Pobierz artykuł PDF

KOMPUTEROWE WSPOMAGANIE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI BADAWCZYMI1
JAN STUDZINSKI
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy
ANDRZEJ ZIÓŁKOWSKI
WSISiZ Warszawa
Streszczenie
W artykule przedstawiono koncepcj i realizacj systemu komputerowego
wspomagajcego zarzdzanie, to znaczy kontrol przebiegu, administracj i prowadzenie duych projektów badawczych o charakterze badawczym, rozwojowym i
wdroeniowym. System pod nazw STUDIO-7 został opracowany w Instytucie Bada
Systemowych PAN i przetestowany przy realizacji duego projektu zwizanego z
opracowaniem i wdroeniem komputerowego systemu wspomagania decyzji dla operatora miejskiej sieci wodocigowej.
Słowa kluczowe: Komputerowe zarzdzanie wiedz, systemy wspomagania decyzji, komputerowe
zarzdzanie projektami badawczymi
1. Wprowadzenie
Due projekty badawcze wymagaj profesjonalnego zarzdzania. System projektów badawczych został wprowadzony w Polsce na pocztku lat 90-tych ubiegłego wieku jako mechanizm
wspomagajcy finansowanie pracowników naukowych i instytutów badawczych. Przyznawaniem
projektów i dystrybucja rodków finansowych na ich realizacj zajmował si specjalnie utworzony
do tego celu Komitet Bada Naukowych. Pocztkowo były to niedue projekty dotyczce bada
podstawowych i ze stosunkowo niskim finansowaniem. Stopniowo system projektów rozszerzał si
i obecnie obejmuje ju liczne programy badawcze, wród których kluczowe role zajmuj: program
grantów, program projektów celowych i program projektów rozwojowych. Granty w dalszym cigu
dotycz bada podstawowych, projekty celowe bada wdroeniowych a projekty rozwojowe dotycz tzw. bada przed-aplikacyjnych, czyli takich, które wyszły ju z fazy bada podstawowych ale
nie kocz si jeszcze konkretnym wdroeniem.
Włczenie bada aplikacyjnych i prac wdroeniowych do systemu projektów badawczych
spowodowało, e same projekty zaczły by coraz bardziej złoone i jednoczenie znacznie wzrosły kwoty ich dofinansowania. Wzrost rozmiarów, a wic i rangi projektów, spowodował, e wzrosła ranga samego Komitetu Bada Naukowych, który został przekształcony w Ministerstwo Nauki i
Szkolnictwa Wyszego, odpowiedzialne obecnie za przyznawanie projektów i przydział rodków
finansowych do ich wykonywania, ale wzrosła tez złoono projektów, co spowodowało, e ich
realizacja stała si znacznie bardziej skomplikowana, ni poprzednio. Projekty o charakterze aplikacyjno-wdroeniowym s na ogół interdyscyplinarne, to znaczy wymagaj do realizacji specjalistów z rónych dziedzin, ponadto duy rozmiar projektu wymaga równie wikszego zespołu reali1
Praca wykonana w ramach realizacji projektu rozwojowego MNiSzW nr R11 001 01.
178
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009
zacyjnego. Wszystko to utrudnia znacznie ich wykonanie.
Jednoczenie nie zmieniła si w instytutach badawczych forma nadzorowania i prowadzenia
projektów, wygldajca identycznie, jak w przypadku realizowanych wczeniej i jedynych wówczas projektów grantowych. Granty s zwykle monotematyczne i mało-zadaniowe, wic administracja nimi nie wymaga wiele pracy. Projektem kieruje kierownik projektu i zdany jest on przy
tym na pracowników administracji instytutu, dla których zainteresowanie danym projektem jest
zwykle zadaniem bardzo ubocznym. Dlatego przy duych projektach zaczynaj si problemy o
charakterze organizacyjno-logistycznym i kierownik projektu zaczyna wikszo czasu powica
na sprawy administracyjne kosztem prac merytorycznych.
Biorc to pod uwag opracowano koncepcj systemu komputerowego STUDIO-7, który ma
wspomaga kierownika duego projektu badawczego w jego pracy organizacyjnej. System został
przetestowany na przykładzie danych dotyczcych realizacji duego projektu zwizanego z opracowaniem i wdroeniem komputerowego systemu wspomagania decyzji dla operatora miejskiej
sieci wodocigowej. W projekcie uczestniczyło kilkadziesit osób z kilkunastu instytutów, firm
usługowych i przedsibiorstw produkcyjnych, zlokalizowanych na terenie całego kraju, i realizacja
tego projektu przed zastosowaniem systemu STUDIO-7 była niezwykle uciliwa, co si zmieniło i
usystematyzowało po opracowaniu i implementacji systemu.
2. Funkcje systemu
System STUDIO-7 jest aplikacj internetow wspomagajc zarzdzanie projektami badawczymi. Jego drug, niemniej wan funkcja, jest zdalne prowadzenie zaj dydaktycznych w szkołach wyszych. Funkcje dydaktyczne systemu STUDIO-7 zostały dokładnie przedstawione w pracy
[10] i nie bd tu omawiane.
Do zarzdzania projektami badawczymi mona uywa standardowych narzdzi pakietów
biurowych, które zawieraj rozbudowane funkcje harmonogramowania np. MS Project lub ułatwiaj tworzenie zestawie finansowych, na przykład MS Excel. Aby zapewni wymian informacji
midzy uczestnikami projektu badawczego mona wykorzysta poczt elektroniczn, czat lub komunikatory głosowe na przykład Skype. Korzystanie ze standardowych rozwiza nie zawsze jest
wygodne. Najczciej potrzebujemy niewielk cz funkcji udostpnianych przez bardzo uniwersalne programy, natomiast pewne potrzebne nam funkcje s niedostpne a ich realizacja jest trudna.
System STUDIO-7 jest prostym systemem wspomagajcym zarzdzanie projektami badawczymi, w którym uwzgldniono fatyczne potrzeby uytkowników i aktualn praktyk i dowiadczenie autorów.
Podstawowe funkcje realizowane przez system STUDIO-7 to:
• Utrzymywanie hierarchicznej struktury projektów, tematów i zada ułatwiajcej szybki
dostp i szybk aktualizacje informacji.
• Zapewnienie wymiany informacji z wykonawcami.
• Kontrola harmonogramów realizowanych projektów badawczych.
• Tworzenie planów finansowych i kontrola ich wykonania.
• Wspomaganie wystawiania umów i kontrola realizacji wykonania.
• Tworzenie listy publikacji opracowanych w ramach projektu badawczego.
Jan Studziski, Andrzej Ziółkowski
Komputerowe wspomaganie zarzdzania projektami badawczymi
179
3. Zastosowane technologie informatyczne
System STUDIO-7 jest typow aplikacj internetow dostpn za porednictwem ogólnie
dostpnych przegldarek internetowych. System zrealizowano w jzyku PHP wykorzystujc baz
danych MySQL do przechowywania danych tekstowych i graficznych. Aby zapewni wygodny
interfejs uytkownika, wykorzystano jzyk JavaScript. Edycja udostpnianych treci moe by
wykonywana w standardowym edytorze tekstowym lub edytorze HTML typu WYSIWYG.
Zastosowano odpowiednio zintegrowany z cał aplikacj edytor TinyMCE.
Uyte technologie nie wymagaj dodatkowych licencji ani opłat.
4. UĪytkownicy systemu
Wyróniamy dwie podstawowe grupy uytkowników systemu STUDIO-7:
• Administratorzy zarzdzajcy projektami.
• Wykonawcy projektów.
Do pierwszej grupy uytkowników, administratorów, zaliczamy osoby przygotowujce materiały warte zapoznania si z nimi przez wykonawców projektu, formułujce zadania i podzadania
badawcze, okrelajce terminy wykonania tych zada, odbierajce i oceniajce raporty i sprawozdania z wykonanych prac, zajmujce si równie wystawianiem umów na wykonanie zamówionych
prac. Osoby te maj pełne moliwoci edycji treci materiałów i zada badawczych, które mog
udostpnia wzgldnie zleca wybranym grupom uczestników wzgldnie indywidualnym uczestnikom projektu.
Druga grupa uytkowników, wykonawcy, moe przeglda udostpnione treci, wykonywa
zlecone zadania i sprawdza oceny i odpowiedzi opracowane przez administratorów. Moliwoci
edycji s w tym przypadku ograniczone. Mog edytowa oni jedynie wyniki przydzielonych do
wykonania zada.
Dostp do zasobów systemu uytkownicy uzyskuj po zalogowaniu. Do indywidualnego logowania si w systemie wykorzystuje si adres e-mailowy uytkownika i 6-cio znakowe hasło generowane przez system na podstawie tego adresu. Hasła s zapamitywane w systemie. Jeli uytkownik zapomni swojego hasła, to po podaniu podczas logowania adresu e-mailowego bez hasła
zostanie mu wysłane przypomnienie hasła na podany adres e-mailowy.
Rys. 1. Sposób logowania si w systemie STUDIO-7
180
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009
Nowi uytkownicy musz by zarejestrowani w systemie. Najczciej uczestnicy rejestruj
si sami na wybrany temat, kurs lub projekt po udostpnieniu przez administratora nazwy tematu,
kursu lub projektu i odpowiedniego hasła rejestracji. Zalogowania uczestnika szkolenia moe dokona równie administrator systemu, znajcy jego adres e-mailowy.
5. Struktura informacji
Informacje gromadzone w systemie Studio-7 tworz struktur hierarchiczn zbudowan z nastpujcych składników / poziomów:
• Instytucja
• Projekt
• Temat
• Zadanie
• Podzadanie
• Materiał pomocowy
• Rezultaty
• Pytania i odpowiedzi
Na rys. 2 pokazano przykładowy ekran systemu. Z lewej strony ekranu znajduje si rozwijalne menu ze składnikami hierarchicznej struktury, przy czym rónymi kolorami oznacza si róne
jej poziomy. Poziom Instytucji, to w tym przypadku IBS PAN, czyli Instytut Bada Systemowych
Polskiej Akademii Nauk; poziom Projektu, to na przykład Sieci wodocigowe i kanalizacyjne; poziom tematu, to na przykład Struktura bazy danych; poziom zada to na przykład Baza danych sieci wodocigowej z wydzielonymi elementami: finanse i publikacje.
W górnej czci ekranu znajduje si pasek zadaniowy z ikonami dostpnych funkcji wywietlanymi w zalenoci od uprawnie uytkownika i rodzaju wybranego elementu menu. Korzystajc
z tych funkcji uprawniony uytkownik moe dodawa lub usuwa projekty, tematy i zadania oraz
edytowa ich tre.
Do edycji treci wykorzystano edytor TinyMCE stron HTML. Jest to edytor typu WYSIWYG, którego interfejs jest wzorowany na interfejsie programów biurowych (np. MS WORD) do
edycji dokumentów. Zastosowanie formatu HTML pozwala zamieszcza tabele, listy, rysunki oraz
odpowiednio formatowa zamieszczane teksty.
Ekran edycji systemu pokazano na rys. 3. Na górze ekranu w pasku narzdziowym znajduj
si ikony zmiany widoku struktury oraz uruchamiania rónych funkcji edycyjnych systemu: kopiowania, wstawiania nowych składników struktury, dodawania elementów (na tym samym poziomie
struktury), dodawania pod-elementów (na niszym poziomie struktury), usuwania składników
(elementów, pod-elementów) oraz edycji w trybie tekstowym lub w trybie WYSIWYG (dołczania
do danych poziomów struktury materiałów pomocowych: odpowiedniej literatury, tekstów artykułów i referatów, wybranych tekstów ksikowych).
Jan Studziski, Andrzej Ziółkowski
Komputerowe wspomaganie zarzdzania projektami badawczymi
Rys. 2. Ekran z przykładow struktur informacji w systemie Studio-7
Rys. 3. Ekran edycji treci tematu wykorzystujcy edytor TinyMCE
181
182
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009
6. Harmonogramy
Dla poszczególnych składników struktury mona ustala indywidualnie okres ich realizacji,
przy czym okres kolejnego poziomu jest zawsze podzbiorem poziomu wyszego. Informacje o terminie rozpoczcia i zakoczenia tematu projektu pozwala wywietla harmonogram realizacji projektu w rozbiciu na tematy a terminy rozpoczcia i zakoczenia pozwalaj wywietla harmonogramy realizacji tematów w rozbiciu na zadania i podzadania (rysunki 4 i 5).
Rys. 4. Przedstawienie harmonogramu projektu.
Rys. 5. Ekran edycji harmonogramu
Jan Studziski, Andrzej Ziółkowski
Komputerowe wspomaganie zarzdzania projektami badawczymi
183
7. Zarządzanie finansami projektu
Wanym elementem zarzdzania projektem badawczym jest dokładne i terminowe ledzenie
wydatkowania rodków finansowych oraz zgodnoci ponoszonych kosztów z harmonogramem zadaniowo-finansowym projektu.
Rys. 6. Edycja planowanych kosztów projektu
Zwykle pracami tymi zajmuje si dział finansowo-ksigowy instytutu, jednak praca takiego
działu charakteryzuje si du bezwładnoci i pozyskiwanie stamtd informacji na temat aktualnego stanu finansowego projektu nie jest moliwe na danie a jedynie po upływie okrelonego
czasu, zwykle kilku tygodni, to znaczy po zakoczeniu danego miesica rozliczeniowego. Nie jest
to problemem w przypadku realizacji projektów grantowych, natomiast staje si istotnym utrudnieniem w przypadku projektów aplikacyjnych i wdroeniowych, gdy zawiera si liczne umowy na
wykonanie prac z wieloma podmiotami zewntrznymi.
Rys. 7. Ekran edycji umów zawieranych podczas realizacji projektu
184
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009
Rys. 8. Wprowadzanie danych osobowych zwizanych z realizacj umów
System STUDIO-7 umoliwia dlatego prowadzenie ewidencji umów zawieranych przy realizacji poszczególnych tematów, zada i podzada projektu. Opis umowy zawiera dat rozpoczcia i
zakoczenia, kwot umowy i kwot realizacji. W zalenoci od rodzaju umowy (umowa o dzieło,
umowa na prac zlecon, umowa z pracownikiem instytutu macierzystego lub z pracownikiem
podmiotu zewntrznego) obliczane jest automatycznie obcienie tematu. Do kadego opisu umowy mona dołczy plik zawierajcy szczegóły umowy (tekst umowy).
W systemie przechowywane s w postaci zakodowanej dane osób, z którymi zawarto umowy.
Dane te s potrzebne przy wystawianiu rachunków oraz dokumentów sprawozdawczych. Na rysunkach 6, 7 i 8 pokazano ekrany systemu zwizane z działaniami finansowymi podczas realizacji
projektu.
8.Tworzenie list publikacji
Przydatnym a nawet niezbdnym elementem systemu STUDIO-7 jest moliwo tworzenia listy publikacji opracowanych i wydanych przez uczestników projektu oraz przechowywania tekstów tych publikacji w formie elektronicznej. Rozliczanie projektu badawczo-rozwojowego w Ministerstwie odbywa si midzy innymi na podstawie liczby i rangi wykonanych publikacji i dlatego
skrupulatna sprawozdawczo w tym zakresie jest bardzo istotna. Na rys. 8 pokazano ekran systemu zwizany z rejestracj i archiwizacj publikacji wykonanych przez uczestników projektu.
Jan Studziski, Andrzej Ziółkowski
Komputerowe wspomaganie zarzdzania projektami badawczymi
185
Rys. 8. Edycja listy publikacji.
9. Uwagi koĔcowe
Przedstawiono system informatyczny wspomagajcy zarzdzanie złoonymi projektami badawczymi. Jest on rozwiniciem wczeniejszego systemu opracowanego do elektronicznego
wspomagania nauczania w szkołach wyszych, opisanego w pracy [10]. Pi głównych funkcji
prezentowanego systemu, to rejestracja uczestników projektu; rozdział midzy nich zada badawczych do wykonania; harmonogramowanie wykonania tych zada; prowadzenie ksigowoci projektu; oraz rejestracja i archiwizacja opublikowanych materiałów, to znaczy raportów badawczych,
artykułów, referatów i wydawnictw ksikowych.
System został przetestowany na przykładzie realizacji jednego projektu badawczego i zapewnił istotn pomoc w jego prowadzeniu, szczególnie w zakresie cigłego nadzoru nad wykonaniem
zada projektowych, systematyzacji całokształtu prac badawczych i wdroeniowych oraz biecej
kontroli wydatków.
Jednoczenie jest to system otwarty, znajdujcy si w cigłej fazie rozbudowy i doskonalenia
i s w nim na bieco uwzgldniane wszelkie uwagi krytyczne i pomysły słuce jego ulepszeniu.
Podobne systemy ju istniej, jednak autorzy zdecydowali si na opracowanie własnego programu
głównie dlatego, e stwarzało to moliwo adaptacji w nim własnych pomysłów i rozwiza a take tworzenia indywidualnych form raportów, sprawozda i innych dokumentów zgodnie z własnymi wymaganiami i równie wymaganiami lub sugestiami okrelonymi przez Ministerstwo lub przez
współwykonawców projektu. Kolejnym krokiem w rozbudowie systemu bdzie stworzenie funkcji
umoliwiajcej sporzdzanie raportów rocznych i kocowych zgodnie z wymaganiami Ministerstwa i odpowiednio do rodzaju realizowanego projektu, to znaczy grantu, projektu celowego lub
projektu rozwojowego.
186
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009
Bibliografia
1.
Andersen T., Elloumi F.: Theory and practice of on-line learning. Athabasca University
2004.
2. Bednarek J., Lubina E.: Kształcenie na odległo. Podstawy dydaktyki. MIKOM PWN,
Warszawa 2008.
3. Clarke A.: e-learning - nauka na odległo. Wydawnictwo Komunikacji i Łcznoci,
Warszawa 2007.
4. Gogołek W.: Technologie informacyjne w edukacji. W: e-edukacja.net (M. Dbrowski,
M. Zajc, red.) FPAKE, Warszawa 2007.
5. Hormon W., Hormon K.: e-learning tools and technologies. John Wiley & Sons,
Indianapolis 2003.
6. http://cde.athabascau.ca/online_book
7. http://docs.moodle.org
8. Hyla M.: Przewodnik po e-learningu. Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2005.
9. Stone D.E., Koskinen C.L.: Planning and design for High-Tech webbased training. Artech
House, Norwood 2002.
10. Studzinski J., Ziółkowski A.: Komputerowe wspomaganie edukacji personalizowanym elearningiem. Studia i Materiały PSZW (A. Januszewski, red.) tom 17, PSZW Bydgoszcz
2008, 199-212.
COMPUTER AIDED MANAGEMENT OF RESEARCH PROJECTS
Summary
In the paper the idea and realization of an information system supporting the
management, i.e. the monitoring, administration and performing of big research
projects of pure scientific, development and implementation type are presented. The
system called STUDIO-7 has been developed at the Research Systems Institute of
Polish Academy of Sciences and tested by the carrying out of a rather big project
whose goal was to develop and implement a decisions making system for the operator of a municipal water network.
Key words: Computer management of knowledge, decisions making information systems, research
project management
Jan Studzinski
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy
e-mail: [email protected]
Andrzej Ziolkowski
WSISiZ Warszawa