Ocena efektywności budowy lub modernizacji projektów

OCENA EFEKTYWNOCI BUDOWY LUB MODERNIZACJI
PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH W PRZEDSIBIORSTWACH
IWONA PISZ
Politechnika Opolska
Streszczenie
Informacja staje siĊ obecnie jednym z najwaĪniejszych czynników produkcji.
Tym samym coraz wiĊkszą rolĊ bĊdą miały do spełnienia systemy informacyjne
umoĪliwiające pełne wykorzystanie wszelkich dostĊpnych informacji.
Słowa kluczowe: ocena efektywnoci, ocena projektów infomatycznych
1. Wprowadzenie
Konieczno zmian i restrukturyzacji przedsibiorstw generuje potrzeb inwestycji firm w nowoczesne technologie informatyczne. Coraz wicej przedsibiorstw zauwaa potrzeb wdroenia
nowoczesnych systemów celem usprawnienia przekazu informacji i wzrostu konkurencyjnoci na
rynku [3]. Systemy informatyczne stanowi szczególn klas projektów. Złoono systemu informatycznego oraz wielorakie oddziaływania stanowi powan trudno w jego wdroeniu. Liczne,
zakoczone niepowodzeniem due projekty informatyczne potwierdzaj t tez. Przyczyny s bardzo róne i dla ich wyeliminowania podejmowane s prace nad doskonaleniem procesu prowadzenia projektu. [14]. Przewiduje si, e zarzdzanie projektami bdzie stale zyskiwa na znaczeniu,
a kierownik projektu informatycznego bdzie jednym z najbardziej poszukiwanych zawodów
w obecnym wieku. Oceny te wynikaj z rosncej liczby zastosowa systemów informatycznych w
coraz bardziej złoonych systemach gospodarczych [13].
Powstanie i rozwój globalnych rynków spowodował, e jednym z waniejszych czynników
walki konkurencyjnej firm jest zdolno do wprowadzania innowacji. Zdolno ta jest zalena od
wielu czynników, w tym od dostpu do informacji i technologii. Dostosowany do potrzeb przedsibiorstwa system informacyjny jest jednym z kluczowych czynników sukcesu firmy. Prawidłowo
zaprojektowany, a nastpnie wdroony system daje gwarancj właciwego obiegu informacji, dokumentów, od właciwych ródeł ich pochodzenia do właciwych punktów ich przeznaczenia.
2. System informacyjny a system informatyczny
Pewny, szybki i terminowy przepływ informacji w systemie informacyjnym firmy jest moliwy
wtedy, gdy system ten od podstaw bdzie zaprojektowany i zorganizowany dla danej firmy, tzn.
dokładnie dopasowany do jej celu działania i specyfiki. System informacyjny firmy musi odwzorowywa kompleksowo wszystkie powizania funkcjonalne oraz obejmowa swym zasigiem
i optymalnie wykorzystywa system komunikowania si: jego organizacj, ustalony tryb, rodki
techniczne i ustalenie formalne (terminy, wzory dokumentów, rodzaje informacji itd.). Uwzgldniajc potrzeb kompletnoci i cigłoci informacji dla zachowania jej funkcji sterujcej w procesie zarzdzania, konieczne jest, aby system informacyjny firmy obejmował wszystkie informacje
wchodzce, wychodzce i wewntrzne [1].
98
Iwona Pisz
Ocena efektywnoĞci budowy lub modernizacji projektów informatycznych
w przedsiĊbiorstwach
Współczenie w literaturze przedmiotu pojecie systemu informacyjnego jest definiowane
w róny sposób. Kade ujcie kreuje system informacyjny o cile sprecyzowanych cechach, zadaniach i funkcjach działania.
Według J. Kisielnickiego i H. Sroki przyjmuje si, e system informacyjny to „wielopoziomowa struktura, pozwalajca uytkownikowi tego systemu na transformowanie okrelonych informacji wejcia na podane informacje wyjcia za pomoc odpowiednich procedur i modeli”. Otrzymane w ten sposób informacje słu jako podstawa do podejmowania okrelonych decyzji [4].
System informacyjny moe by zdefiniowany take jako zbiór ludzi, procedur i zasobów, które
zbieraj i transformuj i rozpowszechniaj informacje w przedsibiorstwie. A take jako „zbiór
strumieni informacyjnych opisanych na strukturze procesów realnych i sfery procesów zarzdzania” [6]. System informacyjny okrela si take jako specyficzny układ nerwowy organizacji, który
łczy w jedn cało elementy systemu zarzdzania.
Zupełnie inaczej system informacyjny definiuje S. Zieliski traktujc go jako podklas systemów słucych wspomaganiu zarzdzania organizacj gospodarcz, realizowanego poprzez funkcje planowania, organizowania, kontrolowania i koordynacji [16].
Według G. Morgana wszelkie aspekty funkcjonowania kadej organizacji, s zalene od sposobów przetwarzania informacji, a same organizacje s take systemami informacyjnymi (por. [4,
8]).
Obecnie systemy informacyjne, z których korzystaj menederowie, mog mie posta:
tradycyjn – w której głównymi rodkami lub urzdzeniami wykorzystywanymi przez uytkowników systemu informacyjnego w procesach informacyjnych i komunikacyjnych s: papier,
długopis, kalkulator lub maszyna do pisania,
komputerow – w której uytkownicy systemu informacyjnego w procesach informacyjnych
i komunikacyjnych wykorzystuj technologi informacyjn (ang. Information Technology IT), tj.
sprzt komputerowy, oprogramowanie, narzdzia teleinformatyczne [7].
System informacyjny, w którym wykorzystuje si narzdzia informatyczne, okrelany jest jako
system informatyczny.
Bazujc na ogólnym okreleniu systemu informacyjnego, mona w nim wyróni nastpujcy
zbiór elementów:
SI = { P, I, T, O, M, R }
(1)
gdzie:
SI – system informacyjny danej organizacji,
P – zbiór podmiotów, które s uytkownikami systemu,
I – zbiór informacji o sferze realnej, czyli o jej stanie i zachodzcych w niej zmianach a wic
tzw. zasoby informacyjne,
T – zbiór narzdzi technicznych stosowanych w procesie pobierania, przesyłania, przetwarzania, przechowywania i wydawania informacji,
O – zbiór rozwiza systemowych stosowanych w danej organizacji, a wic stosowana formuła
zarzdzania,
M – zbiór metainformacji, czyli opis systemu informacyjnego i jego zasobów informacyjnych,
R – relacje pomidzy poszczególnymi zbiorami [4].
Jeli przynajmniej jeden z rozpatrywanych wyej zbiorów elementów bazuje na sprzcie komputerowym, to taki system informacyjny nazywamy systemem informatycznym. Relacj miedzy
tymi pojciami doskonale obrazuje rysunek 1.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 21, 2009
99
Obecnie prawie wszystkie systemy informacyjne budowane s w oparciu o sprzt komputerowy
i zapewne ju w niedalekiej przyszłoci pojcia te bd uywane zamiennie.
Rysunek 1. Relacje pomiĊdzy systemem informacyjnym a informatycznym
ródło: [7]
System informatyczny moemy okreli jako skomputeryzowan cz systemu informacyjnego, a w przypadku, kiedy cały system informacyjny jest skomputeryzowany, oba pojcia mog by
uywane zamiennie [8]. Komputeryzacja bdzie tutaj oznacza stopie nasycenia sprztem komputerowym i oprogramowaniem systemów informacyjnych.
Systemy informacyjne odgrywaj istotn rol w osiganiu sukcesu przez kade przedsibiorstwo. Odgrywajc słuebn rol w stosunku do systemu zarzdzania, wpływaj na prawidłow realizacj jego funkcji, którymi s: planowanie, organizowanie, przewodzenie, kontrola [7].
Dynamiczny rozwój technologii informacyjnej, wdraanej w przedsibiorstwach, powoduje
zwikszenie wzajemnych zalenoci pomidzy przedsibiorstwem, a jego systemem informacyjnym. Dotyczy to zarówno strategii rozwoju przedsibiorstwa, jak i systemów informacyjnych oraz
urzdze i sprztu komputerowego, oprogramowania, baz danych, sieci komputerowych, a take
urzdze i technologii telekomunikacyjnych. Wszystkie te składniki musz by dobrane tak, aby
mogły ze sob jak najlepiej współpracowa. Zmiana jednego z nich wymusza zwykle take dokonanie zmian na innych składnikach systemu. Jest to wana kwestia, poniewa planujc działanie
przedsibiorstwa w przyszłoci trzeba uwzgldni jego potrzeby informacyjne i odnie je do moliwoci aktualnie posiadanego systemu informacyjnego. To, co przedsibiorstwo bdzie mogło
dostarcza na rynek za kilka lat, zaley od moliwoci jego systemu informacyjnego.
100
Iwona Pisz
Ocena efektywnoĞci budowy lub modernizacji projektów informatycznych
w przedsiĊbiorstwach
3. Proces oceny projektów informatycznych
Budowa nowego systemu informatycznego lub modernizacja danego systemu w przedsibiorstwach wymaga przeprowadzenia procesu oceny efektywnoci danego projektu, w tym przypadku
projektu informatycznego. Na proces ten składaj si najczciej takie działania jak: analiza techniczno-organizacyjna projektu, ocena celowoci projektu, analiza opłacalnoci projektu, analiza
finansowa projektu oraz analiza wraliwoci (por. [5, 9]).
Liczba oraz charakter zmiennych decyzyjnych sprawia, e proces ten jest złoony, wymaga duego nakładu czasu, zebrania odpowiednich, właciwych informacji, które nastpnie poddawane s
rónym zabiegom, obliczeniom.
Celem usprawnienia procesu podejmowania decyzji dotyczcego podjcia lub nie danego projektu informatycznego proponuje si nastpujce podejcie. Kolejne fazy obejmuj analiz technicznej wykonalnoci projektu oraz analiz rachunku ekonomicznego, wielokryterialn ocen projektu bd
w przypadku istnienia alternatyw ocen wariantów decyzyjnych.
Faza pierwsza jest przeprowadzana w oparciu o zdefiniowana kryteria oceny danego projektu.
Konieczne jest, zatem uwzgldnienie w analizie rozpatrywanego zagadnienia zarówno kryteriów o
charakterze ilociowym, jak i jakociowym. W praktyce czsto ta druga grupa kryteriów odgrywa
znaczn rol. Kryteria powinny by oparte na charakterystykach ilociowych, które umoliwiaj
obiektywn ocen wariantów. Przykładami kryteriów ilociowych s parametry finansowe np.
koszt zakupu licencji. Drug grup kryteriów powinny stanowi kryteria przedstawiane w formie
jakociowych. Wan rol odgrywa tu dowiadczenie i intuicja, niezbdne jest pojawienia si
pewnego rodzaju niepewnoci o naturze subiektywnej, rozmytej. W przypadku, gdy dane kryterium nie ma charakteru mierzalnego stosuje si podejcie lingwinistyczne oparte na teorii zbiorów
rozmytych. Zmienna lingwinistyczna to taka zmienna, która przyjmuje jako swoje wartoci słowa
lub zdania wypowiedziane w jzyku naturalnym. Jako przykład mona poda stwierdzenie typu
„obszerna dokumentacja”, „dua elastyczno”. Stwierdzenia te mona sformalizowa poprzez
przyporzdkowanie im pewnych zbiorów rozmytych. Zmienne lingwinistyczne oprócz wartoci
słownych mog take przyjmowa wartoci liczbowe, jak zwykłe zmienne matematyczne [2].
Tabela 1 przestawia przykładowe kryteria oceny danego projektu informatycznego. Przyjte
kryteria oceny mog by w stosunkach antagonistycznych. Wiele kryteriów wyklucza si nawzajem, np. w dziedzinie kosztów i czasu realizacji inwestycji, terminów realizacji i liczby dostpnych
zasobów. Ponadto kryteria s nierównowane. Maj róny wpływ na całociow ocen projektu
inwestycyjnego. Istotne jest, zatem ustalenie wanoci kryteriów. W przypadku wikszej liczby
ekspertów oceniajcych hierarchia kryteriów moe si róni midzy sob. Dua liczba kryteriów
oraz dua liczba ekspertów zwiksza złoono danego problemu.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 21, 2009
101
Tabela 1. Proponowane kryteria oceny projektów informatycznych
KRYTERIA OCENY
System X
Waga
ocena
1. Podstawowe cechy systemu:
Modułowo
Kompleksowo
Skalowalno
Elastyczno
Spójno
Wszechstronno
Przenaszalno
2. Architektura funkcjonalna sytemu:
Moduł Zakupy
Moduł Sprzeda
Moduł Gospodarka magazynowa
Moduł TPP
Moduł Planowanie
Moduł Dystrybucja
Moduł Finanse i Ksigowo
Moduł Kadry i Płace
Moduł Zarzdzanie i Controlling
3. Przeznaczenie systemu:
Przedsibiorstwo z kategorii MSP
Brana przemysłowa
Połczenia z innymi sieciami zwłaszcza
z Internetem
Realizacja zamówie zgodnie z profilem
działalnoci przedsibiorstwa
4. ĝrodowisko sprzĊtowo-programowe:
Platformy sprztowe
Architektura klient/serwer
Bazy danych
Systemy operacyjne
5. Koszty finansowe:
Licencja
Sprzt
wynik
System Y
ocena
wynik
102
Iwona Pisz
Ocena efektywnoĞci budowy lub modernizacji projektów informatycznych
w przedsiĊbiorstwach
KRYTERIA OCENY
System X
Waga
ocena
wynik
System Y
ocena
wynik
Wdroenie systemu
Szkolenia
Modyfikacje i rozbudowa
Opieka autorska
6. Interfejs uĪytkownika z systemem:
Rodzaj interfejsu
Czytelno interfejsu
System podpowiedzi kontekstowych
Ostrzeenia i komunikaty
Prosta obsługa i szybki dostp
7. BezpieczeĔstwo systemu:
Mechanizmy autoryzacji dostpu
Mechanizmy kontroli poprawnoci danych
Zabezpieczenia przed utrat zbiorów danych
Archiwizacja danych na dowolnym poziomie
8. Pełna lokalizacja systemu:
Polska wersja jzykowa systemu
Dostpno w jzyku polskim pełnej
dokumentacji systemu
Obsługa polskiej waluty i mechanizmy
Przeliczania kursów walut
9. Certyfikaty i dopuszczenia techniczne:
Gromadzenie informacji o normach, atestach
10. Ogólne:
Czas wdroenia
Liczba wdroe
Referencje
Zgodno systemu z obowizujcymi
przepisami prawnymi
Wielowalutowo i ewentualna wielojzyczno
Obszerna dokumentacja eksploatacyjna
Powdroeniowy nadzór autorski
Rozwizanie rozwaanego problemu decyzyjnego sprowadza si do wyznaczenia postaci analitycznej funkcji uytecznoci, a nastpnie okrelenia wariantu, dla którego funkcja ta przyjmuje
warto maksymaln. Przykładem wykorzystania addytywnej uytecznoci jest analiza hierarchicz-
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 21, 2009
103
na procesów (z ang. Analytic Hierarchy Process AHP), zaproponowana przez T. Saaty’ego [11].
W metodzie tej porównuje si parami poszczególne kryteria oceny z wykorzystaniem specjalnie
skonstruowanej dziewiciostopniowej skali. Nastpnie ocenie poddawane s kolejne warianty decyzyjne, co pozwala na utworzenie rankingu rozpatrywanych wariantów realizacji inwestycji.
W pracy [10] przedstawiono przykład wykorzystania metody AHP do wielokryterialnej oceny
inwestycji z wykorzystaniem programu Microsoft Excel.
Faza druga proponowanego podejcia ma na celu okrelenie atrakcyjnoci danego projektu informatycznego. Na tym etapie wyznaczane s poszczególne wielkoci na podstawie dostpnych
danych finansowych. Prognozowaniu podlegaj strumienie pienine. Proponuje si wykorzystanie
dynamicznych (dyskontowych) metod oceny danego projektu.
Metody dyskontowe najczciej stosowane w praktyce ujmuj (por. [12, 15]):
• metod wartoci biecej (zaktualizowanej) netto (ang. net present value NPV),
• metod wewntrznej stopy zwrotu (ang. internal rate of return IRR).
Pierwsza z metod jest podstawow metod, która uwzgldnia czynnik czasu w ocenie projektów. Polega na porównaniu ze sob poniesionych obecnie nakładów z wartoci biec przyszłych
przychodów z danego projektu. Projekt zgodnie z t metod jest opłacalny, jeeli warto NPV jest
wiksza od zera. Sporód alternatywnych projektów informatycznych naley wybra ten, który
charakteryzuje si najwiksz dodatni wartoci danego wska
nika.
W odniesieniu do wska
nika IRR dany projekt naley uzna za opłacalny, jeeli jego warto
jest wiksza od wymaganej stopy zwrotu z danej inwestycji.
Ostatni etap proponowanej procedury polega na całociowej analizie obejmujcej wyniki oceny
technicznej (wykonalnoci) projektu, jak i efektywnoci finansowej projektu. Dane wyjciowe poprzednich etapów s danymi wejciowymi dla etapu trzeciego. Podstawowe kryteria oceny projektu powinny zawiera m.in. informacje o terminie, koszcie realizacji, stopniu ryzyka, wielkoci
wska
ników NPV, IRR, itp. Spełnienie przyjtych kryteriów oceny kwalifikuje dany projekt informatyczny do realizacji. Odpowiednio przeprowadzony proces weryfikacji danego projektu
zwiksza szans jego powodzenia. Dany etap moe by przeprowadzony np. z wykorzystaniem
programu MATLAB przy zastosowaniu biblioteki Fuzzy Logic Toolbox. Program ten zawiera łatwe do wykorzystania rodowisko do modelowania w dziedzinie zbiorów rozmytych.
4. Podsumowanie
Straty ekonomiczne, społeczne i polityczne, które przynosz nieudane wdroenie systemów informatycznych s spore i bd si zwiksza z czasem, jak gospodarka XXI wieku stanie si globaln gospodark cyfrow. Statystki wskazuj ju dzisiaj, e problemy niepowodze realizacji złoonych projektów informatycznych nie jest błahym zjawiskiem, a tylko, co dziesity projekt informatyczny przebiega zgodnie z harmonogramem i w granicach okrelonego budetu. Rezultaty najnowszych bada midzynarodowych prowadzonych przez firm Coopers and Lybrand wskazuj,
e 60% firm na wiecie było zwizanych, z co najmniej jednym projektem systemu informatycznego, który nie przyniósł załoonych korzyci ekonomicznych i finansowych lub przekroczył znacznie planowany budet bd
czas realizacji.
Podjcie właciwej decyzji przez przedsibiorc powinno by wspomagane przez odpowiedni
komputerowy system. System taki powinien umoliwia szybkie generowanie globalnych ocen
realizacji poszczególnych wariantów projektów informatycznych w wietle przyjtych kryteriów
104
Iwona Pisz
Ocena efektywnoĞci budowy lub modernizacji projektów informatycznych
w przedsiĊbiorstwach
oceny. Dalsze badania bd prowadzone nad opracowaniem komputerowej implementacji proponowanego podejcia do oceny projektów informatycznych.
Bibliografia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Barczak A., Sidoruk T.: Bezpieczestwo systemów informatycznych zarzdzania. Dom
Wydawniczy Bellona, Warszawa 2003.
Kasprzyk T. (red.): Systemy prognozowania decyzji wielokryterialnych. Wydawnictwo
Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa, 1992.
Kiełtyka L.: Wideokonferencje poprzez Internet w oparciu o technologi IP Multicast.
[w:] Multimedia w zarzdzaniu. Wydawnictwo Wydziału Zarzdzania Politechniki
Czstochowskiej, Czstochowa, 2002.
Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Agencja Wydawnicza Placet,
Warszawa 2001.
Kobis P.: Ocena efektywnoci inwestycji w procesie wdraania technologii
informatycznych w duych przedsibiorstwach. [w:] Kiełtyka L. (red.): IT
w organizacjach gospodarczych. Dom Organizatora TNOiK, Toru, 2007.
Kolbusz E., Nowakowski A.: Informatyka dla ekonomistów. Teoria. Systemy. Metody.
Zachodniopomorska Szkoła Biznesu, Szczecin 1994.
Nowicki A. (red.): Wstp do systemów informacyjnych zarzdzania w przedsibiorstwie.
Wydawnictwo Politechniki Czstochowskiej, Czstochowa, 2005.
Łobejko S.: Systemy informacyjne w zarzdzaniu wiedz i innowacj w
przedsibiorstwie. Wyd. SGH w Warszawie, Warszawa 2005.
Pabianiak P.: Ocena efektywnoci inwestycji. Ebook. E-BizCom, 2003.
Pisz I., Mach Ł.: Wielokryterialna ocena opłacalnoci inwestycji [w:] Programowanie
rozwoju regionu. Instrumentarium rozwoju. Ład społeczny. Malik K. (red.), KPZK PAN,
Instytut lski, Opole, 2007, s. 115-126.
Saaty T.: The Analyctic Hierarchy Process. New York, N.Y., McGraw Hill, 1980, RWS
Publications, Ptitsburgh, 1996.
Sierpiska M., Jachna T.: Ocena przedsibiorstwa wg standardów wiatowych. PWN,
Warszawa, 2004.
Szyjewski Z.: Metodyki zarzdzania projektami informatycznymi. Placet, Warszawa,
2004.
Szyjewski Z.: Zarzdzanie projektami informatycznymi. Placet, Warszawa, 2001.
Zachorowski A.: Ryzyko działalnoci inwestycyjnej przedsibiorstw. PWE, Warszawa,
2006.
Zieliski S.: Inteligentne systemy w zarzdzaniu. Teoria i praktyka. Wyd. Naukowe
PWN, Warszawa 2000.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 21, 2009
EFFECTIVENESS ESTIMATING OF BUILDING OR MODERNIZING
INFORMATION PROJECT IN ENTERPRISES
Summary
The problem of estimating of effectiveness information project is presented. The
paper includes an approach to this kind of problem. The key phases of the method
are described
Keywords: effectiveness, evaluation of IT projects
Iwona Pisz
Instytut Innowacyjnoci Procesów i Produktów
Wydział Zarzdzania i Inynierii Produkcji
Politechnika Opolska
e-mail: [email protected]
105