Celem procedury jest określenie zasad zawierania umów

P.2.15
Egzemplarz nr 1
POLANA Sp. z o.o.
OchoŜa, 21-109 Uścimów
Procedura umów
woj. lubelskie
Data: 15.05.2008
Wydanie 01 / 2008
Opracował:
Piotr Wiśniewski
Zatwierdził:
Piotr Wiśniewski
Podpis
Strona 1 z 2
Data
1. Cel i zakres:
Celem procedury jest określenie zasad zawierania umów. Procedura obowiązuje wszystkie
osoby zajmujące się daną czynnością.
2. Dokumenty związane:
3. Definicje:
Zgodne z definicjami zawartymi w Polityce firmy „Polana”.
4. Odpowiedzialność
Kierownik pakowni – odpowiedzialna za organizację szkoleń, opracowywanie planów
szkoleń, prowadzenie szkoleń lub ich zlecanie, ocenę skuteczności;
Zastępca kierownika – odpowiedzialni za dokumentowanie szkoleń;
5. Postępowanie:
Procedury administracyjne i prace papierkowe przy pakowaniu i zawieraniu kontraktu; np.
Berryworld, pakowanie i wysyłki.
1)
Na rachunku odbioru zamówienia i wniosku rozprowadzania powinna być równieŜ
wykonana kopia;
a)
jedna kopia musi być wykonana dla osoby dowoŜącej, i umiejscowiona na
„ODBIORY” Oryginał powinien być zaznaczony, co wskazuje na wykonanie kopii
na wypadek gdy inni będą pracować.
b)
jedna dodatkowa kopia zrobiona dla kaŜdego odbioru/wysyłki. Jeśli odnotowano, Ŝe
są trzy partie owoców do odebrania, powinny być równocześnie wykonane trzy
kopie tych oryginałów. Jedna partia powinna być na jednej stronie, więc kopia
klienta jest gotowa do wypełnienia do kaŜdej partii. Ta strona powinna mieć formę
początkową razem z kaŜdym IA (nota odbioru lub wysyłki).
c)
oryginał powinien być umieszczony w “Odbiór Transportu” i zaznaczyć, Ŝe kopie
partii zostały zrobione jak w punkcie 1)b)
P.2.15
Egzemplarz nr 1
POLANA Sp. z o.o.
OchoŜa, 21-109 Uścimów
Procedura umów
woj. lubelskie
Data: 15.05.2008
Wydanie 01 / 2008
Opracował:
Piotr Wiśniewski
Zatwierdził:
Piotr Wiśniewski
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Podpis
Strona 2 z 2
Data
Na odbiorze (np. od Kensington dla Berryworld), dowód odbioru, jeśli jest to
konieczne dowód odbioru powinien być równieŜ skopiowany więc kaŜda kopia moŜe
mieć kopia (jw. 1)c))
QC – IN powinien być wykonane dla kaŜdej partii owoców i po przefaksowaniu QC –
IN formy
do zainteresowane części, powinno być to dodane do dwóch innych stron, które są juŜ
wypełnione dla tej samej partii.
Kwestionariusz wysyłki lub Kwestionariusz kontraktowy pakowania powinien być
rozpoczęty, szczegółowa ilość otrzymania z datami. Notatka IA numer lub wzmianka (
w stosownych przypadkach) na KAśDY z wypełnionych dokumentów z tą partią. To
jest zwykle zakładane na odbiór/wysyłkę, oryginalnie dostarczone przez klienta.
Na koniec kaŜdego dnia, aktualne dowody wysyłki powinny być przefaksowane do
klienta. Jest to niezbędne tylko w przypadku kontraktu pakowania. Jeśli owoce są
kupione dla własnego uŜytku, niezbędne jest tylko by trzymać własne dowody (zwykle
na koniec kaŜdego dnia) z aktualnym zapasem w kg ( nie wysyłać not dystrybucji z
naszymi owocami). Jest waŜne by skrupulatnie we WSZYSTKICH detalach wysyłki
jest wskazane, Ŝe forma zamówienia jest oznaczona „znaczek” co występuje na „karcie
wysyłki” kiedy liczba została wysłana. Karta wysyłki powinna być przechowywana w
osobnym części na froncie akt, więc inne osoby mogą bezpośrednio zauwaŜyć bez
dodawania Ŝadnych innych dokumentów dla kolejnych partii.
Wszystkie karty powinny być spięte razem kiedy wysyłka jest ukończona i ułoŜone w
teczce oddzielnie, ograniczyć się do, co najwyŜej trzech sekcji potrzebnych dla
kaŜdych akt. ZaleŜy to od wyboru, normalnie jest to uzaleŜnione od objętości czy
osobne akta są trzymane dla kaŜdych owoców, lub dla kaŜdego klienta. Dobry
przewodnik po aktach jest taki, w którym jeśli więcej niŜ jeden akt był potrzebny dla
jednego klienta przez okres zawartego kontraktu, wtedy warto mieć akta dla kaŜdych
owoców. Kiedy dojdzie do momentu, Ŝe karta wysyłek jest zapełniona, wtedy naleŜy
przełoŜyć je do duŜej teczki, zamiast mieć wiele małych teczek dla tej samej sprawy.
KaŜde akta powinny być trzymane dopóki większość z ostatnich dat są starsze niŜ 18
miesięcy