Instrukcja

ACCESS 2000 RAPORTY
1. Przedstaw w postaci raportu, zestawienie samochodów wystawionych w komisie
♦ Do zestawienia będą potrzebne dane z dwóch tabel: „Samochody" i „Właściciele".
Zdefiniuj zatem kwerendę, w której zawarte będą informacje : Nr rejestracyjny, nazwa i model
samochodu, nazwisko oraz imię właściciela, jego dane adresowe, czyli miasto i ulica. Utwórz
kwerendę i nazwij ją „Samochody i ich właściciele”
♦ Przejdź na zakładkę Raporty. i kliknij przycisk Nowy. Otworzy się wówczas okno Nowy
raport. W oknie tym wybierz Kreator raportów, oraz kwerendę „Samochody i ich właściciele",
na podstawie której będzie tworzony raport. Teraz kliknij przycisk OK.
♦ W trakcie tworzenia raportu moŜesz dojść do wniosku, Ŝe zestawienie, które chcesz otrzymać
powinno zawierać pogrupowane dane wg określonego pola np. miasta czy nazwy samochodu.
Kreator oferuje moŜliwość dodania poziomów grupowania w kolejnym oknie. PoniewaŜ Twój
pierwszy raport ma być raportem prostym, na razie nie dodawaj poziomów grupowania
i kliknij przycisk Dalej1.
♦ Gdy pojawi się okno Kreator raportów określ, które pola z kwerendy znajdą się w raporcie.
Kliknij przycisk >> który przeniesie wszystkie pola, a następnie kliknij przycisk Dalej.
♦ W kolejnym oknie musisz podjąć decyzję w jakim układzie mają być wyświetlane dane.
Zaznacz opcję według Samochody i kliknij przycisk Dalej.
♦ W kolejnym oknie musisz podjąć decyzję wg jakiego pola (klucza sortowania) dane mają być
sortowane. W tym przypadku najlepiej będzie, gdy posortujesz dane wg numerów
rejestracyjnych samochodów, łatwiej będziesz mógł wtedy odszukać konkretny samochód.
Naciśnij zatem strzałkę w oknie pierwszego klucza sortowania, z rozwiniętej listy pól wybierz
Numer rejestracyjny i kliknij przycisk Dalej.
♦ Teraz kreator proponuje Ci kilka układów: tabelaryczny, kolumnowy i wyjustowany. Po
wybraniu jednego z nich, w lewej części okna pojawi się schematyczny podgląd raportu. TakŜe
musisz zdecydować czy raport będzie prezentowany w układzie pionowym czy poziomym.
Mając duŜo danych, które powinny znaleźć się w zestawieniu, moŜe okazać się, Ŝe wszystkie te
pola nie mieszczą się np. w układzie pionowym, albo jeśli nawet się zmieściły (bo była
zaznaczona opcja Dostosuj szerokość pola. tak aby wszystkie pola były widoczne na stronie) to
dane są „poucinane" i nieczytelne. Wybierz układ tabelaryczny i orientację poziomą i kliknij
przycisk Dalej.
♦ Musisz zdecydować się na jeden z proponowanych przez kreatora styli raportu. Wybór
określonego stylu spowoduje, Ŝe dane będą prezentowane przy pomocy z góry określonego
rodzaju, koloru czcionki. Wybierz np. Firmowy i naciśnij przycisk Dalej.
♦ W ostatnim oknie kreatora musisz nazwać raport i zdecydować czy chcesz go obejrzeć, czy teŜ
od razu modyfikować dostosowując do własnych potrzeb. Wpisz w pole Tytuł raportu tekst:
„Zestawienie samochodów", zaznacz opcję Podgląd raportu i kliknij przycisk Zakończ
(pamiętaj, iŜ tekst, który wpi-szesz w pole Tytuł raportu znajdzie się w nagłówku raportu).
Otworzy się wówczas raport w Widoku Podgląd wydruku.
♦ Gdy utworzysz raport i obejrzysz go na podglądzie moŜe okazać się, Ŝe nie wszystkie nagłówki
kolumn i dane są czytelne. NaleŜy wówczas dokonać odpowiednich korekt w projekcie raportu.
W przykładzie na str. 256 znajdziesz podpowiedź jak poszerzać etykiety i wyrównywać pola z
etykietami. Na razie zamknij podgląd raportu.
2. Zmień rozmiar etykiet Nr rejestracyjny oraz Nazwa samochodu tak, aby były dwu-wierszowe.
♦ Musisz otworzyć raport w Widoku Projektu: zaznacz nazwę raportu w oknie i kliknij przycisk
Projektuj. ZauwaŜ, Ŝe utworzony raport składa się z następujących sekcji:
- Nagłówek raportu, - Szczegóły,
- Nagłówek strony, - Stopka strony,
- Stopka raportu,
♦
♦
Musisz poszerzyć (podwyŜszyć) obszar nagłówka strony i przesunąć w dół poziomą linię.
Zmień rozmiar etykiet Numer rejestracyjny oraz Nazwa samochodu (wysokość i szerokość)
3. Wprowadź stopkę raportu w której umieścisz informację kto opracował raport
♦ W widoku projektu kliknij na przyborniku przycisk
Etykieta
♦ Kliknij poniŜej belki Stopka raportu i narysuj prostokąt w który wpiszesz swoje dane
♦ W widoku Podglądu wydruku stopka pojawi się na końcu raportu
1
Jeśli wybrano jakieś grupowanie – aby się wycofać naleŜy skorzystać z przycisku ze strzałka w odwrotnym kierku.
Oprac. dr inŜ. J.Papińska-Kacperek
2003
ACCESS 2000 RAPORTY
4. Zmień kolejność sortowania w raporcie
♦ kliknij w belkę sekcji Szczegóły i z menu Widok wybierz polecenie Sortowanie i grupowanie.
♦ W pojawiającym się oknie dialogowym zmień klucz sortowania - .kliknij strzałkę obok
dotychczasowego klucza sortowania i z rozwiniętej listy pól wybierz np. Nazwisko.
♦ określ porządek sortowania (rosnący - A-Z lub malejący Z-A) i zamknij okno Sortowanie
i grupowanie. Przejdź do widoku Podglądu wydruku i zobacz efekt.
5. Pogrupuj raport wg marki samochodu
♦ otwórz raport w Widoku Projektu i wybierz z menu Widok polecenie Sortowanie i grupowanie.
Gdy pojawi się okno Sortowanie i grupowanie jako klucz sortowania wybierz pole Nazwa
samochodu. Następnie przejdź do Właściwości grupy w dolnej części okna i w wierszu Nagłówek
grupy ustaw wartość TAK. Do raportu zostanie dołączona wówczas jeszcze jedna sekcja
Nazwa samochodu-nagłówek. Zamknij okno Sortowanie i grupowanie
♦ NaleŜy jeszcze w nagłówku grupy umieścić pole Nazwa samochodu, wg którego dane będą
grupowane: W tym celu na pasku narzędzi kliknij przycisk
Lista pól . Otworzy się wówczas
okno Lista pól, z której wybierz pole Nazwa samochodu i przeciągnij je do sekcji
Nazwa samochodu-nagłówek.
♦ Pole zostanie umieszczone w sekcji wraz ze standardową etykietą. Etykieta nie będzie potrzebna:
zaznacz ją i usuń. Następnie przesuń pole Nazwa samochodu do lewej krawędzi sekcji
♦ Zobacz Widoku Podglądu. Raport zajmuje pewnie 2 strony2.
♦ Wróć do projektu raportu. Sformatuj pole Nazwa samochodu tak, aby odróŜniało się od
pozostałych pól w raporcie, np. zwiększ czcionkę, nadaj kolor, pogrub, pochyl itp. Zobacz teraz
efekt
6. Wstaw nr rekordów
♦ Do sekcji szczegółów wstaw licznik rekordów. Powinien znaleźć się na początku kaŜdego
wiersza, zatem przesuń etykiety i pola w prawą stronę najlepiej zaznaczając je wszystkie.
♦ Następnie na pasku narzędzi Przybornik kliknij przycisk
Pole tekstowe i narysuj prostokąt
przed pierwszym polem w sekcji Szczegóły. Wraz z polem pojawiła się etykieta Tekst, naleŜy
usunąć ją. W pozostawionym polu znajduje się napis Niezwiązany.
♦ W pole tekstowe wstaw licznik rekordów: zaznacz pole i z menu Widok wybierz polecenie
Właściwości. Pojawi się wtedy okno Właściwości dla zaznaczonego pola tekstowego.
♦ Kliknij zakładkę Wszystkie i określ Nazwę jako Licznik, Źródło formantu =1, a na zakładce
Dane jako właściwość Suma bieŜąca wybierz W grupie. Zamknij okno i zobacz efekt.
7. Wstaw pole podsumowujące – w stopce grupy umieść pole zliczające liczbę samochodów w grupie
♦ Przejdź do okna Sortowanie i grupowanie i włącz stopkę grupy.
♦ Narysuj w niej pole tekstowe, w etykiecie pola wprowadź napis Liczba samochodów w grupie
Następnie dopasuj szerokość etykiety do wielkości tekstu.
♦ Kliknij na pole i z menu podręcznego wybierz Właściwości, a w oknie Właściwości kliknij
zakładkę Wszystkie. W wierszu Źródło formantu wpisz następujący wzór3:
=Count ([Samochody i ich właściciele]! [Nazwa samochodu])
♦ Zamknij okno Własciwości. Sformatuj zarówno etykietę jak pole w sposób odróŜniający od
reszty danych. Przejdź do podglądu wydruku i obejrzyj efekty podsumowania.
Cały czas oglądamy podgląd wydruku, aby raport wydrukować naleŜy zaznaczyć jego nazwę i z menu
Plik wybrać Drukuj.
8. Teraz samodzielnie przygotuj raport do bazy HURTOWNIA zawierający zestawienie wszystkich artykułów
znajdujących się w magazynie wg producentów. Poszczególne artykuły w ramach kaŜdego z Producentów
proszę posortować. Raport powinien zawierać tytuł „Zestawienie artykułów wg producentów" i nazwę
Hurtowni: „Hurtownia Artykułów Chemicznych „Hurpol”, ul. Zimna 60, 90-001 Łódź" (w prawym górnym
rogu raportu). W raporcie powinna znaleźć się takŜe informacja o tym, kto stworzył raport oraz wartość
produktów kaŜdego producenta – liczba w formacie walutowym.
2
3
ZauwaŜ gdzie teraz jest stopka raportu.
Przy wpisywaniu wzorów pamiętaj o dokładnym podaniu nazw kwerendy i pola, moŜesz posłuŜyć się konstruktorem wyraŜeń . ..
Oprac. dr inŜ. J.Papińska-Kacperek
2003