Zasady reklamacji - Nadleśnictwo Zaporowo

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/2010 z 20.04.2010r.
(z dnia 2.01.2014r.)
ZASADY I TRYB ROZPATRYWANIA REKLAMACJI NA SUROWIEC DRZEWNY
W NADLEŚNICTWIE ZAPOROWO
I.
Zasady ogólne
1. Sprzedający odpowiada za wady ukryte drewna na zasadach określonych w ogólnie obowiązujących
przepisach.
2. W toku postępowania dotyczącego rozpatrywania zgłaszanych reklamacji na surowiec drzewny, Komisja
opiera się o odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące rękojmi oraz ustalenia wynikające z
zapisów umowy i niniejszych zasad.
3. Rozpatrywanie reklamacji dokonywane jest przez Komisję/Zespół w składzie minimum trzyosobowym:
dwóch przedstawicieli Nadleśnictwa i przedstawiciel(e) odbiorcy.
4. Na Przewodniczącego Komisji Reklamacyjnej wyznacza się Inżyniera Nadzoru (w zastępstwie pracownika posiadającego minimum II klasę brakarską).
5. Skład członków komisji ze strony Nadleśnictwa ustala się wg zasady: udziału leśniczego wydającego
drewno, a w przypadku reklamacji obejmującej drewno z kilku leśnictw – udział w pracy komisji weźmie
leśniczy wskazany przez Nadleśniczego lub Zastępcę Nadleśniczego.
6. Tryb postępowania, sposoby rozwiązywania kwestii spornych i ostateczne ustalenia podjęte w wyniku
rozpatrywania reklamacji powinny:
a. w sposób obiektywny zabezpieczyć interesy obu stron przed nieuzasadnionymi stratami,
b. zapobiegać ewentualnym nadużyciom gospodarczym,
c. umożliwiać sprawne i ostateczne załatwienie sprawy przy możliwie najniższym koszcie ekonomicznym.
II.
Zasady szczegółowe
Reklamacje dotyczące wad
1. Kupujący składa reklamacje niezwłocznie po ich stwierdzeniu, najpóźniej w terminie 14 dni od
wystawienia dokumentu wydania drewna - z tym że reklamację wady jakościowej, której skutkiem
jest szybko postępująca deprecjacja drewna (sinizna, brunatnica, zaparzenie lub inna wada, która
mogła powstać po odbiorze drewna), kupujący zgłasza w terminie 5 dni od wystawienia dokumentu
wydania drewna.
2. Sprzedający ponosi odpowiedzialność z tytułu wady ukrytej na zasadach ogólnych.
3. Kupujący może reklamować tylko sztuki wadliwe. Sztuki zgodne z normami i warunkami technicznymi nie
podlegają reklamacji.
4. Odbiór ilościowy drewna dokonuje się w momencie sprzedaży. Po odbiorze drewno nie podlega
reklamacji ilościowej, za wyjątkiem reklamacji z tytułu błędnego pomiaru, która może być zgłoszona
przez kupującego wyłącznie w przypadku drewna mierzonego w pojedynczych sztukach.
W przypadku drewna mierzonego w pojedynczych sztukach, Kupujący może składać reklamacje co
do masy pojedynczych sztuk, w terminie do 3 dni od odbioru drewna z lasu.
5. Reklamacji mogą podlegać sztuki, których identyfikacja nie budzi wątpliwości, a więc posiadają nie
uszkodzone płytki plastikowe bez śladów powtórnego przebicia oraz czytelne są znaki graficzne Lasów
Państwowych.
6. Uznanie surowca za wadliwy może mieć miejsce tylko po prawidłowym rozpatrzeniu reklamacji z
udziałem obu stron. Kupujący nie może odesłać do lasu całego ładunku, uznając jednostronnie, że cały
ładunek nie odpowiada normie lub warunkom technicznym.
7. Sprzedawca jest zwolniony od odpowiedzialności z tytułu rękojmi, jeżeli kupujący wiedział o wadzie
w chwili zawarcia umowy. Jeżeli przed złożeniem oferty Kupujący wiedział z opisów do przetargów
np. o występowaniu ciał obcych – składając ofertę na ten surowiec wyraził zgodę na zakup drewna
zawierającego ciała obce w klasie WD.
8. Obniżenie jakości surowca na skutek opóźnienia w jego odbiorze przez Kupującego nie stanowi
podstawy do wniesienia reklamacji.
9. Przy rozpatrzeniu reklamacji nie będą brane pod uwagę wady powstałe po wydaniu surowca z lasu
(np. sparzenia, pęknięcia).
1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/2010 z 20.04.2010r.
(z dnia 2.01.2014r.)
Zgłoszenie reklamacyjne
1. Zgłoszenie reklamacji wymaga formy pisemnej (w postaci np.: listu, scanu, faxu).
2. Za datę zgłoszenia uznaje się datę otrzymania zgłoszenia przez nadleśnictwo.
3. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać:
 datę sporządzenia,
 nazwę odbiorcy (dane kupującego),
 numer dokumentu na podstawie, którego dokonano odbioru i datę odbioru,
 nazwę lub numer leśnictwa, z którego dokonano odbioru,
 cechy reklamowanego surowca wg dokumentów odbioru (nr sztuki/stosu, gatunek, klasa
jakości i grubości, masa drewna),
 określenie przyczyny reklamacji, wad poszczególnych sztuk/stosów, uzasadnienie,
 dokładny adres składowania drewna przygotowanego do reklamacji,
 podpis kupującego.
4. Jeżeli dane lub informacje zawarte w reklamacji wymagają uzupełnienia, sprzedający przed
rozpatrzeniem reklamacji, zwraca się do kupującego o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie.
5. Zgłoszenie reklamacji nie powoduje odroczenia terminu płatności.
Rozpatrzenie reklamacji
1. Reklamacja rozpatrywana jest przez sprzedającego w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia lub
uzupełnienia reklamacji przez upoważnionych przedstawicieli sprzedającego, w dniu uzgodnionym z
kupującym. Zachowanie terminu rozpatrzenia reklamacji może nastąpić poprzez wysłanie listu
poleconego przed upływem tego terminu.
2. Kupujący obowiązany jest udostępnić przedmiot reklamacji w sposób umożliwiający jego
identyfikację i ocenę. Nie udostępnienie przez Kupującego reklamowanego drewna powoduje
oddalenie reklamacji i uznanie jej jako bezzasadnej.
3. Nierozpatrzenie prawidłowo złożonej reklamacji w terminie 14 dni uważa się za uwzględnienie
reklamacji.
4. Przebieg reklamacji i dokonane ustalenia utrwala się w formie Protokołu Reklamacyjnego.
5. W razie odmowy podpisania protokołu przez kupującego, przedstawiciele sprzedającego podpisują
protokół jednostronnie i zamieszczają wzmiankę o przyczynie braku podpisu.
6. Protokół reklamacyjny podlega zatwierdzeniu przez Nadleśniczego.
7. Po zatwierdzeniu Protokołu Reklamacyjnego i specyfikacji manipulacyjnej dotyczącej reklamacji
wystawiana jest faktura korygująca - zgodna z ustaleniami protokołu.
8. Drewno, które w procedurze reklamacji będzie sklasyfikowane jako sortyment nie zawarty w umowie
sprzedaży, Kupujący może nabyć wg średnich cen sprzedaży uzyskanych przez nadleśnictwo w kwartale
poprzednim (dla kierunku 13, 18 i 19) lub jeśli jest to sortyment nie objęty sprzedażą na umowy - wg cen z
cennika detalicznego nadleśnictwa aktualnych w dniu rozpatrzenia reklamacji.
9. W przypadku braku rozstrzygnięcia Strony mogą skorzystać z ekspertyz niezależnych
rzeczoznawców, przy czym w razie niestwierdzenia wad przez rzeczoznawcę koszty ekspertyz
ponosi Kupujący.
10. W przypadku nierzetelnego i powtarzającego się zgłaszania nieuzasadnionych reklamacji, nadleśnictwo
zastrzega sobie prawo odmowy rozpatrzenia reklamacji, czy obciążenia kontrahenta kosztami jej
rozpatrzenia (dojazd, koszt pracy zespołu, inne). W takim przypadku powiadomi odbiorcę na piśmie
wraz z podaniem przyczyny.
11. W sprawach nieuregulowanych powyższymi zasadami mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu
Cywilnego.
2