Joanna Bień* Artur Kornberg** Rekrutacja w PWPW SA

Dwumiesięcznik "Zarządzanie Zasobami Ludzkimi" 2/2006.
Powielanie, przedrukowywanie oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji ZZL zabronione.
Forum liderów
61
Joanna Bieñ*
Artur Kornberg**
Rekrutacja w PWPW S.A.
Wstêp
Polska Wytwórnia Papierów Wartoœciowych S.A. (PWPW S.A.) od ponad 87 lat funkcjonuje na elitarnym rynku producentów dokumentów i druków o najwy¿szym stopniu zabezpieczenia i nale¿y do grona kilkunastu najnowoczeœniejszych przedsiêbiorstw tego
typu na œwiecie.
Za datê jej powstania przyjêto dzieñ 25 stycznia 1919 roku, w którym to, wkrótce
po odzyskaniu niepodleg³oœci – na podstawie decyzji Rady Ministrów Rzeczypospolitej
Polskiej – utworzono Pañstwowe Zak³ady Graficzne. W maju 1926 roku przekszta³cono
je w Polsk¹ Wytwórniê Papierów Wartoœciowych.
PWPW S.A. mo¿e poszczyciæ siê doœwiadczon¹ kadr¹ i unikatowymi technologiami.
Jest przedsiêbiorstwem o pe³nej integralnoœci i samodzielnoœci technologicznej. Wszystko to sprawia, ¿e klientom mo¿e zagwarantowaæ najwy¿sz¹ jakoœæ, terminowoœæ oraz
pe³ne bezpieczeñstwo, a pracownikom perspektywy zatrudnienia, satysfakcjê zawodow¹
i mo¿liwoœci rozwoju.
PWPW S.A. obok tradycyjnych produktów, takich jak banknoty czy znaczki pocztowe, wprowadza nowy asortyment i us³ugi (m.in. dokumenty komunikacyjne, podpis elektroniczny, bankowe karty plastikowe, us³ugê Polskiej Platformy Przetargowej). Dziêki
temu jest firm¹ w pe³ni nowoczesn¹ i otwart¹ na nowe kierunki technologiczne.
Bez wzglêdu na rynkowe wahania – PWPW S.A. inwestuje w rozwój potencja³u ludzkiego. Œwiadomie realizuje i utrzymuje pozycjê lidera przemian w zakresie zarz¹dzania,
w tym zarz¹dzania zasobami ludzkimi. Firma posiada szereg procedur, regulaminów
i systemów umo¿liwiaj¹cych realizacjê wyznaczonych celów i dzia³añ przy wykorzystaniu
narzêdzi, które nieustannie dostosowywane s¹ do aktualnego jej rozwoju.
Obok obowi¹zuj¹cych uregulowañ z zakresu czasu pracy, wynagradzania, oceniania,
motywowania czy szkolenia, funkcjonuje Procedura Rekrutacji Personelu w PWPW
S.A., integruj¹ca dzia³ania kadrowe wokó³ d³ugofalowej strategii firmy. Jej celem jest pozyskanie personelu, zarówno z wewnêtrznego, jak i zewnêtrznego rynku pracy, o kompetencjach zgodnych z aktualnymi potrzebami kadrowymi firmy, gwarantuj¹cymi wysok¹
jakoœæ oferowanych produktów i us³ug.
* Joanna Bieñ jest specjalist¹ ds. doboru pracowników w PWPW S.A.
** Artur Kornberg jest zastêpc¹ kierownika Dzia³u Zatrudnienia i Wynagrodzeñ w PWPW S.A.
62
Forum liderów
Nad prawid³owym przebiegiem rekrutacji czuwa Dzia³ Zatrudnienia i Wynagrodzeñ,
na którym spoczywa odpowiedzialnoœæ za efektywne pozyskanie pracowników. Natomiast o fachowy i profesjonalny nabór i dobór pracowników dba specjalista z tego¿
dzia³u, z wykszta³cenia psycholog.
Procedura rekrutacji personelu w PWPW S.A.
Procedura rekrutacji personelu w pierwszej kolejnoœci skierowana jest do pracowników
Wytwórni, na których kszta³cenie PWPW S.A. przeznacza kilka procent rocznego bud¿etu wynagrodzeñ. ród³em informacji o wakatach i wymaganiach stawianych kandydatom jest tygodnik PWPW S.A. – „¯ycie Wytwórni” oraz wewnêtrzna sieæ informatyczna
– intranet.
Rekrutacja wewnêtrzna ma swoje plusy – daje pracownikom mo¿liwoœci wykorzystania kwalifikacji i rozwoju drzemi¹cego potencja³u i jest mniej kosztowna ni¿ œci¹gniêcie
pracownika z zewnêtrz. Firmie pozwala rozwijaæ i doskonaliæ potencja³ spo³eczny,
co s³u¿y podnoszeniu satysfakcji i motywacji zawodowych jej pracowników.
Czêsto jednak z naturalnych przyczyn rekrutacja wewnêtrzna mo¿e byæ nie wystarczaj¹ca i wówczas chêtnych do pracy poszukuje siê na rynku zewnêtrznym.
W takiej sytuacji oferta pracy zamieszczana jest na stronie firmowej www.pwpw.pl,
w jednym z portali internetowych zajmuj¹cych siê rekrutacj¹, czasami w prasie. Korzystamy tak¿e z zewnêtrznej bazy danych kandydatów, wœród których znajduj¹ siê osoby zarekomendowane przez pracowników PWPW S.A. Bywa równie¿, ¿e pracowników z okreœlonymi kwalifikacjami poszukuje siê poprzez zamieszczanie ofert pracy w pismach lub
portalach bran¿owych, a nawet siêgaj¹c bezpoœrednio do szkó³ œrednich i wy¿szych o specjalistycznych profilach (np. poligraficznym).
Kandydaci z rynku zewnêtrznego s¹ dla firmy cennym nabytkiem, zw³aszcza jeœli dotyczy to specjalistów o kluczowych kwalifikacjach lub umiejêtnoœciach (np. z zakresu teleinformatyki, finansów, prawa, handlu, zabezpieczeñ itp.). Wnosz¹ nie tylko nowy zasób
doœwiadczeñ czy specjalistyczn¹ wiedzê, ale czêsto inne spojrzenie na wystêpuj¹ce problemy. Dop³yw nowych si³, zapa³u i „œwie¿ej krwi” wynika z jednej strony z koniecznoœci
dostosowywania siê firmy do nowych warunków otoczenia, z drugiej zaœ z potrzeby rozwoju potencja³u ludzkiego, a tym samym wewnêtrznych struktur firmy.
Kryteria i metody doboru
Najwiêkszym sukcesem PWPW S.A. s¹ dobrze wyszkoleni, profesjonalni i lojalni pracownicy. Pozyskiwanie w³aœnie takich dla Wytwórni pracowników to jeden z najwa¿niejszych celów firmy w zakresie zarz¹dzania. Naszym priorytetem jest obsada stanowisk
Forum liderów
63
przez pracowników o najwy¿szych kompetencjach zawodowych i osobowoœciowych (dostosowanych do stanowiska), zarówno z rynku wewnêtrznego, jak i zewnêtrznego.
Specjaliœci z Dzia³u Zatrudnienia i Wynagrodzeñ, rekrutuj¹c kandydatów do pracy
w Wytwórni, du¿¹ uwagê zwracaj¹ na kwalifikacje kandydatów oraz ich potencja³ zawodowy. Ze wzglêdu na szczególny charakter produkcji, osoby ubiegaj¹ce siê o pracê w Wytwórni musz¹ mieæ nieposzlakowan¹ opiniê.
Procedura rekrutacji personelu w PWPW S.A. zosta³a tak opracowana, aby mo¿liwie
uproœciæ i zró¿nicowaæ proces rekrutacji ze wzglêdu na rodzaj stanowiska, na które jest
prowadzony nabór. Inne techniki doboru stosuje siê wobec kandydatów na stanowiska
robotnicze, a inne na specjalistyczne i kierownicze, zw³aszcza na stanowiska kierownicze
wy¿szego szczebla. W tym ostatnim przypadku organizowany jest konkurs, którego zasady i tryb postêpowania ka¿dorazowo okreœla odrêbne zarz¹dzenie Prezesa Zarz¹du
PWPW S.A. Najczêœciej powo³ywane s¹ wówczas komisje, w sk³ad których wchodz¹ dyrektorzy, kierownicy lub cz³onkowie Zarz¹du. Zadaniem komisji jest dokonanie analizy
i oceny z³o¿onych ofert pracy, przeprowadzenie rozmów z kandydatami oraz zaproponowanie Prezesowi kandydatów posiadaj¹cych najwy¿sze kwalifikacje do objêcia danego
stanowiska.
Podczas doboru kandydatów do pracy najczêœciej stosowanymi technikami s¹:
wstêpne rozmowy kwalifikacyjne, sprawdzenie wiarygodnoœci danych o kandydacie
(m.in. poprzez referencje), niekaralnoϾ, testowanie (metoda Thomas International oraz
metoda „próbek pracy”), pog³êbiony wywiad z kandydatem oraz inne – zwi¹zane z weryfikacj¹ umiejêtnoœci kandydata (np. znajomoœæ jêzyka obcego). Warto przy tej okazji
dodaæ, ¿e istotnym wsparciem w procesie doboru jest analiza profilu osobowoœciowego
metod¹ Thomas International. Tym narzêdziem badane s¹ kluczowe kompetencje zawodowe kandydata, a utworzony na ich podstawie profil pozwala oceniæ, czy kandydat
posiada odpowiedni potencja³ zawodowy i cechy osobowoœciowe do realizacji zadañ
na danym stanowisku pracy. Najczêœciej metoda wykorzystywana jest przy rekrutacjach
na stanowiska specjalistyczne, kierownicze oraz w przypadku rekrutacji wy¿szej kadry
zarz¹dczej (zastêpcy i dyrektorzy).
Etapy doboru personelu w PWPW S.A.
Zatrudnienie ka¿dej osoby jest traktowane bardzo powa¿nie ju¿ na etapie przygotowania
rekrutacji (okreœlenie Ÿróde³ pozyskania nowych pracowników, a tak¿e opracowanie
og³oszenia rekrutacyjnego). Wi¹¿e siê on z dok³adn¹ analiz¹ profilu kandydata na podstawie modelu wymaganych kwalifikacji stanowiskowych. Kolejnym etapem doboru,
który przeprowadza specjalista z Dzia³u Zatrudnienia i Wynagrodzeñ, jest zapoznanie siê
z otrzymanymi ofertami kandydatów oraz ich wstêpna selekcja. Wybrani kandydaci
64
Forum liderów
zapraszani s¹ na rozmowy kwalifikacyjne, w których, oprócz specjalisty z Dzia³u Zatrudnienia i Wynagrodzeñ, uczestniczy przysz³y prze³o¿ony poszukiwanego kandydata. To on
ostatecznie decyduje o wyborze konkretnego kandydata.
Etapy naboru i doboru w PWPW S.A.:
c
okreœlenie profilu wymagañ na podstawie modelu wymaganych kwalifikacji
stanowiskowych
c
poszukiwania kandydatów w pierwszej kolejnoœci z rynku wewnêtrznego, dopiero po wyczerpaniu mo¿liwoœci – z zewnêtrznego rynku pracy
c
wstêpna selekcja nades³anych aplikacji dokonywana przez specjalistê – psychologa – pod wzglêdem wymaganych kwalifikacji
c
zaproszenie wybranych kandydatów na wstêpn¹ rozmowê kwalifikacyjn¹ i przeprowadzenie jej przy udziale kierowników i/lub dyrektorów poszczególnych komórek organizacyjnych
c
wybór do rozmowy koñcowej najlepszych kandydatów i przedstawienie oferty
zatrudnienia osobie w najwy¿szym stopniu spe³niaj¹cej wymogi na dane stanowisko.
Adaptacja pracownika
Wprowadzenie do firmy, czyli adaptacja, jest wa¿nym czynnikiem budowania osobistego
zaanga¿owania pracownika w proces identyfikacji z firm¹.
PWPW S.A. dba o to, by nowi pracownicy zostali jak najszybciej i najlepiej zaznajomieni z misj¹ firmy, jej celami, polityk¹, produktami oraz z wewnêtrznymi uregulowaniami prawnymi.
Przed przyst¹pieniem do pracy ka¿da osoba zapoznaje siê z zakresem obowi¹zków
oraz zostaje poinformowana o œwiadczeniach, które przys³uguj¹ pracownikom firmy.
Oprócz tego, otrzymuje pakiet wprowadzaj¹cy „Kim jesteœmy”, zawieraj¹cy zbiór podstawowych informacji o spó³ce (m.in historia firmy, statut, przedmiot dzia³alnoœci, œwiadczenia socjalne, zasady wynagrodzenia, kodeks dobrych praktyk oraz regulamin pracy
PWPW S.A.). W okresie adaptacji pracownik otrzymuje wszechstronn¹ pomoc ze strony
prze³o¿onego, który udziela wsparcia w procesie dostosowania siê do nowych warunków
pracy i pomaga w integracji z zespo³em wspó³pracowników. Po up³ywie okresu próbnego
nowy pracownik uczestniczy w spotkaniu z prezesem firmy, a tak¿e wype³nia ankietê,
w której opisuje swoje wra¿enia i opinie z dotychczasowego okresu pracy w firmie. Ankieta stanowi swoisty miernik efektywnoœci procesu adaptacji w Wytwórni. Uzyskane odpowiedzi staj¹ siê cennymi wskazówkami dla Dzia³u Zatrudnienia i Wynagrodzeñ w realizacji oczekiwañ i potrzeb nowo przyjêtych w pierwszych tygodniach pracy.
Forum liderów
65
Struktura przyjêæ w 2005 roku
W 2005 roku do PWPW S.A. przyjêto 240 nowych pracowników z rynku zewnêtrznego,
natomiast z wewnêtrznego rynku pracy zosta³o zrekrutowane 35 osób. W zale¿noœci
od wymagañ stanowiskowych (doœwiadczenie i umiejêtnoœci) poszukiwaliœmy zarówno
pracowników m³odych, nastawionych na zdobywanie nowych kwalifikacji, oraz chêtnych
do ci¹g³ego uczenia siê (personel pomocniczy: operatorzy, liczarki, oraz administracyjno-biurowy: np. referenci), jak i tych, którzy mogli nam zaoferowaæ bogate doœwiadczenie zawodowe oraz zdobyte ju¿ uprawnienia i wiedzê (np. w sprzeda¿y, informatyce).
W 2005 roku absolwenci szkó³ œrednich i wy¿szych stanowili 11% ogó³u przyjêtych pracowników z rynku zewnêtrznego.
Struktura zatrudnienia pod wzglêdem wieku kandydatów przyjêtych do pracy
w 2005 roku by³a nastêpuj¹ca: najwiêksz¹ grupê wiekow¹, bo 34%, stanowili kandydaci
w wieku 26–35 lat, nastêpnie 28% przyjêtych to pracownicy w przedziale wiekowym
18–25 lat, 22% nowo zatrudnionych to pracownicy w wieku 36–45 lat. Nowo przyjêci
powy¿ej 46. roku ¿ycia stanowili 16%. Warto wspomnieæ tak¿e o strukturze przyjêæ
w 2005 roku ze wzglêdu na p³eæ (57% nowo zatrudnionych stanowi³y kobiety, 43% –
mê¿czyŸni). W PWPW S.A. na koniec grudnia 2005 roku mê¿czyŸni stanowili ok. 51%
ogó³em zatrudnionych.
PWPW S.A. dba o pozyskanie wysoko kwalifikowanej kadry, otwieraj¹c szeroko
drzwi ludziom m³odym, pragn¹cym zdobywaæ nowe doœwiadczenie w firmie o d³ugoletniej tradycji, nie zapominaj¹c jednoczeœnie o pracownikach „w wieku œrednim – po piêædziesi¹tce”, posiadaj¹cych ju¿ potrzebne umiejêtnoœci i mog¹cych poszczyciæ siê du¿ym
doœwiadczeniem zawodowym.
Generaln¹ i podstawow¹ zasad¹ w procesie rekrutacji ukierunkowanej na efektywnoœæ i dobro firmy jest zachowanie obiektywizmu. Ca³y proces rekrutacyjny, poprzez
wszystkie swoje etapy, opiera siê na obiektywnie ustalonych kryteriach doboru i selekcji,
minimalizuj¹c wszelkie formy dyskryminacji kandydatów ze wzglêdu na wiek, p³eæ, przekonania religijne i polityczne, czy przynale¿noœæ zwi¹zkow¹.
EfektywnoϾ rekrutacji
Efektywnoœæ rekrutacji nale¿y rozumieæ jako dzia³ania zmierzaj¹ce do uzyskania jak najlepszego efektu koñcowego, czyli przyjêtego, zatrudnionego pracownika, o wymaganych
kwalifikacjach i umiejêtnoœciach, na w³aœciwym dla niego stanowisku.
G³ównym za³o¿eniem rekrutacji jest dobro organizacji, która stanowi swego rodzaju
spo³ecznoœæ, zatem poszukiwani kandydaci powinni umieæ dostosowaæ siê do realiów
panuj¹cych w jej strukturach, pracowaæ zespo³owo (jeœli wymaga tego charakter pracy).
66
Forum liderów
Aby zwiêkszyæ efektywnoœæ dostosowania siê pracownika do warunków pracy i realizowanych zadañ – pracodawca ma do dyspozycji wiele instrumentów prawnych i organizacyjnych, aby go w tym wspomagaæ i monitorowaæ jego dzia³ania. Do takich instrumentów
nale¿¹ m.in.: oceny pracownicze, czy rozbudowany system motywacyjny (m.in. szkolenia,
kursy doszkalaj¹ce).
D¹¿enie do poprawienia efektywnoœci rekrutacji jest procesem trudnym, ale nie
niemo¿liwym. Wa¿ne jest stosowanie odpowiedniego do mo¿liwoœci i potrzeb procesu
rekrutacji, aby polepszyæ jego efektywnoœæ, a poœrednio i funkcjonowanie ca³ego przedsiêbiorstwa.
Jednym z mierników efektywnoœci rekrutacji – wzajemnego dopasowania oczekiwañ
firmy i pracownika – mo¿e byæ chocia¿by stosunek liczby pozyskanych pracowników
w danym okresie do zwolnionych.
Spoœród 240 osób przyjêtych do PWPW S.A. w 2005 roku – z 23 osobami zosta³ rozwi¹zany stosunek pracy. WskaŸnik efektywnoœci metod rekrutacji i selekcji wyniós³
zatem: 90,4%.
Nagrody i wyró¿nienia
Starania Wytwórni zmierzaj¹ce do stworzenia pracownikom jak najlepszego œrodowiska
pracy docenione s¹ przez ró¿ne instytucje. W roku 2000 Instytut Pracy i Spraw Socjalnych w konkursie „Lider Zarz¹dzania Zasobami Ludzkimi” przyzna³ Wytwórni wyró¿nienie za szczególne osi¹gniêcia w obszarze wartoœciowania pracy. W roku 2001 Wytwórnia
zajê³a pierwsze miejsce w okrêgowej edycji i wyró¿nienie w edycji ogólnopolskiej konkursu „Pracodawca, organizator pracy bezpiecznej” (w kategorii: zak³ady pracy zatrudniaj¹ce powy¿ej 250 osób) organizowanego przez Pañstwow¹ Inspekcjê Pracy. W latach
2001–2003 PWPW S.A. otrzyma³a wyró¿nienie w programie „Inwestor w kapita³ ludzki”
organizowanym przez Instytut Zarz¹dzania. W roku 2003 znalaz³a siê, z kolei, wœród szeœciu firm wyró¿nionych w konkursie „Troskliwy pracodawca”, które w latach 2001–2002
zrealizowa³y program pomocy zwalnianym pracownikom (ang. outplacement), zapewniaj¹c im wsparcie w dostosowaniu siê do trudnych wymagañ rynku. Organizatorem
konkursu by³a firma IMC Kariera, specjalizuj¹ca siê w us³ugach tego typu, oraz „Rzeczpospolita”, zaœ honorowy patronat objê³o Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki
Spo³ecznej.
Krajowa Izba Gospodarcza w 2004 roku przyzna³a Wytwórni Z³oty Certyfikat Przedsiêbiorstwa „Fair Play”. W roku 2005 PWPW S.A. otrzyma³a wyró¿nienie w konkursie
„Lider Zarz¹dzania Zasobami Ludzkimi” w zakresie integracji kulturowej.