wytyczne dotyczące stron trzecich

WYTYCZNE DOTYCZĄCE
STRON TRZECICH
Spis treści
1.Cele i zakres obowiązywania
1
2.Współobowiązujące dokumenty
1
3.Strony Trzecie
1
4.Ogólne standardy dotyczące relacji ze stronami trzecimi
1
5.Uregulowania szczególne dla pośredników handlowych
1
6.Weryfikacja uczciwego postępowania
2
7.Kontrola przestrzegania zasad compliance
3
8.Zobowiązanie do przestrzegania zasad compliance i
konsekwencje w razie ich naruszania
4
9.Historia zmian
4
Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 1
1. Cele i zakres obowiązywania
Poza zasadami objaśnionymi w Kodeksie postępowania
koncernu Bilfinger, odnośne Wytyczne dotyczące stron
trzecich zawierają konkretne instrukcje postępowania w
zakresie ważnym dla unikania ryzyk z tytułu compliance
we współpracy z określonymi partnerami handlowymi.
Kodeks postępowania oraz Wytyczne dotyczące stron trzecich obowiązują Zarząd, kierownictwa jednostek, kadrę
kierowniczą oraz wszystkich innych pracowników koncernu Bilfinger.
4.Ogólne standardy dotyczące relacji ze
stronami trzecimi
Legalność
Angażowanie stron trzecich musi być zgodne z odpowiednimi ustawami, z 10 zasadami inicjatywy Global Compact
Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz wewnętrznymi
wytycznymi koncernu, w szczególności z wytycznymi w
zakresie zaopatrzenia.
Reputacja
2.Współobowiązujące dokumenty
Współobowiązującym dokumentem jest Kodeks postępowania.
Nielegalne działania stron trzecich mogą narazić na
szwank dobre imię koncernu Bilfinger. Dlatego podczas
wyboru partnerów handlowych należy wziąć pod uwagę
także ich reputację oraz uczciwość.
Obowiązki nadzorowania
3.Strony Trzecie
Współpraca z określonymi partnerami handlowymi (dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, pośrednikami handlowymi, partnerami w spółkach powoływanych w
celu realizacji umowy, partnerami w spółkach typu joint
venture oraz partnerami w konsorcjach, wspólnie określanymi poniżej jako „strony trzecie”) może narazić koncern na
poważne ryzyka związane z nieprzestrzeganiem zasad compliance. Poniżej ustalone zostały ogólne standardy dotyczące relacji ze stronami trzecimi (ustęp 4.), uregulowania
szczególne dla pośredników handlowych (ustęp 5.) oraz wytyczne dotyczące weryfikacji uczciwego postępowania stron
trzecich (ustęp 6.). Wytyczne uczciwej konkurencji zawierają
jako uzupełnienie wymogi wynikające z prawa antymonopolowego. Ze względu na mniejsze ryzyka wynikające z nieprzestrzegania zasad compliance dla koncernu Bilfinger,
wytyczne niniejsze nie obowiązują we współpracy z innymi
partnerami handlowymi, takimi jak klienci lub urzędy.
Zaangażowanie strony trzeciej, może spowodować dla koncernu Bilfinger obowiązek nadzorowania strony trzeciej, a
jego niedopełnienie będzie powodować sankcje w stosunku do koncernu. Przykładowo, możemy zostać zobligowani
do monitorowania pracowników podwykonawcy zatrudnionych na projektach koncernu. Nie wystarcza więc zapewnienie że nasze własne postępowanie jest zgodne z
prawem, lecz, na ile jest to możliwe, musimy także zapewnić przestrzeganie prawa przez stronę trzecią.
5. Uregulowania szczególne dla
pośredników handlowych
Na przykładach z różnych przedsiębiorstw w kraju i za granicą okazało się, że angażowanie pośredników handlowych
jest szeroko stosowaną metodą wykorzystywaną do płacenia łapówek. Z tego powodu pośredników handlowych
obowiązują poniższe uregulowania szczególne, które wy-
Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 2
biegają poza ogólne wytyczne (w szczególności wytyczne
zaopatrzenia). Pojęcie pośrednika handlowego obejmuje
przy tym wszystkich usługodawców, których działalność
jest nastawiona na składanie zamówień na rzecz koncernu
Bilfinger, bądź na dystrybucję produktów i usług koncernu
lub których wynagrodzenie jest w znaczącym stopniu uzależnione od dokonania transakcji handlowej przez koncern
Bilfinger – niezależnie od ich określenia.
Wszystkie umowy z pośrednikami handlowymi zgodne z
powyższą wykładnią muszą zostać zatwierdzone przez kierownictwo spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego i dopuszczone przez szefa właściwej komórki organizacyjnej
compliance (Compliance Officer).
Dopuszczenie może nastąpić dopiero po spełnieniu następujących warunków:
• Pośrednika handlowego poddano weryfikacji pod kątem
uczciwego postępowania (patrz poniżej ustęp 6.).
• Umowa z pośrednikiem handlowym zawierana jest w
formie pisemnej.
• Świadczenia umowne są w umowie jasno opisane i regularnie dokumentowane przez pośrednika handlowego
(na przykład przez comiesięczne raporty z działalności).
• Pośrednik handlowy jest w stanie udowodnić, że posiada kompetencje oraz odpowiednią wiedzę fachową wymaganą dla zlecanych prac lub realizowanych świadczeń.
• Pośrednik handlowy nie pracuje ani pośrednio ani bezpośrednio na rzecz potencjalnego zleceniodawcy, ani nie
znajduje się w sytuacji związanej z żadnym innym konfliktem interesów.
• Wynagrodzenie pośrednika handlowego jest stosowne
do wykonanych przez niego świadczeń.
• Wypłata wynagrodzenia uzależnionego od osiągnięcia
określonego celu na rzecz pośrednika handlowego następuje tylko wtedy, gdy działalność pośrednika handlowe-
go rzeczywiście przyczyni się do złożenia zamówienia.
Wypłata nastąpi dopiero po złożeniu zamówienia przez
zleceniodawcę i wpływie płatności ze strony zleceniodawcy (w razie płatności ratalnych odpowiednio do
udziału).
• Płatności na rzecz pośrednika handlowego dokonywane
są przelewem na rachunek umiejscowiony w kraju siedziby pośrednika handlowego. Rachunek ten należy podać w umowie. Płatności gotówkowe i czekowe są niedopuszczalne.
• Umowa z pośrednikiem handlowym zabrania jego występowania w imieniu koncernu Bilfinger.
• Pośrednik handlowy zobowiązuje się w umowie do działania zgodnego z prawem i nieprzekazywania w związku ze swoją działalnością żadnych niedopuszczalnych
przysporzeń majątkowych na rzecz osób trzecich („klauzula antykorupcyjna“). Naruszenie tych obowiązków
skutkuje (na tyle, na ile jest to możliwe) karą umowną,
pociąga za sobą odszkodowanie i uprawnia koncern Bilfinger do bezterminowego wypowiedzenia umowy.
• Zakończenie działalności doradczej związanej z konkretnym projektem jest dokładnie ustalone (przykładowo
wyraźne wyznaczenie terminu, brak widoków na otrzymanie zamówienia, konkurencja wygrała przetarg lub
zleceniodawca przerwał realizację projektu).
Umowy z pośrednikami handlowymi odbiegające od powyższych wytycznych mogą zostać zawarte dopiero po ich
dopuszczeniu przez szefa pionu compliance (Chief Compliance Officer).
6.Weryfikacja uczciwego postępowania
Przed zaangażowaniem strony trzeciej należy przeprowadzić weryfikację uczciwego postępowania przy wykorzystaniu udostępnionego w tym celu narzędzia informatycznego TPCheck (zwanego poniżej „TPCheck”):
Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 3
• u wszystkich partnerów w spółkach powoływanych w
celu realizacji konkretnej umowy o dzieło, w konsorcjach
i w spółkach typu joint venture,
• u wszystkich pośredników handlowych,
• u dostawców, usługodawców i podwykonawców, jeśli
wartość zamówienia osiągnie limity zawarte w TPCheck
(umowy ze stronami trzecimi będące poniżej limitu nie
podlegają weryfikacji w TPCheck).
Weryfikację uczciwego postępowania wykonuje pracownik koncernu Bilfinger odpowiedzialny za weryfikację,
wyznaczony przez właściwe kierownictwo lub Zarząd
Bilfinger SE.
Pozytywna weryfikacja uczciwego postępowania strony
trzeciej za wyjątkiem pośredników handlowych obowiązuje przez okres trzech lat. W tym okresie ponowna weryfikacja nie jest stosowana.
W każdym innym wypadku pracownik odpowiedzialny za
weryfikację przeprowadza weryfikację i dokumentuje ją w
TPCheck. Zgodnie z postępowaniem przewidzianym w
TPCheck procedura weryfikacji zostanie przedłożona przełożonemu pracownika odpowiedzialnego za weryfikację w
celu podjęcia decyzji.
W razie różnych opinii przełożonego i szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) decyzję o dopuszczeniu podejmuje kierownictwo spółki nadrzędnej
koncernu cząstkowego po konsultacji z szefem pionu compliance (Chief Compliance Officer).
W razie aktualnie utrzymywanych kontaktów handlowych
procedurę weryfikacji uczciwego postępowania należy powtarzać w takiej samej formie jak podczas pierwszego badania najpóźniej co trzy lata.
Konkretne fakty wskazujące na naruszanie zasad compliance (na przykład w formie doniesień prasowych lub informacji rynkowych) u strony trzeciej należy zgłosić szefowi właściwej komórki organizacyjnej compliance
(Compliance Officer), który zbada sprawę i w razie potrzeby natychmiast spowoduje tymczasowe zablokowanie dostępu strony trzeciej do nowych zamówień w TPCheck.
7. Kontrola przestrzegania zasad compliance
W razie konkretnych podejrzeń o występowanie ryzyk wynikających z nieprzestrzegania zasad compliance, przykładowo:
Pośrednicy handlowi muszą zostać ponownie poddani weryfikacji przed każdym zawarciem umowy.
• pracownik strony trzeciej żąda przysporzenia majątko-
W razie negatywnego wyniku weryfikacji, w wypadkach
wątpliwych lub przy wystąpieniu określonych kryteriów
zdefiniowanych w TPCheck pracownik odpowiedzialny za
weryfikację skorzysta z pomocy szefa właściwej komórki
organizacyjnej compliance (Compliance Officer), który
weźmie udział w weryfikacji i wyrazi opinię w sprawie dopuszczenia strony trzeciej do zawierania transakcji handlowych z koncernem Bilfinger. Następnie procedura ta zostanie przedłożona niezwłocznie przełożonemu pracownika
odpowiedzialnego za weryfikację w celu podjęcia decyzji.
nieprzejrzystego trybu płatności (na przykład płatności
gotówkowej, przelewu na rachunek prywatny lub na rachunek umiejscowiony w zagranicznym raju podatkowym, stopniowych przelewów),
• strona trzecia dokonuje próby ukrycia lub sfałszowania
szczegółów realizacji zamówienia lub transakcji,
• strona trzecia żąda zapłaty za usługi lub nakłady, które
nie są jasno zdefiniowane lub nie mają jednoznacznego
związku z przedmiotowym zamówieniem,
• podejrzenie konfliktu interesów u strony trzeciej.
wego dla siebie lub osoby trzeciej,
• strona trzecia żąda niedopuszczalnego, osobliwego lub
Wytyczne dotyczące stron trzecich | Strona 4
Sprawę tę należy przekazać szefowi właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) do informacji w celu jej dalszego załatwiania. Zaangażowanie lub dalsze zatrudnianie strony trzeciej może nastąpić dopiero po
kontroli przestrzegania zasad compliance i odpowiednim
dopuszczeniu przez szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer).
8.Zobowiązanie do przestrzegania zasad
compliance i konsekwencje w razie ich
naruszania
Zobowiązanie do przestrzegania naszych wewnętrznych
wytycznych, wynikających z kodeksu postępowania i odnośnych wytycznych koncernowych oraz związanych z nimi regulacji ustawowych oraz możliwe konsekwencje w
razie ich naruszania, a także działania koncernu na rzecz
szkoleń i kontroli, są objaśnione w punktach 1., 3. oraz 5. naszego Kodeksu postępowania.
9.Historia zmian
01.11.2012 r.
Intranet:
www.bilfinger.net/compliance
Website:
www.bilfinger.com/compliance
Phone worldwide:
00 800 bilfinger (00 800 2 45 34 64 37)