czytaj więcej

CASE STUDY- PROJEKT
JAK ZWIĄZAĆ LUDZI Z FIRMĄ, ABY ICH PRACA PRZYNOSIŁA OCZEKIWANE
EFEKTY
KLIENT - FIRMA B2B - LIDER W SWOJEJ BRANŻY
Czas trwania projektu - 6 miesięcy.
WYMIERNE REZULTATY:
Zmniejszenie rotacji w skali roku z 30% do 10%.
Obniżone koszty rekrutacji.
Efektywniejsi pracownicy - wzrost sprzedaży o 15%.
Zmniejszenie kosztów sprzedaży o 12%.
ANALIZA:
Poniżej prezentujemy wymiar finansowy projektu. Tak też umówiliśmy się z
klientem, część wynagrodzenia to success fee.
Bazowym obszarem analiz był Dział Handlowy, gdzie rotacja pracowników szybko
i bezpośrednio odbijała się na efektach całej organizacji.
ZAŁOŻENIA PODSTAWOWE:
Liczba osób w działach handlowych - 36.
Średnia rotacja - 30% w skali roku tj. 10 - 11 osób.
Średni staż pracy osób odchodzących - 1,5 roku do 2 lat.
1-2 osoby - to odejścia po 6-7 miesiącach.
Założyliśmy, że odejście po tym czasie traktujemy jako „pomyłkę” obu stron - błędny
wybór osoby, lub osoba nie odnajduje się w takiej pracy.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
DANE HANDLOWE
Średni obrót miesięczny na osobę pracującą powyżej 7 miesięcy - 1.120.000 złotych.
Średnia marża realizowana jest na poziomie 15%.
Zaobserwowana zmiana w wysokości sprzedaży w „portfelu” klientów handlowca,
który odszedł:
1 miesiąc po odejściu - spadek sprzedaży o 10% do sumy 1.008.000 (spadek
o 112.000),
2 miesiąc po odejściu - spadek sprzedaży o 18% do sumy 918.000 (spadek
o 201.600),
3 miesiąc po odejściu - spadek sprzedaży o 27% do sumy 817.000 (spadek
o 302.400).
Nie braliśmy pod uwagę kwestii hipotetycznych takich jak:
klienci niepozyskani (obowiązkiem handlowców było poszukiwanie nowych
odbiorców),
klienci lojalni inercyjnie, tj. tacy, którzy kupowali niezależnie od obecności
lub braku obsługującego.
KOSZTY PRACOWNIKA:
Wynagrodzenie brutto bez premii za sprzedaż - 5.770 zł.
Koszty operacyjne pracy handlowej:
telefony - 550 zł,
paliwo -1.740 zł,
koszty podróży (hotele, spotkania) - 1.250 zł.
Nie braliśmy pod uwagę takich kosztów jak:
koszty stałe w „przypisaniu” do liczby zatrudnionych,
koszty leasingu samochodów służbowych i inne operacyjne związane
z utrzymaniem samochodów,
koszty zarządu, itp.
PROCES REKRUTACJI:
Proces rekrutacji zaczynał się w momencie odejścia z pracy poprzedniego handlowca.
Średnio wakat trwał 3-4 miesiące.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
KOSZTY PROCESU REKRUTACJI:
Ogłoszenia w prasie i portalach - 4.500 zł.
Rekrutacja kandydatów - outsourcing firmy - 3.500 zł / 1 kandydat.
NOWY PRACOWNIK:
Na podstawie dynamiki sprzedaży oszacowaliśmy czas „rozwoju” nowego pracownika
i osiągnięcia przez niego pełnej „efektywności”.
Pełna efektywność oznaczała pułap 1.120.000 zł.
1 miesiąc pracy - sprzedaż na poziomie 817.000 zł,
2 miesiąc - jw.,
3 miesiąc - średni wzrost o 7% do poziomu 874.000 zł,
4 miesiąc - wzrost do poziomu 975.000 zł,
5 miesiąc - wzrost do poziomu 1.050.000 zł,
6-7 miesiąc - pułap 1.120.000 zł, czyli uzyskanie poziomu średniego dla stałych
handlowców.
ŁĄCZNE STRATY WYNIKAJĄCE Z ODEJŚCIA PRACOWNIKA:
10 odejść w skali roku oznacza:
spadek sprzedaży o 6.160.000 zł,
co oznacza utratę marży na poziomie 924.000 zł,
koszty rekrutacji - 75.000 zł,
koszty „rozruchu” pracownika (liczymy do pułapu uzyskania pełnej efektywności)
→ 5.770 + telefony - 550 + paliwo - 1.740 + koszty podróży (hotele, spotkania) 1.250 = 9.310 zł,
9.310 zł x 5 miesięcy x 10 osób = 465.000 zł.
PODSUMOWANIE:
Dotychczasowa sytuacja to dla firmy koszt 1.464.000 złotych, który stosunkowo prosto
mogliśmy policzyć.
SYTUACJA POCZĄTKOWA:
Zostaliśmy zaproszeni do przeprowadzenia cyklu szkoleń z zakresu „Umiejętności
handlowych, obsługi klienta, szkoleń menedżerskich”.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
METODA PRO EGO®
EE -- EEV
VA
ALLU
UA
ATTIIO
ON
N
OCENA SYTUACJI:
Przed planowanym cyklem przeprowadziliśmy ankiety i wywiady z kadrą menedżerską
oraz niektórymi pracownikami. Początkowo wywiady miały na celu zbadanie celów
szkoleniowych z punktu widzenia uczestników, natomiast dzięki nim odkryliśmy inne
problemy, które znajdowały się w obszarze STRUKTUR I KULTURY ORGANIZACJI
ORAZ POSTAW PRACOWNIKÓW, bowiem na pytania związane z rozwojem umiejętności
obie strony odpowiadały odwołując się do braków w postawach i strukturach.
GŁÓWNE OBSZARY NAZWANE PRZEZ KADRĘ MENEDŻERSKĄ:
Brak komunikacji pomiędzy szefami i podwładnymi.
Duża rotacja pracowników.
Brak zaangażowania w pracę ze strony pracowników.
Podział na „my” i „oni” - brak porozumienia pomiędzy działami oraz na linii pracownik
- przełożony.
PONIŻEJ PREZENTUJEMY CYTATY Z ANKIET ADRESOWANYCH DO KADRY MENEDŻERSKIEJ:
Robią tylko to, co jest schematyczne, typowe powtarzalne wykonawstwo.
„To nie moje, to firmy” - co mnie to obchodzi - o postawie podwładnych.
Nie podejmują inicjatyw.
Są bierni.
Motywują ich pieniądze, czasem pochwała i wizja docenienia przez szefa.
Podają powody, jak czegoś się nie udało zrobić, są nieterminowi.
Przy podejmowaniu decyzji obawiają się krytyki, muszą podpierać się zgodą szefa.
Oczekują pochwały i akceptacji.
Pracują, bo: mają długi staż, taka praca się trafiła.
Walka z wszystkimi o wszystko.
My i oni.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
Atmosfera nie odpowiada, coraz większy problem z ludźmi.
Brak współpracy między działami.
O wszystko trzeba walczyć.
Nie ma pracy zespołowej.
Dobra komunikacja między kadrą menedżerską a zarządem, ale niżej to już nie.
GŁÓWNE OBSZARY NAZWANE PRZEZ PODWŁADNYCH:
Brak komunikacji z przełożonymi.
Czujemy się niedoceniani.
Brak jasnych zasad.
Brak faktycznego delegowania uprawnień / nadmierna kontrola.
Biurokracja i rozdęte procedury paraliżujące działanie.
PONIŻEJ PREZENTUJEMY CYTATY Z ANKIET ADRESOWANYCH DO PRACOWNIKÓW:
Ja dokładnie nie wiem, czego ode mnie się oczekuje, ciągłe zmiany decyzji.
Niby mam coś zrobić, ale nie mam uprawnień do podejmowania decyzji,
ze wszystkim muszę pisać podania.
Miałam 2 razy dobry pomysł, ale utknął gdzieś, to po co się wychylać i tak nikt tego
nie docenia.
Pouczę się i poszukam innej firmy.
Z innymi działami nie da się pracować.
Nasi szefowie się nami nie interesują.
Zaobserwowany kompletny brak entuzjazmu oraz wyjątkowo wysoki poziom
frustracji spowodowany brakiem elementarnego szacunku we wzajemnych
kontaktach w pionie i poziomie, który ogranicza efektywność w codziennej pracy.
PODSUMOWANIE:
Tak udzielone odpowiedzi skłoniły nas do przedefiniowania celów całego projektu.
Szkolenia skoncentrowane na rozwoju umiejętności, w tym przypadku przyniosłyby
mizerny skutek. Mogłyby dodatkowo spowodować nasilenie frustracji typu „umiem, ale nie
mogę wykorzystać”.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
Jak widać z powyższych wypowiedzi obu stron, głównym problemem w organizacji jest
komunikacja, zarówno na poziomie deklaracji celów, jak i codziennych działań i relacji
w organizacji.
G
G -- G
GO
OA
ALLSS
CELE:
W wyniku przeprowadzonych analiz, wspólnie z zarządem założyliśmy następujące cele
projektu:
1. Optymalizacja - podniesienie efektywności wykorzystania kompetencji kadrowych przełożenie na wyniki finansowe.
2. Podniesienie świadomości i przejrzystości prowadzonych działań i procesów kadrowych
zachodzących w całej organizacji.
3. Usprawnienie procesów zarządzania kadrami.
4. Oszacowanie stanu obecnego i dalszego kierunku rozwoju kadr w kontekście
budowania przewagi konkurencyjnej i wzrostu firmy.
5. Pozyskanie pracowników do pełnienia aktywnej roli w procesie zmiany.
6. Zbudowanie współodpowiedzialności pracowników za budowanie pozycji rynkowej
firmy.
7. Usprawnienie systemów zarządzania, motywowania i rozwoju w organizacji.
8. Rozwinięcie narzędzi efektywnej interkomunikacji międzyoddziałowej.
9. Poparcie i wzmocnienie odpowiedzialności przełożonych za stałe podtrzymywanie
wysokiego poziomu motywacji i zaangażowania w realizację celów firmy.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
O
O-- O
OPPEERRA
ATTIIO
ON
NSS
FAZY PROJEKTU
AUDYTY SYSTEMÓW
MOTYWACYJNYCH
BADANIE 360
STOPNI
BADANIE
KULTURY
ORGANIZACJI
COACHING
COACHING MENEDŻERSKI
PODSUMOWANIE - BADANIE 360 PO …,
OUTDOOR - KOMUNIKACJA W FIRMIE
Zdecydowaliśmy o podziale projektu na następujące fazy:
1. AUDYT ISTNIEJĄCYCH SYSTEMÓW.
METODY I SYSTEMY MOTYWACYJNE.
Rozwiązania Finansowe.
Elementy pozapłacowe- efektywność wykorzystania.
„Marketing wewnętrzny” systemu motywacyjnego - czyli co dajemy, co postrzegają.
MODELE KOMPETENCJI NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH ze szczególnym
uwzględnieniem kompetencji związanych z zarządzaniem ludźmi.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
SYSTEM OCEN PRACOWNIKÓW.
SYSTEMY ROZWOJOWE: Ścieżki kariery - z uwzględnieniem indywidualnych
predyspozycji i ambicji, wprowadzenie pojęcia kariery „w poziomie”.
W wyniku przeprowadzonego audytu zrewidowaliśmy i wypracowaliśmy efektywne
systemy, które pozwolą na lepsze wykorzystanie zasobów finansowych firmy
przy jednoczesnym budowaniu większego zaangażowania i motywacji pracowników.
To z kolei docelowo ma zmniejszyć rotację.
2. ANALIZA I DIAGNOZA MOCNYCH I SŁABYCH STRON ORGANIZACJI - (BADANIE KULTURY
I KLIMATU ORGANIZACJI, SYSTEMU WARTOŚCI).
3. OCENA 360 STOPNI KADR ZARZĄDZAJĄCYCH - ZARZĄD I DYREKTORZY DZIAŁÓW.
4. COACHING INDYWIDULANY DLA KADR ZARZĄDZAJĄCYCH.
5. SZKOLENIA KOMUNIKACYJNE „TEAM BUILDING” POMIĘDZY DZIAŁAMI I SZCZEBLAMI
ORGANIZACJI.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
ANALIZA KULTURY ORGANIZACYJNEJ
ANALIZA KULTURY ORGANIZACYJNEJ STANOWI PODSTAWĘ DO OKREŚLENIA
KIERUNKÓW ROZWOJU ORGANIZACJI W KONTEKŚCIE ZAANGAŻOWANIA I MOTYWACJI
KADR DO PRACY.
Przy badaniu kultury organizacyjnej wyszliśmy od deklaracji wizji i misji firmy
(deklarowanych wartości). Sprawdzaliśmy, jak deklaracja przekłada się na codzienne
zachowania i wzajemne relacje w organizacji.
BADANIE:
BADANI POPROSZENI ZOSTALI O WYPEŁNIENIE PISEMNEGO KWESTIONARIUSZA.
Kwestionariusz składał się z:
50 pytań - stwierdzeń, które badany ocenia na skali: prawda / fałsz.
Pytań otwartych - gdzie badani opisują własne opinie na temat relacji w firmie.
Pytań odnoszących się do deklarowanych wartości / kultury.
Porównań relacji w firmie do …
DIAGNOZA:
ZDIAGNOZOWALIŚMY MOCNE I SŁABE STRONY FIRMY PRZEZ PRYZMAT
POSTRZEGANIA PRACOWNIKÓW FIRMY W NASTĘPUJĄCYCH OBSZARACH:
Formalna kontrola - sposoby kontroli, faktyczna efektywność kontroli, wpływ
sposobu kontroli na zaangażowanie i wydajność ekonomiczną pracy.
Świadomość i identyfikacja z celami firmy.
Inicjatywa - deklarowana wartość w misji - jak, na co dzień wspieramy inicjatywę.
Uznanie - czy firma dostrzega nasze starania i jak to robi.
Komunikacja w organizacji - otwartość, sprawność.
Kontakt osobisty.
Rola zespołu - czy stanowimy grupę / zespół zmierzający do jednego celu.
Standardy pracy.
Kontakty między działami - przepływ informacji, świadomość zespołowa, konflikty.
Tematy tabu … - jakie są, co oznaczają dla efektywności pracy w firmie.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
Zachowania defensywne - ukryte strategie działania.
Dodatkowo wytypowaliśmy grupy fokusowe, z którymi przeprowadziliśmy wywiady,
gdzie badani wypowiadali się na temat relacji w firmie, mocnych i słabych stron współpracy
w organizacji.
WYNIKI:
NA PODSTAWIE WYNIKÓW BADANIA KULTURY ORGANIZACJI ZDEFINIOWALIŚMY
OBSZARY POSTAW, ZACHOWAŃ, RELACJI:
MOCNE STRONY - TAK TRZYMAĆ,
OBSZARY DO ZMIANY - NAD, CZYM NALEŻY PRACOWAĆ.
OBSZARY DO ELIMINACJI - CZEGO NIE ROBIĆ.
REZULTAT:
Dzięki badaniu otrzymaliśmy informacje, w jaki sposób postrzegają firmę pracownicy,
co stanowi o motywacji i demotywacji, jakie czynniki wpływają na zaangażowanie
i identyfikację z celami firmy.
W wyniku przeprowadzonego badania klimatu organizacji określiliśmy kierunki działań
związanych z zarządzaniem ludźmi, zmianą i weryfikacją postaw, modelu hierarchii,
uporządkowaniem zasad funkcjonowania w organizacji.
To dało podstawę do wypracowania efektywnej polityki komunikacji i budowania
zaangażowania i motywacji pracowników.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
MODEL KOMPETENCJI SZEFOWSKICH
MODEL KOMPETENCJI SZEFOWSKICH TO ZESTAW POŻĄDANYCH CECH:
Wiedzy - specjalistycznej, zarządczej.
Umiejętności.
Postaw niezbędnych do pełnienia roli szefa i zarządzania ludźmi.
Model kompetencji zawiera w sobie opisy pożądanych postaw, obserwowalnych zachowań,
odpowiadających celom i kulturze danej organizacji.
MODEL KOMPETENCJI STANOWIŁ PODSTAWĘ DO BADANIA 360 STOPNI DLA KADR
ZARZĄDZAJACYCH.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
BADANIE 360 STOPNI
PO BADANIU 360 STOPNI KAŻDY UCZESTNIK BADANIA OTRZYMAŁ OSOBISTY I TAJNY
RAPORT DOTYCZĄCY JEGO MOCNYCH I SŁABYCH STRON JAKO SZEFA.
Na postawie analizy raportu oraz opinii samego badanego skonstruowaliśmy indywidualny
plan rozwojowy skorelowany z:
celami firmy,
pożądaną kulturą firmy,
rolą szefa w tworzeniu standardów działania.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
COACHING MENEDŻERSKI
CELE:
Celami osobistego coachingu menedżerskiego są:
Rozwój kompetencji kadry menedżerskiej.
Wsparcie kadry menedżerskiej w warunkach zmiany na rynku pracy.
Zwiększenie motywacji kadry menedżerskiej do rozwoju indywidualnego i rozwoju
pracowników.
Zwiększenie wykorzystania potencjału pracowników - zwiększenie efektywności pracy
pracowników.
Zwiększenie stopnia identyfikacji pracowników z firmą, przez co zmniejsza się rotacja
(eliminowanie zbędnych kosztów dodatkowych rekrutacji, kosztów wdrożenia pracownika
do pełnej efektywności).
UDZIAŁ W COACHINGU POZWOLIŁ UCZESTNIKOM:
Skuteczniej kierować podległym zespołem, szczególnie w sytuacji kryzysowej, oporu
przed zmianą i konfliktu.
Motywować i mobilizować pracowników i zespół przy wykorzystaniu formalnych narzędzi
motywacyjnych oraz motywatorów pozafinansowych.
Kształtować właściwą atmosferę pracy, postawy pracowników i normy zachowań poprzez
właściwe stosowanie technik perswazyjnych, zmianę własnych postaw, przykład.
Budować własny wizerunek i wzmacniać autorytet profesjonalnego menedżera.
Działać z odpowiednią pewnością siebie w pracy z zespołem.
REZULTAT:
Obniżenie kosztów działania firmy
(większa motywacja i odpowiedzialność pracowników = mniejsze koszty).
Wzrost kompetencji kierowniczych przełożonych.
Wzrost odpowiedzialności przełożonych za rozwój podwładnych, a tym samym
za realizację celów strategicznych firmy.
Wzrost zadowolenia i lojalności klientów.
Ilość sesji i czas trwania ustalone zostały na podstawie badań 360.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]
PODSUMOWANIE - BADANIE 360 PO …,
TEAMWORK - KOMUNIKACJA W FIRMIE
SZKOLENIE INTEGRACYJNE (TEAMWORK), GDZIE DOKONANO „PONOWNEGO
ZAMROŻENIA” - ZDROWE RELACJE W FIRMIE.
Szkolenie takie realizowało następujące cele:
Komunikacja wewnętrzna.
Zwiększenie identyfikacji pracowników z firmą.
Zwiększenie świadomości potrzeby współpracy pomiędzy działami.
Wzrost zaangażowania z cele firmy.
Rozwijanie umiejętności komunikowania się w zespole.
PISEMNA INFORMACJA - SKRÓCONE FORMY RAPORTU WRĘCZONE WSZYSTKIM
PRACOWNIKOM, W RAPORTACH UMIESZCZENIE POWIĄZANIA CELÓW STRATEGICZNYCH
Z CELAMI POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁÓW.
PROEGOTRAINING S.C.
ul. Legionów 113/1, Gdynia 81-472
tel. 512 363 206, 506 673 201, fax: 058 711 49 63
E-mail: [email protected]