Pop-07

URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
1
ZAKUPY SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO I OPROGRAMOWANIA
TYTUŁ PROCEDURY:
Opracował:
Pełnomocnik ds. Jakości
Imię i nazwisko:
Elżbieta Klisz
Podpis:
Wydał:
Burmistrz Miasta
Imię i nazwisko:
Leszek Orpel
Data wydania:
17.03.2006 r.
PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 20.03.2006 r.
EGZEMPLARZ NR:
Podpis:
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
2
KARTA ZMIAN
Nr
Zmiany
Data
wprowadzenia
zmiany
Rodzaj wprowadzonej zmiany
Podpis osoby
zatwierdzającej
zmiany
Podpis osoby
przyjmującej
zmiany
(właściciela
procedury)
1
2
3
4
5
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
3
1
PLAN ROCZNY
1, 2
Przekazanie wniosku do realizacji
Pracownik ZPZ
Sekretarz
1,2
Rejestracja wniosku
BOK
3
Dekretacja wniosku
SEKRETARZ
BURMISTRZ lub ZASTĘPCA
2,3,4
4
NIE
PRACOWNIK ZPZ
Przegląd wniosku
5,6
TAK
Przygotowanie zamówienia
PRACOWNIK ZPZ
Inwestycja powyżej 6000 €
Inwestycja poniżej 6000 €
3., 4.
KOMISJA PRZETARGOWA
Wyłonienie
LUB PRACOWNIK ZPZ I
wykonawcy zgodnie
INFORMATYK
z PZP
Wyłonienie wykonawcy
na podstawie badania
rynku
BURMISTRZ MIASTA
Zatwierdzenie wyboru
przez Burmistrza Miasta
PRACOWNIK ZPZ
Przygotowanie i zawarcie
umowy
SEKRETARZ MIASTA
PRACOWNIK ZPZ
INFORMATYK
2.
Przygotowanie
zamówienia lub
zlecenia
5.
Procedura
zawarcia
umowy
cywilnoprawnej
Odbiór sprzętu
8
9
10
6. NIE
INFORMATYK
7.1,7.2,
7.3.
Reklamacja
Czy wykonano zgodnie z
wymaganiami?
TAK
TAK
Ewidencja sprzętu
i
11
12
oprogramowania
PRACOWNIK ZPZ
PRACOWNIK ZPZ
PRACOWNIK ZPZ
INFORMATYK
13
Przekazanie sprzętu
pracownikom
7. NIE
Czy sprzęt działa prawidłowo?
TAK
KONIEC
14
5, 6
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
4
DOKUMENTY
I. Podstawa prawna:
1. Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn.
zm.).
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm).
3. Zarządzenie Nr 107/2004 Burmistrza Miasta Jedlina-Zdrój z dnia 22 marca 2004 r.
w sprawie Regulaminu pracy komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia
postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez Gminę Jedlina Zdrój.
4. Zarządzenie Nr 114/2004 Burmistrz Miasta z dnia 20 kwietna 2004 r. w sprawie powołania
członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy.
II. Dokumenty procesu:
1. Roczny plan budżetowy.
2. Druk Zamówienia/Zlecenia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 2 000 zł.
3. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
4. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
5. Protokół z wyłonienia wykonawcy – w przypadku postępowania przetargowego.
6. Zestawienie porównawcze ofert – w przypadku badania rynku.
III. Zapisy
1. Pracownik przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego i podpisuje
pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem „Sporządził”, natomiast Sekretarz
dokonuje sprawdzenia wniosku, co potwierdza parafą z datą wraz z zapisem „Sprawdził”
na kopii, która pozostaje w aktach sprawy. Burmistrz Miasta dokonuje akceptacji trybu
realizacji zamówienia – zapis w formie parafy z pieczęcią na przygotowanym wniosku.
2. Dla zadania poniżej 2 000 zł Pracownik ZPZ przygotowuje Zamówienie lub Zlecenie na
dostawę sprzętu i/lub oprogramowania oraz podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem
wraz z zapisem „Sporządził”, natomiast Sekretarz dokonuje sprawdzenia wniosku, co
potwierdza parafą z datą wraz z zapisem „Sprawdził”.
3. Pracownik
BOK-u
rejestruje
wniosek
w
Centralnym
rejestrze
korespondencji
przychodzącej, nadając mu indywidualny numer tzw. liczbę dziennika – zapis w formie
parafy z datą.
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
5
4. Sekretarz, a w przypadku jego nieobecności Burmistrz lub Zastępca Burmistrza dekretuje
wniosek - zapis w formie parafki z datą.
5. Pracownik ZPZ dokonuje zapisu dokumentującego rejestrację wniosku wg kolejności
zgłoszeń w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
- w przypadku, gdy wniosek rozpoczyna nową sprawę, pracownik przed przystąpieniem do
załatwienia rejestruje ją w spisie spraw jako nową sprawę i wpisuje znak sprawy
w
obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku,
- w przypadku, gdy wniosek dotyczy sprawy już wszczętej, pracownik dołącza pismo do
akt sprawy i wpisuje znak tej sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku.
6. Pracownik potwierdza przegląd wniosku zapisem “stwierdzam kompletność wniosku” lub
“stwierdzam brak: (należy określić rodzaj braków)” wraz z parafą i datą przeglądu.
7. W zależności od wybranego trybu realizacji zamówienia występują trzy możliwości:
7.1. Pracownik przygotowuje dla zadania poniżej 2000 zł zamówienie lub zlecenie na dostawę
sprzętu i/lub oprogramowania oraz podpisuje pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z
zapisem „Sporządził”, natomiast Sekretarz dokonuje sprawdzenia zlecenia, co potwierdza
parafą z datą wraz z zapisem „Sprawdził” na kopii, która pozostaje w aktach sprawy.
Następnie Burmistrz Miasta podpisuje zamówienie bądź zlecenie – zapis w formie parafy z
pieczęcią.
7.2. Pracownik ZPZ wraz z informatykiem i pracownikiem, który będzie użytkownikiem
sprzętu i/lub oprogramowania przygotowuje zestawienie porównawcze oraz ocenę ofert dla
zakupu dostaw, usług i robót budowlanych poniżej 6000 € zebranych na podstawie badania
rynku i wyłonienie wykonawcy, które akceptuje parafą wraz z datą i zapisem „Sprawdził”
Sekretarz Miasta. Burmistrza Miasta zatwierdza parafą dokument z oceny ofert złożonych
przez wykonawców.
7.2. Pracownik ZPZ wraz z informatykiem i pracownikiem, który będzie użytkownikiem
sprzętu i/lub oprogramowania przygotowują specyfikację istotnych warunków zamówienia.
Przewodniczący Komisji Przetargowej oraz Burmistrz Miasta akceptują Specyfikację wraz
z załącznikami – zapis w formie parafy na pierwszej stronie SIWZ.
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
6
Przewodniczący Komisji Przetargowej podpisuje przygotowany Protokół z wyłonienia
wykonawcy dla zakupów sprzętu komputerowego i/lub oprogramowania powyżej 6000 €
wraz z załącznikami zgodnie z prawem zamówień publicznych (Druk ZP-2). Kartę
indywidualnej oceny ofert stanowiącą jeden z załączników Protokołu podpisują wszyscy
Członkowie Komisji Przetargowej.
8. Burmistrz Miasta zatwierdza protokół z wyboru wykonawcy dla zakupów powyżej
6000 €, a w przypadku badania rynku zestawienie porównawcze ofert dla zakupów
poniżej 6000 €.
9. Pracownik ZPZ przygotowuje umowę zgodnie z procedurą Pop-09, którą najpierw
akceptuje parafą Radca Prawny, podpisuje Burmistrz Miasta, kontrasygnuje Skarbnik oraz
podpisują osoby reprezentujące Dostawcę.
10. Protokół odbioru sprzętu i/lub oprogramowania jest parafowany przez Pracownika ZPZ
i Dostawcę.
11. Informatyk sprawdza w trakcie montażu sprzętu i/lub oprogramowania jego zgodność
z wyspecyfikowanymi wymaganiami. Jeżeli niezgodności występują lub sprzęt jest
wadliwy Pracownik ZPZ reklamuje sprzęt lub oprogramowanie uzgadniając z dostawcą
termin usunięcia wad lub dostawy nowego sprzętu.
12. Pracownik ewidencjonuje zakupiony sprzęt i oprogramowanie w karcie ewidencji sprzętu
komputerowego prowadzonej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
13. Pracownik
odbierający
sprzęt
i/lub
oprogramowanie
potwierdza
jego
odbiór
w „Ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania” czytelnym podpisem z datą
odbioru,
a
Pracownik
ZPZ
dokonuje
aktualizacji
paramentów
sprzętu
i/lub
oprogramowania w Karcie sprzętu prowadzonej dla każdego stanowiska komputerowego.
14. Sporządzenie protokołu przekazania wadliwego sprzętu do naprawy lub wymiany i
przekazanie tego sprzętu dostawcy. Protokół podpisuje pracownik ZPZ oraz
przedstawiciel Dostawcy.
CELE I WYTYCZNE
I. Cel: Celem procedury jest określenie zasad dokonywania zakupu sprzętu i/lub
oprogramowania oraz jego weryfikacji po zakupie i w trakcie użytkowania.
II. Wytyczne
1. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 6 000 euro pracownik merytoryczny
odpowiedzialny za realizację przedmiotu zamówienia na polecenie Kierownika Referatu
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
7
GMI lub Sekretarza lub Skarbnika przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia
publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), natomiast gdy wartość zamówienia
przekracza kwotę 6 000 euro pracownik przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia
publicznego zgodnie z przepisami ww. ustawy.
2. Burmistrz Miasta podpisuje zamówienie bądź zlecenie, a w sprawach wynikających z
upoważnienia Burmistrza zamówienie/zlecenie podpisuje Zastępca Burmistrza Miasta lub
Sekretarz Miasta. Dla zamówień/zleceń dokonywanych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z
dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych podstawą zamówienia jest wniosek
zlecenia/zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 2000 zł.
3. W przypadku, gdy wartość zamówienia lub zlecenia nie przekracza 2 000 zł Pracownik
ZPZ przygotowuje zamówienie lub zlecenie, natomiast w przypadku, gdy wartość
zamówienia przekracza 2 000 zł, ale nie jest wyższa niż 6 000 euro, przeprowadza badanie
rynku. Pracownik merytoryczny przygotowujący wniosek o zamówienie/zlecenie jest
zobowiązany do ścisłej współpracy przy przygotowaniu badania rynku, a Pracownik ZPZ
do sprawowania nadzoru nad prawidłowością postępowania.
Pojęcie zamówienie stosujemy przy dostawach. Przez dostawę należy rozumieć nabywanie
rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy,
najmu, dzierżawy oraz leasingu.
Pojęcie zlecenie stosujemy przy usługach. Przez usługę należy rozumieć wszelkie
świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy.
4. Wyboru wykonawcy dla zadania o wartości poniżej 6 000 € można dokonać na podstawie
badania rynku lub zlecić realizację zadania sprawdzonemu i rzetelnemu wykonawcy.
5.1. Komisji Przetargowa przygotowuje Protokół z wyłonienia wykonawcy dla inwestycji
powyżej 6000 € zgodnie z prawem zamówień publicznych (Druk ZP-2) wraz z
załącznikami, które stanowią integralną część Protokołu.
5.2. Kierownik referatu przedstawia Burmistrzowi Miasta oferty dla inwestycji poniżej
6000 €, zebrane na podstawie badania rynku, następnie następuje wybór najkorzystniejszej
oferty.
6. Informatyk sprawdza zgodność zakupionego sprzętu i/lub oprogramowania po jego
zainstalowaniu. W przypadku stwierdzenia niezgodności zgłasza je Pracownikowi ZPZ,
URZĄD MIASTA
JEDLINA ZDRÓJ
ZAKUPY SPRZĘTU
KOMPUTEROWEGO I
OPROGRAMOWANIA
INDEKS
Pop-07
EDYCJA
2
STRONA
8
który jest odpowiedzialny za przekazanie wadliwego towaru dostawcy w celu usunięcia
niezgodności lub wymiany na nowy. Z przekazania sporządza się Protokół.
7. Jeżeli pracownik podczas użytkowania sprzętu, który objęty jest gwarancją, stwierdza
jakiekolwiek nieprawidłowości w funkcjonowaniu, zgłasza to Pracownikowi ZPZ, który
przekazuje go do naprawy lub wymiany, z czego sporządza Protokół przekazania.