Wyspecyfikowanie funkcjonalności wdro onego w Mie ście

Załącznik Nr 2 do SIWZ
Wyspecyfikowanie
funkcjonalności
wdrożonego
w
Mieście
Częstochowa
Kompleksowego Systemu Zarządzania Oświatą, które musi realizować rozwiązanie
równoważne zgodnie z pkt. 4 SIWZ
PORTAL EDUKACYJNY
Wymaga się by Portal edukacyjny spełniał funkcjonalnie rolę komunikacyjną oraz integracyjną.
Wymaga się by dostarczone oprogramowanie spełniało następujące warunki:
1. Posiadało moduł zarządzania użytkownikami, który będzie realizował funkcję integracyjną za
pośrednictwem wspólnego interfejsu wejściowego oraz mechanizmu ujednoliconego, wspólnego
uwierzytelniania użytkowników do elementów składowych systemu, dostępnych przez Internet
takich jak: część Portalu edukacyjnego wymagająca autoryzacji, komunikator, rejestr szkół.
System pozwoli definiować użytkowników Portalu edukacyjnego, ich hasła i loginy oraz
przypisywać im role określające ich uprawnienia (z wyjątkiem aplikacji przeznaczonych do
elektronicznego naboru do przedszkoli i szkół ponadgimnazjalnych).
2. Umożliwiało rejestrację prowadzonych przez miasto placówek oświatowych w udostępnianej
publicznie przez Internet bazie danych.
3. Opis placówki oświatowej w zakresie typów musi być zgodny ze standardami wyznaczonymi
przez System Informacji Oświatowej. W zespołach szkół muszą być wyróżnianie ich poszczególne
składowe.
4. Wymaga się by istniała możliwość przeszukiwania rejestru szkół oraz przeglądania danych
poszczególnych szkół za pomocą przeglądarki internetowej.
5. W części informacyjnej, powinna udostępniać możliwość redagowania treści przez osoby nie
posiadające specjalistycznego przygotowania w zakresie przygotowywania witryn internetowych.
Elementami treści muszą być dowolne teksty, dokumenty do pobrania, pliki graficzne, terminarze
oraz anonse opatrywane tytułem oraz datą publikacji.
6. Redaktor portalu musi mieć możliwość definiowania jego menu oraz dowolnie zagnieżdżonych
stron różnych typów.
7. Musi istnieć możliwość ukrywania przed publicznym dostępem stron, które są w trakcie
wypełniania treścią.
8. W części komunikacyjnej portal musi umożliwiać przygotowywanie komunikatów adresowanych
do użytkowników pełniących w szkołach określone role. W definicji komunikatu musi być możliwe
określenie formy i terminu wymaganej reakcji na komunikat. Wymagane jest zapewnienie
możliwości sprawdzenia, kto nie odpowiedział na komunikat w wymaganej formie i w wymaganym
terminie oraz seryjne pobieranie plików dołączonych do odpowiedzi.
SIGMA
Poniżej przedstawiono minimalne wymagania funkcjonalne, które musi spełniać oferowane przez
Wykonawcę oprogramowanie aplikacyjne:
Planowanie organizacji placówki
Zamawiający wymaga, by wsparcie dla procesu planowania organizacji placówki zostało zrealizowane
poprzez dostarczenie oprogramowania o następującej funkcjonalności:
1. Oprogramowanie ma pozwolić na przygotowanie projektu arkusza organizacji placówki oświatowej
zgodnego z wymogami Ustawy o systemie oświaty i wydanych na jej podstawie rozporządzeń.
2. Oprogramowanie ma umożliwić poprawny opis typowych obiektów i sytuacji tworzących
organizację placówek oświatowych i pokazywać ich konsekwencje wyliczając automatycznie
wymiary etatów nauczycielskich i średnioroczne liczby godzin nauczycielskich.
3. Oprogramowanie musi uwzględniać:
3.1. opis danych kadrowych nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi w zakresie
koniecznym do wyliczenia kosztu wynagrodzeń i weryfikacji zgodności przydziałów zajęć z
posiadanymi uprawnieniami,
3.2. podziały na grupy na zajęciach (np. języki obce, wf i elementy informatyki),
3.3. opis zajęć dla oddziałów zerowych w taki sposób, aby można je było na etapie analizy oddzielić
od zajęć dla oddziałów w szkole podstawowej,
3.4. opis zajęć międzyoddziałowych i międzyszkolnych, w tym nie wynikających ze szkolnego planu
nauczania dla oddziałów danej szkoły zajęć z uczniami innych szkół,
3.5. średniorocznych konsekwencji niejednorodnego obciążenia pracą wynikającego np.
z długotrwałych nieobecności nauczycieli (zwolnień lekarskich lub urlopów),
3.6. opisu zniżek wynikających z Karty Nauczyciela i ich wpływu na rozliczenie etatu nauczyciela,
3.7. wakatów oraz związanych z nimi planowanych zajęć.
4. Udostępnić mechanizm prostego opisu zmian organizacji podczas roku szkolnego, polegający na
wskazaniu różnic w organizacji oraz tworzyć raport wskazujący te różnice w stosunku do
pierwotnej organizacji oraz ich konsekwencje finansowe.
5. Dane nieliczbowe charakteryzujące obiekty opisywane w arkuszach organizacyjnych powinny być
skategoryzowane w słownikach. W szczególności zamknięte słowniki muszą być użyte do opisu:
5.1. typów szkół i składowych zespołów oraz innych jednostek oświatowych zgodnie z klasyfikacją
użytą w systemie informacji oświatowej,
5.2. typów oddziałów
5.3. wykształcenia nauczycieli,
5.4. stopni awansu nauczycieli,
5.5. formy nawiązania stosunku pracy,
5.6. kategorii przedmiotów realizowanych w szkołach,
5.7. działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowych.
6. Umożliwić wydruk tzw. „płachty” arkusza organizacyjnego.
7. Wspierać metodę zatwierdzania arkuszy organizacyjnych z uwzględnieniem limitów:
7.1. wyliczać dla jednostki sprawozdawczej limit etatów nauczycieli na podstawie wskaźników dla
poszczególnych typów szkół i oddziałów oraz rzeczywistej liczby uczniów,
7.2. kontrolować przekroczenie limitu etatów należnych oraz drukować odpowiedni dokument,
7.3. wyliczać limit dla jednostki sprawozdawczej dostępnych etatów pracowników administracji i
obsługi. Argumentami takiej funkcji powinny być w szczególności liczba etatów nauczycieli,
liczba uczniów oraz wskaźniki charakteryzujące specyfikę jednostki sprawozdawczej takie jak
wielkość budynku wyrażona np. powierzchnią.
8. Umożliwić definiowanie planów nauczania oddziałów na cały cykl nauki i automatycznie
kontrolować zgodność tych planów z aktualnym rozporządzeniem o ramowych planach nauczania
- mechanizm kontroli powinien automatycznie informować dyrektora o niezgodności liczby godzin
danego przedmiotu z ramowym planem nauczania oraz o niewłaściwym wykorzystaniu puli godzin
dyrektorskich
9. Umożliwiać kontrolę przydziałów nauczycieli pod kątem ich zgodności z kwalifikacjami nauczycieli.
10. Pozwalać na ocenę kosztów realizacji zatwierdzonych i zgłoszonych do zatwierdzenia arkuszy
placówek oraz potrzebne do tego zasoby według stanu na dowolny dzień oraz w różnych
układach.
11. Wspierać proces zatwierdzania arkuszy poprzez umożliwienie przekazywania arkuszy
bezpośrednio z modułu do centralnej bazy. Każdy z plików powinien mieć atrybuty wskazujące na
jakim etapie procesu zatwierdzenia jest taki arkusz. Analizie zbiorczej powinny podlegać jedynie
arkusze zatwierdzone.
12. Pozwalać na podpisanie elektronicznych arkuszy przekazywanych do zatwierdzenia bezpiecznym
podpisem elektronicznym
13. Wymaga się by dostarczone oprogramowanie przekazywało dane do sprawozdań SIO.
14. Wymaga się by dostęp do oprogramowania odbywał się poprzez Internet. Odnosi się to również
do aktualizacji oprogramowania, która powinna odbywać się w sposób wymuszony.
Planowanie cyklu budżetowego i analizy budżetowej
Zamawiający wymaga, by wsparcie dla procesu planowania cyklu budżetu placówki oświatowej
zostało zrealizowane poprzez dostarczenie oprogramowania o następującej minimalnej
funkcjonalności:
1. Automatyczne, precyzyjne wyliczenie kosztów realizacji organizacji zapisanej w arkuszach
organizacyjnych w celu stworzenia projektu planu finansowego.
2. Planowanie kosztów wynagrodzeń na podstawie dwóch opisów organizacji:
2.1. obowiązującej w momencie planowania,
2.2. przewidywanej na pozostałe 4 miesiące roku budżetowego.
3. obsługa cyklu budżetowego musi umożliwiać:
3.1. obsługę finansową w zakresie planów dochodów i wydatków budżetowych oraz planów
dochodów własnych,
3.2. tworzenie dla każdej placówki wielu wariantów projektów planów finansowych,
3.3. scalanie jednostkowych projektów planów wg wybranego wariantu w zbiorczy projekt budżetu
oświaty.
4. Dane finansowe dotyczące projektów planów finansowych, zatwierdzonych planów finansowych
oraz realizacji planów finansowych muszą być gromadzone w centralnej bazie danych, dostępnej
przez Internet.
5. Definiowanie struktury klasyfikacji budżetowej na poziomie centralnym, tak aby jednostki
sprawozdawcze miały możliwość przygotowywania projektu planu jedynie w oparciu o elementy
klasyfikacji użyte w definicji.
6. Układ zadaniowy musi być realizowany poprzez planowanie zadaniowe, jak również analizę
realizacji planów finansowych w układzie zadaniowym. Funkcjonalność ta musi zostać
zrealizowana poprzez ścisłe powiązanie zadań z klasyfikacją budżetową (każdy element
rozszerzenia analitycznego paragrafów przypisany będzie do określonego zadania).
7. Tworzenie projektów planów finansowych na bazie istniejących planów.
8. Wspieranie procedury zmiany planu finansowego poprzez generowanie odpowiednich
dokumentów.
9. Przesłanie planu finansowego do systemu finansowego w jednostce sprawozdawczej w celu
określenia struktury klasyfikacji budżetowej używanej do sprawozdawczości budżetowej.
10. Plan w systemie finansowym musi być podstawą do wykonywania sprawozdań budżetowych,
które będzie można przesłać do systemu obsługi cyklu budżetowego w JST w celu zbiorczej
analizy stanu wykonania, generowania wymaganych prawem sprawozdań budżetowych i raportów
analitycznych.
11. Przygotowanie i wydruk dokumentów takich jak:
11.1. Projekt planu, plan oraz wniosek o zmianę planu,
11.2. Wymagane sprawozdania budżetowe Rb,
11.3. Wymagane sprawozdania finansowe,
11.4. Bilans budżetowy.
12. Kontrola wykonania planów finansowych poprzez zbieranie potrzebnych do tego informacji w
postaci sprawozdań ze szkół przez Internet.
13. Wsparcie obsługi przepływu środków finansowych pomiędzy jednostkami sprawozdawczymi a
organem prowadzącym przynajmniej w zakresie ich planowania, rejestracji i analizy.
14. Oprogramowanie musi umożliwiać eksport danych w zakresie sprawozdań budżetowych Rb w
formacie BeSTi do programu Eurobudżet* oraz eksport danych w zakresie projektów budżetu,
zmian w budżecie i sprawozdań z wykonania budżetu do systemu Planowania, Prognozowania i
Realizacji Budżetu** wdrożonego w Urzędzie Miasta Częstochowy. Eksport danych powinien być
w formacie XML.
Jednorazowy dodatek uzupełniający - Artykuł 30
Poniżej przedstawiono minimalne wymagania funkcjonalne, które musi spełniać oferowane przez
Wykonawcę oprogramowanie aplikacyjne:
1. W zakresie administracyjnym:
1.1. dostęp powinien odbywać się za pomocą przeglądarki WWW
1.2. logowanie powinno następować poprzez stronę internetową przy wykorzystaniu nazwy
użytkownika i hasła.
1.3. uwierzytelnienie użytkowników powinno następować za pośrednictwem centralnego rejestru
użytkowników i szkół.
1.4. posiadać nieskomplikowane filtry, za pomocą których możliwe jest analizowanie
zgromadzonych danych płacowych w różnych zakresach,
1.5. umożliwić wymianę danych z programami płacowymi wdrożonymi w jednostkach oświatowych
(dane niezbędne do realizacji obowiązku wynikającego z art. 30 KN muszą być pobierane
automatycznie z programów płacowych)
1.6. używać zawsze jednakowego formatu pliku XML.
2. Posiadać funkcjonalność pozwalającą na wyznaczenie:
2.1. liczby etatów oraz średniego zatrudnienia - średniorocznej struktury zatrudnienia,
2.2. średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,
2.3. faktycznie poniesionych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli,
2.4. kwot różnic między wynagrodzeniami należnym, a faktycznie wypłaconym,
2.5. podziału jednorazowego dodatku uzupełniającego między poszczególne placówki w podziale
na stopnie awansu zawodowego.
3. Wymienione w pkt 1 metody obliczeń wynikające z zapisów w art. 30a Karty Nauczyciela winny
być w pełni zgodne z rozporządzeniem MEN z 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu
opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych
stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu
terytorialnego (Dz. U. nr 6, poz. 35 z późn. zm.).
4. Pozwalać na:
4.1. ustawianie parametrów aplikacji,
4.2. bieżącą kontrolę kompletności wprowadzanych danych,
4.3. bieżącą weryfikację poprawności,
4.4. generowanie raportów o kompletności danych,
4.5. automatyczne przetwarzanie zgromadzonych danych,
4.6. sporządzenie wykresów i raportów ułatwiających analizę danych,
4.7. podział wyrównań dzięki czemu otrzyma się kwoty niedopłaty wynagrodzenia nauczycieli w
podziale na stopnie awansu zawodowego w poszczególnych placówkach,
4.8. publikowanie wyników z przeprowadzonych analiz – kwot dodatków uzupełniających dla
nauczycieli w poszczególnych placówkach,
4.9. równoczesny dostęp do bazy danych wielu użytkownikom z wielu komputerów,
5. Umożliwiać jednostkom oświatowym:
5.1. zdalny dostęp do swoich danych płacowych, które zostały zgromadzone w aplikacji, oraz ich
modyfikację lub sukcesywne uzupełnianie
5.2. umożliwiać jednostkom oświatowym pobranie odpowiednich danych niezbędnych do
automatycznego przygotowania wypłat jednorazowego dodatku uzupełniającego dla
nauczycieli zatrudnionych w tych jednostkach.
vEdukacja Nabór w modułach Przedszkola i Szkoły ponadgimnazjalne
System w obszarze funkcjonalnym dotyczącym naboru elektronicznego musi:
1. W zakresie dotyczącym naboru do przedszkoli:
1.1.
umożliwić stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie przedszkoli dla
całego miasta; informator musi składać się z wizytówek poszczególnych przedszkoli;
1.2.
umożliwić dostęp do informacji o przebiegu rekrutacji na każdym etapie rekrutacji dla organu
prowadzącego oraz poszczególnych przedszkoli;
1.3.
umożliwić dokonywanie przez organ prowadzący korekt w planie naboru w trakcie całego
okresu trwania procedury rekrutacyjnej;
1.4.
umożliwić wypełnienie podania o przyjęcie do przedszkola elektronicznie przy użyciu
formularza na stronie internetowej;
1.5.
umożliwić organowi prowadzącemu na ustalanie zakresu danych na podaniu o przyjęcie do
przedszkola oraz określanie minimalnego zakresu danych, jakie należy podać, aby możliwe
było wygenerowanie podania w systemie;
1.6.
umożliwić
wskazanie
przez
rodziców
listy
preferowanych
o przyjęcie do których wnioskują wraz z zaznaczeniem kolejności preferencji;
przedszkoli,
1.7.
umożliwiać wcześniejszy przydział dzieci kontynuujących
przedszkola na podstawie deklaracji kontynuacji;
do
uczęszczanie
danego
1.8.
umożliwić definiowanie stosowanych kryteriów naboru (w tym kryteriów automatycznych) oraz
obliczanie liczby punktów z tytułu spełnienia określonych kryteriów określonych w zasadach
rekrutacji;
1.9.
umożliwiać organowi prowadzącemu przeprowadzenie serii przydziałów próbnych, w trakcie
których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru;
1.10.
umożliwić pobranie informacji o wynikach rekrutacji przez jednostki w niej uczestniczące;
1.11.
umożliwić publikację wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem Internetu;
1.12.
umożliwić wprowadzenie przez jednostki prowadzące nabór informacji o potwierdzeniu woli
nauki w danej jednostce przez kandydatów do niej zakwalifikowanych;
1.13.
umożliwić publikację na stronach internetowych informacji o pozostających wolnych
miejscach;
1.14.
umożliwić wprowadzanie przez jednostki prowadzące nabór informacji o kandydatach
przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli
przyjmowanych bezpośrednio przez szkołę, poza przydziałem;
1.15.
umożliwić kontrolę przez Zamawiającego stanu wykonania prac na kolejnych etapach
rekrutacji przez wszystkie uczestniczące w procesie jednostki;
1.16.
umożliwiać kontrolowanie raportem obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego;
1.17.
spełniać określone obowiązującym prawem wymogi w zakresie ochrony danych osobowych.
2.
W zakresie dotyczącym szkół ponadgimnazjalnych:
2.1.
umożliwić stworzenie i opublikowanie internetowego informatora o ofercie szkół
ponadgimnazjalnych prowadzonych przez miasto; informator musi składać się z wizytówek
poszczególnych szkół i zawierać co najmniej następujące dane: przedmioty nauczane w
zakresie rozszerzonym, nauczane języki obce, zajęcia dodatkowe, przedmioty punktowane ze
świadectwa gimnazjalnego, limit miejsc, dodatkowe wymagania; informator musi ponadto
umożliwiać odnalezienie właściwej szkoły wg jej typu; informator musi być publikowany po
zatwierdzeniu wprowadzonej oferty przez organ prowadzący;
2.2.
umożliwić wypełnienie podania o przyjęcie do szkoły ponadgimnazjalnej elektronicznie przy
użyciu formularza na stronie internetowej;
2.3.
umożliwiać uczniowi wybór maksymalnie 3 szkół ze wskazaniem kolejności ich preferencji
oraz dowolnej liczby oddziałów;
2.4.
umożliwiać automatyczne przeliczanie punktów na podstawie ocen ze świadectwa ukończenia
gimnazjum, wyników egzaminu gimnazjalnego oraz kryteriów dodatkowych ustalanych przez
dyrektorów szkół;
2.5.
umożliwiać przeprowadzenie rekrutacji dodatkowej (uzupełniającej) na podstawie decyzji
komisji rekrutacyjnej szkoły;
2.6.
umożliwiać organowi prowadzącemu, po zakończeniu terminu składania podań a przed
ostatecznym przydziałem uczniów do szkół, wykonywanie symulacji przydziału kandydatów;
na etapie prowadzenia symulacji, uczniowie oraz szkoły nie powinny mieć dostępu do
systemu;
2.7.
umożliwiać organowi prowadzącemu przeprowadzenie serii przydziałów próbnych, w trakcie
których jest możliwość dokonywania zmian w planie naboru oraz łatwy powrót do dowolnie
wybranego z przydziałów przeprowadzonych wcześniej i uznania go za ostateczny;
2.8.
umożliwiać organowi prowadzącemu na ostateczne zatwierdzenie wyników przydziału
uczniów do szkół;
2.9.
umożliwić pobranie informacji o wynikach rekrutacji przez jednostki w niej uczestniczące;
2.10.
umożliwić publikację wyników rekrutacji dla kandydatów za pośrednictwem Internetu;
2.11.
umożliwić wprowadzenie przez jednostki prowadzące nabór informacji o potwierdzeniu woli
nauki w danej jednostce przez kandydatów do niej zakwalifikowanych;
2.12.
umożliwić publikację na stronach internetowych informacji o pozostających wolnych
miejscach;
2.13.
umożliwić wprowadzanie przez jednostki prowadzące nabór informacji o kandydatach
przyjmowanych do nich w ramach rekrutacji uzupełniającej i dodatkowej, czyli przyjmowanych
bezpośrednio przez szkołę, poza przydziałem;
2.14.
umożliwić kontrolę przez Zamawiającego stanu wykonania prac na kolejnych etapach
rekrutacji przez wszystkie uczestniczące w procesie jednostki;
2.15.
spełniać określone obowiązującym prawem wymogi w zakresie ochrony danych osobowych.
Zamawiający wymaga aby:
1. Rozwiązanie równoważne zawierało dokumentację potwierdzającą, iż spełnia wymagania
funkcjonalne Zamawiającego, w tym wyniki porównań, testów, czy możliwości oferowanych przez
to rozwiązanie w odniesieniu do rozwiązania wyspecyfikowanego powyżej.
2. Dostarczenie przez Wykonawcę rozwiązania równoważnego musi być zrealizowane w taki
sposób, aby wymiana nie zakłóciła bieżącej obsługi jednostek oświatowych ani też procesu
naboru do przedszkoli i szkół ponadgimnazjalnych.
3. Wykonawca musi do oprogramowania równoważnego przenieść wszystkie (kompletne i spójne)
dane, przeszkolić wszystkich użytkowników, skonfigurować Oprogramowanie, uwzględnić
niezbędną asystę pracowników Wykonawcy w operacji udostępniania oprogramowania w
środowisku produkcyjnym.
4. Zamawiający wymaga aby najpóźniej do 15 stycznia 2013 roku dostarczone rozwiązanie
równoważne umożliwiło jednostkom oświatowym pobranie odpowiednich danych niezbędnych do
automatycznego przygotowania wypłat jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli
zatrudnionych w tych jednostkach.
5. Realizacja zamówienia zakłada wykorzystanie wdrożonych w Urzędzie Miasta Częstochowy
systemów wskazanych w 6.2.14 z którymi dostarczone oprogramowanie musi być zintegrowane w
sposób umożliwiający eksport/import sprawozdań budżetowych oraz planów finansowych.
6. Wykonawca musi odtworzyć funkcjonujące integracje z innymi systemami w zakresie wymiany
danych:
a. Eurobudżet – import sprawozdań budżetowych Rb w postaci plików XML w formacie BeSTi
generowanych z systemu Sigma;
b. Sigma – eksport projektów planów finansowych i wniosków o zmianę w budżecie oraz
sprawozdań z wykonania w budżecie w postaci plików XML do systemu Planowania,
Prognozowania i Realizacji Budżetu, import danych SIO, Arkuszy organizacyjnych, projektów
planów z AO sprawozdań finansowych;
c. Art. 30 – import danych z programów płacowych wdrożonych w jednostkach oświatowych,
eksport podziału wyrównań do programów płacowych w jednostkach oświatowych.