powiązania procesów systemu zarządzania jakością w urzędzie

Załącznik nr 3/ISO KJ
POWIĄZANIA PROCESÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W URZĘDZIE MIASTA KOŁOBRZEG
Pkt
normy
Nazwa procesu
I
Nazwa procedury
Właściciel
Powiązania z procesami
NADZOROWANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
4.2.3.
Nadzór nad dokumentami
Nadzorowanie dokumentacji
procedura P-I-01
Pełnomocnik ds. SZJ
Wszystkie procesy
4.2.3.
Nadzór nad dokumentami
Aktualizacja Katalogu Usług
procedura P-I-04
Sekretarz Miasta
Wszystkie procesy
4.2.4
Nadzór nad zapisami
Pełnomocnik ds. SZJ
Wszystkie procesy
5.1
ZaangaŜowanie kierownictwa
Zapis w Księdze Jakości w pkt. 5.1
Prezydent Miasta
Wszystkie procesy
5.2
5.3
5.4
Orientacja na klienta
Polityka i cele
Planowanie
Odpowiedzialność, uprawnienia i
komunikacja
Zapis w Księdze Jakości w pkt. 5.2
Zapis w Księdze Jakości w pkt.5.3
Zapis w Księdze Jakości w pkt. 5.4
Prezydent Miasta
Prezydent Miasta
Prezydent Miasta
Wszystkie procesy
Wszystkie procesy
Wszystkie procesy
Zapis w Księdze Jakości w pkt.5.5
Prezydent Miasta
Wszystkie procesy
Przeprowadzanie przeglądów kierowniczych
procedura P-I-03
Prezydent Miasta
Wszystkie procesy
5.5
5.6
Przegląd zarządzania
II
Nadzór nad zapisami Systemu Zarządzania
Jakością
procedura P-I-02
ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Zasoby ludzkie
Nabór kandydatów na wolne stanowiska kierownicze
w Urzędzie Miasta Kołobrzeg
procedura P-II-02
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.,
procedura P-II-06.
Zasoby ludzkie
Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze
w Urzędzie Miasta Kołobrzeg
procedura P-II-03
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-II-06;
Zasoby ludzkie
Nabór kandydatów na wolne stanowiska dyrektorów
jednostek organizacyjnych Miasta Kołobrzeg
procedura P-II-01
6.2
6.2
6.2
1/6
Załącznik nr 3/ISO KJ
6.2
Zasoby ludzkie
Nabór kandydatów na wolne stanowiska na wolne
stanowiska obsługi w Urzędzie Miasta Kołobrzeg
procedura P-II-04
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
procedura P-II-06;
6.2
Zasoby ludzkie
System szkoleń doskonalenia zawodowego dla
pracowników UM Kołobrzeg
procedura P-II-05
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
procedura P-II-07;
6.2
Zasoby ludzkie
Stosowanie i aktualizacja karty stanowiskowej w UM
Kołobrzeg
procedura P-II-06
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
6.2
Zasoby ludzkie
Udzielanie delegacji słuŜbowych dla pracowników
UM Kołobrzeg oraz Radnych Rady Miasta
procedura P-II-07
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
6.2
Zasoby ludzkie
Przeprowadzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej
pracowników w Urzędu oraz Dyrektorów jednostek
organizacyjnych Miasta Kołobrzeg
procedura P-II-08
6.3
Infrastruktura
Zarządzanie systemem informatycznym
procedura P-II-09
6.3
Infrastruktura
Planowanie i przeprowadzanie przeglądów i napraw
wyposaŜenia komputerowego
procedura P-II-10
6.4
Środowisko pracy
Zapis w Księdze Jakości w pkt. 6.4.
Kierownik Referatu Informatyki
Kierownik Referatu Informatyki
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
Dostarczenie usługi.
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
Dostarczenie usługi.
procedura P-II-09, P-IV-01, P-IV-02;
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
OKREŚLENIE WYMAGAŃ KLIENTA
III
7.2
Procesy związane z Klientem
Badanie zadowolenia klienta
procedura P-III-01
7.2
Procesy związane z Klientem
Rozpatrywanie skarg i wniosków
procedura P-III-02
7.2
Kierownik Biura Kadr
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Procesy związane z Klientem
Narzędzia informujące klientów o sposobie
załatwienia sprawy
procedura P-III-03
Pełnomocnik ds. SZJ
Naczelnik Wydziału Organizacji
Sekretarz Miasta
Wszystkie procesy
Wszystkie procesy
Wszystkie procesy
2/6
Załącznik nr 3/ISO KJ
ZAKUPY TOWARÓW I USŁUG
IV
7.4
7.4
Zakupy
Uruchamianie zamówień publicznych – powyŜej
14 000 EURO
procedura P-IV-01
Kierownik Biura Zamówień
Publicznych
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-IV-02;
Zakupy
Uruchamianie zamówień publicznych – poniŜej
14 000 EURO oraz nadzór nad realizacją umów i
ocena dostawców
procedura P-IV-02
Kierownicy Komórek
Organizacyjnych
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-IV-01;
REALIZACJA PROCESÓW/USŁUG
V
Prezydent Miasta
Wszystkie procesy
------------------------------------
---------------------------------------------
Planowanie zadań dotyczących utrzymania
infrastruktury technicznej
procedura P-V-01
Naczelnik Wydziału Komunalnego
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-IV-01, P-I-02,P-V-13, P-V-15;
Dostarczenie usługi
Najem mieszkalnych lokali komunalnych
procedura P-V-02
Naczelnik Wydziału Komunalnego
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
7.5
Dostarczenie usługi
Wydawanie decyzji administracyjnej dotyczącej
usuwania drzew lub krzewów
procedura P-V-03
Naczelnik Wydziału Komunalnego
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Dostarczenie usługi
7.1
Planowanie realizacji wyrobu/usługi
7.3
Projektowanie i rozwój
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Zapis w Księdze Jakości w pkt.7.1
WYŁĄCZENIE
Wydawanie decyzji administracyjnych
procedura P-V-08
Wszystkie procesy
Prezydent Miasta
Naczelnik Wydziału Dochodów
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Naczelnik Wydziału Dochodów
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Windykacja naleŜności z tytułu nałoŜonych kar i
grzywien w postępowaniu mandatowym
procedura P-V-11
Naczelnik Wydziału Dochodów
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Sporządzanie informatora budŜetowego
procedura P-V-12
Naczelnik Wydziału Dochodów
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Windykacja naleŜności z tytułu podatków i opłat
procedura P-V-09
Windykacja naleŜności cywilnoprawnych
procedura P-V-10
3/6
Załącznik nr 3/ISO KJ
Kierownik Biura Rady Miejskiej
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Komendant StraŜy Miejskiej
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-V-11;
Naczelnik Wydziału Finansowego
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Udostępnianie danych osobowych ze zbiorów
PESEL, ewidencji wydanych i utraconych dowodów
osobistych
procedura P-V-16
Naczelnik Wydziału Spraw
Obywatelskich
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Dostarczenie usługi
Postępowanie administracyjne w sprawie
wymeldowania
procedura P-V-17
Naczelnik Wydziału Spraw
Obywatelskich
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Dostarczenie usługi
Rejestracja urodzeń
procedura P-V-18
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-IV-02;
Dostarczenie usługi
Opracowanie miejscowego planu zagospodarowania
przestrzennego Miasta Kołobrzeg
procedura P-V-23
Naczelnik Wydziału Urbanistyki i
Architektury ( Architekt Miejski)
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-IV-02, P-V-13, P-IV-01, P-IV-02;
Dostarczenie usługi
Opracowanie Studium uwarunkowań i kierunków
zagospodarowania przestrzennego Miasta
Kołobrzeg procedura P-V-24
Naczelnik Wydziału Urbanistyki i
Architektury ( Architekt Miejski)
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-IV-02, P-V-13, P-IV-01, P-IV-02;
Dostarczenie usługi
Wydawanie wypisu i wyrysu z miejscowego planu
zagospodarowania przestrzennego lub studium
uwarunkowań i kierunków zagospodarowania
przestrzennego
procedura P-V-25
Naczelnik Wydziału Urbanistyki i
Architektury ( Architekt Miejski)
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Dostarczenie usługi
SprzedaŜ nieruchomości w trybie bezprzetargowym
procedura P-V-26
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
procedura P-V-13, P-IV-02;
7.5
Dostarczenie usługi
Zbywanie i przejmowanie nieruchomości
procedura P-V-27
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-V-13, P-IV-02;
7.5
Dostarczenie usługi
Zawieranie umów
procedura P-V-28
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Dostarczenie usługi
Podejmowanie uchwał Rady Miasta
procedura P-V-13
7.5
Dostarczenie usługi
Planowanie, kontrola i realizacja dnia pracy SM
procedura P-V-14
7.5
Dostarczenie usługi
AngaŜowanie środków publicznych i ich
wydatkowanie
procedura P-V-15
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
7.5
7.5
7.5
7.5
7.5
7.5
4/6
Załącznik nr 3/ISO KJ
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Kierownik Biura Funduszy
Europejskich
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Ewidencja działalności gospodarczej osób
fizycznych
Procedura P-V-30
Naczelnik Wydziału Działalności
Gospodarczej
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Zgłaszanie przedstawicieli biznesu do Rady
Wspierania Rozwoju Gospodarczego
procedura P-V-31
Naczelnik Wydziału Działalności
Gospodarczej
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Rzecznik Prasowy Prezydenta
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
Naczelnik Wydziału Komunalnego
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
--------------------------------
-----------------------------------------------------------------
Kierownicy Komórek
Organizacyjnych
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
7.5
Dostarczenie usługi
Opracowanie i składanie wniosków o pozyskanie
środków publicznych z budŜetu Unii Europejskiej
procedura P-V-29
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Dostarczenie usługi
7.5
Dostarczenie usługi
Funkcjonowanie Samorządowego Serwisu
Informacyjnego
procedura P-V-32
Umarzanie wierzytelności z tytułu opłat za uŜywanie
komunalnych lokali mieszkalnych procedura P-V-33
7.5
Dostarczenie usługi
7.5.2
Walidacja
7.5.3
Identyfikacja i identyfikowalność
Zapis w Księdze Jakości pkt. 7.5.3.
7.5.4
Własność Klienta
Zapis w Księdze Jakości pkt. 7.5.4.
Kierownicy Komórek
Organizacyjnych
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
7.5.5
Zabezpieczenie wyrobu
Zapis w Księdze Jakości pkt. 7.5.5.
Kierownicy Komórek
Organizacyjnych
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
7.6.
Nadzorowanie wyposaŜenia do
monitorowania i pomiarów
Zapis w Księdze Jakości pkt. 7..6.
Kierownicy Komórek
Organizacyjnych
Nadzór nad dokumentami i zapisami. Audity
wewnętrzne. Nadzorowanie usługi. Działania
korygujące. Działania zapobiegawcze.
WYŁĄCZENIE
POMIARY I MONITOROWANIE
VI
8.2.1
Zadowolenie Klienta
Badanie zadowolenia klienta
procedura P-III-01
8.2.1
Zadowolenie Klienta
Rozpatrywanie skarg i wniosków procedura P-III-02
Pełnomocnik ds. SZJ
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-I-03 P-VI-02;
Pełnomocnik ds. SZJ
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Audity wewnętrzne. Nadzorowanie wyrobu/usługi.
Działania korygujące. Działania zapobiegawcze.
5/6
Załącznik nr 3/ISO KJ
Audit wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością
procedura P-VI-01
Pełnomocnik ds. SZJ
Monitorowanie i pomiary procesów
Zapis w Księdze Jakości punkt 8.2.3
Pełnomocnik ds. SZJ
8.2.4
Monitorowanie i pomiary wyrobu
Zapis w Księdze Jakości punkt 8.2.4
Auditorzy wewnętrzni SZJ
8.2.4
Monitorowanie i pomiary wyrobu
Kontrola podatkowa procedura P-VI-05
8.2.4
Monitorowanie i pomiary wyrobu
Kontrola finansowa jednostek sektora finansów
publicznych procedura P-VI-07
8.3
Nadzór nad wyrobem niezgodnym
8.4
Analiza danych
8.5.1
Ciągłe doskonalenie
8.5.2
Działania korygujące
8.5.3
Działania zapobiegawcze
8.2.2
Audity wewnętrzne
8.2.3
Nadzorów nad wyrobem/usługa niezgodną
procedura P-VI-03
Zapis w Księdze Jakości punkt 8.4
Zapis w Księdze Jakości
Działania korygujące/zapobiegawcze
procedura P-VI-02
Działania korygujące/zapobiegawcze
procedura P-VI-02
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Nadzorowanie wyrobu/usługi. Działania
korygujące. Działania zapobiegawcze,
procedura P-I-01, P-V-02;
Wszystkie procesy
Wszystkie procesy
Naczelnik Wydziału Dochodów
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Nadzorowanie wyrobu/usługi. procedura P-I-01,
P-V-02;
Samodzielne stanowisko ds.
Kontroli
Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami.
Nadzorowanie wyrobu/usługi. procedura P-I-01,
P-V-02;
Pełnomocnik ds. SZJ
Wszystkie procesy
Pełnomocnik ds. SZJ
Wszystkie procesy
Prezydent Miasta
Wszystkie procesy
Pełnomocnik ds. SZJ
Wszystkie procesy
Pełnomocnik ds. SZJ
Wszystkie procesy
6/6