2016-02-08_Regulamin_XVI KMR - XVI Kongres Medycyny Rodzinnej

REGULAMIN UCZESTNICTWA W XVI KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ
I.
DEFINICJE
Na potrzeby niniejszego regulaminu wprowadza się następujące definicje:
1.
Regulamin – niniejszy regulamin.
2.
Kongres – XVI Kongres Medycyny Rodzinnej, odbywający się w dniach 02-05 czerwca 2016 roku w Centrum
Kongresowym Targi Kielce, w Kielcach.
3.
Imprezy Towarzyszące – dodatkowe imprezy integracyjne mające na celu m.in. wymianę doświadczeń
zawodowych, nie stanowiące programu merytorycznego Kongresu, w szczególności nie objęte opłatą
kongresową, wymagające odrębnego zgłoszenia, takie jak: wycieczki, Bal Lekarzy Rodzinnych, występ
zespołu „Skaldowie” oraz Cezarego Pazury.
4.
Organizator wykonawczy Kongresu: ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków,
ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144-18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym
w wysokości: 9 000,00 zł.
5.
Organizator merytoryczny Kongresu: Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą
w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20-63-698, REGON 01003798100000, wpisana
do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917.
6.
Uczestnik – wyłącznie osoba uprawniona do wystawiania recept, która dopełniła formalności związanych
z uczestnictwem w Kongresie,
7.
Osoba Towarzysząca – osoba uczestnicząca w części Kongresu na zasadach określonych Regulaminem,
niebędąca Uczestnikiem.
8.
Biuro Kongresu – biuro uruchomione podczas trwania Kongresu w miejscu jego odbywania się.
9.
Uroczysta Sesja Otwarcia - Sesja inauguracyjna kongresu odbywająca się dnia 2 czerwca 2016 roku w
godzinach 19:00-21:00
II.
1.
ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W KONGRESIE
Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie powinno nastąpić poprzez przesłanie wypełnionych:
a.
karty zgłoszenia uczestnictwa dostępnej w broszurze informacyjnej lub na stronie kongresu
b.
formularza on-line,
dostępnych na stronie internetowej www.kongres2016.pl lub w materiałach informacyjnych dotyczących
Kongresu wraz z kopią dowodu wpłaty, mailem na adres [email protected] lub faxem na numer: 12 421 40
50.
2.
Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 6 maja 2016 roku [liczy się data wpływu do Organizatora
wykonawczego Kongresu].
3.
Po upływie terminu, wskazanego w ust. 2 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można
zgłosić swoje uczestnictwo JEDYNIE w Biurze Kongresu, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że
Organizator wykonawczy Kongresu każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia
w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności,
poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
4.
W przypadku przyjęcia przez Organizatora wykonawczego Kongresu zgłoszenia uczestnictwa dokonanego
po 6 maja 2016 roku, nie gwarantuje on pełnego pakietu materiałów.
5.
Zgłoszenie dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte przez Organizatora
wykonawczego Kongresu.
6.
Organizator wykonawczy Kongresu zastrzega sobie, w przypadku wyczerpania miejsc, prawo zamknięcia
listy Uczestników przed 6 maja 2016 roku.
7.
Do wejścia na sesje oraz Imprezy Towarzyszące upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane
i posiadające identyfikatory kongresowe.
8.
Niezależnie od powyższych postanowień wstęp na Bal lekarzy Rodzinnych będzie możliwy po okazaniu
zaproszenia, a wstęp na występ Cezarego Pazury po okazaniu kuponu otrzymanego od organizatora
wykonawczego kongresu.
9.
Wstęp na Uroczystą Sesję Otwarcia będzie WYŁĄCZNIE na podstawie wysłanego przez Organizatora
wykonawczego Kongresu odrębnego potwierdzenia uczestnictwa.
10. Ze względów dydaktycznych liczba miejsc w poszczególnych kursach tematycznych jest ograniczona,
a zgłaszanie uczestnictwa odbywa się na następujących zasadach:
a.
Uczestnik może wziąć udział tylko w jednym kursie tematycznym, wyłącznie po wcześniejszym
zaznaczeniu odpowiedniej opcji w karcie zgłoszenia lub formularzu zgłoszenia on-line, w miarę
dostępności wolnych miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem
w Kongresie;
b.
o zakwalifikowaniu do uczestnictwa w kursie decyduje kolejność zgłoszeń (decyduje kolejność
wpłat);
c.
potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w wybranym kursie, wraz
z terminem jego odbywania, zostanie wysłane do Uczestnika wraz z potwierdzeniem uczestnictwa
w Kongresie.
11. Osoby Towarzyszące, niebędące jednocześnie osobami uprawnionymi do wystawiania recept, nie są
uprawnione do wstępu na teren wystaw medycznych, gdzie będą prezentowane reklamy produktów
leczniczych oraz wyrobów medycznych dostępnych na receptę.
III.
1.
REJESTRACJA
Rejestracja oraz odbiór materiałów kongresowych możliwe są w piątek, 3 czerwca 2016 roku, w godz.
08.00-09.30 w Biurze Kongresu.
2.
Biuro Kongresu będzie czynne:
• piątek, 3 czerwca 2016 roku, w godz. 08.00-16.00
• sobota, 4 czerwca 2016 roku, w godz. 08.30-15.00
3.
Organizator dopuszcza możliwość uruchomienia rejestracji w czwartek, 2 czerwca 2016 roku, w Centrum
Konferencyjnym Targi Kielce, o czym poinformuje uczestników na stronie www.kongres2016.pl.
IV.
1.
OPŁATY
Udział
w
Kongresie
możliwy
jest
po
dokonaniu
opłaty
zgodnej
z
tabelą
dostępną
na
http://www.kongres2016.pl/oplaty
2.
Zakres opłaty kongresowej obejmuje:
a.
W przypadku Uczestników:
• udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 2 czerwca 2016 roku z wyłączeniem występu zespołu
SKALDOWIE
•
•
•
•
•
•
udział we wszystkich sesjach, warsztatach oraz wystawie medycznej,
pakiet materiałów kongresowych,
certyfikat uczestnictwa,
wyżywienie w dniu 3 czerwca 2016 roku – lunch i dwie przerwy kawowe,
wyżywienie w dniu 4 czerwca 2016 – lunch i dwie przerwy kawowe,
udział w wybranych kursach tematycznych (decyduje kolejność zgłoszeń)
Opłata NIE OBEJMUJE:
•
wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych,
•
występu zespołu Skaldowie dnia 2 czerwca 2016 roku oraz występ kabaretowy Cezarego Pazury
dnia 3 czerwca2016 roku (występ finansowany jest przez Organizatora wykonawczego Kongresu)
b.
•
zakwaterowania.
•
Wycieczek
W przypadku Osób Towarzyszących:
•
udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 2 czerwca 2016 roku,
•
wstęp na imprezę towarzyszącą w dniu 3 czerwca 2016 roku,
•
wyżywienie w dniu 3 czerwca 2016 roku – lunch i dwie przerwy kawowe,
•
wyżywienie w dniu 4 czerwca 2016 roku – lunch i dwie przerwy kawowe.
Opłata NIE OBEJMUJE:
•
udziału w sesjach, warsztatach,
•
pakietu materiałów kongresowych,
•
certyfikatu uczestnictwa,
•
wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych,
•
zakwaterowania.
•
Wycieczek
•
udziału w wystawie medycznej,
3.
Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania wpłaty, nie zaś na dzień dokonania zgłoszenia.
4.
Opłaty można regulować w formie:
a.
przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji Sp. z o.o., mBank S.A. 38 1140 1081 0000 2164 4100
1003 z dopiskiem "Kongres" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata), lub
b.
przekazu pocztowego
c.
osobiście w siedzibie Organizatora wykonawczego Kongresu, lub
d.
płatnością online za pomocą karty płatniczej (obsługiwaną przez firmę eCard S.A.):
W
5.
•
Visa
•
Visa Electron
•
MasterCard
•
Maestro
•
MasterCard Electronic
przypadku,
gdy
uczestnik
Kongresu
uprawniony
jest
do
wniesienia
opłaty
kongresowej
w obniżonej wysokości, przewidzianej dla członka Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce, konieczne jest
przesłanie stosownego zaświadczenia w tym zakresie z biura Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce.
W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty
w pełnej wysokości.
W przypadku wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do
6.
zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania zapłaty Organizator uprawniony będzie do anulowania
zgłoszenia w terminie do 13 maja 2016 roku. W powyższym przypadku zwróci on dokonaną wpłatę na
rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20 % wpłaty.
Dane do faktury VAT podane w formularzu/karcie zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne. Faktura
7.
VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.
V.
WARUNKI NADSYŁANIA ABSTRAKTÓW
Kwestie dotyczące
prezentacji ustnych i plakatów, w szczególności ich przygotowanie, nadsyłanie oraz
ocenianie zostały uregulowane w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów, a organizatorem ww.
konkursu jest Organizator merytoryczny Kongresu. Prezentacje ustne i plakaty, zgłoszone w formie abstraktów,
będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Programowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje
prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające kryteria przedstawione w Regulaminie Medycznych Filipik
i Rembrandtów.
VI.
1.
UCZESTNICTWO W IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH
Z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej, uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących jest dodatkowo płatne, zgodnie
z cennikiem dostępnym na stronie internetowej: www.kongres2016.pl
2.
Imprezy Towarzyszące: występ zespołu „Skaldowie” oraz Cezarego Pazury w całości finansowane są przez
Organizatora wykonawczego Kongresu.
3.
Opłaty należy dokonać zgodnie z Pkt IV ust. 4 Regulaminu.
4.
Imprezy Towarzyszące w postaci wycieczek odbędą się wyłącznie w przypadku zgłoszenia wymaganej
liczby uczestników. W przypadku odwołania wycieczki z powodu braku wymaganej liczby uczestników
Organizator wykonawczy Kongresu zobowiązuje się do zwrócenia uczestnikowi wniesionej wcześniej
opłaty w sposób wskazany w pkt VII ust. 2 Regulaminu.
5.
Uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących wymaga odrębnego zgłoszenia, które będzie przyjmowane:
a.
Przed Kongresem do wyczerpania miejsc, nie później jednak niż do dnia 6 maja 2016 roku, na
podstawie karty zgłoszenia uczestnictwa w kongresie zamieszczonej we wkładce broszury i na
stronie internetowej kongresu lub na podstawie zgłoszenia on-line (www.kongres2016.pl) - przy czym
należy uzupełnić punkty dotyczące Imprez Towarzyszących. Wypełnioną kartę zgłoszenia
uczestnictwa wraz z kopią dowodu wpłaty lub kopię dowodu wpłaty za udział w Kongresie
i Imprezach Towarzyszących po dokonaniu zgłoszenia za pomocą formularza on-line należy przesłać
faxem na numer 12 421 40 50.
b.
W czasie trwania Kongresu – wyłącznie w przypadku wolnych miejsc, na stoisku Biura Kongresu,
w godzinach jego funkcjonowania.
6.
Potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w Imprezach Towarzyszących oraz
kursach tematycznych wysłane będzie wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.
VII.
REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W KONGRESIE LUB IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH ORAZ ZMIANA
PODMIOTU POKRYWAJĄCEGO OPŁATĘ (nie dotyczy zakwaterowania, w zakresie którego Uczestnik
lub Osoba Towarzysząca samodzielnie zawiera umowę z odrębnym podmiotem)
1.
Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie oraz Imprezie Towarzyszącej do dnia 15 kwietnia
2016r. na zasadach poniżej.
2.
Rezygnacja z udziału w Kongresie lub w Imprezach Towarzyszących powinna być zgłoszona faxem na
numer 12 421 40 50 lub listownie na adres Organizatora wykonawczego Kongresu (decyduje data
wpłynięcia pisma). Zwrotu płatności (na zasadach określonych w Regulaminie) Organizator wykonawczy
Kongresu dokona na rachunek bankowy wskazany w piśmie doręczonym mu przez wpłacającego,
a w przypadku płatności kartą płatniczą zwrot środków zostanie wykonany bezpośrednio na kartę
wpłacającego. W przypadku zmiany podmiotu pokrywającego opłatę za udział w Kongresie (tj. zwrotu
Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku następnie z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez
osobę trzecią) bądź rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie lub Imprezach Towarzyszących do dnia 15
kwietnia 2016 roku, Organizator zwraca wniesione opłaty pomniejszone, o 20% (co nie dotyczy Osób
Towarzyszących będących konsumentami, którzy mogą jednak zostać, na zasadach ogólnych przepisów
prawa, obciążeni kosztami Organizatora poniesionymi do dnia rezygnacji, w zakresie związanym
z zapewnieniem ich udziału w Kongresie). Po ww. terminie rezygnacja nie będzie możliwa.
VIII.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1.
Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP.
2.
Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Kongresu.
3.
Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody.
IX.
PROGRAM NAUKOWY KONGRESU
Uczestnicy są świadomi i akceptują fakt, że z przyczyn niezależnych od Organizatorów, na które nie mają oni
wpływu, mogą nastąpić zmiany w programie naukowym Kongresu.
**************************************************************************
DANE OSOBOWE:
1.
Administratorem
danych
osobowych
jest
ZIZ
Centrum
Edukacji
sp.
z
o.o.
z
siedzibą
w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego
przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru
Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy
9.000,00 złotych (Administrator).
2.
Przekazanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, przy czym odmowa wyrażenia zgody na
przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji umowy o uczestnictwo w XVI Kongresie Medycyny
Rodzinnej uniemożliwi zawarcie oraz wykonanie tej umowy.
3.
Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1, pkt 3 oraz pkt 5 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) (Ustawa). Zgoda na
przetwarzanie danych osobowych może być w każdym czasie odwołana.
4.
Przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie dozwolonym przepisami prawa powszechnie
obowiązującego.
5.
6.
Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje w każdym czasie:
a.
prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania
b.
prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy
W celu realizacji uprawnień powyżej określonych osoba, której dane dotyczą może podejmować kontakt
z Administratorem w drodze korespondencji kierowanej na adres podany w pkt. 1 powyżej.