Regulamin wersja na 1 lipca godzina 15.30

IAFwarsaw
International Art Fair
REGULAMIN
IAFwarsaw - International Art Fair Warsaw 2016
(dalej zwany “Regulaminem”)
I. PODSTAWOWE INFORMACJE
1. Założenia
a. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej „Regulamin”) obowiązują uczestników Targów International Art Fair (dalej
IAFwarsaw) odbywających się w Warszawie w dniach 7-10 kwietnia 2016 r. zorganizowanych przez Art Fair sp. z o. o.
w Warszawie (dalej „Art Fair lub Organizator”) na terenie Stadionu Narodowego w Warszawie (dalej „Stadion
Narodowy”).
b. Termin IAFwarsaw: 7-10 kwietnia 2016 roku. Oficjalne otwarcie IAFwarsaw 7 kwietnia (czwartek) godzina: 12:00.
Godziny otwarcia IAFwarsaw:
•
dla Wystawców:
5 kwietnia godz. 8:00 – 22:00 objęcie stanowisk i ich aranżacja; 6 kwietnia 8:00-22:00 aranżacja
stanowisk; 7 kwietnia – 10:00 gotowość stanowisk do przyjęcia zwiedzających; 10 kwietnia 17:00 – 22:00 oraz 11 kwietnia 8:00 - 12.00 demontaż Stoisk i ich zdanie Art Fair;
7 kwietnia – 11:00 – 20:30
8 kwietnia – 9:00 – 20:30
9 kwietnia – 9:00 – 20:30
10 kwietnia – 9:00 – 17:00
•
dla Zwiedzających
7 kwietnia – 12:00 – 20:00
8 kwietnia – 10:00 – 20:00
9 kwietnia – 10:00 – 20:00
10 kwietnia – 10:00 – 17:00
c. Dla skutecznego złożenia formularza zgłoszeniowego (dalej „Zgłoszenie”) wymagana jest akceptacja Regulaminu.
Skuteczne złożenie Zgłoszenia jest jednoznaczne z zawarciem przez Zgłaszającego z Organizatorem umowy najmu
przestrzeni wystawowej (dalej „Umowa”) zgodnie z danymi zawartymi w Zgłoszeniu i na warunkach wskazanych w
Regulaminie, chyba że Komisja Przyjęć podejmie decyzję o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia. Umowa dotyczy najmu
przestrzeni wystawowej (dalej „Stoiska”) w czasie trwania IAFwarsaw odbywających się na terenie Stadionu
Narodowego w Warszawie w dniach 7-10 kwietnia 2016 roku. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z
zapoznaniem się z jego treścią oraz zobowiązaniem do jego przestrzegania. d. Wszyscy uczestnicy IAFwarsaw są zobowiązani do przestrzegania przepisów technicznych, sanitarnych i
przeciwpożarowych obowiązujących na terenie Stadionu Narodowego (Zasady funkcjonowania i Regulamin Stadionu
Narodowego stanowią załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu). Regulamin obowiązuje także pracowników i
partnerów biznesowych wystawców w związku z uczestniczeniem w IAFwarsaw, w tym osób działających na zlecenie
1
wystawców (tj. m.in. osoby dokonujące innych prac specjalistycznych). e. Podmiotem odpowiedzialnym za organizację IAFWarsaw oraz uprawnionym do wynajęcia Stoiska jest Art Fair.
2. Cele Targi IAFwarsaw to międzynarodowe targi sztuki 20. i 21. wieku, których celem jest pośrednictwo w sprzedaży sztuk
wizualnych, wzornictwa nowoczesnego oraz mody. Cel ten jest realizowany poprzez:
• dostarczenie Stoisk dedykowanych poszczególnym działom tematycznym targów • stworzenie płaszczyzny biznesowej mającej na celu umożliwić wystawcom kontakt z partnerami biznesowymi
• upowszechnienie informacji na temat IAFwarsaw w opinii publicznej. Art Fair przykłada olbrzymią wagę do zachowania wysokich standardów podczas prezentacji ofert wystawców i
przejrzystości struktury całego wydarzenia. Art Fair będzie dbało o zachowanie wysokiego poziomu merytorycznego
IAFwarsaw dzięki współpracy z dyrektorem IAFwarsaw oraz Radą Programową IAFwarsaw. Rada Programowa działa
we współpracy z organizatorem targów. Rada Programowa podejmuje decyzję o tym, które zgłoszenia nadesłane przez
wystawców spełniają wszystkie warunki i zostaną dopuszczone do prezentacji podczas IAFwarsaw. W IAFwarsaw
mogą uczestniczyć tylko i wyłącznie podmioty prezentujące ofertę zgodną z zakresem tematycznym IAFwarsaw. Art
Fair zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia Umowy w przypadku podmiotów, które nie prezentują oferty zgodniej
z zakresem tematycznym lub odbiegają od standardów przyjętych przez IAFwarsaw.
II. WARUNKI ZGŁOSZENIA
1. Formularz zgłoszeniowy
Każdy wystawca, który wyraża chęć udziału w targach IAFwarsaw zobowiązany jest do wypełnienia w całości
Zgłoszenia dostępnego na stronie internetowej www.art-fair.pl oraz wysłania go do Art Fair w terminie do 30.10.2015
roku.
2. Kategorie Stoisk
a. Sztuki wizualne. Wielkości Stoisk: (XS) X-Small: 9 m²
(S) Small: 16 m² / 18 m²
(M) Medium: 20 m² / 22 m²
(L) Large: 25 m² / 27 m²
(XL)X-Large: 33 m² i większe
Przestrzeń dostępna dla:
- galerii, 16 m² / 18 m² / 20 m² / 22 m² / 25 m² / 27 m² / 33 m² - grup artystycznych, 16 m² / 18 m² / 20 m² / 22 m² / 25 m² / 27 m² / 33 m² - indywidualnych artystów 9 m².
Nie więcej niż dwóch artystów (2) może być prezentowanych na Stoisku o wielkości S, nie więcej niż czterech artystów
(4) może być prezentowanych na Stoisku o wielkości M, i nie więcej niż sześciu (6) artystów może być prezentowanych
na Stoisku o wielkości L i XL.
Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą Stoisk.
b. Wzornictwo nowoczesne
Wielkość Stoisk: 9 m² / 16 m² / 18 m² / 20 m² / 25 m² / 29 m²
Przestrzeń dostępna dla:
- projektantów wzornictwa nowoczesnego posiadających własny warsztat produkcyjny lub zlecający podwykonawcom
produkcję swoich projektów, prowadzących sprzedaż produktów w sklepach w pełnym wymiarze godzin,
- producentów wzornictwa nowoczesnego współpracujących na stałe z projektantami, prowadzących sprzedaż produktów w sklepach stacjonarnych czynnych w pełnym wymiarze godzin.
Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą Stoisk.
2
c. Moda. Wielkość Stoisk
- przestrzeń dla marek ubraniowych i dodatków modowych - 9 m² / 18 m² / 20 m² - przestrzeń dla biżuterii - 2 m.b. / 4 m.b./ 6 m.b. (przestrzeń wspólna z wyposażeniem w postaci kubików)
Przestrzeń dostępna dla:
- młode marki - projektanci prowadzących sprzedaż internetową (ubrania, biżuteria, dodatki modowe)
- domów mody czyli projektantów i producentów (ubrań, biżuterii, dodatków modowych) prowadzących sprzedaż we
własnych salonach czynnych w pełnym wymiarze godzin. Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą Stoisk.
d. Przestrzeń otwarta:
Przestrzeń bez przydziału światła i ścian dostępna dla galerii prezentujących rzeźbę, instalację lub projektantów design,
producentów design
Dostępna przestrzeń wystawiennicza: (S)18 m² / (M) 20 m² / (L)25 m² Istnieje możliwość łączenia sąsiadujących ze sobą Stoisk.
e. Wydawnictwa. Przestrzeń dostępna dla instytucji kultury i wydawców publikacji poświęconych sztukom wizualnym,
modzie i przedmiotom designerskim.
Dostępna przestrzeń: (XL) 27 m²/ 30 m²/ 33 m²
3. Wymagania a. Art Fair będzie przyjmowało Zgłoszenia dotyczące wyłącznie sztuki 20. i 21. wieku. Będą brane pod uwagę tylko te
Zgłoszenia, w których proponowany program wystawienniczy jest zbieżna z celami IAFwarsaw określonymi powyżej. b. IAFwarsaw będzie rozpatrywało Zgłoszenia zawierające pełne informacje tzn. uzupełnione wszystkie pola formularza
zgłoszeniowego oraz przesłane wymagane załączniki zgodnie z instrukcją opracowaną dla poszczególnych grup wystawców.
c. Wymagane załączniki do Zgłoszenia dla wystawców z kategorii sztuki wizualne:
- indywidualny artysta zobowiązany jest przesłać: • portfolio swojej działalności w formacie PDF., • od pięciu (5) do dziesięciu (10) zdjęć swoich prac w formie elektronicznej (800 pixels, 72 dpi) lub, w przypadku prac
video film dokumentujący te prace w formie linku do strony na Vimeo lub kanale YouTube.
• wpis do katalogu (specyfikacja techniczna materiałów stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu)
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
- galeria i grupa artystyczna zobowiązana jest przedstawić:
• trzy (3) zdjęcia z wystawy galerii/ grupy artystycznej prezentujące dotychczasowy sposób prezentowania ekspozycji
prac (800 pixels, 72 dpi),
• od pięciu (5) do dziesięciu (10) zdjęć prac każdego artysty którego prace zostaną zaprezentowane na IAFwarsaw w
formie elektronicznej (800 pixels, 72 dpi), lub w przypadku prac artysty video film dokumentujący te prace w formie
linku do strony na Vimeo lub kanału YouTube.
• wpis do katalogu (specyfikacja techniczna materiałów stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu)
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
d. Wymagane załączniki do Zgłoszenia dla wystawców z kategorii wzornictwa nowoczesnego.
- indywidualny projektant zobowiązany jest przedstawić: • portfolio w wersji elektronicznej w formacie PDF, • od pięciu (5) do dziesięciu (10) zdjęć swoich prac w formie elektronicznej (800 pixels, 72 dpi); • wpis do katalogu (specyfikacja techniczna materiałów stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu)
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
3
- producent wzornictwa nowoczesnego zobowiązany jest przesłać: • od pięciu (5) do dziesięciu (10) zdjęć produktów w formie elektronicznej (800 pixels, 72 dpi);
• od jednego (1) do dwóch (2) katalogów w formie elektronicznej w formacie PDF. • wpis do katalogi (specyfikacja techniczna materiałów stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu)
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
f. Wymagane załączniki do Zgłoszenia dla wystawców z kategorii moda:
- producent mody/biżuterii/dodatków modowych zobowiązani są do przesłania: • lookbook w formie PDF. zawierający od pięciu (5) do dziesięciu (10) zdjęć sylwetek (odzież) lub pachshotów (biżuteria, dodatki modowe). Na zdjęciu powinna znaleźć się cała sylwetka. Lookbook należy przesłać w formie elektronicznej
w formacie PDF.
• wpis do katalogu (specyfikacja techniczna materiałów stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu)
• potwierdzenie dokonania opłaty zgłoszeniowej
g. Formularz zgłoszeniowy należy pobrać ze strony www.art-fair.pl. Wypełnione Zgłoszenie wraz z załącznikami oraz
potwierdzeniem dokonania opłaty zgłoszeniowej należy przesłać w następujący sposób:
• komplet dokumentów wysyłając na adres poczty [email protected] – waga poczty nie może przekroczyć 25MB
lub • umieszczając na dysku zewnętrznym np. „Dropbox” wypełniony formularz zgłoszeniowy wraz z niezbędnymi plikami
i przesyłając udostępnienie do folderu na adres [email protected].
h. Zgłoszenie nie zawierające potwierdzenia dokonania opłaty zgłoszeniowej dokonanej na konto Art Fair w kwocie 350
zł + VAT nie będzie rozpatrywane. Opłat zgłoszeniowa jest bezzwrotna również w sytuacji niezakwalifikowania składającego wniosek do udziału w IAFwarsaw. Rozpatrywane będą wyłącznie Zgłoszenia złożone z całą wymaganą dokumentacją. Przesłane w Zgłoszeniu dokumenty nie będą zwracane nawet wówczas, gdy składający nie zostanie zakwalifikowany do udziału w IAFwarsaw. i. Organizator zastrzega, że warunki Zgłoszenia, o których mowa powyżej w punkcie II. Regulaminu są ostateczne i nie
podlegają modyfikacjom. Uprawnienia oraz obowiązki Wystawcy w zakresie uczestniczenia w IAFwarsaw powstają
wraz z wysłaniem skutecznego Zgłoszenia do udziału w IAFwarsaw oraz dokonaniem przez Wystawcę opłaty
zgłoszeniowej. Z chwilą wysłania Zgłoszenia, Zgłaszający dokonuje wstępnej rezerwacji Stoiska oraz: • wyraża zgodę na warunki udziału w IAFwarsaw przedstawione przez organizatora w Regulaminie, ofercie handlowej
oraz akceptuje kalendarium wydarzeń.
• obowiązany jest przestrzegać wyznaczonych terminów dokonywania opłaty za dokonaną rezerwację Stoiska, a także
terminów i warunków związanych z usługami dodatkowymi jak: broszury, materiały informacyjne, reklamy i inne:
• obowiązany jest przestrzegać warunków montażu i demontażu Stoiska, wyposażenia Stoiska dostarczanego przez
Organizatora targów, poboru energii, odbioru śmieci, i innych usług.
• wyraża zgodę na przyjmowanie faktur w wersji elektronicznej.
III. PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ
1. Komisja Przyjęć
a. Komisja Przyjęć podejmuje decyzje dotyczące przyjmowania zgłoszeń do udziału w targach na podstawie założonych
celów dotyczących IAFwarsaw. W skład Komisji Przyjęć wchodzą członkowie Rady Programowej oraz Dyrektor
Generalnym IAFwarsaw. Decyzje podjęte przez Komisję Przyjęć są ostateczne dla Organizatora i dla zgłaszającego.
2. Decyzje o przyjęciu lub niezakwalifikowaniu Zgłoszenia a. Komisja Przyjęć podejmuje decyzje o przyjęciu lub niezakwalifikowaniu Zgłoszenia w oparciu o przesłane
Zgłoszenie oraz załączone do niego dokumenty wymienione w punkcie II.3. Regulaminu złożone w terminie
określonym w punkcie II.1. Regulaminu. Jakiekolwiek dokumenty lub informacje złożone po terminie nie będą brane
pod uwagę. 4
b. Zgłaszający, który nie spełni warunków przyjęcia do IAFwarsaw może być przyjęty na podstawie wyjątku w
przypadku gdy, Komisja Przyjęć: jednogłośnie zagłosuje za składającym wniosek; przedstawi ważne powody, dla
których udział danego wystawcy w IAFwarsaw jest ważny z punktu widzenia korzyści dla prezentowanej oferty
wystawowej. c. Wypełnione Zgłoszenie oraz załączone dokumenty będą oceniane jako całość. Komisja Przyjęć nie ma obowiązku
wprowadzania zmian do nieczytelnego programu wystawowego podmiotu składającego Zgłoszenie. Jednakże Komisja
ma prawo do ograniczenia ilości wystawianych obiektów w ramach zaproponowanego programu Wystawcy.
d. Zgłoszenie może zostać niezakwalifikowane jeśli:
• zawiera elementy programu wystawowego, co do którego mogą występować podejrzenia o roszczenia osób trzecich
• zawiera prace złej jakości lub uszkodzone
• jeżeli nie została dokonana opłata zgłoszeniowa lub opłata za zarezerwowane Stoisko • składający Zgłoszenie podejmuje działania na niekorzyść IAFwarsaw
• złożone Zgłoszenie pod względem programu wystawowego nie jest zbieżne ze standardami IAFwarsaw, o których
wysoki poziom dba Komisja Przyjęć.
f. Komisja Przyjęć informuje o podjętej decyzji o przyjęciu lub niezakwalifikowaniu Zgłoszenia do udziału w
IAFwarsaw niezwłocznie po jej podjęciu wysyłając stosowną informację pocztą elektroniczną na podany w Zgłoszeniu
adres email.
3. Decyzje Komisji Przyjęć
Każdy składający Zgłoszenie do udziału w IAFwarsaw, który nie został zakwalifikowany ma prawo domagać się
pisemnego uzasadnienia decyzji Komisji Przyjęć. Wniosek o uzasadnienie decyzji należy złożyć drogą mailową na
adres: [email protected] w ciągu 7 dni od daty otrzymania pocztą elektroniczną informacji o niezakwalifikowaniu
Zgłoszenia. Komisja Przyjęć obowiązana jest sporządzić uzasadnienie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o
uzasadnienie. Uzasadnienie wysyłane jest drogą elektroniczną na adres email wskazany w Zgłoszeniu. Odwołanie od
decyzji Komisji Przyjęć o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia można składać w ciągu 14 dni od dnia otrzymania
uzasadnienia Komisji Przyjęć. Wszystkie odwołania od decyzji Komisji Przyjęć muszą być umotywowane. Odwołanie
od decyzji Komisji Przyjęć należy składać pisemnie i powinno odnosić się wyłącznie do uzasadnienia Komisji Przyjęć.
Komisja Przyjęć nie przyjmuje żadnych nowych dokumentów. Jeżeli Komisja Przyjęć utrzyma w mocy wydaną
negatywną decyzję wówczas podmiot składający odwołanie otrzyma informację o utrzymaniu decyzji w mocy bez
ponownego pisemnego uzasadnienia.
4. Zastrzeżenia
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za żadne koszty poniesione przez składającego Zgłoszenie w udziale w
IAFwarsaw.
IV. TERMINY
1. Wynajmowanie Stoisk
a. Przesłanie wypełnionego Zgłoszenia na adres [email protected] jest deklaracją uczestniczenia w IAFwarsaw
oraz powoduje wstępną rezerwację Stoiska określonego w Zgłoszeniu. Wstępna rezerwacja Stoiska trwa do dnia, w
którym zgodnie z pkt b. i c. poniżej powinna zostać uiszczona stosowna opłata lub do dnia poinformowania
Zgłaszającego, iż nie został zakwalifikowany do udziału w IAFwarsaw, względnie do dnia poinformowania o
negatywnym rozpatrzeniu odwołania. Wysłanie Zgłoszenia rodzi po stronie Zgłaszającego obowiązek dokonania opłaty
z tytułu najmu zadeklarowanego w Zgłoszeniu Stoiska na warunkach opisanych w Regulaminie. Obowiązek dokonania
opłaty ustaje z chwilą poinformowania o decyzji o niezakwalifikowaniu Zgłoszenia do udziału w IAFwarsaw. b. Potwierdzenie najmu Stoiska następuje po dokonaniu wpłaty 100% kwoty wartości Stoiska. Całkowita kwota za
najem Stoiska powinna zostać uiszczona w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury proforma, wysłanej do
Zgłaszającego wraz z informacją o decyzji o przyjęciu Zgłoszenia do udziału w IAFwarsaw na wskazany w Zgłoszeniu
adres e-mail. Faktura zaliczkowa zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od otrzymania płatności przez Art Fair. Faktura
zaliczkowa będzie uwzględniała opłatę zgłoszeniową oraz 100% wartości zamawianego Stoiska. Obowiązkową opłatę
rejestracyjną na targi w wysokości 800 zł + VAT należy dokonać na podstawie faktury proforma przesłanej na wskazany
w Zgłoszeniu adres e-mail z terminem płatności do 30.11.2015 roku. Faktura zaliczkowa zostanie wystawiona w ciągu 7
dni od dani otrzymania płatności przez Art Fair. Wystawienie faktury końcowej nastąpi po zakończeniu IAFwarsaw i
5
będzie uwzględniało koszt usług dodatkowych dostępnych odpłatnie na podstawie pisemnego zamówienia Wystawcy.
Warunkiem korzystania z usługi dodatkowej jest przesłanie do dnia 31.01.2016 roku wypełnionego formularza
zamówień usług dodatkowych (dalej „Usługi dodatkowe”) na adres: [email protected] .
c.W przypadku dokonania Zgłoszenia do udziału w IAFwarsaw do 31.08.2015 r. płatność za najem Stoiska może być
rozłożona na dwie (2) raty w wysokości 50% wartości zamawianego Stoiska. W tym wypadku potwierdzenie rezerwacji
Stoiska następuje po dokonaniu wpłaty 50% kwoty wartości Stoiska. Kwota za najem Stoiska powinna zostać uiszczona
w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury proforma wysłanej wraz z informacją o decyzji o przyjęciu Zgłoszenia
do udziału w IAFwarsaw na adres e-mail wskazany w formularzu Zgłoszeniowym. Faktura zaliczkowa zostanie
wystawiona w ciągu 7 dni od dnia otrzymania płatności przez Art Fair. Faktura zaliczkowa będzie uwzględniała opłatę
zgłoszeniową oraz 50% wartości zamawianego Stoiska. Pozostała kwota czynszu za najem Stoiska wraz z obowiązkową
opłatą rejestracyjną na targi w wysokości 800 zł + VAT należy dokonać na podstawie faktury proforma przesłanej na
wskazany w Zgłoszeniu adres email z terminem płatności do 30.10.2015 roku. Faktura zaliczkowa zostanie
wystawiona w ciągu 7 dni od dnia otrzymania płatności przez Art Fair. Wystawienie faktury końcowej nastąpi po
zakończeniu IAFwarsaw i będzie uwzględniało koszt usług dodatkowych dostępnych odpłatnie na podstawie pisemnego
zamówienia Wystawcy. Warunkiem korzystania z usługi dodatkowej jest przesłanie do dnia 31.01. 2016 roku wypełnionego formularza zamówień usług dodatkowych (dalej „Usługi dodatkowe”) na adres
[email protected]. d. Wszystkie faktury, które zostaną wystawione po 31.01.2016 r. muszą zostać opłacone w ciągu 14 dni od dnia
wystawienia. Art Fair może wymagać zaliczki za wszystkie dodatkowe zamówienia związane z wyposażeniem Stoiska.
e. Ceny podane w Zgłoszeniu oraz w katalogu handlowym obowiązują przez cały czas zbierania Zgłoszeń i nie
uwzględniają podatku VAT. Do wartości zamówionych usług zostanie doliczony należny podatek VAT.
f. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu rozpoczęcia targów i ich zakończenia.
2. Zasady przyznawania powierzchni
a. Wystawca wypełniając Zgłoszenie zaznacza preferowaną dla siebie lokalizację Stoiska. Wskazanie to nie jest wiążące
dla Organizatora. Organizator podejmuje decyzję o przyznaniu konkretnego Stoiska na piśmie, wskazując na planach
ogólnych sali lokalizację oraz wielkość Stoiska. O przyznaniu przestrzeni wystawowej Organizator informuje pisemnie
przesyłając stosowne zawiadomienie na adres email wskazany w Zgłoszeniu. Stoisko zostanie przekazana wystawcy
protokołem zdawczo-odbiorczym w dniu 5.04.2016 r. (od 8.00 do 22.00) , 6.04.2016 r. (od 8.00 do 15.00).
b. Art Fair zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany Stoiska dokonując zawiadomienia wystawcy na piśmie.
Wystawcy – w związku ze zmianą Stoiska – nie przysługuje prawo do odszkodowania. Wystawcy przysługuje prawo do
odstąpienia od umowy bez ponoszenia kosztów wynikających z rezygnacji z uczestnictwa w IAFwarsaw. Jeżeli
Organizator dokonuje zmiany lokalizacji Stoiska i wystawca otrzyma mniejsze niż wskazane przez niego w Zgłoszeniu
wówczas Organizator zwraca wystawcy różnicę kosztów wynikającą z tytułu najmu przestrzeni wystawowej o ile
Wystawca nie zdecyduje się na odstąpienie od umowy. c. Wystawca ma obowiązek udostępnić listę obiektów jakie będą eksponowane na Stoisku. Przedmioty nie
uwzględnione na liście nie będą mogły zostać zaprezentowane na wystawie.
d. Wystawca nie może w żaden sposób wykorzystywać swoje obecności na IAFwarsaw do propagowania politycznych
przynależności.
3. Wycofanie ze zgłoszenia
a. Rezygnacja z uczestnictwa w IAFwarsaw, która następuje po uzyskaniu przez Wystawcę pisemnej informacji o
zakwalifikowaniu do udziału w IAFwarsaw może nastąpi na podstawie oświadczenia złożonego przez Wystawcę na
piśmie pod rygorem nieważności.
b. Wystawca wycofując się z dokonanego Zgłoszenia zobowiązany jest do uiszczenia na rzecz Art Fair opłaty
anulacyjnej w wysokości 50% kwoty wartości zarezerwowanego Stoiska, w sytuacji gdy anulacja rezerwacji dokonana
jest do 8 tygodni przed rozpoczęciem targów oraz w wysokości 100% wartości zarezerwowanego Stoiska, gdy anulacja
dokonana jest później niż 8 tygodni do rozpoczęcia targów. Opłata anulacyjna jest naliczana automatycznie w momencie
wycofania Zgłoszenia. c. Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty anulacyjnej nawet w sytuacji, gdy Organizator zlicytuje Stoisko
osobie trzeciej.
6
4. Faktury i terminy płatności
a. Całkowita kwota za najem Stoiska powinna zostać uiszczona w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury
proforma, wysłanej do Zgłaszającego wraz z informacją o decyzji o przyjęciu Zgłoszenia do udziału w IAFwarsaw na
wskazany w Zgłoszeniu adres e-mail. Faktura zaliczkowa zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od otrzymania płatności
przez Art Fair. Faktura zaliczkowa będzie uwzględniała opłatę zgłoszeniową oraz 100% wartości zamawianego Stoiska.
Obowiązkową opłatę rejestracyjną na targi w wysokości 800 zł + VAT należy dokonać na podstawie faktury proforma
przesłanej na wskazany w Zgłoszeniu adres e-mail z terminem płatności do 30.11.2015 roku. Faktura zaliczkowa
zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od dani otrzymania płatności przez Art Fair. Wystawienie faktury końcowej nastąpi
po zakończeniu IAFwarsaw i będzie uwzględniało koszt usług dodatkowych dostępnych odpłatnie na podstawie
pisemnego zamówienia Wystawcy. Warunkiem korzystania z usługi dodatkowej jest przesłanie do dnia 31.01.2016 roku
wypełnionego formularza zamówień usług dodatkowych (dalej „Usługi dodatkowe”) na adres: [email protected] .
b.W przypadku dokonania Zgłoszenia do udziału w IAFwarsaw do 31.08.2015 r. płatność za najem Stoiska może być
rozłożona na dwie (2) raty w wysokości 50% wartości zamawianego Stoiska. W tym wypadku potwierdzenie rezerwacji
Stoiska następuje po dokonaniu wpłaty 50% kwoty wartości Stoiska. Kwota za najem Stoiska powinna zostać uiszczona
w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury proforma wysłanej wraz z informacją o decyzji o przyjęciu Zgłoszenia
do udziału w IAFwarsaw na adres e-mail wskazany w formularzu Zgłoszeniowym. Faktura zaliczkowa zostanie
wystawiona w ciągu 7 dni od dnia otrzymania płatności przez Art Fair. Faktura zaliczkowa będzie uwzględniała opłatę
zgłoszeniową oraz 50% wartości zamawianego Stoiska. Pozostała kwota czynszu za najem Stoiska wraz z obowiązkową
opłatą rejestracyjną na targi w wysokości 800 zł + VAT należy dokonać na podstawie faktury proforma przesłanej na
wskazany w Zgłoszeniu adres email z terminem płatności do 30.10.2015 roku. Faktura zaliczkowa zostanie
wystawiona w ciągu 7 dni od dnia otrzymania płatności przez Art Fair. Wystawienie faktury końcowej nastąpi po
zakończeniu IAFwarsaw i będzie uwzględniało koszt usług dodatkowych dostępnych odpłatnie na podstawie pisemnego
zamówienia Wystawcy. Warunkiem korzystania z usługi dodatkowej jest przesłanie do dnia 31.01. 2016 roku
wypełnionego formularza zamówień usług dodatkowych (dalej „Usługi dodatkowe”) na adres [email protected]. c. Art Fair wyznacza miejsce Stoiska dopiero po wpłynięciu na konto organizatora równowartości 100% ceny za
zarezerwowane Stoisko lub 50% kwoty wartości Stoiska tytułem przedłużenia jego rezerwacji.
d. Za opóźnione w terminowej realizacji wystawionej faktury Art Fair będzie doliczał kary w wysokości 12% w skali
rocznej. Odsetki będą naliczane od daty wystawienia faktury. e. Wysłanie listu ponaglającego dokonanie opłaty wiąże się z naliczeniem Wystawcy opłaty w wysokości 100,00 zł
PLN.
f. Art Fair zastrzega, że koszty Organizatora wynikające z dokonania przez Wystawcę anulacji Zgłoszenia będą
przenoszone na Wystawcę.
5. Podatki i opłaty
Wszystkie opłaty wynikające ze Zgłoszenia, rezerwacji i najmu Stoiska, anulacji Zgłoszenia, rejestracji podane w
regulaminie oraz w ofercie handlowej (prospekt sprzedażowy) są kwotami obciążającymi Wystawcę. Wszystkie podane
kwoty są kwotami netto.
6. Opłata rejestracyjna Opłata rejestracyjna, jest opłatą dokonywaną przez Wystawcę w kwocie 800 zł PLN (plus 23% VAT) i jest opłatą stałą
obejmującą: umieszczenie nazwy Wystawcy w standardowym indeksie galerii (link do strony Wystawcy), redakcję
tekstu dotyczącego Wystawcy, katalog wystawców oraz materiały informacyjne i reklamowe, identyfikatory dla
Wystawcy i pracowników (ilość uzależniona od wielkości stoiska), oznaczenie Stoiska, 10 biletów wstępu na
IAFwarsaw (po 5 na dzień b2b i 5 na dni otwarte dla zwiedzających), opłatę za wywóz śmieci.
7. Rozwiązanie umowy Art Fair zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku gdy:
a. Wystawca nie uiścił wszystkich opłat wynikających z wystawionych mu faktur zgodnie z terminem, lub
b. realizacja montażu Stoiska jest niezgodna z przepisami prawa, Umową, regulacjami wewnętrznymi Stadionu
Narodowego, oraz wymogami bezpieczeństwa, lub
c. w momencie instalowania ekspozycji Stoiska w przestrzeni tragów okaże się, że prezentowana ekspozycja nie
odzwierciedla założeń tematycznych targów, materiały wykorzystane przy aranżacji Stoiska są niezgodne z przepisami
prawa, Umową, regulacjami wewnętrznymi Stadionu Narodowego oraz wymogami bezpieczeństwa, lub
7
d. montaż Stoiska wykracza poza przyznaną przestrzeń wystawową, lub
e. w sytuacjach opisanych w punkcie IV. 3. Regulaminu, gdy Art Fair nałoży na Wystawcę opłatę karną w wysokości
50% lub 100% wartości wynajętego Stoiska. Wystawca ma obowiązek dokonać wpłaty nałożonej kary. Wystawca jest
zobowiązany do uiszczenia opłaty anulacyjnej nawet w sytuacji, gdy Organizator zlicytuje stoisko osobie trzeciej, lub
f. Wystawca narusza przepisy obowiązującego prawa lub prawa osób trzecich, lub
g. każdego innego przypadku naruszenia Regulaminu oraz lub regulacji sanitarnych, budowlanych i
przeciwpożarowych, pomimo upomnienia ze strony Art Fair. W przypadku wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym przez Art Fair, Art Fair nie jest zobowiązany do
pokrycia poniesionych przez Wystawców kosztów w celu realizacji przedmiotu Umowy. Wystawcy nie przysługuje
prawo do zwrotu wpłaconych na rzecz Art Fair przedpłat.
8. Wyjątkowe okoliczności
Art Fair zastrzega sobie prawo do odwołania IAFwarsaw w wyniku zaistnienia wyjątkowych okoliczności
uniemożliwiających przeprowadzenie wydarzenia. W celu uniknięcia wątpliwości, Strony ustalają, że Wystawcy nie
przysługuje zwrot poniesionych kosztów związanych z wykonaniem Umowy ani obowiązek naprawienia szkody
powstałej po stronie Wystawcy w związku z odwołaniem lub zmianą terminu IAFwarsaw. W razie zmiany terminu
IAFwarsaw, Wystawca ma prawo do uczestniczenia w IAFwarsaw w nowym terminie, na zasadach określonych w
niniejszym Regulaminie. Dopiero jeśli uczestnictwo w IAFwarsaw w nowym terminie jest niemożliwe, Wystawcy
przysługuje zwrot wpłaconego przez niego wynagrodzenia oraz przedpłat.
9. Sprzedaż
IAFwarsaw jest wydarzeniem otwartym dla publiczności. Art Fair umożliwia Wystawcy prowadzenie sprzedaży
bezpośrednio kupującym, jednakże Wystawca nie może prowadzić sprzedaży głośnej ani przestrzennej
charakterystycznej dla sprzedaży aukcyjnej. Wystawca nie może prowadzić na terenie wystawowym cateringu. Catering
będzie prowadzony wyłącznie przez Art Fair lub jego partnera biznesowego. Art Fair ma prawo do zamknięcia Stoiska
lub odmowy sprzedaży wystawionych produktów przez Wystawcę z chwilą stwierdzenia łamania warunków zawartych
w punkcie IV. 9. Regulaminu.
10. Identyfikacja Wystawcy (oznaczenie)
Każdy Wystawca otrzyma bezpłatnie identyfikator dla siebie i dla swoich pracowników. Liczba przyznanych Wystawcy
identyfikatorów będzie uzależniona od wielkości Stoiska (stoiska od (XXS) do (S) Small - dwa identyfikatory; stoisko
(M) Medium - 3 identyfikatory i stoisko (L) Large - cztery identyfikatory). Każdy dodatkowy identyfikator może być
nabyty u organizatora IAFwarsaw za dodatkową opłatą. Osoby, które nie posiadają identyfikatorów będą wpuszczane
wyłącznie za okazaniem ważnego biletu.
11. Montaż, demontaż stoiska i prezentacja oferty
a. Art Fair dopuszczając Wystawcę do udziału w IAFwarsaw udostępnia Wystawcy Stoisko w sposób zgodny z
obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi Stadionu Narodowego oraz wymogami bezpieczeństwa.
W podstawowej ofercie handlowej są dostępne cztery rodzaje Stoisk:
• Stoisko z zabudową według projektu Art Fair w postaci ścian z dodatkowym oświetleniem, • Stoisko z zabudową według projektu Art Fair w postaci ścian bez dodatkowego oświetlenia, • Stoisko bez zabudowy i bez dodatkowego oświetlenia z wyposażeniem w postaci regału lub kubiku (tylko dla
biżuterii)
• przestrzeń wystawowa bez zabudowy i bez dodatkowego oświetlenia
b. Elementy budujące ściany wykupionej przestrzeni wystawowej w ofercie Art Fair mają 250 cm wysokości.
Wystawca, który dokonuje zakupu przestrzeni wystawowej z zabudową według projektu Organizatora może dokonać w
nim zmian po przedstawieniu Organizatorowi pisemnej prośby przynajmniej na 4 miesiące przed rozpoczęciem
IAFwarsaw. Do pisemnej prośby należy dołączyć rzut i wizualizację zmienionego projektu Stoiska. Realizacja
zmienionego projektu jest możliwa wyłącznie po uzyskaniu zgody od Art Fair. Koszt modyfikacji zabudowy Stoiska
wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości 50% ceny wynajętego Stoiska.
Wystawca, który dokonuje zakupu przestrzeni wystawowej bez ścian i oświetlenia może ustawić własny system
wystawienniczy po przedstawieniu Organizatorowi pisemnej prośby przynajmniej na 3 miesiące przed rozpoczęciem
targów. Do pisemnej prośby należy dołączyć wizualizację projektu Stoiska. Realizacja własnej zabudowy jest możliwa
8
wyłącznie po uzyskaniu zgody od Art Fair. Koszt realizacji własnej zabudowy stoiska wiąże się z dodatkową opłatą w
wysokości 50% ceny wynajętego Stoiska. c. Na ściankach Stoiska udostępnionego przez Art Fair dozwolone jest używanie linek oraz haczyków montowanych do
szyny ściany, kołków wkręcanych w powierzchnię ściany oraz używanie nadruków na klejach niepermanentnych. Na
ściankach Stoiska udostępnionej przez Art Fair zabronione jest używanie gwoździ, spawania, malowania ścian,
używania ozdobnych pisaków, tapetowania ścian oraz wszelkich innych montaży, których podstawą jest klej
permanentny.
d. Wystawca na ścianach wynajętego Stoiska może dokonać montażu elementów dekoracyjnych, jednak zobowiązany
do ich usunięcia po zakończeniu targów. Niezastosowanie się do warunków regulaminu i nie usunięcie ze ścian
elementów dekoracyjnych wiązać się będzie z obciążeniem opłatą w wysokości 300,00 PLN za mkw wynajętego
Stoiska+ VAT. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia udostępnionego Stoiska z uwzględnieniem normalnego zużycia
w przypadku montażu bezpośrednio do ściany Stoiska, zostanie wystawiona faktura obciążająca Wynajmującego
obliczona na kwotę naprawy.
e. Wystawca jest zobowiązany do stosowania się do wyznaczonych dni i godzin montażu i demontażu Stoiska
określonej w punkcie I.1.b Regulaminu. Niedostosowanie się do wyznaczonych terminów i prowadzenie montażu lub
demontażu poza wyznaczoną porą może powodować nałożenie na Wystawcę dodatkowych kosztów. Niedozwolony jest
jakikolwiek demontaż oraz usuwanie Stoiska oraz jego ekspozycji przed oficjalnym zamknięciem IAFwarsaw.
Demontaż przed godziną 17.00 w dniu 10.04.2016 r. skutkować będzie naliczaniem kary umownej w wysokości 500 zł
PLN za każdą wcześniejszą godzinę demontażu. Zarówno montaż, jak i demontaż Stoiska następuje na koszt i ryzyko
Wystawcy.
f. Montaż Stoiska może się rozpocząć najpóźniej do godz. 10.00 dnia poprzedzającego otwarcie targów. Jeżeli
wynajmowana przestrzeń wystawowa nie będzie do tego czasu używana lub Art Fair nie będzie powiadomiony o
późniejszym montażu to Art Fair ma prawo ją udostępni na inny cele bez powiadomienia Wystawcy. W tej sytuacji cała
kwota z tytułu wynajęcia przestrzeni wystawowej przypada Art Fair.
g. Wystawca jest zobowiązany do zakończenia montażu Stoiska i prac na Stoisku do godzi. 10.00 w dniu otwarcia
wystawy. Każde opóźnienie w zakończeniu montażu Stoiska uprawniało będzie do nałożenia przez Art Fair kary
umownej w wysokości 500 zł PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia. Za zakończenie montażu uważa się
gotowość Stoiska do udostępnienia zwiedzającym. Odbiór Stoiska odbędzie się w formie pisemnej. Jakiekolwiek
zniszczenia czy ubytki w udostępnionej przestrzeni wystawowej będą obciążały Wystawcę. h. Jakiekolwiek zmiany, żądane przez Wystawców dotyczące czasu montażu i demontażu nie będą brane pod uwagę. W
przypadku, gdy Wystawca nie dostosuje się do czasu wyznaczonego na demontaż Stoiska, Organizator samodzielnie
oczyści stoisko i będzie przechowywał rzeczy ze stoiska jednocześnie obciążając Wystawcę dodatkowymi opłatami. i. Wystawcy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za niewłaściwe użytkowanie przydzielonej przestrzeni wystawowej.
Wystawca zobowiązany jest do zwrotu Stoiska w stanie pierwotnym i nie pogorszonym, z uwzględnieniem normalnego
zużycia. Jakiekolwiek ubytki czy szkody spowodowane przez Wystawcę w przestrzeni wystawowej wynikające z
niedbalstwa czy niedozwolonego montażu zostaną wycenione przez Organizatora i będą obciążały Wystawcę.
j. Z chwilą rozpoczęcia montażu Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za stan Stoiska. W przypadku braku
zastrzeżeń Wystawcy co do stanu Stoiska przyjmuje się, że jest on dobry, pozbawiony jakichkolwiek wad, uszkodzeń
lub usterek. Wszelkie nieprawidłowości Wystawca zobowiązany jest zgłaszać Art Fair niezwłocznie, do momentu
rozpoczęcia montażu Stoiska.
k. Na terenie całego pawilonu wystawowego, w których odbywa się IAFwarsaw obowiązuje całkowity zakaz wkręcania,
przybijania, przyklejania jakichkolwiek przedmiotów do ścian i innych konstrukcji stałych budynku. l. Art Fair nie przyjmuje jakichkolwiek dostaw za Wystawcę.
12. Stan techniczny stoiska
Dostosowanie instalacji elektrycznych będą wyłącznie prowadzone przez Art Fair pod nadzorem Stadionu Narodowego.
Dostęp do sieci elektrycznej i inne elektryczne podłączenia będą udostępniane za dodatkową opłatą. Instalacje
elektryczne mogą być wyłącznie zainstalowane przez firmy licencjonowane. Podłączenia i nadzór nad instalacjami może
być prowadzony wyłącznie przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.
13. Wystawa maszyn i urządzeń technicznych
Na teren Stoiska nie można wnosić przedmiotów, maszyn lub urządzeń technicznych, które mogą stanowić zagrożenie
dla życia. W szczególnych wypadkach urządzenia, maszyny które mogą być niebezpieczne dla życia lub zdrowia mogą
9
być wniesione na teren wystawowy wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora. Wystawca jest zobowiązany
do umieszczenia na nich informacji, że są niebezpieczne. Uruchamianie maszyn i urządzeń nie odpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez personel
nieuprawniony jest zabronione, a wszelkie szkody stąd wynikłe obciążają Wystawcę, odpowiedzialnego za użycie
sprzętu niebezpiecznego na terenie wystawowym. W sprawach nieuregulowanych powyżej, zastosowanie mają przepisy
ogólne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, których Wystawcy, ewentualnie każdy z dalszych podnajemców
Stoiska a także wykonawcy Stoiska powinni przestrzegać.
14. Szkody i odpowiedzialność prawna
a. Organizator nie bierze odpowiedzialności za kradzież rzeczy, które zostały pozostawione przez Wystawcę lub osobę
trzecią na Stoisku i za szkody wyrządzone przez osobę trzecią, a także szkody w mieniu Wystawcy powstałe na skutek
działania siły wyższej, w szczególności pożaru, wichury, zalania, uderzenia pioruna, eksplozji, strajku, manifestacji, innej
imprezy masowej, ataku terrorystycznego. Odnosi się, to do całego Stoiska i jego wyposażenia, a także do przestrzeni
dodatkowych jak magazyn, sale panelowe. Art Fair pozostaje bez winy w wyżej wymienionych sytuacjach.
b. Podczas montażu i demontażu Stoiska Wystawca zobowiązany jest do zadbania o bezpieczeństwo wszystkich swoich
rzeczy i obiektów sztuki. Cenne obiekty, Wystawca zobowiązany jest zabezpieczyć przed uszkodzeniem i kradzieżą we
własnym zakresie, w szczególności dotyczy to okresu po zamknięciu IAFwarsaw dla zwiedzających, oznaczonego w
punkcie I.1.b Regulaminu. Pozostawienia niezabezpieczonych przedmiotów na Stoisku oraz w magazynach zarówno w
dzień jaki i w porze nocnej Wystawca dokonuje na własne ryzyko. c. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane w związku z uczestnictwem w IAFwarsaw na mieniu
należącym do Art Fair lub będącym w posiadaniu Art Fair. W związku z powstaniem szkody spowodowanej przez
Wystawcę na mieniu będącym w posiadaniu Art Fair, Organizator zastrzega sobie prawo do skierowania roszczeń osobie
trzeciej przysługującej tej osobie względem Art Fair na podstawie odrębnej umowy lub przepisów prawa, bezpośrednio
do Wystawcy. W przypadku naprawienia szkody przez Art Fair spowodowanej przez Wystawcę, Art Fair dochodzić
będzie regresu od Wystawcy. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia Art Fair o powstaniu
szkody. Wystawca bierze odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie lub swoich pracowników i partnerów
biznesowych a także obiekty i wyposażenie, które znajduje się na jego Stoisku, jak również za zachowanie osób trzecich
korzystających z Stoiska Wystawcy. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody i zniszczenia powstałe
na skutek działania/zaniechania osób wskazanych w zdaniu powyższym. Wystawca ponosi odpowiedzialność za
korzystanie z utworów lub przedmiotów praw pokrewnych, do których autorskie prawa majątkowe lub prawa pokrewne
przysługują osobom trzecim oraz naruszenia innych praw własności intelektualnej osób trzecich. Wystawca ponosi
odpowiedzialność za podłączenie posiadanego przez siebie urządzenia do sieci elektrycznej i nie spełniania przez ww.
urządzenie wymagań przewidzianych przepisami obowiązującego prawa. Art Fair pozostaje bez winy w wyżej
wymienionych sytuacjach.
d. Każdy z Wystawców a także wykonawcy Stoiska ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę
pracy swoich pracowników, osób współpracujących oraz wykonujących na ich rzecz prace na terenie IAFwarsaw i
odpowiadają za wszelkie szkody i wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm
bezpieczeństwa pracy w czasie podnajmu Stoiska (tj. w czasie montażu, ekspozycji oraz demontażu przestrzeni
wystawowej).
e. Art Fair nie bierze odpowiedzialności za szkody na zdrowiu lub mieniu, które mogą być wyrządzone w czasie trawina
IAFwarsaw, a spowodowane z winy Wystawcy, jego pracowników czy partnerów biznesowych. Art Fair nie jest
odpowiedzialny za jakiekolwiek utraty zysków.
f. Art Fair ponosi jedynie odpowiedzialność za szkody wyrządzone intencjonalnie przez niego lub jego pracowników. W
takich sytuacjach, osoba która doznała szkody zobowiązana do przedstawienia dowodów winy. Wystawca nie może
dochodzi roszczeń wobec Art Fair w stosunku do czynów lub braku czynów spowodowany przez innych Wystawców lub
ich pracowników czy biznesowych partnerów. g. Wystawca, który stwierdzi wady Stoiska jest zobowiązany poinformować Art Fair o nich na piśmie i umożliwić
Organizatorowi usunięcia wskazanych wad. Niedostosowanie się do tego punktu umowy nie rodzi po stronie Wystawcy
żadnych roszczeń wobec Organizatora. Reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane Art Fair na piśmie do
przedstawiciela Art Fair jedynie w czasie trwania IAFwarsaw czyli do 10.04.2016 r. do godz. 17.00. Po upływie tego
terminu reklamacje nie będą rozpatrywane. h. Art Fair zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za błędy lub nieprawdziwe informacje zawarte w oficjalnym
katalogu IAFwarsaw i w innych materiałach drukowanych, które mają związek z IAFwarsaw (błędy ortograficzne,
10
semantyczne, itp.).
i. Wystawca zobowiązany jest do pokrycia pełnej szkody jaką Art Fair poniesie w wyniku naruszenia przez Wystawcę
Regulaminu i/lub przepisów obowiązującego prawa. Pod pojęciem szkody należy rozumieć szkodę rzeczywiście
poniesioną („daminum emergens”) oraz utracone korzyści („lucrum cessans”).
j. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń w udostępnionych Wystawcy pomieszczeniach, w których odbywa się
IAFwarsaw w ścianach lub innych konstrukcjach stałych budynku Wystawca zobowiązany jest do ich niezwłocznego
usunięcia w terminie wyznaczonym przez Art Fair, nie dłuższym niż 10 dni. W przypadku nieusunięcia przez Wystawcę
uszkodzeń w wyznaczonym terminie, Art Fair będzie uprawniony do usunięcia uszkodzeń na koszt Wystawcy, w ramach
wykonania zastępczego, na co Wystawca wyraża zgodę.
k. Uprawnienia wynikające z Regulaminu nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Art Fair naprawienia szkody na
zasadach ogólnych.
15. Ubezpieczenie Targów
a. Ubezpieczenie za Stoisko nie obejmuje materiałów, obiektów, rzeczy, które są wnoszone przez wystawcę.
b. Ubezpieczenie IAFwarsaw nie obejmuje wyposażenia wykupionego Stoiska. c. Art Fair nie podpisuje żadnych polis ubezpieczeniowych na jakiekolwiek przedmioty, które będą przyniesione na
IAFwarsaw i nie jest odpowiedzialny za szkody tych przedmiotów. d. W czasie trwania montażu i demontażu Stoiska oraz w okresie trwania IAFwarsaw Art Fair korzysta z usług
profesjonalnej firmy ochroniarskiej Stadionu Narodowego wynajętej na podstawie umowy pomiędzy Art Fair a
Stadionem Narodowym. Stosowane zabezpieczenia to: zewnętrzne kamer i osoby. Nie mniej jednak Wystawca nie
może oczekiwać i wymagać od Art Fair ochrony lub bezpośredniego nadzoru jego Stoiska. Wystawca, który chciałaby
wyposażyć się w dodatkową ochronę osób lub Stoiska musi zadbać o nią sam na własny koszt. Wystawca, który chce
wynająć dodatkowo dla siebie ochronę podczas IAFwarsaw i lub przed IAFwarsaw zobowiązany jest powiadomić o
tym fakcie Art Fair na piśmie. Podczas montażu i demontażu Stoiska Wystawca zobowiązany jest do zadbania o
bezpieczeństwo wszystkich swoich rzeczy i obiektów sztuki. Cenne obiekty, Wystawca zobowiązany jest zabezpieczyć
przed uszkodzeniem i kradzieżą we własnym zakresie, w szczególności dotyczy to okresu po zamknięciu IAFwarsaw
dla zwiedzających, oznaczonego w punkcie I.1.b Regulaminu a także w okresie montażu i demontażu. Pozostawienie
niezabezpieczonych przedmiotów na Stoisku oraz w magazynach zarówno w dzień jaki i w porze nocnej Wystawca
dokonuje na własne ryzyko.
16.Materiały reklamowe Art Fair
a. Każdy Wystawca obowiązany jest udostępnić informacje na swój temat w celu użycia ich w katalogu targów, który
będzie publikowany na IAFwarsaw. Za dokonanie wpisu do katalogu pobierana jest opłata, która jest wliczona w opłatę
rejestracyjną zgodnie z warunkami i cenami, które są podane w ofercie handlowej oraz w Regulaminie punkt IV. 6. W
ten sposób wystawca ma możliwość zaprezentowania się klientom targów IAFwarsaw. Jakiekolwiek formy reklamy
inne niż oferowane przez Art Fair wymagają pisemnej zgody Organizatora.
b. Elementy reklamy Wystawcy nie mogą przekraczać przyznanej przestrzeni wystawowej i nie mogą być wyższe niż
250 cm. Wystawca ma prawo do reklamowania swoich towarów wyłącznie w obrębie Stoiska i wyłącznie jeśli reklama
nie zakłóca normalnego toku pracy innych wystawców jaki i funkcjonowania IAFwarsaw. Wystawca, który chce
prowadzić działania reklamowe poza swoim miejscem wystawowym wymagają pisemnej zgody Art Fair i wiążą się z
uiszczeniem stosownej opłatę dodatkowej. Art Fair zastrzega prawo do zamknięcia Stoiska Wystawcy stosującego w
tym względzie nieuczciwe praktyki. c. Formy reklamy, w szczególności optyczne, akustyczne lub zapachowe nie mogą stanowić zagrożenia dla
bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz nie mogą powodować jakichkolwiek zakłóceń na Stoiskach sąsiednich oraz
w obszarach wspólnych.
17. Dystrybucja materiałów i gadżetów
a. Dystrybucja materiałów reklamowych i detalicznych Wystawcy może odbywać się wyłącznie na Stoisku Wystawcy.
Dystrybucja materiałów reklamowych i detalicznych Wystawcy prowadzona poza Stoiskiem wymaga pozwolenia
pisemnego Art Fair i wiąże się z opłatą dodatkową.
b. Zabronione jest Wystawcom i firmą z nim współpracującym prowadzenie na terenie IAFwarsaw badań opinii
społecznych. 11
c. Wystawca, który chce prowadzić w ramach swojego Stoiska sprzedaż małych gadżetów musi uzyskać pisemną zgodę
Art Fair. Rozdawanie na Stoisku małych gadżetów przez Wystawcę nie wymaga zgody Art Fair.
18. Imprezy towarzyszące
a. Wystawca, który chce w ramach swojego Stoiska prowadzić wydarzenie towarzyszące jak, np. pokazy, pokazy
artystyczne, prezentacje, spotkania zobowiązany jest uzyskać zgodę Art Fair. Jeśli Organizator stwierdzi, że prowadzona
przez wystawcę impreza wywołuje hałas, brud, zamieszanie i wpływa negatywnie na przebieg IAFwarsaw, Organizator
może zamknąć wydarzenie towarzyszące Wystawcy.
b. Na Stoisku zabronione jest używanie migającego światła, a także gazu, pary. Jeżeli w wyniku przeprowadzanego
przez Wystawcę wydarzenia towarzyszącego nastąpi konieczność użycia gaśnic lub służb bezpieczeństwa (straż
pożarnej, policja, służby medyczne) wówczas kosztami użycia służb zostanie obciążony Wystawca.
c. Prezentacje audiowizualne – głośność prezentacji nie może przekraczać 70 dBA (głośność prezentacji mierzone na
krańcu stoiska).
19. Maszyny do gier
Instalowanie na terenie wystawowym IAFwarsaw maszyn do grania, do których mogą być wrzucane pieniądze i
wygrywane pieniądze są niedozwolone.
20. Film i Fotografia
Art Fair zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć zarówno przez siebie jaki i współorganizatorów IAFwarsaw w
czasie trwania całego wydarzenia i wykorzystywania ich do własnych publikacji, na co Wystawca automatycznie
wyraża zgodę akceptując warunki niniejszego Regulaminu. Wystawca poza Stoiskiem nie może robić filmów i zdjęć
obiektów, które są wystawiane na Stoiskach innych uczestników IAFwarsaw.
21. Sprzątanie
Art Fair za pośrednictwem służb Stadionu Narodowego zapewnia bieżące sprzątanie części wspólnych nieruchomości w
czasie trwania IAFwarsaw. Art Fair nie zajmuje się utrzymaniem czystości na Stoisku Wystawcy. Wystawca jest
obowiązany do utrzymania czystości w wynajętej przestrzeni wystawowej. Wystawca obowiązany jest do
uporządkowania Stoiska i opróżnienia jej z rzeczy stanowiących jego własność oraz do dokonania demontażu zgodnie z
zasadami określonymi w punkcie IV. 11. Regulaminu. Wszelkie opakowania, kartony do pakowania Wystawca ma
obowiązek wyrzucić lub przechowywać na terenie swojego Stoiska. Wystawca może zwrócić się do Organizatora z
prośbą o udostępnienie przestrzeni magazynowej na terenie IAFwarsaw w takiej sytuacji Art Fair udostępnia przestrzeń
magazynową za dodatkową opłatą, zgodnie z cennikiem usług dodatkowych. 22. Transport i parking
W przestrzeni ekspozycyjnej tragów nie ma możliwości poruszania się zmotoryzowanymi pojazdami mechanicznymi
kierowanymi przez operatorów, jak np. wózki widłowe, wózki nożycowe. Parking w czasie montażu i demontażu jest płatny zgodnie z cennikiem usług Stadionu Narodowego. Wjazd na parking
podziemny (poziom -3) jest możliwy dla pojazdów o wysokości maksymalnej 2m, z kolei na poziom (parkingu - 2) do
wysokości 3,80m. Z uwagi na ograniczoną ilość miejsc parkingowych Art Fair zastrzega sobie prawo do wyznaczania
godzin montażu dla poszczególnych wystawców. Po zakończeniu montażu Wystawca nie ma możliwości pozostawienia
samochodów osobowych ani towarowych na terenie parkingu. Wszystkie ciężarówki które ważą więcej niż 3,5 tony nie
mogą parkować na miejscach parkingowych. Jeśli nie będzie to przestrzegane wówczas samochód może być holowany
na koszt właściciela pojazdu. 23. Zabezpieczenie Stoiska
a. Podczas IAFwarsaw, w czasie montażu i demontażu Stoisk Art Fair zapewnia bezpieczeństwo w postaci
zewnętrznych kamer i osób. Art Fair będzie reagowało w sytuacjach naruszenia porządku, pilnowanie dostępu do
poszczególnych stref IAFwarsaw (strefa targowa, strefa forum) udzielania wskazówek (co i gdzie się znajduje – toalety,
catering, itp.). W uzasadnionych wypadkach Art Fair może ingerować w wystrój Stoiska, reklamę i wyposażenie Stoiska
w szczególności zapobiegać niszczeniu wypożyczonych przedmiotów, usuwać przedmioty niebezpieczne, wydzielające
nieprzyjemny zapach, demontować urządzenia zakłócające pracę innym wystawcom na koszt i ryzyko Wystawcy. b. Wystawca nie może oczekiwać i wymagać od Art Fair ochrony lub bezpośredniego nadzoru jego Stoiska. Wystawca,
12
który chciałaby wyposażyć się w dodatkową ochronę osób lub Stoiska musi zadbać o nią sam na własny koszt.
Wystawca, który chce wynająć dodatkowo dla siebie ochronę podczas IAFwarsaw i lub przed IAFwarsaw zobowiązany
jest powiadomić o tym fakcie Art Fair na piśmie. 24. Wykroczenia wobec warunków uczestnictwa lub wobec praw
Wystawca oraz jego współpracownicy i partnerzy są zobowiązani do przestrzegania warunków uczestnictwa w
IAFwarsaw opisanych w niniejszym Regulaminie oraz do przestrzegania przepisów powszechnie obowiązujących. Jeśli
Art Fair będzie zmuszone z winy Wystawcy wezwać jakiekolwiek służby (straż pożarną, policję, karetkę, itp.) kosztami
zostanie obciążony Wystawca.
25. Ochrona danych Wystawca wyraża zgodę na używanie przez Art Fair wszystkich danych jakie zostały udostępnione w Zgłoszeniu. Art
Fair może używać udostępnionych przez Wystawcę danych do celów marketingowych swoich i swoich partnerów.
Informacje te mogą być również przekazane do mediów i innych firm z jakimi Art Fair współpracuje w ramach
IAFwarsaw. Zgoda na używanie danych Wystawcy może być w każdym momencie wycofana w sytuacji, gdy Art Fair będzie je
wykorzystywał do celów innych niż związanych z IAFwarsaw. Wystawca wyraża również zgodę na otrzymywanie od
Art Fair wiadomości dotyczących tego i innych wydarzeń organizowanych przez niego i przez innych jego partnerów.
26. Korzystanie z przestrzeni wystawowej a. Wystawca nie jest uprawniony do oddawania w najem, dzierżawę lub do nieodpłatnego używania osobie trzeciej
Stoiska, bez uprzedniej zgody Art Fair wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
b. Wystawca jest zobowiązany do korzystania ze Stoiska w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu.
c. Wystawca jest uprawniony do wystawienia na Stoisku wyłącznie obiektów określonych w Zgłoszeniu oraz liście
obiektów określonej w punkcie IV. 2. c. Regulaminu.
V. ZAMÓWIENIE USŁUG DODATKOWYCH
1. Zamówienie usług dodatkowych. Zamówienie usług dodatkowych będzie realizowane przez Art Fair gdy: • zamówienie zostało złożone w formie pisemnej na formularzu zamówień usług dodatkowych i zostało zaakceptowane
przez Art Fair,
• zamawiający zrealizowała przedpłatę za usługi dodatkowe w wysokości 50% kwoty złożonego zamówienia.
2. Wypożyczone przedmioty.
Wszystkie wypożyczone przez Zamawiającego przedmioty muszą zostać zwrócone w takim stanie w jakim były
wypożyczone w szczególności: wkrętarki, kołki, haczyki, linki, oświetlenie,itp.
VI. PRZEPISY PORZĄDKOWE
1. Do wejścia na teren IAFwarsaw w okresie ich przygotowania, trwania i likwidowania upoważnia Wystawcę i obsługę
identyfikator wydany przez Art Fair. Goście IAFwarsaw mogą przebywać na terenie IAFwarsaw wyłącznie w godzinach
otwarcia IAFwarsaw. Podczas montażu i demontażu stoisk będzie powadzona kontrola osób zgłoszonych do montażu
przez Wystawcę.
2. Przed rozpoczęciem IAFwarsaw, każdy z wystawców obowiązany jest uprzątnąć pozostałości po montażu Stoiska.
Każdy wystawca ma obowiązek utrzymania w czystości Stoisko, zabronione jest pozostawianie śmieci w otoczeniu
Stoiska. Wystawca, który pozostawi śmieci w otoczeniu Stoiska lub na korytarzu będzie obciążony kosztami
wynikającymi z ich usunięcia.
3. Sprzątanie. Czas przewidziany na sprzątanie Stoiska to jedna godzina (1 godz.) przed otwarciem pawilonu
wystawowego oraz trzydzieści minut (30 min.) po zamknięciu pawilonu wystawowego.
4. W czasie trwania targów zabronione jest wprowadzanie na teren wystawowy psów i kotów, niedopuszczalna jest
głośna praca maszyn i głośne zachowanie wystawców.
5. Jeśli Wystawca planuje udział gościa VIP w ramach działania swojego Stoiska ma obowiązek zgłosić ten fakt Art Fair.
13
VII. PRZEPISY PRZECIWPOŻAROWE
1. Jeżeli na terenie Stoiska Wystawca planuje postawienie pawilonu, kiosku, systemu grzewczego, wyjątkowych
dekoracji zobowiązany jest wówczas przedstawić projekt Organizatorowi i uzyskać jego zgodę na ich posadowienie.
2. Zabronione jest używanie na terenie wystawowym podgrzewaczy elektrycznych, butli z gazem palnym,
prowizorycznych instalacji elektrycznych, lutownic, klejów permanentnych, korzystanie z materiałów łatwopalnych do
zabudowy Stoiska, otwartego ognia. Ponadto, zabronione jest zasłanianie dojścia do drzwi, wyjść ewakuacyjnych,
alarmów pożarowych, hydrantów, gaśnic, klimatyzacji. Jeżeli Wystawca zagrodzi wyżej wymienione miejsca Art Fair
ma prawo żądać ich odsłonięcia. W przypadku nie dostosowania się do żądania Organizatora, elementy zasłaniające
dojścia do drzwi, wyjścia ewakuacyjne, alarmy, pożarowe, hydranty, gaśnice, klimatyzacje zostaną usunięte na koszt
Wystawcy. Ponadto, Wystawcom zabrania się, używania sprzętu przeciwpożarowego do innych celów niż jest do tego
przeznaczony, przechowywania poza Stoiskiem wszelkiego rodzaju opakowań, papierów i innych materiałów
stwarzających zagrożenie pożarowe, zakładania na żarówki i inne punkty świetlne osłon z materiałów łatwopalnych.
3. Jakiekolwiek modyfikacje Stoiska wykonywane przez Wystawcę muszą być zaakceptowane przez Art Fair.
Sprawdzanie bezpieczeństwa konstrukcji zmodyfikowanego Stoiska musi być przeprowadzone przez inspektora
współpracującego z Art Fair przed otwarciem IAFwarsaw dla gości.
4. Wystawca może posiadać dodatkowe oznaczenia Stoiska (inne niż te wykonane przez Art Fair) ale nie mogą one być
wyższe niż wysokość Stoiska i nie mogą wychodzić poza obręb wykupionego przez Wystawcę Stoiska.
5. Palenie papierosów może odbywać się tylko w wyznaczonych przez Art Fair miejscach.
6. Prace elektryczne mogą być dokonywane wyłącznie przez elektryka posiadającego odpowiednie uprawnienia
elektryczne, wskazanego przez Art Fair. Dostępna moc w gniazdach elektrycznych (gniazda 32 A CEE w skrzynkach) to
20 Kw., w gniazdach trójfazowych (niezależnie od wielkości gniazda) 10-12 Kw.
7. Wystawcy są zobowiązani do udostępnienia swojego Stoiska wystawowego wszystkim osobom nadzorującym
przebieg IAFwarsaw i reprezentantom ustalonym przez Art Fair. Wystawcy i ich pracownicy oraz partnerzy biznesowi a
także zwiedzający mają obowiązek dostosować się do regulaminu IAFwarsaw. W sytuacji pożaru lub zagrożenia życia
wszyscy zobowiązani są do opuszczenia terenu na którym odbywa się IAFwarsaw.
8. Wszystkie elementy scenografii użyte przez Wystawców muszą posiadać aktualne atesty klasyfikujące ich odporność
ogniową, użytych materiałów, w stopniu przynajmniej trudno zapalnym. Atesty muszą być wystawione przez instytuty
badawcze mieszczące się w Polsce bądź w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Dodatkowo dopuszcza się
użycie materiałów, które zostały poddane zabezpieczeniu przeciwogniowemu co udokumentowano protokołem
określającym wspomniany stopień odporności ogniowej. Wspomniane atesty czy protokoły muszą być dodatkowo
parafowane przez Art Fair, za zgodność z oryginałem i potwierdzaniem, iż dotyczą one użytych przez wystawcę
materiałów.
9. Wyłączona jest możliwość zastosowania przez Wystawcę zabezpieczenia przeciwogniowego (impregnacji) w
stosunku do elementów scenografii z materiałów, których produkty rozkładu termicznego są bardzo toksyczne lub
intensywnie dymiące.
10. Art Fair jest uprawnione do natychmiastowej interwencji oraz uniemożliwienia dalszego korzystania ze Stoiska jeśli
stwierdzi, że zostały naruszone przepisy przeciwpożarowe lub inne przepisy bezpieczeństwa.
11. Z uwagi na skuteczność działania zainstalowanej instalacji tryskaczowej oraz elementów detekcyjnych systemy
ppoż., nie jest możliwe podwieszanie tkanin czy innych materiałów pod sufitem.
12. Elementy scenografii nie mogą zasłaniać oznaczeń dróg i wyjść ewakuacyjnych a także utrudniać dostępu do sprzętu
gaśniczego (gaśnice, hydranty) rozmieszczonych w pawilonie wystawowym oraz we foyer a także ręcznych przycisków
powiadamiania o pożarze.
14
VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Art Fair zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Prawem właściwym dla Regulaminu oraz Umowy jest prawo
obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Umowa zawierana jest w języku polskim lub angielskim.
Wystawcy mogą uzyskać dostęp do niniejszego Regulaminu w każdym czasie. Art Fair, w razie zaistnienia wypadków
losowych niezależnych od Art Fair, zastrzega sobie prawo do odwołania (w całości lub w części), skrócenia lub zmiany
terminu IAFwarsaw. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w IAFwarsaw będą rozstrzygane przez sąd
właściwy miejscowo dla Art Fair w Warszawie.
Załącznik:
Załącznik nr 1. Zasady funkcjonowania i Regulamin Stadionu Narodowego.
Załącznik nr 2. Wpis do katalogu - specyfikacja techniczna materiałów
15