projekt umowy

______________________________________________________________________________________________________
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
PROJEKT UMOWY
Umowa zawarta w dniu .......................... 2015 roku w Warszawie pomiędzy: Instytutem
Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, ul. Pawińskiego 5B,
02-106 Warszawa, wpisanym do rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod
numerem RIN-IV-48/98, posługującym się numerem NIP 525-000-89-79, REGON 000326026,
reprezentowanym przez:
Pana Prof. Tadeusza Burczyńskiego - Dyrektora Instytutu
zwanym w dalszej części umowy „Zamawiającym”,
a firmą:
..................................
……………………….........
wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem ..................................., posługującą
się numerem NIP ..........................., REGON .............................
reprezentowaną przez:
……………………………….
zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”,
zwanymi dalej łącznie „Stronami” niniejszej umowy
o następującej treści
§1
Przedmiot umowy
1. Umowa dotyczy realizacji zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego
nr ZP/PN/04/2015 na świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży biletów
lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwa wizowego.
2. Przedmiotem umowy jest :
1) świadczenie usług w zakresie rezerwacji oraz sprzedaży biletów lotniczych na trasach
krajowych i zagranicznych wraz z ich przekazaniem Zamawiającemu. Zamawiający
dopuszcza wersję elektroniczną.
2) świadczenie usług w zakresie rezerwacji oraz sprzedaży biletów kolejowych na trasach
krajowych i zagranicznych wraz z ich przekazaniem Zamawiającemu. Zamawiający
dopuszcza wersję elektroniczną.
3) świadczenie usług pośrednictwa wizowego związanych z planowaną podróżą.
zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia .................2015 r. stanowiącą integralną część niniejszej
umowy.
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
§2
Termin realizacji umowy
Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie sukcesywnie na podstawie zamówień
złożonych w okresie od daty podpisania umowy do 31.12.2017 roku lub do wyczerpania limitu
kwoty, o której mowa w § 4 ust.1.
§3
Zobowiązania Wykonawcy
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do :
1. sprzedaży biletów lotniczych zagranicznych i krajowych, także u przewoźników tzw. ”Tanie
linie lotnicze”.
2. sprzedaży biletów kolejowych zagranicznych i krajowych.
3. wyszukiwania optymalnego połączenia pod względem ceny oraz czasu trwania podróży
oraz przedstawiania Zamawiającemu niezwłocznie, nie później niż następnego dnia
do godz.15.00 od złożenia zamówienia (telefonicznie, w formie elektronicznej [e-mail],
faxem lub przez stronę internetową Wykonawcy) przez Zamawiającego z określeniem
warunków podróży w tym m.in. czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży minimum 2
wariantów przelotu , jeśli występują, oferując najtańszy bilet (najniższa cena biletu) na
danej trasie i w danym dniu z wykorzystaniem wszystkich dostępnych promocji i taryf
specjalnych. Składanie zamówienia osobiście lub telefonicznie winno być potwierdzone w
formie pisemnej.
4. przekazania Zamawiającemu, z chwilą dokonania rezerwacji, jej potwierdzenia
zawierającego ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji
(przede wszystkim zachowanie określonej w rezerwacji ceny biletu lotniczego).
Wykonawca będzie informował o zbliżających się terminach wykupu biletów przy
dokonanych wcześniej rezerwacjach.
5. dostarczania biletów elektronicznych na określone przez Zamawiającego adresy poczty
elektronicznej niezwłocznie tj.: nie później niż 3 godziny od momentu przekazania przez
Zamawiającego prośby o wystawienie biletu. Bilety elektroniczne będą przekazywane, na
adresy poczty elektronicznej określone przez Zamawiającego, bezpośrednio z terminalu
Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) używanego przez Wykonawcę (niedopuszczalne jest
przekazywanie tych biletów z adresów/skrzynek/poczty elektronicznej Wykonawcy).
6. dostarczania biletów papierowych do siedziby Zamawiającego lub w miejsca wskazane
przez Zamawiającego na terenie Warszawy, wyłącznie na trasy, na które nie ma możliwości
wystawienia biletów elektronicznych, w terminie ustalonym przez strony, nie później
jednak niż 24 godziny przed planowanym terminem podróży
7. realizacji umowy korporacyjnej z LOT (Wykonawca zobowiązany jest do wpisywania na
biletach nr umowy korporacyjnej ). Nr Umowy korporacyjnej z LOT: CTWAW273.
8. realizacji programów lojalnościowych linii lotniczych (np. AF i KLM-BlueBiz: PL01502, LHPartnerPlusBenefit: LCIPLB769; Um. CIP2RM9 – Austrian, Brussels Airlines, LH,
Germanwings, Swiss),w tym kodowanie biletów w celu naliczenia punktów przez linię
lotniczą.
9. zapewnienia biletu najtańszego na rynku, na danej trasie, z uwzględnieniem warunków
podróży określonych przez Zamawiającego oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń
wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie.
2
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
10. dokonywania bezpłatnych rezerwacji z uwzględnieniem:
a) najlepszych cen (zniżki, promocje, stawki specjalne),
b) szybkości i dogodności połączenia (przedstawianie kliku propozycji przelotu na
wybranej trasie, także w celu ograniczenia kosztów podróży),
c) informowanie drogą elektroniczną na adres e-mail (obejmujące dane rezerwacji,
cenę biletu oraz termin wykupu)
11. przesyłania biletów w formie elektronicznej przez Wykonawcę Zamawiającemu
zawierającymi dane identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci
elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego
Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę. Zakazane jest wprowadzanie
jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem
stosowanego GDS.
12. bezkosztowego przyjmowania zwrotu
biletu lotniczego
w dniu wystawienia
(z wyłączeniem tanich linii lotniczych).
13. przyjmowania zwrotu pozostałych biletów bez kosztów lub zgodnie z warunkami podanymi
przez przewoźnika.
14. Dokonywania zmian w rezerwacji bez opłat, a w wystawionych biletach – bez opłata lub
zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika (wynikających z różnic taryfowych,
regulaminu przewoźnika itp.)
15. w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet
powinien być dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Zamawiającym w sposób
umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.
16. pośrednictwa wizowego (wizowanie paszportów, w tym odbiór i dostawa z i do IPPT PAN).
17. udzielania bezpłatnej pomocy w przypadku wystąpienia problemów podczas podróży
(całodobowa obsługa telefoniczna - 7 dni w tygodniu),
18. wystawiania faktur, które poza wymogami księgowymi, muszą zawierać:
a) cenę biletu według taryfy przewoźnika,
b) opłatę transakcyjną
c) trasę przelotu,
d) nazwisko pasażera,
e) datę podróży,
f) nazwisko osoby zamawiającej
19. zwracania na konto IPPT PAN kwoty za niewykorzystany lub wykorzystany częściowo bilet
(zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy) na podstawie faktury korygującej w ciągu 14
dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu.
20. przejęcia obowiązków reklamacyjnych dotyczących składania ewentualnych odwołań
i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego
w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie
rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu
biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych.
21. Bezpłatne sporządzania do 10 każdego miesiąca raportów z zakupionych usług (bilety, wizy
itd.)
3
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
22. Udostępniania dokumentów księgowych dotyczących zakupionych biletów i usług, w tym
rejestrów operacji finansowych z przewoźnikami lotniczymi w celu weryfikacji
uzyskiwanych upustów.
23. Wykonawca zobowiązuje się do corocznego przedstawienia Zamawiającemu aktualnego
dokument przynależności do organizacji IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia
Transportu Lotniczego) lub dokumentu potwierdzającego aktualną akredytację IATA
uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej (wraz z tłumaczeniem na
język polski)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
§4
Wynagrodzenie
Strony ustalają maksymalną wysokość zobowiązań Zamawiającego określoną w ofercie
Wykonawcy za świadczenie usług, o których mowa w § 1 na kwotę brutto ...................... zł,
(słownie: .................................................................................. zł).W kwocie tej zawarty jest
podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Cena biletu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (taryfy) przewoźnika
Wykonawcy, z uwzględnieniem ...... % upustu – zgodnie z ofertą Wykonawcy. Upust jest
stały przez cały okres obowiązywania umowy.
Za każdy wydany Zamawiającemu bilet lotniczy przysługuje, zgodnie ze złożoną ofertą,
stała opłata transakcyjna w wysokości:
a. Za bilet krajowy..................zł brutto;
b. Za bilet zagraniczny na trasie międzynarodowej……………...zł brutto.
Opłata transakcyjna, o której mowa w ust.3 lit.a, b obejmuje koszt rezerwacji
i wystawienia biletu, przesłania wersji elektronicznej biletu Zamawiającemu,
przypominania Zamawiającemu o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania
wariantów połączenia, z wyłączeniem kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika.
Wynagrodzenie za każdy wydany bilet obejmuje koszt biletu wynikający z taryfy
przewoźnika (w tym opłaty lotniskowe), zastosowanego upustu i wszelkie koszty związane
z jego wystawieniem i przesłaniem wersji elektronicznej do Zamawiającego, powtarzaniem
czynności rezerwacji, wymianą biletu, reklamacją, odprawą oraz wszelkimi działaniami
interwencyjnymi mającymi związek z obsługą przelotów.
Opłaty wynikające ze zmiany rezerwacji oraz zwrotu biletów dokonywane będą
z uwzględnieniem warunków wynikających z regulaminu przewoźnika.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji ceny biletów bezpośrednio
u przewoźnika.
Usługi, o których mowa w § 3 ust. 16 są wykonywane w ramach umowy bez dodatkowego
wynagrodzenia, z wyjątkiem opłat konsularnych.
§5
Warunki płatności
1. Za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci przelewem, w terminie 14 dni od daty
doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zamawiający dopuszcza wersję
elektroniczną faktury.
2. Wersje elektroniczna faktur winny być przesyłana na adres e-mail: [email protected]
3. Na fakturze Wykonawca umieści symbol i numer umowy.
4
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
4. Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego płatnika.
5. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.
§6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Warunki realizacji zamówienia
W miarę potrzeb związanych z wykonaniem zamówienia publicznego przedmiot umowy
będzie realizowany na podstawie kolejnych zleceń Zamawiającego - złożonych
telefonicznie, w formie elektronicznej (e-mail), faxem lub przez stronę internetową
Wykonawcy - skierowanych do Wykonawcy. Składanie zamówienia osobiście lub
telefonicznie winno być potwierdzone w formie pisemnej.
Zamawiający ma prawo do:
a. bezkosztowego zwrotu biletu lotniczego w dniu wystawienia (w wyłączeniem tanich
linii lotniczych),
b. zwrotu biletów bez kosztów lub zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika.
c. dokonywania zmian w rezerwacjach bez opłat, a w wystawionych biletach – bez opłat
lub zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika (wynikających z różnic
taryfowych, regulaminu przewoźnika itp.),
d. składania ewentualnych odwołań i reklamacji dotyczących usług realizowanych na
podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności
w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów
losowych.
Adres punktu sprzedaży Wykonawcy znajdującego się na terenie Warszawy jest:
.................................................................................................................................................
Wykonawca urzęduje od poniedziałku do piątku w godzinach ……………….., sobota w godzinach ……………………. Zamawiający ma możliwość kontaktu w awaryjnych sytuacjach
pod numerem telefonu ……………………
Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcą oraz
składania zamówień
są wyszczególnione w wykazie stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy.
Osobami upoważnionymi przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym są osoby
wskazane w Załączniku nr 2 do Umowy – zespół konsultantów ……………... dedykowanych
do obsługi podróży służbowych IPPT PAN.
W trakcie realizacji umowy Wykonawca, do 10 dnia każdego miesiąca kalendarzowego,
będzie przekazywał Zamawiającemu zbiorczy raport z wykorzystania kwoty umowy
sporządzony na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. Raport przekazywany
będzie do Działu Współpracy z Zagranicą, o którym mowa w ust. 5.
§7
Kary umowne
1. W razie nie dostarczenia zgodnie z zamówieniem biletu lub biletów w terminie ustalonym
każdorazowo między stronami, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną
w wysokości 30% wartości brutto biletu w przypadku:
a. nie wystawienia biletu w terminie umożliwiającym odbycie podróży;
b. dostarczenia biletu niezgodnego z zaplanowaną przez Zamawiającego trasą i datą
podróży bądź nieaktualną rezerwacją miejsca, nieprawidłowymi danymi osobowymi
pasażera lub w miejsce inne niż wskazane przez Zamawiającego.
5
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
2.
3.
4.
5.
c. niemożności odbycia przez Zamawiającego podróży w winy Wykonawcy.
W przypadku rozwiązania i/lub wypowiedzenia niniejszej umowy, a także odstąpienia od
umowy z winy Wykonawcy Zamawiający naliczy karę w wysokości 10% wartości
wynagrodzenia umownego brutto, określonego w § 4 ust. 1.
W przypadku rozwiązania i/lub wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego
z przyczyn, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, Wykonawca naliczy
Zamawiającemu karę w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto,
określonego w § 4 ust. 1.
Jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody, Strony mogą dochodzić
odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody
i utraconych korzyści.
W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu niniejszej umowy,
w szczególności w sytuacji, w której Wykonawca nie dostarczył w wymaganym terminie
biletu, Zamawiającemu przysługuje prawo dokonania zakupu biletu od innego podmiotu.
W takiej sytuacji Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z tą czynnością oraz
ewentualną różnicę w cenie (umowne prawo wykonania zastępczego).
§8
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy:
1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy
nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia
umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach;
2) w przypadku, gdy dojdzie do dwukrotnego niewykonania lub nienależytego
wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający ma
prawo w terminie 30 dni od zaistnienia tych okoliczności, do odstąpienia od umowy;
3) jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji umowy, pomimo wezwania zamawiającego
złożonego na piśmie;
4) jeżeli zostanie ogłoszona upadłość, rozwiązanie lub likwidacja Wykonawcy;
5) jeżeli Wykonawca został wykreślony z właściwego rejestru przedsiębiorstw;
6) jeżeli Wykonawca utracił autoryzację lub certyfikat IATA;
7) w przypadku trzykrotnego ujawnienia w okresie obowiązywania niniejszej umowy
przez Zamawiającego oferty tańszej od ceny zaproponowanej przez Wykonawcę
zgodnie z § 3 ust. 5. Powyższe nie wyklucza możliwości dochodzenia przez
Zamawiającego kary umownej, o której mowa w § 7 ust. 5 oraz wykonania
obowiązków wskazanych w § 4 ust. 7.
2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy w wypadkach, gdy Zamawiający bez
uzasadnionej przyczyny odmawia odbioru przedmiotu umowy, po uprzednim pisemnym
wezwaniu Zamawiającego
§9
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu
Cywilnego z zastrzeżeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
6
Załącznik nr 9
ZP/PN/04/2015
2. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle niniejszej umowy, których nie będzie można
rozstrzygnąć polubownie w ciągu siedmiu dni od dostarczenia drugiej Stronie zaproszenia
do rozmów, rozstrzygane będą przez właściwy sąd w Warszawie.
3. Wszelkie zmiany w umowie, opisane przez Zamawiającego w specyfikacji mogą być
dokonywane na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności.
4. Niniejsza umowa wchodzi w Zycie w dniu jej podpisania przez Strony.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze
Stron.
WYKONAWCA
ZAMAWIAJĄCY
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – wykaz osób, przedstawicieli IPPT PAN, upoważnionych do kontaktu
i składania zamówień
2. Załącznik nr 2 – zespół konsultantów ............................................... dedykowanych do
obsługi podróży służbowych pracowników IPPT PAN
7