Pani Barbara Kociuber Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy

Warszawa, 16 października 2015 r.
WOJEWODA MAZOWIECKI
WPS-C.431.2.11.2015
Pani
Barbara Kociuber
Kierownik
Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej
w Baboszewie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.),
w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej
(Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska – starszy inspektor wojewódzki
i Krzysztof Tomczyk – starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 15-17 września
2015 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku
Pomocy Społecznej w Baboszewie.
Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę
zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003
roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie
ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego.
Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli.
Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne.
W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy Ośrodek realizuje na podstawie
§ 1 ust. 4 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Baboszewie, wprowadzonego Uchwałą
Nr XXV/210/2014 Rady Gminy Baboszewo z dnia 21 lutego 2014 roku.
Na podstawie Statutu (§ 7) Zarządzeniem Nr 10/2014 z dnia 20 listopada 2014 roku
wprowadziła Pani Regulamin organizacyjny Ośrodka. Dokument ten w § 2 ust. 2 lit. d wyodrębnia
stanowisko ds. świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych. Natomiast realizację kontrolowanych
zadań szczegółowo opisano w § 5 ust. 4 Regulaminu. Jednostka kontrolowana nie zatrudnia
głównego księgowego, a sprawy gospodarki finansowej reguluje § 26 ust. 4 Statutu, z którego
wynika, że obsługę finansowo - księgową sprawuje Urząd Gminy w Baboszewie. W kwestii tej
zawarto porozumienie w dniu 02 czerwca 2009 roku pomiędzy GOPS, reprezentowanym przez
Panią, a Wójtem Gminy. Rozwiązanie to narusza jednak przepisy art. 54 ust. 1 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885).
Z dniem 1 stycznia 2013 roku kwestię ewidencjonowania, rejestrowania, znakowania oraz
przechowywania dokumentacji reguluje nowa instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz
akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. Powyższe wprowadzono
Pani Zarządzeniem Nr 1/2012 z dnia 10 września 2012 roku, wydanym w porozumieniu
z Dyrektorem Archiwum Miasta Stołecznego Warszawy, działającego z upoważnienia Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych. Kontrolowane sprawy posiadają kategoryzację B10 oraz
symbol klasyfikacyjny 5122. Teczki aktowe oznaczono zgodnie z uregulowaniami instrukcji
kancelaryjnej, a każda sprawa znajduje się w oddzielnej teczce akt. Do spraw prowadzone są
metryki, które w pełni odzwierciedlają ich przebieg. Ponadto na stanowisku merytorycznym
prowadzona jest ewidencja świadczeń rodzinnych i świadczeń pielęgnacyjnych.
Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Gminnego
Ośrodka Pomocy Społecznej w Baboszewie podjęte w zakresie sposobu organizacji zadania oraz
w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego.
1. Organizacja realizacji zadania.
Jednoosobowe stanowisko pracy do spraw świadczeń rodzinnych wyodrębniono
w strukturze organizacyjnej Ośrodka z dniem 26 listopada 2007 roku. Powyższe zgodne jest
z przepisami art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych.
Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Wójta Gminy do prowadzenia
postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania decyzji administracyjnych
w tych sprawach, udzielonego dnia 11 grudnia 2014 roku. Pracownik merytoryczny, realizujący
bezpośrednio kontrolowane zadania - Pani Anna Zdunowska (starszy referent ds. świadczeń
rodzinnych i funduszu alimentacyjnego), posiada także upoważnienie Wójta Gminy z dnia jak
wyżej, do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych
sprawach decyzji administracyjnych.
Pani A. Zdunowska zatrudniona została od dnia 15 lutego 2008 roku na czas nieokreślony
w pełnym wymiarze czasu pracy. Posiada aktualny zakres czynności, w którym szczegółowo
określono realizację kontrolowanych zadań.
2. Ustalanie uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego.
W trakcie kontroli analizie poddano losowo wybrane akta 20 spraw (69% całości spraw)
z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. W 18
przypadkach wnioski o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego były kompletne, zawierając
w swojej treści wszystkie niezbędne elementy. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu
i podpisem osoby przyjmującej, wnioskodawcy dołączali wszelkie wymagane prawem
zaświadczenia, oświadczenia i inne dokumenty konieczne do ustalenia prawa do świadczenia
pielęgnacyjnego.
Natomiast
w
dwóch
sprawach,
a
mianowicie:
GOPS.5122.3.8.2013
i GOPS.5122.3.3.2013, wnioskodawcy nie dołączyli do wniosku zaświadczenia albo oświadczenia,
o którym mowa w § 3 pkt 4 rozporządzenia wykonawczego do ustawy (załącznik nr 12). Brak ten
uzupełniono w czasie trwania kontroli, tj. w dniu 16 września 2015 roku – wnioskodawcy złożyli
oświadczenia, o których mowa wyżej.
Prawo do świadczenia pielęgnacyjnego ustalano na czas określony, oznaczony w orzeczeniu
o niepełnosprawności
lub
na
czas
nieoznaczony,
jeżeli
wynikało
to
z
orzeczenia
o niepełnosprawności. Początek i koniec wypłaty świadczeń ustalono w sposób zgodny
z przepisami.
W analizowanych sprawach świadczenie pielęgnacyjne przyznano i wypłacono 20 osobom,
tj. rodzicom którzy nie podjęli lub zrezygnowali z zatrudnienia w celu sprawowania opieki nad
niepełnosprawnym dzieckiem (art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy).
Od dnia 1 lipca 2013 roku świadczenia zostały przyznane w kwocie 620 zł miesięcznie.
Następnie, zgodnie z art. 1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2014 roku o zmianie ustawy
o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 559), po wszczęciu i przeprowadzeniu
postępowań z urzędu, wysokość świadczeń ustalono:
- w okresie od dnia 1 maja 2014 roku do 31 grudnia 2014 roku w wysokości 800 zł miesięcznie;
- w okresie od dnia 1 stycznia 2015 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku w wysokości 1 200 zł
miesięcznie;
- na okres od 1 stycznia 2016 roku w wysokości 1 300 zł miesięcznie.
Wszystkie sprawy świadczeniobiorców załatwiono w sposób terminowy, licząc od daty
złożenia wniosku. Prawidłowo określano wysokość świadczeń, okres na jaki zostały przyznane oraz
termin ich wypłaty. Decyzje administracyjne w sprawach przyznania prawa do świadczenia
pielęgnacyjnego wydano zgodnie z przepisami art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Świadczeniobiorcy odbierali je osobiście w Ośrodku, potwierdzając ten fakt własnoręcznym
podpisem i datą odbioru na kopii decyzji.
Jednostka kontrolowana występowała do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie
ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego
i rentowego (składkowego i nieskładkowego). Uzyskane odpowiedzi stanowiły podstawę do
podjęcia decyzji w sprawie opłacania składek. Uczyniono to w 14 sprawach, bowiem w 6 kolejnych
sprawach wystąpienie takie nie było konieczne. W jednej sprawie świadczeniobiorca uzyskał już
wymagany okres opłacania składek, zaś w 5 pozostałych sprawach osoby podlegały ubezpieczeniu
społecznemu z innego tytułu.
Za 13 osób Ośrodek opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art.
6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015
r., poz. 121), ponieważ osoby te nie posiadały 25-letniego okresu ubezpieczenia. Natomiast
w jednym przypadku opłacanie składek ustało od dnia 01 stycznia 2015 roku, gdyż prawo do
świadczenia pielęgnacyjnego przysługiwało do dnia 31 grudnia 2014 roku.
Jednostka kontrolowana nie opłaca przedmiotowej składki za 6 osób, bowiem jedna spośród
nich posiada ponad 25-letni okres opłacania składek, zaś pięć kolejnych podlega takiemu
ubezpieczeniu z innego tytułu.
Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za cztery osoby pobierające
świadczenie pielęgnacyjne, ponieważ osoby te nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia z innego
tytułu. Pozostali świadczeniobiorcy posiadają inny tytuł do opłacania składki zdrowotnej.
Dokonywano w tym zakresie stosownych ustaleń.
Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponosi Pani jako Kierownik Gminnego
Ośrodka Pomocy Społecznej w Baboszewie oraz pracownik realizujący kontrolowane zagadnienia.
W związku z tym, że stwierdzone uchybienia dotyczące oświadczeń, o którym mowa w § 3
pkt 4 rozporządzenia wykonawczego do ustawy, uzupełniono w trakcie kontroli, odstąpiono od
wydania zaleceń pokontrolnych.
Uwagi:
Do dnia 31 grudnia 2015 roku prowadzenie gospodarki finansowo-księgowej przez Urząd
Gminy narusza przepisy art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych
(Dz. U. z 2013 r., poz. 885). Jednakże od dnia 01 stycznia 2016 roku w myśl nowych uregulowań
prawnych zawartych w art. 10a ustawy z dnia 25 czerwca 2015 roku o zmianie ustawy
o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r., poz. 1045), mówiących
o tym, że gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności finansową, należy podjąć
odpowiednie działania w tym kierunku.
Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji
rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję
Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych.
z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO
Wiesława Kacperek-Biegańska
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
1. Pan Tomasz Sobecki
Wójt Gminy Baboszewo
2. a/a