Zapytanie ofertowe - link do pliku

SK/ZP/3-1/2014
Kościerzyna, dnia 01.08.2014r.
Wg rozdzielnika
Stowarzyszenie „Słoneczna Kościerzyna” z siedzibą w Kościerzynie, ul. 3 Maja 9a
ZAPRASZA
do złożenia propozycji cenowej na zadanie pn.:
Przeprowadzenie promocji projektu pt. „Słoneczna Kościerzyna - budowa instalacji solarnych szansą
wykorzystania odnawialnych źródeł energii dla trwałej poprawy powietrza”
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zapytania jest przeprowadzenie promocji projektu pt. „Słoneczna Kościerzyna - budowa instalacji
solarnych szansą wykorzystania odnawialnych źródeł energii dla trwałej poprawy powietrza” zgodnie z art. 8 i 9
Rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 1828/2006 z dnia 08.12.2006r., Strategii komunikacji Funduszy
Europejskich w Polsce i Wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 stanowiącymi Załącznik nr 12 do
Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013.
Przedsięwzięcie współfinansowane jest ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa
Pomorskiego na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 5. Środowisko i energetyka przyjazna środowisku, 5.4. Rozwój
energetyki opartej na źródłach odnawialnych.
Promocja projektu obejmie:
1. Artykuły promocyjne projektu w lokalnej prasie na początek i koniec projektu.
Wytyczne:
 opracowanie treści i szaty graficznej artykułu zawierającego informacje o projekcie, źródłach
finansowania, najważniejszych etapach, efektach realizacji – produktach i rezultatach, beneficjentach,
korzyściach związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w
ramach RPO WP 2007-20132
 artykuły: jeden na początek i jeden na koniec projektu
Treść artykułu ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskani u akceptacji Zamawiającego.
2. Produkcja i emisja spotu promocyjnego w Telewizji lokalnej.
Wytyczne:
 opracowanie treści i szaty graficznej 30 sekundowego spotu zawierającego informacje o projekcie,
źródłach finansowania, najważniejszych etapach, efektach realizacji – produktach i rezultatach,
beneficjentach, korzyściach związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej w ramach RPO WP 2007-2013
 3-krotna emisja w ramach Projektu
Projekt współfinansowany ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego
na lata 2007-2013
3. Produkcja i emisja jednego spotu promocyjnego w Radiu lokalnym.
Wytyczne:
 opracowanie treści i szaty graficznej 30 sekundowego spotu zawierającego informacje o projekcie,
źródłach finansowania, najważniejszych etapach, efektach realizacji – produktach i rezultatach,
beneficjentach, korzyściach związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej w ramach RPO WP 2007-2013
 3-krotna emisja w ramach Projektu
Treść spotu ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.
4. Opracowanie treści i szaty graficznej oraz wydruk materiałów promocyjnych – ulotek.
Wytyczne:
 jedna edycja ulotki w trakcie realizacji projektu
 format A5, dwustronna
 nakład 1000 egzemplarzy
 druk pełny kolor obustronny, papier kreda 160g
 dostarczenie 500 egz. do siedziby Zamawiającego
Wszystkie elementy ulotki (treść i szatę graficzną) ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po
uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.
5. Opracowanie treści i szaty graficznej oraz wydruk plakatów promocyjnych zawierających
informację o projekcie, efektach jego realizacji i finansowaniu projektu.
Wytyczne:
 format A2
 nakład 50 sztuk
 druk pełny kolor 4/0, papier kreda 160g
 dostarczenie do siedziby Zamawiającego
Wszystkie elementy plakatu (treść i szatę graficzną) ostatecznie na leży uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po
uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.
6. Wydanie broszur informacyjnych zawierających informację o projekcie, stopniu (etapie) i efektach
jego realizacji, finansowaniu projektu, budujących pozytywny wizerunek Unii Europejskiej.
Wytyczne:
 jedna edycja broszury, przed zakończeniem realizacji projektu
 format A5
 objętość 3 kartki (6 stron, w tym okładka)
 nakład 500 szt.
 wnętrze druk 4/4, pełny kolor, papier kreda 80 g
 okładka druk 4/0, pełny kolor, papier kreda 200 g (folia błysk, oprawa zeszytowa)
 dostarczenie do siedziby Zamawiającego
Wszystkie elementy broszury – treść i szatę graficzną - ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym
i wykonać po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.
Projekt współfinansowany ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego
na lata 2007-2013
7. Wykonanie i montaż tablic pamiątkowych stanowiących trwałą informację o wsparciu inwestycji
ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego dla województwa Pomorskiego na lata 2007 -2013.
Wytyczne
 siedem tablic jednostronnych o wymiarach 70 cm x 90 cm zawierające: logo Unii Europejskiej, logo
Narodowej Strategii Spójności, logo „Pomorskie w Unii”, logo zamawiającego i Partnera projektu, tytuł
projektu oraz obok logo Unii Europejskiej tekst „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską
z Europejskiego funduszu Rozwoju Regionalnego”
 tablice wykonane z materiałów i w technologii zapewniającej ich trwałość min 5 lat
 montaż w momencie rzeczowego zakończenia inwestycji na poszczególnych ulicach objętych projektem,
w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. Wykonawca nie będzie zobowiązany do uzyskiwania
pozwoleń od właściciela gruntu, wszelkie uzgodnienia leżą w gestii Zamawiającego
Wszystkie elementy tablic pamiątkowych ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu
akceptacji Zamawiającego.
8. Zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji rozpoczynającej i kończącej projekt, połączonej
z jego prezentacją, informującej opinię publiczną o projekcie, etapach i efektach jego realizacji,
beneficjentach, funduszu współfinansującym oraz o roli jaką odgrywa UE we wspieraniu rozwoju
regionalnego.
Wytyczne:
 jedna konferencja zorganizowana w Kościerzynie z momentem rozpoczęcia realizacji projektu
w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Przewidywany, termin realizacji p rojektu – sierpień 2014,
 jedna konferencja zorganizowana w Kościerzynie po zakończeniu realizacji projektu w terminie
uzgodnionym z Zamawiającym. Przewidywany termin zakończenia realizacji projektu - kwiecień 2015,
 ustalenie tytułu i programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym,
 najem sali konferencyjnej w Kościerzynie wyposażonej w sprzęt medialno – nagłośnieniowy wraz
z zapewnieniem personelu obsługującego sprzęt w trakcie konferencji. Sprzęt mediano -nagłośnieniowy
ma pozwolić na bezproblemową organizację i obsługę konferencji pod względem technicznym,
z możliwością przeprowadzenia prezentacji multimedialnych
 opracowanie i druk: zaproszeń oraz list obecności zawierających: imię i nazwisko, nazwę instytucji,
adres e-mail, numer telefonu uczestnika konferencji
 wysłanie zaproszeń dla uczestników w porozumieniu z Zamawiającym. Przewidywana liczba
uczestników zaproszonych na konferencję to ok. 200 osób
 wizualizacja konferencji zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi pro mocji projektów UE dla
beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2007 -2013.
Wykonawca zapewni odpowiedni do okoliczności wystrój sali konferencyjnej z uwzględnieniem
prezentacji tytułu projektu, informacji o źródłach jego finansowania wraz ze stosownymi logotypami
oraz organizacją wystawy zdjęć z realizacji projektu,
 udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD oraz
Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji promocyjno-informacyjnej.
Zamawiający nie przewiduje cateringu oraz oprawy artystycznej.
Wszystkie elementy konferencji ostatecznie należy uzgodnić z Zamawiającym i wykonać po uzyskaniu
akceptacji Zamawiającego.
Projekt współfinansowany ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego
na lata 2007-2013
Wymagania ogólne dotyczące promocji projektu
Wykonawca zobowiązany jest do:
 prowadzenia promocji projektu zgodnie z:
• art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 1828/2006 z dnia 08.12.2006r.,
• Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce,
• Wytycznymi dotyczącymi promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 stanowiącymi Załącznik nr 12 do
Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013
 zamieszczenia we wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych informacji
•
współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 2013 oraz logotypów: Unii Europejskiej, Narodowej Strategii Spójności – Program Regionalny,
„Pomorskie w Unii”
 opracowania szczegółowego harmonogramu realizacji promocji projektu przed rozpoczęciem działań i
przedłożenie go Zamawiającemu do akceptacji
 uzgodnienia z Zamawiającym terminów realizacji poszczególnych elementów i działa ń promocyjnych
 uzgadniania z Zamawiającym kanałów dystrybucji wszystkich elementów działań promocyjnych
objętych Zamówieniem
 uzgodnienie z Zamawiającym szaty graficznej, treści i wszystkich elementów działań promocyjnych
objętych Zamówieniem
 wykonania poszczególnych elementów i działań promocyjnych po uzyskaniu ostatecznej akceptacji
Zamawiającego
 przekazanie Zamawiającemu gwarancji trwałości tablic pamiątkowych
 przekazanie Zamawiającemu pełnej dokumentacji potwierdzającej realizację poszczególnych element ów
i działań promocyjnych m.in. spotów promocyjnych, filmu promocyjnego, artykułów prasowych,
informacji prasowych, broszur, ulotek, plakatów oraz potwierdzeń dokonania ich emisji bądź
dystrybucji.
2. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 31.05.2015r.
3. Przy wyborze propozycji do realizacji zamawiający będzie się kierował kryterium:
cena - 100%.
 Wykonawca składając propozycje cenową, składa następujące dokumenty:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru,
2) oświadczenie Wykonawcy, że spełnia następujące warunki:
a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają
obowiązek takich uprawnień,
b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolny mi do
wykonania zamówienia,
c) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
d) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.
 Opis sposobu obliczenia ceny w składanej propozycji cenowej:
W cenę propozycji należy wliczyć:
a) wartość usługi określonej w oparciu o przedmiot zamówienia,
b) obowiązujący podatek od towarów i usług VAT.
Cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę jest obowiązująca przez okres ważności umowy
i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania. Zamawiający wybierze propozycję odpowiadającą
wszystkim postawionym przez niego wymogom i o najniższej cenie.
Projekt współfinansowany ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego
na lata 2007-2013
 Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej:
Propozycje cenową należy złożyć w terminie do dnia 08.08.2014r., do godz. 15.30 w siedzibie zamawiającego, t j .
budynek Urzędu Miasta w Kościerzynie, ul. 3 Maja 9, Wydział Rozwoju pok. 35 z dopiskiem Przeprowadzenie
promocji projektu pt. „Słoneczna Kościerzyna- budowa instalacji solarnych szansą wykorzystania
odnawialnych źródeł energii dla trwałej poprawy powietrza”.
Propozycje cenowe, które wpłyną po w/w terminie nie będą rozpatrywane.
 Jednostka prowadząca - Stowarzyszenie „Słoneczna Kościerzyna”, osoby uprawnione do kontaktów
z wykonawcami:
Oliwia Szlagowska tel. 058 680 23 39
8. Informacje dotyczące zawierania umowy:
W terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze propozycji cenowej zostanie podpisana umowa. Umowa
będzie zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej propozycji cenowej.
……………………………..
(Prezes Stowarzyszenia)
W załączeniu:
Załącznik nr 1: „Oświadczenia Wykonawcy”
Załącznik nr 2: „Formularz ofertowy”
Załącznik nr 3: „Projekt umowy”
Projekt współfinansowany ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego
na lata 2007-2013