Untitled - USK-WAM

SPIS TREŚCI
Rozdział 1
Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej
str. 3
Rozdział 2
System kancelaryjny
str. 7
Rozdział 3
Wykaz akt
str. 8
Rozdział 4
Obieg korespondencji
str. 10
Rozdział 5
Przyjmowanie, sprawdzanie, rozdzielanie i rejestrowanie korespondencji
wpływającej
str. 11
Rozdział 6
Rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek aktowych
str. 15
Rozdział 7
Załatwianie spraw
str. 18
Rozdział 8
Podpisywanie pism
str. 20
Rozdział 9
Wysyłanie korespondencji
str. 21
Rozdział 10
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
str. 23
Rozdział 11
Postępowanie z dokumentami zawierającymi wiadomości niejawne (oznaczone
klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone” oraz stanowiącymi tajemnice służbową)
str. 25
Rozdział 12
Przechowywanie akt
str. 26
Rozdział 13
Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego
str. 27
Rozdział 14
Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki
organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustania działalności Szpitala
str. 28
Rozdział 15
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
str. 29
Załączniki do Instrukcji:
Nr 1, Nr 2, Nr 3
str. 30
ROZDZIAŁ 1
Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej
§ 1. 1. Przedmiotem Instrukcji Kancelaryjnej, zwanej dalej „Instrukcją”, są typowe
i powtarzające się czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku
bieżącej działalności Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego im. WAM – Centralnego
Szpitala Weteranów w Łodzi, zwanego dalej „Szpitalem”.
2. Instrukcja ustala:
1) tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, przy jednoczesnym
wyeliminowaniu czynności zbędnych,
2) cykl obiegu akt (pism) od chwili wpływu lub powstania wewnątrz komórki
organizacyjnej do momentu przekazania ich do Archiwum Zakładowego.
3. Postępowanie z dokumentacją niejawną oznaczoną klauzulą „ściśle tajne” i „tajne”
regulują odrębne przepisy.
§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
1) Szpital, Zakład – Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Uniwersytecki
Szpital Kliniczny im. Wojskowej Akademii Medycznej Uniwersytetu Medycznego
w Łodzi – Centralny Szpital Weteranów w Łodzi;
2) Kancelaria
-
w szczególności
komórka
organizacyjna,
czynności
do
kancelaryjne:
obowiązków
przyjmowanie
której
należą
wpływającej
korespondencji, przekazywanie jej poszczególnym komórkom organizacyjnym,
ekspedycja przesyłek;
3) dekretacja – wskazanie przez Dyrektora, która komórka organizacyjna ma się
zająć merytorycznie daną sprawą, ewentualnie wskazanie sposobu jej załatwienia
lub decyzja;
4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawidłowość
określonych w nim danych lub zdarzeń;
5) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji,
dokumentacji finansowej, statystycznej, map i planów – niezależnie od techniki
ich wykonania (rękopisy, maszynopisy, druki i inna dokumentacja utrwalona
sposobem mechanicznym);
6) dokumentacja niearchiwalna – dokumentacja posiadająca jedynie czasową
wartość praktyczną;
7) dokumentacja niejawna - dokumentacja zawierająca tajemnicę państwową
i służbową w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa;
8) dokumentacja zawierająca wiadomości stanowiące tajemnicę służbową - tj.
lekarską, skarbową, handlową, danych osobowych, przedsiębiorstwa i inną;
9) materiały archiwalne – wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,
dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie,
filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne
w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565
z późn. zm.) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania,
mająca znaczenie o wartości historycznej, powstała w przeszłości i powstająca
współcześnie;
10) akta sprawy – cała dokumentacja (szereg pism) dotycząca tego samego zdarzenia
(notatki, pisma, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające informacje,
które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
11) czynności kancelaryjne – całość przedsięwzięć związanych z otrzymywaniem
i wysyłaniem korespondencji oraz z segregacją, przechowywaniem i kierowaniem
do Archiwum;
12) korespondencja – każde pismo wpływające do Szpitala lub wysyłane ze Szpitala;
13) komórka merytoryczna – właściwa komórka organizacyjna lub samodzielne
stanowisko pracy, do zadań którego, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym
Szpitala, należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej
sprawy;
14) komórka organizacyjna – komórka wewnętrzna powołana do wykonywania
określonych zadań, wymieniona w strukturze organizacyjnej Szpitala, tj. klinika,
oddział, dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy;
15) nośnik informatyczny – materiał lub urządzenie służące do zapisywania,
przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej;
3
16) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym
umieszczona jest treść dokumentu, pisma;
17) pieczęć – pieczęcie (stemple nagłówkowe), pieczęcie wpływu, pieczęcie podpisu
itp.;
18) pieczęć indywidualna - pieczęcie imienne używane przez poszczególnych
pracowników uprawnionych do ich posiadania;
19) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem herbu państwa lub gminy
pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym;
20) pracownik merytoryczny – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę
i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania;
21) przesyłka - pismo, dokument, paczka otrzymana lub wysyłana za pośrednictwem
poczty, gońca, a także otrzymany lub nadawany telegram;
22) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą sprawy
w trakcie wykonywania czynności urzędowych, związane z jej załatwieniem;
23) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub
jako rejestr informatyczny;
24) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw (nie
pojedynczych pism) wpływających do komórki organizacyjnej lub w niej
powstałych, prowadzony oddzielnie dla każdego hasła (teczki), przewidzianego
w jednolitym rzeczowym wykazie akt;
25) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający
wykonania czynności służbowych;
26) teczka
spraw
–
teczka
związana,
skoroszyt,
segregator,
służące
do
przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie
załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą
przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
27) teczka obiegowa – okładka, obwoluta, teczka wiązana itp., z odpowiednim
napisem, służąca do zabezpieczenia akt sprawy w czasie jej obiegu;
28) jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami
klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służący do oznaczania, rejestracji,
łączenia i przechowywania akt;
4
29) załącznik – każda luźna kartka papieru lub kilka arkuszy zawierających treść
odnoszącą się do pisma, dołączonych do pisma przewodniego;
30) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej
komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw;
31) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej
komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw oraz numer, pod którym sprawa
została zarejestrowana w spisie spraw;
32) Archiwum Zakładowe – komórka organizacyjna powołana do gromadzenia
dokumentacji jednostki organizacyjnej;
33) rejestracja pism – wpisywanie do dziennika podawczego pism wpływających
i pism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru;
34) rejestracja spraw – wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma
rozpoczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego
numeru sprawy.
5
ROZDZIAŁ 2
System kancelaryjny
§ 3. 1. W Szpitalu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym
rzeczowym wykazie akt z uwzględnieniem innych form rejestracji wynikających
z potrzeb.
2. Przy tym systemie zbędne są dzienniki korespondencyjne (kontrolki wpływów)
i inne rodzaje ewidencji wpływających pism, ponieważ rejestracji podlegają tylko
sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. Nie wyklucza to jednak
możliwości prowadzenia dla wewnętrznej kontroli innych rodzajów ewidencji.
3. System
kancelaryjny
wyklucza
możliwość
bezpośredniego
przyjmowania
korespondencji z zewnątrz bez pośrednictwa Kancelarii.
4. W przypadku bezpośredniego dostarczenia korespondencji z zewnątrz, pracownik
który ją otrzymał, jest zobowiązany do niezwłocznego jej zarejestrowania
w Kancelarii.
6
ROZDZIAŁ 3
Wykaz akt
§ 4. 1. Jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej ,,wykazem akt”, stanowi rzeczową
klasyfikację akt powstających w toku działalności Szpitala i zawiera archiwalną
kwalifikację tych akt.
2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość
zadań Szpitala została podzielona na 10 głównych klas (grup) oznaczonych
symbolami od 0 do 9 w ramach tych klas, w zależności od potrzeb, wprowadza się
podział na:
1) klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez
dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 (tj.00-99),
2) klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez
dodanie do symbolu klasy drugiego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 (tj.000-999),
3) klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi powstałymi przez
dodanie do symbolu klasy trzeciego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 (tj.0000-9999).
3. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają rzeczowym teczkom
spraw.
4. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej
Szpitala. Wskutek tego, akta jednorodne tematycznie z różnych komórek
organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy
hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe, stanowiące oznaczenia
nazwy danej komórki organizacyjnej.
§ 5. 1. Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórek merytorycznych
i innych komórek. Przez użyte w wykazie akt określenia ,,komórki inne" należy
rozumieć komórki organizacyjne, w których występują akta o tym samym haśle, co
w komórce macierzystej, lecz stanowiące materiał pomocniczy.
7
2. Komórki organizacyjne powinny sporządzać na własne potrzeby szczegółowy
wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz
kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
Wyciągi te powinny obejmować wybrane z wykazu akt odpowiednie dla potrzeb
poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację
archiwalną.
3. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może:
a) zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez
bardziej szczegółową rozbudowę tematyczną określonych haseł wykazu akt, tj.
ustalenie klas odpowiednio niższego stopnia klasyfikacyjnego, przy zachowaniu
obowiązujących oznaczeń kategorii dokumentacji archiwalnej i okresów
przechowywania ustalonych w rozbudowanej klasie wykazu akt,
b) obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu
w wyniku
ograniczenia
rozbudowy
tematycznej
określonych
haseł
klasyfikacyjnych.
§ 6. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt otrzymuje do wiadomości Archiwum Zakładowe.
§ 7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych
symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na
podstawie zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Szpitala, w uzgodnieniu z właściwym
terenowo Archiwum Państwowym.
8
ROZDZIAŁ 4
Obieg korespondencji
§ 8. 1. W zakresie obiegu korespondencji obowiązuje zasada stanowiąca, iż krótki obieg
pisma i szybkie załatwienie sprawy są tak samo ważne jak załatwienie jej w sposób
właściwy pod względem merytorycznym.
2. Obieg korespondencji jest bezpośredni. Oznacza to, że pismo jest kierowane
bezpośrednio do miejsca przeznaczenia, z uwzględnieniem niezbędnych punktów
zatrzymania, przez które przechodzi tylko jeden raz.
§ 9. Obieg korespondencji jest w Szpitalu następujący:
1) Kancelaria Szpitala:
a) przyjmuje korespondencję z urzędu pocztowego,
b) przyjmuje przesyłki, listy i dokumenty dostarczone przez firmy kurierskie,
c) przyjmuje
korespondencję
złożoną
przez
interesantów
bezpośrednio
w Kancelarii Szpitala,
d) dokonuje podziału korespondencji na poszczególne komórki organizacyjne oraz
rejestracji wybranych dokumentów,
2) sekretariaty komórek organizacyjnych:
a) przyjmują korespondencję z Kancelarii Szpitala,
b) przekazują korespondencję kierownikom komórek organizacyjnych,
3) kierownik komórki organizacyjnej przegląda korespondencję i przydziela ją
pracownikom merytorycznym,
4) pracownik merytoryczny – załatwia sprawę merytorycznie,
5) upoważniony pracownik – podpisuje czystopis,
6) Kancelaria – dokonuje rejestracji i ekspedycji korespondencji.
9
ROZDZIAŁ 5
Przyjmowanie, sprawdzanie, rozdzielanie
i rejestrowanie korespondencji wpływającej
§ 10. Do przyjmowania korespondencji wpływającej z zewnątrz powołana jest Kancelaria.
Pracownicy posiadający stałe upoważnienie odbierają z urzędu pocztowego
korespondencję przeznaczoną dla Szpitala.
§ 11. Korespondencję mylnie nadesłaną do Szpitala, Kancelaria przesyła niezwłocznie do
nadawcy lub urzędu pocztowego.
§ 12. 1. Kancelaria otwiera otrzymaną korespondencję, z wyjątkiem:
1) adresowanej imiennie,
2) zawierającej wiadomości niejawne (oznaczone klauzulą ,,poufne” lub
„zastrzeżone”),
3) adresowanej na poszczególne komórki organizacyjne.
2. Koperty otwiera się nie uszkadzając pieczęci (stempla) urzędu pocztowego. Po
otwarciu sprawdza się:
1) czy została wyjęta cała zawartość,
2) czy wymienione w piśmie załączniki są dołączone (brak załączników lub
otrzymanie tylko załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na
danym piśmie lub załączniku).
3. Koperty dołącza się do pism:
1) których doręczenie wywołuje skutki prawne, i dla których obowiązuje termin
prekluzyjny (np. pozwy, skargi, wnioski, odwołania),
2) zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, poleconych i za
dowodem doręczenia,
3) w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma,
4) zawierających wiadomości niejawne oznaczone klauzulą „poufne” lub
„zastrzeżone",
10
5) w których istnieje niezgodność zapisu na kopercie z jej zawartością oraz, gdy
koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego.
§ 13. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej
selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe
oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza
się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe
oprogramowanie
za
pomocą
oprogramowania
wykonującego
te
funkcje
automatycznie.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą
elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie
Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu ze Szpitalem – rejestruje się je,
drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw przez podmiot – rejestruje się je, drukuje, nanosi
i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez
podmiot - drukuje się je i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do
akt sprawy;
c) pozostałe – nie rejestruje się ich i nie włącza do akt sprawy.
3. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych – rejestruje się je,
drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stornie wydruku;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym rejestruje się je jak przesyłki na nośniku papierowym, odnotowując w rejestrze
przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym
nośniku danych.
4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci
elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego
11
(na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych)
lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą
liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez
posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo
bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować
notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej
stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku,
o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać
go do składu informatycznych nośników danych.
5. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku
składów informatycznych nośników danych, po jednym dla każdej lokalizacji.
§ 14. 1. Na każdym wpływającym piśmie Kancelaria umieszcza w lewym górnym rogu
pierwszej strony pieczęć wpływu, zawierającą datę wpływu oraz wpisuje symbol
komórki
organizacyjnej,
będącej
odbiorcą
lub
nazwisko
pracownika
merytorycznego.
2. Na telegramach i korespondencji pilnej (kurierskiej) umieszcza się ponadto godzinę
otrzymania.
§ 15. Korespondencję wpływającą Kancelaria:
1) rozdziela na poszczególne komórki organizacyjne, zgodnie z obowiązującym
zakresem ich zadań,
2) rejestruje w książce doręczeń,
3) stempluje datę wpływu faktury i przekazuje ją do Działu Finansowo-Księgowego za
potwierdzeniem odbioru.
§ 16. Rejestracji nie podlegają:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt
sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
12
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze,
ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne
dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane
w
systemach
teleinformatycznych
dedykowanych
do
realizowania
określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie
udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za
pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu,
materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.
§ 17. Korespondencję z Kancelarii odbierają sekretariaty komórek organizacyjnych, które:
1) przekazują otrzymaną korespondencję właściwemu kierownikowi, który umieszcza
dekretację i dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy przez
komórkę organizacyjną lub pracownika merytorycznego,
2) przekazują korespondencję zgodnie z dekretacją.
§ 18. W przypadku korespondencji mylnie skierowanej, należy ją przekazać do poprzedniego
punktu zatrzymania celem dokonania poprawek w rejestracji i dekretacji pisma.
13
ROZDZIAŁ 6
Rejestrowanie i znakowanie spraw,
zakładanie teczek aktowych
§ 19. 1. Rejestrowanie sprawy odbywa się w komórce merytorycznej i polega na wpisaniu jej
do spisu spraw (załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej). Sprawę (nie pismo)
rejestruje się tylko raz – na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie,
otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę merytoryczną.
Każde nowe pismo, dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak
sprawy.
2. Do kontroli załatwiania spraw szczególnie ważnych lub terminowych, komórka
merytoryczna może prowadzić podręczny terminarz (załącznik nr 2 do Instrukcji
Kancelaryjnej). O wpisaniu sprawy do terminarza decyduje kierownik komórki
merytorycznej.
§ 20. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z następujących
części:
1) symbol literowy Szpitala;
2) symbol literowy lokalizacji jednostki;
3) symbol literowy komórki organizacyjnej;
4) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) liczbę kolejną ze spisu spraw, pod którą sprawa została zarejestrowana;
6) rok, w którym sprawę wszczęto.
2. Poszczególne
elementy
znaku
sprawy
oddziela
się
kropkami,
np.:
USK.Z.ZP.0110.15.2.2012, gdzie:
"USK" - oznacza Szpital;
„Z” – oznacza jednostkę przy ul. Żeromskiego 113;
"ZP" - oznacza Dział Zamówień Publicznych;
"0110" - oznacza podstawy prawne działania Szpitala (zgodnie z wykazem akt);
"15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, pod którą sprawa została
zarejestrowana;
14
"2" – oznacza kolejny numer pisma w tej sprawie;
"2012" - oznacza rok wszczęcia sprawy.
3. Znak sprawy pracownik sekretariatu komórki organizacyjnej wpisuje w obrębie
pieczęci wpływu, umieszczonej przez Kancelarię na piśmie wpływającym.
§ 21. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, księgi,
skorowidze lub inne pomoce ewidencyjne w układzie odpowiadającym wymogom
bieżącej działalności; nie zwalnia to jednak od prowadzenia spisu spraw.
§ 22. 1. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej, założonej dla
końcowego hasła klasyfikacyjnego wykazu akt.
2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt.
3. Każdej końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (w przypadku dużej
liczby akt podzielona na tomy), zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle
klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie akt
o różnych kategoriach archiwalnych.
4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw dla
każdej z nich.
5. Każda teczka aktowa zawiera na okładce następujące oznaczenia (załącznik nr 3 do
Instrukcji Kancelaryjnej):
1) na środku u góry - nazwę Szpitala i komórki organizacyjnej,
2) po lewej stronie - znak akt złożony z symbolu komórki i symbolu hasła według
wykazu akt,
3) po prawej stronie – kategorię archiwalną akt, a w przypadku kategorii „B”
również okres ich przechowywania,
4) na środku u dołu - tytuł akt, tj. pełne hasło według wykazu akt, uzupełnione
o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce,
5) pod tytułem - daty skrajne, tj. daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy,
6) numer tomu – w przypadku, gdy akta o tym samym symbolu obejmują kilka
teczek.
15
6. W przypadku przechowywania akt w segregatorach, na ich grzbietach umieszcza się
oznaczenia, zgodnie z postanowieniami ust. 5.
§ 23. 1. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego
załatwia się w roku następnym bez:
1) zmiany ich dotychczasowego znaku,
2) wpisywania do nowych spisów spraw.
2. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw,
następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej
w poprzednim roku kalendarzowym. W przypadku przeniesienia spraw do nowego
spisu spraw należy odnotować ten fakt w poprzednim spisie spraw.
3. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku kalendarzowym,
sprawę, która została załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej
teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: „przeniesiono
do teczki symbol…”, rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący
i nadając jej nowy znak.
4. W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez dłuższy okres czasu.
Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone
były przez dłuższy czas. Spisy spraw należy prowadzić dla każdego roku oddzielnie.
16
ROZDZIAŁ 7
Załatwianie spraw
§ 24. Sprawy mogą być załatwione w formie ustnej lub pisemnej.
§ 25. 1. Jeżeli pismo wpływające dotyczy sprawy lub spraw należących do zakresu działania
różnych komórek organizacyjnych – Kancelaria sporządza odpowiednią liczbę kopii
tego pisma i kieruje go do właściwych komórek, zaznaczając ten fakt na oryginale
pisma.
2. Akta sprawy wymagającej do jej załatwienia udziału kilku pracowników
merytorycznych przesyłane są w teczce obiegowej.
§ 26. Formę ustnego załatwiania spraw należy stosować:
1) w przypadkach, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy
(np. przedstawione ustnie bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta),
2) między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (w takich przypadkach
sporządza się odpowiednią notatkę, zawierającą dane o sposobie załatwienia,
nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznego).
§ 27. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
1) każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,
2) czystopisy pism wysyłanych na zewnątrz sporządza się wyłącznie na papierze
firmowym Szpitala (załącznik nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej) z podaniem daty
(dzień, miesiąc, rok) w prawym górnym rogu, w lewym górnym rogu, pod nazwą
Szpitala umieszczamy nazwę komórki organizacyjnej, poniżej znak i numer, u dołu
strony umieszczamy "stopkę adresową” tj. adres komórki organizacyjnej, nr
telefonu i faksu, adres e-mail,
3) każde pismo oznacza się znakiem sprawy (zgodnie z postanowieniami § 21
niniejszej Instrukcji),
4) w lewym dolnym rogu pisma kierownik komórki organizacyjnej umieszcza swoją
akceptację,
5) pod treścią pisma z lewej strony należy podać liczbę załączników,
17
6) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym
zainteresowanym, pod jego treścią należy wymienić adresatów.
§ 28. Kierownicy komórek organizacyjnych powinni przeprowadzać kontrolę terminowego
załatwiania spraw przydzielonych podległym pracownikom. Kontrola powinna polegać
na sprawdzeniu spraw nie załatwionych, a oznaczonych jako terminowe, przeglądaniu
teczek i spisów spraw.
§ 29. 1. Przy sporządzaniu odpisów należy zachować wszelkie cechy pisma, z którego
sporządza się odpis:
1) jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie nad tekstem umieszcza
się napis "odpis",
2) jeżeli odpis sporządza się z odpisu, nad tekstem umieszcza się napis "odpis
z odpisu",
3) jeżeli na oryginale znajduje się odciśnięta pieczęć, na odpisie umieszcza się
litery "mp" oraz wpisuje się pełną treść pieczęci,
4) pod nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, umieszcza się znak (-) i wpisuje
się jej imię i nazwisko lub klauzulę "podpis nieczytelny",
5) pod tekstem odpisu należy umieścić klauzulę "za zgodność z oryginałem” lub "za
zgodność z odpisem” oraz imię i nazwisko pracownika stwierdzającego
zgodność.
2. Przy sporządzaniu kserokopii dokumentów należy:
a) wykonać czytelną kserokopię dokumentów,
b) zszyć strony zgodnie z kolejnością stron w oryginale,
c) każdą stronę opatruje się "parafką", tj. skróconym podpisem osoby
potwierdzającej zgodność kserokopii z oryginałem.
18
ROZDZIAŁ 8
Podpisywanie pism
§ 30. Osobami uprawnionymi do reprezentowania Szpitala, w tym podpisywania pism na
zewnątrz, są wyłącznie:
1) Dyrektor,
2) osoby, którym Dyrektor Szpitala udzielił pełnomocnictwa, w granicach umocowania.
§ 31. 1. Podpisujący na oryginale pisma umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego
napisu lub pieczątki określającej jego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko.
2. W przypadku podpisywania większej liczby pism tej samej treści kierowanych do
różnych adresatów - na dalszych kopiach, podpis odręczny może być zastąpiony
przez facsimile imienia i nazwiska.
3. Facsimile nie można umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów,
zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach tajnych
i poufnych.
§ 32. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się jedynie na pismach posiadających charakter
dokumentu.
§ 33. Pracownik merytoryczny umieszcza swój podpis na kopii pisma z lewej strony pod
tekstem.
19
ROZDZIAŁ 9
Wysyłanie korespondencji
§ 34. 1. W zależności od ustaleń kierownika komórki organizacyjnej, pisma przeznaczone do
wysłania przygotowuje sekretariat danej komórki organizacyjnej lub wyznaczony
przez kierownika pracownik.
2. Czynności określonej komórki organizacyjnej w zakresie wysyłania korespondencji
polegają na:
1) sprawdzeniu, czy pisma są podpisane, oznaczone datą i znakiem sprawy oraz
czy wymienione w nich załączniki są dołączone,
2) rejestracji pisma w rejestrze korespondencji wysłanej,
3) zaadresowaniu kopert z podaniem pocztowego znaku kodowego oraz numeru
pisma,
4) włożeniu pism do kopert i zaklejeniu kopert,
5) przekazaniu korespondencji do Kancelarii,
6) przynoszeniu do Kancelarii kopii pism wysłanych przesyłką poleconą, jeśli
konieczne jest otrzymanie potwierdzenia jej przyjęcia – w takim przypadku
korespondencja powinna być dostarczona do Kancelarii w otwartej kopercie.
§ 35. Kancelaria w zakresie wysyłania korespondencji wykonuje następujące czynności:
1) segreguje pisma,
2) rejestruje pisma w rejestrze korespondencji wysłanej,
3) stwierdza na kopii pisma fakt jego wysłania oraz zwraca kopię właściwemu
sekretariatowi,
4) frankuje i zakleja koperty pism wpisywanych przez kancelarię w rejestr,
5) przesyłki polecone rejestruje w książce pocztowej,
6) przekazuje korespondencję do urzędu pocztowego.
§ 36. 1. Korespondencję wysyła się przesyłkami zwykłymi, poleconymi, konduktorskimi, za
potwierdzeniem odbioru lub pocztą kurierską. Brak odpowiedniej dyspozycji
oznacza, że przesyłkę należy wysłać jako zwykłą.
20
2. Koperty do wysłania pracownik Kancelarii umieszcza w odpowiednio oznakowanych
półkach.
21
ROZDZIAŁ 10
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§ 37. 1. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w Uniwersyteckim Szpitalu Klinicznym im.
Wojskowej Akademii Medycznej – Centralnym Szpitalu Weteranów, pod
warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym
zwłaszcza danych osobowych.
2. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty
elektronicznej;
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości pocztą elektroniczną wewnątrz
Szpitala;
3) udostępnienia upoważnionym pracownikom zakupionego dla wersji sieciowej
oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
a) edytorów tekstów;
b) arkuszy kalkulacyjnych;
c) baz danych;
d) programów graficznych;
e) oprogramowania antywirusowego;
4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów;
5) umieszczenia na stronie internetowej Szpitala stale aktualizowanej informacji
o Szpitalu.
§ 38. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w Szpitalu osobie
z wykształceniem informatycznym.
§ 39. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
22
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom
nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich
utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu
nośników informatycznych zakupionego oprogramowania;
2) archiwizowania danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych
na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu.
4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy
stosować przepisy o ochronie danych osobowych.
23
ROZDZIAŁ 11
Postępowanie z dokumentami zawierającymi wiadomości niejawne (oznaczone
klauzulą "poufne" lub „zastrzeżone") oraz stanowiącymi tajemnicę służbową
§ 40. 1. Korespondencję wpływającą do Szpitala zawierającą wiadomości stanowiące
tajemnicę służbową opisaną jako "poufne" lub "zastrzeżone" bądź do użytku
służbowego, Kancelaria:
1) przyjmuje,
2) rejestruje w książce doręczeń,
3) opatruje pieczęcią wpływu z datownikiem oraz nanosi numer zgodnie
z rejestracją,
4) przekazuje właściwej komórce organizacyjnej, której sprawa dotyczy.
2. W przypadku, gdy pracownik Kancelarii otworzy kopertę, na której brak jest klauzuli
"poufne" lub "zastrzeżone", a w kopercie znajdują się dokumenty niejawne
(dotyczące obronności i bezpieczeństwa państwa) – na kopercie umieszcza
adnotację "otworzono w Kancelarii” z podaniem swojego nazwiska.
§ 41. Kancelaria, w zakresie wysyłania dokumentów stanowiących tajemnicę służbową
przekazanych przez właściwą komórkę organizacyjną rejestruje przesyłki niejawne
w "książce doręczeń korespondencji wysyłanej" i przekazuje je do urzędu pocztowego
jako polecone lub wartościowe, ewentualnie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
§ 42. Szczegółowe zasady i sposób postępowania z dokumentami niejawnymi określa
Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone” w Uniwersyteckim Szpitalu Klinicznym im. Wojskowej Akademii
Medycznej – Centralnym Szpitalu Weteranów w Łodzi.
24
ROZDZIAŁ 12
Przechowywanie akt
§ 43. Akta spraw w toku załatwiania powinny być przechowywane w teczkach z napisem „do
załatwienia” i ułożone w kolejności wpływu. Poza kolejnością załatwiane są sprawy
pilne.
§ 44. 1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie
z wykazem akt. Wewnątrz teczek powinny się znajdować
akta ułożone
w kolejności według liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach
spraw – chronologicznie.
2. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami
Rozdziału 7 niniejszej Instrukcji.
3. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce organizacyjnej przez okres
dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została
zakończona.
25
ROZDZIAŁ 13
Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego
§ 45. 1. Akta spraw ostatecznie zakończonych, komórki organizacyjne przechowują przez
okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa
została zakończona.
2. Po upływie terminu przechowywania akt, Archiwum Zakładowe przejmuje
dokumentację kompletnymi rocznikami.
3. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do pracy bieżącej, komórka
organizacyjna może korzystać po dokonaniu formalnego ich przekazania do
Archiwum Zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, na zasadach
wypożyczenia z Archiwum, określonych w Rozdziale 7 Instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego.
§ 46. Dokumentację do Archiwum Zakładowego przekazuje się w stanie uporządkowanym
na podstawie ewidencji. Dokumentację porządkuje i ewidencjonuje się zgodnie
z Rozdziałem 5 ust. 6 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum
Zakładowego.
26
ROZDZIAŁ 14
Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub
likwidacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustania
działalności Szpitala
§ 47. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej:
1. akta spraw zakończonych - zreorganizowana lub zlikwidowana komórka
organizacyjna przekazuje do Archiwum Zakładowego, zgodnie z postanowieniami
Rozdziału V niniejszej Instrukcji,
2. akta spraw nie zakończonych - zreorganizowana lub zlikwidowana komórka
organizacyjna przekazuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego komórce
organizacyjnej, która przejmuje jej zadania; przekazując jeden egzemplarz spisu
Archiwum Zakładowemu.
§ 48. W przypadku reorganizacji Szpitala mają zastosowanie zasady określone w § 47.
§ 49. W przypadku ustania działalności Szpitala, stosuje się odpowiednio przepis § 11
rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167,
poz. 1375).
27
ROZDZIAŁ 15
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 50. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Szpitala
czynności kancelaryjnych należy do Dyrektora Szpitala.
2.
Nadzór
nad
przestrzeganiem
zasad
niniejszej
Instrukcji
kancelaryjnej
w poszczególnych komórkach organizacyjnych należy do kierowników tych
komórek i osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach.
3. Obowiązki kierowników komórek organizacyjnych w zakresie nadzoru polegają na
sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległy im
personel oraz instruowaniu w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego niniejszą Instrukcją,
5) terminowości przekazywania akt do Archiwum Zakładowego,
6) ochrony danych informatycznych.
4. Nadzór nad znajomością obowiązujących przepisów prawnych spoczywa na
Kierowniku Biura Prawnego. Dział Prawny jest zobowiązany do przekazywania
nowych i aktualizacji obowiązujących aktów prawnych do zainteresowanych
działów, sekcji i pracowników samodzielnych oraz zapoznania ich z treścią
powyższych przepisów i zmian.
28
Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej
SPIS SPRAW
(symbol komórki
(oznacz.
organizacyjnej)
teczki)
(referent)
(tytuł teczki wg wykazu akt)
DATA
znak sprawy
z dnia
sprawy
(krótka treść)
wszczęcia
SPRAWA
L.p.
załatwienia
OD KOGO WPŁYNĘŁA
ostateczn.
Rok
UWAGI
(sposób załatwienia)
29
Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej
TERMINARZ
Nadawca
Komórka organizacyjna
Termin
Data otrzymania
Lp.
pisma (dyspozycji)
Znak sprawy,
Określenie sprawy
Data
lub osoba wyznaczona
załatwienia
załatwienia
do załatwienia sprawy
data
30
Załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
(nazwa jednostki organizacyjnej)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………...
(nazwa komórki organizacyjnej)
…………………………………….
…………………………………………….
(znak akt)
(kat. akt)
Tytuł teczki
(hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji)
Daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej)
(ewentualnie kolejny numer tomu)
31
32