Status prawny archiwów osobistych

MAREK KONSTANKIEWICZ
(Zakład Archiwistyki, Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej)
ADRIAN NIEWĘGŁOWSKI
(Katedra Prawa Gospodarczego i Handlowego, Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej)
STATUS PRAWNY ARCHIWÓW OSOBISTYCH1
Archiwum
osobiste
to
całość
materiałów
archiwalnych
wytworzonych
i
zgromadzonych przez człowieka w czasie jego życia i działalności, wraz archiwaliami
odziedziczonymi. Tradycyjnie archiwistyka interesowała się spuściznami archiwalnymi po
osobach wyróżniających się ze swego otoczenia, prowadzących rozległą działalność
zawodową i społeczną. Aktualnie zwraca się uwagę także na archiwalną wartość
dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej przez osoby nie należący do tak czy inaczej
pojmowanych elit. Wszystkie te archiwalia wzbudzają zainteresowanie historyków, a wśród
wielu osób obecna jest świadomość wartości własnej dokumentacji oraz potrzeba jej
zabezpieczenia w dłuższej perspektywie czasowej.
W archiwach osobistych jako pewnych całościach ukształtowanych w sposób
indywidualny przez ich twórców wyróżnić można zwykle dokumentację, która narastała w
toku działalności tej osoby (w ramach niewątpliwie specyficznej odmiany procesu
aktowórczego), materiały odziedziczone (zwykle po członkach rodziny, ale też po
współpracownikach i instytucjach) oraz zgromadzone w ramach działalności kolekcjonerskiej
w zakresie różnych form dokumentacji. Do użycia określenia archiwum osobiste skłania
właśnie chęć podkreślenia, iż spuścizna archiwalna traktowana jako integralna całość może
być nie tylko wynikiem prowadzonej działalności kancelaryjnej, ale też kolekcjonerstwa czy
urzeczywistnienia potrzeby dokumentowania życia własnego i swych bliskich2.
Celem niniejszego referatu jest syntetyczne przedstawienie statusu prawnego
interesującego nas rodzaju archiwaliów oraz złożonych z nich organicznych całości jakimi są
archiwa osobiste. W szczególności chodzi o zwrócenie uwagi na specyficzne regulacje
prawne, które dotyczą takowych materiałów wyłącznie lub w dużej mierze. Podstawowym dla
poniższych rozważań aktem prawnym jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach, w dalszej części tekstu określana jako „ustawa archiwalna”
1
Praca naukowa finansowana ze środków budżetowych na naukę w latach 2010-2012 jako projekt badawczy (Nr
projektu: N N110 150039).
2
A. Piber, Spuścizna – jej istota, zawartość, układ, metody porządkowania, „Archeion” t. 42, 1965, s. 44-45.
Różne propozycje terminologiczne zestawia R. Górski, Archiwa osobiste. Problemy gromadzenia, opracowania
i udostępniania, „Problemy Archiwistyki” 2009, nr 2, [dostęp on-line, 19 V 2009 r.]
http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Wydawnictwa/Problemy2_5.pdf , s. 22-23.
2
3
. Pominięto kwestię rozgraniczenia archiwaliów od materiałów bibliotecznych, a w pewnej
mierze też od muzealiów i zabytków. Ma ona znaczenie nie tylko dla definiowania zadań
różnych rodzajów instytucji pamięci, ale wiąże się z nią możliwość stosowania do niektórych
przynajmniej rodzajów dokumentacji regulacji prawa bibliotecznego, muzealnego oraz
dotyczącego ochrony zabytków.
Dla oceny statusu prawnego archiwaliów o charakterze osobistym kluczowa jest
definicja nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego zawarta w art. 46
ustawy archiwalnej. Wskazano w nim na dwie przesłanki zaliczenia archiwaliów do tej
kategorii. Pierwsza to fakt powstania materiałów w wyniku działalności osób fizycznych, zaś
druga to warunek by były one własnością tych osób (w domyśle w wyniku działalności
których powstały) lub ich prawnych następców. Z takiej konstrukcji wynika, iż omawiana
część narodowego zasobu archiwalnego zasadniczo nie może obejmować archiwaliów
wytworzonych przez wszelkie jednostki organizacyjne, zwłaszcza że art. 7 i 43 ustawy
archiwalnej wyłączają możliwość by stanowiły one własność osoby fizycznej4.
Pewna wątpliwość wiąże się z sytuacją gdy wytworzone i zgromadzone przez osobę
fizyczną archiwalia staną się własnością jej prawnego następcy. Potencjalnie może nim być
osoba fizyczna, osoba prawna jak i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której
ustawa przyznaje zdolność prawną. Do przeniesienia własności może dojść w drodze umowy
lub dziedziczenia. Literalne brzmienie art. 46 sugeruje, że przedmiotowe archiwalia nadal
stanowią nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny. Tymczasem według art. 15
ust. 2 archiwalia wytworzone przez osobę fizyczną, jeśli przeszły na własność Państwa
stanowią państwowy zasób archiwalny. Z kolei art. 42 wskazuje, że do ewidencjonowanego
niepaństwowego zasobu archiwalnego należą archiwalia powstałe w wyniku działalności
określonych w nim jednostek organizacyjnych oraz stanowiące ich własność, a więc również
materiały innej proweniencji.
Wydaje się więc, że wytworzone przez osobę fizyczną archiwalia należą do
nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego dopóki nie staną się
własnością jednostki organizacyjnej. Gdy to ostatnie nastąpi, zależnie od statusu tego
podmiotu wchodzą odpowiednio do ewidencjonowanego niepaństwowego lub państwowego
zasobu archiwalnego i zostają objęte ściślejszą ochroną prawną. Przyjęcie odmiennej
3
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. 2011, nr
123, poz. 698; zm. nr 171, poz. 1016).
4
W praktyce spuścizny archiwalne po osobach fizycznych zwierają dokumentację proweniencji instytucjonalnej,
na co zwracał uwagę A. Piber, Spuścizna – jej istota, zawartość, układ, metody porządkowania, „Archeion” t.
42, 1965, s. 54-55.
3
interpretacji prowadziło by sytuacji, że zachowujące status
nieewidencjonowanego
niepaństwowego zasobu archiwalnego materiały archiwalne znajdujące się w zasobie na
przykład archiwum państwowego lub prowadzonego przez organizację pozarządową mogły
by zostać sprzedane, co jest sprzeczne z podstawowymi założeniami ustawy archiwalnej.
W kwestii zasad postępowania z archiwaliami będącymi własnością osób fizycznych
ustawa archiwalna milczy. Przepisy art. 12, 13 i 45 formułujące w tym zakresie pewne
wymogi dotyczą wyłącznie podmiotów o charakterze instytucjonalnym. Tym samym ustawa
archiwalna pozostawia twórcy oraz będącemu osobą fizyczną właścicielowi archiwum
osobistego
pełną
swobodę
co
do
ustalania
zasad
gromadzenia,
kwalifikowania,
zabezpieczania, opracowywania i udostępniania swych archiwaliów. Swoboda ta ograniczona
może być natomiast przepisami innych ustaw, w szczególności regulacjami służącymi
ochronie szeroko pojętej prywatności, danych osobowych czy własności intelektualnej.
W ustawie archiwalnej wprowadzono jedynie dwa istotne ograniczenia dla właścicieli
nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Pierwsze to przysługujące
odpowiednim podmiotom prawo pierwokupu tych archiwaliów w razie ich zbywania (art. 9),
zaś drugie to zakaz wywozu archiwaliów po za granice Rzeczypospolitej Polskiej (art. 14).
Ten ostatni przepis dopuszcza jedynie możliwość czasowego wywozu za granicę
archiwaliów, po uzyskaniu zezwolenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Odnosząc to do sytuacji osób pragnących na stałe opuścić Polskę wraz z przedmiotami
stanowiącymi ich własność, oraz mając na względzie okres historyczny, w którym
wprowadzono tę regulację można postawić pytanie czy nie mogła ona stanowić pewnego
narzędzia w polityce państwa wobec potencjalnych i rzeczywistych emigrantów.
Warto zauważyć, iż obecnie obowiązująca ustawa z 2003 r. o ochronie zabytków i
opiece nad zabytkami przewiduje stopniowanie ograniczeń w wywozie zabytków za granicę.
Do kategorii zabytków pokrywających się z rodzajami dokumentacji występującymi w
archiwach osobistych, które mogą być wywożone bez wymogu uzyskania pozwolenia
zaliczono w niej dzieła twórców żyjących oraz fotografie, filmy i rękopisy mające więcej niż
50 lat jeśli ich wartość nie przekracza określonych w przepisach progów. Tak więc
zakwalifikowanie spuścizny dokumentacyjnej po osobie fizycznej do kategorii zabytków lub
materiałów bibliotecznych (chronionych jako zabytki), nie zaś archiwalnych pozwala
skorzystać z tej znacznie liberalniejszej regulacji. Ewentualne pozwolenie na wywóz wydaje
w przypadku materiałów bibliotecznych Dyrektor Biblioteki Narodowej, co oznacza
4
pojawienie się kolejnego obok Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych organu
prowadzącego politykę w tej dziedzinie5.
Ochrona archiwaliów, które już zostały nielegalnie przemieszczone pomiędzy
państwami należącymi do Unii Europejskiej jest realizowana w oparciu o dyrektywę nr
93/7/EWG z 1993 r. Dotyczy ona po pierwsze archiwaliów mających więcej niż 50 lat, a po
drugie bez względu na ich wiek. jeśli należą do zbiorów publicznych lub instytucji
kościelnych (art. 1 pkt 1 dyrektywy), co oznacza że na jej zasadach chronione są także
odpowiednie kategorie archiwaliów o charakterze osobistym. W przypadku nielegalnego
wywiezienia z terytorium Polski archiwaliów, ich rewindykacja można nastąpić w oparciu o
prawo danego kraju implementujące wspomnianą dyrektywę. Gdyby zaś na terytorium Polski
znalazły się archiwalia nielegalnie przemieszczone z innego państwa, to zastosowanie
znajdzie na podstawie art. 14a ustawy archiwalnej procedura restytucyjna uregulowana w
rozdziale 6 ustawy z 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, w której organem
właściwym
do
prowadzenia
postępowania
będzie
Naczelny
Dyrektor
Archiwów
Państwowych6.
Nie można wykluczyć zastosowania wobec archiwaliów znajdujących się w rękach
osób fizycznych instytucji prawnej przewidzianej w art. 12a ustawy archiwalnej. Upoważnia
on dyrektora właściwego archiwum państwowego do podjęcia decyzji o przymusowym
przeniesieniu do tego archiwum archiwaliów wchodzących do narodowego zasobu
archiwalnego, jeśli istnieje uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w
szczególności przez wywiezienie za granicę bez zezwolenia. Jak się wydaje kluczowe było by
tu nie tylko uzasadnienie obawy wystąpienia wymienionych w ustawie zdarzeń, ale także
stwierdzenie, że mamy do czynienia z dokumentacją, która spełnia przesłanki zaliczenia jej
do materiałów archiwalnych. Wobec braku przepisu nakładającego na osoby fizyczne będące
właścicielami materiałów archiwalnych obowiązków w zakresie ich ochrony, nie ma wobec
nich zastosowania przepis karny zawarty w art. 52 definiujący czyn zabroniony polegający na
uszkodzeniu lub zniszczeniu materiałów archiwalnych przez osobę posiadając szczególny
obowiązek ich ochrony7.
5
Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. nr 162 poz. 1568 z późn.
zm.), art. 58 i 59 ust. 1.
6
Dyrektywa Rady 93/7/EWG z dnia 15 marca 1993 r. w sprawie zwrotu dóbr kultury wyprowadzonych
niezgodnie z prawem z terytorium państwa członkowskiego (Dz. Urz. WE L 74 z 27 marca 1993 r., s. 74).
7
M. Bojarski, W. Radecki, Pozakodeksowe prawo karne. Komentarz, t. 3, Przestępstwa w dziedzinie porządku
publicznego, wyborów, polityki i inicjatywy ustawodawczej, pracy i ubezpieczeń społecznych, kultury i własności
intelektualnej, Warszawa, 2003, s. 358-364.
5
Do czasu nowelizacji ustawy archiwalnej dokonanych w latach 2006-2007 znajdowały
się w niej jeszcze dwie regulacje. Pierwszą był rejestr, do którego archiwalia stanowiące
niepaństwowy zasób archiwalny mogły być dobrowolnie wpisywane, zaś druga dawała
możliwości wypłaty ekwiwalentu za nakłady związane z przechowywaniem, zabezpieczaniem
i konserwacją archiwaliów z tej grupy w razie ich nieodpłatnego przekazania jednostkom
państwowej sieci archiwalnej (art. 10). Choć potencjalnie pierwsze z tych rozwiązań
stwarzało możliwość gromadzenia przez administrację archiwalną informacji o archiwaliach
znajdujących się w rękach prywatnych, a drugie mogło ułatwiać przejmowanie takowych
materiałów do państwowego zasobu archiwalnego, to w praktyce nie znajdowały one niestety
zastosowania8.
Przepisy ustawy archiwalnej zawierają katalogu instytucji prowadzących działalność
archiwalną, które mogą przejmować archiwa osobiste od ich twórców lub innych właścicieli,
w szczególności będących osobami fizycznymi. Oprócz archiwów państwowych do tego
katalogu należą jednostki organizacyjne (bez bliższego określenia ich statusu), którym w
trybie art. 38 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na
czas określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych. Taki status ma
placówka szczególnie zasłużona w gromadzeniu spuścizn archiwalnych, obecnie nosząca
nazwę „Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie”9. Ponadto art. 22 upoważnia
państwowe i samorządowe biblioteki oraz muzea do gromadzenia archiwaliów proweniencji
prywatnej, przy czym z treści art. 44 wynika konieczność ograniczenia ich aktywność w tej
mierze właśnie do archiwów osobistych.
Artykuły 30, 31 i 35 ust. 2 określające zadania odpowiednio archiwów
wyodrębnionych i zakładowych nie zezwalają by przejmowały one archiwalia wytworzone
przez osoby fizyczne. Jedynie w odniesieniu do Instytutu Pamięci Narodowej można się
takowego upoważnienia dopatrywać w art. 29 ustawy z 1998 regulującej jego status. Ponadto
art. 11 ustawy archiwalnej upoważnia jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej
(a więc archiwa państwowe, wyodrębnione i zakładowe, ale już nie biblioteki i muzea, które
w myśl art. 22 ust. 2 do tej sieci nie należą) do przyjmowania na przechowanie archiwaliów,
także będących własnością osób fizycznych. Wreszcie przedmiotowe archiwalia mogą być
8
Niestosowanie w praktyce przepisów o rejestrze niepaństwowego zasobu archiwalnego wskazano jako powód
ich uchylenia – uzasadnienie do projektu ustawy z dnia 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach oraz ustawy - Kodeks pracy, Sejm RP V kadencji, nr druku 1242. Por.: W. Stępniak,
Narodowy zasób archiwalny w Polsce [w:] Archiwa polskie wczoraj i dziś, red. K. Kozłowski, W. Stępniak,
Warszawa 2012, s. 19-20.
9
Statut pomocniczej jednostki naukowej działającej pod nazwą Polska Akademia Nauk Archiwum w
Warszawie, załącznik do decyzji nr 71 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia 23 grudnia 2011 r., [on-line, 21 II
2013 r.] http://www.petea.home.pl/apan/pl/page/3/7/34 .
6
gromadzone przez niepaństwowe jednostki organizacyjne, których ustawa archiwalna w tym
zakresie w żaden sposób nie ogranicza. Z tej regulacji korzystają licznie obecnie powstające
tak zwane archiwa społeczne, prowadzone przez organizacje pozarządowe, dla których
spuścizny archiwalne po osobach fizycznych stanowią jeden z głównych obszarów
zainteresowania.
Obrót archiwaliami osobistymi opiera się na zupełnie innych zasadach niż w
przypadku
archiwaliów
państwowych
oraz
archiwaliów
niepaństwowych
ewidencjonowanych. Dokładniej mówiąc, obrót archiwaliami nieewidencjonowanymi
następuje w oparciu o instrumenty cywilnoprawne. Regułą jest bowiem, że materiałami
nieewidencjonowanymi można rozporządzać (por. art. 46 ustawy o archiwach). Stanowią one
wobec tego tzw. rzeczy w obrocie (res in commercio).
Archiwa mogą być zbywane w przede wszystkim w drodze czynności prawnych
odpłatnych i nieodpłatnych (art. 47 ust. 2 ustawy o archiwach). W rachubę wchodzą więc
czynności prawne takie jak sprzedaż, zamiana darowizna, ustanowienie zastawu itd.
Materiałami tymi można rozporządzać za pomocą czynności prawnych między żyjącymi i na
wypadek śmierci (np. zapis w testamencie).
Kontrahentami zarządców materiałami nieewidencjonowanymi mogą być wszelkie
podmioty – zarówno krajowe jak i zagraniczne. Niedopuszczalności przeniesienia własności
archiwaliów niepaństwowych na podmioty zagraniczne nie można wywodzić w szczególności
z przepisów o zakazie lub ograniczeniu wywozu archiwaliów za granicę własność
archiwaliów podmiot zagraniczny może bez przeszkód tyle tylko, że swoboda ich wywozu za
granicę jest niekiedy ograniczona.
W przypadku podmiotów krajowych ustawodawca tworzy pewne preferencje, ilekroć
archiwalia miałyby stać się własnością Skarbu Państwa. Mianowicie, zgodnie z art. 47 ust. 4
ustawy o archiwach, przeniesienie własności tych materiałów w drodze spadku lub zapisu na
rzecz Skarbu Państwa jest zwolnione z podatku od spadków oraz od opłat notarialnych.
Oprócz tego, przeniesienie własności powyższych materiałów na Skarb Państwa w drodze
sprzedaży jest zwolnione z podatku od nabycia praw majątkowych oraz od opłat notarialnych
(art. 47 ust. 3 ustawy o archiwach). Wydaje się na tym tle, że analogiczne zwolnienie
powinno zostać przewidziane również na okoliczność darowizny materiałów, ilekroć status
obdarowanego przypadałby Skarbowi Państwa.
W odniesieniu do materiałów archiwalnych nieewidencjonowanych ustawodawca
ustanawia prawo pierwokupu, do którego nakazuje stosować przepisy kodeksu cywilnego
(por. art. 9 ust. 1 ustawy o archiwach). Regulacja ta budzi jednak wątpliwości.
7
Wątpliwości nasuwa jednak to, komu dokładnie przysługuje prawo pierwokupu
rzeczonych materiałów archiwalnych. Niejasne jest w tym zakresie brzmienie art. 9 ust. 1 zd.
2 ustawy o archiwach. Zgodnie z tą regulacją w razie zbywania nieewidencjonowanych
materiałów archiwalnych w drodze umowy sprzedaży, archiwom państwowym oraz
archiwom wyodrębnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, zależnie od
właściwości tych archiwów. Chociaż w przepisie tym wskazano rodzaje archiwów, którym
rzekomo przysługują wskazane uprawnienia, kwestia ta i tak pozostaje dyskusyjna. Archiwa
te stanowią przecież państwowe jednostki budżetowe, które nie posiadają osobowości
prawnej Brak tej osobowości sprawia, że nie mogą być również podmiotem prawa
pierwokupu.
Zasygnalizowany problem można próbować rozwiązać w ten sposób, że beneficjentem
prawa pierwokupu jest po prostu Skarb Państwa, natomiast zagadnienie, które konkretnie
archiwum będzie zarządzać nabytymi przezeń archiwaliami to kwestia wewnętrznej struktury
sieci archiwów, obojętna z punktu widzenia stosunków prawnych. Ograniczenie się do
takiego stwierdzenia wyjaśniłoby jednak niewiele. Nie jest bowiem nadal jasne, kto będzie
reprezentował Skarb Państwa przy złożeniu oświadczenia woli, prowadzącego do nabycia
archiwaliów (a więc przy wykonaniu prawa pierwokupu)10. Niezależnie od tego, ważnym
problemem jest także z czysto organizacyjnego punktu widzenia ustalenie archiwum, które
zarządzać będzie nowymi elementami zasobu państwowego. Rozwiązaniu tych problemów
służyć ma kategoria właściwości archiwum.
Pojęcie to (tzn. „właściwość archiwum”) pojawia się w przytoczonym już przepisie
art. 9 ust. 1 zd. 2 ustawy o archiwach. Występuje też, bez jakiegokolwiek bliższego
wyjaśnienia, np. w art. 34 ust. 1 pkt 2, czy też w art. 36 ustawy o archiwach. Nie ma żadnych
skonkretyzowanych zasad ustalania właściwości archiwów ze względu na dany materiał
archiwalny. Oparcie tych ustaleń na właściwości miejscowej nie byłoby dobrym
rozwiązaniem, zwłaszcza że część archiwów działa na terenie całego państwa. W celu
określenia „właściwego” archiwum należało będzie więc przeanalizować rozporządzenia i
zarządzenia, które precyzują zakres działania konkretnego archiwum oraz ich statuty. Jeżeli i
to nie rozwiązałoby wątpliwości i wynikłby pozytywny11 lub negatywny12 spór
kompetencyjny co do tego, kto ma zarządzać danym zasobem, wydaje się, że należałoby
10
A więc który dyrektor Archiwum Państwowego, czy też który organ właściwy w sprawach archiwów
wyodrębnionych reprezentuje Skarb Państwa. Pierwokup nie dotyczy archiwów zakładowych.
11
Więcej niż jedno archiwum uważa się za właściwe do zarządu danym materiałem archiwalnym.
12
Żadna jednostka państwowej sieci archiwalnej nie uważa się za właściwą do zarządu danym materiałem
archiwalnym.
8
postulować zastosowanie art. 44 ust. 1 ustawy o archiwach per analogiam. W przypadku
likwidacji
podmiotu
zarządzającego
niepaństwowym
ewidencjonowanym
zasobem
archiwalnym, decyzję o wskazaniu właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej, której
materiały te zostaną przekazane, podejmuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Biorąc pod uwagę rangę tego organu i praktyczny aspekt omawianego zagadnienia, wydaje
się, że decyzja taka mogłaby zostać podjęta w celu przecięcia wątpliwości, która jednostka
jest właściwa do zarządu materiałami nieewidencjonowanymi. W razie wątpliwości, to
również Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powinien złożyć w imieniu Skarbu
Państwa oświadczenie o skorzystaniu z prawa pierwokupu.
Materiał archiwalny, którego dotyczy prawo pierwokupu może być sprzedany osobie
trzeciej tylko pod warunkiem, że uprawniony do pierwokupu swego prawa nie wykona (art.
597 § 1 k.c.13). Prawo pierwokupu wykonywa się przez oświadczenie złożone
zobowiązanemu. Właściciel materiału archiwalnego zobowiązany z tytułu prawa pierwokupu
powinien niezwłocznie zawiadomić uprawnionego (Skarb Państwa) o treści umowy sprzedaży
zawartej z osobą trzecią. W omawianym przypadku, uprawniony powinien zawiadomić
właściwe archiwum państwowe lub wyodrębnione. W razie sygnalizowanych wątpliwości co
do tego, które archiwum jest właściwe ze względu na dany materiał archiwalny, wydaje się,
że zobowiązany (tzn. właściciel materiału nieewidencjonowanego) powinien zawiadomić o
zawarciu umowy Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Dyrektor zaś powinien w
tej sytuacji albo wskazać właściwe archiwum które należy zawiadomić albo w imieniu Skarbu
Państwa podjąć decyzję w kwestii skorzystania (lub nie) z prawa pierwokupu.
Ponieważ materiał archiwalny jest rzeczą ruchomą, prawo pierwokupu Skarb Państwa
może wykonać w terminie tygodnia od otrzymania zawiadomienia o sprzedaży materiału
archiwalnego (por. art. 598 § 1 k.c.). Niewykonanie prawa pierwokupu prowadzi do jego
wygaśnięcia14. Z chwilą wygaśnięcia tego prawa zawarta z osobą trzecią umowa sprzedaży
materiału archiwalnego wywoła skutek rozporządzający, w postaci przejścia własności tego
materiału na kupującego.
W większości przypadków jeżeli zobowiązany z tytułu prawa pierwokupu sprzedał
rzecz osobie trzeciej bezwarunkowo albo jeżeli nie zawiadomił uprawnionego o sprzedaży lub
podał mu do wiadomości istotne postanowienia umowy sprzedaży niezgodnie z
rzeczywistością, ponosi tylko odpowiedzialność za wynikłą stąd szkodę. Naruszenie
obowiązków ciążących na zobowiązanym z tytułu prawa pierwokupu nie pozbawia natomiast
13
14
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – kodeks cywilny, Dziennik Ustaw z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm., dalej: „k.c.”.
A. Szpunar, Skutki wpisu umownego prawa pierwokupu do księgi wieczystej, „Rejent”, nr 7, 2002, s. 13 i n.
9
w tych sytuacjach skuteczności umowy sprzedaży zawartej przez zobowiązanego z osobą
trzecią15.
Ponieważ jednak w przypadku materiałów archiwalnych stanowiących własność osób
fizycznych uprawnionym z tytułu prawa pierwokupu jest Skarb Państwa i to z mocy ustawy,
naruszenie jego praw wywołuje dalej idące skutki konsekwencje. Zgodnie z przepisem art.
599 § 2 k.c. jeżeli prawo pierwokupu przysługuje z mocy ustawy m.in. Skarbowi Państwa,
sprzedaż dokonana bezwarunkowo jest nieważna. Przepis ten jest bezwzględnie
obowiązujący. Oznacza to również zdaniem Sądu Najwyższego16, że Skarb Państwa nie może
zrzec się prawa pierwokupu po zawarciu przez zobowiązanego bezwarunkowej umowy
sprzedaży materiałów archiwalnych.
Przez wykonanie prawa pierwokupu dochodzi do skutku między zobowiązanym a
uprawnionym umowa sprzedaży tej samej treści, co umowa zawarta przez zobowiązanego z
osobą trzecią (por. art. 600 § 1 k.c.). W odniesieniu do warunkowej sprzedaży materiału
archiwalnego osobie trzeciej, realizacja prawa pierwokupu prowadzi więc do upadku tego
zobowiązania. Równocześnie, z tą samą chwilą powstaje nowe zobowiązanie – istniejące już
pomiędzy Skarbem Państwa a zbywcą materiału archiwalnego. Jak słusznie przy tym się
zauważa, ten ostatni skutek powstaje z mocy prawa, bez potrzeby składania jakichkolwiek
nowych oświadczeń woli17.
Dla sprzedaży materiałów archiwalnych istotne znaczenie ma regulacja zawarta w
przepisie art. 600 § 2 k.c. Materiały te są często cennym i wartościowym źródłem informacji,
stąd osoby trzecie są nimi zainteresowane. Dla potencjalnego sprzedawcy może pojawić się
pokusa wykorzystania tego zainteresowania i zobowiązania kontrahenta do różnych, często
uciążliwych dla niego dodatkowych świadczeń, których spełnienie – obok zapłaty ceny –
stanowiłoby warunek nabycia własności materiału. Zasadą jest, że samo zastrzeżenie tego
typu świadczeń w umowie z osobą trzecią powoduje, że w razie wykonania prawa
pierwokupu muszą one zostać spełnione przez osobę, która z tego prawa korzysta. Jeśli nie
mogłaby ona ich spełnić, może swoje prawo wykonać uiszczając wartość tych świadczeń18.
15
Szerzej Z. Gawlik [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Zobowiązania – część szczegółowa, red. A. Kidyba, t. III,
Warszawa 2010, s. 183.
16
Wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2002 r. sygn. V CKN 1374/00, „Orzecznictwo Sądów Polskich”, nr
11, 2003, pozycja 144.
17
Z. Gawlik [w:] Kodeks, t. III, red. A. Kidyba, s. 185. Stanowisko to potwierdza orzecznictwo: „Wykonanie
prawa pierwokupu powoduje bezpośrednio ten skutek, że między stronami zostaje zawarta umowa sprzedaży o
tej samej treści – oczywiście z pominięciem warunku – co wcześniejsza umowa między zobowiązanym a osobą
trzecią. Dla wystąpienia tego skutku nie jest potrzebne – poza złożeniem oświadczenia o wykonaniu prawa
pierwokupu – dokonywanie żadnych dalszych czynności” (postanowienie SN z 9 września 2009 r. sygn V CSK
43/09, udostępnione w Systemie Informacji Prawnej „LEX”, nr 523688).
18
Szerzej J. Jezioro [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, red. E. Gniewek, Warszawa 2012, s. 1010–1011.
10
Wyjątki od tej zasady są nieliczne. Wśród nich znajduje się jednak jeden bardzo ważny dla
prowadzonych rozważań. Jeżeli bowiem prawo pierwokupu przysługuje Skarbowi Państwa
lub jednostce samorządu terytorialnego z mocy ustawy, takie świadczenie dodatkowe uważa
się za nie zastrzeżone (art. 600 § 2 zd. 2 k.c.). Oznacza to, że Skarb Państwa wykonując
prawo pierwokupu nabędzie własność archiwaliów, bez potrzeby uiszczenia dodatkowych
świadczeń. Będzie on zatem zobowiązany tylko do uiszczenia ceny za materiał archiwalny.
Zasadą jest ponadto, że ilekroć według umowy sprzedaży zawartej z osobą trzecią
cena ma być zapłacona w terminie późniejszym, uprawniony do pierwokupu może z tego
terminu skorzystać tylko wtedy, gdy zabezpieczy zapłatę ceny (art. 601 k.c.). Przepis ten
służy ochronie interesów sprzedawcy, przyznając mu roszczenie o zabezpieczenie ceny. Z
obowiązku zabezpieczenia zwolniony jest jednak m.in. Skarb Państwa, ponieważ jego
wypłacalność nie budzi wątpliwości19. Nie ma zatem obowiązku dania zabezpieczenia w
przypadku, gdy Skarb Państwa korzysta z prawa pierwokupu w celu nabycia
nieewidencjonowanych niepaństwowych materiałów archiwalnych.
Uprawnienie o którym mowa jest niezbywalne (art. 602 § 1 zd. 1 k.c.) 20. Żaden
przepis nie przyznaje również Skarbowi Państwa możliwości częściowego wykonywania tego
prawa, co sprowadzałoby się przykładowo do zakupu jedynie najbardziej wartościowych
archiwaliów, którymi dysponuje dana osoba fizyczna. Oznacza to więc, że omawiane prawo
pierwokupu jest niepodzielne (art. 602 § 2 zd. 2 k.c.). Takie rozwiązanie jest jak się wydaje
trafne – chroni zbywcę przed sytuacją, w której po wykonaniu przez Skarb Państwa prawa
pierwokupu co do bardziej atrakcyjnej części archiwaliów, nie mógłby znaleźć kupującego w
odniesieniu do pozostałej części21.
Prawo pierwokupu nie przysługuje Skarbowi Państwa w jednym przypadku.
Mianowicie, zgodnie z treścią art. 9 ust. 2 ustawy o archiwach, Skarb Państwa nie może z
niego
skorzystać,
w
sytuacji
gdy
„(…)
materiały
archiwalne
wchodzące
do
nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są oferowane do nabycia
jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2 (ustawy o archiwach – podkreśl
aut.), jeżeli materiały te uzupełniają aktualnie posiadany archiwalny zasób historyczny tych
jednostek”.
Regulacja przepisu art. 9 ust. 2 ustawy o archiwach wymaga kilku zdań komentarza.
19
J. Górecki, Komentarz do art. 601 kodeksu cywilnego [w:] Prawo pierwokupu, System Informacji Prawnej
„LEX”, notka 5.
20
Co do szczegółów por. J. Jezioro [w:] Kodeks, red. E. Gniewek, s. 1012.
21
Por. Z. Gawlik [w:] Kodeks, t. III, red. A. Kidyba, s. 187-188.
11
Przede wszystkim, biblioteki i archiwa nie uzyskały na podstawie tego przepisu
„lepszego” prawa pierwokupu. Wydaje się, że w ogóle nie mają one prawa pierwokupu
materiałów archiwalnych. Mogą one nabyć własność nieewidencjonowanych archiwaliów
tylko wówczas, gdy osoba fizyczna zwróci się do nich z ofertą. Osoba ta nie ma jednak
takiego obowiązku. Jeżeli nie skieruje oferty do biblioteki czy muzeum, tylko do innego
podmiotu, automatycznie niejako „odżywa” prawo pierwokupu Skarbu Państwa. Sprzedaż
materiału w tej ostatniej sytuacji nadal może nastąpić tylko pod warunkiem, że Skarb Państwa
nie skorzysta ze swego uprawnienia.
Bezwarunkową umowę z biblioteką czy muzeum można zawrzeć tylko wtedy, gdy
materiały archiwalne nabywane są w celu uzupełnienia ich aktualnie posiadanego zasobu
historycznego. Jeżeli zaś takiego celu nabycia archiwaliów nie można przypisać nabywcy,
wówczas umowa z biblioteką czy muzeum może być zawarta tylko pod warunkiem, że Skarb
Państwa nie skorzysta ze swojego uprawnienia. Również zatem w tym przypadku jego prawo
pierwokupu „odżywa”.
Powstaje wreszcie do rozważenia problem, jak ocenić sytuację w której osoba
fizyczna składa przykładowo bibliotece ofertę sprzedaży istotnego z jej punktu widzenia
materiału historycznego, jednak biblioteka oferty nie przyjmuje. Można mieć wątpliwości,
czy prawo pierwokupu Skarbu Państwa wygasło z chwilą złożenia oferty, czy też istnieje
nadal, ponieważ nie została ona przyjęta. Podobnie jak w wielu innych tego typu przypadkach
nie da się udzielić jednej prostej odpowiedzi, gdyż zależy ona przede wszystkim od
charakteru biblioteki (ewentualnie innej uprawnionej jednostki).
Jeżeli biblioteka byłaby państwową jednostką budżetową, to w przedstawianej sytuacji
oferty nie przyjął Skarb Państwa, którego interesy taka jednostka reprezentuje. W tym
przypadku moim zdaniem trzeba uznać, że pierwokup Skarbu Państwa wygasł. Ustawodawca
wskazuje wprawdzie na silny związek tego prawa z uprawnionym, deklarując, że jest ono
niezbywalne, ale uznanie, że Skarb Państwa ma nadal prawo pierwokupu byłoby absurdalne.
Prowadziłoby to do zaakceptowania i usankcjonowania swoistego „rozdwojenia jaźni” tego
podmiotu – najpierw odmówił przyjęcia oferty za pośrednictwem biblioteki, a następnie
wykonuje prawo pierwokupu za pośrednictwem np. Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych? W tej sytuacji złożył już oświadczenie woli, które przekreśliło możliwość
nabycia danego materiału.
W przypadku, gdy biblioteka jest odrębnym od Skarbu Państwa podmiotem (np.
Biblioteka Narodowa) odpowiedź na postawioną kwestię musi być inna. Wydaje się, że nie
przyjęcie oferty przez taką bibliotekę sprawia, że Skarb Państwa może wykonać swoje prawo
12
pierwokupu, jeśliby dany materiał miał zostać sprzedany osobie trzeciej. Nie objawił on
jeszcze swojej woli co do tego, czy chce taki materiał nabyć, czy też nie.
Z przeprowadzonych wyżej rozważań wynika, że powiększanie się państwowego
zasobu archiwalnego jest wynikiem:
 powstawania dokumentacji archiwalnej w obrębie państwowych i samorządowych
jednostek organizacyjnych,
 nabywania własności niepaństwowych materiałów archiwalnych od osób fizycznych i
prawnych spoza grona jednostek państwowej sieci archiwalnej.
Nabywanie niepaństwowych archiwaliów następuje najczęściej wskutek wykonania
różnego rodzaju umów (zamiany, darowizny) lub realizacji praw kształtujących (prawo
pierwokupu) mających za przedmiot materiały archiwalne.
Powyższe umowy mają za przedmiot materiał archiwalny traktowany jako rzecz
ruchoma. Powstaje pytanie, czy wywierają one jakikolwiek wpływ na zmianę podmiotu
uprawnionego w sferze praw autorskich i pokrewnych.
Przede wszystkim umowy te nie wpływają na to, komu przysługują autorskie prawa
osobiste, ponieważ są one – jak wiadomo – niezbywalne (por. art. 16 pr. aut. i pr. pokr.).
Co się zaś tyczy kwestii autorskich praw majątkowych, ważna dla poruszanych
zagadnień jest regulacja art. 51 ust. 1 pr. aut. i pr. pokr. Zgodnie z jej treścią, jeżeli umowa nie
stanowi inaczej, przeniesienie własności egzemplarza utworu nie powoduje przejścia
autorskich praw majątkowych do utworu. Ma to ten skutek, że nabycie przez Skarb Państwa
własności rzeczy, będącej materiałem archiwalnym, pozostaje bez wpływu na to, kto jest
uprawniony do ucieleśnionego w nim utworu. Przeniesienia praw autorskich na podstawie
umowy nie można więc domniemywać – aby taki skutek nastąpił, należy to w sposób
wyraźny zaznaczyć w umowie sprzedaży czy darowizny materiału, pod warunkiem
oczywiście, że sprzedawca lub darczyńca jest podmiotem uprawnionym z tytułu majątkowych
praw autorskich.
Można zadać pytanie o potrzebę nabycia przez Skarb Państwa praw autorskich.
Naturalnie, do czynności takich jak gromadzenie lub nawet udostępnianie materiałów
archiwalnych nie jest to potrzebne. Jednak archiwa państwowe prowadzą również działalność
wydawniczą w zakresie archiwaliów (por. art. 28 pkt 6 ustawy o archiwach). Realizowanie
takiej działalności na szerzą skalę bez posiadania uprawnienia do komercyjnego
rozpowszechnia utworu jest niemożliwe.
W przypadku sprzedaży materiałów archiwalnych może pojawić się problem tzw.
droit de suite. Mianem tym określa się szczególny rodzaj uprawnienia majątkowego twórcy i
13
jego spadkobierców do partycypowania w zysku z zawodowej odsprzedaży dzieła 22. W
Polsce przysługuje ono w przypadku dokonanych zawodowo odsprzedaży oryginalnych
egzemplarzy utworu plastycznego lub fotograficznego23, a ponadto w odniesieniu do
zawodowej odsprzedaży rękopisów utworów literackich i muzycznych24. Takie egzemplarze
utworu mogą stanowić element państwowego zasobu archiwalnego, jeżeli przedstawiają
wartość historyczną. W pewnych przypadkach więc, zbywca materiału archiwalnego będzie
zobowiązany do zapłacenia twórcy lub jego spadkobiercy wynagrodzenie tytułem droit de
suite.
Aby jednak omawiane uprawnienie do wynagrodzenia w ogóle postało, muszą być
spełnione pewne warunku. Po pierwsze, odsprzedaż musi dotyczyć nie jakiegokolwiek
egzemplarza materiału archiwalnego, lecz jego oryginału, ewentualnie rękopisu. Po drugie,
chodzi to o odsprzedaż zawodową. Pojęcie „zawodowej odsprzedaży”, o której mowa w art.
19 ust. 1 pr. aut. i pr. pokr. należy traktować stosunkowo wąsko, ograniczając ją do sytuacji
związanych z udziałem podmiotu, dla którego obrót dziełami sztuki stanowi przedmiot
działalności gospodarczej25. Wypada więc wyłączyć poza zakres tego pojęcia wszystkie
sprzedaże dokonywane wprawdzie przez przedsiębiorcę, jednakże nie związane bezpośrednio
z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą26. Odsprzedażą w rozumieniu
omawianych przepisów prawa autorskiego jest każda sprzedaż następująca po pierwszym
rozporządzeniu egzemplarzem przez twórcę (por. art. 192 ust. 1 pr. aut. i pr. pokr.).
Własność nie tylko rzeczy będącej materiałem archiwalnym, ale ponadto majątkowych
praw autorskich do ucieleśnionego utworu, Skarb Państwa może nabyć na podstawie przepisu
art. 935 k.c., a więc w wyniku dziedziczenia. Zgodnie z treścią tego przepisu, w braku
małżonka spadkodawcy, jego krewnych i dzieci małżonka spadkodawcy, powołanych do
dziedziczenia z ustawy, wchodzące do spadku prawa autorskie przypadają gminie ostatniego
miejsca zamieszkania spadkodawcy jako spadkobiercy ustawowemu. Jeżeli ostatniego
miejsca zamieszkania spadkodawcy w Rzeczypospolitej Polskiej nie da się ustalić albo
22
T. Grzeszak, Droit de suite w prawie autorskim, Warszawa 1991, s. 20.
Por. przepis art. 19 pr. aut. i pr. pokr. Wynagrodzenie to ustala się według stawek wskazanych w tym
przepisie.
24
Por. przepis art. 191 pr. aut. i pr. pokr. Wynagrodzenie należne twórcy lub spadkobiercy ustala się według
stawki wskazanej w tym przepisie.
25
Tak P. Stec, Droit de suite w przededniu harmonizacji europejskiej, „Przegląd Prawa Handlowego”, nr 2,
2001, s. 23 i n.
26
Tamże.
23
14
ostatnie miejsce zamieszkania spadkodawcy znajdowało się za granicą, spadek przypada
Skarbowi Państwa jako spadkobiercy ustawowemu27.
Przejmowanie przez instytucje prowadzące działalność archiwalną dokumentacji
wytworzonej przez osoby fizyczne jest zwykle okazją do dokonania oceny czy spełnia ona
przesłanki zaliczenia do materiałów archiwalnych. Wynika to z faktu, iż osoby fizyczne w
toku narastania dokumentacji zwykle nie dokonują jej kwalifikacji w sposób szeroko znany u
aktotwórców instytucjonalnych i przede wszystkim nie mają takiego prawnego obowiązku.
Bez dokonania takowej oceny trudno wyobrazić sobie podjęcie racjonalnej decyzji o przejęciu
w takiej czy innej drodze przedmiotowych archiwaliów przez wyspecjalizowany podmiot.
Wyjątkiem może być sytuacja, jeśli wobec danych archiwaliów podejmowane już były
działania określone w art. 9 (wykonanie prawa pierwokupu), art. 12a (przeniesienie do
archiwum państwowego w razie zagrożenia) lub w art. 14 ust. 2 (wydanie zezwolenia na
wywóz za granicę), gdyż ich podstawą musiał być pozytywny wynik archiwalnej oceny
wartości dokumentacji z punktu widzenia. Kwalifikacja składników archiwum osobistego
bywa też dokonywana na etapie ich opracowywania, gdyż wtedy możliwe jest oparcie jej na
dogłębnej ich znajomości. W wartościowaniu archiwaliów osobistych uwzględnić należy
również w odpowiednim stopniu intencje jego twórcy, zwłaszcza jeśli przekazanie materiałów
do instytucji archiwalnej następuje z jego własnej inicjatywy28.
Kluczowe znaczenie z punktu widzenia archiwistyki ma problem zapewnienia
integralności spuścizn, a jego waga staje się szczególna po śmierci twórcy archiwum
osobistego, gdy istotnie wzrasta niebezpieczeństwo rozproszenia jego składników. Chodzi tu
w szczególności o dezintegrację sprzeczną z wolą twórcy, który czasem celowo dokonuje
podziału swej spuścizny. W tym miejscu pojawia się też problem stosunkowo nowy lecz stale
narastający jakim jest dysponowanie dokumentacją elektroniczną przechowywaną na
serwerach sieci komputerowych po śmierci jej twórcy29.
27
Nieco odmienne zasady prawo autorskie wprowadza w odniesieniu do utworów współautorskich. Zgodnie z
art. 42 pr. aut. i pr. pokr., jeżeli autorskie prawa majątkowe jednego ze współtwórców miałyby przypaść
Skarbowi Państwa jako spadkobiercy ustawowemu, część ta przechodzi na pozostałych przy życiu
współtwórców stosownie do ich udziałów. W kwestii szczegółów w zakresie dziedziczenia praw autorskich. zob.
M. Poźniak-Niedzielska, A. Niewęgłowski, Niektóre aktualne problemy prawa autorskiego w XXI wieku, [w:]
Prawo handlowe XXI wieku. Czas stabilizacji, ewolucji czy rewolucji, red. M. Modrzejewska, Warszawa 2010, s.
837 i n.; por. także M. Arkuszewska, Sądowe postępowanie spadkowe dotyczące majątkowych praw autorskich,
[w:] Dziedziczenie własności intelektualnej, red. M. Załucki, Warszawa 2009, s. 110 i n.; M. Rzewuski, Ochrona
praw osobistych zmarłego twórcy, [w:] Ochrona własności intelektualnej w Polsce. Podstawowe mechanizmy i
konstrukcje, red. M. Załucki, Warszawa 2011, s. 205 i n.
28
A. Chodkowska, Ocena wartości spuścizn archiwalnych na przykładzie Archiwum Polskiej Akademii Nauk w
Warszawie, „Archiwista Polski” 2009, nr 4, s. 12-15.
29
P. Stasiak, Sieć do wieczności, „Polityka” 2011, nr 17, s. 117-119.
15
Choć nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny można utożsamiać z
archiwami osobistymi, to w istocie regulacja ustawy archiwalnej koncentruje się na
poszczególnych obiektach archiwalnych, mających taki właśnie status prawny. Obowiązujące
przepisy nie wskazują natomiast bezpośrednio na całości jakimi są archiwa osobiste
wytworzone przez poszczególne osoby. Pośrednio jedynie ustawodawca docenił więź
pomiędzy archiwum osobistym a jego twórcą dając osobom fizycznym znaczną w
porównaniu z aktotwórcami mającym charakter instytucjonalnymi swobodę w dysponowaniu
swymi archiwaliami (art. 47) oraz pozostawiając tym osobom i ich następcom dbałość o
integralność spuścizn. Warto zauważyć, że ustawa archiwalna nie wyposaża tych osób w
żadne specjalne narzędzia prawne mogące takiej ochronie integralności służyć, w związku z
tym pozostaje im stosowanie ogólnych instytucji cywilnoprawnych. Można w tym miejscu
postawić dalsze pytanie, czy te ogólne regulacje dostarczają koniecznych środków do
realizacji takich celów.
Jest swoistym paradoksem, iż jedyną legalną definicję tak kluczowej konstrukcji jak
zespół archiwalny zawiera prawo biblioteczne i to odnosząc się między innymi do
interesującego nas rodzaju archiwaliów. W rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego
bibliotecznych
z
2008
r.
określającym
zasady prowadzenia
ewidencji
materiałów
przez biblioteki wchodzące w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej
zdefiniowano między innymi zespół archiwalny, jako jednostkę ewidencyjną stosowaną dla
archiwów rodzinnych, osobowych, prasowych, instytucji oraz kolekcji rękopiśmiennych,
stanowiących pewne całości i uporządkowanych przez pierwotnego właściciela lub
wyodrębnionych później30.
Przepisy ustawy archiwalnej dostarczają dość nielicznych narzędzi mogących
posłużyć ochronie integralność takich całości dokumentacyjnych jak choćby zespół
archiwalny czy spuścizna osoby fizycznej. Znajdują one zastosowanie dopiero wtedy, gdy
osoby fizyczne pragną zbyć przedmiotowe archiwalia. Służy temu ograniczenie zakresu
prawa pierwokupu zastrzeżonego w art. 9, które może w pewnym zakresie zmniejszać ryzyko
rozdzielenia archiwum osobistego pomiędzy różne instytucje archiwalne. Norma ta dotyczy
jednak tylko niektórych instytucji prowadzących działalność archiwalną w zakresie
państwowego zasobu archiwalnego. Podobne znaczenie ma art. 27, który umożliwia
wprowadzenie odstępstw od określonych w art. 25 i 26 zasad rozmieszczenia zasobu w
archiwach podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Może to ułatwić
30
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie
sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 205, poz. 1283) - załącznik nr 3 pkt 9 lit. e.
16
scalanie zespołów rozbitych i zapobiegać tego rodzaju zjawiskom, ale tylko w obrębie jednej
ze służb archiwalnych31.
Zagrożenie dla integralności archiwów osobistych stanowią też konsekwencje
trudności w rozgraniczenia materiałów archiwalnych od bibliotecznych i od muzealiów. Są
one o tyle istotne, że obiekty tego samego rodzaju mogą być przez obie kategorie instytucji
przejmowane zarówno na podstawie ustawy archiwalnej jak i przepisów prawa bibliotecznego
i muzealnego, co powoduje że ich status prawny ulega znacznemu zróżnicowaniu. Jest to
fragment szerszego problemu zachodzenia na siebie obszarów zainteresowań instytucji
pamięci.
Możliwości scalania archiwów osobistych rozbitych na skutek zarekwirowania
dokumentów przez organy bezpieczeństwa państwa w okresie 1939-1990 dostarczają przepisy
ustawy o Instytucie Pamięci Narodowej. W myśl jej art. 34 ust. 5 na pisemny wniosek osoby,
która uzyskała wgląd do dotyczących jej dokumentów znajdujących się w zasobie Instytutu,
należy jej wydać znajdujące się w jego archiwum przedmioty, które w momencie utraty
stanowiły jej własność lub były w jej posiadaniu. Według art. 35a ust. 4 tej ustawy
uprawnienie to może wykonywać osoba najbliższa w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu
karnego zmarłej osoby uprawnionej.
Rozważenia wymaga jeszcze kwestia dostępu do materiałów składających się na
archiwum osobiste, po ich przejęci przez podmiot inny niż jego twórca. W przypadku gdy
wejdą one do państwowego zasobu archiwalnego, zastosowanie znajduje wynikająca z art. 17
zasada wolnego dostępu do archiwaliów, ograniczona jedynie trzema wyjątkami. Pierwszy
stanowi zakaz udostępniania materiałów archiwalnych przed upływem 30 lat od ich
wytworzenia, mający charakter względny dla wielu archiwów w świetle regulacji przepisów
wykonawczych32. Drugą z przesłanek odmowy udostępnienia stanowi groźba naruszenia
chronionych przez przepisy prawa interesów państwa lub obywateli, zaś trzecią stan fizyczny
archiwaliów. W świetle zaprezentowanej wyżej interpretacji art. 46 w związku z art. 15 i 42
do interesujących nas archiwaliów stosuje się art. 17 w całości, choć praktyczne stosowanie
31
Na brak narzędzi prawnych zapewniających ochronę kolekcji jako całości będących zbiorem przedmiotów
zgromadzonych i uporządkowanych według koncepcji twórcy kolekcji zwraca się uwagę na gruncie regulacji
dotyczących zabytków. Jedynie poprzednio obowiązująca ustawa z dnia 15 lutego 1962 r. o ochronie dóbr
kultury (Dz. U. nr 10, poz. 48, z późn. zm.) w art. 55-60 regulowała status kolekcji i zbiorów posiadających
wartość artystyczną lub historyczną jako całość, niezależnie od rodzaju i wartości poszczególnych składników.
Leksykon prawa ochrony zabytków. 100 podstawowych pojęć, red. K. Zeidler, Warszawa 2010, s. 115-117.
32
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia
szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. nr 156, poz.
970).
17
okresu karencji w udostępnianiu może być niekiedy utrudnione ze względu na problemy z
datowaniem niektórych materiałów33.
Istotne znaczenie praktyczne ma kwestia zastrzeżeń poczynionych przez osobę
przekazującą interesujące nas archiwalia dotyczących ograniczeń w dostępie do nich. Z jednej
strony ich uwzględnienie wydaje się uzasadnione obecnością w tego typu materiałach
informacji dotyczących prywatności wielu osób (nie tylko ich twórcy). Z drugiej strony
przekazujący materiały do archiwum musi liczyć się z tym, że do zadań tego typu placówek
należy również udostępnianie ich zasobu. Podstawę prawną do czynienia takowych
ograniczeń daje art. 23 kodeksu cywilnego, dotyczący ochrony dóbr osobistych, w tym czci
oraz kultu po zmarłej osobie bliskiej, który może mieć zastosowane odpowiednio do żyjącego
twórcy archiwum osobistego lub osób mu bliskich po jego śmierci. Jak się wydaje
udostępnienie archiwaliów wbrew wyraźnemu sprzeciwowi, także mającemu postać
zastrzeżenia uczynionego wcześniej, można potraktować jako co najmniej zagrożenie dóbr
osobistych, co oczywiście rodzi odpowiedzialność cywilnoprawną oraz stanowi naruszenie
dyrektywy art. 17 ust. 1a nakazującej uwzględnianie prawnie chronionych interesów innych
podmiotów w podejmowaniu ewentualnej decyzji o odmowie udostępniania archiwaliów. W
sytuacji gdy osoby, których dobra osobiste mogą zostać naruszone nie poczyniły zawczasu
odpowiednich zastrzeżeń, organ upoważniony do podejmowania decyzji w przedmiocie
udostępniania także winien mieć na względzie ochronę owych dóbr. Istotne jest przy tym
uwzględnianie nie tylko subiektywnych odczuć poszczególnych osób ale też obiektywnych
kryteriów w ocenie naruszenia dóbr w nawiązaniu do ogółu norm społecznych34.
Odnośnie archiwów osobistych przyjętych jedynie na przechowanie przez jednostki
państwowej sieci archiwalnej na podstawie art. 11 nie można ich uznać za państwowy zasób
archiwalny, gdyż pozostają one własnością podmiotów prywatnych. W tej sytuacji pojawia
się wątpliwość czy w ogóle można wobec takich archiwaliów stosować art. 17 ustawy
archiwalnej. Co prawda mowa jest w nim o materiałach archiwalnych bez żadnego bliższego
określenia, lecz zamieszczony jest on w rozdziale trzecim ustawy, zatytułowanym
„państwowy zasób archiwalny” co należy wziąć pod uwagę przy ocenie zakresu
przedmiotowego tego przepisu.
33
Nieco odmiennie R. Górski, O udostępnianiu archiwaliów proweniencji prywatnej słów kilka, „Problemy
Archiwistyki” 2009, nr 4, [dostęp on-line, 23 II 2010 r.]
http://archiwa.gov.pl/images/stories/Wydawnictwa/rgorski4.pdf , s. 4-5.
34
R. Kusyk, Wybrane prawne aspekty udostępniania materiałów archiwalnych w Internecie, „Archiwista
Polski” 2012, nr 4, s. 43.
18
W przypadku gdy archiwalia o charakterze osobistym stały się własnością
niepaństwowej jednostki organizacyjnej (np. stowarzyszenia prowadzącego tzw. archiwum
społeczne) ustalenie zasad ich udostępniania ustawa archiwalna pozostawia w zakresie
autonomicznej decyzji właściciela. Oczywistym jest, że tu także uwzględnienia wymagają
wszystkie regulacje prawne ograniczające dostęp do informacji czy dokumentacji, z
przepisami o ochronie dóbr osobistych, danych osobowych i własności intelektualnej na
czele. Różnica jest tylko taka, iż w przeciwieństwie do regulacji dotyczącej państwowego
zasobu archiwalnego ustawa archiwalna nie zawiera bezpośredniego odesłania do innych
aktów prawnych. Analogiczna sytuacja panuje w obszarze udostępniania archiwaliów nadal
należących do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Archiwum osobiste rozumiane jako całość materiałów archiwalnych wytworzonych i
zgromadzonych przez człowieka w czasie jego życia i działalności to nie tylko zbiór
przedmiotów materialnych w postaci dokumentacji, ale też dobra niematerialne (między
innymi utwory) w niej ucieleśnione. Oba te aspekty należy uwzględniać w analizie statusu
tego typu archiwaliów z punktu widzenia twórcy archiwum, osób których przedmiotowa
dokumentacja dotyczy (nie będących jej twórcami) oraz instytucji prowadzących działalność
archiwalną w zakresie takich materiałów.
Archiwów osobistych i składających się nań materiałów dotyczą pewne specyficzne
dla nich regulacje. W dużej części mają one charakter cywilnoprawny, czyli całkowicie
odmienny od tych norm, które większość archiwów (przynajmniej publicznych) stosuje w
swej praktyce administrowania zasobem proweniencji instytucjonalnej. Stanowi to także
pewne wyzwanie dla pracowników oraz systemu kształcenia archiwistów. Specyficzny i
złożony status przedmiotowych archiwaliów należy uwzględnić też w formułowaniu
twierdzeń metodyki archiwalnej w zakresie realizacji wszystkich podstawowych funkcji
archiwum. Podczas przejmowania do archiwum archiwaliów o charakterze osobistym należy
mieć na uwadze nie tylko przejęcie własności samej dokumentacji ale też praw do dóbr
niematerialnych. Także w toku udostępniania należy baczyć na złożone aspekty ochrony dóbr
osobistych, danych osobowych oraz własności intelektualnej.
Kluczowym zagadnieniem jest ochrona integralności archiwów osobistych jako
całości dokumentacyjnych ukształtowanych w sposób indywidualny. Pożądane wydaje się
przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących narzędzi prawnych, które mogą posłużyć
do realizacji tego celu i w razie potrzeby sformułowanie odpowiednich postulatów
legislacyjnych. Warto także dokonać analizy obowiązujących rozwiązań prawnych pod kątem
potrzeb archiwów społecznych (szerzej społecznych inicjatyw dokumentacyjnych), które
19
prowadzą działalność w tym obszarze narodowego zasobu archiwalnego, tak by mogły ja ku
ogólnemu pożytkowi rozwijać.
Powyżej przedstawione w zarysie zagadnienia mają dużą doniosłość wynikająca ze
wzrostu zainteresowania archiwaliami wytwarzanymi i gromadzonymi przez osoby fizyczne,
tak wśród samych tych osób jak i wielu instytucji archiwalnych pragnących przejmować,
opracowywać i udostępniać tego rodzaju spuścizny dokumentacyjne.