Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Zał. nr 2 do siwz
_______________________________________________________________
WYDATEK WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU
ROZWOJU REGIONALNEGO ORAZ BUDśETU WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO W RAMACH REGIONALNEGO
PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 2007 - 2013
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę opracowania oraz wydania
publikacji promującej programy i fundusze europejskie oraz ich wykorzystanie w ramach
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Mazowieckiego
2007-2013,
tj. na opracowanie i wydanie w roku 2009 6 numerów biuletynu informacyjnego o
działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, promującego
projekty realizowane na Mazowszu w ramach RPO (m.in. zasady aplikowania, kryteria
wyboru projektów itp.).
I. Cele zamówienia:
Przygotowanie wydawnictwa ma na celu:
•
przekazanie potencjalnym
beneficjentom
aktualnych
informacji
związanych
z wdraŜaniem funduszy strukturalnych na Mazowszu: Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz zaprezentowanie
działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych;
•
przedstawienie odbiorcom publikacji wybranych projektów realizowanych na
Mazowszu i dobrych praktyk, które w ocenie Zamawiającego zasługują na
upowszechnienie i rozpropagowanie;
•
zaprezentowanie regionu jako skutecznego beneficjenta funduszy pomocowych;
•
budowę
pozytywnego
wizerunku
funduszy
strukturalnych
oraz
instytucji
zaangaŜowanych w ich wdraŜanie;
•
promocję programów i funduszy europejskich w szczególności- Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego (m.in. cele, załoŜenia, zasady aplikowania,
kryteria wyboru projektów, typy projektów itp.).
1
II.
Opis przedmiotu zamówienia
Biuletyn informacyjny promujący fundusze europejskie na Mazowszu, mówiący równieŜ o
wykorzystaniu funduszy w ramach konkretnego programu- Regionalnego Programu
Operacyjnego
Województwa
Mazowieckiego.
Adresowany
jest
do
wszystkich
potencjalnych beneficjentów środków unijnych w ramach programów regionalnych z
Województwa Mazowieckiego oraz do instytucji centralnych i samorządowych. Publikacja
ta będzie stanowić źródło informacji o aktualnych działaniach Mazowieckiej Jednostki
WdraŜania Programów Unijnych, terminach naboru wniosków w ramach RPO, wybranych
projektach, a takŜe zaprezentuje róŜnorodność oraz atrakcyjność projektów zrealizowanych
w układzie podregionalnym, z uwzględnieniem właściwego uzasadnienia potrzeby i celu
realizacji projektu. Będzie równieŜ prezentowała przykłady dobrych praktyk na terenie
Mazowsza.
Biuletyn powinien być atrakcyjny pod względem merytorycznym, graficznym, zawierać
dobrej jakości fotografie, natomiast zamawiane materiały powinny być napisane
przystępnym i zrozumiałym dla przeciętnego odbiorcy językiem.
Źródła finansowania biuletynu: publikacja będzie finansowana ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŜetu Województwa Mazowieckiego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013 (w
części dotyczącej RPO WM.
a) Do zadań Wykonawcy naleŜy:
- wyjazd jednorazowy (do kaŜdego numeru biuletynu) na zlecenie i wg zapotrzebowania
Zamawiającego na terenie Mazowsza, w celu wykonania zdjęć i zrobienia wywiadu z
wybranym Beneficjentem (propagowanie „Dobrych praktyk” do kaŜdego numeru,
przekazanie majątkowych praw autorskich na Zamawiającego do całości materiału);
- wyjazd jednorazowy na zlecenie i wg zapotrzebowania Zamawiającego (do kaŜdego
numeru biuletynu) w celu zrobienia wywiadu ze specjalistą związanym z funduszami
unijnymi na Mazowszu, Członkiem Zarządu Województwa Mazowieckiego lub innych
wskazanych osób przez redakcję;
- pozyskiwanie 3 tekstów od ekspertów RPO WM wg zapotrzebowania Zamawiającego do
biuletynu na temat funduszy unijnych dotyczących RPO Województwa Mazowieckiego;
- pozyskiwanie kaŜdorazowej zgody/zgód osób fotografowanych czy teŜ obiektów, tekstów
przez
Wykonawcę
i
przedstawienie
ich
kaŜdorazowo
Zamawiającemu
drogą
2
mailową/faxem/scan przed oddaniem do druku materiału (sporządzenie w dokumencie
Word formatki zgody wraz z wsadzonym plikiem JPG zdjęć/cia - skan dokumentu z
podpisem i pieczątką osoby/obiektu fotografowanej/ego + formułka Ustawy o Ochronie
Danych Osobowych + bezpłatne przekazanie praw autorskich do dzieła / tekstu, zdjęcia/);
- zredagowanie, wybranie lidów, śródtytułów na zlecenie Zamawiającego materiałów do
biuletynu dotyczących wybranych tematów lub projektów i zilustrowanie ich zdjęciami;
- przygotowanie oprawy graficznej wydawnictwa (po podpisaniu umowy Wykonawca
przedstawi Zamawiającemu:
- 3 propozycje winiety („Fundusze Unijne dla Mazowsza”, z podtytułem
„Regionalny Program Operacyjny”, tworzącym całość winiety) i oprawy graficznej do
akceptacji - okładki i proponowany skład 4 działów wydawnictwa - rozkładówki, w tym 2
działy obligatoryjne, wyznaczone przez Zamawiającego,
- propozycję realizacji graficznej: tabelek/wykresów, lidów, śródtytułów, zasad
ułoŜenia zdjęć na stronie, numeracji stron, paginacji i wyróŜniania graficznego waŜnych
wiadomości/ sentencji wyrwanych z tekstów itp. elementów);
- pozyskiwanie zdjęć do wyboru dla Zamawiającego (część z nich moŜe zostać
pozyskana od beneficjentów przez Zamawiającego), obróbka graficzna zdjęć, uregulowane
majątkowe prawa autorskie do nich przechodzące bez ograniczeń na MJWPU (MJWPU
moŜe dystrybuować dalej biuletyn z uŜyciem tych zdjęć);
- wykonanie sesji zdjęciowej z pełnym przekazaniem majątkowych praw autorskich
na MJWPU (sesje policzone za 1 szt., w razie niewykorzystania wszystkich sesji,
Wykonawca nie będzie rościł pretensji do uzyskania wynagrodzenia za nie):
a. profesjonalna sesja zdjęciowa w studiu z pełnym zapleczem (min. 20m2, z
oświetleniem, cateringiem /kawa/herbata/ciasteczka/, make-up, aparatem minimum 8
tys. pikseli- lustrzanka, z moŜliwością podglądu zdjęć wykonanych w laptopie)
Dyrekcji MJWPU, Kierownictwa MJWPU, Redaktora Naczelnego MJWPU,
członków zespołu redakcyjnego (do 10 osób w ciągu roku, 7 osób w pierwszej
transzy, aktualizacja - pozostałe wg zmian powstałych w MJWPU w ciągu roku,
czyli maksymalnie 4 sesje zdjęciowe w trakcie całego roku z w/w zapleczem, do
wybranych 60 zdjęć w całym roku z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez
ograniczeń);
b. sesja zorganizowana w MJWPU (oświetlenie, make-up, aparatem
minimum 8 tys. pikseli - lustrzanka z moŜliwością podglądu zdjęć wykonanych w
laptopie)- kierownicy/eksperci MJWPU wdraŜania programu RPO WM na
Mazowszu (do 7 osób w ciągu roku, gdzie 4 osoby w pierwszej transzy, aktualizacja3
pozostałe wg zmian powstałych w MJWPU w ciągu roku, czyli maksymalnie 4 sesje
zdjęciowe w siedzibie MJWPU w ciągu całego roku, do 60 zdjęć wybranych w
całym roku z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez ograniczeń);
c. sesja zdjęciowa w 5 Oddziałach Zamiejscowych (miasta - patrz
www.mazowia.eu) - oświetlenie, make-up, aparatem minimum 8 tys. pikselilustrzanka z moŜliwością podglądu zdjęć wykonanych w laptopie, czyli 5 sesji i
sfotografowanie tam legitymacyjne pracowników jednostki, pracujących w biurze i
budynku, do 60 zdjęć wybranych w całym roku z przekazaniem majątkowych praw
autorskich bez ograniczeń x 5 odziałów;
d. sesja zdjęciowa w MJWPU, grupowe zdjęcie WPW -oświetlenie, make-up,
aparatem minimum 8 tys. pikseli- lustrzanka z moŜliwością podglądu zdjęć
wykonanych w laptopie, budynek, Centralny Punkt Kontaktowy - do 30 zdjęć
wybranych z przekazaniem majątkowych praw autorskich bez ograniczeń na
MJWPU;
- pozyskanie rysownika do rysowania krótkiego komiksu na temat funduszy unijnych,
podpisującego się imieniem i nazwiskiem oraz/lub pseudonimem (do kaŜdego numeru
przedstawienie 3 krótkich 4 obrazkowych (w formie kwadratu), śmiesznych historyjek do
wyboru Zamawiającego, z których jedna będzie podlegała realizacji graficznej)przedstawienie 2 rysowników (po 1 próbce rysunku) do wyboru Zamawiającego;
- pozyskanie osoby do realizacji działu „Relaks”: krótki felieton, mała krzyŜówka na 10-20
wyrazów, wszystko związane z programami operacyjnymi wdraŜanymi na Mazowszu (RPO
WM) i słownictwem (2 koncepcje komiksu do przedstawienia dla Zamawiającego).
- sporządzenie propozycji harmonogramu wydawniczego do akceptacji Zamawiającego;
- redakcja tekstów techniczna, stylistyczna, skład DTP, potrójna korekta, przygotowanie do
druku całości i 3 proofy wybiórcze UGRA FOGRA do akceptu (materiał na nie ustalany
kaŜdorazowo z Zamawiającym) wraz ze złoŜoną impozycją kolorową;
- wydrukowanie biuletynu (druk z blach CTP) w nakładzie 5000 egzemplarzy na jedno
wydanie w cyklu dwumiesięcznym, w wersji polskojęzycznej;
- dostarczenie egzemplarzy do siedziby Zamawiającego wg jego potrzeb.
b) Proponowana zawartość biuletynu:
- Spis treści „W numerze”; stała rubryka;
- Słowo wstępne; stała rubryka; strona poświęcona Dyrekcji MJWPU/ Kierownictwu
MJWPU/ Redaktorowi Naczelnemu biuletynu;
4
- Wywiad; stała rubryka; wywiad przeprowadzony z osobą związaną z funduszami unijnymi
na Mazowszu, Członkiem Zarządu Województwa Mazowieckiego lub z innymi wskazanymi
osobami przez redakcję;
- Wydarzenia; dział wymienny; wydarzenia w MJWPU i w Europie;
- Aktualności; dział wymienny; aktualności dotyczące MJWPU, wdraŜania funduszy;
- Kalendarium; dział wymienny; daty i planowane imprezy/ nabory/ zmiany ich/
aktualizacje;
- W Europie; dział wymienny; opisujący krótko wydarzenia, które miały miejsce w Europie,
które mają wpływ na regionalne programy operacyjne (informacje związane z regionami,
Komitetem Regionów, Komisją Europejską w ramach regionów);
- Dobre praktyki; stała rubryka; tekst prezentujący wybrane projekty lub wywiad
przeprowadzony z wybranym Beneficjentem o projekcie realizowanym z funduszy
europejskich ze ZPORR (2004-2006) na terenie Mazowsza lub w obecnym okresie
programowania (2007-2013), jeŜeli będzie taki projekt z RPO WM;
- Vademecum dla Beneficjenta; stała rubryka; wywiad/ artykuły o początkach
zainteresowania się potencjalnych Beneficjentów funduszami, ich problemy, miejsca gdzie
mogli znaleźć informacje na ten temat i na jakim są aktualnie etapie; pomocnik dotyczący
składania wniosków z konkretnych priorytetów – zgodnie z harmonogramem ogłoszeń,
materiały z komórek merytorycznych realizujących RPO, wskazówki dla beneficjentów,
listy rankingowe projektów, najczęściej zadawane pytania – Poradnik dla beneficjenta;
- Oddziały Zamiejscowe; miejsce na promocję Oddziałów Zamiejscowych MJWPU w
Radomiu,
Siedlcach,
Płocku,
Ciechanowie,
Ostrołęce
oraz
działań
przez
nich
realizowanych;
- Szkolenia; miejsce związane z działalnością Wydziału Szkoleń Beneficjentów (RPO WM)
w zakresie przeprowadzanych przez nich działań;
- Słowniczek; słownik pojęć dotyczących funduszy strukturalnych;
- Relaks; komiks, felieton, krzyŜówka (do wyboru Zamawiającego);
- nie wykluczamy:
stron reklamowych: MJWPU/ innych jednostek samorządu
terytorialnego, które są zaangaŜowane we wdraŜanie funduszy europejskich; stron
poświęconych kolejnym priorytetom i działaniom RPO WM; stron poświęconych kolejno
ogłaszanych konkursów/ naborów/ szkoleń/ warsztatów związanych z działaniami
załoŜonymi na rok 2009;
Przykładowe teksty/ tabele, otrzymacie Państwo do wykonania projektów biuletynu:
Elementy graficzne, zdjęcia i infografiki powinny zajmować ok. 30 - 50% powierzchni
biuletynu.
5
c) Specyfikacja techniczna biuletynu:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie grafiki, opracowanie redakcyjne, redakcja
techniczna, korekta, skład, łamanie i druk 6 numerów biuletynu Mazowieckiej Jednostki
WdraŜania Programów Unijnych, w języku polskim, pod roboczym tytułem „Fundusze
Unijne dla Mazowsza”.
1) 6 kolejnych numerów dwumiesięcznika;
2) Format:
a) A4 netto po obcięciu
3) Oprawa broszurowa, szyta, dwie metalowe euro zszywki/zszywki oczkowe z
oczkami do segregatora;
4) Liczba stron: A. środki – 20; okładka – 4,
5) Liczba kolorów: okładka + środki - 4+4;
6) Nakład: 5000 egzemplarzy;
7) Papier kreda mat. 150 g/m2 (środki), kreda mat. 250 g/m2 + folia mat.
(okładka 1+0) + lakier wybiórczo (okładka 1+0);
8) Skanowanie ilustracji i obróbka kolorystyczna około 20-40 fotografii;
9) Proof Ugra Fogra x 3 – wybiórczy, format B2;
10) Redakcja merytoryczna tekstów;
11) Redakcja techniczna/stylistyczna materiałów;
12) Korekta x 3;
13) Ilustracja fotograficzna tekstów (fotografie własne lub agencyjne z
uregulowanymi
prawami
majątkowymi
przechodzącymi
na
rzecz
Zamawiającego);
14) Impozycja kolorowa złoŜona całości biuletynu do akceptu.
15) MoŜliwość wydrukowania erraty do 4 numerów biuletynu: A4, 1+1 wraz z
inserowaniem do całości nakładu na papierze kredowym 150g. przyciętym do
formatu.
16) Pakowanie po 50 szt., ścisła paczka, egzemplarze niepogniecione- papier
pakowy szary, biała kartka przyklejona do kaŜdej paczki z przykładowym
opisem: „Biuletyn nr 1, 100 egz.”
17) Transport w transzach do siedziby MJWPU w Warszawie (składowanie w
magazynie Wykonawcy do momentu przywiezienia całego nakładu,
maksymalnie 8 przyjazdów do MJWPU).
6
Numer pojedynczy:
Lp.
druk
nakład
format
oprawa
papier
objętość
1
środki
5000
A4
szyta, dwie
kreda mat.
20 stron
(210x297mm)
metalowe
150 g/m2
eurozszywki
4+4
(full kolor)
2
okładka
5000
A4
razem ze
kreda mat.
(210x297mm)
środkami
250 g/m2
4 strony
4+4
(full kolor)
+ folia
mat.
+ lakier
punktowo
3
Transport do 8
5000
-
-
-
-
razy,
pakowanie
III.
Informacje uzupełniające.
Autorskie prawa majątkowe do dzieła przechodzą bez ograniczeń na Zamawiającego.
Podczas przygotowania publikacji obowiązują następujące standardy:
1. Pozyskiwanie tekstów i materiałów uzupełniających.
Teksty
zawarte
w
biuletynie
będą
opracowywane
przez
zespół
osób
odpowiedzialnych za redagowanie biuletynu w Wydziale Promocji i Wydawnictw
Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, natomiast teksty zlecone
Wykonawcy przez Zamawiającego do pozyskania wg jego potrzeb przygotowane
zostaną przez zespół/osobę zaproponowanych/ną w ofercie. Zamawiający zastrzega
sobie prawo weryfikacji tekstów, Ŝądania poprawy lub opracowania tekstu od nowa
(jeŜeli jego poprawienie nie będzie moŜliwe). Wykonawca zapewni we własnym
zakresie
zgodę
na
posługiwanie
się
danymi
osobowymi,
wizerunkiem
opisywanych/fotografowanych osób, a takŜe fotografii, projektów, makiet, itp. oraz
prawa do wykorzystania materiałów i przeniesienie majątkowych praw autorskich
bez ograniczeń na Zamawiającego.
7
Wykonawca we własnym zakresie będzie pozyskiwał zdjęcia (grafiki, itp.)
odpowiadające tematyce tekstów w zakresie określonym w specyfikacji technicznej.
2. Redakcja tekstów zleconych przez Zamawiającego – redagowania zleconych tekstów
oraz materiałów przekazanych przez Zamawiającego dokona zespół osób wskazany
przez
Wykonawcę
w
ofercie.
Celem
redaktora
jest
m.in.
zapewnienie
komunikatywności, lekkości i przejrzystości tekstu.
3. Redakcja techniczna – Wykonawca wykona czynności niezbędne do przygotowania
materiału do składu i druku.
4. Przekazanie biuletynu – kaŜdorazowo po zaakceptowaniu ostatecznej wersji
Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego biuletyn informacyjny w formie
papierowej – w nakładzie 5000 egzemplarzy zapakowanych w paczkach oraz w
formie elektronicznej – na nośniku CD w formacie PDF i wersji otwartej.
5. Termin wykonania: przedstawienie propozycji oprawy graficznej: nie później niŜ 15
dni od daty podpisania umowy; przedstawienie numeru pilotaŜowego: nie później
niŜ 20 dni od daty podpisania umowy; termin wykonania kolejnych numerów
biuletynu: nie później niŜ 10 dni od momentu otrzymania materiałów od
Zamawiającego.
6. Wykonawca zapewni moŜliwość bezpośredniego kontaktu z Zamawiającym w ciągu
2 godzin od momentu powiadomienia o konieczności wystąpienia.
7. Zamawiający w przypadku wydawania numerów podwójnych oraz wkładek
tematycznych będzie stosować ceny, wynikające z mnoŜenia ceny za stronę numeru
pojedynczego przez liczbę stron numeru podwójnego bądź wkładki.
8. Sesje policzone za 1 szt., w razie niewykorzystania wszystkich sesji, Wykonawca nie
będzie rościł pretensji do uzyskania wynagrodzenia za nie.
9. Zamawiający przekaŜe Wykonawcy wszystkie informacje niezbędne do uzyskania
właściwej wizualizacji biuletynu, spójnej ze strategią informacji i promocji funduszy
strukturalnych, w tym wszystkie logotypy oraz niezbędne informacje dotyczące
kolorystyki. Oprawa graficzna wydawnictwa powinna być spójna z księgą
identyfikacji wizualnej przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego.
10. W kaŜdym numerze biuletynu znajdzie się informacja „Egzemplarz bezpłatny” oraz
informacje o finansowaniu publikacji ze środków Unii Europejskiej oraz numer
ISSN.
11. Ponadto wszystkie materiały promocyjne powinny spełniać poniŜsze wymagania:
zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo RPO WM;
ilekroć będzie mowa o „nadruk teleadresowy” to do zastosowania będzie:
8
Mazowiecka Jednostka WdraŜania
Programów Unijnych
ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa,
tel. (0-22) 29 52 000, fax (0-22) 29 52 001
www.mazowia.eu,
ilekroć będzie mowa o logo RPO WM, to do stosowania będzie:
lub
ilekroć będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie:
ilekroć będzie mowa o „formułce” to do zastosowania będzie:
„Materiał współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŜetu Województwa Mazowieckiego w
ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 20072013.”;
ilekroć będzie mowa o „haśle” to do umieszczenia na materiale będzie:
„dla rozwoju Mazowsza”;
ilekroć będzie mowa o „egz. bezpł.” to do umieszczenia na materiale będzie:
„egzemplarz bezpłatny”, opcjonalnie wersje skrócone: „egz. bezpłatny”, bądź teŜ
„egz. bezpł.”;
ilekroć będzie mowa o „www” to do umieszczenia na materiale będzie:
„www.mazowia.eu”;
ilekroć będzie mowa o „infolinii” to do umieszczenia na materiale będzie:
„0 801 101 101”;
wszystkie materiały/produkcje muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw
autorskich, które będą przekazane bez ograniczeń na MJWPU do dalszej dystrybucji
i wykorzystywania;
9
kaŜdy materiał promocyjny musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału
Promocji i Wydawnictw w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD (2szt.- z
opisaną zawartością) w ciągu 2 tygodni od dostarczenia wykonanych prac.
materiały promocyjne magazynowane będą u Wykonawcy i przywoŜone do
Zamawiającego wg jego zapotrzebowania, maksymalnie do 8 razy do 1 wydania,
przy czym ostatnia transza moŜe nastąpić w roku 2010 w marcu. Zamawiający
poniesie koszty transportu za faktycznie zrobione kursy, ale nie więcej niŜ 8 do 1
wydania biuletynu.
pakowanie wszystkich niŜej wymienionych przedmiotów winno być tak wykonane,
aŜeby maksymalnie zabezpieczyć je – zastosować osobne opakowania, przegródki,
wypełniacze itp., aby towar dotarł w całości, niepognieciony, nieporysowany. Towar
z tego typu wadami będzie zwrócony do Wykonawcy do poprawy.
kaŜda paczka powinna być opakowana w szary papier/szary karton, oklejona, z
kartką białą i opisem- nazwą materiału promocyjnego oraz ilością w paczce.
Zamawiający przewiduje moŜliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego na
podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223 poz. 1655).
10