Regulamin Kongresu - Kongresy Medycyny Rodzinnej

REGULAMIN UCZESTNICTWA W XIII KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ
Organizator Kongresu: ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-502 Kraków,
ul. H. Kołłątaja 16/4, NIP 675-144-18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców
Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia
w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884,
o kapitale zakładowym w wysokości: 450 000 PLN [w trakcie zmiany].
Elementy zawarte w regulaminie:
1) Zgłoszenia na Kongres
Warunkiem przyjęcia zgłoszenia jest:
przesłanie wypełnionej KARTY ZGŁOSZENIA UCZESTNICTWA dostępnej na stronie internetowej
www.kongres2013.pl lub formularza on-line dostępnego na stronie internetowej
www.kongres2013.pl wraz z kopią dowodu wpłaty pocztą lub faxem na numer: 12 421 40 50
Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 24 maja 2013 roku [liczy się data wpływu do Organizatora
Kongresu].
Po tym terminie będzie można zgłosić swoje uczestnictwo JEDYNIE w Biurze Kongresu w Poznaniu,
podczas rejestracji w miejscu obrad. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa po 24 maja 2013 roku
organizatorzy nie gwarantują pełnego pakietu materiałów.
UWAGA! Zgłoszenie jest skutecznie złożone tylko z załączoną kopią dowodu wpłaty!
Uwaga! Organizatorzy zastrzegają sobie, w przypadku wyczerpania miejsc, prawo zamknięcia listy
uczestników Kongresu.
Rejestracja w miejscu obrad
Zapraszamy do rejestracji oraz odebrania materiałów kongresowych w piątek, 21 czerwca 2013 roku,
godz. 8.30-9.30 w Biurze Kongresu w Hotelu NOVOTEL, Plac Władysława Andersa 1, 61-898 Poznań
Biuro Kongresu będzie czynne:

piątek, 21 czerwca 2013 roku, w godz. 8.30-16.00

sobota, 22 czerwca 2013 roku, w godz. 8.30-15.00
Do wejścia na sesje, wystawę medyczną oraz nieodpłatne imprezy towarzyszące upoważnione będą
jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory kongresowe, a w przypadku imprezy
w dniu 21 czerwca 2013 roku, posiadające bilet wstępu.
Organizator dopuszcza możliwość uruchomienia rejestracji w czwartek, 20 czerwca 2013 roku,
w godzinach popołudniowych w Biurze Kongresu w Hotelu NOVOTEL, Plac Władysława Andersa 1,
61-898 Poznań o czym poinformuje uczestników na stronie www.kongres2013.pl
Wstęp na Uroczystą Sesję Otwarcia będzie WYŁĄCZNIE na podstawie otrzymanego potwierdzenia
uczestnictwa w Kongresie.
2) Dokonywanie opłat
Tabelka opłat dostępna na http://www.kongres2013.pl/warunki_uczestnictwa.php
Wpłat należy dokonywać na konto:
ZiZ Centrum Edukacji Sp. z o.o.,
ul. H. Kołłątaja 16/4, 31-502 Kraków
BRE BANK S.A. 38 1140 1081 0000 2164 4100 1003
z dopiskiem "Kongres" oraz imieniem i nazwiskiem uczestnika
Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania wpłaty, nie zaś na dzień dokonania zgłoszenia.
W przypadku korzystania z dofinansowania Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce konieczne jest
przesłanie zaświadczenia z biura Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce o niezaleganiu ze składkami.
W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty
w pełnej wysokości.
W przypadku wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, uczestnik zostanie wezwany do
zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania zapłaty Organizator uprawniony będzie do
anulowania zgłoszenia w terminie do 24 maja 2013 r. W powyższym przypadku zwróci on dokonaną
przez uczestnika wpłatę na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem
kwoty w wysokości 20 % wpłaty.
3) Faktury
Dane do faktury VAT podane w formularzu/karcie zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne.
Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.
4) Zakres opłaty kongresowej
Uczestnicy
Opłata kongresowa obejmuje:







udział w Uroczystej Sesji Otwarcia,
udział we wszystkich sesjach, warsztatach oraz wystawie medycznej,
pakiet materiałów kongresowych,
certyfikat uczestnictwa,
wstęp na imprezę towarzyszącą dniu 21 czerwca 2013 roku,
wyżywienie w miejscu obrad (lunch i przerwy kawowe),
udział w wybranych kursach tematycznych, - (Uwaga! Decyduje kolejność zgłoszeń Udział dla
pierwszych 50 osób zgłoszonych na poszczególny kurs)
Opłata kongresowa NIE obejmuje:



wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych
zakwaterowania
wycieczek
Osoby Towarzyszące
Opłata kongresowa obejmuje




udział w Uroczystej Sesji Otwarcia,
udział w wystawie medycznej,
wstęp na imprezę towarzyszącą w dniu 21 czerwca 2013 roku
wyżywienie w miejscu obrad (lunch oraz przerwy kawowe).
Opłata kongresowa NIE obejmuje






udziału w sesjach, warsztatach,
pakietu materiałów kongresowych,
certyfikatu uczestnictwa,
wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych
zakwaterowania,
wycieczek.
5) Uczestnictwo w Dodatkowych Imprezach Towarzyszących
Uczestnictwo w wycieczkach oraz Balu Lekarzy Rodzinnych jest dodatkowo płatne. Ceny
poszczególnych wycieczek oraz Balu dostępne są na www.kongres2013.pl
Warunki uczestnictwa w dodatkowo płatnych imprezach towarzyszących
Termin i sposób przesyłania zgłoszeń
Zgłoszenia będą przyjmowane:
1. Przed kongresem do wyczerpania miejsc, nie później jednak niż do dnia 24 maja 2013 roku na
podstawie karty zgłoszenia uczestnictwa w kongresie zamieszczonej we wkładce broszury
(uzupełnienie punktów dotyczących dodatkowo płatnych imprez towarzyszących) i na stronie
internetowej kongresu lub na podstawie zgłoszenia on-line (www.kongres2013.pl), z
uzupełnionymi punktami dotyczącymi dodatkowo płatnych imprez towarzyszących
Wypełnioną kartę zgłoszenia uczestnictwa wraz z kopią dowodu wpłaty lub kopię dowodu
wpłaty za udział w Kongresie i płatnych imprezach towarzyszących po dokonaniu zgłoszenia za
pomocą formularza on-line prosimy przesłać faxem na numer 12 421 40 50.
2. W czasie trwania kongresu – wyłącznie w przypadku wolnych miejsc, na stoisku Biura
Organizacyjnego Kongresu w godzinach jego funkcjonowania. Potwierdzenie udziału w wybranej
wycieczce zostanie wysłane wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie i wybranych
kursach tematycznych.
Płatność
Przed Kongresem - przelewem wraz z opłatą kongresową na podane w pkt 2 niniejszego regulaminu
konto bankowe lub w czasie trwania Kongresu – gotówką na stoisku Biura Organizacyjnego Kongresu.
Każda wycieczka odbędzie się wyłącznie przy zgłoszeniu wymaganej liczby uczestników.
W przypadku odwołania wycieczki z powodu braku wymaganej liczby uczestników – organizator
zobowiązuje się do zwrócenia uczestnikowi wniesionej wcześniej opłaty.
Zwroty będą realizowane przelewem bankowym na podane przez uczestnika konto bankowe.
6) Warunki uczestnictwa w kursach tematycznych
Ze względów dydaktycznych liczba miejsc w poszczególnych kursach jest ograniczona. Uprzejmie
prosimy o zaznaczenie w formularzu zgłoszenia tematów kursów, w których chcą Państwo
uczestniczyć.
O zakwalifikowaniu do uczestnictwa w kursie decyduje kolejność zgłoszeń.
Do udziału w kursach kwalifikowane będą JEDYNIE osoby, które zaznaczą swój wybór na karcie
zgłoszenia lub formularzu zgłoszenia on-line, a także dopełnią wszelkich formalności związanych
z udziałem w Kongresie.
Potwierdzenie udziału w wybranym kursie, wraz z terminem jego odbywania, zostanie wysłane
wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.
7) Warunki nadsyłania abstraktów
Prezentacje ustne i plakaty, zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny
i kwalifikacji Komitetu Programowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji
ustnych lub plakatowych spełniające kryteria przedstawione w Regulaminie Medycznych
Filipików i Rembrandtów.
Zgłoszenia abstraktu można dokonać do dnia 12 kwietnia 2013 roku za pomocą formularza
znajdującego się na stronie www.kongres2013.pl.
Należy wypełnić wszystkie wymagane w formularzu pola.
Objętość abstraktu: max. 200 słów. Formularz automatycznie przelicza słowa – większa liczba
słów nie będzie przyjmowana
8) Rezygnacje oraz wycofanie środków z uczestnictwa w kongresie, balu, wycieczkach
Warunki rezygnacji (nie dotyczy zakwaterowania)
W przypadku wycofania środków (tj. zwrotu uczestnikowi dokonanej opłaty w związku następnie
z pokryciem tej opłaty na rzecz uczestnika przez osobę trzecią) bądź rezygnacji z uczestnictwa
w Kongresie, wycieczkach lub Balu Lekarzy Rodzinnych do dnia 9 maja 2013 roku Organizator
zwraca wniesione opłaty pomniejszone o 20%. Po tym terminie opłaty nie będą zwracane.
Rezygnacja z udziału w Kongresie lub wycofanie środków z płatnych imprez towarzyszących
muszą być zgłoszone pisemnie – faxem na numer 12 421 40 50 lub listownie na adres Biura
Organizacyjnego (decyduje data wpłynięcia pisma), podając równocześnie numer konta, na
które należy zwrócić wpłatę.
9) Wyrządzenie szkody w miejscu odbywania się kongresu
-Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż oraz
BHP.
-Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Kongresu
-Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody.
10) Zakwaterowanie
Uczestnicy samodzielnie dokonują rezerwacji noclegów, kontaktując się bezpośrednio
z wybranym hotelem w Poznaniu, na zasadach określonych na www.kongres2013.pl (lub
dokonując rezerwacji on-line klikając w poniższy link: www.kongresypoznan.pl. Uczestnicy
opłacają nocleg we własnym zakresie (nie jest on wliczony w opłatę kongresową), zawierając
odrębną umowę z hotelem lub z Grupą Projektową SEMPREVERDE sp. z o.o., w przypadku
rezerwacji za pośrednictwem podanej powyżej strony internetowej. Organizator Kongresu
nie jest stroną umowy o rezerwację noclegu i w związku z tym nie jest odpowiedzialny za jej
realizację. Wszelkie szczegóły w zakresie rezerwacji noclegów [m.in. ewentualną
dopuszczalność zmiany rezerwacji lub jej anulowania] należy ustalać z podmiotem, z którym
zostaje zawarta umowa w tym zakresie.
11) Program Kongresu
Uczestnicy są świadomi i akceptują fakt , że z przyczyn niezależnych od organizatora mogą
nastąpić zmiany w programie Kongresu lub w Imprezach towarzyszących