w ramach wsparcia finansowego, poniżej zamieszczono istotne

Człowiek najlepsza inwestycja
„Małe jest piękne – tworzę własną firmę
Beneficjent : Gmina Strzelce Krajeńskie
Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działanie 6.2 –
Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia, Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla
wszystkich Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Na podstawie umowy z dnia: 29 września 2009 r.
podpisanej w Zielonej Górze Nr umowy: UND-POKL.06.02.00-08-030/09-00. Czas trwania projektu
od 02.11.2009 r. do 30.11.2011r.
Uwaga uczestnicy Projektu!!!
W związku z licznie pojawiającymi się błędami podczas rozliczania środków finansowych
przyznanych w ramach wsparcia pomostowego i środków
w ramach wsparcia finansowego, poniżej zamieszczono istotne informacje dla
uczestników korzystających z ww. środków:
I. Instrukcja przygotowania i złożenia rozliczenia wsparcia pomostowego
1. Opisać oryginały faktur/rachunków zgodnie z przekazaną instrukcją (opisy).
2. Skserować faktury dwustronnie i stwierdzić za zgodność z oryginałem (stwierdzam zgodność z
oryginałem, data, pieczątka firmowa i czytelny podpis).
3. Do każdej faktury zapłaconej przelewem należy dołączyć stwierdzoną za zgodność z
oryginałem przez bank kopię wyciągu i wydruk wyciągu z internetu z pieczątką firmową i
czytelnym podpisem.
4. Wypełnić tabelkę zestawienie faktur.
5. Do składanego ostatniego rozliczenia należy załączyć aktualne (nie starsze niż 14 dni)
zaświadczenie z ZUS o nie zaleganiu z opłatami oraz oświadczenie o nie zaleganiu z opłatami
w Urzędzie Skarbowym – wzór na stronie.
6. Kompletne rozliczenie należy złożyć w biurze projektu w terminie wskazanym w umowie o
udzielenie wsparcia finansowego.
7. O wynikach weryfikacji całkowitego rozliczenia wsparcia pomostowego Beneficjenci pomocy
zostaną poinformowani pocztą elektroniczną na adresy e-mail wskazane w złożonych
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek najlepsza inwestycja
dokumentach oraz listownie w terminie 30 dni roboczych od dnia złożenia ostatecznego
rozliczenia wsparcia.
II. Zasady rozliczania przyznanych środków krok po kroku :
I. SPRAWDZENIE POPRAWNOSCI WYSTAWIONEJ FAKTURY
1. Data wystawienia faktury musi mieścić się w okresie realizacji inwestycji, czyli nie może być
wcześniejsza niż dzień następujący po dniu podpisania umowy o wsparcie finansowe i nie może być
późniejsza, niż ostatni dzień realizacji inwestycji wpisany do harmonogramu rzeczowo – finansowego.
2. Należy sprawdzić, czy dane Uczestnika projektu widniejące na fakturze są poprawne i zgodne z
wpisem do ewidencji działalności gospodarczej (pełna nazwa firmy, adres).
3. Należy sprawdzić, czy na fakturze nie występują błędy obliczeniowe.
4. Na pierwsze strony faktur (na oryginały) należy nanieść napis: „Projekt jest współfinansowany
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa”.
5. Należy sprawdzić, czy nazwy towarów na fakturze są tożsame z nazewnictwem podanym w
Harmonogramie rzeczowo – finansowym !!!!!
6. W sytuacji, kiedy następuje rozbieżność w nazewnictwie tego samego towaru pomiędzy fakturą a
harmonogramem rzeczowo – finansowym, Uczestnik projektu jest zobowiązany do złożenia
Oświadczenia wystawionego przez sprzedawcę mówiącego o tym, że dana nazwa dotyczy tego
samego towaru wykazanego w harmonogramie rzeczowo – finansowym.
7. Na fakturze nie mogą znajdować się elementy, które nie występują w Harmonogramie rzeczowo –
finansowym.
8. Jeżeli w danej pozycji faktury sprzedawca wpisał Zestaw (np. wierteł) należy dołączyć protokół
odbioru, w którym sprzedawca wyszczególni skład zestawu wykazanego w fakturze.
9. Należy sprawdzić, czy pomiędzy kwotą, na jaką wystawiono fakturę, a kwotą widniejącą na
dokumencie potwierdzającym opłacenie faktury ( wyciąg bankowy) nie ma rozbieżności.
III. DOKONYWANIE PŁATNOŚCI
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek najlepsza inwestycja
9. Data zapłaty za fakturę (np. data przelewu) musi mieścić się w okresie realizacji inwestycji czyli
nie może być wcześniejsza niż dzień następujący po dniu podpisania umowy o wsparcie finansowe i
nie może być późniejsza, niż ostatni dzień realizacji inwestycji wpisany do harmonogramu rzeczowo –
finansowego.
10. Płatności za fakturę należy dokonywać w formie bezgotówkowej (przelew lub karta płatnicza)
lub gotówkowej (potwierdzenie KP).
11. Płatności można dokonywać tylko i wyłącznie z tego rachunku, który
Uczestnik projektu podał w umowie o wsparcie finansowe (zarówno
pomostowe jak i inwestycyjne).
12. Każda faktura musi być zapłacona w całości.
13. W tytule przelewu należy wpisać „zapłata za fakturę nr ……..(tu podajemy nr faktury za którą
płacimy)”
14. Przy samodzielnym wykonywaniu przelewu należy zwrócić szczególna uwagę na poprawność
wpisywanej kwoty przelewu, numer rachunku odbiorcy oraz tytuł przelewu.
IV. PRZYGOTOWANIE FAKTUR DO ROZLICZENIA
15. Wszystkie faktury niezbędne do rozliczenia inwestycji powinny być uprzednio zaksięgowane.
16. Pierwsze strony oryginałów faktur powinny posiadać numer księgowy oraz napis „Projekt jest
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków
budżetu państwa”.
17. Każda faktura niezbędna do rozliczenia powinna być właściwie opisana.
18. Opisy należy nanieść na oryginały faktur. Mogą być one sporządzone ręcznie.
19. Na odwrocie oryginału każdej faktury niezbędnej do rozliczenia inwestycji konieczny będzie
specjalny opis.
20. Do rozliczenia dotacji należy złożyć kopie faktur.
21. Każdy kopiowany dokument musi zostać potwierdzony za zgodność z oryginałem (formułka
„potwierdzam za zgodność z oryginałem, data i podpis).
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek najlepsza inwestycja
22. Faktury kserujemy dopiero wtedy, gdy upewnimy się, że posiadają one numery księgowe
oraz właściwe opisy zarówno na przedniej stronie jak i na odwrocie.
V. DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO ROZLICZENIA DOTACJI
23. Wypełniony wniosek o płatność beneficjenta ostatecznego (formularz Word).
24. Załącznik nr 1 do wniosku (formularz WORD).
25. Kopie wszystkich faktur niezbędnych do rozliczenia (kopie faktur powinny być ręcznie
ponumerowane ołówkiem).
26. Do każdej faktury powinna być dołączona kopia dokumentu potwierdzającego dokonanie
zapłaty za nią (wyciąg bankowy papierowy lub elektroniczny). W przypadku miesięcznego wyciągu
bankowego, na kopii dokumentu należy zaznaczyć właściwy przelew oraz wpisać przy nim numer
porządkowy faktury, której dotyczy.
27. Oświadczenie o dokonaniu przesunięć pomiędzy poszczególnymi działaniami harmonogramu
rzeczowo – finansowego do wysokości nie przekraczającej 10% zakładanej wartości wydatku –
należy załączyć jeżeli dotyczy.
28. Deklaracja pochodzenia sprzętu w przypadku dokonania zakupu sprzętu używanego.
29. Wycena rzeczoznawcy w przypadku dokonania zakupu sprzętu używanego oraz 2 inne oferty na
podobny sprzęt.
30. Protokół odbioru w sytuacji, kiedy występuje konieczność uszczegółowienia zapisów z faktury
(np. przy zapisie na fakturze „zestaw wierteł”, w protokole sprzedawca wymienia, co znajduje się w
zestawie).
31. Oświadczenie sprzedawcy jeżeli w nazewnictwie tego samego towaru występuje rozbieżność
pomiędzy fakturą a harmonogramem rzeczowo – finansowym.
32. Kosztorys powykonawczy jeżeli częścią inwestycji jest wykonanie remontu czy adaptacji lokalu.
V. DODATKOWE INFORMACJE dot. składek ZUS:
34. Uczestnik projektu zobowiązany jest do przedstawiania co miesiąc (do 10 – go każdego miesiąca)
dokumentów potwierdzających m.in. opłatę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotnych oraz
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek najlepsza inwestycja
poniesienia pozostałych wydatków zawartych we wniosku o wsparcie pomostowe (od tego zależy
wypłata kolejnej transzy wsparcia finansowego).
35. W celu otrzymywania kolejnych transzy wsparcia pomostowego osoby pracujące
przedstawiają co miesiąc 4 dokumenty:
- kopię deklaracji RMUA z miejsca pracy,
- oświadczenie pracodawcy mówiące o tym, że za konkretny miesiąc odprowadzono składki
społeczne dotyczące konkretnej osoby np. „Oświadczam, że odprowadzono składki społeczne za
miesiąc np. grudzień za pracownika Jana Kowalskiego.”
- kopię deklaracji DRA,
- kopię dokumentu potwierdzającego zapłatę za deklarację DRA.
36. W celu otrzymywania kolejnych transzy wsparcia pomostowego osoby nie pracujące
przedstawiają co miesiąc 2 dokumenty:
- kopię deklaracji DRA,
- kopię dokumentu potwierdzającego zapłatę za deklarację DRA.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego