Dokumentacja z kontroli

PROTOKÓ£
kontroli
problemowej
Cywilnego
przeprowadzonej
w Skierniewicach,
w dniach 26 i 27 listopada 2008 r. w Urzêdzie
w zakresie przestrzegania przepisów
prawa
Stanu
zasad sporz¹dzania
dokumentów przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego.
Kontrolê
przeprowadzi³a
Paszportowym,
Delegatury
Panasiuk
Monika
w
starszy
Skierniewicach
w
inspektor
£ódzkiego
Urzêdu
Referacie
Wojewódzkiego
w £odzi, na podstawie upowa¿nienia do kontroli Nr 154/08 z dnia 10 listopada 2008 r.
Jednostkakontrolowana:
Urz¹d Miasta Skierniewice
96-100 Skierniewice, ul. Rynek 1
Urz¹d Stanu Cywilnego w Skierniewicach
Regon-
000524306
Prezydent Miasta: Leszek Trêbski
Kierownik
Urzêdu Stanu Cywilnego:Ewa
Ludwicka, powo³ana na to stanowisko uchwa³¹ Rady
Miasta XXXII1/68/08
z dnia 10 czerwca 2008 r.
Zastêpca Kierownika
USC: Krystyna Tu³acz, powo³ana na to stanowisko uchwa³¹ Rady Miasta
Nr 36/97/33 z dnia 23 kwietnia 1997 r.
Fakt kontroli odnotowano w ksi¹¿ce kontroli pod poz. 23/08.
Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganieprzepisów:
ustawy z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego
(t j. Dz. 1
z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z póŸn. zm.),
ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. kodeks rodzinny i opiekuñczy
(t.j. Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz
59 z póŸn. zm.),
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postêpowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r.
Nr 98, poz. 1071 z póŸn. zm.),
ustawy z dnia z dnia 15 listopada 1956 f. o zmianie imion i nazwisk (t
Dz. U. z 2005 f.
Nr 233, poz.1992)
rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych Administracji
w sprawie
szczegó³owych
zasad sporz¹dzania
aktów
z dnia 26 paŸdziernika 1998 r.
stanu cywilnego,
sposobu
prowadzenia
ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu
cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñi protoko³ów (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884
z póŸn.
Zll1. ),
konwencji
Nr 3 dotycz¹cej
miêdzynarodowej
wymiany
informacji
z zakresu stanu cywilnego,
podpisanej w Stambule 4 wrzeœnia 1958 r. (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667),
m
~
2
konwencji
Nr 16 dotycz¹cej
wydawania
wielojêzycznych
odpisów
skróconych
aktów stanu
cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzeœnia 1976 r. (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz.1735).
Kontrolê przeprowadzono
metod¹ reprezentatywn¹
w obecnoœci Pani Ewy Ludwickiej
i Krystyny
Tu³acz
Kontrol¹
objêto nastêpuj¹ce zagadnienia z okresu od
stycznia 2007 r. do dnia kontroli
I. Rejestracja stanu cywilnego:
prawid³owoœæsporz¹dzania aktów stanu cywilnego, kompletowanie akt zbiorowych oraz
nanoszenieprzypisków pod aktami stanu cywilnego,
2
wydawanie wielojêzycznych odpisów aktów stanu cywilnego oraz miêdzynarodowa wymiana
lnformacji w zakresie stanu cywilnego.
3
postêpowania administracyjne
II. Sprawy z zakresu
z zakresu rejestracji stanu stanu cywilnego.
zmiany imion i nazwisk.
Prawid³owoœæprowadzonych postêpowañ administracyjnych
I. Rej estracj a stanu cywilnego
Ad.l. W okresie kontrolowanym sporz¹dzono nastêpuj¹ce iloœciaktów:
2007 r.
-akty
939
urodzeñ
akty ma³¿eñstw
376
akty zgonów
681
w kontrolowanych
Akty
aktach stanu cywilnego
stanu cywilnego
sporz¹dzane
stwierdzono
s¹ prawid³owo.
drukach, które ³¹czone s¹ w ksiêgi po zakoñczeniu
w
poszczególnych
uniemo¿liwiaj¹cy
Pomy³ki
rubrykach
dokonanie
w aktach, zdarzaj¹ce
Wzmianki
2008 r. (do dnia kontroli)
marginesowe
jak
w tych
równie¿
w
miejscach
siê bardzo
rzadko,
co nastêpuje
w systemie komputerowym,
roku kalendarzowego.
rubryce
"uwagi"
Wolne miejSCa
zakreœl ane s¹
jakichkolwiek
wpisów.
omawiane
s¹ prawid³owo.
nanoszone s¹ do aktów w sposób opisowy
na luŸnych
i zawieraj¹
w sposób
wszystkie
niezbêdne elementy, takie jak: podstawê naniesienia wzmianki, datê i podpis.
Przypiski pod aktami nanoszone s¹ na bie¿¹co, w przypadku zdarzeñ miejscowych., natomiast
zdarzenia zarejestrowane w innych urzêdach s¹ nanoszone w miarê nap³ywu
Akta zbiorowe do kontrolowanych aktów stanu cywilnego prowadzone s¹ zgodnie
Jj\l
~
3
z obowi¹zuj¹cymi
przepisami. Zawieraj¹
zarówno dokumenty stanowi¹ce podstawê
sporz¹dzenia aktu jak i podstawê naniesienia zmian w aktach.
Do wszystkich ksi¹g stanu cywilnego prowadzone s¹ skorowidze alfabetyczne.
w kontrolowanym
zaœwiadczenia
okresie
-art.
4
wydano
§ 1 k.r.o. (stwierdzaj¹ce
ma³¿eñstwa wyznaniowego
Wszystkie kontrolowane
w 2007 r. -264
ze skutkami
zaœwiadczenia,
brak okolicznoœci
w 2008 r. -249
wy³¹czaj¹cych
zawarcie
cywilnymi).
zaœwiadczenia zosta³y wydane w ustawowym terminie,
Ad. 2.
Zgodnie z postanowieniami
Konwencji
Nr 3, dotycz¹cej miêdzynarodowej
wymiany informacji
z zakresu stanu cywilnego przes³ano 2 odpisy aktów ma³¿eñstw, oba dotyczy³y obywateli Turcji
Na podstawie Konwencji Nr 16 dotycz¹cej wydawania wielojêzycznych aktów stanu cywilnego
wydano 109 odpisów.
!\d.3
w okresie objêtym kontrol¹ wydano nastêpuj¹ce iloœcidecyzji administracyjnych:
270- na podstawie art. 28 i art. 36 prawa o a.s.c.(sprostowanieoczywistego b³êdu pisarskiego
oraz uzupe³nienie aktu stanu cywilnego )
1- na podstawie art 70 prawa o a.s.c. (zarejestrowanie zdarzenia, które nast¹pi³o za granic¹ i nie
zosta³o zarejestrowane w zagranicznych ksiêgach stanu cywilnego)
94- na podstawie art. 73, ust. prawa o a.s.c.
wpisanie do ksi¹g polskich aktów stanu
cywilnego sporz¹dzonych za granic¹),
Na podstawie art. 71 prawa o a.s.c. Wydano 24 zaœwiadczeniao zdolnoœciprawnej do zawarcia
ma³¿eñstwaza granic¹ oraz 16 zezwoleñ na skrócenie miesiêcznego terminu okreœlonego
wart. 4 k.r.o.
Na podstawie kontrolowanych decyzji stwierdzono, i¿ postêpowania administracyjne
prowadzone s¹ z zachowaniem procedur oraz terminów okreœlonychw k. p.a.
Prawid³owo stosowane s¹ przepisy prawa materialnego. Dokumentacja zebrana podczas
prowadzonych postêpowañ administracyjnych jest w³aœciwieoceniana. Zagraniczne
dokumenty stanu cywilnego, przed³o¿onekierownikowi celem wpisania do polskich ksi¹g,
c
~
4
nie budz¹ w¹tpliwoœci. Tral1skryb owane akty stanu cywilnego w przypadku niezgodnoœci
danych b¹dŸ ich braku, s¹ prostowane i uzupe³niane k¹:;i;dorazowo w przypadku obywatela
poJskiego, natomiast nie zawszc jest to mo¿liwe w przypadku cudzoziemców.
W decyzjach niezawieraj¹cych
uzasadnienia powo³ano siê prawid³owo na art. 107 § 4 k.p.a.
Wszystkie decyzje wydane w kontrolowanym okresie s¹ pozytywne i od ¿adnej z nich nie
wniesiono odwo³ania.
Podstaw¹ zarejestrowania zdarzenia w trybie art. 70 prawa o a.s.c. by³. tymczasowy akt zgonu
wydany przez koronera.
Wszystkie zezwolenia na skrócenie miesiêcznego tenninu oczekiwania na zawarcie zwi¹zku
ma³¿eñskiego wydano ustnie, o czym naniesiono stosowne adnotacje na podaniach wniesionych
'-'
przez nupturientów.
II. Sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk.
W kontrolowanym
okresie wydano 13 decyzji administtacyjnych w trybie ustawy o zmianie
ilnion i nazwisk.
W badanych sprawach stwierdzono co nastêpuje:
Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem procedur i terminów
przewidzianych
w k.p.¹. Zebral1Y w sprawach materia³ dowodowy pozwala na stmerdzenie i¿
zosta³y speh'lione przes³anki ustawowe do zmiany imienia b¹dŸ nazwiska.
Jak wynika z akt sprawo wszystkich zmianach powiadomiono
v
organy wymienione wart. 11
ust. 1 cytowanej wyzej ustawy.
Podczas kontroli udzielono Kierownikowi USC w Skierniewicach, instruktaZu w zakresie
kontrolowanych spraw; ze szczególnym uwzglêdrueniem procedur dotycz¹cych stosowania
przepisów kpa. Om.ówiono równie¿ drobneuchybienia; na które zwrócono uwagê podczaskontroli.
Protokó³ sporz¹dzono
kierownikowi
Kierownikowi
w dwóch jednobrzmi¹cych
egzemplarzach, z których jeden przekazano
podmiotu kontrolowanego.
podmiotu
kontrolowanego
prawo zg³oszenia umotywowanych
przys³uguje, przed podpisaniem
protoko³u
kontroli.
zastrzezeñ, co do ustaleñ w nim zawartych. Zastrzezenia nale¿y
zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u
kontroli.
5;
5
Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki, mo¿e odmówiæ
podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne
wyjaœnienietej odmowy.
Podpis osoby kontroluj¹cej
.~.(.?Qk}~~.~..
Monika Panasiuk -st. inspektor
Podpis kierownika podmiotu
kontrolowanego:
-::---,
PREiYDENT
o
-(
) ,...:.., 'l/'{ M
.
k(l:I.
~
,11.
Data i miejsce podpisania protoko³u
..~j;,:~ki..
MIASTA