(Microsoft Word Viewer - proces z u\277yciem EZD wersja 0703.doc)

Postępowanie z dokumentacją przy użyciu systemu EZD(elektronicznego zarządzania dokumentami). Diagram przepływu został wykonany przy użyciu notacji BPM (zob. "Business process model” (zob. http://www.adoniscommunity.com/faq_functionality_modelling.html” Ze względu na potrzebę dostosowania notacji do spesyfiki procesu niektóre elementy mają nieco odmienne znaczenie, które wyjaśnono poniżej:
Objaśnienie znaków:
zdarzenie powodujące podjęcie następujących po nim czynności (dla przejrzystości procesu wyodrębniono tylko niekóre zdarzenia)
czynność bez oznaczenia kto ją wykonuje
czynność z oznaczeniem roli kto ją wykonuje
iloczyn logiczny (tj. zachodzą wszystkie czynności następujące po tym znaku) lub suma logiczna tj. może zajść tylko jedna z czynności następujących po znaku. Znaczenie symbolu wynika z opisów na
strzałkach wychodzących z symbolu. Jeśli ich nie ma to jest to iloczyn logiczny. Jeśli są, to suma logiczna.
alternatywa rozłączna tj. zachodzi tylko jedna z czynności następujących po symbolu . Symbol występuje z bez opisu (jeśli jest jasne czego dotyczy alternatywa) lub z opisem.
inny proces (niepokazany szczegółowo na diagramie)
Strzałki pokazujące kierunek następujących po sobie czynności i zdarzeń
(z opisem objaśniającym lub bez)
dodatkowe objaśnienia do niekórych czynności
informacja o przejściu do innego miejsca procesu
Numerowanie obiektów ma na celu ułatwienie odnoszenia się do modelu (np.ktoś może się odnieść do pozycji 52 wyrażając opinię, że referent nie powinien sam decydwać o rejestracji przychodzących do niego e-maili w EZD)
Symbole na niebieskich prostokątach oznaczających czynności wskazują czy mamy do czynienia z pracą przy komputerze (dłoń przy komputerze) z papierami (otwarta teczka) czy automatycznymi działaniami systemu
teleinformatycznego (symbol samego komputera).
+
TAK
jeśli właściwe dla
innego pkt
kancelaryjnego
71
80
jeśli niezgodne z
właściwością
podmiotu
NIE
czy rejestrować
(po otwarciu)
co jeśli nie
rejestrować
wzór dedykowany
- pozwalający na
automatyczne
rejestrowanie w
EZD
54
automatyczna
rejestracja poza
EZD (w innym
systemie np. dla
składanych
PITów)
48
sprawdzenie czy
spam
83
NIE
TAK
56
skopiowanie
dokumentu z
ESP do
lokalnych
zasobów
wstępne
sprawdzenie czy
spam
czy spam?
TAK
czy spam
(ostateczna
selekcja)
spam wyrzucony
referent
włączenie emaila do sprawy
w EZD bez
rejestracji (w
zależności od
funkcjonalnosci
EZD)
niezbędne
elementy do
wpisania:
data, adresat,
twórca, typ,
format, tytuł
AD
32
w przypadku
dokumentu
papierowego
naniesienie nań
znaku sprawy
nadanego w EZD
referent
nowa
skanowanie
części lub wcale
77
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro it
up y E
.c di
om tio
n
dokument
dołączony do
sprawy
skan
98
jeśli dołączony
dokument kończy
sprawę
papier
rzeczowo
DEKRETACJA
w jaki sposób
przechowywany
papier
46
45
kierownik j ednostki
lub komórki
kierownik j ednostki
lub komórki
kolejne
dekretowanie w
EZD
92
aprobant
101
68
referent
referent
NIE
ostateczna
akceptacja
projektu
31
referent
NIE np. dla faktur,
zaproszeń,
publikacji
sprawdzenie czy
dokument w
sprawie
rejestrowanej?
47
zaakceptowane
ostatecznie?
TAK
94
NIE (przesyłka
elektroniczna nie
czy skutecznie
odebrana)
doręczone?
20
19
proces
brakowania
dokumentacji z
EZD
proces
przekazywania
materiałów
archiwalnych z
EZD
74
elektronicznie
na papierze
sposób
dostarczenia do
adresata
38
uprawniony do
podpi sywani a
64
referent
referent
sprawdzenie i
dopisanie
brakujących
metadanych
odszukanie
metadanych w
EZD (na
podstawie
identyfikatora)
podpis
elektroniczny
43
wydruk
czystopisu na
papierze
63
automatyczne
dołączanie
skanów do spraw
na podstawie
metadanych
ręcznie dołączany
skan do sprawy
79
sposób
dołączenia skanu
do sprawy
95
2 egz.
sekretariat lub punkt
kancel aryjny
93
aprobant
zaakceptowane
wstępnie?
PODPISYWANIE I WYSYŁKA
17
18
NIE
66
TAK
sprawa
zakończona w
EZD
określenie dostępu
do dokumentu (po
zapoznaniu się z
treścią),
ewentualne
poprawienie tytułu i
typu oraz dodanie
opisu dokumentu
91
TAK
NIE
wstępna
akceptacja
projektu
NIE
TAK (jest
podpisane UPO)
dokument
papierowy u
referenta
przekazanie
dokumentu do
ponownej
dekretacji
czy właściwie
zadekretowany?
realizacja
procesu poza
EZD
czy akceptacja
wielostanowiskowa?
36
73
65
2
zadekretowany
dokument
elektroniczny u...
34
TAK
16
30
dekretowanie EZD
33
referent
dołączenie UPO
do sprawy
do miejsca
"przek azanie do
dek retacji w EZD"
przygotowanie
projektu
odpowiedzi i
przesłanie jej do
akceptacji
35
jeśli jest papier
od razu do
właściwej komórki
do miejsca
"przek azanie do
dek retacji w EZD"
jeśli wymagana
odpowiedź
zakończenie
sprawy
do kogo
przekazać
29
96
AKCEPTACJA
referent
przekazanie
papieru do składu
chronologicznego
75
przekazanie
papieru do
referenta
(registratury?) na
podstawie
dekretacji w EZD
chronologicznie
przekazanie do
dekretacji w EZD
28
sekretari at lub punkt
kancelaryj ny
do dalszej
dekretacji
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro ity
up E
.c dit
om io
n
w EZD metadane
i niepełne
odwzorowanie l...
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
automatyczny
przepływ
dokumentów
(automatyczna
dekretacja) na
podstawie
metadanych
dokumentu (np.
dla kombinacji
określego typu i
twórcy dokument
jest przesyłany
automatycznie
3
w EZD metadane
i pełne
odwzorowanie
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
r o it
up y E
.c di
om tio
n
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro ity
up E
.c dit
om io
n
sprawa nowa czy
kontynuowana?
papier
11
nośnik w
składzie nośników
referent
kontynuowana
6
97
21
realizacja
procesu poza
EZD
dołączenie
dokumentu
elektronicznego
do sprawy w EZD
89
5
skan
102
rejestracja w EZD
dokumentu
przekazanego na
nośniku
52
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
76
czy i jakie
odwzorowanie
zapisanie UPO
na nośniku na
któym wpłynął
dokument
NIE
skanowanie całości
przekazanie do
składu nośników
(po zapoznaniu
się z zawartością)
referent
86
wszczęcie nowej
sprawy (w EZD)
60
referent
czy nowa sprawa
na podstawie
dokumentu
elektronicznego?
62
sekretariat lub punkt
kancelaryjny
punkt kancelaryjny
TAK ale proces
realizowany poza
EZD
rejestracja emaila w EZD
wpisanie tytułu sprawy
nadanie znaku na
podstawie JRWA
określenie osób
upoważnionych i dostępu
do sprawy (i w jakim
zakresie)
dokumenty dla których ze
względów technicznych
(np. dużych formatów np.
A1), prawnych (np
niejawne) lub
ekonomicznych
(standardowe A4 ale duża
objętość) nie wykonuje się
pełnego odwzrowowania
wykonanie
odwzorowania
cyfrowego (lub
nie)
typowe dokumenty
papierowe (np. format A4
lub mniejszy i nie więcej
niż ... stron)
ustalono że email nieważny
TAK - ważny istotny dla sprawy
61
skopiowanie do
lokalnych
zasobów
13
NIE
niezbędne
elementy do
wpisania:
data, adresat,
twórca, typ,
format, tytuł
on
nadany w EZD
unikatowy
identyfikator
27
85
czy e-mail
odwzwieciedlający
działalność
podmiotu?
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edi
om ti
4
sekretari at lub punkt
kancelaryj ny
TAK, ale roboczy wspomagający
załatwianie
wszczętej sprawy
53
punkt kancelaryj ny
do miejsca
"przek azanie do
dek retacji w EZD"
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro it
up y E
.c di
om tio
n
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edit
om io
n
57
rejestracja
dokumentu
przesłanego na
ESP w EZD
39
oznaczenie
pisma nadanym
identyfikatorem
59
przekazanie
nośnika do
referenta
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edi
om tio
n
do innego systemu
informatycznego...
sekretari at lub punkt
kancelaryj ny
12
NIE
rejestrowanie
pisma w EZD
(dodanie
metadanych)
58
do miejsca
"przek azanie do
dek retacji w EZD"
26
sekretari at lub punkt
kancelaryj ny
automatycznie
nadany przez
EZD unikatowy
identyfikator
TAK - ale o
wielkości zbyt
dużej dla
kopiowania do EZD
skopiowanie do
EZD w relacji do
zarejestrowanego
pisma
przewodniego
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
poza kontrolką
wpływów
(zaproszenie
publikacja) lub
rejestracja w
innym systemie
NIE (tylko
dokument
elektroniczny
podpisany
elektronicznie)
punkt kancelaryjny
rejestracja emaila w EZD
51
spam do kosza
czy załącznik do
pisma
przewodniego na
papierze?
50
sekretariat lub punkt
kancelaryjny
84
punkt kancelaryjny
55
automatyczne
zerejestrowanie
w EZD
TAK o wielkości
uzasadniającej
skopiowanie do
EZD
49
sekretariat lub punkt
kancelaryjny
referent
TAK
niezbędne elementy do
wpisania:
data, adresat, twórca,
typ, format, tytuł
on
88
wzór ogólny (np.
na ePUAP)
niepozwalający na
automatyczną
komunikację z EZD
zależnie od
rodzaju wzoru i
integracji z EZD
on
przekazanie do
innego punktu
kancelaryjnego
lub sekretariatu
TAK - papierowe
dokumenty
wewnętrzne do
rejestrowania w
EZD
wzrór
dedykowany,
precyzyjnie
określający
system do któego
ma trafić
dokument
on
przekazanie na
pocztę lub do
właściwego
podmiotu
EZD
doręczanie w trybie określonym
w § 6.2 Rozp. Prezesa Rady
MInistrów w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych
doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom
publicznym (Dz.U.05.200.1651)
on
punkt kancelaryj ny
na oficjalny adres
podany w BIP
do kogo e-mail
87
23
punkt kancelaryj ny
O
NI
ww S:C
.b om
oc m
-g un
ro ity
up E
.c dit
om io
n
w
AD
82
bezpośrednio do
referenta
EZD czy inny
system?
dotyczy tylko
dokumentu
elektronicznego pismo przewodnie
traktowane jako
typowy dokument
papierowy
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om ti
25
24
punkt kancelaryjny
otwarcie pisma i
wstępne
zapoznanie się z
treścią
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro it
up y E
.c di
om tio
n
TAK
czy przekazane
zgodnie z
właściwością
podmiotu?
103
inny
9
przez e-mail
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
czy otwierać
przesyłkę
70
NIE
8
przez ESP,
eBOK, itp.
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
69
NIE
90
czy do
rejestrowania w
EZD? (z góry
ustalone)
10
na
informatycznym
nośniku danych
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edi
om ti
NIE - papierowe
dokumenty
wewnętrzne poza
ewidencją w EZD
81
sposób
dostarczenia
elektroniczna skrzynka
podawcza lub
elektroniczne biuro
obsługi klienta itp.
dostarczenie za
pomocą dedykowanego
punktu przyjęć
wystawionego w
Internecie
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om ti
sprawdzenie czy
otwierać
przesyłkę
7
wpływ
korespondencji
elektronicznej
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om ti
wytworzony
wewn. dokument
papierowy
22
punkt kancel aryjny
14
podjęta decyzja o
wszczęciu
sprawy własnej
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
15
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
wyjątki (do ustalenia)
np. do rąk własnych,
niejawne, wartościowe, od
KRK, oferty w trybie PZP,
nabór do pracy, itd.
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up E
.c di
om tio
n
lista i zasady do ustalenia
dla róznych rodzajów
dokumentów np. wnioski
urlopowe, inne wewnętrzne
wnioski o zgodę, itd.
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro it
up y E
.c di
om tio
n
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro ity
up E
.c dit
om io
n
PRZYJMOWANIE I REJESTROWANIE WPŁYWÓW
1
Wpływ
korespondencji
papierowej
1 egz.
ile egzemplarzy
wysyłka
elektroniczna
37
44
42
uprawniony do
podpisywania
uprawni ony do
podpi sywania
sekretariat l ub punkt
kancelaryjny
podpisanie
odręczne 2egz.
podpisanie
odręczne 1 egz.
(i podpisanie
elektroniczne
projektu?)
odnotowanie
wysyłki w EZD
(ze skanowaniem)
100
72
TAK
egzemlarz 1
TAK
referent
przekazanie do
składu
chronologicznego
40
sekretariat lub punkt
kancelaryjny
wysyłka pisma
papierowego
NIE
41
sekretariat l ub punkt
kancelaryjny
odnotowanie
wysyłki w EZD
(bez skanowania)
on
czy wysyłka
skanowana?
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edi
om ti
67
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edi
om tio
n
on
AD
O
N
ww IS
w :Co
.b m
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edi
om ti
78
99
egzemplarz 2
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro it
up y E
.c di
om tio
n
AD
O
N
w IS
ww :C
.b om
oc m
-g un
ro ity
up
.c Edit
om io
n
czy dokument do
sprawy?
niezbędne
elementy do
wpisania:
data, adresat,
twórca, typ,
format, tytuł...
oraz załączenie
UPO