enova Wypożyczenia

________________________________________________________________________________
Soneta sp. z o.o.
ul. Wadowicka 8A
30-415 Kraków
tel./fax (0-12) 261-36-48
http://www.enova.pl
e-mail: [email protected]
[email protected]
zespół wsparcia modułu CRM:
tel. (0-12) 261-36-48
e-mail: [email protected]
enova Wypożyczenia
podręcznik Użytkownika (9.6)
Spis treści
Wprowadzenie ................................................................................. 4
Składowe programu (moduły, listy, formularze) ............................... 5
Nowy wygląd enova ......................................................................... 9
Dodawanie obiektów do paska nawigacji........................................................................9
Otwieranie nowej zakładki oraz okna ..............................................................................9
Wprowadzenie do modułu Wypożyczalnia ..................................... 12
Przyjmowanie urządzenia do wypożyczalni ................................... 13
Lista urządzeń ..............................................................................................................13
Wprowadzanie urządzenia............................................................................................ 14
Zakładka „Ogólne” ...................................................................................... 14
Zakładka „Inne” ........................................................................................... 17
Zakładka „Wypożyczenia”........................................................................... 18
Zakładka „Kalendarz” .................................................................................. 18
Seryjne kopiowanie Urządzeń .................................................................... 18
Ewidencja wypożyczeń urządzenia (Lista wypożyczenia) .............. 20
Wprowadzanie wypożyczenia ....................................................................................... 20
Lista wypożyczeń ..........................................................................................................20
Dodawanie nowego wypożyczenia ............................................................. 22
Zakładka „Wypożyczenie”........................................................................... 23
Zakładka „Urządzenia”................................................................................ 24
Dodawanie urządzeń do wypożyczenia ..................................................... 25
Zakładka „Dokumenty” ................................................................................ 28
Rozliczanie wypożyczenia .......................................................................... 28
Anulowanie otwartych wypożyczeni ........................................................... 31
Obsługa różnych terminów zwrotu urządzeń.............................................. 33
Stany wypożyczenia ................................................................................... 34
Historia wypożyczeń urządzenia ...................................................................................36
Modele ........................................................................................... 38
Dodawanie modelu .......................................................................................................38
Konfiguracja modułu Wypożyczalni ................................................ 40
Ogólne .......................................................................................................................... 40
Rodzaje urządzeń .........................................................................................................40
Zakładka „Ogólne” ...................................................................................... 41
Zakładka „Prawa danych” ........................................................................... 42
Zakładka „Użytkownika”.............................................................................. 42
Definicje dokumentów wypożyczeni .............................................................................43
Zakładka „Ogólne” ...................................................................................... 43
Zakładka „Stany” ......................................................................................... 45
Zakładka „Priorytety” ................................................................................... 45
Zakładka „Opcje” ........................................................................................ 45
2
Zakładka „Mail” ........................................................................................... 47
Zakładka „Prezentacja danych” .................................................................. 48
Zakładka „Prawa danych” ........................................................................... 50
Wypożyczania jako podsystem CRM ............................................. 51
Dostępne klawisze skrótów ............................................................ 52
3
Wprowadzenie
W wielu firmach jednym z elementów działalności jest prowadzenie wypożyczalni w
aspekcie ewidencyjnym jak i rozliczeniowym. W procesach związanych z wypożyczeniami,
dla klienta najważniejsza jest szybkość obsługi. Od strony przedsiębiorstwa istotny jest
sprawny system pozwalający na strukturalne ewidencjonowanie urządzeń i wypożyczeń,
powiązany z mechanizmami badania dostępności wypożyczanych urządzeń oraz prosta
możliwość rozliczania zakończonych wypożyczeń. Takie możliwości dostarcza moduł
Wypożyczenia systemu enova, który pozwoli usprawnić proces wypożyczenia i zwrotu
urządzeń, co w rezultacie prowadzi do zmniejszenia kosztów nakładu czasu pracy oraz
często prowadzi do zwiększenia zadowolenia klienta ze względu na szybka i profesjonalną
obsługę.
Przed dokładnym opisem modułu Wypożyczalni zapraszamy do zapoznania się z
ogólnymi zasady poruszania się po aplikacji, gdzie wyjaśnione zostaną poszczególne
składowe programu.
4
Składowe programu (moduły, listy,
formularze)
Enova posiada trzy poziomy „zagłębienia”. Po otwarciu programu i wejściu do
jednej z baz danych pojawia się pierwszy poziom, czyli wybór odpowiedniego modułu
(poniższy rysunek przedstawia wszystkie dostępne moduły).
Rys. 1 Moduły programu.
Po wybraniu jednego z modułów (w tym przypadku CRM), pokazywane są dostępne listy.
Zdarza się, że składowe modułu zawierają więcej niż jedną listę (np. Zasoby).
5
Rys. 2 Dostępne listy w module CRM.
Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, pojawi się lista, na której wykonywane będę wszystkie
operacje związane z tą częścią systemu.
Rys. 3 Lista kontrahentów.
6
Rys. 4 Wiersz wyszukiwania.
Dodatkowy wiersz na liście umożliwia wyszukiwanie wartości w poszczególnej kolumnie.
Włączenie paska odbywa się po wybranie klawiszy CTRL+SHIFT+F3 po czym należy
wpisać szukany ciąg znaków, gdzie:
Znak „*” zastępuje dowolny ciąg znaków;
Znak „_” zastępuje jeden znak w ciągu;
Ostatni z poziomów programu to formularz, czyli miejsce wprowadzania danych, tak
aby ukazały się one na liście. Np. będąc na liście kontrahentów i wciśnięciu opcji
, pojawi się nowe okno kontrahenta (formularz). Jak widać
dostępny jest tutaj również pasek narzędzi, który sprawuje identyczną rolę jak na liście.
W przypadku, gdy któryś z opisów pól jest pogrubiony (w tym przypadku kod oraz nazwa)
oznacza to, że pole są wymagane. Bez wprowadzenia danych w tych miejscach program
nie pozwoli na zapisanie danych. W celu dodania nowego zapisu do bazy danych należy
wybrać opcję
, która zapisze dane i zamknie formularz lub
,
która spowoduje zapisanie danych oraz otworzenie nowego, pustego formularza. Zielone
strzałki
służą do przechodzenia pomiędzy rekordami z listy bez konieczności
zamykania formularza.
7
Rys. 5 Formularz kontrahenta.
8
Nowy wygląd enova
Od wersji 8.0 został wprowadzony nowy interfejs, wzorowany na wyglądzie
kafelkowym systemu operacyjnego Windows 8. Umożliwia on między innymi pracę
programu w trybie wielookienkowym. Dodany został również nowy pasek nawigacji,
do którego można dodawać nie tylko listy ale również pojedyncze rekordy, czy też
formularze.
Dodawanie obiektów do paska nawigacji
W celu dodania listy do paska należy kliknąć prawym klawiszem myszki na kafelek
skojarzony z listą, a następnie wybrać „Dodaj skrót do paska”. Dodawanie może
odbywać się również poprzez przeciągnięcie kafelka myszką na pasek.
Rys. 6 Pasek nawigacji.
Otwieranie nowej zakładki oraz okna
Otwarcie nowej zakładki odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza CTRL oraz
kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Wynik takiego działania
widoczny jest na rysunku poniżej.
9
Rys. 7 Nowa zakładka.
Otwarcie nowego okna odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza SHIFT oraz
kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Nowe okno otwierane jest w
tej samej sesji, co powoduje nie pobieranie dodatkowych licencji. Wynik takiego
działania widoczny jest na rysunku poniżej.
Rys. 8 Nowe okno.
10
W celu przełączenia widoku programu na nowy widok należy wejść do
Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Ustawienia-> zaznaczyć parametr „Nowy
wygląd głównego okna aplikacji”, a następnie uruchomić program ponownie.
W przypadku gdy enova instalowana jest po raz pierwszy na komputerze widok
okien zostanie ustawiony automatycznie na nowy wygląd. W przypadku
uruchomienia wcześniejszej wersji enova obsługujących jedynie stary wygląd
enova, ustawienie zostanie przestawione globalnie na stanowisku do starego
interfejsu.
Wybór pomiędzy nowym, a starym widokiem będzie możliwy do wersji
8.4. Od tej wersji obowiązywać będzie wyłącznie nowy interfejs.
11
Wprowadzenie do modułu Wypożyczalnia
Od wersji enova 7.0 Wypożyczalnia została wydzielona z modułu CRM i stała się
osobnym modułem. Do korzystania z tej funkcjonalności wymagana jest dodatkowa
licencja.
Moduł Wypożyczenia udostępnia funkcje wspomagające prowadzenie obsługi
związanej z rejestracją i rozliczaniem wypożyczeń. Podobnie jak w przypadku zleceń
serwisowych obsługa wypożyczeń zorganizowana jest wokół urządzeń. Oznacza to, że dla
każdego wypożyczenia, musi być określone co najmniej jedno urządzenie. Dzięki temu
możliwe jest śledzenie historii wypożyczeń dla każdego urządzenia.
12
Przyjmowanie urządzenia do wypożyczalni
Lista urządzeń
Wszystkie operacje związane z obsługą zleceń serwisowych
wykonywane z użyciem listy Urządzenia w folderze Wypożyczenia.
mogą
być
Rys. 9 Lista urządzeń.
W pasku selekcji (filtrze) na liście urządzeń umieszczone są cztery pola:
Okres - pozwala na analizowanie wyświetlanych urządzeń ze względu na
dostępność w wprowadzonym okresie. W celu analizy początek wprowadzonego
filtru okresu powinien być nie mniejszy, niż aktualna data. Dostępność urządzenia
nie jest analizowana dla okresów obejmujących przeszłość.
Rodzaj urządzenia – umożliwia pokazanie urządzeń konkretnego typu, o ile
zdefiniowano więcej niż jeden typ urządzenia. Pusty wpis powoduje wyświetlenie
wszystkich rodzajów urządzeń.
Modele urządzeń – jeżeli zdefiniowano modele urządzeń opcja pozwala na
wyświetlenie urządzeń z danego modelu.
13
Aktywne – filtr pozwala na ograniczanie wyświetlanych urządzeń ze względu na ich
status aktywności.
Ponadto na liście można poszukiwać urządzenia poprzez jego nazwę/identyfikator
(zazwyczaj jest to numer seryjny) – wystarczy zacząć wpisywać numer urządzenia
i program wyszuka na liście odpowiednią pozycję.
Rys. 10 Lista urządzeń – lokalizator.
Wprowadzanie urządzenia
Zakupione urządzenia, które będą wypożyczane w systemie należy najpierw dodać do
listy urządzeń. W tym celu można:
wcisnąć przycisk [Nowy]
na pasku narzędziowym,
wcisnąć klawisz <Insert> na klawiaturze,
wcisnąć prawy klawisz myszy na liście urządzeń i wybrać z menu kontekstowego
Nowy.
Zostanie otwarty formularz dla domyślnego rodzaju urządzenia. Rodzaj urządzenia
można zmienić już na formularzu, lub wybierając odpowiednią opcję rozwijając menu
przycisku [Nowy]. W menu kontekstowym, lub po kliknięciu klawisza <Insert> zawsze
trzeba wskazać rodzaj urządzenia.
Zakładka „Ogólne”
Na zakładce „Ogólne” znajdują się podstawowe informacje o urządzeniu:
14
Rys. 11 Formularz urządzenia, zakładka „Ogólne”.
Blok „Rodzaj”:
Rodzaj urządzenia – lista wyboru zawierająca definicje urządzeń
Model – lista wyboru zawierająca zdefiniowane modele dla zadanej definicji
urządzenia. Model można traktować jako podkategorię rodzaju urządzenia.
Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować samochód osobowy, a modele to
klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane urządzenie tego typu, będzie
miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np. Audi, A4.
Własne - zaznaczone domyślnie, w przypadku urządzeń wypożyczanych to pole
musi być zaznaczone – wypożyczamy jedynie urządzenia, których jesteśmy
właścicielami.
Serwisowane– jeżeli urządzenia wypożyczane, mają być także widoczne w module
Serwis, należy zaznaczyć tą opcję.
Wypożyczane – opcja ta odpowiada za wyświetlanie i wykorzystanie urządzenia
w module Wypożyczalni.
Blok „Inwentarz”:
15
Inwentarz – pole jest aktywne, jeżeli wprowadzane urządzenie ma włączony
znacznik ‘Własne’. Służy do rejestrowania powiązania urządzenia z odpowiednią
pozycja w księdze inwentarzowej. Kod towaru z wybranej pozycji, zostanie
podpowiedziany, jako identyfikator wprowadzanego urządzenia.
Blok „Ogólne”:
Identyfikator – pole to zawiera unikalny identyfikator urządzenia. Może to być
np. numer seryjny. Należy zwrócić uwagę, że identyfikator ma służyć łatwemu
odnalezieniu konkretnego urządzenia. Dla przykładu, w przypadku samochodu,
wygodniejszym w użyciu, jako identyfikator, będzie numer rejestracyjny, niż
numer fabryczny podwozia. Numer rejestracyjny jest unikalny, a więc nadaje się
do tego celu. Przy tym jest krótszy, bardziej intuicyjny i o wiele łatwiej sprawdzić
jego wartość. Z drugiej strony numer rejestracyjny może się zmieniać, a numer
fabryczny pozostaje niezmienny. Dlatego użytkownik powinien wybrać sposób
określania identyfikatora urządzeń w sposób najbardziej odpowiadający specyfice
jego działalności.
Dokument – jeżeli zakup urządzenia wypożyczanego został zarejestrowany w
module Handel systemu enova, to w tym miejscu można wprowadzić dokument
zakupu rejestrujący tą transakcję. Dzięki temu będzie możliwe zidentyfikowanie
urządzenia np. na podstawie numeru faktury zakupu. To pole można wypełnić,
jeśli wykorzystywany jest moduł Handel lub Faktury.
Pozycja – jest to pozycja na dokumencie zakupu – to pole wypełniamy tylko
wówczas, jeśli został wprowadzony dokument zakupu. Na jego podstawie
automatycznie wypełnione zostaną pola „Towar”, „Nazwa” i „Data zakupu”.
Towar – to pole jest uzupełnianie automatycznie, jeśli wykorzystywany jest moduł
Handel lub Faktury i wybrany został Dokument zakupu oraz Pozycja –
wpisywany jest tu Towar z wprowadzonej pozycji. Dzięki temu wiadomo, które
zakupione w module handlowym towary są wypożyczane.
Nazwa – zawiera nazwę urządzenia. Nazwa nie jest unikalna i może być
podpowiadana ze słownika pomocniczego.
Data zakupu – pole jest widoczne, gdy zaznaczony jest checkbox „Własne”.
Przechowuje datę zakupu urządzenia.
Aktywne – jeżeli zarejestrowane wcześniej urządzenie zostało złomowane,
lub urządzenie już nie jest wypożyczane, można nadać urządzeniu status
nieaktywnego. Dzięki temu takie „nieaktywne” urządzenie nie będzie
standardowo wyświetlane
na listach.
Opis – pole zawiera dodatkowy opis urządzenia. Należy przy tym pamiętać, że jeśli
prowadzimy wypożyczalnie urządzeń określonego rodzaju, dla których chcemy
zapisywać dodatkowe informacje, to często lepszym rozwiązaniem będzie
zdefiniowanie cech dla urządzeń, niż używanie do tego celu pola opis.
16
Np. w wypożyczalni samochodów osobowych można zdefiniować cechy Marka,
Model, Typ silnika, zamiast wprowadzać te informacje w opisie.
Blok „Stan”:
Stan aktualny – jeżeli urządzenie zostało wypożyczone tzn. do systemu
wprowadzono odpowiedni dokument wypożyczenia, tutaj zostanie wyświetlony
stan tego wypożyczenia.
Dostępność – jeżeli urządzenie jest wprowadzone jako ‘Własne’ i ‘Wypożyczane’,
tutaj zostanie wyświetlona informacja, czy jest dostępne do wypożyczenia.
Zakładka „Inne”
Zakładka „Inne” zawiera dodatkowe informacje związane
wypożyczenia w module Handel zawierającego to urządzenie:
z
rozliczaniem
Rys. 12 Zakładka "Inne".
Usługa – można w tym miejscu wybrać usługę zdefiniowaną w module Handel,
przygotowaną to rozliczania wypożyczeń – opis mechanizmu znajduje się w
dalszej części dokumentu.
Stawka – można wprowadzić tutaj alternatywną stawkę rozliczania wypożyczeń,
gdy nie chcemy korzystać ze stawek przypisanych w przypiętej usłudze. Stawka
0,00 PLN oznacza, iż rozliczanie wypożyczenia będzie przebiegało w oparciu o
ceny zdefiniowane w przypisanej usłudze.
Typ Zaokrąglenia – w tym miejscu użytkownik ma możliwość wyboru sposobu
zaokrąglenia kwot generowanych podczas rozliczenia, ze względu na przyjętą
jednostkę czasową rozliczenia (np. dzień, godzina).
17
Zakładka „Wypożyczenia”
Zakładka „Wypożyczenia” zawiera listę wszystkich
dotychczasowych
i planowanych wypożyczeń dla danego urządzenia. Opis w dalszej części dokumentu.
Zakładka „Kalendarz”
Kalendarz stanowi graficzne przedstawienie na osi czasu ewidencji wypożyczeń dla
danego urządzenia w formacie kalendarza. Po dwukrotnym kliknięciu pozycji na
kalendarzu zostanie otwarty formularz zlecenia, na którym można dokonywać wszelkiego
rodzaju zmian.
Seryjne kopiowanie Urządzeń
Istnieje możliwość seryjnego kopiowania istniejących urządzeń z automatycznym
nadaniem nowego, unikalnego identyfikatora urządzenia. W tym celu należy wybrać (na
liście urządzeń bądź na formularzu urządzenia) Czynności-> Utwórz urządzenia, po czym
pokaże się okno z parametrami gdzie:
Ilość- określa liczbę nowo powstałych urządzeń;
Identyfikatory- pozwala na określenie jakie identyfikatory będą posiadały kolejne
urządzenia. Identyfikatory powinny być oddzielone od siebie znakiem
„;”. W przypadku gdy ilość nowotworzonych urządzeń jest większa od ilości
identyfikatorów program nada samodzielnie numer kolejnemu urządzeniu.
Np. Po podaniu parametrów wejściowych:
Rys. 13 Czynność "Utwórz urządzenia".
Program utworzy urządzenia o identyfikatorze: S1, S2 oraz 00001 (KR 11111 to
urządzenie kopiowane).
18
Rys. 14 Wynik kopiowania.
19
Ewidencja wypożyczeń urządzenia (Lista
wypożyczenia)
Lista Wypożyczenia zawiera listę wszystkich zarejestrowanych wypożyczeń dla
danego urządzenia. Dzięki temu mamy możliwość łatwego przeglądania całej historii
wypożyczeń tego urządzenia. Na tej liście możliwe jest również dodanie nowego zlecenia
dla urządzenia oraz rozliczenie poszczególnych wypożyczeń.
Rys. 15 Zakładka "Wypożyczenia".
Wprowadzanie wypożyczenia
Nowe wypożyczenie można wprowadzić z poziomu formularza urządzenia
używając przycisku Utwórz wypożyczenie. Można dodawać nowe wypożyczenie z
poziomu zakładki „wypożyczenia”. Jest to wygodne przede wszystkim wówczas, gdy
równocześnie chcemy mieć wgląd w historię wypożyczeń.
Ponadto nowe wypożyczenie można dodać na liście wszystkich wypożyczeń. Jest
to wygodne wówczas, gdy rezerwując wypożyczenia chcemy mieć wgląd we wszystkie już
wcześniej zaplanowane wypożyczenia.
Lista wypożyczeń
Do przeglądania wszystkich wypożyczeń zarejestrowanych w systemie służy lista
Wypożyczenia w folderze CRM->Wypożyczenia.
20
Rys. 16 Lista wypożyczeń.
Lista wypożyczeń jest wyposażona standardowo w pasek selekcji (zestaw filtrów)
umożliwiający wyszukanie pozycji po:
Okres – pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się wypożyczenie.
Ponieważ wypożyczenie posiada swój okres trwania (datę początkową i
końcową), musi ono albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub
przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu
oznacza, że data początkowa wypożyczenia nie może być późniejsza niż koniec
wybranego okresu, a data końcowa wypożyczenia nie może być wcześniejsza
niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia
niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim
napis „wszystko”);
Definicja zadania – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń tylko jednego rodzaju.
Stworzenie większej liczby definicji wypożyczeń jest możliwe w konfiguracji. Aby
wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić
pole Definicja puste;
Kontrahent – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranego
kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od kontrahenta,
należy pozostawić pole Kontrahent puste;
Osoba – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranego
przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie
od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste;
Prowadzący – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranej osoby
prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie
od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator
musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu wypożyczeń);
21
Wykonujący – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranego
operatora. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od operatora,
należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp,
co najmniej do podglądu zlecenia);
Uwzględniaj dla roli – w sytuacji, gdy wybrany jest w filtrach operator wykonujący,
zaznaczenie tego pola powoduje wyświetlenie wypożyczeń na których,
wykonującym jest wybrany operator oraz wypożyczeń przypisanych do
wszystkich ról, do których przynależy ten operator.
Stan zadania – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń w odpowiednim stanie
(np.
bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji wypożyczenia może posiadać
różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję, w której stosowany
będzie filtr „stan zadania”. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie
wszystkich stanów;
Stan realizacji – umożliwia wyświetlenie wypożyczeń w zależności od stanu
aktywności (otwarte/zamknięte), w którym znajduje się wypożyczenie.
Aktywność poszczególnych stanów zadania definiowana jest z poziomu definicji
wypożyczenia;
Szukaj w treści – jest to specjalny filtr pozwalający na wyszukiwanie wypożyczeń
na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa
(Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te wypożyczenia, w których każde z
wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych
pól. Wielkość liter nie jest brana pod uwagę;
Rodzaj urządzenia – umożliwia pokazanie wypożyczeń zawierających wybrany
rodzaj urządzenia, o ile zdefiniowano więcej, niż jeden typ urządzenia;
Urządzenie – umożliwia filtrowanie listy w kontekście konkretnego urządzenia.
Dodawanie nowego wypożyczenia
Na pasku narzędzi znajduje się przycisk [Nowy]. Jego wciśnięcie powoduje dodanie
nowego wypożyczenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej
konfiguracji domyślnym zleceniem jest kontakt (Wypoż).
Jeżeli chcemy dodać zdarzenie innego rodzaju (o innej definicji), należy:
Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku Nowy
Lub wcisnąć klawisz <Insert>
Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy)
W każdym z tych przypadków zostanie wyświetlona lista dostępnych definicji wypożyczeń
(rodzajów), z której należy wybrać żądaną definicję.
22
Rys. 17 Wypożyczenie.
Zakładka „Wypożyczenie”
Blok „Numer”:
Definicja – wyświetla kod definicji wypożyczenia. Domyślna definicja w systemie to
WYPOŻ.
Numer – unikalny numer wypożyczenia nadawany przez system, zgodnie z
formatem ustalonym przy definiowaniu rodzaju wypożyczenia.
Blok „Zlecenie”:
Urządzenie – wybieramy główne urządzenie, którego dotyczy wypożyczenie. Pole
jest wymagane.
Model – jeżeli wybrane urządzenie główne jest przypisane do danego modelu –
jego nazwa jest prezentowana w tym miejscu.
Kontrahent – kontrahent, który wypożycza urządzenia. Pole jest także
wykorzystywane podczas rozliczania wypożyczeń – jest przepisywany na
dokument handlowy generowany dla wypożyczenia.
Przedstawiciel – osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Zwykle
będzie to osoba wypożyczająca urządzenie.
Prowadzący – operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego
wypożyczenia. Zwykle będzie to osoba przyjmująca, rejestrująca wypożyczenie
Telefon – numer kontaktowy
Nazwa – tytuł wypożyczenia np. „Sprzęt budowlany”
23
Opis – dodatkowy opis wypożyczenia
Uwagi – miejsce na dodatkowe uwagi
Blok „Daty”:
Od – określa początek wypożyczenia.
Do – określa koniec wypożyczenia.
Data i czas zwrotu – jeżeli wypożyczone urządzenia zostały wcześniej oddane, niż
to wynika z czasu trwania zlecenia, tutaj można wprowadzić datę faktycznego
zwrotu. Data jest uwzględniania w operacjach rozliczania urządzeń oraz podczas
badania dostępności urządzenia.
Blok „Stan”:
Priorytet – określa poziom ważności wypożyczenia. Może być przydatny przy
rezerwacji urządzeń. Dostępna lista priorytetów określana jest na definicji
wypożyczenia.
Stan – wyświetla etap realizacji wypożyczenia, z listy określonej na definicji
wypożyczenia. Zmiana etapu jest dokonywana ręcznie przez użytkownika.
Standardowa definicja wypożyczenia ma stany: Zarezerwowane, Wypożyczone –
stany aktywne oraz Zwrócone, Odwołane – stany nieaktywne.
Aktywny – pole prezentuje czy aktualny stan (etap) wypożyczenia jest aktywny.
Aktywność poszczególnych stanów określana jest na definicji wypożyczenia i jest
powiązana z dostępnością urządzeń znajdujących się na wypożyczeniu.
Zakładka „Urządzenia”
Wypożyczenie w systemie enova może być realizowane dla wielu urządzeń na raz.
Na zakładce „Urządzenia” prezentowana jest lista urządzeń związanych z wypożyczeniem.
24
Rys. 18 zakładka "Urządzenia".
Lista urządzeń jest wyposażona standardowo w pasek selekcji (zestaw filtrów)
umożliwiający filtrowanie pozycji po:
Rodzaj urządzenia – umożliwia pokazanie urządzeń konkretnego typu, o ile
zdefiniowano więcej, niż jeden typ urządzenia. Pusty wpis powoduje wyświetlenie
wszystkich rodzajów urządzeń.
Modele urządzeń – jeżeli zdefiniowano modele urządzeń opcja pozwala
na wyświetlenie urządzeń z danego modelu.
Dodawanie urządzeń do wypożyczenia
Aby dodać urządzenia do wypożyczenia można z poziomu formularza wypożyczenia:
Użyć opcji „Dodaj Urządzenia” z menu Czynności – pojawi się formularz wyboru
urządzenia, który po rozwinięciu pozwala na dodanie wielu urządzeń z listy.
25
Rys. 19 Dodawanie urządzeń do zlecenia.
Użyć opcji „Dodaj urządzenia według modelu” z menu Czynności – pojawi
się formularz wyboru modelu oraz ilości urządzeń jakie chcemy dodać. Czynność
ta wyszukuje dostępne urządzenia o podanym modelu i dodaję do wypożyczenia
zgodnie ze wskazaną ilością.
Rys. 20 Dodanie urządzenia według modelu.
W przypadku barku wymaganej ilości urządzeń o wybranym modelu pojawi się odpowiedni
komunikat, który daje użytkownikowi możliwość zadecydowania jak program ma się
zachować.
26
Rys. 21 Komunikat o braku urządzeń.
Na liście „Urządzenia” użyć przycisku <Nowy>, bądź wybrać Nowy z menu
kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy). Pojawi się formularz pośredni
„Urządzenia użytego”, w którym obowiązkowo należy wybrać urządzenie,
można także określić stan zadania, datę i czas zwrotu.
Obiekt urządzenia użytego jest łącznikiem pomiędzy zadaniem wypożyczenia,
a konkretnym urządzeniem – dlatego też określenie poszczególnych wartości
np. stanu nie odnosi się do całego wypożyczenia, ale właśnie tego powiązania
urządzenie-wypożyczenie, reprezentowanego przez urządzenie użyte.
27
Rys. 22 Formularz urządzenia użytego.
Na liście „Urządzenia” użyć przycisku Insert, bądź kliknąć na ostatni wiersz z
listy urządzeń ( wiersz dodawania nowego wpisu). Wiersz prezentuje obiekty
pośrednie Urządzenia Użytego i tak samo jak na formularzu należy uzupełnić
urządzenie i można także modyfikować pozostałe własności.
Zakładka „Dokumenty”
Na zakładce „Dokumenty” znajdują się dokumenty handlowe i księgowe
powiązane z wypożyczeniem. Można tam rejestrować np. faktury wystawione z tytułu
świadczonej usługi. Przycisk [Nowy] umożliwia wskazanie dokumentu na liście
dokumentów handlowych, bądź księgowych i powiązanie go z wypożyczeniem.
Funkcjonalność zakładki „Dokumenty” dostępna jest wyłącznie dla użytkowników
posiadających moduł Faktury lub Handel.
W tym miejscu wyświetlane są także dokumenty handlowe będące rezultatem rozliczenia
wypożyczenia poszczególnych urządzeń.
Rozliczanie wypożyczenia
Enova posiada zaimplementowane rozwiązanie fakturowania kontrahentów na
podstawie istniejącego wypożyczenia dla poszczególnych urządzeń w nim zawartych.
Fakturowanie może odbywać się poprzez użycie przycisku [Rozlicz urządzenia]
z poziomu formularza wypożyczenia, na zakładce urządzenia. Po zaznaczeniu urządzenia
na liście, bądź wielu urządzeń (klikanie z Shift, CTRL). Użycie przycisku powoduje
wygenerowanie dokumentu handlowego rozliczającego wypożyczenie w zakresie
zaznaczonych urządzeń.
28
Rys. 23 Rozliczanie urządzeń na wypożyczeniu.
Aby rozliczanie urządzeń było możliwe należy:
Na definicji zlecenia wybrać definicję dokumentu handlowego oraz magazyn
wykorzystywany do rozliczania :
Rys. 24 Ustawianie definicji dokumentu handlowego.
Stworzyć w module handel usługę/usługi wykorzystywane do rozliczania
wypożyczenia opierającą się o jednostki czasowe zdefiniowane w
konfiguracji Wypożyczalni, na zakładce ogólne ( domyślnie miesiąc, dzień,
godzina).
29
Rys. 25 Usługa rozliczająca wypożyczenie.
Na formularzach urządzeń wprowadzić na zakładce „Inne” wcześniej
stworzoną usługę do rozliczania wypożyczeń. Gdy chcemy, aby była brana
inna stawka pod uwagę, niż zdefiniowana, na usłudze należy wprowadzić
odpowiednią kwotę
w polu Stawka. Można także określić typ
zaokrąglania kwot ze względu na przyjęte jednostki czasowe.
Rys. 26 Zakładka "Inne".
30
W wyniku przeprowadzenia takich operacji można rozliczać wypożyczenie. W wyniku
rozliczenia powstanie dokument handlowych zgodnie z ustawioną definicją, zawierający
pozycje z usługami przypisanymi to poszczególnych urządzeń.
Rys. 27 Dokument handlowy rozliczający wypożyczenie.
W ten sposób wygenerowany dokument automatycznie podpinany jest do dokumentów
powiązanych wypożyczenia – zakładka „Dokumenty”.
Rys. 28 Dokumenty powiązane.
Anulowanie otwartych wypożyczeni
Z poziomu listy wypożyczeń oraz formularza wypożyczenia wprowadzono szybki
mechanizm anulowania dokumentu.
Z poziomu listy czynność można wywołać dla zaznaczonych dokumentów wypożyczenia w
dwojaki sposób :
Wybierając opcję z menu czynności „Anuluj wypożyczenie”;
31
Wybierając opcję z menu kontekstowego ( kliknięcie prawym przyciskiem myszy na
zaznaczonych wierszach) z grupy czynności : „Anuluj wypożyczenie”.
Z poziomu formularza opcja dostępna jest w menu czynności „Anuluj wypożyczenie”.
Rys. 29 Czynność: Anuluj wypożyczenie.
W rezultacie wykonania tej czynności użytkownik wybiera finalny stan dokumentu z listy
stanów „niekatywnych”.
Rys. 30 Wybór nieaktywnego stanu.
Przeprowadzenie takiej operacji powoduje, iż dokument wypozyczenia jest jedynie
ewidencją w systemie i nie tworzy żadnych skutków systemowych (np. rezerwacji
urządzeń).
Anulowanych wypożyczeń nie należy przywracać do stanu aktywnego,
ponieważ operacja taka nie ustawia stanu rezerwacji zasobów.
32
Obsługa różnych terminów zwrotu urządzeń
W przypadku ustawienia na definicji wypożyczenia (opis w dalszej części
dokumentu) kontroli dostępności urządzenia, sprawdzane są daty poszczególnych zadań
wypożyczeń w celu badania możliwości ich wypożyczenia.
W ogólnej sytuacji okres zajętości urządzenia określony jest na zakładce
„Wypożyczenie w polach dat Od i Do. W przypadku, gdy urządzenia są zwrócone
wcześniej/później należy ustawić datę zwrotu na zakładce wypożyczenie, aby
udostępnić/zablokować urządzenia z tego wypożyczenia w okresie będącą różnicą
między datą planowana, a rzeczywistą datą zwrotu urządzenia.
Rys. 31 Ustawianie zwrotu urządzeń.
Zarzadzanie czasem wypożyczeń jest także możliwe, osobno dla poszczególnych
urządzeń ujętych na wypożyczeniu, z poziomu zakładki „Urządzenia”. Należy pamiętać, iż
prezentowane tutaj indywidulane zadania wypożyczeń są obiektami pośrednimi tzw.
„Urządzeniami Użytymi”, w których można ustawiać stany i daty pojedynczych zadań
wypożyczeń w obrębie całego wypożyczenia.
33
Rys. 32 Urządzenia Użyte.
Stany wypożyczenia
Każdy dokument wypożyczenia jest w określonym stanie, który prezentowany jest
na zakładce Wypożyczenie. Lista tych stanów określana jest na poziomie definicji
wypożyczenia. Stany dzielimy na aktywne, gdy dokument wypożyczenie nie jest jeszcze
dokumentem finalnym i nieaktywne, gdy praca z dokumentem już została zakończona.
Wypożyczenie w stanie nieaktywnym nie podlega edycji. W sytuacji, kiedy potrzebujemy
przywrócić dokument wypożyczenia należy użyć w menu Czynności opcji „Zmień stan
zadania”:
34
Rys. 33 Zmiana stanu zadania.
I wybrać odpowiedni nowy stan :
Rys. 34 Wybór stanu zadania.
Do używania czynności zmiany stanu zadania niezbędne jest przyznanie na
Roli przypiętej do użytkownika pełnego prawa do Zadania->Zadania i
Zdarzenia CRM -> Worker -> Zmień stan zadania.
Na zakładce urządzeń przy ustawianiu indywidualnych stanów na poszczególnych
Urządzeniach użytych lista stanów pobierana jest z definicji wypożyczenia.
35
Historia wypożyczeń urządzenia
Lista Wypożyczenia na formularzu urządzenia zawiera listę wszystkich wypożyczeń dla
danego urządzenia. Dzięki temu mamy możliwość łatwego przeglądania całej historii
wypożyczeń tego urządzenia. Na tej liście możliwe jest również dodanie nowego
dokumenty wypożyczenia dla urządzenia.
Jak opisano wcześniej nowe wypożyczenia można wprowadzić przycisk Utwórz
wypożyczenie na formularzu urządzenia.
Rys. 35 Historia Wypożyczeń.
Na liście wypożyczeń prezentowane są indywidualne zadania wypożyczeń
(Urządzenie Użyte), a nie dokumenty Wypożyczenia. Stąd też prezentowane dane
odnoszą się do pojedynczego urządzenia, a nie całego wypożyczenia. Przejście do
wypożyczenia następuję przez otwarcie formularza „Urządzenia Użytego”:
36
Rys. 36 Urządzenie Użyte.
Z tego poziomu możemy już bezpośrednio przejść do dokumentu wypożyczenia rozwijając
pole „Wypożyczenie”.
37
Modele
Lista modeli pozwala na definiowanie modeli urządzeń. Model można traktować
jako podkategorię rodzaju urządzenia. Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować
samochód osobowy, a modele to klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane
urządzenie tego typu, będzie miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np.
Audi, A4.
Dodawanie modelu
W celu stworzenia nowego modelu należy na liście:
wybrać przycisk
;
lub wcisnąć klawisz <Insert>;
lub wybrać „Nowy” z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy);
Na formularzu modelu widnieją następujące pola:
Nazwa – nazwa modelu;
Symbol – symbol modelu;
Opis – dodatkowe informacje;
Aktywny – określa czy dany model będzie widoczny na liście modeli na formularzu
urządzenia.
38
Rys. 37 Definicja modelu.
39
Konfiguracja modułu Wypożyczalni
Konfiguracja modułu Wypożyczalni obejmuje tworzenie definicji wypożyczeń,
urządzeń oraz ustawianie jednostek czasowych do rozliczania wypożyczeń.
Konfiguracja Wypożyczalni dostępna jest w Narzędzia -> Opcje -> Wypożyczenia.
Ogólne
Folder „Ogólne”, w konfiguracji Wypożyczeń pozwala na określenie jednostek
używanych przy rozliczaniu dokumentów wypożyczeń. Tworzone w module Handel usługi
o przeznaczeniu rozliczania wypożyczeń muszą mieć ustawioną jedną z jednostek
wprowadzonych w tej konfiguracji :
Rys. 38 Ustawianie jednostek rozliczeniowych.
Rodzaje urządzeń
W celu utworzenia nowej definicji urządzenia należy przejść do Narzędzia -> Opcje
-> Wypożyczenia -> Rodzaje urządzeń, a następnie wybrać
po czym otworzony zostanie nowy formularz, na którym należy wypełnić poniższe pola:
40
Zakładka „Ogólne”
Nazwa – nazwa typu urządzenia;
Symbol – symbol typu urządzenia;
Domyślny – ustawienie tego parametru powoduje, iż stworzona definicja będzie
domyślnym typem urządzenia podczas dodawania nowego. Tylko jeden typ
urządzenia może być domyślny.
Filtr towaru – pole to umożliwia ustawienie domyślnej listy, która będzie
wyświetlana przy wypełnianiu pola „Towar” na formularzu urządzenia. Kliknięcie w
przycisk <Sprawdź> wywoła okno lookup z pełną kartoteką towarów
zarejestrowanych w systemie. Jeżeli jednak w pole filtr wpiszemy np. [Kod] like
‘BUT%’ wówczas po kliknięciu <Sprawdź> wywołana zostanie lista towarów,
których kod rozpoczyna się od znaków BUT. Ta sama lista zostanie wywołana na
formularzu urządzenia po kliknięciu w pole „Towar”. Należy pamiętać, że pole
Towar na formatce urządzenia, jest dostępne tylko wtedy, gdy zaznaczony jest
checkbox <Serwisowane> przy jednoczesnym odznaczeniu checkboxa
<Własne> (domyślnie takie ustawienie występuje dla definicji rodzaju urządzenia
w „Zleceniach serwisowych”).
Do tworzenia filtrów warto korzystać z mechanizmu konstrukcji filtrów
zaawansowanych na listach z poziomu organizatora widoku. Z przygotowanych
filtrów, w trybie edycji można bezpośrednio skopiować odpowiednie wyrażenie
filtrujące.
Rys. 39 Tworzenie wyrażeń filtrujących.
41
Gwarancja – (zastosowanie w module Zleceń Serwisowych) okres gwarancji
wyrażony w miesiącach np. 12, 24. Podczas rejestrowania urządzenia, na
podstawie tej wartości oraz daty sprzedaży, system sam wygeneruje dokładną
datę gwarancji.
Planowany przegląd (zastosowanie w module Zleceń Serwisowych) – jeżeli dany
typ urządzenia powinien być regularnie sprawdzany tutaj można zaznaczyć, co ile
miesięcy należy dokonać przeglądu. Na podstawie tej wartości, oraz okresu
gwarancji i daty sprzedaży (wprowadzanej na formularzu urządzenia) enova
zaproponuje terminy obowiązkowych przeglądów.
Definicja zlecenia (zastosowanie w module Zleceń Serwisowych) – wartość
dostępna z listy wyboru. Znajdują się na niej wszystkie definicje zadań i zleceń
serwisowych
Rodzaj formularza – zwykły lub użytkownika. W przypadku wyboru drugiej opcji
zostanie wywołana zakładka „Użytkownika”, na której będzie można zdefiniować
formularz użytkownika. Opis zakładki w kolejnym podrozdziale.
Prefix – jest wykorzystywany przy automatycznym nadawaniu identyfikatorów
urządzeniom. Identyfikatory będą zaczynać się znakami wprowadzonymi w tym
polu
Długość – wyznacza liczbę cyfr dodawanych po znakach prefixu. Np. 3 spowoduje,
że numeracja zakończy się po 999 urządzeniu.
Zakładka „Prawa danych”
Zakładka prawa danych służy do określenia, dla których ról będzie widoczna dana
definicja. Dopuszczalne są wartości:
Pełne prawo do edycji. Operator będzie mógł tworzyć urządzenia o takiej definicji,
modyfikować je i usuwać;
Prawo do podglądu (tylko odczyt). Operator będzie mógł przeglądać urządzenia
o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować;
Zakaz dostępu. Operator w ogóle nie widzi na listach urządzeń o określonej
definicji.
Zakładka „Użytkownika”
Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji,
udostępniona zostanie zakładka „Użytkownika”, która pozwala na przystosowanie widoku
formularza do potrzeb użytkownika.
Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych
informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola „Filtr” można przeszukiwać listę po
szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku „Dodaj pole”
obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących
formatkę.
Po zaznaczeniu parametrów „pokazuj kolekcje (podlisty)” oraz „właściwości
biznesowe”, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji.
42
Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza
użytkownika na dole okna (Sekcja „Użytkownika”).
Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak:
Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak
pole;
Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego
pola;
Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a
kontrolką;
Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola);
Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola
możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc.
Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy
zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę;
Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed
edycją;
Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym
zaznaczone pole.
Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym
przez użytkownika wyglądem formularza.
Na widoku formularza użytkownika musi znajdować się pole wymagalne
„Nazwa”. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie urządzenia.
Definicje dokumentów wypożyczeni
Opcje
W celu utworzeni nowej definicji wypożyczenia należy przejść do Narzędzia ->
-> Wypożyczenia -> Definicje Wypożyczeń, a następnie wybrać
po czym otworzony zostanie nowy formularz, na którym
należy wypełnić poniższe pola:
Zakładka „Ogólne”
Standardowa – użytkownik nie ma wpływu na wartość tego checkboxa. Jeśli pole
jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez
producenta i nie można jej usunąć.
Nazwa – nazwa definicji;
43
Symbol – symbol definicji, musi być unikalny;
Drugi - oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym
ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego;
Domyślna – jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście wypożyczeń
wywoła formularz wypożyczenia dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być
domyślna;
Algorytm - zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki „Kod kalkulatora
zadań” pozwalającego modyfikować zachowanie definicji;
Zablokowana – zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej
definicji;
Rodzaj formularza – pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji:

Pełny/Prosty – (w przypadku definicji wypożyczeń nie ma różnicy
pomiędzy tymi opcjami) na formularzu wypożyczenia dla wprowadzania i
wyświetlania danych dostępne są foldery(zakładki) : Wypożyczenie,
Urządzenia, Dokumenty;
 Użytkownika
– wygląd folderu(zakładki) Wypożyczenie jest
konfigurowany przez operatora (nazwa zakładki zostaje zmieniona na
Użytkownika). Mechanizm definiowania zakładki użytkownika jest taki
sam jak w przypadku definicji rodzajów urządzeń.
Definicja zadania generowanego przy zamknięciu (ogólna funkcjonalność
aktywności CRM) – jest to definicja aktywności CRM (w tej grupie zaliczamy
zadania, zdarzenia, wypożyczenia, zlecenia serwisowe), która będzie
automatycznie wygenerowana przy przestawianiu stanu zadania na „nieaktywny”
stan ( wybór jednego ze stanów o takim statusie).
Definicja zadania grupowego (funkcjonalność przeznaczona dla zadań/zdarzeń
CRM) – jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego,
wówczas zadanie takie będzie posiadało zakładkę „Uczestnicy” i będzie możliwe
dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla
każdego operatora wskazanego na liście uczestników zostanie utworzone
zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania w
dokumentacji CRM);
Definicja dokumentu handlowego – tutaj należy wskazać definicję dokumentu
handlowego, która będzie brana pod uwagę podczas rozliczania urządzeń.
Należy także podać magazyn, na którym dokument handlowy ma operować.
Numeracja - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji
numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać
wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i
przeniesieniu go za pomocą klawisza „Dodaj pole” zostanie uwzględnione w
ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.Year) mogą przyjmować różne
długości np.: „2011” dla długości 4 znaków lub „11” dla 2 znaków. Powyższymi
ustawieniami steruje przycisk „Szerokość pola”, gdzie można określić długość
poszczególnych pól. Za pomocą przycisków „Przenieść w górę”, „Przenieś w
dół” można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z
44
definicji powinna zawierać symbol „*”, która odpowiada za automatyczną
numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje
sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane
dynamicznie.
Zakładka „Stany”
Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zlecenia zawiera:
Liczbę porządkową – określającą kolejność na liście wyboru;
Nazwę;
Pole Aktywny – określa, czy wypożyczenie w tym stanie jest otwarte.
Zakładka „Priorytety”
Służy do określania priorytetów dla wypożyczenia. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera:
Liczbę porządkową – określającą kolejność na liście wyboru;
Nazwę;
Zakładka „Opcje”
Sekcja Opcje zawiera:
Kategorie - pozwala na przypisania definicji aktywności CRM do określonej
kategorii. Definicje wypożyczeń powinny być przypisane do Kategorii
Wypożyczenie. Kategorie definiowane są w Narzędzia->Opcje-> CRM-> Ogólne
-> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu
łatwiejszego przypinania wydruków.
Rejestracja historii zmian – przy każdej zmianie wypożyczenia tworzony jest
zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującym zmiany.
Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian
jest dostępna na zakładce „Historia” na formularzu wypożyczenia;
Opis HTML – zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę „Opis” na formularzu
zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybuty graficzne
(pogrubienie, kursywa itp.) – opcja pomijana w przypadku wypożyczeń
(funkcjonalność niedostępna).
Całodzienne – przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola
„Rozpoczęcie” (0:00) i „Zakończenie”(23:59) – opcja pomijana w przypadku
wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna).
Inicjuj nazwę – przy dodawaniu zadania w polu „Nazwa” pojawi się nazwa definicji
zadania;
Definicja do importu maili – określa czy dana definicja będzie służyć do importu
maili z programu Outlook 2007/2010 (pod warunkiem zainstalowania dodatku
enova.Outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa
pozycja na liście wypożyczeń.
45
Powiąż czas wykonania - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne
sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji – opcja pomijana w
przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna).
Dostępny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji
zadania – opcja pomijana w przypadku wypożyczeń.
Automatyczny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne
włączanie się stopera podczas otwierania formatki – opcja pomijana w przypadku
wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna).
Sekcja enova.NET – opcje tutaj ustawione są pomijane w przypadku wypożyczalni
(funkcjonalność niedostępna):
Dostęp – określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp
do wypożyczeń o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak – całkowity zakaz
dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja – możliwość zmiany
treści zadań;
Dodawanie – określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe
zadanie o tej definicji;
Widoczna w module - pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w
enova.NET
Sekcja Zasoby CRM:
Filtr typu zasoby - pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy – opcja
pomijana w przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna).
Kontrola czasu na zasobie - określa sposób kontroli czasu podczas dodawania
zasobów:

/Zablokowany/ (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) – uniemożliwia
wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresu
rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania.
 /Ostrzegaj/ (Zielony tekst na kalendarzu i liście) – powoduje inicjowanie
okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu
rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza
okres aktywności
 /Brak/ (Czarny) - tekst aktywności do której zasób jest podłączony.
W przypadku Wypożyczeń jedynymi zasobami branymi pod uwagę są
urządzenia wprowadzone na wypożyczeniu. W tym przypadku sterowanie
okresu użycia zasobu jest sterowane przez zadanie wypożyczenia, czyli nie ma
możliwości wyjść poza okres zadania. Rezerwacja zasobu urządzenia w
okresie jego wypożyczenia następuje w przypadku ustawienia na definicji
„Kontrola dostępności urządzenia” na zabraniaj. Przy pozostałych dwóch
46
opcjach użycie zasobu jest jedynie ewidencjonowane.
Sekcja Dokumenty CRM:
Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas
dodawania dokumentów na formularzu zadania.
W przypadku Wypożyczeń nie ma pola wyświetlającego sumę wartości
podpiętych dokumentów. Taką informację można wyciągnąć na zakładce
użytkownika bądź w na zakładce cech na drodze wdrożeniowej.
Sekcja Cechy:
Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas
kopiowania zadania.
Sekcja Zadanie dla roli:
Rola - wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli.
Sekcja Wypożyczenia/Serwis
Kontrola dostępności urządzeni - określa sposób zachowania się systemu w
przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Można nie kontrolować
dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia.
Należy pamiętać, iż opcja przypisana jest do definicji wypożyczenia, czyli jak
na definicji A jest zaznaczona kontrola na zabraniaj i na definicji B kontroli brak,
to jeżeli w danym okresie urządzenie zostało wypożyczone na dowolnym
wypożyczeniu, będziemy w tym okresie mogli wypożyczyć to urządzenie za
pomocą wypożyczenia B.
Zakładka „Mail”
Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań.
Posiada dwie grupy parametrów:
Wysyłaj pocztę do – w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana
poczta

Wykonującego – poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako
Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce
CRM, adresu e-mail;
 Prowadzącego – poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako
Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce
CRM, adresu e-mail;
47

Kontrahenta – poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to
uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu e-mail;
Automatyczne powiadomienia o – pozwala na określenie sytuacji, w których
będzie automatycznie wysyłana poczta:

Utworzeniu – e-mail zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego
zadania;
 Edycji – e-mail zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie
zmodyfikowane zadanie;
 Zamknięciu – e-mail zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania
na nieaktywne (przy zamknięciu zadania),
Okno potwierdzenia e-mail - pozwala na określenie czy podczas wysyłania
wiadomości e-mail ma pokazywać się okno wysyłki wiadomości
Aby było możliwe wysyłanie poczty przez nova, konieczne jest wprowadzenia danych
serwera SMTP w Opcje -> Systemowe -> Asystent.
Zakładka „Prezentacja danych”
Zakładka Prezentacja danych pozwala na określenie warunków kolorowania
zapisów na wszystkich listach. Konstrukcja filtrów jest identyczna jak podczas definiowania
kolorowania na listach. Dodatkowo można ustawić informację wyświetlane w podwidokach
typu kalendarz na wypożyczeniach, za pomocą pól Nazwa – określa pierwszą linie
wyświetlaną w kalendarzu oraz Opis - określa drugą linie wyświetlaną w kalendarzu.
Rys. 40 Konfiguracja prezentacji danych.
48
Rys. 41 Efekt kolorowania listy „Wypożyczeń”.
W przypadku definiowania informacji na kalendarzu użytkownik może używać
odwołań biznesowych do pól wypożyczenia (lista dostępnych pól pojawi się po użyciu
przycisku „…”) oraz na sztywno wprowadzonych napisów, które należy umieszczać w
cudzysłowach. Dodatkowo poszczególne wpisy można łączyć za pomocą operatora
arytmetycznego „+”.
Rys. 42 Konfiguracja prezentacji kalendarza.
Przed zapisaniem definicji warto sprawdzić poprawność wprowadzonego kodu
za pomocą przycisku „Sprawdź kod”
Konfiguracji prezentacji danych w kalendarzu ma jedynie sens, gdy wypożyczenia
są realizowane w zakresie jednego dnia ( nie całego), gdyż będą widoczne jedynie w
widoku prezentacji tygodnia ( rozbicie na okresy godzinowe).
49
Rys. 43 Kalendarz wypożyczeni.
Zakładka „Prawa danych”
Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej
definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu, lub
ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na
formularzu operatora.
50
Wypożyczania jako podsystem CRM
Koncepcja jak i mechanizmy wykorzystywane w Wypożyczeniach narodziły się z
modelu CRM w systemie enova. Tak też obiekty urządzeń mają wiele wspólnego z
obiektami zasobów w CRM i tak samo jak one podlegają rezerwacją. Dokumenty
wypożyczeń ogólnie rzecz biorąc są obiektami aktywności CRM, kategoryzowane jako
Wypożyczenia. Warto o tym pamiętać, gdyż niektóre mechanizmy z CRM można
wykorzystywać właśnie w module wypożyczeń. Przykładem takiego mechanizmu jest
funkcjonalność opiekuna kontrahenta opisana w dokumentacji enova CRM. Dodatkowo
system uprawnień w dużej mierze jest wspólny dla CRM i Wypożyczeń, dlatego też
znajomość modułu CRM znacząco wpływa na umiejętność konfiguracji Wypożyczalni.
51
Dostępne klawisze skrótów
Lista klawiszy użytych w programie enova. Regułą ogólną nawigacji jest zgodność z
mechanizmami zastosowanymi w MS Windows. Znaczkiem [Win] oznaczone zostały
klawisze standardu Windows.
F1 - Pomoc [Win]
F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win]
F3 - Wejście na belkę filtrów listy, to jest ta belka która znajduje się bezpośrednio
nad listą. Kolejne naciśnięcie przechodzi na drzewo grup listy o ile jest widoczne.
F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, kalendarzyka, kalkulatorka, itp [Win]
F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), wczytuje dane ponownie z bazy
danych [Win]
F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne
F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne
F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne (najczęściej
podsumowanie zaznaczonych elementów listy)
F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne (najczęściej
zatwierdzanie i zamykanie dokumentu)
F10 - Przejście do menu okna [Win]
F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne
F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne
Shift+F3 - Wejście na drzewo grup listy, znajdujące się po lewej stronie listy.
Kolejne naciśnięcie przechodzi na belkę filtrów listy o ile jest widoczne.
Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a
Shift+F8 - Podsumowanie wszystkich elementów listy
Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki
Ctrl+F3 - Wyszukuje następną wartość na liście (kontynuacja Ctrl+F)
Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy
Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy
Alt+F3 - Sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny
Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna
Ctrl+Space - Na formularzu to samo co F4; na liście zaznacza/odznacza aktualny
zapis
Alt+strzałka w dół - To samo co F4 [Win] lub dla kontrolki edycyjnej ze strzałkami
góra/dół oznacza naciśnięcie strzałki w dół
Alt+strzałka w górę - Dla kontrolki edycyjnej ze strzałkami góra/dół oznacza
naciśnięcie strzałki w górę
52
Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście
otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa
Alt+Enter - na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu lub akcja
standardowa
Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony
Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i
zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie
Ctrl+Shift+Enter - Alternatywny klawisz aktualizacji zapisu, szczególnie potrzebny
na formularzach
Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win]
Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win]
Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win]
Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win]
Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w
kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka
okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe
[Win]
Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy
Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis do listy przy pomocy formularza
Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na
kontrolka edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win]
Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win]
Alt+strzałka w prawo - Na głónym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na
formularzu wyświetla poprzedni zapis
Alt+strzałka w lewo- Na głónym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na
formularzu wyświetla następny zapis
Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych
zaznaczoną aktualizację zapisu
Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi
aktualizacjami
Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj Ctrl+Tab)
Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj Ctrl+Shift+Tab)
Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w
kontrolce
Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka
Ctrl+F - Otwiera okienko szukania po dowolnym tekście zapisów na liście
Ctrl+G - Na formularzu przechodzi do wskazanego zapisu
Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami
Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna
53
Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy
Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki
Ctrl+X - Wycina zaznaczone dane do schowka
Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce
Ctrl+<cyfra> - Otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka Ctrl+1,
dziesiąta Ctrl+0.
Ctrl+<litera> - Klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście
otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie
Ctrl+Shift+F - Otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście
Ctrl+Shift+H - Zamienia wartości na liście
Ctrl+Shift+S - Zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania
formularza
Ctrl+Shift+P - Wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna
Ctrl+Shift+<litera> - Dodaje nowy zapis odpowiedniego typu
Alt+<litera> - Aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie)
[+] lub [=] - rozwija wskazany poziom drzewa
[-] lub [_] - zwija wskazany poziom drzewa
[*] - rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie).
54