SIWZ wynajem samochodów

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 1
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW
ZAMÓWIENIA
na wynajem długoterminowy 4 szt. samochodów osobowych
na rzecz NITROERG S.A.
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień
Publicznych.
Bieruń, maj 2013 r.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 2
I.
1.
INFORMACJE OGÓLNE
Zamawiający:
NITROERG S.A.
43-150 Bieruń, Pl. Alfreda Nobla 1
NIP: 646-274-69-61
REGON: 240484673
KRS: wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Katowicach Wydział VIII
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000268394
Kapitał zakładowy/Kapitał wpłacony: 61.892.000 zł
Adres do korespondencji:
NITROERG S.A.
Pl. Alfreda Nobla 1
43-150 Bieruń
Pisma, oświadczenia i informacje w formie pisemnej prosimy składać na adres podany
powyżej.
2.
Wykonawca:
Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości
prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę
w sprawie zamówienia.
3.
Oznaczenie postępowania:
Postępowanie, którego dotyczy niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
(zwana dalej SIWZ), prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, oznaczone jest
znakiem: 2/EWT/WS/2013. Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane
oznaczenie we wszystkich kontaktach z Zamawiającym.
4.
Termin realizacji zamówienia:
Przekazanie przedmiotu najmu Zamawiającemu – do 30 września 2013 r., okres wynajmu:
60 miesięcy.
II.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Celem przetargu jest dostawa na podstawie umowy najmu czterech sztuk nowych samochodów
osobowych rzecz NITROERG S.A. wraz z ich serwisem. Przy czym preferowane są następujące
marki samochodów: Skoda Octavia, Ford Focus, Volkswagen Golf. Szczegółowe wymagania
dotyczące przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 – Zakres rzeczowy.
III.
WARUNKI
UDZIAŁU
W
POSTĘPOWANIU,
WYMAGANE
DOKUMENTY
ORAZ OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I DOKONANIA OCENY
SPEŁNIENIA WARUNKÓW
1.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki
i złożą oświadczenie, że:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności i czynności będących
przedmiotem niniejszego zamówienia,
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 3
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia,
c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie
zamówienia,
d) nie są w sporze sądowym z NITROERG S.A. oraz nie zostało wydane żadne orzeczenie,
z którego wynika, że NITROERG S.A. przysługują roszczenia odszkodowawcze w stosunku
do Wykonawcy.
2.
Oferent powinien złożyć ofertę na Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 2) załączonym
do niniejszej SIWZ wraz z wymaganymi dokumentami. (Zamawiający nie wymaga dołączenia
do oferty zaparafowanych projektów umów.)
3.
Oferent powinien przygotować 1 egzemplarz oferty, sporządzony w formie pisemnej w języku
polskim.
4.
Oferta powinna być:
5.
a)
napisana czytelnie,
b)
opatrzona pieczęcią firmową,
c)
posiadać datę sporządzenia,
d)
podpisana przez uprawnioną osobę do występowania w imieniu Oferenta (zgodnie z KRS
lub wpisem do ewidencji działalności gospodarczej lub stosownym pełnomocnictwem
podpisanym przez ww. osoby),
e)
zawierać adres lub siedzibę Oferenta, numer telefonu, numer NIP oraz wszystkie
wymagane dokumenty.
Wymagane dokumenty i zaświadczenia:
a)
aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie
do ewidencji działalności gospodarczej lub wydruk z CEiDG, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
wystawione nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
b)
kopię lub oryginał zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON,
c)
kopię lub oryginał decyzji w sprawie nadania NIP,
d)
oświadczenie o nie zaleganiu z płaceniem podatków i składek do Urzędu Skarbowego
i ZUS wraz z deklaracją, że w przypadku gdy Zamawiający zażąda przedłożenia
aktualnych zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i z ZUS-u o nie zaleganiu z płaceniem
podatków i składek, wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu
składania ofert, zostaną one dostarczone Zamawiającemu w ustalonym wcześniej przez
obie Strony terminie,
e)
oświadczenie o tym, że w stosunku do Oferenta nie zostało wszczęte postępowanie
upadłościowe lub likwidacyjne oraz nie ogłoszono jego likwidacji,
f)
szczegółowy opis techniczny i wyposażenia oferowanych pojazdów.
6.
Dokumenty, o których mowa w pkt. 5, Wykonawca przedstawia w oryginałach
lub poświadczonych przez upoważnione osoby kopiach. Pełnomocnictwa należy przedstawiać
w oryginale.
7.
Radcowie prawni lub adwokaci mogą potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie (odpisy)
pełnomocnictw.
8.
Ocena spełnienia tych warunków zostanie dokonana wg formuły ”spełnia – nie spełnia”.
Podstawą oceny będą dokumenty, o których mowa w rozdziale III SIWZ.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 4
9.
Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca
spełnia wyżej wymienione warunki.
10. Nie spełnienie któregokolwiek z wyżej wymienionych warunków udziału w postępowaniu
skutkować będzie odrzuceniem oferty i wykluczeniem Wykonawcy, po uprzednim wezwaniu
do uzupełnienia brakujących dokumentów, potwierdzających spełnienie postawionych
warunków.
11. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej i wariantowej.
IV.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. Termin związania Wykonawców złożoną ofertą wynosi 60 dni, a w przypadku wygrania
przetargu do czasu zawarcia umowy. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu
składania ofert.
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania
ofertą.
3. Odmowa przychylenia się do prośby Zamawiającego ze strony Wykonawcy nie powoduje utraty
wadium.
4. Przedłużenie okresu związania ofertą dopuszczalne jest tylko z jednoczesnym przedłużeniem
okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium,
obejmującego przedłużony okres związania ofertą.
V.
MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
1. Oferta powinna być złożona w nieprzejrzystej kopercie, zabezpieczonej (zamkniętej)
i opieczętowanej pieczęcią firmową.
2. Kopertę należy opatrzyć napisem:
NITROERG S.A.
Plac Alfreda Nobla 1
43-150 Bieruń
„PRZETARG – wynajem samochodów osobowych – nie otwierać”
3. Oferty należy złożyć (wysłać pocztą, kurierem lub złożyć osobiście) na ww. adres
w nieprzekraczalnym terminie do 29.05.2013 roku do godz. 1200 w Kancelarii Zamawiającego
znajdującej się przy Placu Alfreda Nobla 1, 43-150 Bieruń.
4. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących
treści złożonych ofert.
7. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 03.06.2013 r. Nie przewiduje się
obecności Oferentów podczas przetargu.
8. O wynikach wyboru, firmy zostaną poinformowane w formie pisemnej lub elektronicznej.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 5
VI.
INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO
Z
I
WYKONAWCAMI
DOKUMENTÓW,
A
ORAZ
TAKŻE
PRZEKAZYWANIA
WSKAZANIE
OSÓB
OŚWIADCZEŃ
UPRAWNIONYCH
DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
1. Forma i zasady porozumiewania się:
a)
oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, Zamawiający i Wykonawcy
przekazują pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem,
b)
jeśli przekazanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nastąpiło
w inny sposób niż pisemnie, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt
ich otrzymania,
c)
ilekroć Zamawiający wprowadza obowiązek zachowania formy pisemnej, oznacza
to konieczność jej zachowania pod rygorem nieważności,
d)
Wykonawca zobowiązany jest przekazywać dokumenty, oświadczenia, wnioski,
zawiadomienia oraz informacje w sposób umożliwiający zapoznanie się przez
Zamawiającego z ich treścią, tj. w dniach roboczych dla Zamawiającego,
w godz. 700 ÷1300,
e)
strony zobowiązane są informować siebie nawzajem o każdej zmianie adresów
oraz innych danych teleadresowych, w tym adresów e-mailowych. Oświadczenia, wnioski,
zawiadomienia, dokumenty oraz informacje przekazane na ostatnio podany adres
Wykonawcy będą uznawane za skutecznie złożone.
2. Udzielenie informacji dotyczących SIWZ oraz wprowadzenie ewentualnych zmian do projektu
umowy:
a)
Wykonawca może zwrócić się pisemnie (w formie elektroniczne) do Zamawiającego
o wyjaśnienie treści SIWZ oraz złożyć propozycję drobnych modyfikacji treści umów
stanowiących Załączniki nr 3 i 4 w terminie nie później niż do 22 maja 2013 r.,
Zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia pytania, które wpłynie po tym
terminie bez odpowiedzi;
b)
treść zapytań dotyczących zapisów SIWZ wraz z wyjaśnieniami oraz, w przypadku
propozycji drobnych modyfikacji treści umów stanowiących Załączniki nr 3 i 4,
stanowiskiem Zamawiającego (bez ujawniania źródła zapytania) Zamawiający zamieszcza
na stronie internetowej dotyczącej tego zadania; Zamawiający odpowie na zadane przez
Wykonawców pytania najpóźniej na 2 dni robocze przed terminem składania ofert;
Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco śledzić pytania i odpowiedzi do SIWZ
oraz aktualizacje SIWZ ukazujące się na stronie internetowej Zamawiającego;
c)
w uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu do składania
ofert, zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający zamieści na stronie
internetowej dotyczącej przedmiotowego zadania;
d)
jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian
w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i opublikuje informację na stronie
internetowej.
3. Szczegółowych informacji dotyczących organizacji przetargu udziela Pani Elżbieta Figiel –
tel. (32) 466 15 16, e-mail: [email protected], codziennie w dni robocze (od poniedziałku
do piątku) w godz. od 8.00 do 13.00, a w sprawach technicznych: Pan Michał Żak
– tel. 32 466 2243, kom. 669-470-083 codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku)
w godz. od 8.00 do 14.00.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 6
VII.
KRYTERIUM, KTÓRYM ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY
WYBORZE OFERTY
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
a) cena (obejmująca: wysokość opłat leasingowych i wysokość opłat serwisowych),
b) opłata za przekroczenie limitu kilometrów,
c) zgodność specyfikacji oferowanych pojazdów z żądanym zakresem rzeczowym,
d) zgodność warunków oferowanych usług serwisowych z zakresem rzeczowym.
Dodatkowo Komisja zastrzega sobie prawo do oceny ofert m.in. pod względem:
a) warunki ubezpieczenia OC/AC/NW, w tym wysokość franszyzy integralnej i udziału własnego
w szkodach,
b) wartość rezydualna pojazdów po zakończeniu kontraktu,
c) wartość dodatkowego wyposażenia pojazdów1,
d) termin wydania pojazdów.
Komisja ma prawo zwracać się do Oferentów z prośbą o udzielenie dodatkowych informacji, w tym
o przedstawienie wielkości sprzedaży i osiągniętych wyników finansowych za ostatnie 3 lata,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres.
Ostateczne warunki będą uzgodnione z wybranym Oferentem przy spisywaniu stosownej umowy
najmu i umowy serwisu.
VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM
1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w kwocie 15 000 zł (słownie: piętnaście tysięcy
złotych).
2. Wpłacone wadium nie podlega oprocentowaniu.
3. Zamawiający dopuszcza następujące formy wadium:
a) pieniądz,
b) gwarancje bankowe,
c) gwarancje ubezpieczeniowe.
4. Wadium wnoszone w formie pieniężnej wpłaca się przelewem na rachunek bankowy
Zamawiającego w ING BANK ŚLĄSKI S.A., nr rachunku (IBAN): PL 30 1050 1230 1000 0002
0085 5021, kod BIC (SWIFT): INGBPLPW, z dopiskiem: „Wadium – 2 przetarg wynajem
samochodów”. W takim przypadku do oferty należy dołączyć potwierdzenie wpłaty wadium.
Wadium uznaje się za wniesione, z chwilą uznania rachunku bankowego Zamawiającego,
w terminie składania ofert, tj. 29.05.2013 r., do godz. 12.00.
5. W przypadku wadium wnoszonego w innej formie niż w pieniądzu, do oferty należy dołączyć
oryginał dokumentu wystawionego na rzecz: NITROERG S.A., Pl. Alfreda Nobla 1,
43-150 Bieruń. (Dokumentów tych prosimy nie zszywać z ofertą). Dokument winien zawierać:
1
Wyposażenie dodatkowe powinno obejmować wyposażenie nie mniejsze niż przedstawione
w zakresie rzeczowym.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 7
a) termin ważności wynoszący 60 dni licząc od dnia upływu terminu do złożenia oferty,
b) zobowiązanie gwaranta do bezwarunkowej, nieodwołalnej zapłaty na pierwsze żądanie
Beneficjenta, w przypadku rezygnacji z zawarcia umowy na warunkach określonych
w ofercie lub jeżeli zawarcie umowy jest niemożliwe z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy.
6. W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej, do oferty należy dołączyć „Instrukcję
płatniczą z podaniem nazwy Banku i numeru rachunku bankowego, na który zwrócone będzie
wadium. Wypełniona i podpisana przez umocowanych reprezentantów Wykonawcy „Instrukcja
płatnicza” stanowi Załącznik Nr 5 do SIWZ.
7. Wadium jest zwracane Wykonawcom w ciągu 14 dni, jeżeli zaistnieje przynajmniej jedna
z poniższych przesłanek:
a) upłynął termin związania ofertą,
b) zawarto umowę,
c) Zamawiający unieważnił lub zamknął postępowanie,
d) na wniosek Wykonawcy, w przypadku gdy, Wykonawca wycofał ofertę przed upływem
terminu składania ofert,
e) wykluczono Wykonawcę z postępowania,
f) odrzucono ofertę Wykonawcy,
g) Wykonawcy nie zostali wybrani do realizacji zadania po zatwierdzeniu protokołu wyboru
najkorzystniejszej oferty.
8. Wykonawca, którego oferta została wybrana, traci wadium na rzecz Zamawiającego,
w przypadku, gdy:
a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie i niniejszym SIWZ,
b) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
9. Zwrotu wadium wniesionego przez Wykonawcę w postaci niepieniężnej, Zamawiający dokona
za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres Wykonawcy wskazany w Formularzu
Ofertowym.
IX.
OGÓLNE WARUNKI UMOWY
1.
Projekty umowy najmu i umowy serwisowej stanowią Załączniki nr 3 i 4. Wykonawca
przystępując do postępowania przetargowego, zobowiązuje się, w przypadku gdy jego oferta
zostanie uznana za najkorzystniejszą, do podpisania/zawarcia załączonych umów
ze stawkami wynegocjowanymi w trakcie prowadzenia postępowania przetargowego.
2.
Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą nie później niż 30 dni od daty rozstrzygnięcia
przetargu.
X.
UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim
wymaganiom określonym w SIWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu
o kryteria oceny ofert podane w ust. VII.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 8
2. Na podstawie warunków określonych w trakcie procesu wyboru Wykonawców, Zamawiający
przedstawi przyszłemu Wykonawcy ostateczną wersję jednostronnie podpisanej umowy,
a Wykonawca będzie miał obowiązek podpisać ją i odesłać w terminie 7 dni roboczych
od daty otrzymania.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy,
Zamawiający może wybrać ofertę kolejną spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich
ponownej oceny.
XI.
INFORMACJE KOŃCOWE
1.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcami, których
oferty zostały przyjęte a zaproponowana cena jest jedną z 3 najkorzystniejszych dla Spółki.
2.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień
od Oferentów.
3.
Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli:
a) została złożona z naruszeniem postanowień Kodeksu Cywilnego lub Kodeksu Spółek
Handlowych albo innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa regulujących
zasady reprezentacji podmiotów prowadzących działalność gospodarczą,
b) została złożona z naruszeniem SIWZ lub warunków udziału w postępowaniu,
c) treść oferty nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
d) złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
e) została złożona przez
o udzielenie zamówienia,
Wykonawcę
konkurencji
wykluczonego
z
w
rozumieniu
udziału
w
przepisów
postępowaniu
f) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
g) Wykonawca prowadzi z NITROERG S.A. spór przed sądem lub arbitrażem
w sprawie dotyczącej wykonania zobowiązań lub w stosunku do Wykonawcy orzeczono
o odszkodowaniu na rzecz NITROERG S.A.
4.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania postępowania w sprawie
zamówienia (przetargu).
5.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania warunków postępowania.
6.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania
o udzielenie zamówienia, na każdym jego etapie bez podania przyczyny.
7.
Zamawiający zastrzega sobie prawo wykluczenia z przetargu i odrzucenia z przyczyn
formalnych w kolejnych przetargach tych Wykonawców, którzy złożą oświadczenia
lub podadzą informacje niezgodne ze stanem faktycznym.
8.
Dokumenty i informacje zawarte w SIWZ mogą być wykorzystane jedynie zgodnie z ich
przeznaczeniem. Dane zawarte w poszczególnych punktach SIWZ oraz uzyskane w trakcie
prowadzonego postępowania są poufne i nie mogą być wykorzystane do innych celów.
9.
Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi
w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami w niej określonymi, z uwzględnieniem
zadawanych przez Wykonawców pytań i udzielonych przez Zamawiającego odpowiedzi.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Nr postępowania: 2/EWT/WS/2013
Strona 9
10. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty,
niezależnie
od
wyniku
postępowania.
Zamawiający
w
żadnym
przypadku
nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem
i złożeniem oferty i nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wykonawcy
zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego.
11. Wykonawcom nie przysługują
w przypadku odrzucenia oferty.
żadne
roszczenia
w
stosunku
do
Zamawiającego
12. Informację o wykluczeniu lub odrzuceniu oferty Wykonawcy otrzymają po rozstrzygnięciu
postępowania przetargowego.
13. Jakiekolwiek ustalenia dokonane przed zawarciem umowy nie dają podstaw prawnych
do składania roszczeń finansowych wobec Zamawiającego.
14. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień
Publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zmianami).
XII.
ZAŁĄCZNIKI DO SPECYFIKACJI
Załącznik nr 1 – Zakres rzeczowy
Załącznik nr 2 – Formularz Ofertowy
Załącznik nr 3 – Umowa najmu
Załącznik nr 4 – Umowa serwisowa
Załącznik nr 5 – Instrukcja płatnicza