załącznikiem - Urząd Miasta Nowy Targ

Zarządzenie Nr 0152 – 31/08
Burmistrza Miasta Nowy Targ
z dnia 29 sierpnia 2008 r.
w sprawie : instrukcji kasowej Urzędu Miasta Nowy Targ.
Działając na podstawie art.10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o
rachunkowości / Dz. U. z 2002 roku Nr.76 poz.694 z póź. zm./ zarządzam co następuje :
§1
Wprowadzam do stosowania z dniem 1 listopada 2008 roku w Urzędzie Miasta Nowy Targ
„Instrukcję Kasową Urzędu Miasta Nowy Targ” zgodnie z załącznikiem do niniejszego
zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta oraz Skarbnikowi Miasta .
§ 3
Z dniem 1 listopada br. traci moc Instrukcja Kasowa Urzędu Miejskiego w Nowym Targu
wprowadzona w życie Zarządzeniem Burmistrza Nr 14/99 z dnia 15 grudnia 1999 r.
§ 4
Zarządzenie wchodzi wżycie z dniem podpisania.
Załącznik
do Zarządzenia Nr 0152-31/08
Burmistrza Miasta z dnia 29 sierpnia 2008 r.
INSTRUKCJA KASOWA
Urzędu Miasta w Nowym Targu
§1
Podstawa prawna
Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta w Nowym
Targu i została opracowana na podstawie następujących aktów prawnych :
1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 z póź.
zm.),
2. ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. Nr
173, poz. 1807 z póź. zm./),
3. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14.10.1998 r. w
sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona
wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i
inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 z póź. zm.),
4. ustawy Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r.( tekst jedn. Dz. U. 1998 Nr 21, poz. 94).
5. zarządzenia Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 31 sierpnia 1989 r. w
sprawie zatrzymywania fałszywych znaków pieniężnych ( M. P. Nr 32 poz.858 z póź.
zm.)
6. rozp. Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr
132 poz.1020 z póż. zm. ),
7. zarządzenia Nr 1/2003 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 15 stycznia 2003
roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które
wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na
obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dziennik Urzędowy NBP z 2003 r. Nr 1 ),
§2
Wyjaśnienie użytych w Instrukcji określeń
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o :
1. jednostce - oznacza to Urząd Miasta w Nowym Targu,
2. kierowniku jednostki - oznacza to Burmistrza Miasta Nowego Targu,
3. księgowym - oznacza to Głównego Księgowego Urzędu Miasta,
4. skarbnika - oznacza to Skarbnika Miasta Nowego Targu,
5. wartościach pieniężnych – oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne / monety
i banknoty waluty krajowej i walut zagranicznych /, czeki, weksle, i inne dokumenty
zastępujące w obrocie gotówkę,
6. jednostce obliczeniowej – oznacza to jednostkę określającą dopuszczalny limit stale
lub jednorazowo przechowywanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120- krotność
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez
Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej
Monitor Polski,
7. kasjerze - oznacza to pracownika który przyjął obowiązki kasjera i złożył w formie
pisemnej zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie,
8. kasie – oznacza to wyodrębnione pomieszczenie w budynku Urzędu Miasta w którym
dokonywane są operacje gotówkowe przez osobę której powierzono funkcje kasjera,
odpowiedzialną za gotówkę w kasie .
9. transporcie wartości pieniężnych – oznacza to przewożenie lub przenoszenie wartości
pieniężnych poza obrębem kasy jednostki.
§3
Techniczna organizacja kasy
1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, znajduje się na parterze budynku Urzędu Miasta,
okna pomieszczenia kasy zabezpieczone są kratą, drzwi wyjściowe obite blachą i
zamykane na dwa zamki. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny
dostęp do kasy osobom postronnym.
2. Pomieszczenie kasy jest wyposażone w sygnalizacje alarmowa i szafę stalową /sejf /
do przechowywania środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania.
3. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należyta
ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
4. Po zakończeniu pracy każdego dnia pracy kasjer powinien starannie zamknąć okna,
sejf ,drzwi do kasy oraz uruchomić alarm.
5. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania
zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie
kierownikowi jednostki.
6. Kasjer ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie powierzonych mu
kluczy do sejfu i pomieszczenia kasowego.
7. W przypadku stwierdzenia naruszenia plomb i zamków , kasjer zgłasza ten fakt
Skarbnikowi, który zarządza komisyjne i protokolarne przeliczenie gotówki i innych
wartości oraz druków ścisłego zarachowania. Fakt dokonania włamania do kasy,
kradzieży gotówki i innych wartości lub druków ścisłego zarachowania Skarbnik
zgłasza kierownikowi jednostki, który zawiadamia o tym organy powołane do ścigania
przestępców.
§4
Transport i przechowywanie gotówki
1. Transport wartości pieniężnych z uwagi na odległość dzielącą jednostkę od banku
odbywa się przy użyciu pojazdu samochodowego.
2. Transport wartości pieniężnych odbywa się z wykorzystaniem pojazdu Straży
Miejskiej , osoba transportująca wartości pieniężne jest chroniona przez co najmniej
jednego pracownika Straży Miejskiej.
3. Transport wartości pieniężnych w kwocie nie przekraczającej 0,1 jednostki
obliczeniowej
w wyjątkowych sytuacjach może być transportowany innym
samochodem za wiedzą i zgodą Skarbnika Miasta.
4. W samochodach przewożących wartości pieniężne nie mogą być równocześnie
transportowane inne ładunki oraz nie mogą być w nich przewożone osoby postronne
nie uczestniczące w tym transporcie
5. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i
wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.
§5
Wymagania i obowiązki kasjera
1. Kasjerem może być osoba:
• posiadająca wykształcenie minimum średnie,
• nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu,
• posiadająca nienaganną opinię,
• posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
• posiadająca znajomość prawidłowego przechowywania oraz przyjmowania i
wydawania wartości pieniężnych.
2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone
mienie.
3. Przejęcie-przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności
osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki. Wzór protokołu stanowi załącznik do
niniejszej instrukcji.
4. Przy zmianie osoby pełniącej obowiązki kasjera i protokolarnym przekazaniu znaków
pieniężnych winien być obecny księgowy jednostki lub wyznaczony przez niego
pracownik Wydziału. W protokole należy podać dane osobowe osoby przekazującej i
przejmującej kasę oraz wszystkie dane na temat
przekazywanych znaków
pieniężnych i pozostałych dokumentów znajdujących się w pomieszczeniu kasy.
5. Kasjer przyjmując obowiązki / po raz pierwszy / składa pisemną deklarację
odpowiedzialności o następującej treści: „W związku z powierzeniem mi obowiązków
kasjera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za
powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania
przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za
ich naruszenie”.
6. Kasjer powinien posiadać obowiązującą w jednostce instrukcje kasową oraz wykaz
osób upoważnionych do dysponowania gotówka i zatwierdzania dowodów kasowych,
jak również wzory ich podpisów.
§6
Gospodarka kasowa
1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające
się na:
• niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki,
• gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów
wydatków,
• gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy,
• gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu otrzymane
od osób prawnych i fizycznych,
• inne wartości pieniężne za pisemną zgodą kierownika jednostki.
2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie / pogotowie kasowe / jest ustalana
przez kierownika jednostki w zależności od warunków zabezpieczenia gotówki i od
możliwości jej
odprowadzenia na rachunek bankowy. Niezbędny zapas gotówki w
miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości, co najmniej
na koniec każdego tygodnia.
3.
Stan gotówki w kasie nie może przekraczać 0,1 jednostki obliczeniowej. Po
przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na
rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym
nastąpiło przekroczenie stanu. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki
może - po zapewnieniu odpowiednich środków ochrony mienia - zezwolić na
przechowywanie większego stanu środków pieniężnych.
4. Gotówka przyjęta do kasy powinna być na bieżąco / codziennie / odprowadzana do
banku obsługującego jednostkę na odpowiednie rachunki bankowe jednostki.
5. Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo
wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej
nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu – pogotowia kasowego. Niewypłacone
kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niż na koniec każdego
tygodnia.
6. Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi
osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt należy, i nie może być wykorzystana
na pokrycie innych wydatków jednostki. Gotówka ta nie może zostać podjęta z konta
bankowego wcześniej niż na koniec tygodnia poprzedzającego zaplanowaną wypłatę.
7. Kasa nie może przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji,
z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość
transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza
równowartość 15.000 euro. Rozliczenia te powinny odbywać się w obrocie
bezgotówkowym.
8. Gotówka pobierana jest w banku na podstawie czeków gotówkowych. Czeki mogą
być wystawione w formie imiennej lub na okaziciela. Czeki wystawia upoważniony
pracownik Wydziału. Do realizacji czeki podpisuje kierownik jednostki i skarbnik
względnie upoważnieni przez w/w pracownicy Wydziału.
9. Gotówkę w banku na potrzeby kasy pobiera kasjer lub wyznaczeni przez skarbnika
pracownicy Wydziału. W przypadku gdy w banku pobiera gotówkę inny pracownik
nie kasjer
przed jej odbiorem kasjer musi je przeliczyć i pokwitować odbiór w
obecności przekazującego. Na tę okoliczność spisywany jest protokół wg wzoru jak
załącznik do instrukcji.
10. W kasie Urzędu Miasta mogą być przechowywane w formie depozytu dokumenty
związane z zabezpieczeniem prawidłowego wykonania umowy / deklaracje wekslowe,
weksle, poręczenia itp. dokumenty /.
§7
Udokumentowanie operacji kasowych przychodowych
1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:
• przychody do kasy - właściwymi dowodami wpłat / KP / z obsługującego
kasę programu komputerowego wystawionymi przez kasjera lub kwitariusza
K-103 w przypadku awarii komputerowej ,
• rozchody z kasy - dokumentami źródłowymi takimi jak: listy płac, wnioski o
wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na
rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp.
2. Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe,
szczegółowe wymagania, jakie powinny one spełniać, listę osób uprawnionych do
kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów
księgowych.
3. Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP tworzone i
drukowane przez system komputerowy obsługujący kasę. Muszą one być podpisane
przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać: numer dowodu KP, datę wpłaty,
tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie.
4. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w 3 egzemplarzach, z których oryginał
jest pokwitowaniem dla wpłacającego,
jedna kopia jest przeznaczona
dla
księgowości , a druga kopia pozostaje w systemie komputerowym / lub w
kwitariuszu K – 103 przy systemie ręcznym /.
5. Kwitariusze K-103 powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane
przed oddaniem do użytkowania kasjerowi. Ciągłość numeracji musi być zachowana
w całym bloku kwitów.
6. Na okładce każdego kwitariusza należy zamieścić:
• numery kolejne formularzy w danym kwitariuszu (od nr ... do nr ...),
• datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia ..............,
zwrócono dnia ..........),
• podpis osoby wydającej druki.
7. Kwitariusze wydawane są kasjerowi wyłącznie na podstawie zapotrzebowania i za
pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.
8. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i
wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopie anulowanego dowodu zachowuje
kasjer, a oryginał jest dołączany do bloczku dowodów kasowych. Adnotacja o
anulowaniu dowodu wraz z jego numerem jest umieszczana na bloczku dowodów.
9. Zasadniczo wpłaty do kasy powinny być przyjmowane na podstawie dowodów
obciążeń wystawionych przez Urząd Miasta tj. nakazów płatniczych, faktur i not
obciążeniowych lub deklaracji ustnych podatników. Zastępczo dopuszcza się
przyjmowanie wpłat na podstawie odręcznych dyspozycji pracowników Urzędu
Miasta.
10. W przypadku zgłoszenia przez podatnika zniszczenia lub zagubienia wydanego mu
wcześniej pokwitowania - nie wystawia się duplikatu.
11. Na prośbę podatnika wydaje się zaświadczenie o wydanym pokwitowaniu wpłaty,
które winno zawierać wszystkie dane z pokwitowania w tym obowiązkowo jego
numer.
12. Do szczególnych obowiązków kasjera należy sprawdzanie dostępnymi środkami
technicznymi czy przyjmowane – wpłacane do kasy znaki pieniężne są autentyczne.
13. W przypadku wpłaty do kasy znaków pieniężnych co do których kasjer ma
podejrzenie że są one sfałszowane zatrzymuje te znaki pieniężne, żąda dowodu
osobistego od osoby wpłacającej znaki pieniężne następnie sporządza protokół w
trzech egzemplarzach. W protokole podaje się następujące dane :
- nazwę i adres jednostki zatrzymującej znaki pieniężne, datę sporządzenia protokołu
i nr kolejny protokołu,
- nazwisko i imię oraz adres osoby wpłacającej zakwestionowane znaki pieniężne,
- wartość nominalną znaku pieniężnego , datę emisji serie i numery - jeżeli
zakwestionowanym znakiem jest banknot,
podpis osoby zatrzymującej znaki pieniężne, oraz podpis i numer dowodu
osobistego osoby która znaki te przedstawiła do wpłaty do kasy,
- kopię protokołu wręcza się osobie przedstawiającej sfałszowany znak pieniężny.
14. W przypadkach gdy znak pieniężny dostarczony został anonimowo lub
niemożliwe jest ustalenie osoby wpłacającej / nie posiada żadnych dokumentów ,
ulotniła się / protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach z zaznaczeniem NN osoba wpłacająca
15. Fakt zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego, kasjer zgłasza skarbnikowi
miasta który nadaje dalszy tok postępowania sprawdzającego. Sfałszowane
znaki pieniężne są jedynie depozytami i nie stanowią podstawy do wystawienia
pokwitowania wpłaty.
§8
Obieg dokumentów kasowych rozchodowych
1. Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów
kasowych uzasadniających wypłatę, tj.:
• faktur VAT, rachunków
i not obciążeniowych wystawionych przez
kontrahentów,
• list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pieniężnych, premii oraz
nagród,
• własnych dowodów źródłowych realizowanych np. w związku z wypłatą
zaliczek do rozliczenia, stypendium dla uczniów itp.
• decyzji w sprawie zwrotu nadpłat podatkowych lub mylnie dokonanych
wpłatach,
2. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod
względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty
przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności
zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.
3. Szczegóły obiegu dokumentów księgowych, na podstawie których dokonywane są
wypłaty, oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych
dokumentów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
4. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki.
Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.
5. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania
dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy
gotówki.
6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć,
że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie należy dołączyć do
dowodu kasowego.
7. Wypłata wynagrodzeń dla pracowników jednostki zasadniczo realizowana jest
bezgotówkowo, przez przelewy należnych kwot wynagrodzeń wynikających z listy
płac na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe poszczególnych pracowników we
wskazanych bankach. W wyjątkowej sytuacji i tylko za pisemna zgoda Burmistrza
Miasta wypłata wynagrodzeń może być przeprowadzona w formie gotówkowej. W
formie bezgotówkowej mogą być realizowane również inne należności pracownicze
np. koszty podróży służbowych.
8. Wszystkie dowody kasowe-rozchodowe winny być po dokonaniu wypłaty skasowane
poprzez umieszczenie na dowodzie wypłaty w miejscu uniemożliwiającym sunięcie /
odcięcie/ adnotacji „zapłacono gotówką raport kasowy Nr …. pozycja raportu …..
data wypłaty ….. podpis kasjera”.
9. Rozchodu gotówki nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie
uwzględnia się przy ustalaniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór
kasowy i obciąża kasjera.
10. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi
nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu na dochody budżetowe w
ciągu 30 dni od daty jej stwierdzenia.
§8
Raport kasowy
1. Przychody i rozchody gotówki dokonywane w danym dniu kasjer wpisuje bieżąco w
raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu
chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód.
2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na
nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody
zostały wpisane.
3. Raporty kasowe są sporządzane za każdy dzień roboczy, wg rachunków bankowych,
lub nawet wg rodzajów wpłat, systemem komputerowym.
4. Wypełnienie raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w
nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji
oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji.
5. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz
obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z
dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem wyznaczonemu
pracownikowi Wydziału Finansowego. Kopia raportu pozostaje w kasie.
6. Pracownik odbierający raport kasowy sprawdza prawidłowość wystawionego raportu
oraz kompletność dołączonych do niego dokumentów wpłat i wypłat. Czynność tą
potwierdza swoim podpisem na raporcie kasowym.
7. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy
mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem
czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda
poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty dokonania
korekty.
§9
Inwentaryzacja kasy
1. Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury
metodą pełną.
2. Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki.
3. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej:
• na dzień kończący rok obrotowy,
• przy zmianie kasjera,
a także innych przypadkach przewidzianych prawem.
4. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać
inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np.
choroba, urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na
dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im
mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji.
5. Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym
niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w
sytuacjach losowych.
6. Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie
odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu
do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także o uzgodnieniu tej
ewidencji z księgowością.
7. W toku inwentaryzacji poza gotówka podlegają zinwentaryzowaniu depozyty kasowe
oraz druki ścisłego zarachowania znajdujące się w kasie / np. bloczki opłaty
targowej, kwitariusze itp./.
8. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach podpisany
przez członków zespołu i kasjera a w razie przekazywania kasy - przez osobę
przyjmującą i przekazującą.
9. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien
zostać wyraźnie opisany w protokole ze wskazaniem przyczyny nieobecności
kasjera.
10. Protokół inwentaryzacji otrzymują :
- oryginał, główny księgowy,
- pierwszą kopię, osoba zdająca kasę,
- drugą kopię osoba, przyjmująca kasę.
11. W zakresie inwentaryzacji w kasie maja również zastosowanie odpowiednie
przepisy instrukcji w sprawie inwentaryzacji.
12. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie kierownika jednostki. Fakt
dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem.
13. W sprawach nie uregulowanych niniejszą instrukcją jak też przy interpretacji jej
postanowień wiążące decyzje podejmuje kierownik jednostki.
Nowy Targ sierpień 2008 r.
Załącznik nr 1 do Instrukcji Kasowej.
PROTOKÓŁ INWENTARYZACJI KASY
Inwentaryzacji dokonano w kasie ..................................... w dniu ........................................... przez
zespół spisowy w składzie:
Przewodniczący :
....................................................
Członek:
....................................................
Członek:
....................................................
w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej ........................................................................
1. Stan gotówki w kasie:
waluta ....................................
waluta ....................................
waluta ....................................
waluta ....................................
waluta ....................................
waluta ....................................
kwota
kwota
kwota
kwota
kwota
kwota
.............................
.............................
.............................
.............................
.............................
.............................
kwota w zł ................................
kwota w zł ................................
kwota w zł ................................
kwota w zł ................................
kwota w zł ................................
kwota w zł ................................
razem kwota w zł ................................
2. Saldo kasowe na dzień .............................. według raportu kasowego ...........................
z dnia ...........................................
zł ....................................
3. Nadwyżka/niedobór
zł ....................................
4. Ostatni numer raportu kasowego ..........................................................
Ostatni numer dowodu KP ...................................................................
Ostatni numer dowodu KW ..................................................................
5. Wyjaśnienia przyczyn powstania nadwyżki/niedoboru .........................................................
................................................................................................................................................
6. Uwagi dotyczące zabezpieczenia kasy oraz pomieszczeń, w których znajduje się kasa
................................................................................................................................................
Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w
kasie.
............................................................
............................................................
OSOBA ODPOWIEDZIALNA
PODPIS
MATERIALNIE
............................................................
............................................................
CZŁONKOWIE ZESPOŁU SPISOWEGO
PODPISY
Załącznik Nr 2
do Instrukcji Kasowej
Wykaz
danych o górnej granicy technicznego zabezpieczenia wartości pieniężnych
w kasie Urzędu Miejskiego w Nowym Targu
oraz transportu - przenoszenia do i z banku w roku..............................
TREŚĆ
1
I Jednostka obliczeniowa
(średnia płaca w gospodarce
uspołecznionej z poprzedniego
kwartału x 120)
II. Przechowywanie w kasie:
1) wartości pieniężne w kasecie
metalowej do 0,2 jedn. oblicz.
2) wartości pieniężne w szafie
metalowej do 0,5 jedn. oblicz.
III Transport - przewożenie
wartości pieniężnych:
1) do 0,5 jednostek obliczeniowych
mogą być chronione przez osobę
przenoszącą
2) od 0,5 do 1,0 jednostek
obliczeniowych osoba transport. + 1
osoba nieuzbrojona
3) od 1,0 do 1,5 jednostek
obliczeniowych osoba transport. + 2
osoby nieuzbrojone
4) przenoszenie wartości
pieniężnych przekraczających 1,5
jedn. obliczeniowych podlegają
ochronie przez uzbrojony konwój
IV Transport – przewożenie
wartości pieniężnych
1) przy przewożeniu wartości
pieniężnych od 1,5 do 5,0 jedn.
obliczeniowych należy przydzielić
jednego, uzbrojonego konwojenta
/
2
//
3
III
4
IV
3
2) dwóch uzbrojonych
konwojentów jeżeli przewożone
wartości pieniężne wynoszą od 5,0
do 15 jednostek obliczeniowych
Załącznik Nr 3 do
Instrukcji Kasowej
PROTOKÓŁ
przekazania obowiązków kasjera
z dnia.........
Pani ................................................... przekazuje
Pani.....................................................................
obowiązki kasjera kasy Urzędu Miejskiego w Nowym Targu oraz stan kasy w
kwocie ............................... wg Raportu Kasowego Nr ……..…z dnia…………..…….wraz z
dokumentami dotyczącymi wypłat gotówkowych i klucze od pomieszczenia kasy, szaf
i kasetek znajdujących się w pomieszczeniu kasy.
Jednocześnie Pani ........................................................przyjmuje odpowiedzialność za stan
druków ścisłego zarachowania, w tym:
- opłata targowa wg nominałów:
bloczki
0,50 zł. od......................do................................
1,00 zł od ..................... do................................
2,00 zł od...................... do ..........................
5,00 zł od..................... do............................. ..
10,00 zł od ..................... do............................. ..
20,00 zł od...................... do............................. ..
abonamenty
64 zł od…………….do………….
100 zł od…………….do...................
128 zł od…………….do...................
200 zł od.....................do…………..
256 zł od…………….do..................
320 zł od…………….do..................
400 zł od……….……do...................
.
- pozostałe dokumenty wartościowe wg ewidencji, w tym:
1) weksle
do poz ………………. bez poz ……………….
2) gwarancje bankowe
do poz ………………. bez poz ……………….
3) pełnomocnictwa do dysponowania rachunkami bankowymi do poz ………………………..
bez poz …………………..
Pracownik Wydziału
obecny przy przekazaniu
Przekazujący
Przejmujący
Załącznik Nr 4
Instrukcji Kasowej
Pokwitowanie
Kwituję odbiór gotówki w kwocie .................................. zł wraz z dokumentami będącymi
dowodami wypłat.
Przekazujący
Nowy Targ dnia,............................
Przyjmujący