Archiwizacja

1
Archiwizacja
Informacja i jej dostępność są bardzo ważne
z perspektywy funkcjonowania firmy.
Zeskanowanie dokumentu, opisanie go i przekazanie do składowania to dopiero początek. Ogromne znaczenie mają kwestie związane
z bezpieczeństwem i integralnością zasobów archiwum oraz narzędzia
pozwalające na szybkie odnalezienie odpowiednich danych.
Dla kogo?
Do kogo kierowany jest system
do archiwizacji?
Dla kogo?
Profesjonalne narzędzia dedykowane archiwizacji są w pełni skalowalne i mogą być elastycznie dopasowane do konkretnych potrzeb
organizacji.
Sprawdzą się w:
korporacjach
firmach
i instytucjach
z sektora
prywatnego
i publicznego
przedsiębiorstwach MŚP
• chcą zoptymalizować wykorzystanie dostępnej powierzchni biurowej
• obsługują dużą liczbę dokumentów
• realizują pracochłonne działania związane z obsługą dokumentacji
papierowej
• są zobowiązane do zabezpieczania poufności bądź długoterminowego magazynowania dokumentów
• są zobowiązane do śledzenia cyklu życia dokumentów i systematycznego niszczenia nieaktualnych zasobów w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa
• muszą monitorować udostępnienia dokumentów
• cechuje je rozproszona struktura organizacyjna
• nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów, a wszystkie
dokumenty funkcjonują w formie papierowej
• wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów, ale posiadają dokumenty historyczne w formie papierowej
Dla kogo?
Narzędzia dedykowane archiwizacji są skierowane
do organizacji, które:
Dotyczy Ciebie?
Czy się z tym spotkałeś?
dokumenty są przechowywane w różnych,
często nieodpowiednich miejscach
w firmie brakuje kompletnego,
centralnego spisu inwentaryzacyjnego
dokumentów
pracownicy poświęcają wiele czasu na
wyszukiwanie dokumentów w segregatorach,
koszulkach, szufladach, szafach i biurkach
przechowywane dokumenty zajmują
dużą powierzchnię biurową
zarządzanie dokumentami nie jest
scentralizowane – wielokrotnie
ponoszone są te same koszty
dokumenty mogą zostać utracone
na skutek wypadków losowych, takich
jak: kradzież, zalanie, pożar, naruszenie
reguł bezpieczeństwa, itp.
Dotyczy Ciebie?
zarchiwizowane dokumenty
są często niekompletne
RICOH Solution
Jak to rozwiązać?
kompletność dokumentacji (żadna
kartka nie może zaginąć)
precyzja opisu (aby łatwo było
odnaleźć informację)
dostępność zarówno
papierowego oryginału
jak i zeskanowanego obrazu
szybki i precyzyjny mechanizm
wyszukiwania dokumentów
RICOH Solution
Zapewniamy:
zastosowanie najnowszych
rozwiązań z dziedziny archiwistyki
wraz z unikalnym systemem
archiwizacji dokumentacji
know-how
i doświadczenie
zdobyte na całym
świecie
kompleksową usługę
– realizujemy wszelkie
możliwe prace związane
z dokumentacją
Klienta
RICOH Solution
Kompleksowa usługa obejmuje:
I etap – odebranie, spisanie oraz skategoryzowanie
archiwalnych dokumentów
II etap – przetworzenie archiwum
przygotowanie
do skanowania
przygotowanie
do składowania
w archiwum
skanowanie
opisanie
dokumentów
sprawdzenie
poprawności
procesu/danych
III etap – przyjęcie dokumentów do archiwum
/magazynu
Proces wypożyczania oryginałów może być realizowany jednorazowo
(jako przejęcie archiwum) lub w trybie ciągłym. Odbiór dokumentów
może być realizowany na terenie całego kraju lub jako centralna lokalizacja odbioru dokumentów w regionie.
realizacja procesu
wypożyczania oryginałów
(przesyłania skanów
na żądanie) z monitorowaniem historii udostępnień
planowe niszczenie
dokumentów
RICOH Solution
IV etap – bieżąca obsługa
Czy ktoś już tego używał?
Succes Story
Grupa składająca się z kilkunastu spółek z branży konferencyjno-wydawniczej postanowiła w znaczący sposób zredukować koszty back-office.
Po szczegółowej analizie potrzeb przyjęto rozwiązanie, w którym funkcjonuje:
jeden centralny sekretariat – z dostępem do
repozytorium dokumentów oraz narzędzi
umożliwiających bieżące skanowanie
jeden centralny dział księgowy oraz kadrowo-płacowy – z dostępem do repozytorium
dokumentów i narzędzi umożliwiających bieżące skanowanie
dostęp do repozytorium dokumentów oraz
narzędzi umożliwiających bieżące skanowanie dla kierowników projektów
TROLA JAKOŚC
I
KON
KOMPLE
Skanowanie
i digitalizacja
Klasyfikacja
Przygotowanie
do skanowania
Czy ktoś już tego używał?
Eksport
do DMS
W
KSO A
ŁUGA
US
Praca
z plikami
Odbiór
dokumentów
DZANIE PROJEKTE
RZĄ
M
ZA
Archiwizacja
cyfrowa
i papierowa
Czy ktoś już tego używał?
Funkcjonalność archiwum wszystkich dokumentów,
które jest dostępne przez www obejmuje:
• umowy z Klientami
• wyciągi bankowe
• dokumentację kadrową
• dokumenty sprzedażowe spółek
• dokumenty zakupowe spółek
Usługa
Skanowanie wsteczne i bieżące
Dzięki tej usłudze uzyskano znaczne obniżenie kosztów wynikające z:
• szybkości działania i możliwości panowania nad rozliczeniami między spółkami
• skrócenia czasu na ustalenie „stanu faktycznego” poszczególnych
spraw/projektów (o 80%)
www.ricoh.pl