Zasady przystępowania placówek do Programu ERASMUS+

Zasady przystępowania szkół i przedszkoli m.st. Warszawy
do projektów współfinansowanych z nowego programu
pomocowego Unii Europejskiej ERASMUS+
Zasady obejmują trzy etapy przystępowania przez szkoły i przedszkola do programu
ERASMUS+, tzn.: aplikowanie o dotację, podpisywanie umowy po otrzymaniu
dofinansowania oraz przekazanie środków na realizację projektu.
I. Aplikowanie:
Procedura wypełnienia formularza aplikacyjnego na dofinansowanie projektu
edukacyjnego
Krok I Szkoła/Przedszkole we współpracy z partnerem zagranicznym wypełnia wniosek
aplikacyjny. Proces ten obejmuje również utworzenie tzw. konta PIC (Personal Identification
Code) poprzez rejestrację w bazie ECAS (European Commission Authentication Service),
w Portalu Uczestnika i Systemie URF (Unique Registration Facility) oraz
zgromadzenie załączników:
a. kopia pełnomocnictwa Prezydenta m.st. Warszawy ds. programu ERASMUS+
(tj. dyrektora Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy), którą można otrzymać
w siedzibie Biura Edukacji,
b. kopia decyzji o nadaniu NIP dla szkoły/przedszkola i kopia aktu założycielskiego
szkoły/przedszkola,
c. kopia decyzji o nadaniu numeru REGON dla szkoły/przedszkola,
d. informacja o rachunku bankowym szkoły/przedszkola podpisana przez dyrektora
Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty (DBFO),
e. dokument niezbędny do utworzenia numeru PIC pod nazwą „Podmiot prawa
publicznego” podpisany przez Pełnomocnika Prezydenta ds. programu
ERASMUS+ (tj. dyrektora Biura Edukacji).
Krok II W związku z koniecznością załączenia do tworzonego numeru PIC dokumentów
a-e przedstawionych w Kroku I:
1. Jeżeli placówka jest Partnerem projektu (akcja KA2) szkoła/przedszkole przekazuje
do:
a. Biura Edukacji - dokumentację niezbędną do utworzenia numeru PIC,
tj. dokumentu pod nazwą „Podmiot prawa publicznego” (2 egz.) wraz z opisem
projektu (streszczenie zawierające nazwę projektu, kraj partnerski, cele, działania).
Dokument zostaje podpisany przez Pełnomocnika Prezydenta ds. programu
ERASMUS+ (tj. dyrektora Biura Edukacji),
b. Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty – informację o rachunku bankowym, którą
podpisuje dyrektor DBFO i przedstawiciel banku.
Właściwa nazwa konta to: Dzielnicowe Biura Finansów Oświaty dla Dzielnicy (nazwa)
m.st. Warszawy – nazwa szkoły/przedszkola.
2. Jeżeli placówka jest Koordynatorem projektu (akcja KA2) lub Organizacją
uczestniczącą, czyli kierującą nauczycieli na szkolenia (akcja KA1)
szkoła/przedszkole przygotowuje:
a. dokumenty wskazane jak w Kroku I (punkty a-e),
b. wniosek aplikacyjny, który składa do Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji
w imieniu wszystkich partnerów wraz z oświadczeniem stanowiącym integralną
część wniosku (2 egz.).
Dokumentacja zostaje podpisana przez
ERASMUS+ (tj. dyrektora Biura Edukacji).
Pełnomocnika
Prezydenta
ds.
programu
Opracowanie: Wydział Doskonalenia Nauczycieli, Projektów Edukacyjnych i Międzynarodowych
Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy, luty 2015 r.
1
Krok III Szkoła/Przedszkole przesyła do Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji komplet
ww. dokumentów w formie elektronicznej.
II. Podpisywanie umów na realizację projektów
Procedura związana z podpisywaniem umowy na realizację projektu
Krok I – Informacja o zakwalifikowaniu szkoły/przedszkola do realizacji projektu.
Szkoła/Przedszkole otrzymuje od Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji informację
o zakwalifikowaniu do realizacji projektu, którą niezwłocznie przekazuje do Biura Edukacji.
Krok II – Wprowadzenie zmian finansowych w budżecie (planie) placówki związanych
z realizacją projektu.
1. Dyrektor szkoły/przedszkola, w porozumieniu z DBFO, przygotowuje wniosek
o wprowadzenie zmian w budżecie placówki związanych z realizacją projektu, na
który otrzymał dofinansowanie („podział na paragrafy”) z uwzględnieniem 20%
wkładu Miasta - do późniejszej refundacji.
2. Wniosek zostaje zaakceptowany przez Radę Dzielnicy, następnie przez Radę Miasta.
Zmiany zostają wprowadzone w planie finansowym placówki i przekazane do szkoły/
przedszkola.
3. Jednocześnie dyrektor szkoły/przedszkola występuje do DBFO z prośbą o utworzenie
subkonta, na które zostaną przekazane środki finansowe na realizację projektu.
Krok III – Podpisanie umowy finansowej i przekazanie jej do Fundacji Rozwoju
Systemu Edukacji.
1. Po otrzymaniu z Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji umowy finansowej na realizację
projektu dyrektor szkoły/przedszkola niezwłocznie przekazuje ją w 2 egzemplarzach
do Biura Edukacji. Umowa musi być parafowana przez dyrektora szkoły/przedszkola
(pieczęć imienna dyrektora oraz pieczęć szkoły/przedszkola).
2. Umowa zostaje podpisana przez Pełnomocnika Prezydenta (tj. dyrektora Biura
Edukacji) oraz Skarbnika Miasta, a następnie przekazana do Fundacji Rozwoju
Systemu Edukacji za pośrednictwem szkoły/przedszkola.
Warunkiem kontrasygnaty umowy przez Skarbnika Miasta i przekazania jej do Fundacji
Rozwoju Systemu Edukacji jest zatwierdzenie przez Radę Miasta zmian w budżecie szkoły/
przedszkola dotyczących realizowanego projektu.
III. Przekazanie środków finansowych na realizację projektu.
1. Po otrzymaniu umowy Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji przekazuje środki
finansowe na subkonto szkoły/przedszkola.
2. Szkoła/Przedszkole może korzystać z przyznanych środków finansowych na
realizację projektu.
Uwaga:
Całość dokumentacji projektowej przekazywanej do Biura Edukacji należy składać
z podpisem i pieczątką dyrektora szkoły/przedszkola.
Wszystkie niezbędne formularze oraz szczegółowe informacje dotyczące programu
ERASMUS+ znajdziecie Państwo na stronie Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji:
http://erasmusplus.org.pl.
Opracowanie: Wydział Doskonalenia Nauczycieli, Projektów Edukacyjnych i Międzynarodowych
Biura Edukacji Urzędu m.st. Warszawy, luty 2015 r.
2