Załącznik nr 1 SOPZ - Lublin

Załącznik nr 1 do SIWZ
ZP.341-12/PW/13
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi przeprowadzki wyposażenia, stanowisk
pracy oraz zasobu akt z pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego zlokalizowanych
w Lublinie: przy ul. Okopowej 5 i ul. Piłsudskiego 13 do nowej siedziby w Lublinie przy
ul. Obywatelskiej 4. Usługa zostanie zrealizowana zgodnie z harmonogramem rzeczowo –
terminowym w dni robocze oraz na żądanie Zamawiającego w dni ustawowo wolne od
pracy w godzinach 7.30 – 19.00.
II. Lokalizacja, z której przeprowadzka ma nastąpić:
1. Lublin ul. Okopowa 5 – budynek czteropiętrowy posiadający trzy klatki schodowe i dwie
windy, jedna o udźwigu 500 kg , druga o udźwigu 450 kg . Urząd znajduje się na parterze,
III piętrze oraz w piwnicy. Wnętrze budynku wymaga transportowania rzeczy sposobem
gwarantującym nieuszkodzenie lub niezniszczenie rzeczy transportowanych i budynku.
Dojazd do budynku: centrum miasta, postój pojazdu na parkingu przed budynkiem –
parking płatny, drugi parking na wewnętrznym dziedzińcu – wjazd i parkowanie do
uzgodnienia z właścicielem budynku.
2. Lublin ul. Piłsudskiego 13 – budynek dziesięciopiętrowy posiadający jedną klatkę
schodową i dwie windy o udźwigu 500 kg. Urząd znajduje się na X piętrze. Wnętrze
budynku wymaga transportowania rzeczy sposobem gwarantującym nieuszkodzenie lub
niezniszczenie rzeczy transportowanych i budynku. Dojazd do budynku: centrum miasta,
postój pojazdu na parkingu pod budynkiem – parking bezpłatny.
III. Lokalizacja, do której przeprowadzka ma nastąpić:
1. Lublin ul. Obywatelska 4 – budynek czteropiętrowy posiadający jedną klatkę schodową
i jedną windę o udźwigu 1000 kg. Wnętrze budynku wymaga transportowania rzeczy
sposobem gwarantującym nieuszkodzenie lub niezniszczenie rzeczy transportowanych
i wnętrza budynku. Dojazd do budynku: śródmieście, wjazd i postój pojazdu na parkingu
bezpłatnym na dziedzińcu wewnętrznym.
Pokrycie powierzchni podłogowych w budynku: w pomieszczeniach biurowych
wykładzina, na korytarzach i klatce schodowej terakota. Wyklucza się stosowanie sposobu
przemieszczania rzeczy metodami jakiegokolwiek kontaktowego przesuwu po podłożu.
Korytarze szer. 154 cm, klatka schodowa szer. 150 cm.
Wejście do jednego z archiwów znajdującego się w piwnicy - z parkingu podziemnego.
Uwaga: Ze względu na utrudniony transport mienia w lokalizacjach, o których mowa w pkt.
II i III, wskazane jest, aby Wykonawca dokonał wizji lokalnej.
IV. Czynności szczególne Wykonawcy poza czynnościami transportu i przewozu mienia
pomiędzy lokalizacjami:
1. Dostawa materiałów do przeprowadzki przez Wykonawcę:
a) pudła kartonowe – ilość 2000 sztuk z zastrzeżeniem zdania 4, z logo Wykonawcy
o rozmiarze co najmniej 35cm x 35cm x 60cm, do których pracownicy Zamawiającego
zapakują podlegające przeprowadzce wyposażenia stanowisk pracy, w tym dokumenty.
1
Pudła będą użytkowane przez pracowników wielokrotnie. Pudła muszą być trwałe
i wytrzymałe, z punktu widzenia celu, jakiemu mają służyć. Uszkodzenia pudeł powstałe
w czasie użytkowania nie mogą mieć wpływu na ciągłość wykonywanej usługi.
Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia ilości pudeł o 10 %, które Wykonawca
dostarczy w następnym dniu roboczym po dniu zgłoszenia zapotrzebowania przez
Zamawiającego;
b) taśma pakowa - w ilości zapewniającej zabezpieczenie każdego transportowanego pudła
kartonowego;
c) sznurek pakowy - w ilości zapewniającej zabezpieczenie każdego transportowanego pudła
kartonowego;
d) folii bąbelkowej - w ilości zapewniającej zabezpieczenie sprzętu komputerowego,
biurowego, teleinformatycznego;
e) etykiety – w ilości zapewniającej możliwość oznaczenia przeprowadzanego sprzętu i pudeł
kartonowych zawierających zapakowane akta i wyposażenie, zawierające następujące
informacje:
1) imię i nazwisko pracownika,
2) zawartość pudła,
3) miejsce skąd będą przeprowadzane [nazwa lokalizacji, numer pokoju],
4) miejsce, do którego będą przeprowadzane [nazwa lokalizacji, numer pokoju].
Materiały do przewozu dokumentacji archiwalnej Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na
3 dzień roboczy liczony od dnia następnego od dnia zawarcia umowy, zaś materiały do
przeprowadzki pozostałego mienia najpóźniej na 5 dni przed przeprowadzką.
2. Wykonawca odbierze pudła kartonowe po zakończeniu realizacji zamówienia,
a w przypadku braku ich dalszej przydatności w trakcie jego realizacji, systematycznego
zabierania po ich rozpakowaniu, zaś w przypadku pudeł kartonowych po dokumentach
archiwalnych do ich zabrania najpóźniej do dnia 20 grudnia 2013r. Za uszkodzenie lub
zniszczenie pudeł w ramach normalnego zużycia pudeł powodujące ich kwalifikację jako
frakcji suchej odpadów Zamawiający nie odpowiada.
3. Wykonawca przeprowadzki zobowiązany jest do profesjonalnego zabezpieczenia mienia na
czas transportu przy użyciu kartonów, styropianu, folii pęcherzykowej, folii stretch, koców
przemysłowych itp.
V. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia.
1. Wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz
stosowania przepisów BHP i ppoż.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone wskutek
wykonywania czynności objętych niniejszym zamówieniem.
3. W ramach wykonania usługi przeprowadzki Wykonawca zobowiązany jest do:
1) zabezpieczenia i zapakowania do odpowiednich pudeł i przewiezienia urządzeń
informatycznych, do których należy:
a) zestaw interaktywny (tablica interaktywna – urządzenie wielogabarytowe 2540 x
1410 x 120 mm z opakowaniem, projektor, panel sterowania) – urządzenia zostaną
zdemontowane i spakowane przez inną firmę,
2
b) drukarki i urządzenia wielofunkcyjne,
c) kserokopiarki,
d) zestawy komputerowe pracowników wraz z ewentualnymi podłączonymi
urządzeniami peryferyjnymi (skanery, UPSy),
e) urządzenia techniczne i komputerowe z magazynu (piwnica),
f) szafy serwerowe (dwie szafy rack 24U i 32U) oraz sprzętu serwerowo-sieciowego
(serwery, UPSy, switche, routery itd.), w obecności osoby wyznaczonej przez
zamawiającego oraz okablowania (przewody zasilające, patchcordy),
g) zapewnienie materiałów zabezpieczających nośniki danych (dyski twarde z macierzy
i serwerów zostaną wymontowane i przewiezione oddzielnie),
h) sejfu ognioodpornego na nośniki danych (data cabinet, waga 195kg – wymiary
723x644x671 mm.
2) urządzenia informatyczne muszą być przez Wykonawcę przygotowane do transportu i
transportowane w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utracie
lub zdekompletowaniu, w szczególności:
a) zabezpieczone przed uszkodzeniami mechanicznymi, (folia zabezpieczająca, tzw.
bąbelkowa),
b) ułożone w odpowiedniej pozycji podczas transportu,
c) izolowane od warunków atmosferycznych,
d) izolowane przed wstrząsami,
e) zabezpieczenie przed możliwością dostępu osób trzecich,
f) przetransportowane bezpośrednio z lokalizacji źródłowej do lokalizacji docelowej.
Odłączenia elementów stanowiska komputerowego w aktualnej lokalizacji oraz ich
podłączenia w lokalizacji docelowej dokonają pracownicy Wydziału OrganizacyjnoAdministracyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie.
3) demontażu, o ile jest to konieczne do wykonania przeprowadzki, mebli i odpowiedniego
zabezpieczenia ich do transportu,
4) załadunku wyposażenia do środków transportu przystosowanych do przewożenia
wyposażenia tego rodzaju,
5) przetransportowania wyposażenia do lokalizacji docelowej
6) rozładunku wyposażenia,
7) przeniesienia wyposażenia do odpowiednich pomieszczeń w lokalizacji docelowej
8) montażu mebli, o ile zostały zdemontowane na czas przeprowadzki i ich ustawienia
w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach,
9) przewóz zasobów akt zapakowanych do pudeł kartonowych w ilości: akta bieżące 650mb i akta archiwalne – 800mb.
10) zabezpieczenia wind, drzwi oraz ciągów komunikacyjnych, przed uszkodzeniem
podczas przeprowadzki;
11) dbania o porządek w trakcie przeprowadzki,
3
12) zabezpieczenia miejsca podjazdu przed budynkami obydwu lokalizacji dla pojazdów
przy pomocy których świadczone są usługi we własnym zakresie w każdym dniu
przeprowadzki,
13) ciągłego dozoru mienia podczas załadunku i wyładunku.
4. Celem należytego wykonania usługi Wykonawca ma obowiązek zapewnić:
1) koordynatora usługi przeprowadzki, który ma doświadczenie logistyczne i predyspozycje
do kierowania zespołem ludzi, który ściśle będzie współpracował z osobami
odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego. W tym celu Wykonawca wyposaży
koordynatora w mobilny telefon, którego numer zostanie udostępniony Zamawiającemu.
Koordynator będzie dostępny w godzinach roboczych i poza nimi do godz. 22.00.
2) minimum 2 samochody typu dostawczego, o ładowności co najmniej 20 m3- wymaga się
samochodów posiadających tzw. zabudowę kontenerową.
3) liczbę osób do przeprowadzki w sposób alternatywny do wyboru Wykonawcy:
a) minimum 6 osób do przemieszczania mienia (nie licząc kierowcy i osoby dozorującej
mienie)/na każdy pojazd, o którym mowa w pkt 2 wraz z zapewnieniem ich przewozu
pomiędzy lokalizacjami w taki sposób, aby były one obecne w danej lokalizacji przed
przybyciem pojazdu, o którym mowa w pkt 2,
albo
b) minimum 6 osób do przemieszczania mienia (nie licząc kierowcy i osoby dozorującej
mienie)/na każdy pojazd, które to osoby będą na stałe przypisane do danej lokalizacji
w odpowiednim budynku.
4) jednolity ubiór osób uczestniczących w przeprowadzce wraz z identyfikatorem (plakietki
z imieniem i nazwiskiem) zgodnie z wcześniej przedstawioną Zamawiającemu imienną
listą, z zastrzeżeniem, że identyfikatory muszą posiadać informację o funkcjach danych
osób w postaci:
a) koordynator,
b) kierowca,
c) przeprowadzający,
d) dozorujący mienie.
5. Pozostałe ustalenia.
1) Pracownicy Zamawiającego, zapakują wyposażenie swojego stanowiska pracy do
przekazanych im pudeł kartonowych, oznaczą poszczególne pudła i pozostałe
wyposażenie ze swojego pokoju biurowego etykietami dostarczonymi przez
Wykonawcę.
2) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi przeprowadzki w dniach od
01.10.2013r. do 31.10.2013r.
3) Wykonawca odbierze od Zamawiającego użyte do wykonania usługi przeprowadzki
pudła kartonowe, po zakończeniu realizacji zamówienia, a w przypadku braku ich
dalszej przydatności w trakcie jego realizacji, systematycznego zabierania po ich
rozpakowaniu, zaś w przypadku pudeł kartonowych po dokumentach archiwalnych do
ich zabrania najpóźniej do dnia 20 grudnia 2013r.,
4) Wykonawca jest zobowiązany wykonać przedmiot umowy z należytą starannością
zgodnie z wytycznymi, wskazaniami i poleceniami Zamawiającego.
4
5) Wykonanie usługi przeprowadzki potwierdzone zostanie protokołem potwierdzenia
wykonania usługi, podpisanym przez obie strony bez zastrzeżeń.
VI. Etapy realizacji zamówienia –harmonogram ramowy:
Etap realizacji
Przedmiot realizacji
dostarczenie pudeł
Etap I
kartonowych do spakowania
800mb dokumentacji
archiwalnej, taśmy pakowej,
sznurka pakowego
Termin realizacji
3 dzień roboczy liczony od
dnia następnego od dnia
zawarcia umowy
Etap II
- pakowanie dokumentacji
archiwum zakładowego
w lokalizacji ul. Okopowa 5 i
- przewóz jej pomiędzy
lokalizacjami: Lublin ul.
Okopowa 5, do lokalizacji:
Lublin, ul. Obywatelska 4
(pomieszczenia na IV piętrze)
od 04.10.2013r. do
07.10.2013r.
Etap III
- pakowanie dokumentów,
sprzętu komputerowego,
biurowego, teleinformatycznego,
- demontaż mebli biurowych
w lokalizacji ul. Okopowa 5 i
Piłsudskiego 13
od 07. 10.2013r. do
11.10.2013r.
Etap IV
- przeprowadzka akt, sprzętu i
wyposażenia WUP w Lublinie
pomiędzy lokalizacjami: Lublin
ul. Okopowa 5, ul. Piłsudskiego
13 do lokalizacji: Lublin, ul.
Obywatelska 4 , montaż
zdemontowanych mebli
biurowych
od 14. 10.2013r. do
31.10.2013r.
Etap V
odbiór pudeł oraz odpadów
frakcji suchej w postaci:
tektury, taśmy, sznurka
pakowego, foli bąbelkowej
systematycznie po
rozpakowaniu , a pudła po
dokumentach archiwalnych
najpóźniej do 20 grudnia
2013r.
5
Uwaga: Zastrzega się zmiany harmonogramu ramowego.
Harmonogram przeprowadzki poszczególnych pokoi biurowych oraz innych
pomieszczeń użytkowanych przez Zamawiającego będzie uzgadniany z Wykonawcą
usługi na bieżąco.
VII. Ilość i składniki mienia
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
Nazwa wyposażenia
Biurka
Szafy aktowe
Szafy ubraniowe
Szafy stalowe
Krzesła
Krzesła obrotowe
Fotele
Kontenery
Półki
Stojaki
Centrala
Lady
Regały
Stoły
Telefony
Faksy
Czajniki
Wentylatory
Tablice
Gabloty
Kamery
Bindownice
Gilotyny
Niszczarki
Kopiarki
Lampki
Radia
Komputery
Projektory
Notebooks
Laptopy
Monitory
Klawiatury
Myszki
Budżet JST
94
64
27
4
104
76
20
69
11
4
1
6
39
52
52
7
28
34
6
27
7
6
4
25
14
33
16
103
7
15
4
124
119
159
FGŚP
EFS
75
79
34
0
81
80
13
57
1
0
0
0
0
47
34
5
23
30
3
0
0
6
3
19
2
26
1
86
1
9
6
88
85
99
23
15
6
0
0
25
0
0
2
0
1
0
0
3
12
0
8
8
4
0
0
0
0
4
1
0
3
16
0
0
1
17
16
15
6
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54
55
56
57
58
59
Drukarki
Switchs
Upsy-Zasilacze
Skanery
Urządzenia wielofunkcyjne
Routery
Serwery
Termowentylator
Komody
Szafki
Lodówki
Zlew
Kuchenka mikrofalowa
Kosze na śmieci
Papier xero A4 w pudełkach
Papier xero A4 luzem
Papier xero A3
Tonery w pudełkach
Pudełka z drobnym wyposażeniem i
artykułami biurowymi, materiałami
informacyjnymi, itp.
Koperty w pudełkach
Tablice metalowe
Tablice korkowe
Potykacze
Roll-up
Mapy
Zasoby akt bieżących w mb:
Budżet JST
EFS
274
316
Razem 650 mb
FGŚP
60
Zasoby akt archiwalnych w mb:
Budżet JST
EFS
475
300
Razem 800 mb
FGŚP
25
64
11
32
13
2
5
10
0
5
16
2
1
1
39
270
36
0
151
36
4
16
2
0
0
3
0
2
0
0
0
0
34
264
0
0
161
10
1
17
1
1
1
0
1
11
0
0
0
0
12
80
0
2
0
100
82
9
66
12
20
3
8
7
0
1
48
7
3
3
0
0
4
0
0
0
7