sopz badanie stron 2016 v2_09.06

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
BADANIE STRON INTERNETOWYCH INSTYTUCJI TWORZĄCYCH
SYSTEM WDRAŻANIA FUNDUSZY EUROPEJSKICH W POLSCE
NA LATA 2014-2020
1. KONTEKST I UZASADNIENIE BADANIA
Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata
2014-2020 z dnia 30 kwietnia 2015 roku ujmują strony internetowe jako jedno
z podstawowych narzędzi komunikacji na temat Funduszy Europejskich. Wytyczne…
zobowiązują poszczególne instytucje zaangażowane we wdrażanie Funduszy Europejskich
na lata 2014-2020 do prowadzenia stron internetowych oraz określają ich zakres. Zgodnie
z zapisami Wytycznych… Instytucja ds. Koordynacji Wdrożeniowej Umowy Partnerstwa
w zakresie informacji i promocji (IK UP – Departament Informacji i Promocji w Ministerstwie
Rozwoju) powinna stworzyć i utrzymywać ogólny portal informacyjny poświęcony
Funduszom Europejskim1. W ramach wspomnianego portalu instytucje zarządzające
krajowymi programami operacyjnymi (IZ KPO) mają prowadzić serwisy tematyczne
dotyczące sobie właściwych ogólnopolskich programów operacyjnych2.
Natomiast instytucje zarządzające regionalnymi programami operacyjnymi (IZ RPO) są
zobowiązane do stworzenia i zapewniania właściwej pracy serwisów dotyczących
programów regionalnych – jako osobnych stron www lub podstron na serwisach instytucji
zarządzającymi RPO. Na instytucje pośredniczące (IP) oraz wdrażające (IPII/IW) nałożony
jest obowiązek prezentowania na stronach internetowych tych informacji dotyczących
programów operacyjnych, które wiążą się z obszarem ich kompetencji.
Zgodnie z treścią Wytycznych… strony internetowe poświęcone KPO i RPO prowadzone
przez instytucje zaangażowane we wdrażanie Funduszy Europejskich na lata 2014-2020
powinny spełniać szereg kryteriów merytorycznych, a także pewne kryteria funkcjonalne, tak
by właściwie docierać do grupy docelowej działań informacyjnych i promocyjnych, a więc do
ogółu społeczeństwa lub społeczności regionalnych, beneficjentów oraz potencjalnych
beneficjentów.
Rolę stron internetowych dotyczących krajowych oraz regionalnych programów operacyjnych
określa również Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 – dokument
będący fundamentem prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na temat
Funduszy Europejskich.
2. UŻYTKOWNICY BADANIA
Użytkownikiem badania jest Departament Informacji i Promocji Ministerstwa Rozwoju jako IK
UP w zakresie informacji i promocji, a także instytucje zarządzające, pośredniczące
i wdrażające programy operacyjne na lata 2014-2020.
1
Strona: www.funduszeeuropejskie.gov.pl.
Strony:
www.ewt.gov.pl,
www.pois.gov.pl,
www.power.gov.pl,
www.poir.gov.pl,
www.polskawschodnia.gov.pl, www.polskacyfrowa.gov.pl, www.popt.gov.pl, działające w ramach
ww. Portalu Funduszy Europejskich.
1
2
3. CEL BADANIA
Badanie ma osiągnąć następujące cele:
1. ocena stanu stron internetowych z punktu widzenia wypełniania zapisów Wytycznych
w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata
2014-2020 dotyczących stron internetowych na temat KPO i RPO;
2. ocena użyteczności (web usability) badanych stron internetowych, a w szczególności
intuicyjności, przejrzystości, dostępności, w tym dla osób z niepełnosprawnościami,
i łatwości dotarcia do informacji.
Wnioski z badania posłużą do wydania stosownych rekomendacji dot. stosowania
Wytycznych… w omawianym kontekście oraz podniesienia użyteczności stron.
4. ZAKRES BADANIA
4.1. Badane strony internetowe
Badaniem objęte zostaną strony internetowe krajowych i regionalnych programów
operacyjnych na lata 2014-2020, prowadzone przez instytucje tworzące system wdrażania
Umowy Partnerstwa – Instytucje Pośredniczące i Instytucje Ogłaszające Konkursy 3 KPO
oraz IZ, IP i IOK RPO właściwe dla poszczególnych programów. Badanie dotyczyć będzie
serwisów dotyczących pięciu krajowych programów operacyjnych, tj.: Infrastruktura
i Środowisko, Inteligentny Rozwój, Wiedza Edukacja Rozwój, Polska Wschodnia, Polska
Cyfrowa oraz szesnastu regionalnych programów operacyjnych.
Listę IZ, IP i IOK (Instytucje Ogłaszające Konkursy) właściwych dla poszczególnych
programów, wraz z adresami ich stron internetowych, przedstawia Załącznik nr 1, zaś stron
IZ RPO – Załącznik nr 24. Badanie zgodności stron z Wytycznymi… (cel 1 określony w pkt. 3.
SOPZ) obejmie strony IP i IOK programów krajowych oraz IŻ, IP i IOK regionalnych
programów operacyjnych, czyli łącznie 108 stron / podstron internetowych. Natomiast
w ramach badania użyteczności i dostępności (cel 2 określony w pkt 3 SOPZ) – 16 stron /
podstron internetowych IZ regionalnych programów operacyjnych. W tej części zbadane
zostaną:
•
strona główna,
•
podstrona: lista ogłoszeń o konkursach oraz pojedyncze ogłoszenie,
•
podstrona: lista ogłoszeń o konferencjach i szkoleniach oraz pojedyncze ogłoszenie.
Raporty z badań będą zawierały odpowiedzi na następujące pytania badawcze:
4.2. Ocena zgodności stron z Wytycznymi… (obejmuje badanie 108 stron):
I. Ocena, czy serwisy IZ zawierają następujące elementy:
3
IOK - instytucja, która organizuje lub prowadzi konkurs, lub wybiera projekty w trybie pozakonkursowym, lub też
realizuje wybrane zadania z tym związane, które wymagają kontaktu z potencjalnymi beneficjentami.
IOK może stworzyć odrębny serwis lub wydzielić odrębną część serwisu na swojej stronie na informacje o tym
obszarze KPO lub RPO, który leży w jej kompetencji.
W przypadku RPO dopuszcza się również możliwość umieszczania informacji dotyczących IOK w ramach
serwisu RPO bez wydzielania odrębnej części dla tych informacji.
4
Adresy poszczególnych stron mogą ulec zmianie.
2
a. informacje na temat KPO lub RPO, w tym jego krótki opis,
b. treść KPO lub RPO i szczegółowy opis osi priorytetowych KPO lub RPO, a także
informacje o zmianach treści KPO lub RPO i szczegółowego opisu osi
priorytetowych KPO lub RPO wraz z informacjami o terminach, od których KPO lub
RPO, szczegółowy opis osi priorytetowych KPO lub RPO lub ich zmiany są
stosowane,
c. aktualne informacje na temat postępu i efektów realizacji KPO lub RPO,
d. sprawozdania roczne i końcowe z realizacji KPO lub RPO,
e. informacje o prowadzonych konsultacjach publicznych,
f.
informacje dotyczące prac KM, w szczególności o których mowa w Wytycznych
w zakresie komitetów monitorujących na lata 2014-2020,
g. wykaz operacji w formacie arkusza kalkulacyjnego,
h. przykłady projektów KPO lub RPO w języku polskim i angielskim,
i.
treść wytycznych programowych, a także ich zmiany i terminy, od których wytyczne
programowe są stosowane,
j.
roczne harmonogramy naboru wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym
i ich aktualizacje w podziale na poszczególne działania, poddziałania;
harmonogram powinien być uzupełniony o informacje, w których działaniach,
poddziałaniach nie planuje się przeprowadzania w danym roku naborów wniosków
o dofinansowanie w trybie konkursowym oraz o informacje w których działaniach,
poddziałaniach stosowany jest tryb pozakonkursowy; powinien też zostać
przedstawiony w podziale co najmniej na kwartały i opublikowany do 30 listopada
roku poprzedzającego; wzór harmonogramu stanowi załącznik nr 3 do Wytycznych,
k. uproszczone informacje dla beneficjentów opisujące możliwości uzyskania wsparcia
z KPO lub RPO,
l.
ogłoszenia o konkursach, zawierające informacje o naborach, w tym: nazwę i adres
właściwej instytucji, określenie przedmiotu konkursu, maksymalny dopuszczalny
poziom dofinansowania projektu lub maksymalną dopuszczalną kwotę
dofinansowania projektu, kwotę przeznaczoną na dofinansowanie projektów
w konkursie, termin, miejsce i sposób składania wniosków; ponadto w publikowanej
informacji o konkursie znajdują się: regulamin konkursu określający
w szczególności przebieg postępowania konkursowego, kryteria wyboru projektów,
planowany termin rozstrzygnięcia konkursu, informacje o środkach odwoławczych
przysługujących wnioskodawcy, wzór wniosku o dofinansowanie projektu oraz wzór
umowy o dofinansowanie projektu, stanowiące element regulaminu konkursu,
o którym mowa w art. 41 ust. 2 ustawy wdrożeniowej; linki bezpośrednie do
pozostałej dokumentacji konkursowej; dokumenty do wypełnienia przez
potencjalnego beneficjenta powinny być publikowane z instrukcjami ich
wypełniania,
m. zmiany regulaminów konkursów i warunków realizacji projektów, ich uzasadnienie
oraz termin, od którego zmiany są stosowane,
n. informacje o projektach wybranych do dofinansowania w trybie konkursowym
i pozakonkursowym, a także – w przypadku ich aktualizacji – informację o tym, na
jakiej podstawie dany projekt został wybrany, np. pozytywne rozstrzygnięcie dla
wnioskodawcy w procedurze odwoławczej, oszczędności w ramach konkursu,
3
zwiększenie alokacji na konkurs po jego rozstrzygnięciu, rezygnacja z zawarcia
umowy o dofinansowanie,
o. przekierowanie do Wyszukiwarki Dotacji zawierającej informacje o działaniach
i naborach wniosków ze wszystkich KPO i RPO,
p. informacje o planowanych i organizowanych konferencjach, działaniach
informacyjnych i promocyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów,
q. listę teleadresową Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (w przypadku
serwisów IZ RPO jest to lista Punktów Informacyjnych w regionie),
r.
przekierowanie do Portalu Funduszy Europejskich,
s. w przypadku IZ RPO - również informacje dotyczące związków ZIT albo jednostek
samorządu terytorialnego realizujących ZIT na podstawie umowy lub porozumienia
o współpracy w celu wspólnej realizacji ZIT.
II. Ocena, czy serwisy IP zawierają następujące elementy:
a. informacje poświęcone temu obszarowi KPO lub RPO, który leży w jej kompetencji;
b. informację o roli IP w systemie wdrażania tego obszaru KPO lub RPO.
III. Ocena, czy serwisy Instytucji Organizujących Konkurs zawierają następujące
elementy:
a. w przypadku, gdy serwis IOK działa jako wydzielona odrębna część serwisu na
stronie instytucji, zawiera ona informacje o tym obszarze KPO lub RPO, który leży
w jej kompetencji oraz elementy wynikające ze spójnego systemu identyfikacji UP,
b. informacje na temat KPO lub RPO, w tym jego krótki opis,
c. treść KPO lub RPO i szczegółowy opis osi priorytetowych KPO lub RPO, a także
informacje o zmianach treści KPO lub RPO i szczegółowego opisu osi
priorytetowych KPO lub RPO wraz z informacjami o terminach, od których KPO lub
RPO, szczegółowy opis osi priorytetowych KPO lub RPO lub ich zmiany są
stosowane, treść wytycznych programowych dotyczących tego obszaru KPO lub
RPO, który leży w kompetencji instytucji pośredniczącej, a także ich zmiany
i terminy, od których wytyczne programowe są stosowane,
d. roczne harmonogramy naboru wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym
i ich aktualizacje w podziale na poszczególne działania, poddziałania;
harmonogram powinien być uzupełniony o informacje, w których działaniach,
poddziałaniach nie planuje się przeprowadzania w danym roku naborów wniosków
o dofinansowanie w trybie konkursowym oraz o informacje w których działaniach,
poddziałaniach stosowany jest tryb pozakonkursowy, harmonogram powinien też
zostać przedstawiony w podziale co najmniej na kwartały i opublikowany do
30 listopada roku poprzedzającego (wzór harmonogramu stanowi załącznik nr 3 do
Wytycznych),
e. uproszczone informacje dla beneficjentów opisujące możliwości uzyskania wsparcia
z tego obszaru PO, który leży w kompetencji instytucji prowadzącej konkurs,
f.
ogłoszenia o konkursach, zawierające informacje o naborach, w tym: nazwę i adres
właściwej instytucji, określenie przedmiotu konkursu, maksymalny dopuszczalny
poziom dofinansowania projektu lub maksymalną dopuszczalną kwotę
dofinansowania projektu, kwotę przeznaczoną na dofinansowanie projektów
w konkursie, termin, miejsce i sposób składania wniosków; ponadto w publikowanej
informacji o konkursie znajdują się: regulamin konkursu określający
4
w szczególności przebieg postępowania konkursowego, kryteria wyboru projektów,
planowany termin rozstrzygnięcia konkursu, informacje o środkach odwoławczych
przysługujących wnioskodawcy, wzór wniosku o dofinansowanie projektu oraz wzór
umowy o dofinansowanie projektu, stanowiące element regulaminu konkursu,
o którym mowa w art. 41 ust. 2 ustawy wdrożeniowej; dokumenty do wypełnienia
przez potencjalnego beneficjenta powinny być publikowane z instrukcjami ich
wypełniania;
g. zmiany regulaminów konkursów i warunków realizacji projektów, ich uzasadnienie
oraz termin, od którego zmiany są stosowane,
h. informacje o projektach wybranych do dofinansowania w trybie konkursowym
i pozakonkursowym, a także – w przypadku ich aktualizacji – informację o tym, na
jakiej podstawie dany projekt został wybrany, np. pozytywne rozstrzygnięcie dla
wnioskodawcy w procedurze odwoławczej, oszczędności w ramach konkursu,
zwiększenie alokacji na konkurs po jego rozstrzygnięciu, rezygnacja z zawarcia
umowy o dofinansowanie,
i.
uproszczone informacje dla beneficjentów opisujące sposób realizacji projektu
dofinansowanego z tego obszaru KPO lub RPO, który leży w kompetencji instytucji
prowadzącej konkurs,
j.
przykłady projektów z tego obszaru KPO lub RPO, który leży w kompetencji
instytucji prowadzącej konkurs,
k. informacje o planowanych i organizowanych konferencjach, działaniach
informacyjnych i promocyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów,
l.
dane teleadresowe bezpośrednio do osób przewidzianych do kontaktu w ramach
instytucji prowadzącej konkurs, które są w stanie dostarczyć informacji z zakresu
ogłaszanych przez instytucję naborów wniosków (minimum bezpośredni numer
telefonu i adres e-mail),
m. przekierowania do serwisu właściwego IZ oraz do Portalu Funduszy Europejskich.
Jeśli związek ZIT albo jednostka samorządu terytorialnego realizująca ZIT:
•
pełni funkcje IOK, tj. organizuje lub prowadzi konkursy, to wymogi dot. IOK stosuje się
także do niej.
•
pełni funkcję IP i zarazem posiada swoją stronę internetową, publikuje na niej
przynajmniej Strategię ZIT, listę jednostek samorządu wchodzących w skład ZIT
i listę projektów wybranych do dofinansowania w ramach środków ZIT.
4.3. Ocena użyteczności stron (obejmuje badanie 16 stron):
I. Na ile główne działy tematyczne serwisów są spójne pod względem wizualnym,
architektury informacji i projektu graficznego z zakładkami na portalu
www.funduszeeuropejskie.gov.pl?
II. Czy strony są użyteczne i w jakim stopniu? Przeanalizowane zostaną m.in. następujące
obszary użyteczności każdej ze stron:
a. intuicyjność nawigacji,
b. łatwość dotarcia do informacji,
5
c. przejrzystość.
III. Na ile informacje potrzebne beneficjentom i potencjalnym beneficjentom środków
unijnych są dla nich dostępne, w tym:
a. Czy strona internetowa zawiera poradnik/instrukcję/przewodnik po Funduszach
Europejskich dla potencjalnych beneficjentów, mających styczność z FE po raz
pierwszy? W jakiej formie? Czy poradnik ten zbudowany jest w sposób użyteczny
i intuicyjny? Czy zawiera treści przydatne potencjalnym beneficjentom?
b. Ile kroków należy wykonać, aby dotrzeć do informacji o naborach wniosków i/lub
harmonogramu naboru wniosków? Czy informacje te są zrozumiałe
i wyczerpujące?
c. Czy informacje o naborach wniosków są publikowane chronologicznie według dat
ogłoszenia konkursów? Czy informacje te zawierają linki do dokumentacji
konkursowej, poświęconej danemu działaniu lub załączniki z tą dokumentacją?
Jeśli tak, jakie załączniki zawiera dokumentacja (wytyczne do pisania wniosków,
instrukcje, wzory umów, kryteria wyboru projektów itd.)?
d. Ile kroków należy wykonać, aby dotrzeć do listy projektów, które otrzymały
dofinansowanie w konkursie (ranking projektów, wyniki oceny formalnej
i merytorycznej)? Kroki należy liczyć od wejścia na stronę główną instytucji.
e. Czy strona internetowa posiada mechanizm powiadamiania o nowych treściach
(newsletter, RSS)?
f.
W jaki sposób prowadzone są zapisy na szkolenia i konferencje, czy
wykorzystywane są narzędzia informatyczne? Czy jest to użyteczne dla
użytkownika?
g. Na ile forma prezentacji treści (układ treści) i język użyty w ogłoszeniach
(o naborze, szkoleniu czy konferencji) jest czytelny i zrozumiały dla użytkowników
Internetu, tj. teksty są napisane przystępnym językiem, są poprawne językowo,
proste i zrozumiałe dla osób, które nie mają na co dzień kontaktu z systemem
wdrażania Funduszy Europejskich? (w tym zakresie zostanie zbadany m.in. poziom
mglistości tekstu przy pomocy wskaźnika FOG).
IV. Czy strony internetowe są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami?
W jakim stopniu?
a. Czy możliwa jest eksploracja strony poprzez klawiaturę bez użycia myszki? Czy jest
widoczny fokus?
b. Czy czytnik ekranu może przeczytać zawartość strony? Czy obrazy są właściwie
opisane tekstem alternatywnym? Czy informacje prezentowane w formie obrazu
posiadają swoje alternatywy w wersji tekstowej?
c. Czy wszystkie podstrony (w tym strona główna) mają zachowaną prawidłową
strukturę i hierarchię nagłówków?
d. Czy zostały wprowadzone odpowiednie proporcje kontrastów?
e. Czy załączniki umieszczane są w formie dostępnej?
f.
Czy strona przechodzi pozytywnie walidację w programie http://achecker.ca/?
6
5. SPOSÓB REALIZACJI BADANIA
Badanie zostanie przeprowadzone w jednym etapie. Po dostarczeniu Zamawiającemu
raportu z badania oraz podpisaniu protokołu odbioru raportu, Wykonawca będzie
zobowiązany do świadczenia usług w ramach konsultacji dot. wyników badań
z instytucjami odpowiedzialnymi za prowadzenie stron internetowych, o czym mowa
w punkcie 9 SOPZ.
Badane strony internetowe zostaną przetestowane przez Wykonawcę pod kątem
użyteczności (cel 2) na minimum następujących przeglądarkach internetowych: MS Internet
Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome dla dwóch wersji wstecz od wersji aktualnej
w momencie podpisania umowy.
6. METODOLOGIA
Metodą badania będzie monitoring ekspercki zgodności stron z Wytycznymi co do
zawartości treściowej i wizualnej. Natomiast przy ocenie użyteczności stron Wykonawca
posłuży się analizą ekspercką przeprowadzoną przez minimum trzech niezależnych
ekspertów w oparciu o kryteria oceny/heurystyki użyteczności stron internetowych. Zadaniem
Wykonawcy będzie przygotowanie listy kryteriów użyteczności/heurystyk. Kryteria będą
w jak najpełniejszy sposób umożliwiały kompleksową ocenę użyteczności serwisu. Do oceny
użyteczności stron zastosowana zostanie również metoda cognitive walkthrough (przejścia
poznawczego).
Wykonawca stworzy punktowy system oceny poszczególnych stron internetowych
obejmujący kryteria zgodności z Wytycznymi oraz użyteczności.
Zaprezentowany system oceny stron musi pozwolić zarówno na szczegółowe śledzenie
spełniania określonych warunków, jak i wyliczania pewnych sumarycznych wskaźników oraz
stworzenie rankingu stron.
Podstawą do stworzenia systemu oceny stron będą:
•
Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności
na lata 2014-2020 z dnia 30 kwietnia 2015 roku5 w części odnoszącej się do
serwisów internetowych,
•
Strategia komunikacji polityki spójności na lata 2014-20206,
•
Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci
elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U.
z 2012 poz. 526),
•
oraz odpowiednie źródła dotyczące oceny użyteczności stron internetowych
zaproponowane przez Wykonawcę.
Przed rozpoczęciem realizacji badania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport
metodologiczny, o którym mowa też w rozdz. 7 pkt 1 SOPZ, który musi zawierać:
5
Dokument dostępny pod adresem:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-informacji-ipromocji-programow-operacyjnych-politykispojnosci-na-lata-2014-2020/
6
Dokument dostępny pod adresem:
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/strategia-komunikacji-polityki-spojnoscina-lata-2014-2020/
7
1. opis celów badania, pytania badawcze;
2. system oceny stron, szczegółową operacjonalizację wskaźników i procedurę
budowania rankingów instytucji w zależności od dotyczących ich obowiązków,
w podziale na:
a. ocenę pod kątem zgodności z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji
programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020;
b. ocenę pod kątem zgodności z kryteriami użyteczności stron internetowych,
z uwzględnieniem typowych zadań do wykonania w ramach realizacji analizy
użyteczności metodą cognitive walkthrough;
3. propozycje karty oceny stron w podziale na:
a. wyniki oceny pod kątem zgodności z Wytycznymi w zakresie informacji
i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020;
b. wyniki oceny pod kątem zgodności z kryteriami użyteczności stron
internetowych;
4. szczegółowy harmonogram prac nad badaniem w podziale na członków Zespołu
Badawczego w formie harmonogramu Gantta.
Akceptacja przez Zamawiającego raportu metodologicznego będzie warunkiem realizacji
dalszych części badania.
7. PRODUKTY Z BADANIA
Jako efekty realizacji badania, w czasie przewidzianym w harmonogramie (zob. rozdz.
10 SOPZ) Wykonawca przygotuje i dostarczy Zamawiającemu:
1. raport metodologiczny wraz z załącznikami (por. rozdz. 6 SOPZ),
2. raport końcowy z badania wraz z załącznikami (por. rozdz. 8 SOPZ),
3. prezentację podsumowującą badanie, przygotowaną w programie Power Point,
będącą streszczeniem treści obu raportów.
8. SPOSÓB PREZENTACJI WYNIKÓW BADANIA
Wszystkie produkty badania oraz zawierające je nośniki danych będą oznakowane zgodnie
z Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów
polityki spójności na lata 2014-2020 oraz Strategią komunikacji polityki spójności na lata
2014–2020. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego zestaw znaków, jakimi zobowiązany
będzie oznakować raport i pozostałe materiały z badania.
Każdy raport, a także broszura z badania muszą zostać dostarczone Zamawiającemu
w wersjach: papierowej oraz elektronicznej - na płytach CD/DVD i pocztą elektroniczną.
Informacja na temat liczby kopii papierowych i płyt CD/DVD, które mają zostać przekazane
Zamawiającemu, została podana w rozdz. 10 SOPZ.
Raport końcowy z badania, będzie opracowany w języku polskim i będzie zawierał
następującą strukturę:
1. Streszczenie raportu (nie więcej niż 5 stron A4),
2. Spis treści,
8
3. Wprowadzenie,
4. Opis zastosowanej metodologii,
5. Opis wyników badania, a w tym: karty oceny poszczególnych serwisów,
przedstawiające szczegółowo punktację osiąganą pod względem kolejnych pozycji
systemu oceny, jak i zbiorcze wskaźniki w podziale na ocenę pod kątem zgodności
z Wytycznymi… i ocenę pod kątem zgodności z kryteriami użyteczności stron
internetowych7 (kolejność prezentowania ocen stron będzie następująca - najpierw
strony poświęcone programom krajowym, później strony dotyczące programów
regionalnych; w ramach tych kategorii należy na początku zamieścić oceny stron
prowadzonych przez Instytucje Zarządzające, następnie strony Instytucji
Pośredniczących, później Wdrażających); oraz opisy danych zawartych w kartach
ocen;
6. Zbiorcze rankingi stron: ranking stopnia spełniania zapisów Wytycznych… i ranking
stopnia spełniania kryteriów użyteczności,
7. Wnioski i rekomendacje (również w formie Tabeli rekomendacji zgodnie
z załącznikiem 3 do SOPZ). Rekomendacje będą miały formę szczegółowych zaleceń
i będą zawierały wykaz konkretnych czynności do wykonania oraz narzędzi do
wykorzystania, aby osiągnąć pożądany stan, jak również, tam gdzie będzie to
konieczne,
proponowaną
technologię
wdrożenia
oraz
czasochłonność
i kosztochłonność wdrożenia.
8. Załączniki (karty oceny poszczególnych stron, lista kryteriów oceny użyteczności oraz
wszelkie inne powstałe w trakcie badania dokumenty).
Prezentacja wyników badania
Po zakończeniu prac nad badaniem Wykonawca zobowiązany będzie do trzykrotnego
przedstawienia jego wyników przed Zamawiającym. Terminy oraz miejsce prezentacji,
o której mowa też w rozdz. 7 pkt 3 SOPZ, zostaną ustalone z Zamawiającym.
9. ŚWIADCZENIE USŁUG KONSULTACJI Z INSTYTUCJAMI ODPOWIEDZIALNYMI ZA
PROWADZENIE STRON INTERNETOWYCH
Po odebraniu raportu z badania protokołem odbioru, o którym mowa w par. 3 ust. 1 umowy,
Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć wsparcie na rzecz Zamawiającego w ramach
konsultacji wyników z instytucjami odpowiedzialnymi za prowadzenie zbadanych stron
internetowych.
Wsparcie to będzie polegało na sformułowaniu odpowiedzi na przekazane Wykonawcy
zapytania. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy uwagi, zastrzeżenia lub zapytania
instytucji odpowiedzialnych za prowadzenie stron, odnoszące się do treści przekazanych
wyników badań, wniosków oraz ewentualnych zaleceń i rekomendacji. Wykonawca będzie
zobowiązany do odniesienia się do każdej z uwag, zastrzeżeń lub zapytań i przekazania
swojego stanowiska, popartego wynikami przeprowadzonych badań, w terminie nie
późniejszym niż w ciągu 5 dni od dnia przekazania mu ww. uwag. Zamawiający wymaga,
aby stanowisko Wykonawcy przygotowane było w formie niebudzącej wątpliwości oraz
7
Problemy w zakresie użyteczności należy przedstawić w formie zrzutów z ekranu wraz z zaznaczeniem
problematycznego elementu.
9
zawierającej pełną odpowiedź na zapytanie instytucji odpowiedzialnej za prowadzenie strony
internetowej, wraz z uzasadnieniem i materiałem dowodowym.
10. HARMONOGRAM
Realizacja badania przebiegać będzie zgodnie z harmonogramem zaprezentowanym
w Tabeli 1.
Tabela 1
ZADANIE WYKONAWCY
UWAGI
ZAMAWIAJĄCEGO
do 7 dni od dnia podpisania
umowy
Dostarczenie Zamawiającemu
raportu metodologicznego
Raport metodologiczny zostanie
przekazany Zamawiającemu w
plikach doc, pdf, xls, w postaci
elektronicznej pocztą e-mail
Zamawiający przedstawi
swoje uwagi oraz
propozycje uzupełnień w
raporcie metodologicznym i
przekaże je Wykonawcy
do 5 dni od dnia otrzymania
projektu raportu
metodologicznego
do 15 dni od dnia
podpisania umowy
Przygotowanie raportu
metodologicznego
uwzględniającego uwagi
Zamawiającego.
Raport metodologiczny zostanie
przekazany Zamawiającemu
w plikach doc, pdf, xls, w postaci
elektronicznej – na płytach
CD/DVD (1 kopia) oraz w wersji
papierowej (1 kopia) oraz pocztą email
Przygotowanie raportu
końcowego z badania
Raport z badania zostanie
przekazany Zamawiającemu w
plikach doc, pdf, xls, w postaci
papierowej (2 kopie) oraz pocztą email).
do 80 dni od dnia
podpisania umowy
Zamawiający przedstawi
swoje uwagi oraz
propozycje uzupełnień w
raporcie z badania i
przekaże je Wykonawcy.
Przygotowanie raportu z badania
uwzględniającego uwagi
Zamawiającego
Raport z badania zostanie
przekazany Zamawiającemu w
plikach doc, pdf, xls, w postaci
papierowej (3 kopie) i
TERMIN
do 14 dni od dnia
otrzymania raportu z
badania
do 100 dni od dnia
podpisania umowy
10
ZADANIE WYKONAWCY
UWAGI
ZAMAWIAJĄCEGO
elektronicznej (3 płyty CD/DVD)
oraz pocztą e-mail).
Prezentacja z badania zostanie
przekazana Zamawiającemu w
plikach ppt, pdf. Pliki z prezentacją
zostaną zapisane na płytach
CD/DVD, zawierających pliki
raportu końcowego z badania.
Świadczenie usług w ramach
konsultacji dot. wyników badań z
instytucjami odpowiedzialnymi
za prowadzenie stron
internetowych
Multimedialna prezentacja
wyników badania przed
Zamawiającym
Multimedialna prezentacja
wyników badania na spotkaniu
Grupy Sterującej ds. Informacji
i Promocji Funduszy
Europejskich
Multimedialna prezentacja
wyników badania na spotkaniu
redaktorów Portalu Funduszy
Europejskich
TERMIN
Usługa będzie świadczona
przez 60 dni od dnia
podpisania protokołu
odbioru, o którym mowa w
par. 3 ust. 1 umowy
Wykonawca zostanie
poinformowany o dacie i
miejscu prezentacji na co
najmniej 3 dni przed
terminem
Wykonawca zobowiązany jest do sprawnej i terminowej realizacji badania oraz stałej
współpracy z Zamawiającym, w tym:
•
konsultowania metodologii i narzędzi badawczych,
•
pozostawania w stałym kontakcie (kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną;
spotkania z Zamawiającym w miarę potrzeb; wyznaczenie osoby do kontaktów
roboczych),
•
informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach
istotnych dla realizacji badania.
11. FINANSOWANIE
Projekt jest współfinansowany ze środków Funduszu Spójności Unii Europejskiej w ramach
Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz ze środków budżetu państwa.
12. UMOWA NA REALIZACJĘ ZAMÓWIENIA
Umowa z Wykonawcą zostanie zawarta według zapisów wzoru umowy, który znajduje się
w załączniku 4 do SOPZ. Wykonawca, składając ofertę, jednocześnie akceptuje zapisy
wzoru umowy.
11
13. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
13.1. Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy
Doświadczenie Zespołu badawczego:
Zamawiający wymaga, aby do wykonania zamówienia Wykonawca wyznaczył zespół osób
odpowiedzialnych za realizację zadania, składający się z minimum czterech członków
(kierownik projektu i trzech członków zespołu), spełniających poniższe warunki:
a) kierownik zespołu, posiadający doświadczenie w kierowaniu co najmniej trzema
ukończonymi badaniami użyteczności stron internetowych, zrealizowanymi
z zastosowaniem audytu eksperckiego użyteczności w oparciu o kryteria/heurystyki
użyteczności, które to badania zostały ukończone w ciągu 3 lat przed terminem
składania ofert8;
b) dwóch członków zespołu, z których każdy posiada doświadczenie uczestnictwa
w projektach polegających na badaniu użyteczności stron internetowych, tj. w ciągu 3
lat przed terminem składania ofert wziął udział w co najmniej 3 badaniach
użyteczności stron internetowych, zrealizowanych z zastosowaniem audytu
eksperckiego użyteczności w oparciu o kryteria/heurystyki użyteczności, przy czym
poprzez udział rozumie się realizację audytu użyteczności oraz opracowywanie
raportów; które to badania zostały ukończone w ciągu 3 lat przed terminem składania
ofert9;
c) członek zespołu, posiadający doświadczenie w aplikowaniu o dofinansowanie
projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich tj. w ciągu ostatnich 3 lat
przed terminem składania ofert uczestniczył w przygotowaniu co najmniej 3 wniosków
aplikacyjnych z minimum dwóch programów operacyjnych, z zastrzeżeniem, że
wnioski uzyskały pozytywną ocenę merytoryczną lub posiadający doświadczenie w
realizacji projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich tj. w ciągu
ostatnich trzech lat uczestniczył w realizacji w co najmniej 3 projektów z minimum
dwóch programów operacyjnych, przy czym jako uczestnictwo rozumiany jest udział
w pracach merytorycznych10;
d) specjalista ds. dostępności posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego
w
dostosowywaniu
serwisów
internetowych
do
potrzeb
osób
z niepełnosprawnościami w zakresie spełniania wymogów zawartych w wytycznych
WCAG 2.0, tj. w ciągu ostatnich dwóch lat przed terminem składania ofert wziął udział
w co najmniej 3 audytach dostępności serwisów internetowych administracji
publicznej dla osób z niepełnosprawnościami, które to audyty dotyczyły spełniania
wymogów zawartych w wytycznych WCAG 2.011.
8
Należy podać nazwy badań użyteczności stron internetowych, zrealizowanych z zastosowaniem audytu
eksperckiego użyteczności w oparciu o kryteria/heurystyki użyteczności, którymi kierował.
9
Należy podać nazwy badań użyteczności stron internetowych, zrealizowanych z zastosowaniem audytu
eksperckiego użyteczności w oparciu o kryteria/heurystyki użyteczności, w których realizacji brali udział.
10
Należy podać nazwy projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, w przypadku których
uczestniczył w przygotowywaniu wniosków aplikacyjnych o dofinansowanie lub nazwy projektów
współfinansowanych z Funduszy Europejskich, w których realizacji brał udział.
11
Należy podać nazwy audytów serwisów internetowych pod kątem dostępności dla osób niepełnosprawnych,
nazwy Zamawiających oraz informację, czy audyt został przeprowadzony w oparciu o wytyczne WSAG 2.0,
w realizacji których proponowana osoba brała udział.
12
Zrealizowane zamówienia:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przedstawił potwierdzenie wykonania należycie
w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 5 usług polegających na
przeprowadzeniu badań użyteczności stron internetowych, o wartości minimum 7 000,00 zł
brutto każda.
13.2. Kryteria selekcji wstępnej
•
Doświadczenie Wykonawcy – wg reguły „spełnia – nie spełnia”
•
Doświadczenie zespołu badawczego – wg reguły „spełnia – nie spełnia”
•
Cena – oferty będą oceniane według następującego wzoru:
Punkty w kryterium „cena” =
•
cena oferty najtańszej
cena oferty badanej
∗ 40
Punktowe systemy ocen stron internetowych
Punkty za kryterium „Punktowe systemy ocen stron internetowych” zostaną przyznane
w skali punktowej do 60 punktów, na podstawie dokumentu, o którym mowa w punkcie 13.3
SOPZ. W ocenie pod uwagę będą brane następujące elementy oferty:
a) system oceny stron pod kątem zgodności z Wytycznymi… wraz z jego opisem
i uzasadnieniem oraz szczegółową operacjonalizacją wskaźników (do 30 punktów),
pod kątem:
-
adekwatności do celów badania – do 10 punktów:
•
•
•
•
•
•
-
0 pkt – za przedstawienie wskaźników, które nie są adekwatne do celów
badania
2 pkt – za przedstawienie od 5 do 8 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
4 pkt – za przedstawienie od 9 do 12 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
6 pkt – za przedstawienie od 13 do 16 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
8 pkt – za przedstawienie od 17 do 20 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
10 pkt – za przedstawienie 21 i więcej wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
jednoznaczności – do 10 punktów:
•
0 pkt – za przedstawienie wskaźników, które nie są jednoznaczne
13
•
•
•
•
•
-
2 pkt – za przedstawienie od 5 do 8 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
4 pkt – za przedstawienie od 9 do 12 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
6 pkt – za przedstawienie od 13 do 16 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
8 pkt – za przedstawienie od 17 do 20 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
10 pkt – za przedstawienie 21 i więcej jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
obiektywności – do 10 punktów:
•
•
•
•
•
•
0 pkt – za przedstawienie wskaźników, które nie są obiektywne
2 pkt – za przedstawienie od 5 do 8 obiektywnych wskaźników, przy czym
ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych przez
Wykonawcę
4 pkt – za przedstawienie od 9 do 12 obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
6 pkt – za przedstawienie od 13 do 16 obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
8 pkt – za przedstawienie od 17 do 20 obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
10 pkt – za przedstawienie 21 i więcej obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
b) system oceny stron pod kątem zgodności z kryteriami użyteczności stron
internetowych wraz z jego opisem i uzasadnieniem oraz szczegółową
operacjonalizacją wskaźników (do 30 punktów), pod kątem:
-
adekwatności do celów badania – do 10 punktów:
•
•
•
•
•
0 pkt – za przedstawienie wskaźników, które nie są adekwatne do celów
badania
2 pkt – za przedstawienie od 5 do 8 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
4 pkt – za przedstawienie od 9 do 12 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
6 pkt – za przedstawienie od 13 do 16 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
8 pkt – za przedstawienie od 17 do 20 wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
14
•
-
jednoznaczności – do 10 punktów:
•
•
•
•
•
•
-
10 pkt – za przedstawienie 21 i więcej wskaźników adekwatnych do celów
badania, przy czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników
przedstawionych przez Wykonawcę
0 pkt – za przedstawienie wskaźników, które nie są jednoznaczne
2 pkt – za przedstawienie od 5 do 8 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
4 pkt – za przedstawienie od 9 do 12 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
6 pkt – za przedstawienie od 13 do 16 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
8 pkt – za przedstawienie od 17 do 20 jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
10 pkt – za przedstawienie 21 i więcej jednoznacznych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
obiektywności – do 10 punktów:
•
•
•
•
•
•
0 pkt – za przedstawienie wskaźników, które nie są obiektywne
2 pkt – za przedstawienie od 5 do 8 obiektywnych wskaźników, przy czym
ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych przez
Wykonawcę
4 pkt – za przedstawienie od 9 do 12 obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
6 pkt – za przedstawienie od 13 do 16 obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
8 pkt – za przedstawienie od 17 do 20 obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
10 pkt – za przedstawienie 21 i więcej obiektywnych wskaźników, przy
czym ich treść nie powiela treści innych wskaźników przedstawionych
przez Wykonawcę
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, tj. przedstawiająca
najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert, o których mowa w pkt 12.1.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu z Oferentami w celu doprecyzowania ofert
i uzyskania dodatkowych wyjaśnień.
15
13.3. Treść oferty
Oferta Wykonawcy musi zawierać:
1. informacje i dokumenty potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków
w zakresie doświadczenia zespołu badawczego i zrealizowanych zamówień,
o których mowa w punkcie 13.1 SOPZ;
2. propozycję punktowego systemu oceny poszczególnych stron internetowych pod
kątem zgodności badanych stron z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji
programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 wraz z jego opisem
i uzasadnieniem oraz szczegółową operacjonalizacją wskaźników;
3. propozycję punktowego systemu oceny poszczególnych stron internetowych pod
kątem zgodności badanych stron z kryteriami użyteczności stron internetowych wraz
z jego opisem i uzasadnieniem oraz szczegółową operacjonalizacją wskaźników;
4. koszt wykonania zamówienia w kwocie brutto; obejmujący wszystkie czynności
związane z wykonaniem zadania.
Wycena praw autorskich majątkowych przez Wykonawcę odbędzie się na etapie
podpisywania umowy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu z Oferentami w celu doprecyzowania ofert
i uzyskania dodatkowych wyjaśnień.
Zamawiający informuje, iż całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U.
z 2001 r. Nr 112 poz 1198 z poźn. zm.).
13.4. Termin i sposób składania ofert
Termin składania ofert upływa w dniu 22 czerwca 2016 r.
Oferty prosimy składać w formie elektronicznej na adres e-mailowy [email protected].
ZAŁĄCZNIKI
1. Lista stron Instytucji Zarządzających regionalnymi programami operacyjnymi
i instytucji organizujących konkurs (IOK), które będą badane w ramach celu 1
badania.
2. Lista stron Instytucji Zarządzających regionalnymi programami operacyjnymi, które
będą badane w ramach celu 2 badania.
3. Tabela rekomendacji.
4. Wzór umowy
16