SUSC RP ankieta_wersja SUSC - MSWiA

ANKIETA
Funkcjonowanie urzędów stanu cywilnego po wprowadzeniu
nowych rozwiązań prawnych i teleinformatycznych
Proszę o udzielenie odpowiedzi na postawione pytanie poprzez zakreślenie odpowiedniego pola wyboru
oraz równoczesne opisanie poruszanej kwestii w komentarzu.
1. Czy jest odczuwalne usprawnienie pracy w urzędzie stanu cywilnego w związku z możliwością upoważniania
pracowników do: wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub
niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zaświadczeń o przyjętych
sakramentach, zamieszczania przypisków, nanoszenia wzmianek dodatkowych do papierowych aktów stanu
cywilnego o ich przeniesieniu do rejestru?
x
1. TAK
2. NIE
3. brak zauważalnej różnicy
Komentarz:
2. Czy jest odczuwalne usprawnienie pracy w związku z możliwością upoważniania pracowników do przenoszenia
aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego?
x
1. TAK
2. NIE
3. brak zauważalnej różnicy
Komentarz: Wyeliminowano konieczność każdorazowego zatwierdzania aktów przez Kierownika USC,
dzięki temu, między innymi skrócił się czas realizacji zleceń oraz terminowe realizowanie zadań. W dużych
USC nastąpiło poważne odciążenie pracy kierownika i zastępców.
Kierownik i z-cy kierownika mogą
racjonalnie wykorzystać swój czas pracy z możliwością realizacji istotnych zadań niezbędnych do
właściwego funkcjonowania urzędu.
Należałoby się zastanowić, czy nie warto rozszerzyć możliwości upoważniania innych pracowników urzędu
gminy (wzorem art. 10 prasc). Małe gminy nadal mają problem w przypadku urlopu bądź zwolnienia
lekarskiego z-cy kierownika USC.
3. Czy zwiększona liczba zadań jest odczuwalna, skoro wiele czynności jest półautomatycznych?
S t r o n a 1 | 19
x
1. TAK
2. NIE
3. brak zauważalnej różnicy
Które czynności oceniane są najlepiej pod kątem ich ergonomii i usprawnienia procesu realizacji?
Komentarz:
1) możliwość bezpośredniej aktualizacji bazy PESEL bez konieczności przesyłania informacji do BEL i
innych usc,
2) możliwość korzystania z aktów znajdujących się już BUSC w czasie dokonywania nowych czynności,
3) dostęp do danych zgromadzonych w PESEL przy rejestracji nowych zdarzeń,
4) półautomatyka przy meldowaniu dziecka i nadawaniu mu nr PESEL,
6) aktualizacja bazy PESEL przy sporządzaniu aktu zgonu (w tym wymeldowanie) i małżeństwa,
7) sporządzenie aktu urodzenia, zgonu,
8) nanoszenie przypisków w aktach urodzeń współmałżonków w czasie rejestracji małżeństwa,
9) nanoszenie przypisków o zgonie w aktach urodzeń i wzmianki dodatkowej w akcie małżeństwa w trakcie
rejestracji zgonu.
Większość czynności byłaby oceniana pozytywnie, pod warunkiem długo oczekiwanej i nadal nie
zrealizowanej poprawy funkcjonowania systemu „Źródło”. Konieczność ręcznego wypełniania wielu pól w
formularzach, ciągły brak systemu podpowiedzi, możliwości podstawiania danych domyślnych itp.
udogodnień jest irytująca.
Na negatywną ocenę szczególnie wpływają:
1) ogromna ilość błędów w bazie PESEL. Sumienne usuwanie niezgodności przy każdej okazji, np. migracji
aktów, rejestracji, szczególnie zgonów powoduje bardzo duże wydłużenie czasu załatwiania tych spraw.
2) półautomatyka nie zadziała gdy w trakcie pracy nastąpi wylogowanie z systemu.
3) brak możliwości jednoczesnego otwarcia dwóch okien (BUSC i PESEL)
4. Czy obserwowana jest poprawa w działaniu systemu, czy kwestia zgłaszania i eliminowania błędów jest
sprawniejsza?
x
1. TAK
2. NIE
3. brak zauważalnej różnicy
Komentarz: W ostatnim czasie widać prace nad poprawą funkcjonowania systemu. Zwiększyła się
sprawność systemu a reakcja na pojawiające się błędy jest wyraźnie większa, jednak rzadko kiedy dzięki
obsłudze zgłoszeń przez ITSM można uzyskać satysfakcjonujące rozwiązanie. Ogólnie ujmując - poziom
satysfakcji byłby dużo większy gdyby system funkcjonował bez zakłóceń i szybciej. Ciągle mankamentem
S t r o n a 2 | 19
jest szybkość działania (kręcące się kółko). Następna sprawa to pojawiające się od czasu do czasu
nieprzewidziane wylogowywanie użytkownika z systemu w trakcie dokonywania czynności.
System zgłaszania problemów powinien być prostszy, aby nie trzeba było korzystać z pośrednictwa LAS i
aby była możliwość wysyłania tych zgłoszeń za pośrednictwem tego komputera, na którym pracujemy w
„Źródle”. Nie mamy czasu na to, aby tworzyć zrzuty ekranu, pliki, podpliki, przenosić je na komputer z
dostępem do e-poczty. Na to po prostu nie ma czasu i dlatego rezygnujemy często z wysyłania zgłoszeń.
Udoskonaleniu powinien ulec system testowania aplikacji przed wgraniem poprawek, tak aby każda ta
operacja nie powodowała utrudnień w bieżącej rejestracji stanu cywilnego. Do poprawy także kwestie
wydajnościowe systemu – wraz z upływem czasu i być może rozwojem aplikacji – pojawiają się opóźnienia
w jej funkcjonowaniu w przypadku operacji bazodanowych, na co szczególnie należy zwrócić uwagę przed
wdrożeniem migracji masowej.
Wciąż dużo zastrzeżeń budzi aplet Java – częste są zakłócenia w pracy z tego powodu. Wyskakujące
nieustannie okienka i ostrzeżenia o ryzyko są udręką, a nie pomocą.
5. Jak oceniana jest możliwość zamieszczania przypisków przez każdego kierownika usc, czy przepis usprawnił
i ułatwił proces zamieszczania przypisków?
Komentarz: Sama możliwość oceniana jest pozytywnie, natomiast należy się zastanowić nad zasadnością
instytucji przypisku.
Podkreślenia wymaga jednak fakt, że przypiski dodane poza funkcją automatyczną, czy półautomatyczną
(przy okazji rejestracji aktów bieżących), nie są zaliczane do statystyk „dodanych przypisków”, co
powoduje, że zaniżane są ilości czynności, a co za tym idzie urzędy tracą jakiś procent należnej dotacji.
6. Jak oceniana jest zasadność nanoszenia przypisków (z wyjątkiem zamieszczanych na podstawie dokumentu
zagranicznego) w sytuacji, gdy wszystkie informacje dotyczące aktów stanu cywilnego są zawarte
i aktualizowane w rejestrze PESEL?
Komentarz:
Celem przypisku jest powiązanie różnych aktów - informacji na temat danej osoby pojawiających się w
różnych aktach stanu cywilnego - co było szczególnie istotne, gdy księgi stanu cywilnego miały tradycyjną
(papierową) formę i gdy były prowadzone odrębnie w poszczególnych urzędach stanu cywilnego. Taka
wykładnia nie uwzględnia jednak istotnej zmiany, jaka dokonała się marcu 2015 r. gdy chodzi o sposób
prowadzenia rejestracji stanu cywilnego. Aplikacja komputerowa służąca do prowadzenia ogólnokrajowego
rejestru stanu cywilnego
zapewnia każdemu kierownikowi USC łatwy dostęp do wszystkich aktów
dotyczących określonej osoby. Nie ma już zatem znaczenia, w którym urzędzie został sporządzony
określony akt, gdyż dostęp do niego mają wszyscy inni użytkownicy systemu. Akty stanu cywilnego mimo
istnienia przypisków, w sensie technicznym nadal wydają się nie być powiązane, ponieważ aplikacja Źródło
nie przewiduje bezpośrednich linków umożliwiających przejście z jednego aktu do drugiego za pomocą
przysłowiowego kliknięcia myszą. Poza tym w trakcie migrowania aktu posiadającego przypiski przepisuje
S t r o n a 3 | 19
się historyczne numery aktów, które nie będą aktualizowane mimo późniejszego zmigrowania aktu, którego
przypisek dotyczy.
W praktyce dotarcie do wszystkich aktów dotyczących danej osoby fizycznej dokonuje się najszybciej za
pośrednictwem równoległego rejestru PESEL, do którego dostęp posiada kierownik USC. Zgodnie z art. 20
ust. 2 p.a.s.c. przy każdym akcie stanu cywilnego zamieszcza się numer PESEL osoby, której akt dotyczy,
jeżeli taki numer został nadany. Równie szybko wyszukuje się migrowany akt w wyszukiwarce BUSC za
pomocą numeru PESEL. Przypisek w praktyce niewykorzystywany, jest odbierany jako niewdzięczny
obowiązek do wykonania, w sytuacji gdy wiele aktów w formie papierowej nie ma ich uzupełnionych.
Migracja takiego aktu z obowiązkiem wyszukania i uzupełnienia wszystkich brakujących przypisków jest
bardzo czasochłonna.
Dlatego celowym jest odstąpienie od wykonywania przypisków w rejestrze stanu cywilnego na rzecz
uzupełniania i aktualizacji bazy PESEL jako centralnego, referencyjnego zbioru danych enumeratywnie
wymienionych w art.8 ustawy z dnia 24 września 2010 roku o ewidencji ludności . Zamieszczanie
przypisków na dotychczasowych zasadach jest w praktyce dublowaniem czynności, które są obligatoryjnie
wykonywane w rejestrze PESEL.
Powiązanie różnych aktów stanu cywilnego dotyczących określonej osoby zapewnia przede
wszystkim rejestr PESEL. To w nim znajdziemy numery odpowiednich aktów, które będzie można
następnie odnaleźć i obejrzeć w równolegle prowadzonym rejestrze stanu cywilnego. Należy pozostawić
możliwość wykonywania przypisków na podstawie dokumentów zagranicznych, ponieważ w sytuacji braku
transkrypcji aktu będzie to jedyne źródło informacji dotyczące stanu cywilnego osoby.
Nietrafiony jest pogląd, że w rejestrze PESEL są błędy, bowiem błędy bywają również w aktach stanu
cywilnego. Prawidłowo zamieszczane informacje o innych aktach w rejestrze PESEL są wystarczające dla
podejmowania czynności przez kierownika USC. Podkreślić należy, że w każdym momencie kierownik
USC, w przypadku wątpliwości, może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.
Należy jednak wskazać, że niewielka (ok. 5%) część kierowników USC (zrzeszonych w SUSC RP) uważa,
że rejestr stanu cywilnego powinien być mimo wszystko aktualny (sam w sobie), a rejestr PESEL
aktualizowany na jego podstawie i przypiski przy aktach powinny pozostać.
7. Jak oceniany jest obowiązek migracji aktów, w celu naniesienia przypisków krajowych?
Komentarz:
- Ustawa prawo o aktach stanu cywilnego nie zawiera
obowiązku migracji aktu w celu wykonania
przypisku. Czynność ta wymuszona zleceniami jest oceniana bardzo negatywnie. Na dzień dzisiejszy
jedyne zaległości jakie istnieją, szczególnie w dużych USC to migracja aktów w celu wykonania pod nim
przypisku. Zadanie to nie wynika wprost z art. 125 ust.2 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego. Już na
etapie projektu ustawy kierownicy dużych USC zgłaszali uwagi, że nie damy rady, ze migracja aktów tylko
S t r o n a 4 | 19
w celu wykonania przypisków sparaliżuje pracę dużych archiwów. Uwagi były przyjmowane przez MSWiA
ze zrozumieniem o czym świadczy ostateczna wersja art. 125 ust.2 obowiązującej ustawy, zgodnie
z którym kierownik dokonuje przeniesienia aktu do rejestru stanu cywilnego:
-w przypadku złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego,
- lub o wydanie zaświadczeń o których mowa w ustawie
- albo w przypadku dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dla której akt
stanu cywilnego jest niezbędny.
W żadnym z trzech w/w powodów migracji aktu nie mieści się migracja aktu w celu wykonania przypisku,
owszem są one przewidziane w aplikacji Źródło, jednakże sama możliwość wykonania tej czynności,
nie nakłada na kierownika USC obowiązku wykonania tej czynności. Podstawą wszelkich czynności są
przepisy prawa. Należy zauważyć, ze aplikacja była tworzona w tym samym czasie co ustawa, ta z kolei
była na etapie projektów zmieniana (bardzo często na podstawie uwag do projektów samych kierowników
USC) co nie zawsze „szło w parze” ze zmianami w aplikacji (patrz uwaga Urzędu Miasta Łodzi, Prezydenta
Częstochowy i SUSC RP nr 24 zawarta w uwagach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego
(Zespół ds. Społeczeństwa Informacyjnego) z dnia 25 listopada 2014 r. dotycząca art. 125 ust.2
uwzględniona przez MSWiA.
Jedyną korzyścią z migracji aktu w celu naniesienia przypisku jest zwiększenie zapełnienia bazy,
jednak w przypadku dużych urzędów realizacja zleceń migracji aktu z naniesieniem przypisku jest
nierealna i musiałaby się wiązać ze wzrostem zatrudnienia o ok. 10%, co w chwili obecnej nie jest możliwe.
8. Czy proces migracji aktów stanu cywilnego sporządzonych w papierowych księgach przyczynia się do
zdiagnozowania błędów widniejących w tych aktach?
x
1. TAK
2. NIE
Komentarz: Podczas migracji aktów, szczególnie migrowanych bezpośrednio z księgi (nie z pliku)
następuje weryfikacja danych i usuniecie ewentualnych błędów.
9. Czy proces migracji aktów stanu cywilnego sporządzonych w papierowych księgach przyczynia się do
inicjowania postępowań o sprostowanie w efekcie zdiagnozowania w nich błędów?
x
1. TAK
2. NIE
Komentarz: Ale są to sytuacje sporadyczne
10. Jak oceniany jest rejestr uznań? Czy usprawnił/wydłużył proces uznania? Czy daje większą gwarancję
prawidłowego sporządzania aktów?
Komentarz:
S t r o n a 5 | 19
Bardzo pozytywnie – pozwala na wyeliminowanie przyjęcia oświadczenia o uznaniu ojcostwa
w sytuacji, kiedy inny kierownik USC odmówił przyjęcia uznania. A zatem zwiększa pewność obrotu
prawnego. Zasadne byłoby stworzenie możliwości usuwania protokołów uznań tak aby wyeliminować
przypadki podwójnych protokołów (np. uznanie dziecka poczętego, a potem uznanie przed sporządzenie
aktu, ale po urodzeniu – znane są już takie przypadku w Polsce).
Należałoby się zastanowić nad stworzeniem wspólnego rejestru uznań i odmów, który byłby prowadzony
przez kierowników USC oraz Sądy.
Urzędy wskazywały też na konieczność poprawy funkcjonalności w zakresie generowania informacji
o uznaniach jednostronnych, przyjmowanych w różnych USC - jeżeli akt urodzenia sporządzany jest
w trzecim USC, na podstawie tylko rejestru uznań, przed dostarczeniem protokołów, nie można ustalić
właściwego miejsca złożenia oświadczenia przez mężczyznę.
11. Jak oceniany jest przepisy art. 39, art. 39b, art. 124a, art. 127a, art. 127 b, art. 41 Prasc dające dodatkowe
kompetencje kierownikowi i wojewodzie w zakresie unieważniania aktu/ wzmianek dodatkowych?
Komentarz: bardzo pozytywna i od wielu miesięcy oczekiwana przez kierowników USC zmiana. Dużą
bolączką jest brak możliwości unieważniania wzmianek zawierających błędy pisarskie (np. popełnione
przez pracownika).
12. Skąd usc najczęściej korzystają jeżeli chodzi o pomoc prawną?
x
1. pisma okólne MSWiA
x
2. pisma UW
3. radca prawny
4. inne (jakie?) ?) samokształcenie (szkolenia komercyjne, nauka własna) i samopomoc (wymiana
doświadczeń między kierownikami), akty prawne i orzecznictwo, komentarze, forum internetowe
obywatel.gov.pl, LEX
x
Komentarz:
W sytuacji pojawienia się wątpliwości prawnych związanych z wykładnią przepisów ustawy w miarę
potrzeby USC zwracają się o pomoc prawną do urzędów wojewódzkich. Mankamentem jest stosunkowo
długi czasu oczekiwania na odpowiedź z MSWiA/UW ww. zakresie; niekiedy przesłane wyjaśnienia są
mało precyzyjne i zbyt ogólne. Ponadto wskazane jest, aby wspomniane wytyczne były następnie
kierowane do wszystkich urzędów stanu cywilnego w Polsce, celem wyeliminowania różnej praktyki
działania w określonym zakresie.
Postulat de lege ferenda bardzo potrzebne wydaje się wprowadzenie do ustawy odpowiednika art. 1143
kpc, który pozwoli kierownikowi USC skorzystać z pomocy Ministerstwa Sprawiedliwości w tych
przypadkach, gdy w sprawie znajduje zastosowanie prawo obce (np. przy uznaniu dziecka nie
S t r o n a 6 | 19
posiadającego polskiego obywatelstwa, przy ustalaniu brzmienia nazwisk cudzoziemców po zawarciu
małżeństwa lub imion i nazwisk dzieci cudzoziemców, gdy sporządzany jest w Polsce akt urodzenia itp.)
13. Ocena działań nadzoru w kontekście wprowadzonych zmian i pomocy urzędom w przestawieniu się na nowy
sposób rejestracji
Komentarz: Ocena pozytywna. W zakresie pomocy w rozwiązywaniu problemów natury prawnej organ
nadzoru działa jak na swoje możliwości sprawnie. Niemniej jednak to na USC spoczął ciężar właściwego
wdrożenia zmian prawnych i informatycznych. Niestety brak wsparcia informatycznego w zakresie
funkcjonowania RSC.
Kierownicy wskazują na problem zalewania ich przez organy nadzoru pytaniami o statystyki, w sytuacji gdy
Wojewoda powinienem mieć dostęp do WIARYGODNYCH raportów.
14. Ocena funkcjonowania systemu teleinformatycznego. Czy obserwowana jest poprawa funkcjonowania?
x
1. TAK
2. NIE
3. brak zauważalnej różnicy
Najczęściej występujące problemy w pierwszych miesiącach po wdrożeniu?
−
brak stabilności aplikacji,
−
wolne łącza i/lub niewłaściwa informacja dla lokalnych informatyków o konfiguracji firewalli,
−
w pojedynczych przypadkach dwudniowe przestoje w pracy łącza w związku ze zmianą operatora,
−
częste błędy 500,
−
słaba wydajność,
−
brak wielu funkcjonalności,
−
brak ergonomii,
−
problemy z podpisywanie aktów,
−
brak reakcji HELPdesk a nawet zamykanie zgłoszeń bez rozwiązania problemu,
−
brak wsparcia merytorycznego ze strony MSW (interpretacje przepisów otrzymywaliśmy z
opóźnieniem, brak szybkiej reakcji na błędy ze strony aplikacji),
−
brak systemu szkoleń,
−
brak jasnej instrukcji obsługi systemu
Komentarz: W porównaniu z pierwszymi miesiącami działania RSC system funkcjonuje sprawniej
Początkowe zawieszanie systemu, bardzo wolne działanie oraz szereg błędów zostało wyeliminowane.
Nadal niezbędna jest praca nad udoskonalaniem systemu.
15. Wydawanie dokumentów elektronicznych; do jakich celów, w jakich przypadkach pobierane są elektroniczne
odpisy aktu stanu cywilnego?
S t r o n a 7 | 19
Komentarz:
Elektroniczne odpisy aktu stanu cywilnego pobierane są do różnych spraw określanych jako: prywatne,
pobierane są także do spraw sądowych, pracy, szkoły, PZU, ZUS, do celów ubezpieczeniowych i innych.
Jednak dla załatwienia wielu spraw nadal konieczny jest dokument w wersji papierowej.
16. W jaki sposób przekazywane są dokumenty elektroniczne wnioskodawcom (e-puap, email, nośnik itp.)?
Komentarz:
Epup w formie pliku *.xades.
Minister właściwy ds. informatyzacji powinien stworzyć odpowiednie warunki techniczne oraz ujednolicić
sposób wydawania ww. dokumentów, regulując jaki dokument powinien być przekazany w formie
elektronicznej, a jak nie. Operatorzy nigdy nie otrzymali od gestora ustawy wytycznych, który z dwóch
plików generowanych przez RSC powinni oni wydać stronie, przez co powszechną (błędną) praktyką jest
wysyłanie do stron pliku PDF zawierającego wizualizację odpisu, uznając iż jest to realizacja wniosku.
Równoległą, równie błędną praktyką jest wysyłanie wnioskodawcy pliku XML wygenerowanego w BUSC.
Strona nie rości pretensji, bo po wydrukowaniu odpisu z pliku o rozszerzeniu PDF składa go jako dokument
przed organami, także zagranicznymi, pomimo że zgodnie z prawem nie jest to dokument papierowy a
elektroniczny, który powinien istnieć jako dokument tylko w obiegu elektronicznym.
Brak informacji społecznej, w prasie i mediach w jaki sposób należy wykorzystywać odpisy/zaświadczenia
uzyskane drogą elektroniczną.
17. Czy usc wydają dokumenty, np. zaświadczenia, odpisy w formie elektronicznej?
x
1. TAK
2. NIE
Komentarz:
Tak, pomimo, że Źródło nie zawiera modułu ePUAP. Zadania te wykonywane są przy użyciu dodatkowego
drugiego komputera z dostępem do internetu i ePUAP-u. Brak jest jednak odpowiednich rozwiązań
mających na celu uwzględnienie metod (zgodnych z prawem) przenoszenia elektronicznych dokumentów
pomiędzy jednostkami komputerowymi jakie wykorzystywane są w USC (źródło i E-Puap)
Ilość wniosków, która wpływa do USC o wydanie dokumentów drogą elektroniczną wzrasta.
18. Protokoły i ich objętość. Czy w protokołach występują dane nadmiarowe?
x
1. TAK (w których, jakie dane są nadmiarowe?)eliminacja pustych przestrzeni , generalnie układ graficzny.
Protokoły są przeładowane niepotrzebnymi informacjami i zbyt obszerne
- protokół uznania ojcostwa (7 stron, a wystarczyłyby 2),
- protokoły zgłoszenia urodzenia/zgonu (wystarczyłaby jedna strona),
- zapewnienie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa (9 stron – kiedyś mieściło się na arkuszu A4)
itd.
S t r o n a 8 | 19
W zasadzie każdy tego typu formularz powinien być skrócony i zawierać minimalny zestaw danych (skoro
reszta odnotowywana jest w systemie i tamże przechowywana. Dla przykładu: w jakim celu w protokołach
znajdują się adresy korespondencyjne do stron, skoro – na przykładzie rejestracji urodzenia – dziecko
melduje się na adres pobytu stałego matki lub ojca? Albo: po co na każdym protokole miejsca na podpisy
biegłych i tłumacza, skoro takie sytuacje są wyjątkowo rzadkie (do rozważenia: aktywne formularze, tak
aby potrzebne rubryki drukowały się at hoc).
Poza tym formularze powinny być aktualizowane. Przykład: pouczenie o odpowiedzialności karnej za
składanie fałszywych oświadczeń, po nowelizacji KK górna granica sankcji wynosi 8 lat.
Natomiast protokół o przyjęciu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, w rubryce dotyczącej oświadczenia
o nazwiskach powinien być uzupełniony o podstawę prawną .
2. NIE
19. Czy protokoły wymagają modyfikacji … ? (zaznacz wszystkie właściwe)
x
1. eliminacji pustych przestrzeni
x
2. układu graficznego
x
3. ograniczenia ilości gromadzonych danych
4. nie wymagają zmiany
20. Odmiejscowienie czynności. Jaka jest ocena środowiska? Czy i które z czynności zyskały największą aprobatę?
Komentarz:
Odmiejscowienie – zmiana szczególnie istotna i bardzo dobrze przyjęta przez interesantów. Szczególnie w
zakresie:
- dostępności rejestru s.c -możliwość odbioru odpisu a.s.c./ zaświadczenia w wybranym usc
- niezwłocznej aktualizacji rejestru PESEL
- nadawania numeru PESEL dla dziecka bezpośrednio po rejestracji urodzenia i wydawanie poświadczenia
nadania nr PESEL
- meldowania niezwłocznie po sporządzeniu aktu urodzenia dziecka
- możliwości załatwienia sprawy w wybranym usc (np. zmiana imienia, nazwiska w trybie adm., uzyskanie
zaświadczenia do ślubu wyznaniowego ze skutkiem prawnym , czy do zawarcia małżeństwa w
zagranicznym usc, dokonanie rejestracji w trybie szczególnym- transkrypcje).
Odmiejscowienie niestety wymusiło zmiany organizacyjne i kadrowe w dużych USC, gdzie znacznie
zwiększyła się ilość ww. czynności.
21. Porównanie czasochłonności wydawania decyzji i dokonywania czynności materialno-technicznej. Czy
odczuwalne jest usprawnienie pracy w tym zakresie. Jak oceniane jest wprowadzone rozwiązanie?
S t r o n a 9 | 19
Komentarz:
Rozwiązanie
bardzo
dobre
–
oczekiwane
przez
środowisko
USC,
odczuwalne
usprawnienie.
Czasochłonność porównywalna.
Jedynie źle oceniany jest obowiązek powiadamiania strony (jeśli nie można ustalić miejsca pobytu
małżonka)
polegające na ustaleniu kuratora dla nieznanego z miejsca pobytu (wytyczne Wojewody
Wielkopolskiego).
22. Ślub poza lokalem.
W jakie dni tygodnia śluby poza lokalem odbywają się najczęściej?
PN☐
WT☐
ŚR☐
CZW☐
PTx
SBx
NDZ☐
Czy rozwiązanie to utrudnia kierownikom prace/wymaga reorganizacji, a jeśli tak to w jakim kierunku?
Komentarz:
Rozwiązanie oczekiwane przez nupturientów, wymagało zmian organizacyjnych w części zadań
wykonywanych przez kierownika i zastępców kierownika USC oraz ich czasu pracy. W dużych USC gdzie
zatrudnionych jest kilku zastępców – możliwe jest - niewielkim kosztem sprawnie zorganizować pracę,
natomiast w małych gminach, w których zatrudniony jest jeden kierownik (zastępca) są trudności
w zapewnieniu ciągłości pracy USC.
Do rozważenia: zapis ustawowy aby wpływy z opłat za śluby poza lokalem przeznaczane były wyłącznie na
potrzeby USC: dodatkowe (jednoznacznie określone kwotowo) wynagrodzenie kierownika USC, dojazd,
zakup strojów służbowych, wyposażenia, remonty. W praktyce, w większości urzędów te pieniądze
przepadają w jednym gminnym worku budżetowym
23. Satysfakcja klientów z wprowadzonych rozwiązań.
Jakie są najczęściej wskazywane korzyści dla klientów. Czy klienci wyrażają satysfakcje z wprowadzonych zmian?
Komentarz: Tak – szczególnie odmiejscowienie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Jedyna
niedogodność, na którą skarżą się interesanci to brak możliwości otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego który nie został wcześniej zmigrowany - „od ręki”
24. Jak oceniane jest dwutorowe prowadzenie akt zbiorowych pod kątem organizacyjnym i regulacje dotyczące tej
materii?
Komentarz: Prawna możliwość prowadzenia akt zbiorowych zarówno w formie papierowej jak
i elektronicznej jest niezmiernie istotna. Niestety funkcjonalność systemu (a raczej jej brak) w tym zakresie
nie pozwala na rzetelne prowadzenia akt zbiorowych w formie elektronicznej. Mając jednak na uwadze fakt,
że funkcjonalność systemu zmienia się i jest usprawniana oraz to, że w przyszłości znaczna część
dokumentów będzie wydawana w formie elektronicznej, zasadnym jest utrzymanie takiego rozwiązania.
Jednak należy pamiętać, że aby akta zbiorowe były prowadzone elektronicznie, tworzące je dokumenty
powinny mieć wartość dowodową równą dokumentom papierowym, a więc powinny być dokumentami
S t r o n a 10 | 19
elektronicznymi podpisanymi cyfrowo. Obecnie system pozwala na dodawanie dokumentów do akt
zbiorowych, jednak są to tylko odwzorowania cyfrowe (skany) w formacie pdf lub pliki tekstowe w formacie
*doc, *.docx lub *.odt, a nie uwierzytelnione dokumenty elektroniczne.
25. W jaki sposób oznaczane są akta zbiorowe w archiwum usc?
Komentarz:
Zgodnie z rozporządzeniem - według chronologii zdarzeń, na aktach zbiorowych jest również
zamieszczany numer aktu, pogrupowane w teczkach bezkwasowych, niektóre szczególnie mniejsze
urzędu praktykują układnie akt zbiorowych w segregatorach i dodatkowe tworzenie skorowidzów aktów w
skali miesiąca. W większych urzędach – niewykonalne z uwagi na ilość zdarzeń.
26. W jakim stopniu, szacunkowo, akta zbiorowe są gromadzone w formie elektronicznej (podać w %)
1%
27. Objętość papierowych dokumentów gromadzonych w aktach zbiorowych uległa ….
x
1. zwiększeniu
2. zmniejszeniu
3. bez zmian
Komentarz:
Z uwagi na obszerność i format zarówno zapewnień jak też protokołów objętość papierowych dokumentów
gromadzonych w aktach zbiorowych uległa zwiększeniu.
28. Skrócenia terminu przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego. Jakie problemy rodzi
przepis? Jak jest oceniany przepis?
Komentarz:
Skrócenie terminu przechowywania ksiąg stanu cywilnego w usc stanowi problem szczególnie dla dużego
archiwum. Zdarza się bowiem, że w jednym roczniku ksiąg przedwojennych, parafialnych są księgi
łączone, zawierające w jednym wolumenie akty urodzeń i małżeństw a nawet zgonów, a zatem nie ma
możliwości przekazania aktów małżeństw, zgonów po upływie 80 lat. W innym roczniku tej samej parafii
księgi mogą być podzielone na rodzaje aktów. Powoduje to, że akty małżeństw ze starszych roczników
zamieszczone w księgach łączonych pozostają w archiwum USC, a księgi podzielone na rodzaje aktów,
czasami młodsze od tych niepodzielonych są przekazane do Archiwum Państwowego. Rodzi to pewne
problemy w odszukaniu aktów – czy są jeszcze w archiwum USC czy już przekazane do Archiwum
Państwowego. Nakłada to na pracowników archiwum dodatkowe obowiązki polegające na dokładnym
opisaniu i ciągłej aktualizacji zasobów archiwum USC.
S t r o n a 11 | 19
Po upływie ustawowych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego
kierownik USC przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego Archiwum Państwowego. Przepis ten rodzi
dodatkowe problemy związane chociażby z dobrą organizacją przekazania ksiąg do Archiwum
Państwowego (ze względu na dużą ilość ksiąg oraz dokumentów wydłuża się znacznie czas ich
przygotowania, wyszukania akt zbiorowych, przygotowania protokołów zdawczo-odbiorczych, dłuższy czas
ekspertyzy ze strony AP, zwiększenie środków finansowych na pokrycie kosztów prac związanych z
przekazaniem ksiąg – niektóre Archiwa Państwowe przed przejęciem wymagają czyszczenia ksiąg oraz ich
renowacji na koszt tego kto przekazuje. Kierownicy USC z urzędów odległych od dużych ośrodków
miejskich sygnalizują brak wystarczającej ilości firm przeprowadzających renowację ksiąg
przed
przekazaniem do Archiwum Państwowego.
Należy zapewnić niezbędne środki finansowe do realizacji tego zadania
29. Udostępnianie ksiąg na zasadach archiwalnych. Czy rozwiązanie jest problematyczne?
x
1. TAK
2. NIE
Jakie rodzi problemy i jak usc sobie radzą z tymi regulacjami?
Komentarz:
Problem stanowi umożliwienie wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu
cywilnego oraz umożliwienie przeglądania skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu. Interesanci nie biorą
pod uwagę, że tylko osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu można umożliwić przeglądanie
skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu. Coraz częściej zgłaszają się interesanci z prośbą o umożliwienie
ich wykonania oraz przeglądania ww. skorowidzów. Dla dużego archiwum USC stanowi to problem, gdyż
brak jest np. odpowiedniego sprzętu, miejsca (brak wyznaczonego dodatkowego pomieszczenia), braki
kadrowe.
Brak zgody na wykonanie fotokopii z księgi, gdyż zagraża to trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu
cywilnego nie przekonuje interesantów oraz odbierane jest jako "stwarzanie problemów" przez
pracowników archiwum.
Przepisy ustawy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie czy migrować akty małżeństw i zgonów
dla których minął okres 80 lat a nadal pozostają w archiwum USC
w księgach łączonych tzn.
zawierających również akty urodzeń
Ponadto brak jednakowych rozwiązań dla wszystkich USC – różne sposoby udostępniania danych
z ksiąg. Stosownym byłoby ujednolicenie procedury w ww. zakresie dla wszystkich USC.
30. Jaka jest ocena stosowania zapisów art. 129 ust. 4, zgodnie z którym wzmianki i przypiski przy aktach
przekazanych do archiwum państwowego sporządza kierownik USC właściwy ze względu na miejsce
przechowywania danej księgi?
Komentarz:
S t r o n a 12 | 19
Zgodnie z przepisem art. 24 wpis wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego dołącza się do
aktu stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej. Tymczasem po przeniesieniu aktu do SRP,
w dotychczasowym akcie umieszcza się wzmiankę dodatkową i akt nie podlega dalszej aktualizacji. Art.
129 ust. 4 stanowi wyjątek od tej zasady i mówi, że wzmianki dodatkowe i przypiski przy aktach stanu
cywilnego przekazanych do archiwum państwowego sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy
ze względu na miejsce przechowywania danej księgi stanu cywilnego, który przekazał te akty do archiwum.
Nie jest jednak możliwe wydanie stronie odpisu takiego aktu, co przy skróconym okresie przechowywania
ksiąg małżeństw i zgonów utrudnia realizację usprawnienia ustawowego. Rodzi się więc pytanie o sens
takiej aktualizacji danych w księdze przekazanej.
Ponadto ww. przepis nie reguluje też sposobu postępowania z dokumentami stanowiącymi podstawę
naniesienia wzmianki w przypadku aktu przekazanych do AP.
Pozostaje też określenie kosztów każdej takiej operacji (dojazd, ewentualna dieta, jeśli AP jest poza
siedzibą USC).
W ocenie SUSC przepis powinie ulec zmianie. Przypisków pod aktami przekazanymi do archiwum nie
powinno się nanosić (mając również na uwadze rejestr PESEL). Rozważenia wymaga natomiast sposób
dołączania wzmianki. Może warto ustanowić obowiązek nanoszenia wzmianek na zlecenie właściwego
kierownika USC przez dyrektora AP lub osobę przez niego upoważnioną.
31. Liczba wydawanych odpisów zupełnych.
x
1. wzrost liczby wydawanych odpisów zupełnych
2. spadek liczby wydawanych odpisów zupełnych
W jakich przypadkach odpisy zupełne wydawane są najczęściej?
Komentarz: Po dokonaniu każdej czynności materialno-technicznej na wniosek (transkrypcja, uzupełnienie,
prostowanie itp.) oraz do sądów, MOPR, ZUS, instytucji zagranicznych
32. Jak oceniane jest wprowadzenie numerowanych blankietów druków odpisów i zaświadczeń, sposób ich
dystrybucji oraz konieczność ewidencjonowania?
Komentarz:
Wprowadzenie numerowanych blankietów odpisów a.s.c. i zaświadczeń spowodowało zwiększenie
pracochłonności związanej z ww. zmianą w stosunku do sytuacji, która miała miejsce przed
wprowadzeniem nowych rozwiązań prawnych. Każdorazowe zgłaszanie zapotrzebowania i odbioru druków
(dystrybuowanie
blankietów
z
Urzędów
Wojewódzkich
do
GMIN/USC)
powoduje
konieczność
zaangażowania kilku pracowników w cały proces co wiąże się z koniecznością generowania dodatkowego
czasu potrzebnego na ww. czynności i koszty.
Należy jednak wskazać, że ww. blankiety nie są drukami „ścisłego zarachowania” i zgodnie z przepisami
prawa nie wymagają prowadzenia tak skomplikowanej ewidencji jak w przypadku „druków ścisłego
S t r o n a 13 | 19
zarachowania”. Zatem prowadzenie książek druków
ścisłego zarachowania oraz ścisłej kontroli nad
obiegiem druków, które generują każdorazowo dodatkową pracochłonność, wydaje się byc niewspółmierne
do celu. Wydaje się zasadnym opracowanie przez MSWiA w porozumieniu z partnerami społecznymi,
jednego racjonalnego sposobu ewidencji ww. druków, bądź wprowadzenia takiej funkcji w aplikacji Źródło,
która automatycznie prowadziłaby ewidencję dla właściwego USC.
Nie bez znaczenia pozostaje również wprowadzanie nr druku do aplikacji w celu wydrukowania żądanego
odpisu. Dla wielu instytucji mylące jest oznakowanie blankietu i nr aktu. Często zdarza się, ze za nr aktu
podawany jest nr blankietu.
33. Jak oceniane są druki odpisów aktów oraz zaświadczeń pod względem czytelności i przydatności danych na
nich zawartych?
Komentarz:
Wzory są niewłaściwie opracowane – za dużo informacji
Nieczytelna czcionka, zbyt dużo światła w
stosunku do ilości tekstu co powoduje nadmierną obszerność formularzy, nieczytelność (np. w odpisie
zupełnym AU najpierw pojawia się wzmianka o ustaleniu ojcostwa, a dopiero potem adnotacja o danych
kryjących, które były nanoszone na etapie tworzenia aktu. Zbyt gruby i śliski papier na pierwszej stronie co
prawdopodobnie jest jedną z przyczyn zacięcia papieru w drukarce (niszczenie formularzy) oraz
pękającego nadruku (po złożeniu), a także rozmazującego się atramentu po podpisie piórem. Pieczęcie na
drugich stronach są mało czytelne (prawdopodobnie z powodu faktury papieru).
Mankamentem jest konieczność „ręcznego” uzupełniania danych w odpisach wielojęzycznych.
Często pojawiają się problemy z właściwym odczytaniem danych nie tylko przez osoby, których dane
dotyczą, ale także przez równego rodzaju instytucje a nawet Sądy
34. Ocena wsparcia technicznego ze strony MC oraz COI (szkolenia, wdrożenie do pracy w systemie)
Komentarz:
Na początku funkcjonowania systemu nie można było mówić o jakimkolwiek wsparciu. Szkolenia
organizowanych przez COI w Łodzi były niemerytoryczne i odbywały się na niedokończonym systemie,
stąd bardzo zła ocena. Obecne wsparcie techniczne ze strony MC i COI: przede wszystkim ułatwiony
kontakt, otwartość na zmiany i problemy, elastyczność, urzędy są zadowolone z możliwości telefonicznego
kontaktu z HELPdesk. Mile widziane zwiększenie środków przez MC na rozwój aplikacji, ponieważ dziś
możliwości finansowe są zbyt małe go ilość oczekiwań i pomysłów środowiska.
35. Jak kierownicy oceniają funkcjonalność raportów dostępnych w Źródle? Co jest najbardziej problemowe?
Komentarz:
Sama możliwość generowania raportów w źródle oceniana jest pozytywnie, Wiele raportów jest
nieprzydatnych, a innych brakuje (np. brakuje raportu usuniętych niezgodności oraz wysłanych zleceń
usunięcia niezgodności i migracji aktów oraz takich które były by pomocne przy analizie obciążenia pracą
i
zrządzaniu
dużym
urzędem).
Wątpliwości
budzi
wiarygodność
danych
zapisywanych
S t r o n a 14 | 19
w niektórych
raportach np. ilości wydawanych zaświadczeń do ślubu wyznaniowego ze skutkiem
prawnym. Nieprawidłowo działają również raporty z indywidualnej pracy użytkownika – dane z raportów
nie odzwierciedlają rzeczywistości, podczas gdy te raporty mogłoby być dobrym narzędziem do
zarządzania pracownikami.
36. Jakie czynności z zakresu rejestracji w praktyce wykonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta)? Jakie najczęściej
czynności z zakresu rejestracji w praktyce wykonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta)?
Komentarz:
W ok. 3% urzędów (małych) wójt wykonuje wszystkie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
W około 15% urzędów wójtowie, burmistrzowie i prezydenci przyjmują oświadczenia o zawarciu
małżeństwa.
37. Najczęstsze uwagi dotyczące wprowadzonych rozwiązań prawnych?
Komentarz: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego zasadniczo zmieniła
sposób rejestracji zdarzeń z zakresu stanu cywilnego. Wiele rozwiązań należy uznać za właściwe. Sama
budowa ustawy, jej czytelność oraz relacja z innymi aktami prawnymi budzi wiele do życzenia. Praktyka
i doświadczenie kierowników USC pokazuje już po 2 latach obowiązywania ww. ustawy, że istnieje wiele
zapisów, które należałoby zmienić lub dokonać drobnych korekt. Część z sugerowanych przez środowisko
USC zmian zostało wprowadzonych nowelizacja ustawy z dnia 6 lipca 2016 r. Jest jednak jeszcze wiele
obszarów, które powinny zostać znowelizowane np.
1. Instytucja „transkrypcji” : w obecnym kształcie transkrypcja w zasadzie nie polega na wiernym
odzwierciedleniu aktu zagranicznego – podlega on bowiem już na etapie przenoszenia do RSC licznym
zmianom (dostosowanie do reguł pisowni polskiej, zapis imienia i nazwiska, zapis nazwy miejscowości),
zasadnym byłoby wprowadzenie instytucji rejestracji zagranicznych dokumentów w polskim rejestrze stanu
cywilnego – należałoby stworzyć zapis jednego przepisu w zamian za art.104 i art. 99.
2. Zapewnienie: Z przepisów nie wynika jednoznacznie możliwość przyjmowania pisemnych zapewnień
przez kierownika USC, który nie będzie przyjmować oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
Wydaje się, że takie jednoznaczne rozwiązanie powinno znaleźć się w nowelizacji co ujednoliciłoby
procedurę poprzedzającą zawarcie małżeństwa oraz usankcjonowałoby obecną sytuację.
3. art. 74 – Rozwiązanie przysposobienia: W kontekście tego przepisu właściwym wydaje się jednoznaczne
wskazanie sądu, który unieważnia nowy akt urodzenia przysposobionego. Unieważnienia powinien
dokonać sąd, który orzekł o rozwiązaniu przysposobienia. W obecnym kształcie przepis ten jest różnie
interpretowany i dochodzi do sytuacji, w której kierownik USC nie może wykonać orzeczenia sądu
rozwiązującego przysposobienie i sam musi występować do sądu o unieważnienie nowego aktu
przysposobionego.
S t r o n a 15 | 19
4. Karta zgonu – zły format , w karcie zgonu, w części przeznaczonej do pochówku –uzupełnić o datę i
miejsce znalezienia zwłok, analogicznie jak w części przeznaczonej dla usc do rejestracji zgonu (obecnie
pracownik wpisuje datę i miejsce znalezienia zwłok w rubryce data i miejsce zgonu) ; rozdzielenie danych
koniecznych do rejestracji zgonu od danych przekazywanych do GUS, wśród których jest m.in. informacja
dot. przyczyny zgonu, o której wskazanie zwracają się m.in. towarzystwa ubezpieczeniowe. USC
najczęściej informuje "ubezpieczyciela" o przyczynie zgonu , poprzez wydanie z akt zbiorowych kserokopii
karty zgonu, na ogólnych zasadach wynikających z art.26 ustawy p.a.s.c. Jednakże zasadność powyższej
praktyki podważa treść art.11 ust.7 zd.2 ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych , który stanowi
"wyjaśnienia te [fakt zgonu i jego przyczyna]stanowią tajemnicę prawnie chronioną i mogą być
wykorzystywane tylko dla potrzeb statystyki publicznej oraz w postępowaniu sądowym
5. Protokół zgłoszenia urodzenia - wskazana jest zmiana dotychczasowego zapisu danych dot. rodziców
na: dane ojca jako pierwsze i dane matki jako drugie-(na podobieństwo kolejności zachowanej przy
protokole zgłoszenia zgonu ),takie rozwiązanie byłoby dużym ułatwieniem także w procesie migracji a.s.c
6. art.49 p.a.s.c. - wskazane jest jednoznaczne zajęcie stanowiska, czy zaświadczenie o stanie cywilnym
może być wydane również cudzoziemcowi;
- wskazane jest określenie w jakim zakresie i które przepisy kpa, rzeczywiście należy stosować
do czynności materialno-technicznych (np. odmowa wydania odpisu a.s.c., odmowa sprostowania
czy uzupełnienia a.s.c.) - obecnie zdania są podzielone;
7. art. 134 ust. 4 ustawy p.a.s.c. - wskazane jest jednoznaczne określenie, które dane w akcie stanu
cywilnego i w jakim zakresie podlegają sprostowaniu (np. czy w akcie urodzenia sprostowaniu będą
podlegać również nazwiska rodziców osoby, której akt dotyczy) - obecnie zdania są podzielone;
8. art. 30 ust. 1 ustawy p.a.s.c. - mówi, iż miejscem zdarzenia jest miejscowość w której nastąpiło
urodzenie, itd. … Jak postąpić w sytuacji błędnie wpisanej miejscowości miejsca urodzenia rodziców
osoby, której akt urodzenia dotyczy, miejsca urodzenia osób zawierających małżeństwo itd. Obecnie
zdania są podzielone; niektóre urzędy dane te prostują w trybie art. 35 ustawy pa.s.c.;
9. art. 26 ust. 2 ustawy p.a.s.c. wskazane jest jednoznaczne określenie, co to znaczy -wnioskodawca nie
ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu;
10. - art. 25 - należy wyeliminować konieczność zamieszczenia przypisków .
11. art. 105 ust.3 wpisywanie aktów urodzeń dzieci z innym ojcem niż wynika z domniemania pochodzenia
dziecka od męża matki . Ustawa zakłada tworzenie aktów dotkniętych poważnym błędem w zakresie
S t r o n a 16 | 19
pochodzenia dziecka, a co za tym idzie istniejących praw i obowiązków rodziców. np. po transkrypcji aktu
urodzenia rodzice najczęściej składają wniosek o wydanie dowodu osobistego, paszportu. Do w/w
czynności jest wymagana zgoda rodziców. Rodzi się pytanie których rodziców - tych wynikających z aktu
urodzenia czy z domniemania. Naszym zdaniem należy dążyć do tego aby w ustawie pr.a.s.c transkrypcja
aktu urodzenia z wpisanym biologicznym ojcem była wyjątkiem, który obala domniemanie pochodzenia
dziecka od męża matki.
12. art. 48 ust.3 pkt. 7 wykonywanie wzmianek o zgonie współmałżonka w aktach małżeństw.
Pod rządami poprzedniej ustawy z 1986 roku ( i wcześniejszych z 1955 oraz 1945 roku) nie było
obowiązku umieszczania w AM wzmianek o zgonie współmałżonka. Informacja ta była nanoszona w formie
przypisków. Nawet komentarze do prawa o aktach stanu cywilnego nie podawały przykładów konieczności
umieszczania podobnej wzmianki. O zgonie osoby i jednocześnie o stanie cywilnym żyjącego małżonka
zawsze świadczył i nadal świadczy akt zgonu ( art. 95 ust.1 punkt 3 pr.a.s.c.). Tym bardziej w dobie
informatyzacji państwa, referencyjności rejestru PESEL dodawanie nowych informacji do AM wydaje się
być zbędne, nadmiarowe, powielane na podstawie informacji zawartych w akcie zgonu i rejestrze PESEL.
Ponadto rodzi dodatkowe problemy, ponieważ nowa czynność nie jest prawidłowo opisana w ustawie.
Ustawa nie odpowiada na pytanie jakich aktów małżeństw dotyczy, czy wszystkich przechowywanych w
archiwach USC , czy utworzonych po 1 marca 2015 roku tj. od wejścia w życie nowej ustawy
wprowadzającej obowiązek wykonywania wzmianek o zgonie współmałżonka w aktach małżeństw.
Wpisywanie tego rodzaju wzmianek w aktach wcześniejszych, po pierwsze rodzi dodatkowy obowiązek
migracji ogromnej ilości aktów małżeństw, który na dzień dzisiejszy w dużych USC jest niewykonalny, po
drugie tworzy dwa rodzaje aktów małżeństw – ze wzmiankami o zgonie współmałżonka i bez takich
wzmianek( zgodne z wcześniejszymi ustawami). Nie jest możliwe uzupełnienie tego rodzaju wzmianek w
aktach małżeństw sporządzonych na przestrzeni ostatnich 80 lat. Pojawienie się w roku 2015, w dobie
informatyzacji
państwa
zakładającego
uproszczenie
obiegu
informacji,
obowiązku
umieszczania
dodatkowego rodzaju informacji w AM rodzi niebezpieczeństwo niespójności informacji. Dlatego postulatem
winno być zlikwidowanie obowiązku wykonywania wzmianek o zgodnie współmałżonka w aktach
małżeństw na rzecz uzupełniania, usuwania niezgodności w rejestrze PESEL.
13. Brak jednolitych rozwiązań prawnych, co do aktów sporządzonych w okresie wojennym w języku
obcym, dotyczących osób, które aktualnie noszą polskie imiona i nazwiska
14. Przekazanie zadań powinno implikować przekazanie odpowiednich środków z budżetu. Urzędy stanu
gromadzą i wypełniają wnioski o odznaczenie medalami za długoletnie pożycie małżeńskie i do krajowego
rejestru karnego w miejsce wojewody. Nie są przekazywane na ten cel żadne środki. Wnioskując a
contrario z art. 85 ust. 5 poasc na realizację wszystkich zadań wymienionych i czynności koniecznych do
realizacji wymienionych zadań przyznaje się dotację z budżetu państwa
S t r o n a 17 | 19
38. Najczęstsze uwagi dotyczące wprowadzonych rozwiązań teleinformatycznych?
Komentarz:
−
najczęstsze są problemy prawno-techniczne (jak odzwierciedlić stan cywilny w akcie przenoszonym
do SRP przy brakach funkcjonalnych systemu, co zmusza do różnorakich obejść).
−
zbyt wolna praca systemu, częste błędu 500 lub zawieszanie się.
−
AWARYJNE PONIEDZIAŁKI – każdorazowo, po wprowadzeniu poprawek występują problemy z
aplikacją - regularna awaria. Wypuszczanie poprawek do systemu bez sprawdzenia działania
systemu jako całości, działania wszystkich funkcjonalności. Jesteśmy zaskakiwani brakiem to tej, to
tamtej funkcjonalności. Brakiem połączenia czynności BUSC z PESELEM itp. zmiany treści
wzmianki poza kontrolą użytkownika.
−
nieergonomiczny układ graficzny dokumentów (dane dotyczące mężczyzny/ojca i kobiety/matki raz
z lewej, raz z prawej strony)
−
brak szybkiej informacji zwrotnej o awariach, obejściach itp. - recepta, która była już ostatnio
stosowania - pop-upy na stronie głównej zamiast emaili.
−
Niemożność uzupełnienia aktu poprzez dedykowaną wzmiankę o uzupełnieniu, gdy w brakującym
polu wstawiony był znak (-). Jest to problem dotychczas nieusunięty.
−
Konieczność ręcznego wpisywania danych w formularzach i protokołach z ograniczoną możliwością
zaciągania danych pomiędzy aktami.
−
Brak możliwości jednoczesnej pracy w BUSC i PESEL.
−
Brak możliwości korzystania na jednym komputerze ze Źródła, poczty elektronicznej czy dostępu do
Internetu – co uniemożliwia sprawne załatwianie spraw poprzez e-Puap
−
Nie wyeliminowano także problemów z apletem do podpisywania akcji, który był zgłaszany
wielokrotnie. Wciąż czekamy na rozwiązania mające usprawnić obsługę programu m.in. sama
wyszukiwarka aktów sporządzonych w Źródle przysparza wiele problemów różnego rodzaju
(niekiedy nie można odnaleźć aktu po wpisaniu nazwiska i imienia osoby, której akt dotyczy).
39. Czy i co spośród nowych regulacji utrudniło najbardziej pracę?
Komentarz: .
−
Odmiejscowienie
−
migracja aktów, mimo że zgromadzone były w dotychczasowych bazach
−
pusty rejestr
−
długi czas oczekiwania na migrację aktów z dużych urzędów
−
niereferencyjny (źle „przegrany” PESEL – dziś usuwamy niezgodności w danych, które były już
często poprawiane przy okazji programu wymiany dowodów osobistych w latach 2001-2007)
−
usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL
−
realizacja zleceń modyfikacji danych przy akcie (organy ewidencji ludności oraz MSWiA zlecają
kierownikom dodanie numeru PESEL do aktu, który był wcześniej transkrybowany; nr PESEL
S t r o n a 18 | 19
umieszczany w sekcji „Dane przy akcie” nie jest integralna częścią aktu, w związku z tym powyższe
organy powinny mieć komptencję i techniczną możliwość samodzielnego (półautomatycznego)
dodatnia numeru do właściwego aktu stanu cywilnego.
−
ewidencjonowanie druków i drukowanie numerowanych formularzy
−
losowa numeracja aktów (w kontekście archiwistycznym)
Reasumując, nowe regulacje przyczyniły się do obciążenia pracowników urzędu stanu cywilnego
dodatkowymi obowiązkami, wykraczającymi poza ramy przeciętnego, zwykłego trybu i zakresu
wykonywanych czynności. Do tego doszło ogromne obciążenie związane z odpowiedzialnością za
prawidłowe prowadzenie spraw nie tylko w zmienionych, ale także ciągle zmieniających się, w związku z
prowadzonymi w trybie ciągłym pracami modyfikacyjnymi i dostosowującymi, w warunkach prawnych i
funkcjonalnych. Nie należy również zapomnieć o obciążeniu związanym z presją czasu, którą wymogły
zarówno krótki okres wdrożenia, jakość, ilości wprowadzonych zmian, niedoskonałość przepisów prawa
i zastosowanych narzędzi informatycznych.
S t r o n a 19 | 19