Zapytanie ofertowe - Górnośląska Wyższa Szkoła Pedagogiczna

Człowiek-najlepsza inwestycja
Zapytanie ofertowe nr. 1/PO KL/2012
na usługi sprawozdawczości i monitoringu w projekcie dofinansowanym w ramach
poddziałania 4.1.1 PO KL pt. „Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu”
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi
.
SEKCJA I: INFORMACJE ADMINISTRACYJNE
I.1). NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:
Górnośląska Wyższa Szkoła Pedagogiczna imienia Kardynała Augusta Hlonda
ul. Powstańców 19, 41-400 Mysłowice
I.2). Adres strony internetowej, na której jest dostępna zapytanie: www.wsew.edu.pl
I.3). Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).
I.4). Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii
Europejskiej: Projekt dofinansowany z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007 - 2013,
Priorytet IV, Poddziałanie 4.1.1.
I.5). Osoba do kontaktu ze strony Zamawiającego: Ewa Pilawa, tel. 32/223-81-44,
e-mail: [email protected].
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zapytanie ofertowe na świadczenie usługi
sprawozdawczości i monitoringu w projekcie dofinansowanym w ramach poddziałania 4.1.1 PO KL pt.
”Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu”.
II.1.2) Rodzaj i wartość zamówienia: usługi o wartości przekraczającej 14 tyś EURO.
II.1.3) Warunki udzielenia zamówienia: zgodnie z zasadą konkurencyjności - nie podlega przepisom
ustawy Prawo zamówień publicznych.
II.1.4) Określenie zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług
obejmujących:
Sprawozdawczość i monitoring projektu dofinansowanego w ramach PO KL (usługi 24 m-ce –
od 01 października 2012 roku do 31 września 2014 roku).
Przez ww. usługę rozumie się:
a) Nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji projektu zgodnie z zakresem,
harmonogramem i budżetem.
b) Zapewnienie, iż projekt realizowany będzie zgodnie z zaleceniami IP (Narodowe Centrum
Badań i Rozwoju).
Projekt ”Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu” współfinansowany przez Unię Europejską
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Człowiek-najlepsza inwestycja
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
Wsparcie merytoryczne w zakresie procedur i prowadzenia dokumentacji formalnej.
Świadczenie usług doradczych związanych z kontrolami projektu przez organy do tego
uprawnione.
Sporządzanie wniosków beneficjenta o płatność wraz z wymaganymi załącznikami,
zgodnie z harmonogramem płatności, z uwzględnieniem ewentualnych korekt
i autokorekt, aż do uzyskania końcowej akceptacji wniosku końcowego.
Kontakty z Instytucją Pośredniczącą w zakresie analizy, modyfikacji i zatwierdzania
Wniosków o płatność.
Analiza ilościowa i jakościowa wydatków rozliczanych w ramach wniosku o płatność.
Weryfikacja poprawności dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu.
Aktualizacja harmonogramów płatności.
Niezwłoczne informowanie zamawiającego o wszelkich odstępstwach od planowanych
osiągnięć wskaźników monitorowanych w ramach procesu sprawozdawczości.
Doradztwo w zakresie obowiązujących przepisów dotyczących kwalifikowalności
wydatków.
Monitoring produktów i wskaźników.
Ponadto zobowiązuje się Wykonawcę do obecności w siedzibie Zamawiającego min. 2 razy
w tygodniu na co najmniej 2h, uczestniczenia w kontrolach organów do tego uprawnionych
oraz stawiania się na każde uzasadnione wezwanie Zamawiającego. Wykonawca wykonywać będzie
usługi sprawozdawczości i monitoringu będące przedmiotem zamówienia zgodnie z obowiązującymi
dokumentami w szczególności z :
−
Zasadami Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
−
Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu
−
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
Wzorami dokumentów: Wnioskiem o płatność wraz z załącznikami i Formularzem
danych PEFS 2007.
II.1.5) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.
II.1.6) Czy przewiduje się udzielenie zaliczki: nie
II.1.7) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79400000-8.
II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.09.2014 roku
II.3) ZASADY SKŁADANIA OFERT
II.3.1) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.
II.3.2) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.
II.3.3) Na ofertę składają się następujące dokumenty:
1. Specyfikacja cenowa, której wzór stanowi Załącznik nr. 1 do niniejszego Zapytania
ofertowego.
2. Kserokopie :
a. odpowiedniego dokumentu rejestrowego oferenta (np. wypis z KRS, wypis
z ewidencji działalności gospodarczej, w przypadku spółki cywilnej również umowa
spółki),
b. zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON,
c. decyzji w sprawie nadania NIP.
Projekt ”Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu” współfinansowany przez Unię Europejską
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Człowiek-najlepsza inwestycja
3. Formularz oświadczeń, którego wzór stanowi Załącznik nr. 2 do niniejszego Zapytania
ofertowego.
4. Kserokopia lub oryginał pełnomocnictwa do reprezentacji oferenta w zakresie procesu
oferowania – jeśli dotyczy.
5. Wykaz usług dotyczących realizacji procesu sprawozdawczości i monitoringu w ramach
projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, którego wzór
stanowi Załącznik nr. 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
6. Referencje od 3 różnych instytucji potwierdzające zrealizowanie z należytą starannością
usługi sprawozdawczości i monitoringu w projektach realizowanych w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, przy czy czym wartość z jednego z tych projektów powinna
wynosić min. 1.300.000,00 zł, a co najmniej jeden projekt powinien być zrealizowany
w ramach poddziałania 4.1.1.
7. CV biznesowe osób uczestniczących w realizacji usługi potwierdzające, iż Oferent dysponuje
potencjałem kadrowym do realizacji usługi, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik 4
do niniejszego zapytania ofertowego.
8. Certyfikat poświadczający spełnienie standardu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO
9001 w zakresie usług doradczych.
II.3.4) Strony oferty (w rozumieniu wszystkich dokumentów składanych przez oferenta) powinny być
podpisane w wyznaczanych miejscach i parafowane na stronach, na których nie widnieje podpis
osoby upoważnionej do reprezentacji.
II.3.5) Dokumenty składające się na ofertę muszą być trwale zespolone (np.: zbindowane).
Zamawiający zaleca aby poszczególne załączniki były ponumerowane (tj.: załącznik nr 1, załącznik
nr 2, załącznik nr n). Wszystkie kartki oferty wraz z załącznikami powinny być ponumerowane.
II.3.6) Kserokopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem na każdej
stronie, lub na stronie pierwszej „od strony… do strony…” wraz z datą, podpisem, pieczęcią imienną
oraz pieczęcią firmową o ile na pieczęci imiennej nie ma nazwy Oferenta.
II.3.7) Wszelkie dodatkowe poza wymienionymi załączniki nie będą brane pod uwagę.
II.3.8) W przypadku ubiegania się wspólnie o udzielenie zamówienia przez dwóch lub większą liczbę
Wykonawców (konsorcjum/spółka cywilna) wymienione warunki muszą być spełnione przez każdego
z nich.
II.3.9) Ofertę należy przesłać za pośrednictwem poczty/kuriera na adres Zamawiającego, bądź
dostarczyć osobiście (II piętro REKTORAT) na wskazany adres do dnia 22.10.2012 roku
do godz. 10:00 w zamkniętej kopercie. Opis koperty musi zawierać nazwę i dane adresowe Oferenta,
nazwę i dane adresowe Zamawiającego oraz numer zapytania ofertowego, w odpowiedzi na które
składana jest oferta.
SEKCJA III: PROCES OCENY OFERT
III.1) Oferta będzie oceniania pod kątem:
III.1.1) Kryteriów formalnych
a) Kompletność tj. załączenia wszystkich wymaganych dokumentów.
b) Poprawność formalna tj. podpisy osób upoważnionych do reprezentacji oferenta wraz
z pieczęciami imiennymi i firmowymi (jeśli dotyczy) w wymaganych miejscach, poprawność
poświadczenia dokumentów „za zgodność z oryginałem”, zgodność załączników z wzorami.
Projekt ”Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu” współfinansowany przez Unię Europejską
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Człowiek-najlepsza inwestycja
III. 1.2) Kryteriów dostępu w tym:
a) Ceny – dalszej weryfikacji zostaną poddane jedynie te oferty, których cena nie przekroczy
kwoty przeznaczonej przez Zamawiającego na realizację zamówienia – weryfikacja
na podstawie Załącznika nr. 1.
b) Stażu na rynku – prowadzenie działalności w zakresie sprawozdawczości i monitoringu
projektów EFS przez min. ostatnie 2 lata (licząc na dzień składania ofert) - weryfikacja na
podstawie dokumentów rejestrowych oraz oświadczeń oferenta Załącznik nr. 2.
c) Wiarygodności finansowej – uzyskane przychody za ostatni rok obrotowy na poziomie min.
500.000,00 zł - weryfikacja na podstawie oświadczeń oferenta Załącznik nr. 2
(przy podpisaniu umowy niezbędne będzie okazanie dokumentu finansowego
potwierdzającego osiągnięty przychód).
d) Standardów jakości – posiadanie aktualnego certyfikatu zarządzania jakością w obszarze
usług doradczych zgodnego z normą ISO 9001.
e) Doświadczenia oferenta na podstawie referencji od 3 różnych instytucji potwierdzających
zrealizowanie z należytą starannością usługi sprawozdawczości i monitoringu w projektach
realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, przy czy czym wartość
z jednego z tych projektów powinna wynosić min. 1.300.000,00 zł, a co najmniej jeden projekt
powinien być zrealizowany (zakończony) w ramach poddziałania 4.1.1.
III.1.3) Kryteriów Wyboru
a) Cena oferty – max. 50 punktów (weryfikacja na podstawie Załącznika nr. 1).
• Punktacja wyliczana w oparciu o wzór:
50 pkt x (cena najniższej oferty/ cena ocenianej oferty).
b) Doświadczenie w realizacji usług sprawozdawczości i monitoringu w projektach
współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego 1 - max 30 punktów (weryfikacja
na podstawie Załącznika nr.3).
• Punktacja wyliczana w oparciu o wzór:
f)
30 pkt. x (liczba projektów wskazana w ocenianej ofercie/największa wskazana liczba
projektów wśród ofert).
Potencjał kadrowy oferenta w zakresie czynności będących przedmiotem zamówienia
przedstawiony w CV osób zaangażowanych w realizację zamówienia – max. 20 punktów
(weryfikacja na podstawie Załącznika nr. 4).
• Pracownik etatowy posiadający:
•
- doświadczenie w zakresie sprawozdawczości i monitoringu min. 2 projektów
współfinansowanych z środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL
poddziałanie 4.1.1, wykształcenie wyższe z zakresu ekonomii lub pokrewne, ukończone
studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami europejskimi – 10 pkt.
Pracownik etatowy posiadający:
- min. 2 letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku Koordynatora projektów EFS,
wykształcenie wyższe – 10 pkt.
III.1.4) Zasady wyboru
1
Oferent powinien wykazać projekty zakończone lub będące w trakcie realizacji, jednakże trwające nie krócej
niż 6 m-cy na dzień złożenia oferty (termin liczony jest od daty wskazanej w umowie o dofinansowanie)
Projekt ”Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu” współfinansowany przez Unię Europejską
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Człowiek-najlepsza inwestycja
a) Ocenie wskazanej w pkt. III.1.3 poddane zostaną tylko oferty spełniające kryteria formalne
i kryteria dostępu.
b) Zamawiający ma prawo wezwać oferenta do wyjaśnień w sprawie złożonej przez niego oferty.
c) Z tytułu odrzucenia oferty, oferentom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku
do Zamawiającego.
d) Proces oceny zostanie dokonany przez powołaną przez Zamawiającego Komisję Oceny Ofert,
w skład której wchodzić będą: Przewodniczący Komisji i dwóch Członków.
e) Posiedzenie Komisji odbędzie się po zakończeniu naboru ofert, a przed przystąpieniem
do otwarcia ofert Członkowie Komisji oraz Przewodniczący zobowiązani są do podpisania
deklaracji bezstronności.
f) Ocena przeprowadzona przez Komisję ma charakter ostateczny i oferentom nie przysługuje
prawo odwołania od wydanej przez Komisję decyzji.
g) Informacja o wynikach oceny zostanie przesłana oferentom drogą elektroniczną na adres
wskazany w specyfikacji cenowej nie później niż na drugi dzień po dokonaniu oceny przez
Komisję.
h) Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania, unieważnienia konkursu lub nieprzyjęcia
żadnej oferty bez podawania przyczyn.
Załączniki:
1.
Specyfikacja cenowa.
2.
Formularz oświadczeń.
3.
Wykaz usług dotyczący realizacji procesu sprawozdawczości i monitoringu w ramach
projektów EFS.
4.
CV pracowników.
Projekt ”Górnośląska WSP – Jakość i Przyszłość Regionu” współfinansowany przez Unię Europejską
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki