Ćw.7 MS Access

WPROWADZENIE DO OBSŁUGI BAZ DANYCH MS ACCESS 2007(2010)
Program Microsoft Office Access umożliwia organizowanie informacji w tabelach: listach wierszy i kolumn oraz
zarządzanie, wykonywanie zapytań filtrujących, obliczających i innych na utworzonej bazie danych.
W prostej bazie danych może być tylko jedna tabela, większość baz danych składa się jednak z większej liczby
tabel. Może na przykład istnieć jedna tabela do przechowywania informacji o produktach, inna tabela do przechowywania informacji o dostawcach produktów, zamówieniach czy klientach.
Po uruchomieniu programu ukazuje się ekran powitalny z wyborem wzorców projektów. My utworzymy pustą
bazę:
Zwróćmy uwagę w jakiej lokalizacji i pod jaką nazwą zostanie zapisana baza (plik z rozszerzeniem *.accdb). Nazywamy bazę Firma.accdb.
Okno robocze MS Access zawiera utworzoną wstępnie tabelę – musimy ją zaprojektować. Przełączamy widok
tabeli na projekt przy pomocy ikony narzędzia Widoki:
Tabele bazy danych
Przystępując do projektu tabel danych powinniśmy zwracać uwagę na zbiór atrybutów, które są odpowiednikiem szczególnych, elementarnych cech opisywanego obiektu i które będą nazwami pól tabeli. Możemy w tym
celu użyć kreatora tabel, importować dane z innych programów albo utworzyć samodzielnie projekt tabeli.
Ćwiczenie
1. Zmieniamy nazwę tabeli na Dostawcy. Użytkownik może modyfikować strukturę tabeli, dodawać i usuwać
pola i zmieniać ich typ, korzystając z widoku projektu tabeli. Każdy atrybut (pole tabeli) ma określone właściwości, przede wszystkim typ danych. MS Access umożliwia ustalenie następujących typów:
Typ
Liczba
Przeznaczenie
dla pól zawierających ciągi
znaków alfanumerycznych
(personalia, nazwy, adresy,
kody itp.)
dla danych numerycznych
Data/godzina
dla daty i czasu
Tekst
Uwagi
standardowa długość 50 znaków,
maksymalnie 255 znaków
liczba całkowita,
liczba całkowita długa,
liczby dziesiętne
możliwy wybór formatu wyświetlania
Walutowy
Autonumerowanie
kwoty
standardowo w złotych
licznik – liczby całkowite,
dla kolejnych rekordów automatycznie
zwykle wykorzystywany jako
powiększany o 1
klucz tabeli
TAK/NIE
dla pól typu logicznego:
np. zapłacił/nie zapłacił
Prawda/Fałsz, Wł./Wył.
Obiekt OLE
do przechowywania plików:
dokumentów, obrazów,
dźwięków
Hiperłącze
odnośnik do innego pliku,
adresu strony www albo adresu
e-mail
Nota (memo)
dłuższe ciągi znaków, np.
długość pola do ok. 65000 znaków
życiorys
2. W widoku projektu ustalamy następujący zestaw kolumn (pól) tabeli Dostawcy:
Identyfikator – typ Autonumerowanie
Nazwa – typ Tekst
NIP – typ Tekst
Miasto - typ Tekst
Data_zapisu – typ Data/Godzina
Aktywny – typ TAK/NIE
Niektóre z powyższych typów wymagają podania dodatkowych danych, np. jeśli jest to pole tekstowe określamy na dole ekranu długość (maksymalną liczbę znaków), dla pola liczbowego ustalamy typ liczby (liczba całkowita, liczba całkowita długa, dziesiętna itp.). Odpowiedni typ danych wymusza kontrolę poprawności wpisywanych
danych i pozwala wykorzystywać mechanizmy sortowania, filtracji i wyszukiwania danych.
Jeden z atrybutów, najczęściej sztucznie wprowadzony identyfikator (z reguły o typie danych Autonumerowanie), jest tzw. kluczem podstawowym, jednoznacznie identyfikującym rekord (pojedynczy wiersz danych)
w tabeli. Wartości w polu klucza nie mogą się powtarzać, muszą być unikalne dla każdego rekordu danych. Ustalenie lub zmianę pola klucza głównego (podstawowego) można wykonać korzystając z menu podręcznego dla
wybranego prawym przyciskiem myszki pola, lub w widoku projektu przyciskiem
tyfikator ustalamy jako klucz podstawowy.
paska narzędzi. Pole Iden-
3. Przełączyć widok na arkusz danych, zapisując tabelę. Wpisać kilka wierszy danych (rekordów).
Podstawowe operacje na tabelach
Poniżej przestawiono operacje, które mogą być użyteczne przy wprowadzaniu, modyfikacji i usuwaniu danych
w tabelach.
Czynność
Cel
Kliknięcie w pole
Pojawienie się kursora tekstowego, umożliwia
edycję danych, uaktywnienie rekordu (widoczny
trójkątny selektor na lewej krawędzi tabeli)
Kliknięcie przy lewej, górnej krawędzi pola
Zaznaczenie pola
Kliknięcie w nagłówek kolumny
Zaznaczenie kolumny
Kliknięcie w element na lewej krawędzi wiersza
Zaznaczenie wiersza
Klawisze nawigacyjne
Nawigacja po tabeli
SHIFT+klawisze nawigacyjne
Zaznaczanie wybranych fragmentów tabeli – np. w
celu skopiowania danych
Operacje na schowku
Kopiowanie lub przenoszenie danych pomiędzy
polami lub zakresem pól
Zaznaczenie rekordu(-ów) a następnie Delete lub menu Usunięcie rekordu(ów), UWAGA: operacja
kontekstowe-Usuń rekord
niemożliwa do cofnięcia, ostrzeżenie pozwala na
anulowanie
Zaznaczenie kolumny a następnie menu kontekstowe - Usunięcie kolumny, powoduje zmianę struktury
Usuń kolumnę
tabeli, niemożliwe do cofnięcia
Standardowe narzędzia główne
Formatowanie czcionki dla całej tabeli
Klawisz ESC w trybie edycji
Przywrócenie poprzedniej treści rekordu
Związki (relacje) między tabelami
Ćwiczenie
Utworzyć drugą tabelę Towary, której atrybutami są następujące dane:
Nazwa Pola
Typ
Rozmiar pola
Id_towaru
Autonumerowanie
Nazwa_tow
Tekst
20
Cena
Walutowy
id_dostawcy
Liczba
Liczba całkowita długa
Wprowadzić kilka rekordów do tabeli Towary. W polu id_dostawcy umieszczać wartość klucza dostawcy (z tabeli Dostawcy).
Tabele Dostawcy i Towary połączone są związkiem jeden-do-wielu.
Związek jeden-do-wielu oznacza, że:
• każdy towar ma jednego i tylko jednego dostawcę.
•
każdy dostawca może dostarczać wiele towarów.
Wymaga to umieszczenia w tabeli Towary pola id_dostawcy (klucza obcego), zawierającego wartości z pola
klucza głównego tabeli Dostawcy. Jeśli klucz główny tabeli Dostawcy był typu Autonumerowanie, to klucz obcy
powinien posiadać typ Liczba (liczba całkowita długa). id_dostawcy jest kluczem podstawowym w tabeli Dostawcy i kluczem obcym w tabeli Towary.
Ćwiczenie
1. Zamknąć obie tabele (menu kontekstowe zakładek dla kart).
2. Z menu Narzędzia bazy danych wybrać Relacje. Dodać obie tabele. Przeciągnąć myszką pomiędzy polami
Identyfikator w tabeli Dostawcy i id_dostawcy w tabeli Towary. W oknie dialogowym wybrać "Wymuszaj
więzy integralności", co oznacza, że nie będzie można w tabeli Towary wybierać numeru nieistniejącego dostawcy. Kolejne efekty działań ilustrują rysunki:
3. Zamknąć okno z zapisem relacji.
4. Sprawdzić teraz, że nie można zatwierdzić wpisów w tabeli Towary z dostawcą o identyfikatorze, który nie
istnieje.
Kwerendy wybierające
Kwerenda to zapytanie do tabeli lub wielu tabel. Istnieje wiele typów kwerend - wybierające, krzyżowe, dołączające, tworzące tabelę i inne. Utworzymy kwerendę wybierającą (filtrującą) z obu tabel Dostawcy i Towary
będących w relacji.
Ćwiczenie
1. Na karcie Tworzenie w grupie Inne wybieramy Projekt kwerendy. Chcąc wyświetlić dane z obu tabel należy
dodać do kwerendy obie tabele – Dostawcy i Towary. Następnie przeciągamy z tabel do kwerendy te pola,
które nas interesują:np. Nazwa_towaru i Cena z tabeli Towary i Nazwa z tabeli Dostawcy.
2. Teraz należy uruchomić kwerendę przyciskiem
dwukrotne kliknięcie na liście w lewym okienku.
, albo po zapisie i zmianie nazwy kwerendy przez jej
3. Wrócić do widoku projektu kwerendy. W polu sortuj dla Nazwy_towaru wybrać "malejąco". Obejrzeć efekt
wykonania kwerendy.
4. Utworzyć nową kwerendę, wybierając tabelę Towary. Umieścić w tabelce pola Nazwa_towaru i Cena. Wpisać dla Ceny kryterium: >20
Obejrzeć efekt wykonania kwerendy.
5. Wrócić do widoku projektu kwerendy. Wpisać dla Nazwy_towaru kryterium: k* Obejrzeć i wyjaśnić efekt
wykonania kwerendy.
6. Wrócić do widoku projektu kwerendy. Wpisać dla Nazwy_towaru kryterium:
like [Podaj literę:] &*
Po uruchomieniu i wpisaniu w okienku dialogowym litery, np. Z, pojawią się jako efekt tylko towary o nazwach
rozpoczynających się od tej litery. Obejrzeć i wyjaśnić efekt wykonania kwerendy.
7. Zapisać bazę danych.
8. Dla ugruntowania umiejętności utworzyć nową bazę z tabelami:
Książki (zestaw pól według własnego projektu)
Kategorie (nazwy kategorii w tabeli: beletrystyka, historia, poezja i inne)
Utworzyć relację między tabelami oraz kwerendę wybierającą tylko książki o kategorii wpisanej w kryterium
(dialogowym).
Pola obliczeniowe kwerendy
W tabeli Towary utworzyć pola Cena i Ilość – wpisać w tabeli odpowiednie dane w rekordach.
W kwerendzie wybierającej przeciągnąć te pola do projektu. W nagłówku Pole trzeciej kolumny projektu wpisać:
Wartość:[Cena]*[Ilość]
Zaznaczyć pole Pokaż. Wypróbować kwerendę.
Kwerendy agregujące
Kwerendy agregujące wymagają dodatkowego polapodsumowań w projekcie.
W tym celu należy na wstędze menu Projektowanie, w sekcji Pokaż/ukryj kliknąć
pozycję Sumy.
.
Tworzmy kwerendę na bazie tabeli Towary. Włączamy pole Cena do kwerendy i w nagłówku Pole: wpisujemy:
Średnia cena:[Cena]. Wybieramy Podsumowanie: Średnia
Uruchomić kwerendę i ją zapisać. Wypróbować również inne pozycje w wierszu Podsumowanie.
Zadanie: Policzyć ile mamy książek w każdej kategorii.
Wskazówka: kwerenda na podstawie związanych tabel Książki i Kategorie wymaga policzenia tytułów oraz
grupowania według kategorii.