Zbyt i akwizytor.sdw

ALBECO Soft
mgr inż. Piotr Berłowski
ul. Wawrzyniaka 11
60-506 Poznań
nr ewid. /14452/98
Urzędu Miasta Poznania
REGON 631234695
NIP 783-105-87-67
[email protected]
BANK PKO III O/Poznań
10204043-704171-270-1
www.albeco.poznan.pl
tel. 8420-027, fax 8420-228
Współpraca programu ZBYT z systemem zbierania zamówień
AKWIZYTOR
Obsługa zamówień klientów w programie ZBYT
wersja 1.3 Poznań, maj 2005
KASY I DRUKARKI FISKALNE
KOMPUTERY I OPROGRAMOWANIE
DLA
HURTOWNI, MAGAZYNÓW I SKLEPÓW
Niniejsza dokumentacja opisuje współpracę programu ZBYT z systemem Akwizytor. Przedstawiciele handlowi
wyposażeni w palmtopy pracujące pod kontolą systemu operacyjnego PocketPC 2003 i telefony komórkowe mogą
przy pomocy systemu Akwizytor zbierać zamówienia od klientów i wysyłać je poprzez internet bezpośrednio na
serwer hurtowni. Zamówienia są na żądanie operatora wprowadzane do rejestru zamówień w systemie ZBYT. Baza
danych w jaką wyposażeni są w terenie akwizytorzy jest generowana przez program ZBYT. Akwizytorzy posiadają
kompletną listę wszystkich towarów z centralnego magazynu hurtowni, listę obsługiwanych przez siebie klientów
i ich zaległych płatności. Lista towarów obejmuje nazwę, stan magazynowy, standardową cenę sprzedaży.
Akwizytorzy mogą pracować będąc nawet poza zasięgiem sieci komórkowej poprzez którą łączą się za swoją
centralą.
Istnieje również możliwość przekazywania zamówień z systemu Akwizytor do programu Zbyt poprzez bezpośrednie
połączenie palmtopa z komputerem stacjonarnym w hurtowni kablem USB.
1. Akwizytorzy – przedstawiciele handlowi.
Mobilni pracownicy hurtowni muszą “istnieć” jako użytkownicy w programie Zbyt, umożliwia to ponadto wygodne
naliczanie prowizji. Nie muszą jednak posiadać żadnych uprawnień do poszczególnych funkcji programu.
Identyfikatory poszczególnych akwizytorów, ze względu na generowanie unikalnych plików tymczasowych muszą,
mieć różne trzy pierwsze litery. Używając jako identyfikatorów np. imion pracowników trzeba o tym pamiętać.
Ponieważ serwer odbierający zamówienia pracuje pod system operacyjnym Linux “rozróżniającym” duże i małe
litery dla wygody konfiguracji warto przyjąć, że identyfikatory akwizytorów powinny zawierać tylko duże litery.
Identyfikator nie może być dłuższy niż 8 znaków.
W przypadku przekazywania danych przez USB konieczne jest aby identyfikatory akwizytorów miały dokładnie 8
znaków.
W przypadku dużej liczby akwizytorów trudno uniknąć przypadku powtarzających się imion a i ze względów
bezpieczeństwa lepiej byłoby stosować identyfikatory w postaci abstrakcyjnych ciągów liter i cyfr.
(Identyfikatory są również używane do zdalnego logowania się na serwerze).
Każdy z akwizytorów musi mieć przypisaną co najmniej jedną grupę klientów.
Zamówienia zapisywane w programie Zbyt są automatycznie oznaczane wyróżnikiem sprzedaży faktury
przypisanym do danego przedstawiciela handlowego.
Wybierając z menu programu Serwis/konfiguracja/system Akwizytor lub
Serwis/transmisja danych/system Akwizytor/konfiguracja a następnie polecenie akwizytorzy można sporządzić listę
pracowników dla których program ma eksportować dane.
Polecenie grupy towarów pozwala sporządzić listę eksportowanych grup towarowych. Do palmtopa nie musi być
wysyłana cały asortyment towarów z hurtowni – można wykluczyć poszczególne grupy.
Obecnie możliwe jest przypisanie każdemu akwizytorowi innych grup towarów oraz wskazanie magazynu, z którego
będą eksportowane kartoteki.
Jeżeli w programie na palmtopie nie jest zaznaczona opcja własne towary to akwizytor pobiera wspólną listę
towarów.
W programie ZBYT klienci mogą być przypisanie do różnych grup. Jednym z kryteriów przypisania może być fakt
obsługiwania przez jednego przedstawiciela handlowego.
Opcja klienci akwizytora umożliwia przypisanie do danego przedstawiciela handlowego kilku grup klientów. Dla
każdego z akwizytorów eksportowane są dane klientów i listy niezapłaconych faktur tylko z przypisanych do niego
grup.
Do podziału wartości sprzedaży wg. dowolnego kryterium służą w programie Zbyt wyróżniki sprzedaży. Aby faktury
wystawione na podstawie zamówienia pozyskanego przez danego akwizytora miały “od razu” odpowiedni wyróżnik
można po wybraniu z menu polecenia wyróżniki akwizytora przypisać poszczególnym akwizytorom ich wyróżniki.
Polecenie grupy towarów akwizytora umożliwia wyeksportowanie dla określonego akwizytora np. tylko dwóch
wybranych grup.
Po wybraniu z menu konfiguracyjnego polecenia magazyn akwizytora można wskazać z jakiego magazynu będą
pobierane informacje o towarach dla określonego akwizytora.
Korzystanie z dwóch ostatnich opcji jest sensowne tylko przy ustawieniu na palmtopie opcji towary własne.
2. Eksport danych
Aby udostępnić akwizytorom aktualne dane towarów i klientów z menu Serwis/transmisja danych/system Akwizytor
należy wybrać polecenie eksport bazy danych. Czynność tą należy wykonywać z częstotliwością zależną od uzgodnień
w firmie. (np. raz dziennie przed zakończeniem pracy hurtowni). Po wybraniu tego polecenia program jednocześnie
eksportuje dane dla wszystkich akwizytorów (przeznaczone do eksportu grupy towarów, informacje o klientach
właściwe dla poszczególnych tras).
W przypadku pobierania danych przez poszczególnych przedstawicieli handlowych w hurtowni przez połączenie
kablem USB należy przełącznik serwer internetowy ustawić na NIE
3. Import zamówień
W menu umożliwiającym eksport bazy danych jednocześnie znajdują się polecenia służące do importowania
napływających zamówień do rejestru Zbytu. Po wybraniu polecenia import zamówień i wykonaniu go na ekranie
pojawi się komunikat informujący o liczbie importowanych zamówień.
Analogicznie jak w przypadku zamówień zapisywanych w hurtowni, zamówienia importowane z systemu Akwizytor
można “obejrzeć” wybierając z menu programu polecenie Analizy/zamówień klientów.
W menu tym są umieszczone również polecenia umożliwiające “rozliczenie” pracy poszczególnych akwizytorów.
4. Realizacja zamówień.
Aby wystawić fakturę na podstawie uprzednio przygotowanego zamówienia należy wybrać z menu polecenia
Handel/realizacja zamówienia.
Program Zbyt umożliwia odnalezienie i realizację zamówienia wg wybranego klienta, wg zapisanego w zamówieniu
terminu realizacji i wg terminu realizacji zamówień z określonym wyróżnikiem sprzedaży.
Po wybraniu z listy konkretnego zamówienia mamy gotową fakturę, którą możemy jednak dowolnie zmienić.
Program Zbyt zaproponuje uwzględnienie na wszystkich pozycjach opustu przypisanego danemu klientowi.
Po wystawieniu faktury program zadaje pytanie “ czy uznać zamówienie za zrealizowane ?”. Odpowiedź NIE
umożliwia częściową realizację zamówienia za pomocą kilku faktur.
Program przy kolejnych fakturach wystawianych z tego samego zamówienia będzie każdorazowo proponował
zafakturowanie pozostałej części towaru.
W sytuacji, gdy wyróżnik sprzedaży nie jest związany z akwizytorem tylko np. z trasą kierowcy dowożącego towar,
który otrzymuje z tego tytułu prowizję, można skorzystać z polecenia przydział.
Po jego wydaniu zostanie zaprezentowana lista zamówień z przewidywanym terminem realizacji na wybrany dzień.
Po zaznaczeniu spacją grupy kilku zamówień i naciśnięciu [Enter] program umożliwi “ustawienie” na nich jednego
wspólnego wyróżnika sprzedaży.
Jeżeli wyróżnik sprzedaży jest związany z kierowcą to przed wystawieniem faktur można korzystając z opcji:
Analizy/towarów/zamówienia wydrukować “zbiorówkę” umożliwiającą magazynowi szybkie przygotowanie towaru do
wydania dla danego kierowcy i ewentualne stwierdzenie braków.
Analogicznie można wydrukować “zbiorówkę” towarów zamówionych przez określoną grupę klientów.
Zestawienia te pokazują listy towarów tylko z zamówień niezrealizowanych (Uwaga: w przypadku częściowej
realizacji zamówienia pozostawionego do dalszej realizacji program tego faktu nie może uwzględnić
i wykaże wszystkie towary).
Dostępne w tym samym menu polecenie ogółem pozwala na zbilansowanie zapasu posiadanych w magazynie
towarów z zamówieniami klientów.
Program wykazuje w tym zestawieniu stan towarów w magazynie w stosunku do poczynionych zamówień. Dodatnia
wartość w kolumnie DO NABYCIA wskazuje na brak wystarczającej ilości towaru do zrealizowania wszystkich
dotychczas złożonych zamówień klientów.
5. Rozliczanie pracy akwizytorów
Zapisywane przez przedstawicieli handlowych uwagi na zamówieniach sporządzanych na palmtopie figurują
jednocześnie jako notatki dotyczące poszczególnych klientów.
Zestawienie Analizy/zamówień klientów/notatki pozwala odtworzyć historię wizyt akwizytora u wszystkich klientów.
Jednocześnie chcąc poznać historię odwiedzin u konkretnego klienta można obejrzeć listę notatek dotyczących tego
klienta w okienku umożliwiającym zmianę jego danych.
Niezależnie od tego czy dany przedstawiciel handlowy obsługuje jedną czy kilka grup klientów
zestawienia prezentowane po wybraniu z menu polecenia Analizy/zamówień klientów polecenia realizacja akwizytora
pozwalają stwierdzić wielkość sprzedaży uzyskaną z zamówień pozyskanych przez konkretnego akwizytora.
Analogicznie można zestawić sprzedaż wykonaną w drodze realizacji zamówień oznaczonych określonym
wyróżnikiem.
W przypadku ścisłego powiązania akwizytora z jedną grupą klientów lub jednym wyróżnikiem sprzedaży można
korzystać ze wszystkich zestawień prezentujących sprzedaż wg grup klientów lub wyróżników zarówno w układzie
faktur jak i sprzedanych towarów.
Zestawienie Analizy/zapłaty i wypłaty/wg wyróżnika pozwala wybrać wpłaty za faktury oznaczone określonym
wyróżnikiem.
Pozwala to np. uzależnić prowizję przedstawiciela handlowego od rzeczywistego wpływu gotówki za faktury
wystawione z pozyskanych przez niego zamówień.
6. Konfiguracja programu.
Dane eksportowane do systemu Akwizytor są umieszczane w katalogu określonym w pliku ZBYT.INI jako AkwPth
np. AkwPth=E:\Akwizyt lub AKWPTH=C:\DOCUME~1\PIOTRBER\MOJEDO~1
W katalogu tym program Zbyt założy przy eksporcie bazy danych podkatalogi dla poszczególnych akwizytorów,
a w tych podkatalogach umieści pliki z listami klientów i faktur (KLIENCI.TXT, FAKTURY.TXT). Pliki z bazą
towarów (GRUPY.TXT i HURTOWNI.TXT) umieszczane są bezpośrednio w katalogu głównym systemu.
Spływające zamówienia są lokowane w katalogu [Akwpth]\AllUsers\Upload – katalog ten musi być założony
w momencie instalacji systemu.