Konkurs ofert dotyczący wyłączności na obsługę gastronomiczną

Jeleniogórskie Centrum Kultury
ogłasza konkurs ofert
dotyczący wyłączności na obsługę gastronomiczną oraz rekreacyjną
imprezy plenerowej pn.: Inauguracja Września Jeleniogórskiego 2014
Termin: 30.08. 2014 r. godz. 16.00 – 23.00
31.08. 2014 r. godz. 15.00 – 22.00
Miejsce: Jelenia Góra ul. Łomnicka, lotnisko Aeroklubu Jeleniogórskiego
Program imprezy: Planowany program imprezy w załączeniu.
I. Konkurs ofert dotyczy wyłączności na obsługę gastronomiczną i rekreacyjną imprezy
plenerowej na terenie lotniska Aeroklubu Jeleniogórskiego w Jeleniej Górze w zakresie:
1) Dystrybucji piwa o zawartości alkoholu nie przekraczającym 3,5%;
2) Przygotowania i sprzedaży potraw z grilla (kiełbaski, szaszłyki, kebab itp.);
3) Sprzedaży napojów bezalkoholowych;
4) Sprzedaż lodów;
5) Sprzedaż pamiątek (balony, gadżety inne);
6) Świadczenia innych usług gastronomicznych i rekreacyjnych.
II. Założenia ogólne konkursu, które będą ujęte w umowie z wykonawcą:
1. Uzyskana przez Oferenta wyłączność oznacza, że prowadzenie jakiejkolwiek
działalności opisanej w pkt. I na terenie imprezy wymaga zgody wyłonionego
Oferenta. Uwaga!!! Zapis nie dotyczy działającej przy biurach lotniska kawiarenki
(obiekt oddalony od terenu planowanej imprezy ok.500 m).
2. Oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych podczas w/w imprezy
w godzinach jej trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego
obszaru wyłączności w trakcie imprezy.
3. Oferent zobowiązuje się do ustawienia swoich stoisk i urządzeń według planu
uzgodnionego z organizatorem.
4. Oferent we własnym zakresie organizuje teren sprzedaży piwa, z wyraźnie
wydzielonym i ograniczonym płotami miejscem do konsumpcji, o minimalnej ilości
500 miejsc siedzących oraz we własnym zakresie ustala ceny za oferowane towary i
usługi.
5. Oferent w całości odpowiada za zgodność prowadzonej działalności
z obowiązującymi przepisami prawa (w tym uzyskanie niezbędnych pozwoleń).
6. Oferta obejmuje prowadzenie działalności wyłącznie w czasie trwania imprezy na
terenie lotniska przy ul. Łomnickiej.
7. Oferent będzie miał prawo na wyznaczonym przez Organizatora terenie do
prowadzenia dodatkowej działalności uatrakcyjniającej imprezę (typu: wesołe
miasteczko, pneumatyczne urządzenia rekreacyjne, balony na dmuchane powietrze).
8. Oferent w przypadku wygrania konkursu zobowiązuje się do wpłaty na rzecz
Jeleniogórskiego Centrum Kultury 15% zaoferowanej kwoty brutto za wyłączność do
dnia 06 czerwca 2014 r., oraz wpłaty reszty deklarowanej kwoty najpóźniej do dnia
18.08.2014 r.
9. W zawartej umowie strony podejmą zobowiązanie, że odstąpienie od umowy po dniu
06 czerwca 2014 r. przez którąkolwiek ze stron skutkować będzie możliwością
dochodzenia odszkodowania w wysokości deklarowanej przez oferenta kwoty. (Za
wyjątkiem sytuacji spowodowanych działaniem niemożliwych do przewidzenia
zdarzeń wynikających z działania tzw. Siły wyższej).
10. Organizator zobowiązuje się udzielić oferentowi na zasadzie wyłączności
rekomendacji w Wydziale Gospodarczym UM w Jeleniej Górze w celu uzyskania
czasowego zezwolenia na sprzedaż piwa po przedłożeniu wymaganych dokumentów
(obok wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, zezwolenie stałe na sprzedaż
alkoholu). Po stronie oferenta leży uzyskanie czasowego zezwolenia na sprzedaż
piwa oraz zgody Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej na sprzedaż piwa i działalność
gastronomiczną.
11. Organizator zobowiązuje się do utrzymania czystości we wszystkich miejscach nie
objętych wyłącznością Oferenta w trakcie imprezy.
12. Organizator zapewnia:
 ustawienie toalet przenośnych typu TOI- TOI w ilości co najmniej 25 sztuk,
 dostarczenie wody pitnej w cysternie w ilości ok. 4 m3,
 udostępnienie przyłącza prądu dla potrzeb Oferenta w postaci agregatu
prądotwórczego (ustawionego w odległości ok. 30m od wydzielonego terenu)
o parametrach: 100 kVA o zabezpieczeniu 2 x 64 A (pracującego w trybie
ciągłym w trakcie imprezy oraz godzinę przed i godzinę po zakończeniu
imprezy) oraz przyłącza stałego 2x16A dla podtrzymania pracy chłodziarek i
światła roboczego poza czasem pracy agregatów. Wszelkie przewody,
przedłużacze, przełączniki, skrzynki rozdzielcze i inne niezbędne urządzenia
do podłączenia całej gastronomii, Oferent zapewnia we własnym zakresie.
13. Organizator udostępnia Oferentowi teren na prowadzenie działalności zgodnie
z potrzebami i możliwościami terenowymi ustalonymi w umowie.
14. Zakres dodatkowej działalności musi zostać zaakceptowany przez Organizatora po
czym zostanie ustalony w zawartej z wybranym oferentem umowie.
15. W przypadku odstąpienia od wykonania umowy z winy Oferenta wpłacone zaliczki
przechodzą na rzecz Organizatora.
III.Oferta powinna zawierać:
1. Aktualny wypis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu prawnego
w zakresie objętym ofertą.
2. Określenie wysokości deklarowanej kwoty wpłaty (w PLN brutto) na rzecz JCK za
uzyskanie wyłączności ( wg wzoru w załączniku nr 1).
3. Podpisane oświadczenie, że oferent zna i akceptuje wszystkie warunki współpracy
ustalone w ogłoszeniu o konkursie. (wg wzoru załączniku nr 1).
IV.Procedury związane z wyborem oferty i podpisania umowy.
1. Oferty należy składać do dnia 7 maja 2014 r. do godz. 9.00 w sekretariacie
Jeleniogórskiego Centrum Kultury, ul.1 Maja 60, 58-500 Jelenia Góra, w zamkniętych
kopertach, z dopiskiem: „Obsługa imprezy plenerowej – Inauguracja września 2014”.
2. Do współpracy zaproszony zostanie oferent deklarujący najwyższą zryczałtowaną
kwotę.
3. Wybrany oferent zostanie poinformowany o podjęciu współpracy najpóźniej w dniu
08.05.2014r.
4. Przewidywany termin podpisania umowy do dnia 15.05.2014 r.
5. Oferent zobowiązuje się do wpłaty zaoferowanej kwoty na konto JCK podane przez
organizatora, w terminach określonych w punkcie II podpunkt 8.
6. W przypadku przekroczenia terminu płatności Organizator może przeprowadzić
ponowne zapytanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej
na rzecz drugiego w kolejności (z najwyższą deklarowaną kwotą) oferenta. W tym
przypadku wpłacona wcześniej zaliczka przechodzi na rzecz Organizatora.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zamknięcia lub unieważnienia konkursu bez
podania przyczyn.
Załącznik nr 1
Formularz Ofertowy
Oferta na wykonanie
zadania pn.
Obsługa gastronomiczna podczas imprezy
plenerowej
Inauguracja Września Jeleniogórskiego 2014
Wykonawca
(nazwa, adres)
Oferowana kwota PLN
brutto za udzieloną
wyłączność na obsługę
gastronomiczną.
……………………………………….
Kwota brutto wyrażona w zł
……………………………………………………………
Kwota brutto słownie wyrażona w zł
Oświadczenie
Termin wykonania
zadania
………...............................
(miejscowość, data)
Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z ogłoszeniem
o konkursie i programem imprezy i uznajemy się za
związanych wszystkimi warunkami konkursu w nim
zawartymi.
30-31.08.2014r.
……..………………..
(podpis)
Załącznik nr 2
PLANOWANY PROGRAM IMPREZY PLENEROWEJ
„Inauguracja Września Jeleniogórskiego”
Jelenia Góra’2014
Termin: 30.08. 2014 r. godz. 16.00 – 23.00
31.08. 2014 r. godz. 15.00 – 22.00
Miejsce: Jelenia Góra ul. Łomnicka, lotnisko Aeroklubu Jeleniogórskiego
PROGRAM ESTRADOWY:
30.08.2014 r. (Sobota) godzina 16.00 - 23.00
16.00 – 20.30 programy artystyczne dla dzieci,
występy zespołów lokalnych i zespołów coverowych.
20.30 – 22.00 GWIAZDA koncert zespołu T.Love
22.00 – 23.00 Muzyka mechaniczna (DJ)
30.08.2014 r. (Niedziela) godzina 15.00 - 22.00
15.00 – 20.00 programy artystyczne dla dzieci,
występy zespołów lokalnych i zespołów coverowych.
20.30 – 22.00 GWIAZDA koncert Dawid Podsiadło z zespołem
22.00
Pokaz sztucznych ogni