Zarządzanie całością - Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa

STUDIUM PRZYPADKU
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera
Zarządzanie całością
Sebastian Kopiec
Nowe Muzeum na mapie Krakowa działa od niedawna. Jest to najmłodsza placówka w Krakowie,
tworzona od podstaw, bez większego zaplecza finansowo-logistycznego. Na początek swojej
działalności muzeum dostaje budynek na własne potrzeby. Jednak jest to pomieszczenie, które
wymaga dużych nakładów finansowych, pracy ludzi, zaangażowania podwykonawców.
Dostosowanie pomieszczeń do wymagań logistycznych i estetycznych eventów, wystaw, wernisaży
itd. wymaga wielu poświęceń, sporych nakładów oraz pracy ludzi zaangażowanych w tworzenie i
działanie Muzeum. Zespół diagnozuje już na początku swojej pracy, że nie jest to zadanie na
najbliższy czas, tylko będzie to zadanie na kilka lat. Małymi kroczkami chce stworzyć miejsce
gdzie mieszkańcy, turyści, a także młodzi ludzie będą zaglądali i obcowali z kulturą, przedmiotami,
obrazami, zdjęciami, materiałami z czasów 1944-1989. Cel: stworzenie miejsca nowoczesnego oraz
multimedialnego na mapie Krakowa, które będzie odpowiedzią na wymogi współczesnych potrzeb
odbiorców. Dając możliwość odwiedzającym zgłębienia wiedzy, weryfikacji informacji czy też
pokazania obrazów/przedmiotów/eksponatów dotyczących tematyki muzeum. Placówka chce
działać niekonwencjonalnie, wychodząc naprzeciw stereotypom, iż działania muzeów muszą być
nudne, sztampowe oraz opierać się na stagnacji. Młody zespół chce inicjować i realizować
nowoczesne przedsięwzięcia, które trafią do wymagającego odbiorcy.
Muzeum tworzą młodzi ludzi z pasją, zaangażowaniem, pełni zapału do działań. Dla większości jest
to pierwsza praca, która wpisuje się w ich zainteresowania oraz chcą zdobyć doświadczenie
zawodowe w tym obszarze. Zespołem kieruje Pani Dyrektor, która swoim ciepłem i oddaniem w
działania zjednuje sobie ludzi, którzy chętnie wspomagają inicjatywy Muzeum. Pani Dyrektor
posiada bogate doświadczeniem zawodowe, charyzmę potrzebną na stanowisku, merytoryczną
ekspercką wiedzę oraz oddanie zadaniom, w które się angażuje. Młodzi ludzie niewątpliwie mogą
się uczyć oraz czerpać z doświadczenia swojego kierownika. Szczerze i z zapałem koncentruje się
na zespole, aby przekazać im swoje dobre praktyki zdobyte na swojej ścieżce kariery. Zapał Pani
Dyrektor przenosi się na grono osób, które bezinteresownie angażują się w powstawanie i działanie
placówki. Czerpiąc z doświadczeń sukcesywnie wdraża swoje kontakty, które mają wspomóc
rozwój placówki kulturalnej.
W swojej działalności Muzeum koncentruje się na danych obszarach:
 Wystawy
 Edukacja
 Dla dzieci
 Multimedia
 Projekty
Obszar 1: w swojej działalności Muzeum zrealizowało już 4 duże wystawy w przeciągu 3 lat.
Każda z nich trwała średnio 5 miesięcy. W obecnej chwili trwa finalna faza przygotowań wystawy,
która dotyczyć będzie sportowych dokonań Polaków – wernisaż zaplanowano na 11.05.br. Wystawa
pokryje się z terminem Euro 2012, ma zatem przyciągnąć w tym czasie osoby zainteresowane piłką
nożną do odwiedzenia Muzeum. Przy okazji większego zainteresowania tematyką sportową w
czerwcu będzie także więcej turystów w Krakowie, w tym także kibiców. Czas wystawy jest bardzo
dobrze przemyślany i dostosowany do realnych potrzeb grupy docelowej
Jest to najświeższy projekt Zespołu, który osadzony w realnych potrzebach ma niewątpliwe atuty
dobrze zaplanowanego przedsięwzięcia. Koncepcja wystawy jest bardzo dobrze zdefiniowana w
kontekście analizy potrzeb, formułowania celów projektu oraz opracowaniu działań, które mają
docelowo doprowadzić do zaplanowanych produktów i wskaźników przez Muzeum m.in.:
 Promocja działalności placówki;
 Wzrost liczby odwiedzających muzeum;
 Przybliżenie tematyki sportowej mieszańcom Krakowa i turystom.
Obszar 2: Przedsięwzięcia skierowane do młodzieży, głównie gimnazjów i liceów Krakowa.
Wydarzenia są planowane jako nowoczesne, multimedialne metody pracy z uczniami, w celu
zainteresowania tematyką związaną z okresem PRL-u. Zespół Muzeum dokonuje wszelkich starań,
aby projekty były jak najciekawsze, w tym celu korzysta z interaktywnych narzędzi m.in. gry
symulacyjne, gry miejskie, które trafiają do młodego odbiorcy. Celem projektów jest
upowszechnienie najnowszej historii Polski wśród młodzieży.
Obszar 3: Muzeum organizuje sobotnie poranki, gdzie są czytane książeczki dla dzieci. Przybliżenie
literatury, postaci, bajek z dzieciństwa PRL. Cel – przypomnienie zapomnianych kultowych postaci
z bajek, przybliżenie ich młodszym pokoleniom, a starszym powrót do wspomnień z dzieciństwa.
Obszar 4: multimedia są ważnym obszarem działań Muzeum. Poprzez innowacyjne działania i
inicjatywy placówki projekty trafiają do coraz szerszego grona odbiorców. Odpowiadając na
różnorodne potrzeby. Muzeum nie posiada stałej wystawy, która czynna jest przez cały rok.
Wernisaże, projekty są działaniami czasowymi, które mają swój początek i koniec. Są także
unikatowe, zatem posiadają główne cechy projektów. W ramach tego obszaru działalności Muzeum
zrealizowało 3 główne projekty, które przyciągnęły bardzo dużą liczbę zainteresowanych.
Obszar 5: projekty – od początku swojej działalności Muzeum zorientowane jest na realizację
nowoczesnych, ciekawych projektów dot. tematyki swojej działalności. Poprzez nowatorskie
przedsięwzięcia, chce docierać do jak najszerszego grona odbiorców, aby zaciekawić, przybliżyć
obraz czy też przypomnieć wydarzenia w dziejach Polski. W swoim doświadczeniu ma już kilka z
sukcesem zakończonych przedsięwzięć. Każde z nich spotkało się z bardzo dobrym odbiorem
mieszkańców Krakowa i przejezdnych. Średnio w każdy projekt swoją tematyką trafiał do 1000
odbiorców.
Zespół projektowy przygotowując nowe przedsięwzięcia przystępuje do prac w sposób
uporządkowany:
1) Analizuje potrzebę – definiując temat projektu;
2) Charakteryzuje grupę docelową – od razu dobierając skuteczne narzędzia promocji;
3) Weryfikuje źródła potencjalnego finansowania projektu;
4) Podejmuje decyzję o możliwości realizacji projektu przez Muzeum – biorąc pod
uwagę zaplecze techniczne, finansowe oraz merytoryczne;
5) Otrzymując zielone światło – przechodzi do fazy planowania, składa wnioski o
dotację;
6) Realizuje zaplanowane przedsięwzięcia;
7) Zamyka projekt: archiwizując, wyciągając dobre praktyki, świętując sukces.
Całość zadań Muzeum jest coraz bardziej rozległa. Skupia się na wielu elementach, które w
tematyce się ze sobą przeplatają. Jednak mając na uwadze rozrost placówki, zwiększenie zasięgu,
zwielokrotnienie realizowanych projektów w tym samym czasie należy zastanowić się na globalną
strategią działania jednostki.
Obecna specyfika pracy ułatwia koordynację jednego większego przedsięwzięcia lub kilku
małych/pobocznych wydarzeń. Czynniki sprzyjające: mała jednostka, skupiająca zespół osób,
którzy są pełni zapału u gotowi do ciężkie pracy pod przewodnictwem lidera, wspólne biuro,
skuteczna komunikacja.
Jednakże na rynku małopolskim istnieje spora konkurencja, która też tworzy i rozwija swoje
projekty. Przyciągając potencjalnych zwiedzających do swoich jednostek. Kraków jest miastem, w
którym każdy znajdzie coś dla siebie. Muzea i inne jednostki kulturalne starają się dbać o klientów,
aby byli jak najbardziej usatysfakcjonowani i wracali przy kolejnych wydarzeniach do swoich
ulubionych miejsc.
Duża konkurencja na rynku wśród muzeów wynika z dwóch zasadniczych problemów:
1) Mała alokacja środków na kulturę;
2) Rywalizacja o odbiorców, którzy mają dostęp do szerokiej bazy informacji, projektów.
Zainteresowanie odbiorców XXI w. jest bardzo trudnym zadaniem, wymaga sporego
zaangażowania, kreatywnych pomysłów, strategii działań oraz współpracy jednostek.
Zatem nasuwa się pytanie co należy zrobić, aby miłośnicy Muzeum chętnie odwiedzali
niejednokrotnie placówkę, wracając do swojego „ulubionego” punktu oraz aby ilość fanów rosła w
miarę rozwoju miejsca - ważnego punktu na mapie Krakowa.
Należałoby poświecić czas zespołu na przygotowanie spójnej koncepcji rozwoju placówki, biorąc
pod uwagę działania konkurencji, możliwości finansowe, w tym staranie się o dotację oraz
wyznaczyć cele swojego działania. Formułowanie i wdrażanie efektywnych strategii to klucz do
sukcesu. Można realizować szereg ciekawych koncepcji, ale przy złej strategii, nieefektywnym
zarządzaniu nie osiągnie się tego co można uzyskać. Zatem kluczowe do dalszego rozwoju jest
spójna koncepcja, która pozwoli placówce na dalszy efektywny rozwój.