi (wykonywanie potrzebnych
działań handlowych: tłumaczenie zapytań, przygotowanie ofert, udzielanie odpowiedzi,
prowadzenie negocjacji handlowych);
- wnioski z przebiegu kontaktu z uzasadnieniem możliwości (lub ich braku) kontynuacji
kontaktu;
- bieżące przekazywanie informacji nt. postępu w realizacji usługi będącej przedmiotem
zapytania;
- przygotowanie raportów z przebiegu usługi zawierających informacje związane z jej
przebiegiem;
Kontakty będą przeprowadzane w języku rynku docelowego.
PLAN NA ROK 2014
Szacunkowa liczba godzin doradczych:
dla rynku francuskiego:
min. 600 godzin
dla rynku belgijskiego:
min. 300 godzin
dla rynku szwajcarskiego:
min. 300 godzin
Przewidywana ilość kontaktów:
•
Dla rynku francuskiego:
min. 720 kontaktów (120/etap)
6
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
•
•
Dla rynku belgijskiego:
Dla rynku szwajcarskiego:
min. 360 kontaktów (60/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
Oczekiwany termin wykonania prac:
Prace będą podzielone na 6 etapów. W każdym etapie będzie wykonane wyszukiwanie i
dobór partnerów dla 120 kontaktów dla rynku francuskiego i po 60 kontaktów dla rynku
belgijskiego i szwajcarskiego. Po każdym etapie będzie sporządzony raport podsumowujący
realizację usługi, odrębnie dla każdego rynku. Planowane terminy realizacji:
Etap I – 21.07-16.08.2014 r.
Etap II – 18.08-13.09.2014 r.
Etap III – 15.09-11.10.2014 r.
Etap IV – 13.10-08.11.2014 r.
Etap V – 10.11-29.11.2014 r.
Etap VI – 01.12-20.12.2014 r.
Łączna ilość raportów do przygotowania: 18
PLAN NA ROK 2015
Szacunkowa liczba godzin doradczych:
dla rynku francuskiego:
min. 600 godzin
dla rynku belgijskiego:
min. 300 godzin
dla rynku szwajcarskiego:
min. 300 godzin
Przewidywana ilość kontaktów:
•
•
•
Dla rynku francuskiego:
Dla rynku belgijskiego:
Dla rynku szwajcarskiego:
min. 720 kontaktów (120/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
min. 360 kontaktów (60/etap)
Oczekiwany termin wykonania prac:
Prace będą podzielone na 6 etapów. W każdym etapie będzie wykonane wyszukiwanie i
dobór partnerów dla 120 kontaktów dla rynku francuskiego i po 60 kontaktów dla rynku
belgijskiego i szwajcarskiego. Po każdym etapie będzie sporządzony raport podsumowujący
realizację usługi, odrębnie dla każdego rynku. Planowane terminy realizacji:
Etap I – 02.01-21.02.2015 r.
Etap II – 23.02-25.04.2015 r.
Etap III – 27.04-20.06.2015 r.
Etap IV – 22.06-22.08.2015 r.
Etap V – 24.08-17.10.2015 r.
Etap VI – 19.10-12.12.2015 r.
Łączna ilość raportów do przygotowania: 18
7
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
2 Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowym na
rynku francuskim
Wykonanie usług doradczych w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi
potencjalnymi partnerami handlowym na rynku francuskim.
Działania do wykonania:
- wybór potencjalnych klientów spośród firm zainteresowanych usługami (podczas weryfikacji
potencjału klienta);
- umówienie spotkań;
- przygotowanie agendy spotkań;
- przekazanie firmie PROMEXPO agendy w celu zweryfikowania zainteresowania u firm
umówionych na spotkania
- przygotowanie informacji o kliencie (profil i zakres działalności);
- określenie obszaru zainteresowań potencjalnych partnerów handlowych.
Oczekiwany termin wykonania prac:
Prace będą podzielone na 8 wyjazdów. Podczas każdego z wyjazdów powinno się odbyć
min. 10 spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami handlowymi. Wyjazdy odbędą się w
okresie wrzesień 2014 r. – grudzień 2015 r. Spotkania z potencjalnymi francuskimi partnerami
powinny być czasowo zsynchronizowane z wyjazdami na misje na rynek francuski. Po
każdym wyjeździe będzie sporządzony raport podsumowujący realizację usługi.
Łączna ilość raportów do przygotowania: 8
3 Organizacja misji
Wykonanie kompleksowej usługi polegającej na zorganizowaniu ośmiu misji na rynek
francuski, dwóch misji na rynek szwajcarski i dwóch misji na rynek belgijski. Podczas misji
planuje się odwiedzenie targów. W misji będzie brało udział 2 pracowników firmy
PROMEXPO.
Szacuje się, że podróż do Francji będzie trwała 5 dni, a podróż do Szwajcarii/Belgii 4 dni.
W wycenie należy ująć wszelkie koszty wykonawcy usługi tj.
•
•
•
•
koszt pracy konsultantów, telefonów, tłumaczeń i innych materiałów,
przygotowanie planu misji,
organizacja i zapewnienie/opłacenie transportu uczestników misji,
zaplanowanie i zapewnienie/opłacenie zakwaterowania uczestników misji,
•
zapewnienie biletów wstępu na targi,
8
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
•
umówienie spotkań z wyselekcjowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi
•
•
przygotowanie harmonogramu umówionych spotkań
przekazanie firmie PROMEXPO harmonogramu w celu weryfikacji zainteresowania
spotkaniem i ofertą firmy PROMEXPO
• nadzorowanie przebiegu misji.
Podczas każdego z wyjazdów powinno się odbyć min. 10 spotkań z wyselekcjonowanymi
partnerami handlowymi na wybranych targach (spotkania muszą zostać wcześniej
umówione). Wyjazdy odbędą się w okresie wrzesień 2014 r. – grudzień 2015 r. Po każdym
wyjeździe będzie sporządzony raport podsumowujący realizację usługi, odrębnie dla
każdego rynku.
Daty wyjazdów oraz konkretne targi będą ustalane na podstawie analizy zainteresowania
ofertą firmy PROMEXPO oraz szczegółowymi danymi umieszczanymi przez organizatorów
targów.
W roku 2014 wybrano następujące targi:
1.
Equipmag- wrzesień Francja, Paryż
2.
Home - październik, Francja, Lyon
3.
Cocoon- listopad, Belgia, Bruksela
4.
Agrama- listopad, Szwajcaria, Berno
Rozliczanie prac:
Zamawiający przewiduje następujący sposób rozliczania prac:
1. Dla zadania: „Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych” – po wykonaniu
każdego etapu prac.
2. Dla zadania: „Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami
handlowym na rynku francuskim” – po odbyciu się spotkań z danego wyjazdu i opracowaniu
raportu.
3. Dla zadania: Organizacja misji – po zakończeniu danej misji.
9
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
Załącznik nr 2
FORMULARZ OFERTY
(pieczęć Wykonawcy)
………………………………………
nr telefonu
………………………………………
nr faksu
…………………………………………
REGON
…………………………………………
NIP
………………………………………
Internet: http://
…………………………………………
e-mail
Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego, którego
przedmiotem jest „Wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu firmy PROMEXPO”
OFERUJEMY wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym zapytaniem ofertowym
za cenę całkowitą:
Cena netto …………………………………………………. PLN
(słownie:……………………………………………………………………………………………………………………………………….) na
którą składają się:
Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych:
cena: netto
Rynek francuski (min.1440 kontaktów; 12 etapów)
Rynek belgijski (min.720 kontaktów; 12 etapów)
Rynek szwajcarski (min.720 kontaktów; 12 etapów)
Organizacja spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami cena: netto
handlowym na rynku francuskim
10
FUNDUSZE EUROPEJSKIE
dla rozwoju
innowacyjnej gospodarki
Spotkanie FRANCJA (8 wyjazdów)
Organizacja misji
cena: netto
Misja FRANCJA (8 misji)
Misja BELGIA (2 misje)
Misja SZWAJCARIA (2 misje)
Podatek VAT w wysokości ……. % tj……………………………
PLN (słownie ……………………………………………………………………………………………………………………………………………)
Cenę brutto( łącznie z podatkiem VAT) …………………………………………………PLN
(słownie ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….PLN)
1. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym i uznajemy się związanymi określonymi w nim
postanowieniami i zasadami postępowania.
2. UWAŻAMY się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Zapytaniu Ofertowym ww. postępowania
czyli przez okres 14 dni od upływu terminu składania ofert.
3. OŚWIADCZAMY, że:
(1)
jesteśmy uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi,
(2)
znajdujemy się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
(3)
nie zachodzą okoliczności wykluczające NAS z ubiegania się o zamówienie
4. Wszelką
korespondencję
w
sprawie
niniejszego
postępowania
należy
kierować
adres:....................................................................................................................................................
................................................................................
nr
tel.:
na
nasz
e-mail:
.................................................,
fax.:.................................................
5. ZAŁĄCZNIKAMI do niniejszej oferty, stanowiącymi jej integralną część są:
1)
............................................................................................
2)
............................................................................................
…………........................ dn. .........................
…………………………………………………………………………………
podpis Wykonawcy
11