docInstrukcja kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach
download 
Reklamacja Transkrypt
Instrukcja kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach
Strona 1 z 66 Instrukcja kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach Skierniewice, 2006 Strona 2 z 66 Spis treści: Rozdz. I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej ............................................... 3 Rozdz. II System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne .......................................................... 6 Rozdz. III Podział czynności kancelaryjnych i obieg akt ........................................... 8 Rozdz. IV Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek ................................. 9 Rozdz. V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji ............................................. 11 Rozdz. VI Rejestrowanie spraw i znakowanie akt. Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych .............................................. 12 Rozdz. VII Formy załatwiania spraw ........................................................................... 16 Rozdz. VIII Sporządzanie czystopisów i odpisów ........................................................ 17 Rozdz. IX Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci słuŜbowej ............................. 18 Rozdz. X Wysyłanie korespondencji ......................................................................... 19 Rozdz. XI Przechowywanie akt spraw załatwionych ................................................. 19 Rozdz. XII Przekazywanie akt do składnicy akt .......................................................... 20 Rozdz. XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych ................... 23 Rozdz. XIV Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji Urzędu lub komórki organizacyjnej Urzędu ...................... 23 Rozdz. XV Postanowienia końcowe ............................................................................ 24 Strona 3 z 66 Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej §1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Skierniewicach 2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz komórek organizacyjnych Urzędu do momentu przekazania jej do składnicy akt lub do zniszczenia. 3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z aktami jawnymi i dokumentami oznaczonymi klauzulą „zastrzeŜone”. Postępowanie z pozostałymi dokumentami zawierającymi informacje niejawne regulują odrębne przepisy. 4. W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentów zawierających informacje niejawne tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w niniejszej instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach. 5. Niniejsza instrukcja określa zasady postępowania z aktami, niezaleŜnie od techniki ich wykonania i ich formy zewnętrznej. §2 UŜyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1. akta sprawy − całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2. aprobata − wyraŜenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 3. archiwista − pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie składnicy akt, 4. czystopis − tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną, 5. dekretacja − adnotację na piśmie wpływającym, przydzielającą je do załatwienia określonej komórce organizacyjnej lub referentowi, zawierającą dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 6. dokument − akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych Strona 4 z 66 (orzeczenie, wyrok, świadectwo, decyzja, itp.), 7. dokumentacja − wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak równieŜ korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne – bez względu na sposób ich wytworzenia, 8. Dyrektor − Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach 9. kierownik − kierownika komórki organizacyjnej Urzędu lub osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy, 10. kontrolka wpływu i − pomoc kancelaryjną w kancelarii (np. dziennik wysyłanej korespondencji korespondencyjny, dziennik podawczy), 11. komórka organizacyjna - Dział, referat lub samodzielne stanowisko pracy w PUP, 12. korespondencja − kaŜde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez Urząd, 13. nośnik informatyczny − dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp., 14. nośnik papierowy − arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, itp., 15. parafa − skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis, 16. pieczęć − stemple nagłówkowe, imienne, do podpisu itp., 17. pieczęć urzędowa − okrągłą pieczęć z godłem państwa w środku i z nazwą w otoku, 18. poprzedniki − akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 19. przesyłka − otrzymywaną oraz wysyłaną korespondencję, dokumenty, pakiety, paczki, telegramy, faksy oraz e-maile, 20. punkt zatrzymania − kaŜde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem, 21. referent − pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia oraz po jej zakończeniu, Strona 5 z 66 22. rejestr kancelaryjny − zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub informatycznym stanowiące równowaŜnik spisu spraw, 23. sekretariat − komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy, do której naleŜy obsługa kancelaryjna Dyrektora, jego zastępcy lub upełnomocnionych przez nich osób, oraz całego Urzędu, 24. składnica akt − składnicę akt Urzędu, 25. spis spraw − formularz na nośniku papierowym lub informatycznym słuŜący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki załoŜonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy, 26. sprawa − zdarzenie lub stan rzeczy, jak równieŜ podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności słuŜbowych, 27. teczka aktowa − teczkę wiązaną, skoroszyt, kopertę, segregator itp., słuŜące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak równieŜ teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą. Stanowi przewaŜnie odrębną jednostkę archiwalną, 28. Urząd − Powiatowy Urząd Pracy w Skierniewicach, 29. wykaz akt − jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną, 30. załącznik − kaŜde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (pisma, broszury, ksiąŜki, druki, formularze itp.), 31. znak akt − zespół symboli określających przynaleŜność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z rzeczowego wykazu akt, 32. znak sprawy − zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynaleŜność sprawy do określonej klasy rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej lub w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym. Strona 6 z 66 33. Zastępca Dyrektora - Zastępca Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach Rozdział II System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne. §3 1. W Urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezaleŜną od struktury organizacyjnej Urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten słuŜy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00, 01, 02 ... 99. W miarę potrzeb wprowadza się dalszy podział akt na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi: 000, 001, 002 ... 999, a w ramach klas trzeciego rzędu, podział na klasy czwartego rzędu, oznaczone symbolami czterocyfrowymi 0000, 0001 ... 9999, itd. Niektóre klasy z pierwszego, drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek rozszerzenia w przyszłości działalności Urzędu. 4. Klasy końcowe w wykazie akt, oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają teczkom aktowym. 5. Akta jednorodne tematycznie pochodzące z róŜnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. WyróŜniać je będą tylko symbole (literowe lub liczbowe - skrót nazwy) komórek organizacyjnych. §4 1. KaŜda komórka organizacyjna moŜe sporządzić do własnego uŜytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu akt, tj. symbole, hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt i informacje z rubryki „uwagi”. 2. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do składnicy akt. §5 1. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. 2. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor moŜe – w drodze zarządzenia – rozbudować końcowe klasy w wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe według zasad budowy wykazu akt, określonych w § 3.3 instrukcji. Nie moŜe jednak zmieniać kwalifikacji archiwalnej ustalonej w rozbudowywanej klasie wykazu. Strona 7 z 66 W przypadku, gdy rozbudowywana klasa nie posiada określonej kategorii archiwalnej, naleŜy propozycję kwalifikacji dla danej grupy spraw uzgodnić z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. §6 1. Dokumentacja ze względu na jej wartość archiwalną dzieli się na: a) materiały archiwalne – czyli część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych uŜywa się symbolu „A”,, b) dokumentację niearchiwalną – czyli część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną i nie stanowi materiałów archiwalnych. 2. Całość dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w Urzędzie zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej. 3. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej uŜywa się symbolu „B”, z tym Ŝe: a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu jej za nieprzydatną przez Urząd podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. naleŜy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego. b) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza się zgodnie z dyspozycjami zawartymi w rubryce uwagi wykazu akt, zamieszczonymi przy danej grupie rzeczowej (haśle klasyfikacyjnym). c) symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt moŜe przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do składnicy akt, ale w porozumieniu ze składnicą akt i w trybie określonym w punkcie a). 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwe miejscowo archiwum państwowe moŜe dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w pkt. 3, między innymi uznając ją za materiały archiwalne. §7 W wykazie akt Urzędu ustala się kategorie akt dla komórki merytorycznej i komórek innych niŜ merytoryczna. Przez komórkę merytoryczną naleŜy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której naleŜy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt. Przez komórkę organizacyjną inną niŜ komórka merytoryczna naleŜy rozumieć komórkę, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w komórce merytorycznej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą i powtarzalną. Rozdział III Podział czynności kancelaryjnych i obieg akt. Strona 8 z 66 §8 1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują: a) sekretariat, b) referenci, c) pracownicy sporządzający czystopisy. 2. Do podstawowych czynności sekretariatu naleŜy: a) przyjmowanie korespondencji, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie pieczątki wpływu, a w jej obrębie daty wpływu i numeru pisma z kontrolki wpływów, b) przedstawianie korespondencji Dyrektorowi, Zastępcy Dyrektora lub upełnomocnionej przez niego osobie do wglądu i dekretacji, c) segregowanie korespondencji wpływającej według jej treści i przekazywanie komórkom organizacyjnym, d) prowadzenie ewidencji przesyłek poleconych, e) przyjmowanie wysyłanych pism do podpisu Dyrektora, jego Zastępcy lub upełnomocnionych przez niego osób, f) przygotowywanie korespondencji do wysłania, g) wysyłanie korespondencji, 3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych referentów naleŜy: a) rejestrowanie spraw w spisach spraw, jeŜeli nie czyni tego sekretariat, b) przygotowanie projektów pism i przekazywanie ich kierownikom w celu aprobaty oraz oznaczanie pism znakiem sprawy (jeŜeli nie naleŜy to do obowiązków sekretariatu), c) gromadzenie i przechowywanie akt spraw w teczkach aktowych w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora, d) przekazywanie akt spraw załatwionych do składnicy akt. 4. Szczegółowy podział prac kancelaryjnych w Urzędzie ustala Dyrektor. §9 Obieg typowych akt w Urzędzie jest następujący: a) sekretariat przedkłada przesyłki do wglądu Dyrektorowi, Zastępcy Dyrektora, a następnie rozdziela je zgodnie z dekretacją, b) kierownicy dekretują sprawy na poszczególnych referentów, Strona 9 z 66 c) referenci rejestrują sprawy w spisach spraw (jeŜeli nie czyni tego sekretariat), załatwiają sprawy zgodnie z dyspozycjami przełoŜonych, przygotowują projekty pism zaaprobowane przez kierownika i oznakowane przekazują do podpisu, d) sekretariat przedkłada Dyrektorowi, Zastępcy Dyrektora lub osobom przez niego upowaŜnionym pisma do podpisu, sprawdza pod względem formalnym wykonanie pisma i przekazuje pisma do komórek organizacyjnych, celem wysłania pod wskazany adres. Rozdział IV Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek § 10 1. Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania całości korespondencji wpływającej do Urzędu. 2. Korespondencję moŜe przyjmować bezpośrednio komórka organizacyjna Korespondencja przyjęta przez komórkę organizacyjną przekazywana jest do sekretariatu celem opatrzenia jej pieczątką wpływu i odnotowania w kontrolce wpływu. 3. Podczas odbioru przesyłek naleŜy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i Ŝąda się od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane na innego adresata) zwraca się niezwłocznie na pocztę lub przesyła wprost do właściwego adresata. 5. Przesyłki niewiadomego pochodzenia przyjmowane są w trybie określonym w odrębnych przepisach. § 11 1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem: a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, b) przesyłek niejawnych, które przekazuje się odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom. JeŜeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeŜone, poufne czy tajne okaŜe się, Ŝe zawiera ona pisma tego rodzaju, naleŜy bezzwłocznie przekazać je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty, c) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy podręcznej, a pismo opatruje się pieczątką wpływu obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z postanowieniami § 9. 2. Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, Strona 10 z 66 b) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 3. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: a) zastrzeŜonych, poufnych, wartościowych, poleconych, priorytetowych, za dowodem doręczenia, b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, c) dla których brak jest nadawcy lub daty pisma, d) mylnie skierowanych, e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 4. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na Ŝądanie składającego pismo. 5. Na kaŜdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na dowód przyjęcia umieszcza się w zasadzie w górnej części pisma po lewej stronie pieczątkę wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty). Wzór pieczątki wpływu określa załącznik nr 1. 6. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach (np. drukach) nie wymagających merytorycznego załatwiania. Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji § 12 1. Sekretariat przekazuje niezwłocznie do wglądu i dekretacji przyjętą korespondencję. 2. W zaleŜności od ustalonego trybu przeglądania i przydzielania korespondencji sekretariat przedkłada Dyrektorowi, Zastępcy Dyrektora lub osobie upowaŜnionej do wglądu i dekretacji: a) całą otrzymaną korespondencję, § 13 1. Dekretujący korespondencję umieszcza na piśmie obok pieczątki wpływu symbol komórki lub osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy, ewentualną dyspozycję co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, podpis oraz datę dekretacji. 2. Przy dekretacji moŜna stosować typowe skróty. 3. W sprawach szczególnie waŜnych lub wskazanych przez Dyrektora sekretariat moŜe prowadzić terminarze, w których zapisuje wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz komórkę organizacyjną lub referenta wyznaczonych do jej załatwienia. Strona 11 z 66 4. JeŜeli pismo wpływające dotyczy spraw naleŜących do zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, dekretujący wyznacza komórkę odpowiedzialną za ostateczne sformułowanie odpowiedzi. Sekretariat sporządza odpowiednią ilość kopii tego pisma i kieruje je do właściwych komórek. Ostateczne sformułowanie odpowiedzi następuje na podstawie notatek słuŜbowych sporządzonych przez komórki organizacyjne i przekazanych do komórki wyznaczonej przez dekretującego. § 14 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Dyrektora Zastępcę lub inną osobę upowaŜnioną sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycjami i przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym lub referentom. 2. Kierownicy umieszczają na piśmie obok pieczątki wpływu adnotację wskazującą referenta oraz w miarę potrzeby dyspozycje odnośnie sposobu i terminu załatwienia sprawy. Rozdział VI Rejestrowanie spraw i znakowanie akt. Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych. § 15 1. Zarejestrowanie sprawy w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 2) lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy juŜ wszczętej, czy teŜ rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak sprawy w prawym górnym rogu pisma. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym, umoŜliwiającym ustalenie dat wszczęcia i zakończenia sprawy. Dopuszcza się prowadzenie spisu spraw umoŜliwiającego rejestrowanie poszczególnych pism w obrębie danej sprawy (załącznik nr 3). O rodzaju stosowanego formularza spisu spraw dla poszczególnych teczek decyduje kierownik. 4. Spis spraw prowadzi się na nośniku papierowym lub informatycznym, oddzielnie dla kaŜdej teczki zawierającej jednorodne tematycznie akta i załoŜonej na podstawie wykazu akt. 5. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw lub w rejestrze kancelaryjnym, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw (np. dokumentacja finansowa). 6. Nie podlegają rejestracji w spisach spraw i w rejestrach kancelaryjnych: a) zaproszenia, Ŝyczenia, podziękowania, zawiadomienia, b) potwierdzenia odbioru (dołącza się je do akt właściwej sprawy), c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, ksiąŜki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia, d) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe. Strona 12 z 66 Akta i dokumenty, wymienione w pkt. a i d, naleŜy po wykorzystaniu odłoŜyć do odpowiednich zbiorów lub teczek aktowych. § 16 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. KaŜde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: a) znak rozpoznawczy komórki organizacyjnej, czyli symbol komórki, b) symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, c) kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub w rejestrze kancelaryjnym, d) dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw. Znak sprawy moŜe zawierać dodatkowe oznaczenia, np. inicjały referenta. Dodatkowe elementy, oddzielone kreską poziomą, umieszcza się po symbolu komórki organizacyjnej. 3. Trzy pierwsze składniki znaku powinny być oddzielone od czwartego ukośną kreską, a od siebie – kreską poziomą. Wzór znaku sprawy: RFK-324-34/04 RFK - Dział Finansowo-Księgowy 324 - Uzgadnianie sald 34 - sprawa zarejestrowana jako trzydziesta czwarta w spisie spraw 04 - rok 2004 4. JeŜeli wpływające pismo dotyczy kilku spraw, rejestruje się je pod odpowiednimi znakami, zaznaczając w uwagach, pod którym znakiem przechowywany będzie oryginał pisma. W takim przypadku odpowiedź naleŜy sformułować odrębnym pismem w kaŜdej sprawie. 5. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowego spisu spraw lub pod nową pozycją w rejestrze kancelaryjnym. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw lub w nowej pozycji rejestru kancelaryjnego moŜe nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa zaczyna się od nowa w następnym roku. Wówczas sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw lub pod nową pozycją rejestru kancelaryjnego, zaznaczając ten fakt w uwagach dotychczasowego spisu spraw lub rejestru kancelaryjnego w formie wzmianki: „przeniesiono do teczki ........” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej bez zmiany ich znaku. Strona 13 z 66 § 17 1. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla kaŜdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji wykazu akt. 2. Na kaŜdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw. Dopuszcza się w sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku prowadzenie teczek ze spisami przez okres dłuŜszy niŜ jeden rok. W takim przypadku zakłada się nowy spis spraw. Odnosi się to takŜe do akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuŜszy czas, np. zbioru normatywów. 3. JeŜeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, załoŜonej według wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zaleŜności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerycznym (np. staŜe zawodowe EFS). 4. W przypadku załoŜenia podteczki moŜna załoŜyć dla niej oddzielny spis spraw, wówczas w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł załoŜonej podteczki. W takim przypadku znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. ROR-0003-2-6/02). 5. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się tzw. teczki zbiorcze, do których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku róŜnych teczkach aktowych (np. akta osobowe). 6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy (np. teczka bezrobotnego). W takim przypadku znakiem akt jest znak sprawy. 7. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieŜącego roku, nie w poszczególnych teczkach aktowych, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek o symbolach ....... w roku .....”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłoŜone do właściwych teczek aktowych. W przypadku prowadzenia spisów spraw w wersji elektronicznej, po odłoŜeniu wszystkich zamkniętych spraw do teczki aktowej, spisy spraw naleŜy wydrukować i odłoŜyć do właściwych teczek aktowych. § 18 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w §15-17, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. 2. KaŜdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny znak akt. 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik. 4. Rejestry kancelaryjne prowadzą referenci. 5. KaŜdemu rejestrowi kancelaryjnemu odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru kancelaryjnego, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru kancelaryjnego. Strona 14 z 66 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla kaŜdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów kancelaryjnych przez kilka lat zapisy poszczególnych lat naleŜy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą naleŜy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w kaŜdym roku od numeru 1. 7. Znak sprawy wpisanej do rejestru kancelaryjnego składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą róŜnicą, Ŝe zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze kancelaryjnym. § 19 1. KaŜda teczka aktowa powinna być prawidłowo opisana. Opis umieszczony na okładce składa się z następujących elementów (załącznik nr 4) niezbędnych do sprawnego wyszukiwania dokumentacji: a) pełnej nazwy Urzędu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej – na środku u góry, b) znaku akt złoŜonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu liczbowego hasła według wykazu akt lub znaku sprawy, jeŜeli jest to teczka, o której mowa w § 17 pkt. 6 – po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, c) kategorii archiwalnej z wykazu akt, a w przypadku kat. B równieŜ okresu przechowywania akt – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, d) tytułu teczki złoŜonego z pełnego hasła z wykazu akt i uzupełnionego o informację o rodzaju akt występujących w teczce – na środku. W przypadku teczek bezrobotnych tytuł stanowią: nazwisko i imię (imiona) bezrobotnego, ewentualnie data urodzenia, e) roku załoŜenia teczki lub lat krańcowych (tj. daty najwcześniejszej i najpóźniejszej wytworzonych akt) – pod tytułem. 2. JeŜeli akta gromadzi się w segregatorach, dane te naleŜy umieścić na grzbiecie segregatora. 3. Aktom nie podlegającym rejestracji naleŜy nadać znak akt, złoŜony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu danego hasła z wykazu akt. Dotyczy to m. in. rozmaitych kartotek i urządzeń księgowych, gdzie znak akt umieszcza się na segregatorze, teczce, pudle itp. Rozdział VII Formy załatwiania spraw. § 20 1. KaŜdą sprawę naleŜy załatwiać osobnym pismem. 2. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania. § 21 Strona 15 z 66 1. Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie. 2. Referent ma obowiązek czuwania, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były wykonane terminowo czynności, do których zobowiązane są równieŜ inne osoby. § 22 1. Załatwienie sprawy moŜe być dokonane w formie ustnej lub pisemnej. 2. Przy ustnym załatwieniu sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko adresata, datę załatwienia oraz stanowisko słuŜbowe i podpis referenta. 3. Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak równieŜ w odniesieniu do spraw pilnych, nie wymagających pisemnego udokumentowania, gdy jednocześnie istnieje moŜliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie). 4. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. 5. Załatwienie sprawy moŜe być: a) wstępne – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, b) ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończący sprawę w Urzędzie. 6. Załatwienie ostateczne sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia i wpisując skrót „oz”. § 23 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia ich pilności. 2. Załatwienie w formie pisemnej sprawy polega na opracowaniu projektu pisma przez referenta oraz sporządzeniu czystopisu przez referenta. § 24 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być napisane na blankietach korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym. 2. KaŜdy projekt pisma powinien zawierać: a) znak sprawy, b) oznaczenie adresata w pierwszym przypadku wraz z adresem, c) treść, napisaną pismem czytelnym, zwięźle i przejrzyście, d) datę opracowania projektu pisma, e) ponadto projekt powinien zawierać: Strona 16 z 66 − w pismach stanowiących odpowiedź – datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, − oznaczenie liczby załączników lub ich wyszczególnienie – pod treścią z lewej strony, − cechę pilności sprawy, zaznaczoną wyrazem „pilne” lub „terminowe” – nad adresem po prawej stronie, − adresy instytucji lub osób pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą „Do wiadomości” – jeŜeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, − projekt pisma, co do którego referent nie jest upowaŜniony do podjęcia ostatecznej decyzji, powinien być zaaprobowany przez kierownika. 3. Przy załatwianiu spraw naleŜy wykorzystywać formularze i druki przewidziane odrębnymi przepisami. 4. JeŜeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest moŜliwe, naleŜy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia spraw. Rozdział VIII Sporządzanie czystopisów i odpisów § 25 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według tekstu projektu pisma i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta. 2. Czystopisy sporządza się w ilości egzemplarzy wskazanej na projekcie pisma. JeŜeli nie ma takiej wskazówki, naleŜy sporządzić czystopis z jedną kopią. 3. Sporządzając czystopisy naleŜy stosować następujące zasady: a) czystopisy pism wychodzących na zewnątrz sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem lub nanosi się podłuŜną pieczęć nagłówkową, b) w dacie pisma podaje się rok i miesiąc. Dzień miesiąca wpisuje odręcznie podpisujący pismo, c) w lewym dolnym rogu czystopisu umieszcza się inicjały referenta załatwiającego sprawę oraz inicjały osoby sporządzającej czystopis. 4. Przy przygotowywaniu czystopisu techniką komputerową naleŜy przestrzegać zasad, o których mowa w § 24 pkt. 2 oraz w § 25 pkt. 3 § 26 1. Sporządzając odpis naleŜy zachować wszelkie cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem naleŜy umieścić napis „Odpis”. JeŜeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis „Odpis z odpisu”. 2. JeŜeli z oryginału sporządza się kserokopię, a pismo posiada charakter dokumentu (zaświadczenie, decyzja), naleŜy tę kserokopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą oraz podpisem uwierzytelniającego. Strona 17 z 66 § 27 KaŜdy czystopis i odpis powinien być starannie sprawdzony przez osobę, która go sporządza, z tym, Ŝe ostateczna korekta naleŜy do obowiązków referenta załatwiającego sprawę. Po stwierdzeniu, Ŝe czystopis jest zgodny z tekstem projektu pisma, referent umieszcza na kopii pisma pod tekstem z lewej strony swój podpis, opatrując go datą i przedstawia pismo wraz z aktami sprawy do podpisu. Rozdział IX Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci słuŜbowej § 28 1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Urzędu. 2. Podpisujący na oryginale i kopii pisma umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko słuŜbowe oraz imię i nazwisko. Gdy podpisujący działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza przed stanowiskiem słuŜbowym aprobującego znak „wz” (w zastępstwie). Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upowaŜnienia do podpisywania pewnej kategorii pism lub podpisywania danego pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak „z up.” (z upowaŜnienia). Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak „p.o.” (pełniący obowiązki). 3. W przypadku podpisywania większej liczby pism tej samej treści do róŜnych adresatów oraz na dalszych egzemplarzach pism moŜna zastąpić podpis odręczny przez facsimile imienia i nazwiska podpisującego. JeŜeli zastosowano facsimile, pozostające w aktach sprawy pismo, powinno być własnoręcznie podpisane. 4. Facsimile imienia i nazwiska nie moŜna umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów, decyzjach, orzeczeniach, umowach, pismach zawierających informacje niejawne. Rozdział X Wysyłanie korespondencji § 29 Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat i referenci. § 30 Czynności w tym zakresie polegają na: 1. sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki, 2. potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki, 3. zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego, 4. umieszczeniu na kopertach znaczków pocztowych lub frankowaniu kopert, 5. ewidencjonowaniu wysyłanej korespondencji w kontrolce wysyłanej korespondencji oraz w pocztowej ksiąŜce nadawczej, Strona 18 z 66 6. przekazaniu przesyłek na pocztę. § 31 Korespondencja jest wysyłana zgodnie z zamieszczoną dyspozycją co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy itp.). Rozdział XI Przechowywanie akt spraw załatwionych. § 32 1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i w składnicy akt. 2. Akta spraw będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwienia pracownicy przechowują w oddzielnych teczkach. § 33 1. Akta spraw załatwionych naleŜy przechowywać w teczkach załoŜonych zgodnie z wykazem akt. Teczki układa się w kolejności pozycji wykazu akt. Wewnątrz teczki akta powinny być ułoŜone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie. 2. Teczki zawierające akta spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami § 19 pkt. 1 i uzupełnione o datę roczną najpóźniejszego pisma w teczce oraz numer tomu, jeŜeli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek. 3. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat. Okres przechowywania liczy się od pierwszego stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta naleŜy przekazać do składnicy akt. 4. Archiwista w porozumieniu z kierownikami, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt. 5. Archiwista moŜe odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku: a) gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami instrukcji archiwalnej i niniejszej instrukcji, b) gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności, c) gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia swego bezpośredniego przełoŜonego. 6. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej naleŜy w ich miejscu włoŜyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypoŜyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, doktórem akta sprawy wysłano. Rozdział XII Przekazywanie akt do składnicy akt. Strona 19 z 66 § 34 Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt pełnymi rocznikami. Akta niezbędne do bieŜącej pracy moŜna pozostawić w komórce organizacyjnej na zasadzie ich wypoŜyczenia ze składnicy akt, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczoodbiorczych, wypełnienie kart udostępniania akt). § 35 1. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt powinna być uporządkowana przez komórki organizacyjne, przekazujące akta. 2. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej, o kategorii archiwalnej wyŜszej niŜ B5, rozumie się: a) ułoŜenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 33 pkt. 1, tj. sprawami według spisu spraw, a w obrębie kaŜdej sprawy chronologicznie, tak by pismo rozpoczynające sprawę było na wierzchu. Poszczególne sprawy moŜna rozdzielić papierowymi okładkami. Akta umieszczone w teczce, o której mowa w § 17 pkt. 6, naleŜy ułoŜyć chronologicznie. b) wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism. c) odłoŜenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych. d) usunięcie z teczek części metalowych i plastikowych (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki, itp.) oraz wtórników (kopii) pism. e) umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a te w pudłach lub umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach. JeŜeli grubość teczki przekracza 5 cm naleŜy teczkę podzielić na tomy. f) w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B25 – dodatkowo ponumerowanie stron (paginacja) akt znajdujących się w teczce. Paginowanie wykonuje się zwykłym miękkim ołówkiem numerując strony w prawym górnym rogu. Liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera .... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”. g) opisanie uporządkowanych teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 19 pkt. 1 i § 33 pkt. 2. h) ułoŜenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt. 3. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B5 i niŜszej, rozumie się: a) odłoŜenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych. b) umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm, a te w pudłach lub umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach. JeŜeli grubość teczki przekracza 5 cm naleŜy teczkę podzielić na tomy. c) opisanie teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 19 pkt. 1 i § 33 pkt. 2. Strona 20 z 66 d) ułoŜenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt. § 36 1. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta, z uwzględnieniem ustaleń § 38, do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 5), których sporządzenie naleŜy do obowiązków komórki organizacyjnej przekazującej akta. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B25 w czterech egzemplarzach i osobno dla pozostałej dokumentacji niearchiwalnej w trzech egzemplarzach. 3. Osoba sporządzająca spis zdawczo-odbiorczy wypełnia rubryki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 formularza spisu oraz nanosi informacje o nazwie Urzędu i komórki organizacyjnej, które akta wytworzyły, w lewym górnym rogu spisu. Dokumentację naleŜy ujmować w spisie zgodnie z nadanym jej układem po uporządkowaniu akt, tj. według kolejności haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt. 4. Na końcu spisu osoba sporządzająca spis umieszcza swój podpis i datę sporządzenia spisu. 5. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta oraz archiwista. Umieszcza się takŜe datę przejęcia akt do składnicy akt. 6. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka przekazująca akta, pozostałe są przeznaczone dla składnicy akt. § 37 Do przekazanych akt naleŜy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze, itp. § 38 1. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 6), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 36 pkt. 4, 5, 6. Spisy sporządza się odrębnie dla kaŜdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe na spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników. 2. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 7), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 36 pkt. 4, 5, 6. Układ dokumentacji na spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia, procesy), a w ich obrębie na stadia i branŜe. 3. Przekazywanie teczek akt bezrobotnych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego (załącznik nr 5), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 36 pkt. 4, 5, 6. Teczki na spisie ujmowane są w kolejności numerycznej (z rejestru bezrobotnych) lub alfabetycznej nazwisk bezrobotnych. 4. W przypadku pojawienia się innych rodzajów dokumentacji (fotografie, filmy, mapy, itp.) naleŜy opracować instrukcję postępowania z tego typu dokumentacją i uzgodnić ją z miejscowo właściwym archiwum państwowym. Strona 21 z 66 Rozdział XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych. § 39 Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Urzędu pod warunkiem zapewnienia ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych. § 40 Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1. przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, 2. współdziałania z bazami danych innych współpracujących instytucji, 3. tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, baz danych, arkuszy, plików graficznych itp., 4. współdziałania z bazami danych innych współpracujących instytucji, 5. udostępnienie pracownikom zakupionego oprogramowania aplikacyjnego i baz danych, 6. tworzenie, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, baz danych, arkuszy, plików graficznych itp., 7. monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu, 8. umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie i realizowanych zadaniach, 9. informowanie interesantów o procedurach wymaganych przy załatwieniu wybranych typów spraw. § 41 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upowaŜnionych pracowników, b) odpowiednie archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach zabezpiecza się przez system haseł identyfikujących pracownika ograniczających dostęp do danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 3. W przypadku przetwarzania danych osobowych do ich zabezpieczania naleŜy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. 4. Szczegółowe zasady w zakresie przetwarzania i ochrony danych określa Polityka Bezpieczeństwa Urzędu. Rozdział XIV Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji Urzędu lub komórki organizacyjnej Urzędu. § 42 W przypadku likwidacji Urzędu lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej naleŜy zawiadomić o tym fakcie właściwe archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej. § 43 W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę naleŜy przekazać jej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw nie zakończonych. Kopię tego spisu przejmuje składnica akt. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji naleŜy przekazać do składnicy akt. Strona 22 z 66 Rozdział XV Postanowienia końcowe § 44 1. Kierownicy powinni regularnie kontrolować prace kancelaryjne wykonywane przez podległych im referentów. 2. Kontrola ta polega na sprawdzaniu: a) terminowości i prawidłowości załatwiania spraw, b) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, c) prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych, d) terminowości przekazywania akt do składnicy akt. § 45 Procedura brakowania dokumentacji moŜe być przeprowadzona wyłącznie przez składnicę akt lub – w przypadku dokumentacji kat. Bc – przez daną komórkę organizacyjną w porozumieniu ze składnicą akt, zgodnie z zapisami instrukcji archiwalnej i obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Załączniki do instrukcji kancelaryjnej: nr 1 – wzór pieczątki wpływu nr 2 – wzór spisu spraw nr 3 – wzór spisu spraw nr 4 – wzór opisu teczki aktowej nr 5 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ...” nr 6 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych nr ...” nr 7 – „Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr …” Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach Strona 23 z 66 Skierniewice, 2006 Strona 24 z 66 Spis treści: Rozdz. I Przedmiot i zakres instrukcji ...................................................................... 3 Rozdz. II Organizacja i zakres działania składnicy akt ………….............................. 5 Rozdz. III Personel składnicy akt …………................................................................. 5 Rozdz. IV Lokal i wyposaŜenie składnicy akt …………............................................. 7 Rozdz. V Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt ………….......................................................................... 9 Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w składnicy akt …………........................................................................... 11 Rozdz. VII Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt …………............................. 12 Rozdz. VIII Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt …………........................................................................... 14 Rozdz. IX Kontrola składnicy akt …………................................................................ 16 Rozdz. X Postanowienia końcowe .............................................................................. 17 Rozdz. VI Strona 25 z 66 Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji. §1 1. Instrukcja określa organizację, zadania i zakres działania składnicy akt Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych, sposób jej przechowywania, ewidencjonowania, wycofywania i zabezpieczania w składnicy akt, ustala zasady udostępniania akt, jak równieŜ zasady i tryb przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę. 2. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy. 3. W przypadku, gdy Urząd wytwarza lub gromadzi dokumentację audiowizualną lub na nośniku elektronicznym, postępowanie z nią naleŜy uregulować w formie odrębnej instrukcji. §2 UŜyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) Urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Skierniewicach, 2) Dyrektor – Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach, 3) kierownik – kierownika działu lub innej komórki organizacyjnej w Urzędzie, 4) komórka organizacyjna – dział, referat, zespół, stanowisko pracy lub inną komórkę organizacyjną w Urzędzie, 5) referent – pracownika odpowiadającego za merytoryczne i formalne załatwienie sprawy, 6) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, kopertę, itp., słuŜące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak równieŜ teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą. Stanowi przewaŜnie odrębną jednostkę archiwalną, 7) wykaz akt – 8) składnica akt – 9) archiwista – 10) metr bieŜący – jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną, składnica akt Urzędu, pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie składnicy akt, metr bieŜący akt, czyli taką ilość akt, jaka mieści się w jednym metrze bieŜącym półki, przy ułoŜeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do frontu półki, 11) ekspertyza archiwalna – szczegółowe sprawdzenie dokumentacji w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej. §3 Strona 26 z 66 5. Dokumentacja, ze względu na jej wartość archiwalną, dzieli się na: a) materiały archiwalne – czyli część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych uŜywa się symbolu „A”, b) dokumentację niearchiwalną – czyli część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną i nie stanowi materiałów archiwalnych. 2. Całość dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w Urzędzie zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej. 3. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej uŜywa się symbolu „B”, z tym Ŝe: a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu jej za nieprzydatną przez Urząd podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. naleŜy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego. b) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza się zgodnie z dyspozycjami zawartymi w rubryce uwagi wykazu akt, zamieszczonymi przy danej grupie rzeczowej (haśle klasyfikacyjnym). c) symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt moŜe przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do składnicy akt, ale w porozumieniu ze składnicą akt i w trybie określonym w punkcie a). 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach miejscowo właściwe archiwum państwowe moŜe dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w punkcie 3 uznając ją za materiały archiwalne. Rozdział II Organizacja i zakres działania składnicy akt. §4 2. Urząd posiada jedną składnicę akt, której usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny Urzędu. 3. Składnica akt gromadzi i przechowuje dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B), wymienioną w § 3 pkt. 3. §5 Do zakresu działania składnicy akt naleŜy: 1) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, 2) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) wycofywanie akt z ewidencji składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, 4) udostępnianie dokumentacji, 5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego. Strona 27 z 66 Rozdział III Personel składnicy akt. §6 6. Za całokształt pracy składnicy akt odpowiedzialny jest archiwista. 7. Stan ilościowy obsady kadrowej składnicy akt powinien zapewnić właściwą obsługę zgromadzonych w niej akt i wykonywanie wszystkich zadań nałoŜonych na składnicę akt. 8. Archiwista powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie, 1 rok staŜu pracy i ukończony kurs archiwalny. 9. W przypadku zatrudnienia w składnicy akt co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace składnicy akt. 10. Archiwista odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i słuŜbowej. §7 Do szczegółowych obowiązków archiwisty naleŜy: 1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do składnicy akt, 2) przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, 3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej ewidencji, 4) wycofywanie akt z ewidencji składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, 5) udostępnianie dokumentacji, 6) inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego, 7) znajomość struktury organizacyjnej Urzędu, gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych Urzędu, jakie następowały w przeszłości i na bieŜąco, 8) znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w Urzędzie systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją, 9) stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, np. poprzez powtarzanie przeszkolenia na kursie archiwalnym. §8 1. Archiwistę, w razie jego nieobecności, zastępuje inny pracownik Urzędu w zakresie udostępniania akt. 2. W razie zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie składnicy akt nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie. Strona 28 z 66 Rozdział IV Lokal i wyposaŜenie składnicy akt. §9 7. Lokal składnicy akt powinien być usytuowany na parterze lub piętrze budynku biurowego (z wyłączeniem strychu) przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów. 8. Lokal składnicy akt powinien się składać z pokoju biurowego i magazynów archiwalnych. W przypadku duŜej liczby udostępnień akt na miejscu powinien posiadać oddzielne pomieszczenie spełniające funkcję czytelni. 9. Lokal składnicy akt powinien być suchy, równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), wolny od rur i przewodów wodno-kanalizacyjnych, widny, powinien posiadać sprawną instalację elektryczną i dobrą wentylację. 10. Lokal składnicy akt powinien być zabezpieczony przed włamaniem (drzwi obite blachą posiadające co najmniej dwa zamki, okna w pomieszczeniach na parterze okratowane). 11. Lokal składnicy akt powinien być zabezpieczony przed poŜarem (gaśnice proszkowe z aktualnym atestem, koce gaśnicze, worki ewakuacyjne). 12. Lokal składnicy akt powinien być regularnie sprzątany. § 10 1. Pokój biurowy składnicy akt powinien znajdować się obok magazynów archiwalnych. 2. W pokoju biurowym naleŜy zorganizować odpowiednią ilość stanowisk pracy dla archiwistów. 3. W pokoju biurowym naleŜy umieścić zamykaną szafę na środki ewidencyjno-informacyjne składnicy akt. 4. W pokoju biurowym – gdy brak oddzielnego pomieszczenia na czytelnię – naleŜy zorganizować stanowisko(a) do udostępniania akt na miejscu (stoliki, krzesła, itp.). 5. Dopuszcza się – w sytuacji trudności lokalowych – zorganizowanie miejsca pracy dla archiwisty i stanowisk udostępniania dokumentacji w magazynach archiwalnych. § 11 1. Ilość magazynów archiwalnych i ich powierzchnia powinna gwarantować właściwe przechowywanie akt oraz odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy akt. 2. Magazyny archiwalne powinny być zabezpieczone: a) przed poŜarem – jak w § 9 pkt. 5, b) przed włamaniem – jak w § 9 pkt. 4, c) przed penetracją światła słonecznego – poprzez osłonięcie okien (np. lnianymi jasnymi zasłonami lub Ŝaluzjami lub przyciemnianymi szybami z filtrami UV, itp.). 3. Magazyny archiwalne powinny być wyposaŜone w: a) regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją. Regały powinny być usytuowane prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być rozmieszczone w sposób umoŜliwiający łatwy dostęp Strona 29 z 66 do akt z przejściem między nimi ok. 80 cm. Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie kaŜdego regału arabskimi. b) urządzenia słuŜące do pomiaru temperatury i wilgotności. Temperatura w magazynach archiwalnych powinna wynosić od 16 do 180C przy wilgotności powietrza na poziomie 50-60%. c) drabinki lub schodki umoŜliwiające lepszy dostęp do wyŜej usytuowanych półek. d) niezbędne do wykonywania zadań składnicy akt druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.). e) schemat topograficzny rozmieszczenia akt. 4. W magazynach archiwalnych naleŜy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza; wyniki pomiarów naleŜy rejestrować w specjalnej ksiąŜce kontrolnej. 5. W magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku przeprowadza się gruntowne odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza. § 12 W lokalu składnicy akt zabrania się: 1) instalowania pieców Ŝelaznych i otwartych grzejników, 2) palenia tytoniu, 3) przechowywania przedmiotów nie stanowiących jego wyposaŜenia, 4) tarasowania przejść pomiędzy regałami. § 13 1. Prawo wstępu do lokalu składnicy akt ma archiwista oraz w obecności archiwisty jego przełoŜeni, przedstawiciele państwowej słuŜby archiwalnej i innych organów kontrolnych po okazaniu upowaŜnienia oraz osoby korzystające z zasobu archiwalnego składnicy akt. 2. Poszukiwania dokumentacji w magazynach archiwalnych w celu jej udostępnienia moŜe przeprowadzać wyłącznie archiwista, z zastrzeŜeniem § 8 pkt. 1. 3. Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane a klucze przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym. Rozdział V Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt. § 14 1. Okres przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych w komórkach organizacyjnych oraz sposób ich przekazywania do składnicy akt określają odpowiednie postanowienia instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Urzędzie. 2. Składnica akt przejmuje dokumentacje kompletnymi rocznikami i w stanie uporządkowanym, przy czym opis teczki aktowej określa załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Archiwista moŜe odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku: Strona 30 z 66 a) gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami instrukcji kancelaryjnej i niniejszej instrukcji, b) gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności, c) gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia swego bezpośredniego przełoŜonego. 4. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują dokumentację, z uwzględnieniem postanowień § 17, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 2), sporządzonych dla dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii B25 w czterech egzemplarzach i osobno dla pozostałej dokumentacji niearchiwalnej w trzech egzemplarzach. Sporządzenie spisów naleŜy do obowiązków komórki organizacyjnej przekazującej akta. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego po podpisaniu przez osobę zdającą i przejmującą akta zatrzymuje komórka przekazująca akta, pozostałe są przeznaczone dla składnicy akt. § 15 Poszczególne komórki organizacyjne przekazują dokumentację według uzgodnionych z archiwistą terminów. § 16 1. W składnicy akt spisy zdawczo-odbiorcze rejestrowane są w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i otrzymują numer bieŜący z tego wykazu. 2. Numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji teczki na spisie stanowi sygnaturę archiwalną danej teczki. Sygnaturę archiwalną nanosi archiwista w lewym dolnym rogu teczki aktowej i na jej grzbiecie. 3. Zarejestrowane egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji odkłada się do właściwych zbiorów, stanowiących ewidencję zasobu składnicy akt. § 17 5. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 3), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w odpowiednich przepisach instrukcji kancelaryjnej. Spisy sporządza się odrębnie dla kaŜdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe na spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników. 6. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 4). Układ dokumentacji na spisie powinien uwzględniać podział na obiekty lub urządzenia, a w ich obrębie na stadia i branŜe. 7. Przekazywanie teczek z dokumentacją osób bezrobotnych i poszukujących pracy do składnicy akt następuje po uznaniu tych akt za akta spraw ostatecznie zakończonych, zgodnie z dyspozycjami zawartymi w rubryce uwagi wykazu akt przy klasach, w których ujęto teczki osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Przekazywanie odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego akt (załącznik nr 2). 8. Postępowanie ze spisami, o których mowa w pkt. 1, 2 i 3 w składnicy akt określają zapisy § 16. § 18 5. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której akta zostały juŜ przekazane do składnicy akt, archiwista na wniosek kierownika wycofuje je z ewidencji składnicy akt i przekazuje do komórki organizacyjnej. 6. Wycofanie akt bezrobotnych i poszukujących pracy z ewidencji składnicy akt polega na: a) przekreśleniu ciągłą linią pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, pod którą akta figurują i odnotowaniu w rubryce 8 spisu daty i numeru protokołu wycofania akt, Strona 31 z 66 b) sporządzeniu protokołu z wycofania akt z ewidencji składnicy akt (załącznik nr 11). 7. W trakcie przekazywania wycofywanych akt z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej protokół podpisują archiwista i kierownik. Rozdział VI Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w składnicy akt. § 19 1. Dokumentację w składnicy akt układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od strony lewej do prawej. 2. Z całości dokumentacji gromadzonej przez składnicę akt wydziela się i przechowuje na oddzielnych regałach akta osobowe pracowników zwolnionych (kat. B50), dokumentację płacową (kat. B50) oraz teczki osób bezrobotnych i poszukujących pracy. 3. W ramach grup, o których mowa w pkt. 2, dokumentację układa się według jednostek i komórek organizacyjnych, które ją wytworzyły – z pozostawieniem rezerwy wolnego miejsca na dopływy. 4. Informację o miejscu złoŜenia akt w magazynie, tj. numer regału łamany przez numer półki, naleŜy umieścić w rubryce nr 7 formularza spisu zdawczo-odbiorczego. § 20 1. Ewidencję zasobu składnicy akt stanowią: a) spisy zdawczo-odbiorcze akt – załącznik nr 2, b) spisy zdawczo-odbiorcze akt osobowych – załącznik nr 3, c) spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji technicznej – załącznik nr 4, d) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt – załącznik nr 5, e) karty udostępniania akt – załącznik nr 6, f) protokoły w sprawie zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypoŜyczonych akt ze składnicy akt – załącznik nr 7, g) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – załącznik nr 8, h) spisy dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – załącznik nr 9, 2. i) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej – załącznik nr 10, j) protokoły wycofania akt z ewidencji składnicy akt – załącznik nr 11. Ewidencja, o której mowa w pkt. 1 a, b, c, d, f, g, h, i, j, stanowi dokumentację kategorii B25 i jest przechowywana w składnicy akt. Nie moŜe ona być wynoszona z pomieszczeń składnicy akt. Karty udostępniania akt przechowywane są w składnicy akt przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu akt, a następnie niszczone, zgodnie z procedurą określoną w rozdziale „Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt”. § 21 1. Składnica akt prowadzi trzy zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt: Strona 32 z 66 a) zbiór I (tzw. „teczka zbiorcza”) stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt, ułoŜone zgodnie z numeracją wynikającą z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, b) zbiór II stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt przechowywane w teczkach, załoŜonych oddzielnie dla kaŜdej komórki organizacyjnej, c) zbiór III stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. B25. 2. Na wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt, karty udostępniania akt, protokoły zniszczenia lub uszkodzenia akt, protokoły wycofania akt z ewidencji składnicy akt zakłada się oddzielne teczki. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami tej dokumentacji oraz dowodami przekazania akt na makulaturę gromadzi się w jednej teczce. § 22 Składnica akt moŜe stosować równieŜ inne pomoce ewidencyjne, a takŜe wykorzystywać technikę komputerową. § 23 Dokumentacja, zgromadzona w składnicy akt, poddawana jest – w ramach profilaktyki – okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zuŜytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe. Rozdział VII Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt. § 24 1. Przez udostępnianie dokumentacji rozumie się zarówno udostępnianie dokumentacji na miejscu, tj. na terenie składnicy akt, jak i wypoŜyczanie jej poza obręb lokalu składnicy. 2. Dokumentację przechowywaną w składnicy akt udostępniania się dla celów słuŜbowych oraz do innych celów. 3. Udostępnia się całe teczki aktowe. Nie wolno udostępniać pojedynczych akt wyjętych z teczek. 4. Wyszukiwaniem dokumentacji w magazynach archiwalnych w celu jej udostępnienia zajmuje się wyłącznie archiwista, z zastrzeŜeniem § 8 pkt. 1 niniejszej instrukcji. 5. Nie wolno wypoŜyczać poza lokal składnicy akt dokumentacji zastrzeŜonej przez komórkę organizacyjną, która ją przekazała, akt uszkodzonych oraz środków ewidencyjnych składnicy akt. § 25 1. Udostępnianie dokumentacji dla celów słuŜbowych pracownikom Urzędu odbywa się na miejscu w składnicy akt lub poprzez wypoŜyczenie poza lokal składnicy. 2. Dokumentację udostępnia się na podstawie karty udostępniania akt, którą wypełnia pracownik Urzędu korzystający z akt oraz podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, z której udostępniana dokumentacja pochodzi. Podpis kierownika komórki organizacyjnej jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt. 3. Kartę udostępniania akt wypełnia się dla kaŜdej teczki oddzielnie. 4. Akta wypoŜyczane poza lokal składnicy akt mogą pozostawać w dyspozycji danego pracownika przez okres do jednego miesiąca. Po tym okresie akta są zwracane w nienaruszonym stanie do składnicy. Czas wypoŜyczenia dokumentacji moŜe ulec wydłuŜeniu po uzgodnieniu tego z archiwistą. 5. Potwierdzenia zwrotu dokumentacji na karcie udostępniania akt dokonuje archiwista w obecności zdającego. Strona 33 z 66 6. W miejsce wypoŜyczonej dokumentacji wkłada się zakładkę do akt, na której umieszcza się sygnaturę akt, nazwisko wypoŜyczającego oraz datę wypoŜyczenia akt. 7. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan akt i ich zwrot w terminie do składnicy akt. Stan akt przy ich zwrocie obowiązany jest sprawdzić archiwista. 8. WypoŜyczanie dokumentacji dla celów słuŜbowych poza teren Urzędu moŜe nastąpić tylko w uzasadnionych wypadkach na ściśle określony czas, za zgodą Dyrektora lub osoby przez niego upowaŜnionej. § 26 1. Udostępnianie dokumentacji dla innych celów osobom z zewnątrz moŜe nastąpić wyłącznie na terenie składnicy akt i pod nadzorem archiwisty. 2. Udostępnianie odbywa się po uzyskaniu zezwolenia przez zainteresowanego od Dyrektora na podstawie przedstawionego podania. 3. Kartę udostępniania akt dla osób z zewnątrz wypełnia archiwista. 4. Sposób udostępniania dokumentacji oraz zakres odpowiedzialności określono w § 25 pkt. 3, 5, 6, 7. 5. Wydawanie akt na zewnątrz jednostkom kontrolnym, jednostkom wymiaru sprawiedliwości, organom ścigania oraz innym jednostkom organizacyjnym następuje na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanej jednostki organizacyjnej i po uzyskaniu zezwolenia Dyrektora. W przypadku udzielenia zezwolenia przez Dyrektora naleŜy określić datę zwrotu dokumentacji oraz wypełnić kartę udostępniania akt. § 27 Karty udostępniania akt otrzymują kolejny numer w obrębie kaŜdego roku kalendarzowego i są przechowywane w składnicy akt przez okres dwóch lat licząc od daty zwrotu udostępnionych akt. § 28 W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń dokumentacji zwracanej do składnicy akt: 1) archiwista sporządza protokół (załącznik nr 7), który podpisuje równieŜ wypoŜyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje składnicy akt w specjalnej teczce, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypoŜyczyła, 2) kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności. Rozdział VIII Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt. § 29 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest to wydzielenie i przekazanie na makulaturę tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nie przydatną dla celów praktycznych Urzędu. § 30 5. W kaŜdym roku kalendarzowym archiwista dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania lub do ekspertyzy archiwalnej. Strona 34 z 66 6. Archiwista w wyniku tych czynności sporządza spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia lub na makulaturę (wybór formularza uzaleŜniony jest od rodzaju dokumentacji, por. załączniki nr 8 i 9). 7. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania lub do ekspertyzy sporządza się oddzielnie dla kaŜdej jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta, będące przedmiotem procedury brakowania. W obrębie jednego spisu wyróŜnia się komórki organizacyjne, z których akta pochodzą. W spisie akt brakowanych lub przeznaczonych do ekspertyzy teczki z aktami jednego rodzaju (o tym samym tytule) umieszcza się pod jedną pozycją. Spis podsumowuje i podpisuje osoba sporządzająca spis. 8. Spisy dokumentacji sporządza się na podstawie posiadanej ewidencji zasobu archiwalnego lub w przypadku jej braku – z natury. Archiwista zobowiązany jest do sprawdzenia zawartości teczek aktowych w celu uzupełnienia opisu tytułów teczek o rodzaj akt i spraw w nich występujących oraz w celu sprawdzenia prawidłowości określenia dat skrajnych dokumentacji. § 31 1. Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania lub ekspertyzy archiwalnej archiwista przedkłada Komisji ds. brakowania dokumentacji. 2. W skład komisji wchodzą: a) bezpośredni zwierzchnik składnicy akt, b) kierownicy komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, c) archiwista. 3. Do zadań komisji naleŜy: a) ocena, czy dokumentacja niearchiwalna ujęta na spisie dokumentacji przeznaczonej do brakowania lub ekspertyzy archiwalnej, nie jest przydatna dla celów praktycznych Urzędu i czy minęły okresy jej przechowywania, b) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 10). W protokole umieszcza się informację o ilości brakowanych akt (w metrach bieŜących) oraz podstawę kwalifikacji dokumentacji. Protokół podpisywany jest przez wszystkich członków Komisji. Protokoły sporządza się oddzielnie dla kaŜdego spisu brakowanej dokumentacji, c) przedłoŜenie Dyrektorowi w celu akceptacji protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie lub do ekspertyzy oraz wnioskiem (pismem) do miejscowo właściwego archiwum państwowego o wyraŜenie zgody na zniszczenie akt. 4. Komisja moŜe wydłuŜyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. MoŜe równieŜ przygotować wniosek do właściwego archiwum państwowego o dokonanie ekspertyzy archiwalnej. 5. Akta przeznaczone do brakowania naleŜy przechowywać w kolejności pozycji spisu tych akt do czasu uzyskania zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego. § 32 1. Zaaprobowane przez Dyrektora spisy dokumentacji niearchiwalnej w jednym egzemplarzu wraz z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej w jednym egzemplarzu i przygotowanym wnioskiem przesyła się do miejscowo właściwego archiwum państwowego celem uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji. 2. Archiwum państwowe moŜe przeprowadzić ekspertyzę archiwalną dokumentacji proponowanej do brakowania i zmienić kwalifikację archiwalną akt. 3. Po zmianie kwalifikacji archiwalnej dokumentacji archiwista odnotowuje ten fakt na dotychczasowym spisie zdawczoodbiorczym akt i uwzględnia w opisie właściwej teczki aktowej. Strona 35 z 66 4. Archiwum państwowe wydaje Urzędowi zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę w dwóch egzemplarzach i odsyła jeden egzemplarz spisu dokumentacji brakowanej. Jeden egzemplarz zgody pozostaje w składnicy akt przy aktach sprawy, drugi egzemplarz przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury. § 33 1. Po wyraŜeniu zgody na brakowanie akt przez miejscowo właściwe archiwum państwowe, archiwista dokonuje przekazania akt na makulaturę. 2. Z brakowania akt sporządza się protokół brakowania akt, w którym odnotowuje się skład komisji, datę i sposób brakowania dokumentacji. Protokół pozostaje w składnicy akt przy aktach sprawy. 3. Po zakończeniu procedury brakowania dokumentacji archiwista dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych (rubryka nr 8) adnotacji o numerze wyraŜonej przez archiwum państwowe zgody i dacie zniszczenia akt. Rozdział IX Kontrola składnicy akt. § 34 Prawo kontroli składnicy akt mają: 1) Dyrektor, bezpośredni przełoŜony składnicy akt oraz osoby upowaŜnione przez Dyrektora, 2) przedstawiciele państwowej słuŜby archiwalnej, legitymujący się upowaŜnieniem do przeprowadzania kontroli archiwów zakładowych, 3) przedstawiciele organów kontroli państwowej, organów wymiaru sprawiedliwości oraz jednostki nadrzędnej Urzędu. § 35 Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół oraz zalecenia pokontrolne. § 36 Szczególną formą kontroli wewnętrznej w składnicy akt jest skontrum akt, polegające na skonfrontowaniu stanu zasobu składnicy akt z prowadzoną ewidencją. Skontrum przeprowadza się komisyjnie na polecenie Dyrektora. Z przeprowadzonego skontrum sporządza się protokół. Rozdział X Postanowienia końcowe § 37 W przypadku likwidacji Urzędu lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej naleŜy zawiadomić o tym fakcie właściwe archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanego Urzędu. § 38 W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę naleŜy przekazać jej na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw nie zakończonych. Kopię tego spisu otrzymuje składnica akt. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji naleŜy przekazać do składnicy akt. § 39 Strona 36 z 66 W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt lub włamania do pomieszczeń składnicy Urząd zobowiązany jest do powiadomienia organów ścigania. Załączniki do instrukcji archiwalnej: nr 1 – wzór opisu teczki aktowej nr 2 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ...” nr 3 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych nr ...” nr 4 – „Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr …” nr 5 – „Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych” nr 6 – „Karta udostępniania akt nr ...” nr 7 – „Protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypoŜyczonych akt ze składnicy akt” nr 8 – „Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie” nr 9 – „Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie” nr 10 – „Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej” nr 11 – „Protokół wycofania akt z ewidencji składnicy akt nr .........” Strona 37 z 66 Wykaz klas I i II stopnia podziału 0 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 1 10 11 12 13 14 15 16 17 Zarządzanie Organy kolegialne Organizacja Akty normatywne. Obsługa prawna Plany, sprawozdania, statystyka, analizy Informatyka Skargi i wnioski oraz listy obywateli Wydawnictwa. Popularyzacja. Informacje Współpraca z krajowymi instytucjami Kontakty zagraniczne Kontrole własnego Urzędu i audyt 52 53 54 55 6 60 61 62 63 64 Kadry Zasady pracy i płacy Zatrudnianie Ewidencja osobowa Bezpieczeństwo i higiena pracy Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Urzędu Dyscyplina pracy Sprawy socjalno-bytowe pracowników Ubezpieczenia osobowe pracowników 65 66 7 2 20 21 22 23 24 25 26 27 3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 4 40 41 42 43 5 50 51 Środki rzeczowe Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi Inwestycje i remonty kapitalne Administracja nieruchomościami Gospodarka materiałowa Źródła zaopatrzenia Transport, łączność, infrastruktura telekomunikacyjna Ochrona obiektów, mienia. Sprawy obrony cywilnej Przetargi i zamówienia publiczne Ekonomika Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe Finansowanie Księgowość budŜetowa Księgowość funduszu celowego Fundusz Pracy Rozliczenia płac Księgowość materiałowo-towarowa Fundusze, środki specjalne Inwentaryzacja Dyscyplina finansowa Obserwacja rynku pracy, plany, programy, partnerstwo na rynku pracy. Przepisy i zasady dotyczące działań na rynku pracy Obserwacja rynku pracy Plany i programy rynku pracy Partnerstwo na rynku pracy Usługi rynku pracy Przepisy i wyjaśnienia dotyczące świadczenia usług rynku pracy Pośrednictwo pracy Usługi EURES Poradnictwo zawodowe Kluby pracy Szkolenia, studia podyplomowe Instrumenty rynku pracy Przepisy i wyjaśnienia dotyczące instrumentów rynku pracy Prace interwencyjne, roboty publiczne, prace społecznie uŜyteczne, spółdzielnie socjalne, pomoc w gospodarstwie domowym Finansowanie staŜy, przygotowania zawodowego, stypendiów i szkoleń Dofinansowanie miejsca pracy Pomoc finansowa bezrobotnemu w związku z podjęciem pracy Ewidencja pracodawców i osób, z którymi zawarto umowy w zakresie organizacji instrumentów rynku pracy Windykacja i egzekucja nienaleŜnie pobranych świadczeń, zwrot refundacji oraz jednorazowo przyznanych świadczeń Rejestracja bezrobotnych lub poszukujących pracy oraz ustalenie praw do świadczeń 70 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy oraz ustalania praw do świadczeń 71 Rejestracja bezrobotnych lub osób poszukujących pracy 72 Obsługa wypłat zasiłków 73 Świadczenia dla rolników zwalnianych z pracy 74 Wpłaty na Fundusz Pracy osób zatrudnionych za granicą Symbole klasyfikacyjne Kategorie dokumentacji I II III IV Hasło klasyfikacyjne w komórce merytorycznej w innej komórce Uwagi 1 2 3 4 5 6 7 8 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Powiatowa Rada Zatrudnienia B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się dane o składzie, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, itp.; do kategorii B2 zalicza się dokumentację obsługi organizacyjno-technicznej (np. korespondencję operatywną). KaŜde posiedzenie stanowi odrębną sprawę i dokumentacja dotycząca danego posiedzenia moŜe być wyłączona do osobnej teczki. 001 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25 Bc Rodzaje dokumentacji i jej kwalifikacja jak przy klasie 000. Dla kaŜdej komisji i zespołu zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np. 001-1 „Komisja Inwentaryzacyjna”, 001-2 „Komisja Przetargowa”, itp. 002 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje organizowane przez Urząd B25 Bc nie będące szkoleniami własnych pracowników Urzędu oraz bezrobotnych i innych poszukujących pracy. Rodzaje dokumentacji i jej kwalifikacja oraz sposób prowadzenia jak przy klasie 001 003 Udział w obcych organach kolegialnych B25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą dokumentację. Dla kaŜdego organu moŜna załoŜyć odrębnie numerowaną podteczkę jak przy klasie 001 004 Zebrania pracowników B25 Bc inne niŜ przy klasach 001 i 002; rodzaje dokumentacji i jej kwalifikacja jak przy klasie 000 01 Organizacja 010 Organizacja organów nadrzędnych 011 Organizacja własnego Urzędu 011 Przepisy dotyczące Urzędu B5 Bc statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np. władz samorządowych, itp. B25 Bc przepisy ogólnopaństwowe i 39 samorządowe dotyczące bezpośrednio własnego Urzędu, interpretacje prawne aktów normatywnych i przepisów prawnych zalicza się do kategorii B10 0 012 013 011 Organizacja Urzędu 1 B25 Bc akty erekcyjne, nadanie numeru NIP, REGON, uprawnienia Urzędu, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania, zmiany organizacyjne 011 Zmiany na stanowiskach pracy 2 B10 Bc likwidacja, łączenie, zmiany na stanowiskach pracy, protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy 011 Narady wewnętrzne 3 B25 Bc 011 Pełnomocnictwa i upowaŜnienia 4 B10 Bc równieŜ bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upowaŜnienia. 012 Przepisy kancelaryjne i archiwalne 0 B25 Bc instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, inne instrukcje dot. postępowania z dokumentacją oraz korespondencja we wszystkich ww. sprawach 012 Środki ewidencji i kontroli obiegu 1 dokumentacji B5 ––– kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i doręczeń pocztowych, rejestry faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, terminarze, kalendarze 012 Wzory druków i formularzy oraz ich 2 wykazy B10 Bc opracowanie wzorów (zamówienia i realizacja przy klasie 230) 012 Ewidencja druków ścisłego 4 zarachowania B10 Bc 012 Wzory odciskowe pieczęci 5 B25 ––– 012 Godła, tablice urzędowe i informacyjne, 6 flagi państwowe B10 Bc Obsługa kancelaryjna Urzędu Składnica akt ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków, protokoły z likwidacji (zamówienia i realizacja przy klasie 230) przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0120 40 014 013 Ewidencja dokumentacji składnicy akt 0 B25 Bc spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji, protokoły wycofania akt z ewidencji składnicy akt. Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt. 013 Brakowanie dokumentacji 1 niearchiwalnej B25 Bc korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji 013 Przekazywanie dokumentacji 2 B25 Bc korespondencja i spisy akt przekazywanych do innych instytucji, np. do archiwum państwowego, ZUS 013 Udostępnianie dokumentacji 3 B2 ––– podania, zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania akt, korespondencja, itp. 013 Analizy z działania składnicy akt 4 B25 Bc 014 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 0 B50 ––– księgi (rejestry) inwentarzowe, katalogi, bazy danych 014 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych 1 B5 ––– zakupy zbiorów, prenumeraty, dary, wymiany B5 Bc 016 Ewidencja osób upowaŜnionych do 0 przetwarzania danych osobowych B10 Bc 016 Wnioski o udostępnianie danych 1 osobowych B10 Bc 016 Rejestracja zbiorów danych osobowych 2 B10 Bc okres przechowywania liczy się od wyrejestrowania zbioru 016 Informacje w zakresie przetwarzania i 3 ochrony danych osobowych B5 Bc informacje i korespondencja dot. przetwarzania i ochrony danych osobowych 017 Przepisy, zasady, wytyczne i 0 wyjaśnienia w sprawie systemu zarządzania jakością B25 Bc 017 Dokumentacja systemu zarządzania 1 jakością B25 Bc 015 Udostępnianie informacji publicznej 016 Przetwarzanie i ochrona danych osobowych 017 tj. dzienniki ustaw, dzienniki urzędowe, monitory, czasopisma, literatura fachowa, itp. Zbiory biblioteczne Urzędu upowaŜnienia wpina się do akt osobowych pracowników System zarządzania jakością księgi, procedury itp. 41 017 Funkcjonowanie i doskonalenie systemu 2 zarządzania jakością 02 B25 Bc plany, harmonogramy, raporty, sprawozdania, protokoły z przeglądów, dokumentacja działań korygujących i zapobiegawczych, itp. Akty normatywne. Obsługa prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających B10 Bc okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu 021 Zbiór aktów normatywnych własnych B25 Bc komplet podpisanych przez Dyrektora Urzędu zarządzeń, poleceń słuŜbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, itp. Zakłada się odrębną teczkę na kaŜdy rok kalendarzowy. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce załoŜonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt przygotowała. 022 Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez Urząd B5 Bc 023 Opinie prawne B5 Bc 024 Interpretacje prawne aktów normatywnych B10 025 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym B10 03 Bc okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy W NIśEJ ROZBUDOWANYCH KLASACH UJMOWANE SĄ PLANY I SPRAWOZDANIA DOT. WSZELKICH RODZAJÓW ZAGADNIEŃ PROWADZONYCH PRZEZ URZĄD, W TYM DZIAŁALNOŚCI USTAWOWEJ, Z WYJĄTKIEM OBSERWACJI RYNKU PRACY (ZOB. KLASA 41 i 42) Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej) B25 Bc do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B5 opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu. 031 Programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych B5 Bc przesyłane do wiadomości lub wykorzystania 032 Programy, plany i sprawozdania własne Urzędu dotyczy programów perspektywicznych, planów 42 wieloletnich, rocznych, jednorazowych, okresowych oraz sprawozdań z ich wykonania; przy czym jeŜeli planom i sprawozdaniom okresowym odpowiada plan i sprawozdanie roczne moŜna plany i sprawozdania okresowe zakwalifikować do kategorii B5 032 Plany, programy własne Urzędu 0 B25 Bc 032 Sprawozdania własne Urzędu 1 B25 Bc 033 Sprawozdania statystyczne własne Urzędu na formularzach statystycznych B25 Bc 034 Plany, sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych Urzędu B25 Bc 035 Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne analizy B25 Bc 04 m.in. dla GUS, ministra właściwego do spraw pracy; przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii B5. własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety i zapytania sprawy dot. zakupu komputerów i infrastruktury – zob. klasy 230 lub 270 Informatyka B5 Bc dokumentacja techniczna oprogramowania, umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru prac, raporty, dokumentacja trybu homologacji, umowy i licencje na oprogramowanie, przy czym okres przechowywania w przypadku umów i licencji liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej. 041 Organizacja prac eksploatacyjnych 0 systemów informatycznych B5 Bc rodzaje dokumentacji wymieniono przy klasie 040 041 Instrukcje eksploatacji systemów 1 informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych B25 Bc do kategorii B25 zalicza się instrukcje własne, ale równieŜ obce, jeŜeli dotyczyły waŜnego oprogramowania dla Urzędu lub były dla niego przygotowane. Pozostałe – kategoria B5, przy czym okres przechowywania liczy się od daty utraty aktualności przez daną instrukcję. 041 Ewidencja stosowanych systemów i 2 programów B25 Bc 041 Zbiory danych na nośnikach B25 Bc 040 Projektowanie, homologacje i wdraŜanie oprogramowania i systemów informatycznych 041 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania dane zachowane na nośnikach informatycznych oraz wydruki 43 3 042 05 zabezpieczające. Bazy danych zawierające dane z dokumentacji księgowości i administracji przechowywane są tak długo jak określone to zostało w odpowiednich dla tej dokumentacji klasach rzeczowych wykazu akt informatycznych (banki danych) 041 Ustalanie uprawnień dostępu do danych 4 i systemów B5 Bc 041 Zabezpieczenie techniczne i 5 materiałowe eksploatacji systemów B5 Bc 041 Instalacja, utrzymanie i administracja 6 oprogramowania systemowego i uŜytkowego B5 Bc B25 Bc Strony WWW okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień do dostępu poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej lub wydruku Skargi i wnioski oraz listy obywateli 050 Przepisy dot. załatwiania skarg i wniosków B25 Bc 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio B25 Bc 052 Skargi i wnioski przekazane wg właściwości załatwienia B2 Bc 053 Listy obywateli B25 Bc 054 Analizy skarg i wniosków B25 Bc 06 w tym ich ewidencja (rejestr) Wydawnictwa. Popularyzacja. Informacje. 060 Wydawnictwa B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się materiały do danego wydawnictwa wraz z dwoma egzemplarzami wydawnictwa; do kategorii B2 zalicza się dokumentację spraw technicznych, np. zapotrzebowanie, zlecenia, rozliczenia, kopie faktur, korespondencję 061 Wycinki prasowe o własnej działalności oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat Urzędu B25 Bc moŜliwy podział według grup rzeczowych 062 Informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z dyrekcją i przedstawicielami Urzędu B25 Bc 063 Wystawy, pokazy, targi B25 Bc inne niŜ przy klasie 51; do kategorii B25 zalicza się programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty, 44 ulotki, nagrania, itp., a do kategorii B5 – korespondencję związaną z techniczną i organizacyjną obsługą 07 OBEJMUJE SPRAWY OGÓLNE WSPÓŁPRACY NIEZWIĄZANE BEZPOŚREDNIO Z AKTAMI INNYCH KLAS (NP. KLASA 43) Współpraca z krajowymi instytucjami 070 Współpraca z organami administracji rządowej B25 Bc do kategorii B25 naleŜy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 pozostałe dokumenty. Dla poszczególnych organów, urzędów i władz moŜna zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i porozumienia – przy klasie 074 071 Współpraca z organami samorządu terytorialnego i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi B25 Bc jak przy klasie 070 072 Współpraca ze słuŜbami zatrudnienia B25 Bc jak przy klasie 070 073 Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami krajowymi B25 Bc jak przy klasie 070. Dla poszczególnych instytucji moŜna zakładać oddzielnie numerowane podteczki 074 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące zakresu i sposobu działania własnego Urzędu oraz dotyczące współpracy B25 Bc okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów 075 Współpraca między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki Bc Bc 076 Reprezentacja w zakresie współpracy krajowej B2 Bc zaproszenia, zawiadomienia, Ŝyczenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamy 08 Kontakty zagraniczne 080 Współpraca z zagranicznymi instytucjami B25 Bc jak przy klasie 070 081 Obsługa wyjazdów zagranicznych własnych pracowników B5 Bc przy czym indywidualne instrukcje dla delegowanych, rejestry wyjazdów oraz sprawozdania kwalifikuje się do kategorii B25 082 Obsługa delegacji zagranicznych B5 Bc przy czym programy pobytu oraz sprawozdania z przebiegu rozmów i spotkań kwalifikuje się do kategorii B25 083 Reprezentacja w zakresie współpracy międzynarodowej B2 Bc jak przy klasie 076 45 09 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ PRZY KLASIE 03 Kontrole własnego Urzędu i audyt 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli B25 Bc przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne 091 Kontrole zewnętrzne w Urzędzie B25 Bc protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; kaŜda kontrola stanowi osobną sprawę. 092 Kontrole wewnętrzne w Urzędzie B25 Bc Plany, sprawozdania, protokoły z kontroli 093 KsiąŜka kontroli B5 ––– 094 Audyt zewnętrzny 094 BieŜące akta audytu zewnętrznego 0 B25 Bc dokumenty związane z przygotowaniem zadań audytowych, programy, protokoły z narad, imienne upowaŜnienia, dokumentacja przeprowadzenia audytu zewnętrznego, notatki, informacje, oświadczenia pracowników, sprawozdania itp. 094 Stałe akta audytu zewnętrznego 1 B25 Bc Akty normatywne i inne akty prawne związane z zakresem działania urzędu oraz regulujące jej funkcjonowanie, dokumenty zawierające opis procedur kontrolnych, plany audytu zewnętrznego i analizę ryzyka. Stałe akta audytu podlegają aktualizacji, tzn. dokumenty, które utraciły waŜność są usuwane ze zbioru i przekazywane do składnicy akt. 1 KADRY 10 DOTYCZĄCE WŁASNYCH PRACOWNIKÓW Zasady pracy i płacy 100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych B10 Bc okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu 101 Przepisy własne dotyczące pracy i płacy B25 Bc regulaminy pracy, regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczące stawek i etatów, wykazy etatów oraz korespondencja w ww. sprawach B3 Bc w tym nabory na wolne stanowiska urzędnicze, akta dotyczące konkretnych 11 Zatrudnianie 110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 46 pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika 111 Zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Bc ----- jak przy klasie 110 112 Opinie o pracownikach B5 Bc jak przy klasie 110 113 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników B2 Bc przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyŜki, nominacje, przydział; postępowanie z dokumentacją jak przy klasie 110 114 Przydział etatów B25 Bc wykazy etatów; zestawienia ilościowe i jakościowe etatów własnych 115 Prace zlecone 115 Prace zlecone ze składką na ZUS 0 B50 Bc 115 Prace zlecone bez składki na ZUS 1 B5 Bc 116 Nagrody 0 B10 ––– wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych 116 Odznaczenia państwowe, samorządowe 1 i inne B5 ––– wnioski B***) ––– ***) okres przechowywania uzaleŜniony jest od obowiązujących przepisów prawa pracy; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001 B5 Bc ostrzeŜenia, upomnienia m.in. informacje dla PFRON 116 Nagrody, odznaczenia, kary 116 Kary dyscyplinarne i inne kary 2 116 Uchybienia w wykonywaniu 3 obowiązków słuŜbowych 117 Informacje dot. zatrudnienia i wynagradzania pracowników B5 Bc 118 Uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem B5 Bc 119 Wojskowe sprawy pracowników B5 ––– jak przy klasie 110 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników B50 ––– dla kaŜdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem. 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 ––– skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, 47 rejestry, itp. 122 Legitymacje słuŜbowe B5 ––– 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 ––– 13 rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. Bezpieczeństwo i higiena pracy do kategorii B25 zalicza się własne przepisy, a do kategorii B5 – przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B25 Bc 131 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy B5 Bc 132 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy, choroby zawodowe B10 Bc protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii B25 133 Środki ochronne B5 Bc zaopatrzenie rzeczowe pracowników, karty ewidencyjne wypłaty ekwiwalentów 134 Profilaktyczna ochrona zdrowia B10 Bc ewidencja badań lekarskich; zaświadczenia lekarskie odkłada się do akt osobowych danego pracownika, zaopatrzenie pracowników w posiłki i napoje itd. 135 Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy 136 Warunki szkodliwe B10 Bc 137 Rejestr czynników szkodliwych B40 ––– 14 jak w klasie 134 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Urzędu 140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia B25 Bc własne ustalenia 141 Dokształcanie pracowników w szkole i na studiach B5 Bc kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 142 Aplikacja administracyjna B5 Bc 143 Dokształcanie pracowników w ramach szkoleń, konferencji, sympozjów B5 Bc szkolenia, sympozja, konferencje, specjalizacje organizowane przez inne instytucje dla własnych pracowników, ewidencja; 48 kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych do kategorii B50 kwalifikuje się ewidencję szkolonych, zaświadczenia, świadectwa nauki, protokoły egzaminacyjne; do kategorii B5 kwalifikuje się dokumentację obsługi organizacyjnej szkoleń. 144 Szkolenia organizowane przez Urząd B5 Bc 145 StaŜe zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych pracowników krajowe i zagraniczne B5 Bc 146 StaŜe i praktyki zawodowe osób z zewnątrz w Urzędzie B5 Bc Umowy, programy praktyk, korespondencja do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B5 opracowania obce. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 15 Dyscyplina pracy 150 Przepisy prawne dotyczące czasu pracy, dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac dodatkowych B25 Bc 151 Ustalanie czasu pracy pracowników Urzędu B5 Bc 152 Dowody obecności w pracy B3 –––– listy obecności, karty obecności w pracy, raporty obecności, ewidencja wyjść w godzinach słuŜbowych, ewidencja pobytu na terenie własnej jednostki w godzinach pozasłuŜbowych, ewidencja kart magnetycznych 153 Absencje B6 –––– do kategorii B3 zalicza się ewidencję zwolnień lekarskich i urlopów okolicznościowych oraz zwolnienia lekarskie. Usprawiedliwienia nieobecności do kategorii Bc. 154 Urlopy pracownicze B3 –––– karty i listy urlopowe, plany urlopów, wnioski urlopowe 155 Ewidencja delegacji słuŜbowych B2 –––– rachunki kosztów delegacji naleŜą do dowodów księgowych – kategoria B5 156 Zezwolenia na prace dodatkowe B2 Bc 157 Rozliczenia czasu pracy pracowników B5 –––– 158 Zachowanie tajemnicy państwowej i słuŜbowej B10 Bc w tym rejestr pracowników wykonujących prace dodatkowe w tym godziny nadliczbowe, ewidencja czasu pracy postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych 49 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 160 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych B25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne ustalenia, np. regulaminy gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych, a do kategorii B5 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu 161 Sprawy socjalno-bytowe realizowane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5 Bc Plan wydatków, przyznawanie świadczeń, protokoły posiedzeń komisji 162 Wypoczynek pracowników i ich rodzin B3 Bc dokumentacja dot. wczasów pracowniczych i rodzinnych oraz obozów, koloni dla dzieci i młodzieŜy, „zielonych szkół”, np. podania i decyzje 163 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi B3 Bc 164 Inne akcje socjalne i imprezy kulturalne B3 Bc 17 inne niŜ wymienione przy klasach 161, 163, 164 Ubezpieczenia osobowe pracowników 170 Przepisy ubezpieczeniowe B5 –––– instrukcje i przepisy ZUS, towarzystw i zakładów ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu 171 Ubezpieczenia społeczne B10 –––– w tym dokumenty zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, dokumentacja dotycząca ustalania wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe 172 Ubezpieczenie zdrowotne B5 –––– 173 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 –––– ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. 174 Dowody uprawnień do zasiłków B10 –––– np. zasiłków chorobowych, rodzinnych, świadczeń rehabilitacyjnych, itp. 175 Emerytury i renty B2 –––– wnioski. Okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty lub emerytury bądź prawomocnego orzeczenia o odmowie 176 Kapitał początkowy B5 –––– 177 Ubezpieczenia zbiorowe B10 –––– okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 50 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty kapitalne B25 Bc do kategorii B25 zalicza się przepisy wydane przez własną jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi, a do kategorii B5 – opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu 210 Nabywanie i zbywanie nieruchomości B5 Bc dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru; przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u uŜytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty 211 Remonty kapitalne B5 Bc dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru; przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u uŜytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty 22 Administracja nieruchomościami dokumentacja prawna i techniczna nabywania obiektów. 220 Stan prawny nieruchomości B25 –––– 221 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom B5 ––– 222 Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne B5 ––– okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu 223 Eksploatacja budynków i lokali 223 Przygotowanie i realizacja remontów 0 bieŜących budynków, lokali i pomieszczeń B3 –––– zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac, faktury 223 Dokumentacja techniczna prac 1 remontowych B5 –––– dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u uŜytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez pięć lat od momentu jego utraty 223 Konserwacja i eksploatacja bieŜąca 2 budynków, lokali i pomieszczeń B3 –––– korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, 51 sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp. 224 23 Podatki i opłaty publiczne B10 –––– 230 Zaopatrzenie w materiały biurowe 0 B5 Bc 230 Zaopatrzenie w sprzęt biurowy 1 B5 Bc 230 Zakup sprzętu komputerowego i usług 2 informatycznych B5 Bc 230 Zamawianie pieczątek 3 B5 Bc 230 Prenumerata dzienników, czasopism, 4 zakup literatury fachowej B5 Bc 230 Zaopatrzenie w formularze, druki 5 B5 Bc deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, itp. z wyjątkiem dowodów księgowych Gospodarka materiałowa 230 Zaopatrzenie materiałowe 231 Magazynowanie i uŜytkowanie środków trwałych i nietrwałych B5 Bc 232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 ––– 233 Ewidencja osobistego wyposaŜenia pracowników B5 ––– 234 Odpowiedzialność materialna pracowników B5 Bc 235 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 Bc 236 Konserwacja i remonty środków trwałych B5 Bc 237 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna środków trwałych B5 –––– 238 Gospodarka odpadami (surowcami B2 Bc Oferty, zlecenia, umowy, specyfikacja wymagań sprzętowo-komputerowych, protokoły odbioru, korespondencja dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowowartościowe dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca uŜytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, umowy sprzedaŜy, umowy uŜyczenia itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka. opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia. 52 wtórnymi) 24 Źródła zaopatrzenia 25 Transport, łączność, infrastruktura telekomunikacyjna B5 Bc zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa, oferty handlowe 250 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5 Bc 251 Ewidencja środków transportu B10 –––– 252 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 –––– karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieŜące i kapitalne, sprawy garaŜy, myjni 253 UŜytkowanie obcych środków transportowych B5 –––– zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów 254 Eksploatacja środków łączności (telefonów, faksów, modemów, łączy internetowych) B5 –––– w tym dokumentacja dot. konserwacji i remontów środków łączności 255 Organizacja i eksploatacja infrastruktury telekomunikacyjnej B5 –––– 26 Ochrona obiektów, mienia. Sprawy obrony cywilnej. 260 StrzeŜenie mienia własnej jednostki B5 –––– plany ochrony obiektów, dokumentacja słuŜby wartowniczej (harmonogramy dyŜurów, dzienniki słuŜby), przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upowaŜnienia. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej planu. 261 Ochrona przeciwpoŜarowa B5 –––– instrukcje, plany ochrony ppoŜ., protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoŜ., interwencje straŜy p.poŜ., itp. 262 Ubezpieczenia rzeczowe B10 –––– m.in. ubezpieczenia od poŜaru, kradzieŜy nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 263 Sprawy obrony cywilnej B5 –––– 53 27 W ZAKRESIE CAŁEJ DZIAŁALNOŚCI URZĘDU, W TYM WYDATKOWANIA ŚRODKÓW FUNDUSZU PRACY, EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO Przetargi i zamówienia publiczne 270 Ogólne zasady organizowania zamówień publicznych i przetargów B5 Bc do kategorii B25 zalicza się opracowania własne, a do kategorii B5 – opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. 271 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Bc w tym rejestr zamówień publicznych i przetargów; na dokumentację zamówień i przetargów składają się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja. Dla kaŜdego zamówienia prowadzi się oddzielną teczkę. 272 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B5 Bc 3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe 300 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej B10 Bc 301 Własne ustalenia dotyczące systemu ekonomiczno-finansowego i plany kont B25 Bc 31 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu. PLANY, SPRAWOZDANIA I ANALIZY FINANSOWE – POR. KLASA 03 Finansowanie B5 ––– plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety ksiąŜeczek czekowych i rozrachunkowych 311 Finansowanie własnej jednostki 0 B5 ––– m.in. korespondencja; plany finansowe i ich zmiany ujęte są w odpowiednich klasach w klasie 03 311 Współpraca z bankami finansującymi i B5 ––– m.in. korespondencja 310 Obrót gotówkowy 311 Finansowanie i kredytowanie 54 1 32 311 Finansowanie inwestycji 2 B5 ––– okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji 311 Przychody 3 B5 ––– własne dochody, przychody z dotacji, składek, poŜyczki, itp. Księgowość budŜetowa 320 Dowody księgowe B5 ––– 321 Dokumentacja księgowa B5 ––– księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe, bazy danych księgowości 322 Rozliczenia B5 ––– z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi itp. 323 Windykacja naleŜności B5 ––– dokumenty związane z udowodnieniem zadłuŜeń i naleŜności 324 Uzgadnianie sald B5 ––– korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 ––– 326 Kontrole kasy B5 ––– 330 Dowody księgowe Funduszu Pracy 0 B5 ––– 330 Dowody księgowe programów 1 współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, działanie 1.2 B10 ––– 330 Dowody księgowe programów 2 współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, działanie 1.3 B10 ––– 33 Księgowość funduszu celowego Fundusz Pracy 330 331 34 kredytującymi Dowody księgowe księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe, bazy danych księgowości Dokumentacja księgowa 331 Dokumentacja księgowa Funduszu 0 Pracy B5 ––– 331 Dokumentacja księgowa programów 1 współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, działanie 1.2 B10 –––– 331 Dokumentacja księgowa programów 2 współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, działanie 1.3 B10 –––– Rozliczenia płac ZAŚWIADCZENIA O PŁACACH – POR. KLASA 123 55 340 Dokumentacja płac B5 ––– dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia; w tym teczki pracowników z kopiami dokumentów, których oryginały kadry odłoŜyły do akt osobowych 341 Dokumentacja potrąceń z płac B5 ––– zajęcia sądowe, podatki, składki, poŜyczki, odszkodowania, kary, zaliczki, itp. 342 Listy płac B50 ––– w tym listy premii, nagród, zasiłków, itp. 343 Karty wynagrodzeń B50 ––– 344 Rozliczenia z tytułu składek ZUS 344 Dokumenty rozliczeniowe 0 B10 344 Listy płatnicze ZUS 1 B50 344 Ewidencja wydanych dokumentów ZUS 2 RMUA B5 ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA 345 Deklaracje podatkowe B10 ––– 346 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B5 ––– 35 m.in. PIT-y Księgowość materiałowo-towarowa 350 Dowody księgowe B5 ––– faktury własne i obce 351 Dokumentacja księgowa B5 ––– karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne 36 Fundusze, środki specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami i środkami B25 Bc 361 Realizacja i wykorzystanie funduszy i środków własnych Urzędu B5 ––– w obrębie tej klasy moŜna dokonać podziału według poszczególnych funduszy (m.in. mieszkaniowy, socjalny, itp.) i środków 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady inwentaryzacji B25 Bc własne ustalenia 371 Wycena i przecena B10 ––– arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne 372 Spisy, protokoły i sprawozdania z inwentaryzacji i róŜnice inwentaryzacyjne B5 ––– 56 38 Dyscyplina finansowa 380 Interwencje głównego księgowego B5 Bc obejmuje równieŜ decyzje władz nadrzędnych w sprawach naruszenia dyscypliny finansowej 381 Rewizja dokumentacji B25 Bc analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia porewizyjne oraz ich realizacja, decyzje władz nadrzędnych 382 Inne sprawy nadzoru finansowego B5 Bc nie ujęte w klasach 370, 371 B5 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu 4 OBSERWACJA RYNKU PRACY, PLANY, PROGRAMY, PARTNERSTWO NA RYNKU PRACY 40 Przepisy i zasady dotyczące działań na rynku pracy 41 Obserwacja rynku pracy 410 Zewnętrzne analizy, oceny i monitoring rynku pracy B5 Bc 411 Analizowanie, monitoring, oceny lokalnego rynku pracy B25 Bc 412 Informacje o stanie i strukturze bezrobocia 412 Informacje o stanie i strukturze 0 bezrobocia w powiecie B25 Bc 412 Informacje o stanie i strukturze 1 bezrobocia w gminach/miastach B25 Bc 412 Analiza zatrudnienia osób 2 niepełnosprawnych B25 Bc 413 Baza monitoringu EURES B5 Bc 414 Analizy rynku pracy pod kątem opiniowania zezwolenia na pracę cudzoziemcom B5 Bc 415 Monitoring zawodów deficytowych i nadwyŜkowych B25 Bc B5 Bc 42 dla kaŜdej analizy, sprawozdania, oceny moŜna załoŜyć odrębną teczkę w tym korespondencja Plany i programy rynku pracy 420 Zewnętrzne plany działań na rzecz zatrudnienia krajowy lub regionalny 57 421 Projekty lokalne na rzecz rozwoju rynku pracy B25 Bc 422 Programy promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy B25 Bc 423 Pozyskiwanie dodatkowych środków na rzecz promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy 423 Wnioski o pozyskanie dodatkowych 0 środków na rzecz promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy B5 Bc 423 Sprawozdania z realizacji projektów i 1 wykorzystania dodatkowo pozyskanych środków na rzecz promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy B5 Bc 424 Wnioskowanie o udział w programach i 0 projektach B10 Bc 424 Realizacja programów i projektów 1 B10 Bc 424 Promocja programów i projektów 2 B10 Bc 424 Badania ankietowe dot. programów i 3 projektów B10 Bc 424 Obsługa finansowa programów i 4 projektów B10 Bc 424 Sprawozdania z realizacji programów i 5 projektów B10 Bc 424 43 Udział w programach i projektach współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w tym rejestr, umowy o realizację, korespondencja z jednostkami zewnętrznymi dot. programów i projektów; do kaŜdego programu i projektu zakłada się oddzielnie numerowane podteczki wnioski beneficjenta o płatność, korespondencja z jednostkami zewnętrznymi dot. obsługi finansowej; okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia Partnerstwo na rynku pracy 430 Współpraca z instytucjami rynku pracy B25 Bc 431 Umowy i porozumienia z instytucjami rynku pracy B25 Bc do kategorii B25 naleŜy zakwalifikować opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 – pozostałe dokumenty. Dla poszczególnych organów i instytucji moŜna zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i porozumienia – przy klasie 431 58 432 5 Realizacja zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej 432 Otwarte konkursy ofert 0 B5 Bc 432 Oferty podmiotów zewnętrznych na 1 realizację zadań z zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej B5 Bc 432 Umowy na realizację zadań z zakresu 2 promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej B10 Bc w tym monitoring wykonania umowy; okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu zakończenia realizacji zadania 432 Obsługa finansowa realizacji zadań z 3 zakresu promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej B5 Bc okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu zakończenia realizacji zadania B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu B5 Bc w tym korespondencja B10 Bc 511 Karty zlikwidowanych zakładów pracy 1 B5 Bc 511 Informacje o wpisie do ewidencji 2 działalności gospodarczej B5 Bc 511 Informacje o wykreśleniu z ewidencji 3 działalności gospodarczej B5 Bc B10 Bc 512 Oferty pracy otwarte 0 B5 ----- w tym rejestr 512 Oferty pracy zamknięte 1 B5 ----- w tym rejestr 512 Oferty pracy subsydiowanej 2 B5 ----- w tym rejestr 512 Oferty pracy spoza rejonu B5 ----- w tym rejestr USŁUGI RYNKU PRACY 50 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące świadczenia usług rynku pracy 51 Pośrednictwo pracy 510 Pozyskiwanie ofert pracy i informacji o pracodawcach 511 Baza danych o pracodawcach 511 Karty pracodawców działających na 0 rynku pracy 511 Badania ankietowe przeprowadzane 4 wśród pracodawców, szkół 512 Oferty pracy 59 3 512 Oferty pracy prywatnych agencji 4 pośrednictwa pracy B5 ----- w tym oferty pracy spoza granic kraju 513 Zwolnienia grupowe B10 Bc w tym rejestr 514 Osoby aktywnie poszukujące pracy B10 Bc w tym rejestr 515 Skierowania skierowania na badania lekarskie przy klasie 534 515 Skierowania do pracy niesubsydiowanej 0 B2 ----- 515 Skierowanie do pracy subsydiowanej 1 B2 ----- 515 Skierowania do doradcy zawodowego i 2 Klubu Pracy B2 ----- 516 Giełdy pracy B5 Bc 517 Badania ankietowe przeprowadzane wśród bezrobotnych B10 ---- 518 Współdziałanie z partnerami rynku pracy w zakresie pośrednictwa pracy B5 Bc 519 Zgłoszenia zakładów pracy o zatrudnieniu osób bezrobotnych B5 Bc 52 Usługi EURES 520 Międzynarodowe oferty pracy B5 ----- 521 Kwalifikowanie osób do pracy za granicą B5 ----- 53 w tym rejestr i korespondencja Poradnictwo zawodowe 530 Porady indywidualne B5 ----- w tym rejestr 531 Porady grupowe B5 ----- w tym rejestr, karty poradnictwa grupowego 532 Karty usług doradczych B5 ----- w tym rejestr 533 Udzielanie indywidualnych informacji zawodowych B5 ----- w tym rejestr 534 Kierowanie do poradni psychologicznopedagogicznych oraz do jednostek medycyny pracy B5 ----- zlecenia badań, skierowania na badania, opinie, itp. 535 Baza danych informacji o zawodach na lokalnym rynku pracy B25 ----- 536 Spotkania z młodzieŜą szkolną B5 ----- 60 54 Kluby pracy 540 Organizacja, planowanie i sprawozdawczość z zakresu działania klubów pracy 540 Organizacja Klubu Pracy 0 B25 Bc 540 Plany pracy Klubu Pracy 1 B25 Bc 540 Sprawozdawczość z zakresu działania 2 Klubu Pracy B25 Bc 541 Karty indywidualne uczestników zajęć B10 Bc 542 Dokumentacja zajęć grupowych B10 Bc 543 Zaświadczenia o uczestnictwie w zajęciach B5 Bc 55 w tym ewidencja Szkolenia, studia podyplomowe 550 Diagnozowanie potrzeb szkoleniowych B25 Bc 551 Dobór instytucji szkoleniowych B5 Bc 552 Rekrutacja i dobór uczestników szkoleń B5 Bc 553 Szkolenia indywidualne B10 Bc w tym oferty i korespondencja z instytucjami szkoleniowymi Szkolenia współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego kwalifikuje się do klasy B10, pozostałe klasa B5 Ewidencja szkoleń; na dokumentację dot. kaŜdego szkolenia moŜna załoŜyć odrębną teczkę Dla szkoleń finansowanych z róŜnych funduszy zakłada się odrębnie numerowaną ewidencję i teczki zgodnie z ewidencją 554 Szkolenia grupowe B10 Bc 555 Wnioski nie stanowiące podstawy do zawarcia umowy szkolenia B5 Bc 556 PoŜyczki na szkolenia B5 Bc 557 Finansowanie kosztów studiów podyplomowych B5 Bc 558 Zwrot kosztów szkolenia 558 Rejestr decyzji dotyczący zwrotu 0 kosztów szkolenia B10 Bc 558 Dokumentacja postępowania 1 egzekucyjnego B5 Bc 558 Rejestr decyzji o odroczeniu, rozłoŜeniu na raty, umorzeniu zwrotu kosztów B10 Bc jak w grupie 553 udzielane bezrobotnym lub Ŝołnierzom rezerwy 61 2 6 szkolenia INSTRUMENTY RYNKU PRACY B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 – przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu 610 Zasady organizacji prac 0 interwencyjnych B5 Bc wyjaśnienia, informacje, korespondencja 610 Ewidencja wniosków o zorganizowanie 1 prac interwencyjnych B10 Bc 610 Organizacja prac interwencyjnych 2 B10 Bc 610 Wnioski o organizację prac 3 interwencyjnych nie będące podstawą do zawarcia umowy B5 Bc 611 Zasady organizacji robót publicznych 0 B5 Bc 611 Ewidencja wniosków o organizację 1 robót publicznych B10 Bc 611 Organizacja robót publicznych 2 B10 Bc 611 Wnioski nie będące podstawą do 3 zawarcia umowy B10 Bc 612 Prace społecznie uŜyteczne B10 Bc 613 Spółdzielnie socjalne B10 Bc 614 Pomoc w gospodarstwie domowym B10 Bc 60 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące instrumentów rynku pracy 61 Prace interwencyjne, roboty publiczne, prace społecznie uŜyteczne, spółdzielnie socjalne, pomoc w gospodarstwie domowym 610 611 62 Prace interwencyjne Roboty publiczne Finansowanie staŜy, przygotowania zawodowego, stypendiów i szkoleń 620 ewidencja, wnioski, protokoły z posiedzeń komisji, umowy, korespondencja, protokoły i notatki z kontroli, itp. StaŜe wyjaśnienia, informacje, korespondencja ewidencja, wnioski, protokoły z posiedzeń komisji, umowy, korespondencja, protokoły i notatki z kontroli, itp. zgłoszenie zawarcia umowy, kopia umowy, zaświadczenia, rejestr umów aktywizacyjnych 62 621 622 620 Protokoły z posiedzeń komisji ds 0 rozpatrywania wniosków o organizację staŜy B10 Bc 620 Wnioski o zorganizowanie staŜu nie 1 będące podstawą do zawarcia umowy B3 Bc wnioski, korespondencja 620 Organizacja staŜy 2 B10 Bc ewidencja, wnioski, umowy, korespondencja, protokoły i notatki z kontroli, listy obecności itp 621 Protokoły z posiedzeń komisji ds 0 rozpatrywania wniosków o organizację przygotowania zawodowego w miejscu pracy B10 Bc 621 Wnioski o zorganizowanie 1 przygotowania zawodowego nie będące podstawą do zawarcia umowy B5 Bc 621 Organizacja przygotowania 2 zawodowego B10 Bc 622 Obsługa stypendiów na kontynuowanie 0 nauki B5 Bc 622 Rejestr decyzji o przyznaniu 1 stypendium na kontynuowanie nauki B5 Bc Przygotowanie zawodowe w miejscu pracy Stypendia na kontynuowanie nauki 623 Finansowanie kosztów zakwaterowania i wyŜywienia w trakcie szkolenia B5 Bc 624 Finansowanie kosztów przejazdu w trakcie szkolenia B5 Bc 630 Zasady refundacji kosztów wyposaŜenia 0 lub doposaŜenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego B5 Bc 630 Ewidencja wniosków o refundację 1 kosztów wyposaŜenia lub doposaŜenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego B5 Bc 630 Refundacja kosztów wyposaŜenia lub 2 doposaŜenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego B10 Bc 630 Wnioski nie będące podstawą do 3 zawarcia umowy o refundację kosztów wyposaŜenia lub doposaŜenia stanowiska pracy dla skierowanego B5 Bc 63 ewidencja, wnioski, umowy, korespondencja, protokoły i notatki z kontroli, listy obecności itp Dofinansowanie miejsca pracy 630 Refundacja kosztów wyposaŜenia lub doposaŜenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego wyjaśnienia, informacje, korespondencja ewidencja, wnioski, protokoły z posiedzeń komisji, umowy, korespondencja, protokoły i notatki z kontroli itp 63 bezrobotnego 631 Przyznanie jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej 631 Zasady przyznania jednorazowych 0 środków na podjęcie działalności gospodarczej B5 Bc 631 Ewidencja wniosków o przyznanie 1 jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej B5 Bc 631 Realizacja wniosków w sprawie 2 przyznania jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej B10 Bc 631 Wnioski nie będące podstawą do 3 zawarcia umowy o przyznawanie jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej B5 Bc wyjaśnienia, informacje, korespondencja ewidencja, wnioski, protokoły z posiedzeń komisji, umowy, korespondencja, protokoły i notatki z kontroli itp 632 Dofinansowanie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa B5 Bc 633 Refundowanie kosztów za zatrudnienie na zastępstwo B5 Bc 634 Refundowanie składek na ubezpieczenie społeczne B5 Bc 635 Refundowanie kosztów szkolenia specjalistycznego pracowników zagroŜonych zwolnieniem z pracy B10 Bc dotyczy pracodawców, którzy utworzyli fundusz szkoleniowy; rodzaje dokumentacji jak przy klasie 630 64 Pomoc finansowa bezrobotnemu w związku z podjęciem pracy 640 Finansowanie dodatków aktywizacyjnych B5 Bc wnioski, umowy, korespondencja, listy wypłat, protokoły i notatki z kontroli, itp. 641 Finansowanie kosztów przejazdu B5 Bc rodzaje dokumentacji jak przy klasie 640 642 Finansowanie kosztów zakwaterowania B5 Bc rodzaje dokumentacji jak przy klasie 640 643 Finansowanie opieki nad dzieckiem do lat 7 lub osoby zaleŜnej B5 Bc rodzaje dokumentacji jak przy klasie 640 65 Ewidencja pracodawców i osób, z którymi zawarto umowy w zakresie organizacji instrumentów rynku pracy B10 Bc wykazy 66 Windykacja i egzekucja nienaleŜnie pobranych świadczeń, zwrot refundacji oraz jednorazowo przyznanych środków B10 Bc 660 Rejestr decyzji nienaleŜnie pobranych 64 świadczeń i innych wypłat 661 Dokumentacja postępowania egzekucyjnego nienaleŜnie pobranych świadczeń i innych wypłat B5 Bc 662 Rejestr decyzji o rozłoŜeniu na raty, odroczeniu lub umorzeniu zwrotu nienaleŜnie pobranych świadczeń i innych wypłat B10 Bc B25 Bc 7 wezwania do zapłaty, tytuły wykonawcze, korespondencja REJESTRACJA BEZROBOTNYCH LUB POSZUKUJĄCYCH PRACY ORAZ USTALANIE PRAW DO ŚWIADCZEŃ 70 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy oraz ustalania praw do świadczeń 71 Rejestracja bezrobotnych lub osób poszukujących pracy 710 711 do kategorii B25 kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu w tym ewidencja w formie systemu informatycznego, która kwalifikowana jest do kategorii B25 Ustalanie statusu bezrobotnego i prawa do zasiłku 710 Rejestr bezrobotnych 0 B50 ----- teczki rejestracyjne (karty rejestracyjne wraz z załączoną dokumentacją). Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia sprawy. Dla poszczególnych gmin zakłada się oddzielnie numerowane rejestry z symboliką: miasto Skierniewice gm. Bolimów – B gm. Godzianów – G gm. Głuchów – Gł gm. Kowiesy – K gm. Lipce Reymontowskie –LR gm. Maków – M gm. Nowy Kawęczyn – NK gm. Skierniewice – SK gm. Słupia - Sł 710 Rejestr decyzji o statusie bezrobotnego i 1 przyznanych świadczeniach B50 ----- decyzje odkłada się do teczki bezrobotnego 710 Rejestr postanowień 2 B50 ----- postanowienia odkłada się do teczki bezrobotnego Rejestracja osób poszukujących pracy 65 711 Rejestr poszukujących pracy 0 B10 ----- teczki rejestracyjne (karty rejestracyjne wraz z załączoną dokumentacją) oznaczone symboliką - P. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia sprawy. 711 Rejestr decyzji o statusie poszukującego 1 pracy B10 ----- decyzje odkłada się do teczki poszukującego pracy 711 Rejestr postanowień 2 B10 ------- postanowienia odkłada się do teczki rejestracyjnej 712 Ewidencja osób niepełnosprawnych B10 ----- 713 Rejestr odwołań od decyzji Urzędu B10 ----- dokumentację odkłada się do teczki rejestracyjnej 714 Rejestr wydanych zaświadczeń dla bezrobotnych i osób poszukujących pracy B5 ----- kopie zaświadczeń odkłada się do teczek bezrobotnych 715 Informowanie jednostek zewnętrznych o osobach zarejestrowanych w Urzędzie B2 ----- np. ZUS, Policję, GOPS, KLZ 716 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 –––– ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. 72 Obsługa wypłat zasiłków, stypendiów i dodatków 720 Listy wypłat B50 ----- 721 Karty wypłat B50 ----- 722 Rozliczenia składek na ZUS B10 ––– 723 Deklaracje podatkowe B10 ––– 724 Windykacja nienaleŜnie pobranych świadczeń 724 Rejestr decyzji nienaleŜnie pobranych 0 świadczeń B10 Bc 724 Dokumentacja postępowania 1 egzekucyjnego nienaleŜnie pobranych świadczeń B5 Bc 724 Rejestr decyzji o rozłoŜeniu na raty, 2 odroczeniu lub umorzeniu zwrotu nienaleŜnie pobranych świadczeń B10 Bc B10 ––– 725 73 Rozliczenia transferu środków na wypłaty zasiłków między krajami Unii Europejskiej Świadczenia dla rolników zwalnianych z pracy 730 Ustalanie uprawnień do świadczeń rolników B5 ----- 731 Rejestr decyzji o przyznaniu świadczeń dla rolników zwalnianych z pracy B5 ---- m.in. PIT-y wezwania do zapłaty, tytuły wykonawcze, korespondencja listy wypłat przy klasie 720 66 732 74 Obsługa finansowa świadczeń rolników B5 ----- Wpłaty na Fundusz Pracy osób zatrudnionych za granicą 740 Obsługa wpłat na Fundusz Pracy B50 ----- 741 Zaświadczenia o wpłatach na Fundusz Pracy B2 ----- dokumentacja przelewów do KRUS
